電算化第三章1

第三章會(huì)計(jì)電算化基本要求第一節(jié)會(huì)計(jì)電算化法規(guī)制度第二節(jié)會(huì)計(jì)核算軟件的要求第三節(jié)會(huì)計(jì)電算化崗位及其權(quán)限設(shè)置的基本要求第四節(jié)計(jì)算機(jī)替代手工記賬的基本要求第五節(jié)會(huì)計(jì)電算化檔案的基本要求從宏觀和微觀兩個(gè)方面對(duì)會(huì)計(jì)電算化工作加強(qiáng)管理。微觀管理是指實(shí)施會(huì)計(jì)電算化的單位自身對(duì)該項(xiàng)工作所制定的管理辦法、措施和制度。宏觀管理則是指國(guó)家或地區(qū)為保證會(huì)計(jì)電算化的順利開(kāi)展所制定的法律、法規(guī)、規(guī)章和制度。第一節(jié)會(huì)計(jì)電算化法規(guī)制度1999年的《中華人民共和國(guó)會(huì)計(jì)法》就以法律的形式規(guī)定“使用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的，其軟件及其生成的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告和其他會(huì)計(jì)資料，也必須符合國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度的規(guī)定”，“用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的，其會(huì)計(jì)賬簿的登記、更正，應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度的規(guī)定”。所以，對(duì)會(huì)計(jì)電算化相關(guān)規(guī)定的理解應(yīng)以會(huì)計(jì)制度為依據(jù)。

會(huì)計(jì)電算化法規(guī)制度按照《會(huì)計(jì)法》規(guī)定，財(cái)政部先后制定發(fā)布了《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等一系列相關(guān)的國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度?！径噙x題】1．財(cái)政部制定并公布了（）一系列國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度。A．《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》B．《會(huì)計(jì)核算軟件基本功能規(guī)范》C．《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》

D．《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》【答案】ABCD第二節(jié)會(huì)計(jì)核算軟件的要求會(huì)計(jì)電算化法規(guī)制度對(duì)會(huì)計(jì)軟件提出了基本要求，并從會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸出、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理三個(gè)方面提出了具體的要求學(xué)習(xí)方法：看書(shū)、做題，力求有印象?？荚嚂r(shí)是選擇題或判斷題，沒(méi)有簡(jiǎn)答題，所以覺(jué)得合理的就選，不需要死記硬背。一、會(huì)計(jì)核算軟件的基本要求根據(jù)《會(huì)計(jì)法》和國(guó)家統(tǒng)一的會(huì)計(jì)制度規(guī)定，會(huì)計(jì)核算軟件設(shè)計(jì)、應(yīng)用、維護(hù)應(yīng)當(dāng)符合以下基本要求：1、設(shè)計(jì)符合法律法規(guī)及標(biāo)準(zhǔn)，信息披露真實(shí)合法、準(zhǔn)確、完整。2、劃分會(huì)計(jì)期間，分期結(jié)算賬目和編制會(huì)計(jì)報(bào)表。3、必須提供中文輸入及輸出，可以提供少數(shù)民族或外文對(duì)照。4、提供人員崗位及操作員權(quán)限設(shè)置的功能。5、符合GB/T19581-2004《信息技術(shù)-會(huì)計(jì)核算軟件數(shù)據(jù)接口》國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的要求。6、在設(shè)計(jì)性能允許使用范圍內(nèi)，不得由軟件自身原因造成死機(jī)或非正常退出7、提供數(shù)據(jù)恢復(fù)功能8、使用單位修改升級(jí)軟件、改變運(yùn)行環(huán)境，需建立審批手續(xù)等9、軟件銷售單位需提供培訓(xùn)維護(hù)升級(jí)的服務(wù)【例題·判斷題】會(huì)計(jì)核算軟件具有在機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)被破壞的情況下，利用現(xiàn)有數(shù)據(jù)恢復(fù)到最近狀態(tài)的功能?！敬鸢浮繉?duì)【解析】屬于會(huì)計(jì)核算軟件的基本要求。【例題·單選題】會(huì)計(jì)核算軟件必須提供人員崗位及（）的功能，以實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的財(cái)務(wù)分工。A.數(shù)據(jù)備份 B.數(shù)據(jù)恢復(fù)C.操作權(quán)限設(shè)置 D.維護(hù)審批手續(xù)【答案】C【解析】屬于會(huì)計(jì)核算軟件的基本要求。二、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入功能的基本要求（概念的學(xué)習(xí)建立在會(huì)操作的基礎(chǔ)上）（一）初始數(shù)據(jù)輸入（把通用會(huì)計(jì)軟件變?yōu)閷Ｓ密浖撼跏紨?shù)據(jù)、準(zhǔn)備工作）1．輸入會(huì)計(jì)核算所必需的期初數(shù)據(jù)及有關(guān)資料，包括總分類會(huì)計(jì)科目和明細(xì)分類會(huì)計(jì)科目名稱、編號(hào)、年初數(shù)、累計(jì)發(fā)生額及有關(guān)數(shù)量指標(biāo)等；2．輸入需要在本期進(jìn)行對(duì)賬的未達(dá)賬項(xiàng)3．選擇會(huì)計(jì)核算方法，包括記賬方法、固定資產(chǎn)折舊方法、存貨計(jì)價(jià)方法、成本核算方法等。會(huì)計(jì)核算軟件對(duì)會(huì)計(jì)核算方法的更改過(guò)程，在計(jì)算機(jī)內(nèi)應(yīng)當(dāng)有相應(yīng)的記錄；4．定義自動(dòng)轉(zhuǎn)賬憑證，包括會(huì)計(jì)制度允許的自動(dòng)沖回憑證等；5．用戶設(shè)置，輸入操作人員崗位分工情況，包括操作人員姓名、操作權(quán)限、操作密碼等；6．必須提供必要的方法對(duì)輸入的初始數(shù)據(jù)進(jìn)行正確性校驗(yàn)。此外，會(huì)計(jì)核算軟件中采用的總分類會(huì)計(jì)科目名稱、編號(hào)方法，必須符合國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的規(guī)定?！纠}·多選題】會(huì)計(jì)核算軟件必須進(jìn)行初始化設(shè)置的內(nèi)容包括（）。A.輸入會(huì)計(jì)核算所必需的期初數(shù)據(jù)及有關(guān)資料B.輸入需要在本期進(jìn)行對(duì)賬的未達(dá)賬項(xiàng)C.選擇會(huì)計(jì)核算方法D.明確操作人員的崗位分工情況【答案】ABCD（二）對(duì)記賬憑證輸入的基本要求會(huì)計(jì)核算軟件必須具備輸入記賬憑證的功能，輸入項(xiàng)目包括；填制憑證日期、憑證編號(hào)、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、會(huì)計(jì)科目或編號(hào)、金額、輔助核算信息等。輸入的記賬憑證的格式和種類應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度的規(guī)定。（三）對(duì)記賬憑證的控制功能（憑證填寫(xiě)）1、記賬憑證的編號(hào)是否重復(fù)2、以編號(hào)形式輸入會(huì)計(jì)科目的，提示編號(hào)所對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目名稱3、會(huì)計(jì)科目及金額提示：有借必有貸，借貸必相等4、憑證類別提示：收、付、轉(zhuǎn)賬憑證的相關(guān)定義【例題·多選題】記賬憑證的輸入項(xiàng)目包括填制憑證日期、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)內(nèi)容摘要、（）等。A.憑證編號(hào)B.會(huì)計(jì)科目或編號(hào)C.輔助核算信息D.金額【答案】ABCD【解析】從憑證的結(jié)構(gòu)便能回憶起相關(guān)內(nèi)容?！纠}·多選題】下列（）數(shù)據(jù)輸入應(yīng)有必要的提示功能A.記賬憑證編號(hào)是否重復(fù)B.借貸雙方金額不平衡，或沒(méi)有輸入金額C.有貸方科目而無(wú)借方科目D.不能以編號(hào)形式輸入會(huì)計(jì)科目【答案】ABC【解析】ABC選項(xiàng)都沒(méi)問(wèn)題，D的話在做憑證的時(shí)候往往可以直接輸入科目編碼，系統(tǒng)可以自動(dòng)根據(jù)編碼提示會(huì)計(jì)科目（三）對(duì)記賬憑證的控制功能（修改與審核）5、提供修改和審核的功能：對(duì)于已審的不能再直接修改，對(duì)于已記賬的，不允許再撤銷審核。若已經(jīng)記賬的憑證要修改，應(yīng)采用紅字憑證沖銷或補(bǔ)充憑證法進(jìn)行更正，紅字可以用負(fù)號(hào)“-”表示。6、對(duì)同一張憑證，對(duì)審核、輸入、修改功能的使用權(quán)限進(jìn)行控制：審核與輸入憑證不能是同一人。

（四）對(duì)原始憑證輸入的基本要求1、輸入方式：與記賬憑證同時(shí)輸入或提前輸入2、對(duì)原始憑證進(jìn)行審核，保證與記賬憑證的一致性3、應(yīng)當(dāng)提供對(duì)已經(jīng)輸入但未被審核的原始憑證進(jìn)行修改和審核的功能，記賬憑證已經(jīng)審核或記賬，相應(yīng)原始憑證不能修改4、由總賬模塊以外的其他業(yè)務(wù)模塊根據(jù)原始憑證產(chǎn)生記賬憑證傳遞到總賬模塊的，記賬憑證不能直接修改，從哪兒來(lái)的到哪兒去改。（逆操作，原路返回）【例題·判斷題】輸入的記賬憑證登賬后，對(duì)輸入的相應(yīng)原始憑證可以直接修改。（）【答案】錯(cuò)【解析】記賬憑證登賬后，因?yàn)橐呀?jīng)確定了記賬憑證的正確性，當(dāng)然不能再修改記賬憑證的依據(jù)即原始憑證。三、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸出功能的基本要求會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸出包括屏幕查詢輸出、打印輸出、保存到存儲(chǔ)介質(zhì)以及利用網(wǎng)絡(luò)傳輸輸出等形式。查詢和打印是最基本形式。（一）屏幕查詢的基本要求：科目賬戶、各種余額、發(fā)生額、憑證、賬簿、票據(jù)及往來(lái)賬的結(jié)算情況、會(huì)計(jì)報(bào)表（二）打印輸出的基本要求：各種憑證、賬簿、報(bào)表、明細(xì)賬可以有三欄賬、多欄賬、數(shù)量金額賬等多種形式【例題·多選題】會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸出包括的形式有（）A．打印輸出B．保存到存儲(chǔ)介質(zhì)C．屏幕查詢輸出D．利用網(wǎng)絡(luò)傳輸輸出【答案】ABCD【解析】ABCD選項(xiàng)都沒(méi)問(wèn)題打印輸出時(shí)的細(xì)節(jié)要求：1、在總賬和明細(xì)賬的直接記賬依據(jù)完全相同的情況下，總分類賬可以用總分類賬戶本期發(fā)生額、余額對(duì)照表替代2、在保證會(huì)計(jì)賬簿清晰的條件下，計(jì)算機(jī)打印輸出的會(huì)計(jì)賬簿中的表格線條可以適當(dāng)減少3、對(duì)于業(yè)務(wù)量較少的賬戶，會(huì)計(jì)軟件可以提供會(huì)計(jì)賬簿的滿頁(yè)打印輸出功能4、打印輸出的會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表，如果是根據(jù)未結(jié)賬數(shù)據(jù)生成的，應(yīng)當(dāng)在打印輸出的會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表上打印一個(gè)特殊標(biāo)記，以示區(qū)別；5、根據(jù)機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)憑證和相應(yīng)賬簿生成的各種機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)，會(huì)計(jì)核算軟件不能提供直接修改功能；6、會(huì)計(jì)年度終了進(jìn)行結(jié)賬時(shí)，軟件應(yīng)提供結(jié)賬強(qiáng)制備份功能。四、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理功能的基本要求（記賬、結(jié)賬和報(bào)表生成）1．會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)具有根據(jù)審核通過(guò)的機(jī)內(nèi)記賬憑證及所附原始憑證登記賬簿的功能。2．會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)具有自動(dòng)進(jìn)行銀行對(duì)賬的功能，根據(jù)機(jī)內(nèi)銀行存款日記賬與輸入的銀行對(duì)賬單及適當(dāng)?shù)氖止ぽo助，自動(dòng)生成銀行存款余額調(diào)節(jié)表。3．會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)具有機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)按照規(guī)定的會(huì)計(jì)期間進(jìn)行結(jié)賬的功能。4．結(jié)賬前，會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)自動(dòng)檢查本期輸入的會(huì)計(jì)憑證是否全部登記人賬，尤其要檢查由計(jì)算機(jī)自動(dòng)生成的機(jī)制轉(zhuǎn)賬憑證(如折舊計(jì)提憑證等)是否已生成和人賬，全部登記入賬后才能結(jié)賬。5．結(jié)賬后，不允許再處理當(dāng)期的會(huì)計(jì)憑證。6．會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)具有自動(dòng)編制符合國(guó)家統(tǒng)一會(huì)計(jì)制度規(guī)定的會(huì)計(jì)報(bào)表功能。通用會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)提供會(huì)計(jì)報(bào)表的自定義功能。7．會(huì)計(jì)核算軟件應(yīng)當(dāng)具有確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全保密，防止對(duì)數(shù)據(jù)和軟件的非法修改和刪除功能。【判斷題】發(fā)現(xiàn)已經(jīng)輸入并審核通過(guò)的記賬憑證，或者已經(jīng)記賬的記賬憑證有錯(cuò)誤的，可以重新結(jié)賬進(jìn)行更正。（）【答案】錯(cuò)【解析】已經(jīng)審核通過(guò)的記賬憑證或者已經(jīng)記賬的記賬憑證，不能直接修改，如當(dāng)月已經(jīng)結(jié)賬，則不能再對(duì)當(dāng)月數(shù)據(jù)進(jìn)行修改。第三節(jié)會(huì)計(jì)電算化崗位及其權(quán)限設(shè)置的基本要求總體而言，會(huì)計(jì)電算化崗位可以下分為基本會(huì)計(jì)崗位和電算化會(huì)計(jì)崗位兩大類?；緯?huì)計(jì)崗位可分為：會(huì)計(jì)主管、出納、會(huì)計(jì)核算、稽核、會(huì)計(jì)檔案管理等?；緯?huì)計(jì)工作崗位，可以一人一崗、一人多崗或者一崗多人，但應(yīng)當(dāng)符合內(nèi)部牽制制度的要求，出納人員不得兼管稽核、會(huì)計(jì)檔案保管和收入、費(fèi)用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作?；緯?huì)計(jì)崗位的會(huì)計(jì)工作人員還應(yīng)當(dāng)有計(jì)劃地進(jìn)行輪換，以促進(jìn)會(huì)計(jì)人員全面熟悉業(yè)務(wù)，不斷提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。一、會(huì)計(jì)電算化崗位的劃分及職責(zé)會(huì)計(jì)電算化崗位是指直接管理、操作、維護(hù)計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的工作崗位。電算化崗位分為：電算主管、軟件操作、審核記賬、電算維護(hù)、電算審查、數(shù)據(jù)分析、會(huì)計(jì)檔案保管等崗位?！纠}·多選題】電算化會(huì)計(jì)崗位可設(shè)置如下：電算主管、（）、會(huì)計(jì)檔案保管和數(shù)據(jù)分析A.審核記賬B.軟件操作C.電算維護(hù)D.電算審查『正確答案』ABCD一、會(huì)計(jì)電算化崗位的劃分及職責(zé)（選擇、判斷）（一）電算主管：負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行工作（宏觀調(diào)控）。1、負(fù)責(zé)電算化系統(tǒng)的日常管理工作，監(jiān)督并保證電算化系統(tǒng)的正常運(yùn)行，達(dá)到合法、安全、可靠、可審計(jì)的要求。在系統(tǒng)故障時(shí)，應(yīng)及時(shí)組織有關(guān)人員盡快恢復(fù)系統(tǒng)的正常運(yùn)行。2、協(xié)調(diào)各類人員的工作，負(fù)責(zé)考評(píng)、任免，進(jìn)行財(cái)務(wù)分工，設(shè)置和調(diào)整權(quán)限。3、負(fù)責(zé)計(jì)算機(jī)輸出賬表、憑證的數(shù)據(jù)正確性和及時(shí)性檢查工作。4、建立電算化系統(tǒng)各種資源（硬件資源和軟件資源）的調(diào)用、修改和更新的審批制度并監(jiān)督執(zhí)行。5、完善管理制度，保證數(shù)據(jù)安全【例題·單選題】下列（）人員負(fù)責(zé)規(guī)定會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)各類使用人員的操作權(quán)限。A.系統(tǒng)維護(hù)員B.系統(tǒng)操作員C.軟件編程人員D.電算主管『正確答案』D（二）軟件操作：負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)核算軟件具體使用操作。（1）負(fù)責(zé)所分管業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)輸入、數(shù)據(jù)處理、數(shù)據(jù)備份和輸出會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)（包括打印輸出憑證、賬簿、報(bào)表）的工作。（2）嚴(yán)格按照操作程序操作計(jì)算機(jī)和會(huì)計(jì)軟件。（3）數(shù)據(jù)輸入完畢，應(yīng)進(jìn)行自檢核對(duì)工作，核對(duì)無(wú)誤后交審核記賬員復(fù)核記賬。對(duì)審核員提出的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸入錯(cuò)誤，應(yīng)及時(shí)修改。（4）每天操作結(jié)束后，應(yīng)及時(shí)做好數(shù)據(jù)備份并妥善保管。（5）注意安全保密，各自的操作口令不得隨意泄露，定期更換自己的密碼。（6）離開(kāi)機(jī)房前，應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)命令退出會(huì)計(jì)軟件。（7）操作過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，應(yīng)記錄故障情況并及時(shí)向系統(tǒng)管理員報(bào)告。（8）每次操作軟件后，應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定填寫(xiě)上機(jī)記錄。（9）出納人員應(yīng)做到“日清月結(jié)”，現(xiàn)金出納每天都必須將現(xiàn)金日記賬的余額與庫(kù)存現(xiàn)金進(jìn)行核對(duì)；銀行出納每月都必須將銀行存款賬戶的余額與銀行對(duì)賬單進(jìn)行核對(duì)。（10）在由原始憑證直接錄入計(jì)算機(jī)并打印輸出的情況下，記賬憑證上應(yīng)有錄入員的簽名或蓋章；收付款記賬憑證還應(yīng)由出納人員簽名和蓋章?！纠}·多選題】在電算環(huán)境下，軟件操作員的崗位責(zé)任有（）A.輸出會(huì)計(jì)報(bào)表B.數(shù)據(jù)輸入操作完成后應(yīng)進(jìn)行自檢核對(duì)C.操作過(guò)程中發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)處理D.及時(shí)審核憑證與記賬『正確答案』ABC（三）審核記賬：負(fù)責(zé)憑證的審核記賬。（1）審核原始憑證的真實(shí)性、正確性，對(duì)不合規(guī)定的原始單據(jù)不作為記賬憑證依據(jù)。（2）對(duì)不真實(shí)、不合法、不完整、不規(guī)范的憑證退還給各有關(guān)人員更正修改后，再進(jìn)行審核。（3）對(duì)操作員輸入的憑證進(jìn)行審核并及時(shí)記賬，并打印出有關(guān)的賬表。（4）負(fù)責(zé)憑證的審核工作，包括各類代碼的合法性、摘要的規(guī)范性、會(huì)計(jì)科目和會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的正確性，以及附件的完整性。（5）對(duì)不符合要求的憑證和輸出的賬表不予簽章確認(rèn)。（6）審核記賬人員不得兼任出納工作。（7）結(jié)賬前，檢查已審核簽字的記賬憑證是否全部記賬。（四）電算維護(hù)：負(fù)責(zé)保證計(jì)算機(jī)硬件、軟件的正常運(yùn)行，管理機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。要求具備較高的計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通訊和會(huì)計(jì)知識(shí)，不對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行操作。1、定期檢查軟、硬件的運(yùn)行情況2、及時(shí)對(duì)軟、硬件的故障進(jìn)行排除3、負(fù)責(zé)電算化系統(tǒng)升級(jí)換版的調(diào)試工作，與軟件開(kāi)發(fā)人員或開(kāi)發(fā)商聯(lián)系，進(jìn)行軟件功能的改進(jìn)4、負(fù)責(zé)電算化系統(tǒng)的維護(hù)【例題·多選題】（）屬于軟件維護(hù)員的職責(zé)A.定期檢查軟件、硬件的運(yùn)行情況B.負(fù)責(zé)軟件的安裝和調(diào)試工作C.對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行功能完善、欠缺的改善D.負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的錄入『正確答案』ABC（五）電算審查：對(duì)電算化系統(tǒng)運(yùn)行進(jìn)行監(jiān)督，防范利用電算化系統(tǒng)的舞弊。（與審核人員區(qū)別）1、負(fù)責(zé)監(jiān)督計(jì)算機(jī)及會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行，防止利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行舞弊。2、審查電算化系統(tǒng)工作崗位設(shè)置是否合理，內(nèi)控是否完善，各類人員是否越權(quán)使用軟件3、發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)問(wèn)題或隱患時(shí)，及時(shí)反映（六）數(shù)據(jù)分析：負(fù)責(zé)對(duì)計(jì)算機(jī)內(nèi)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。制定分析方法、模型，對(duì)歷史信息進(jìn)行分析，提供預(yù)測(cè)分析報(bào)告等（七）會(huì)計(jì)檔案保管：負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)電算化數(shù)據(jù)和程序備份，打印的賬表、憑證和各種會(huì)計(jì)檔案資料的保管。1、按規(guī)定期限，索要會(huì)計(jì)備份數(shù)據(jù)和紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案資料2、數(shù)據(jù)、軟件存儲(chǔ)介質(zhì)及紙質(zhì)資料的存檔保管工作3、做好安全保密工作。對(duì)經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)借閱的會(huì)計(jì)檔案資料進(jìn)行借閱登記軟件操作崗位與審核記賬、電算維護(hù)、電算審查崗位為不相容崗位。基本會(huì)計(jì)崗位與電算化會(huì)計(jì)崗位，可在符合內(nèi)部控制原則前提下交叉設(shè)置，各崗位人員要保持相對(duì)穩(wěn)定。會(huì)計(jì)電算化崗位及其權(quán)限設(shè)置一般在系統(tǒng)初始化時(shí)完成，平時(shí)根據(jù)人員的變動(dòng)可進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整。電算主管負(fù)責(zé)定義各操作人員的權(quán)限；具體操作人員只有修改自己口令的權(quán)限，無(wú)權(quán)更改自己和他人的操作權(quán)限。電算主管：組織管理經(jīng)驗(yàn)可由會(huì)計(jì)主管兼任軟件操作：電會(huì)初級(jí)基本會(huì)計(jì)崗位的會(huì)計(jì)人員兼任審核記賬：電會(huì)初級(jí)可由主管會(huì)計(jì)兼任電算維護(hù)：電會(huì)中級(jí)不對(duì)實(shí)際會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行操作電算審查：電會(huì)中級(jí)可由會(huì)計(jì)稽核人員兼任數(shù)據(jù)分析：電會(huì)中級(jí)可由主管會(huì)計(jì)兼任【例題·多選題】下列各項(xiàng)中屬于電算化會(huì)計(jì)崗位中的基本崗位的是（）。A.系統(tǒng)管理員B.系統(tǒng)操作員C.檔案管理員D.系統(tǒng)維護(hù)員『正確答案』ABCD二、中小企業(yè)實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的崗位設(shè)置實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后，其崗位應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要進(jìn)行設(shè)置，有時(shí)一人可以兼任多個(gè)工作崗位。設(shè)置的電算化會(huì)計(jì)崗位應(yīng)該注意滿足內(nèi)部控制制度的要求，如出納和記賬審核不應(yīng)是同一人，軟件開(kāi)發(fā)人員不能操作軟件處理會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)等；【例題·單選題】下列職責(zé)中，（）崗位是不相容職責(zé)。A.電算主管與審核B.憑證錄入與修改C.憑證錄入與審核D.電算化主管與記賬『正確答案』C【例題·判斷題】在中小企業(yè)中可以一人兼任多個(gè)工作崗位，如由會(huì)計(jì)人員兼任軟件操作員和出納?！赫_答案』錯(cuò)『答案解析』軟件操作崗位與審核記賬、電算維護(hù)、電算審查崗位為不相容崗位。第四節(jié)計(jì)算機(jī)替代手工記賬的基本要求替代手工記賬的任務(wù)和條件替代手工記賬的過(guò)程一、替代手工記賬的任務(wù)和條件

（一）替代手工記賬是會(huì)計(jì)電算化的目標(biāo)之一

從廣義上講，替代手工記賬，即采用電子計(jì)算機(jī)替代手工記賬、算賬、報(bào)賬這一過(guò)程。替代手工記賬包括兩個(gè)方面內(nèi)容，即部分會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)采用計(jì)算機(jī)替代手工記賬和全面會(huì)計(jì)核算業(yè)務(wù)采用計(jì)算機(jī)替代手工記賬。狹義地講，即脫離手工會(huì)計(jì)核算工作的過(guò)程（俗稱甩賬）。

替代手工記賬是一個(gè)單位會(huì)計(jì)電算化工作的起點(diǎn)。其主要任務(wù)是完成數(shù)據(jù)整理、初始化、計(jì)算機(jī)與手工并行和甩賬驗(yàn)收等工作。（二）計(jì)算機(jī)替代手工記賬的基本條件1.配有適用的會(huì)計(jì)軟件和相應(yīng)的計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備從企業(yè)對(duì)會(huì)計(jì)信息的要求和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展來(lái)看，可分為單機(jī)環(huán)境下的硬件選擇和網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的硬件選擇。2．配備相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算化工作人員

開(kāi)展會(huì)計(jì)電算化崗位培訓(xùn)主要有三種形式：（1）財(cái)政部組織全國(guó)開(kāi)展的普及型培訓(xùn)及會(huì)計(jì)人員后續(xù)教育。無(wú)論本單位是否使用會(huì)計(jì)軟件都可以接受培訓(xùn)；（2）軟件公司提供的針對(duì)購(gòu)買的會(huì)計(jì)軟件的培訓(xùn)。一般只能培訓(xùn)會(huì)計(jì)軟件的操作員；（3）由企業(yè)自己組織的培訓(xùn)。3.建立嚴(yán)格的內(nèi)部管理制度

會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部管理制度主要包括崗位分工制度、操作管理制度、會(huì)計(jì)檔案管理制度、會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)與軟件管理制度等。二、替代手工記賬的過(guò)程根據(jù)規(guī)定，完全甩掉手工賬之前，計(jì)算機(jī)與手工會(huì)計(jì)核算至少并行三個(gè)月以上（一般不超過(guò)六個(gè)月），初始時(shí)間最好放在年初、年末、季初、季末等特殊的會(huì)計(jì)時(shí)期，時(shí)間跨度最好能跨年。在計(jì)算機(jī)運(yùn)行穩(wěn)定并且數(shù)據(jù)結(jié)果與手工核算數(shù)據(jù)結(jié)果一致后，甩掉手工帳。【例題·多選題】從手工會(huì)計(jì)方式轉(zhuǎn)換為電算會(huì)計(jì)方式最好在（）時(shí)進(jìn)行A.隨時(shí)B.跨月C.跨年D.跨季度【正確答案】CD替代手工記賬的過(guò)程是會(huì)計(jì)工作從手工核算向電算化核算的過(guò)渡階段，是會(huì)計(jì)電算化工作中非常重要環(huán)節(jié)，具體工作內(nèi)容包括：（一）整理手工會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)1.重新對(duì)賬2.整理各賬戶余額（年初建賬和年中建賬）3.清理往來(lái)賬戶和銀行賬戶（二）建立會(huì)計(jì)賬戶體系并確定編碼建立會(huì)計(jì)賬戶體系從一級(jí)會(huì)計(jì)科目開(kāi)始，逐級(jí)設(shè)置明細(xì)科目。設(shè)置會(huì)計(jì)科目時(shí)應(yīng)遵循以下原則：

1.符合財(cái)政部規(guī)定（一級(jí)會(huì)計(jì)科目按財(cái)政部統(tǒng)一規(guī)定，新會(huì)計(jì)制度規(guī)定為四位編碼）；

2.滿足本單位要求；3.滿足會(huì)計(jì)報(bào)表的要求，報(bào)表所用數(shù)據(jù)需要從賬務(wù)處理模塊中取數(shù)，須設(shè)立相應(yīng)科目；4.保持體系完整，不能只有下級(jí)科目而沒(méi)有上級(jí)科目（科目編碼），會(huì)計(jì)科目編碼采用全編碼方案：即本級(jí)科目全編碼=上級(jí)科目全編碼+本級(jí)科目編碼；5.保持科目相對(duì)穩(wěn)定；6.要考慮與核算模塊的銜接。（三）規(guī)范各類賬證表格式和會(huì)計(jì)核算方法與過(guò)程會(huì)計(jì)核算程序變更1.確定數(shù)據(jù)傳遞次序；同一模塊要事先確定錄入、審核、記賬次序不同模塊間，如材料核算、賬務(wù)處理、成本核算等模塊預(yù)先確定。2.會(huì)計(jì)部門還要結(jié)合計(jì)算機(jī)特點(diǎn)，重新確定各種會(huì)計(jì)核算方法，如成本計(jì)算方法、折舊計(jì)提方法、工資分類匯總口徑等。在電算化方式下，能夠很方便地單項(xiàng)計(jì)算固定資產(chǎn)的折舊額，因此可以采用個(gè)別折舊率分別進(jìn)行計(jì)算，以便提高計(jì)算的精確度。3.信息輸入量增大。涵括了金額信息和非金額信息，例如憑證信息除了基本信息，還有特殊信息。憑證賬簿格式變更電算化環(huán)境下，采用的是統(tǒng)一的記賬格式和編碼。（四）會(huì)計(jì)核算軟件初始化會(huì)計(jì)軟件初始化是確定會(huì)計(jì)軟件核算規(guī)則與輸入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的過(guò)程。根據(jù)使用單位的業(yè)務(wù)性質(zhì)，對(duì)會(huì)計(jì)軟件進(jìn)行的具體限定以及輸入基礎(chǔ)數(shù)據(jù)等一系列準(zhǔn)備工作，用來(lái)完成將通用會(huì)計(jì)軟件轉(zhuǎn)化為適合本單位實(shí)際情況的專用會(huì)計(jì)軟件，以及從手工處理方式轉(zhuǎn)換成會(huì)計(jì)電算化方式。(五)計(jì)算機(jī)與手工并行試運(yùn)行時(shí)間應(yīng)在年初、年末、季初、季末等特殊時(shí)期，并行期可以用計(jì)算機(jī)打印輸出的記賬憑證代替手工填制的記賬憑證，原始憑證應(yīng)附于背面，裝訂成冊(cè)，作為會(huì)計(jì)檔案保存，并據(jù)以登記手工賬簿。人工與計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)對(duì)比工作：（1）檢驗(yàn)各種核算方法；（2）檢查會(huì)計(jì)科目體系有效性；（3）考查操作準(zhǔn)確性；（4）糾正會(huì)計(jì)軟件程序錯(cuò)誤或業(yè)務(wù)處理錯(cuò)誤。第五節(jié)會(huì)計(jì)電算化檔案的基本要求遵循《會(huì)計(jì)法》的基本要求，結(jié)合會(huì)計(jì)電算化的特點(diǎn)來(lái)進(jìn)行會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的主要表現(xiàn)形式有（存儲(chǔ)介質(zhì)）：（1）記載會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的原始憑證、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表（包括報(bào)表格式和計(jì)算公式）；（2）會(huì)計(jì)電算系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程或會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)實(shí)施過(guò)程中的各種開(kāi)發(fā)實(shí)施資料（3）其他會(huì)計(jì)資料，如客戶、供應(yīng)商資料等【例題·多選題】會(huì)計(jì)電算化檔案包括（）。A.機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)B.軟盤(pán)等備份的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)C.會(huì)計(jì)軟件使用手冊(cè)D.打印輸出的會(huì)計(jì)賬表數(shù)據(jù)『正確答案』ABCD一、應(yīng)當(dāng)保存打印的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案

已經(jīng)實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位，其會(huì)計(jì)檔案必須打印輸出，以紙質(zhì)的形式按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定進(jìn)行保管。（一）現(xiàn)金日記賬和銀行日記賬要求每天打印輸出，做到日清月結(jié)。如果每天業(yè)務(wù)較少，也可以按旬打印輸出。對(duì)于日記賬通常采用定期對(duì)計(jì)算機(jī)打印輸出的活頁(yè)賬頁(yè)裝訂成冊(cè)進(jìn)行保存。（二）明細(xì)賬要求每年打印一次或在需要時(shí)進(jìn)行打印。（三）會(huì)計(jì)電算化后，在所有記賬憑證數(shù)據(jù)和明細(xì)賬數(shù)據(jù)都存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)內(nèi)的情況下，總賬一般用“總分類科目余額發(fā)生額對(duì)照表”替代，“總分類科目余額發(fā)生額對(duì)照表”一般要求每月打印一次。（四）會(huì)計(jì)報(bào)表每月打印一次進(jìn)行保管。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)量大的企業(yè)，賬、證、表的打印工作量極大，在具備采用磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)和微縮膠片等存儲(chǔ)介質(zhì)保存檔案的條件下，可以用以上存儲(chǔ)介質(zhì)保存會(huì)計(jì)檔案。必須定期復(fù)制，并且其保存期限同打印輸出的書(shū)面形式的會(huì)計(jì)賬簿、報(bào)表一樣。【例題·判斷題】電算化后，對(duì)于現(xiàn)金日記賬，可以采用計(jì)算機(jī)打印輸出活頁(yè)賬后再裝訂成冊(cè)，而不一定要有訂本式賬簿（）?！赫_答案』對(duì)二、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)資料和會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)也應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)過(guò)程中的資料一般有：系統(tǒng)分析說(shuō)明書(shū)、系統(tǒng)設(shè)計(jì)說(shuō)明書(shū)、軟件測(cè)試報(bào)告、各種編碼說(shuō)明、代碼清單、各種解決方案等，這些都應(yīng)視為會(huì)計(jì)檔案保管，保管期截止到該系統(tǒng)停止使用或有重大更改之后的5年。會(huì)計(jì)軟件系統(tǒng)也應(yīng)視為會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行保管，在保管過(guò)程中要特別注意版本的升級(jí)管理?！纠}·單選題】會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的全套文檔資料，其保存期限截至該系統(tǒng)停止使用或有重大更改后（）。A.一年B.二年C.三年D.五年『正確答案』D【例題·單選題】采用會(huì)計(jì)電算化軟件的單位，