檔案管理工作手冊(cè)

檔案治理工作手冊(cè)一、分管檔案工作的局領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1、組織全局性的宣傳、貫徹、執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》和上級(jí)關(guān)于檔案工作的各項(xiàng)方針政策的活動(dòng)。2、加強(qiáng)對(duì)局檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，將檔案工作納入局的整體進(jìn)展打算，列入局議事日程，催促分管部門(mén)按上級(jí)和局檔案部門(mén)要求做好應(yīng)做的工作。3、關(guān)心檔案工作和檔案室的建設(shè)與進(jìn)展，從人力、物力、財(cái)力上賜予支持，準(zhǔn)時(shí)解決工作中的重大問(wèn)題和困難，改善工作條件，使檔案工作與局各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)進(jìn)展。二、局檔案員職責(zé)1、貫徹實(shí)施《檔案法》、《山東省檔案條例》等檔案工作的法律、法規(guī)，建立健全檔案治理制度。2、對(duì)各有關(guān)處室形成的各種材料的收集、整理、立卷和歸檔進(jìn)展監(jiān)視和指導(dǎo)。3、負(fù)責(zé)收集出國(guó)考察人員應(yīng)當(dāng)歸檔的有關(guān)材料和照片，收集領(lǐng)導(dǎo)同志外出開(kāi)會(huì)的發(fā)言材料和帶回的帶有密級(jí)的材料。4、負(fù)責(zé)治理全局各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案，維護(hù)檔案的完整、準(zhǔn)確與安全，并為本單位各項(xiàng)工作的需要供給效勞。5、按時(shí)向上級(jí)主管部門(mén)報(bào)送檔案工作統(tǒng)計(jì)材料。6、按規(guī)定向檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案。三、分管檔案工作的各處(室)領(lǐng)導(dǎo)職責(zé)1、配備具有較好政治業(yè)務(wù)素養(yǎng)的專(zhuān)(兼)職檔案人員，并保持相對(duì)穩(wěn)定。2、將檔案工作納入本單位的議事日程(每半年?duì)幷撘淮螜n案工作)，幫助專(zhuān)(兼)職檔案人員解決工作中的實(shí)際困難。1/103、組織本單位人員學(xué)習(xí)檔案法規(guī)，執(zhí)行局檔案工作的規(guī)章制度。4、疏通渠道，嚴(yán)格制度，催促有關(guān)人員留意尋常各類(lèi)文件材料的形成積存，樂(lè)觀協(xié)作專(zhuān)(兼)5、協(xié)同檔案室監(jiān)視、檢查本單位文件材料預(yù)立卷、整理組卷、歸檔驗(yàn)收及檔案鑒定工作。6、負(fù)責(zé)檢查本單位專(zhuān)(兼)職檔案人員履行檔案崗位職責(zé)狀況。(兼)職檔案人員職責(zé)1、堅(jiān)持尋常整理。依據(jù)本單位不同種類(lèi)文件材料的形成特征，制定案卷類(lèi)目，合理分類(lèi)存放，便于利用和歸檔。2、負(fù)責(zé)本單位文件材料的形成、積存、保管和整理歸檔工作，保證歸檔文件材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。3、歸檔案卷做到組卷合理，頁(yè)號(hào)編寫(xiě)準(zhǔn)確，案卷名目清楚，案卷標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要。4、保管好本部門(mén)應(yīng)歸檔的案卷，留意文件材料的安全和保密。5、主動(dòng)接收局檔案員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)和催促檢查，按規(guī)定時(shí)間向檔案室移交。6、樂(lè)觀參與業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，不斷提高檔案工作水平。7、按檔案室要求對(duì)檔案進(jìn)展分類(lèi)、整理、編目，并編制檢索工具。8、按歸檔時(shí)間向檔案室供給檔案名目和統(tǒng)計(jì)年報(bào)表。文件、材料收集歸檔制度一、收集歸檔范圍本機(jī)關(guān)在各項(xiàng)工作中形成的具有保存價(jià)值的，或者上級(jí)和下級(jí)送來(lái)的與本機(jī)關(guān)關(guān)系很親熱的文件材料(包括公文、電報(bào)簿冊(cè)、書(shū)信、會(huì)議、記錄、圖2/10紙、登記表、報(bào)表、名冊(cè)、獎(jiǎng)品、照片、錄音帶、錄像帶等，下同)都屬收集歸檔范圍，應(yīng)按規(guī)定的范圍、時(shí)間和要求交本部門(mén)資料員或綜合檔案室歸檔。?(一)本級(jí)文件?1、各種代表會(huì)議、工作會(huì)議、專(zhuān)業(yè)會(huì)議、各級(jí)干部會(huì)議的會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要。?2、工作打算、規(guī)定、方案、安排、總結(jié)、小結(jié)、匯報(bào)、簡(jiǎn)報(bào)、通報(bào)、通知。?3、各種綜合的或?qū)ｎ}的調(diào)查、檢查、考察等報(bào)告。?4、向上級(jí)請(qǐng)示，與其他單位的來(lái)往文書(shū)，對(duì)下級(jí)的指示、批復(fù)、通知。?5、各項(xiàng)打算、決議、規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)、標(biāo)準(zhǔn)、條例、方法、制度、守則、要求。?6、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的報(bào)告、講話、發(fā)言稿或提綱、記錄。?7、反映生產(chǎn)、基建、科研設(shè)備、工藝狀況底圖、藍(lán)圖及文字材料。8、各種報(bào)表、名冊(cè)、登記表、簿冊(cè)、數(shù)據(jù)、憑證。?9、反映本機(jī)關(guān)、本地區(qū)重要活動(dòng)的照片、錄音帶、錄像帶。10、電報(bào)、重要記錄、機(jī)關(guān)工作日記。?11、年鑒、大事記、根底數(shù)字匯編、根本狀況綜合。?12、本機(jī)關(guān)制發(fā)的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)證、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)旗、獎(jiǎng)品。?13、有關(guān)房產(chǎn)、財(cái)產(chǎn)、物資、檔案、債權(quán)、捐贈(zèng)等的憑證，發(fā)放各種證明、證件存根。?14、已故人員資料。?15、重要的人民來(lái)信及處理材料。?16、本機(jī)關(guān)編輯、出版的書(shū)刊、資料樣板。?3/1017、本機(jī)關(guān)(包括上報(bào)和下批)干部任免、呈批表、調(diào)配培訓(xùn)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)評(píng)定、聘任、黨、團(tuán)干部名冊(cè)、年終統(tǒng)計(jì)、報(bào)表、干部的錄用、轉(zhuǎn)正、定級(jí)、調(diào)資、離休、撫恤等審批表及干部獎(jiǎng)懲等文件材料。?(二)上級(jí)文件材料?1、上級(jí)(包括各部門(mén)及派駐本機(jī)關(guān)的調(diào)查組、檢查組、工作組，下同)有關(guān)本機(jī)關(guān)、本地區(qū)工作或問(wèn)題的打算、決議、指示、批復(fù)及調(diào)查、檢查、閱歷材料。?2、各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同志、國(guó)際友人、人民代表、政協(xié)委員視察本機(jī)關(guān)、本地區(qū)時(shí)的指示、講話、題詞、照片、錄音、錄像。?3、上級(jí)發(fā)給本機(jī)關(guān)的獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)冊(cè)、獎(jiǎng)?wù)?、?jiǎng)旗、獎(jiǎng)品。?4、上級(jí)報(bào)刊刊載有關(guān)本機(jī)關(guān)、本地區(qū)狀況的文章。?(三)同級(jí)文件材料?1、有關(guān)單位與本機(jī)關(guān)聯(lián)合召開(kāi)會(huì)議，共同進(jìn)展工作，協(xié)作查處案件或問(wèn)題共同署名的文件材料。?2、有關(guān)單位與本機(jī)關(guān)簽訂的合同、合約、協(xié)議。?3、有關(guān)單位與本機(jī)關(guān)涉及比較重要的工作或問(wèn)題的來(lái)往文書(shū)。4、有關(guān)單位發(fā)來(lái)的重要的、需要執(zhí)行的方針、政策性文件。四)下級(jí)文件材料?1、年季度工作總結(jié)、重要的專(zhuān)題工作總結(jié)。?2、重要的調(diào)查報(bào)告、檢查報(bào)告、典型材料，比較重要的工作閱歷、重要的請(qǐng)示、法規(guī)性的備案文件。?3、重要的名冊(cè)、登記表。?4、大事記、根本狀況匯編、根底數(shù)字匯編。?4/10二、歸檔份數(shù)?文書(shū)檔案一式兩份，其中正文和簽發(fā)稿各一份作存檔用，一份作文件匯編用。三、歸檔時(shí)間和方法?(一)凡經(jīng)過(guò)打字室打印的文件，打印好后由打字員收集，交文書(shū)檔案員歸檔。?(二)凡各部門(mén)發(fā)出的文件，由各部門(mén)辦公室的有關(guān)人員收集，交由綜合檔案室歸檔。?(三)一項(xiàng)工作已完成時(shí)(包括一項(xiàng)已完成或一個(gè)會(huì)議已完畢，一個(gè)問(wèn)題已解決，一件案件已處理等)，由各部門(mén)辦公室的有關(guān)人員，將進(jìn)展該項(xiàng)工作形成的全部文件材料，系統(tǒng)整理后送交綜合檔案室歸檔。?(四)外出開(kāi)會(huì)、考察、學(xué)習(xí)、參觀形成或帶回應(yīng)歸檔的文件材料，在該項(xiàng)活動(dòng)完畢時(shí)交由文書(shū)檔案員歸檔。?(五)年度工作總結(jié)、各種年報(bào)、黨員、干部名冊(cè)，應(yīng)于翌年一月底前交文書(shū)檔案歸檔。?(六)每年的二月底前進(jìn)展一次全面、徹底的歸檔，各部門(mén)要把上一年應(yīng)歸檔而未歸檔的全部文件材料移交綜合檔案室歸檔。?四、歸檔要求(一)應(yīng)歸檔的文件、材料應(yīng)由各辦線資料員收集全齊。?(二)正文與底稿(簽發(fā)稿)主件或附件、請(qǐng)示與批復(fù)、來(lái)文與復(fù)文一起歸檔。?(四)歸檔的文件材料應(yīng)是原稿原件，不得用復(fù)制件。?(五)歸檔的照片、錄音帶、錄像帶要一一寫(xiě)上文字說(shuō)明。?(六)但凡歸檔的文件材料必需經(jīng)過(guò)初步整理，把同一具體問(wèn)題的文件材料集中在一起，按文件的先后形成排列好。檔案鑒定制度5/101、檔案鑒定工作，是甄別和判定檔案的價(jià)值，并據(jù)以確定檔案“存毀”的工作。2、檔案鑒定工作，是一項(xiàng)科學(xué)性很強(qiáng)的工作，必需堅(jiān)持全面觀點(diǎn)、堅(jiān)持歷史觀點(diǎn)、堅(jiān)持進(jìn)展觀點(diǎn)。3、檔案鑒定，必需依據(jù)黨和國(guó)家制定的鑒定工作原則和鑒定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)展。4、檔案鑒定工作，必需有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地進(jìn)展，一般應(yīng)有領(lǐng)導(dǎo)、專(zhuān)業(yè)人員和有關(guān)單位代表參與的鑒定小組負(fù)責(zé)進(jìn)展。5、但凡經(jīng)過(guò)認(rèn)真的鑒定，判定為保存或銷(xiāo)毀的檔案，必需依據(jù)規(guī)定的程序，辦好鑒定手續(xù)。6、檔案鑒定工作，是一項(xiàng)打算檔案命運(yùn)的工作，檔案工作人員必需嚴(yán)峻、慎重地對(duì)待鑒定工作，嚴(yán)格遵守檔案鑒定工作制度。檔案借閱治理制度為了加強(qiáng)本單位檔案治理，搞好各門(mén)類(lèi)檔案的供給利用工作，特制定以下制度：1、本單位各部門(mén)借閱檔案，必需依據(jù)單位制定的各門(mén)類(lèi)檔案借閱治理標(biāo)準(zhǔn)辦理借閱手續(xù)。2、外單位來(lái)人查閱本單位檔案，需持單位介紹信并經(jīng)單位有關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)，方可查閱，不得抄錄或借出。3、機(jī)密、隱秘、絕密檔案借閱一律依據(jù)《檔案安全保密標(biāo)準(zhǔn)》中的要求辦理。4、查閱各門(mén)類(lèi)檔案應(yīng)在閱覽室內(nèi)進(jìn)展，不劃道、涂改、折卷、裁剪、拍照、撕毀等。特別狀況需借出的，需經(jīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，但借出時(shí)間不得超過(guò)一周，不得轉(zhuǎn)借他人。需連續(xù)使用者要辦續(xù)借手續(xù)，確保檔案的完整與安全。5、貴重的實(shí)物檔案、重要的照片、底片、縮微膠片等檔案一律不借出。6/106、凡私自抄錄、攝、描繪、折散、刪刮、撕毀檔案等行為者嚴(yán)格依據(jù)國(guó)家《檔案法》、《保密法》予以追究法律現(xiàn)行責(zé)任。檔案保密治理制度一、檔案是國(guó)家的貴重財(cái)寶，企業(yè)各門(mén)類(lèi)檔案本身具有機(jī)要性質(zhì)，因此，檔案部門(mén)和工作人員，必需遵守保密制度，履行保密手續(xù)，嚴(yán)格遵守保密十條原則，確保檔案的安全。二、但凡利用檔案，必需經(jīng)檔案人員供給，任何人不得直接動(dòng)用。三、借閱檔案必需嚴(yán)格依據(jù)檔案借閱制度辦理手續(xù)，限期使用，按期返還，返還檔案要認(rèn)真檢查核對(duì)，覺(jué)察問(wèn)題準(zhǔn)時(shí)追查。四、利用絕密、機(jī)密檔案以及引進(jìn)技術(shù)資料、科研成果、制造制造、專(zhuān)利、產(chǎn)品、工藝等技術(shù)文件材料，須嚴(yán)格履行審批手續(xù)，未經(jīng)批準(zhǔn)的，嚴(yán)禁提供利用。五、外單位查閱檔案，需持介紹信經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)和主管部門(mén)批準(zhǔn)。復(fù)制檔案和外供圖紙和技術(shù)文件，統(tǒng)一由公司檔案信息中心嚴(yán)格依據(jù)審批手續(xù)供給，任何單位和個(gè)人一律無(wú)權(quán)外供。對(duì)于擅自向外轉(zhuǎn)借、供給圖紙資料和技術(shù)文件等檔案材料者，必需追查責(zé)任，對(duì)于嚴(yán)峻損害國(guó)家和我公司利益者，要依法追查刑事責(zé)任。六、停產(chǎn)或已生產(chǎn)完畢的產(chǎn)品圖紙和技術(shù)文件材料以及其他經(jīng)鑒定審批擬銷(xiāo)毀的檔案資料，統(tǒng)一按公司下文件由公司檔案信息中心組織回收，統(tǒng)一銷(xiāo)毀，其他任何單位和個(gè)人一律無(wú)權(quán)處理或自行銷(xiāo)毀。七、覺(jué)察有關(guān)泄密大事，應(yīng)馬上報(bào)告，準(zhǔn)時(shí)追查。八、不允許傳抄、自行翻印機(jī)密文件和帶密級(jí)的檔案材料。九、不允許將機(jī)密文件帶回家中和到領(lǐng)導(dǎo)辦公室隨便翻閱文件。嚴(yán)禁攜帶機(jī)密文件、檔案資料巡游、參觀、探親、訪友，出入公共場(chǎng)所。十、單位領(lǐng)導(dǎo)和保密小組要定期檢查保密工作，總結(jié)閱歷，堵塞漏洞嚴(yán)防失密、泄密發(fā)生。7/10檔案復(fù)制制度1、本單位工因工作需要復(fù)制一般文件材料時(shí)要經(jīng)檔案室審批;本單位工復(fù)制本職工作范圍以外的檔案，需經(jīng)有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)負(fù)責(zé)人同意;復(fù)制機(jī)密檔案材料(局會(huì)議記錄等)須經(jīng)局檔案員和分管檔案工作的局領(lǐng)導(dǎo)審批前方可復(fù)制。2、外單位一般不予復(fù)制，確因工作需要應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)檔案員同意方可復(fù)制。3檔案統(tǒng)計(jì)制度1、檔案統(tǒng)計(jì)工作是以檔案工作中大量的現(xiàn)象為對(duì)象，以表格、數(shù)字的形式提醒檔案和檔案工作中諸現(xiàn)象的現(xiàn)狀、進(jìn)展過(guò)程及其一般規(guī)律性的工作。2、統(tǒng)計(jì)作用。檔案統(tǒng)計(jì)工作，為制定檔案工作的方針、政策，編制檔案事業(yè)進(jìn)展規(guī)劃，開(kāi)展檔案科學(xué)爭(zhēng)論，進(jìn)展定性分析與定量分析，供給科學(xué)的依據(jù)。3、統(tǒng)計(jì)內(nèi)容。對(duì)檔案的收進(jìn)、移出、整理、鑒定、保管數(shù)量和狀況，以及檔案的構(gòu)成、利用、機(jī)構(gòu)和人員等狀況的根本統(tǒng)計(jì)和其他特地統(tǒng)計(jì)。4、統(tǒng)計(jì)任務(wù)。對(duì)檔案和檔案工作的進(jìn)展?fàn)顩r進(jìn)展統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)分析、供給資料，實(shí)行統(tǒng)計(jì)監(jiān)視。5、統(tǒng)計(jì)對(duì)象。對(duì)檔案實(shí)體及其治理狀況的統(tǒng)計(jì)和檔案事業(yè)的組織與治理現(xiàn)狀的統(tǒng)計(jì)。6、統(tǒng)計(jì)方法。檔案統(tǒng)計(jì)工作，必需把零星的個(gè)別的原始資料，進(jìn)展綜合整理，使之成為能反映整表達(dá)象的資料，再進(jìn)展分析和爭(zhēng)論，總結(jié)出典型性的閱歷教訓(xùn)，以提高檔案的科學(xué)治理水平。7、按期統(tǒng)計(jì)。尋常必需樂(lè)觀收集資料，做好單項(xiàng)的統(tǒng)計(jì);半年必需做好各項(xiàng)工作的初步統(tǒng)計(jì);年終必需進(jìn)展全面的系統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)。8/108、專(zhuān)人統(tǒng)計(jì)。配備統(tǒng)計(jì)人員，生疏統(tǒng)計(jì)業(yè)務(wù);把握統(tǒng)計(jì)資料，數(shù)字統(tǒng)計(jì)連貫;準(zhǔn)確統(tǒng)計(jì)數(shù)字，按時(shí)統(tǒng)計(jì)上報(bào)。檔案庫(kù)房治理制度1、檔案保管工作，是承受肯定的技術(shù)設(shè)備、措施和方法，對(duì)檔案實(shí)行科學(xué)保管和保護(hù)，防治檔案損毀，延長(zhǎng)檔案壽命，維護(hù)檔案安全。2、按專(zhuān)業(yè)類(lèi)項(xiàng)進(jìn)展保管，做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科學(xué)化，以利于檔案的保護(hù)治理。3、堅(jiān)持以防為主、防治結(jié)合方針，切實(shí)做好檔案“十防”(即防盜、防水、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)、防高溫、防強(qiáng)光、防泄密)工作，確保檔案完整安全。4、加強(qiáng)庫(kù)房根底設(shè)施建設(shè)，逐步購(gòu)置先進(jìn)設(shè)備，改善庫(kù)房治理?xiàng)l件;引用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，實(shí)行科學(xué)治理。514-24°c45-60%之內(nèi);保持清潔干凈，做到無(wú)塵、無(wú)蟲(chóng)、無(wú)鼠、無(wú)有害氣體污染。6、庫(kù)房治理人員要做到每天清掃衛(wèi)生，每天上下班各檢查一次溫濕度，每月清理二次檔案柜衛(wèi)生，覺(jué)察有字跡褪變和紙張破損的案卷，準(zhǔn)時(shí)進(jìn)展搶救。7、接交進(jìn)館的檔案，要認(rèn)真清點(diǎn)，履行簽字接交手續(xù);檔案外借，要認(rèn)真清點(diǎn)，履行批準(zhǔn)手續(xù)，并保證按期歸還;非工作人員不得進(jìn)庫(kù)房，以防意外;在庫(kù)房里不準(zhǔn)吸煙。檔案銷(xiāo)毀制