經(jīng)典實(shí)用有價(jià)值企業(yè)管理培訓(xùn)：高效會(huì)議專業(yè)課件

高效會(huì)議管理技巧課程目標(biāo)了解會(huì)議的目的、種類和體系了解會(huì)議效率不高的原因及對策掌握有效為會(huì)議做準(zhǔn)備的要領(lǐng)掌握會(huì)議中的溝通和反饋技巧掌握會(huì)議主持人的會(huì)議管理技巧學(xué)會(huì)提高會(huì)議效率和質(zhì)量的技巧

會(huì)議需要管理嗎？會(huì)議管理還需要技巧嗎？

？？？

整個(gè)世界在某種程度上說是一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿會(huì)議的世界。會(huì)議的正面作用是解決問題，反面作用則是帶來難題，因此，會(huì)議既需要管理，更不能缺少技巧！

第一講當(dāng)今會(huì)議面面觀會(huì)議的意義會(huì)議的目的會(huì)議的種類會(huì)議的頻繁會(huì)議成本的計(jì)算集思廣益圖會(huì)議想法想法想法好創(chuàng)意好點(diǎn)子甲乙丙會(huì)議的意義會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道會(huì)議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門的存在會(huì)議是一種群體溝通的方式會(huì)議的目的開展有效的溝通傳達(dá)資訊監(jiān)督員工、協(xié)調(diào)矛盾達(dá)成協(xié)議與解決問題資源共享開發(fā)創(chuàng)意激勵(lì)士氣鞏固主管地位達(dá)成協(xié)議與解決問題點(diǎn)明困難所在發(fā)現(xiàn)問題并尋找解決方法衡量問題的輕重緩急想出新點(diǎn)子評議新點(diǎn)子確定行動(dòng)綱領(lǐng)會(huì)議的種類

按人數(shù)分類按開會(huì)方式分類

按開會(huì)目的分類1.團(tuán)隊(duì)會(huì)議2.一對一會(huì)議1.面對面會(huì)議2.電話會(huì)議3.視頻會(huì)議1.宣布人事安排、講解政2.策的會(huì)議2.當(dāng)眾表揚(yáng)或批評別人的4.會(huì)議3.臨時(shí)處理突發(fā)事件的會(huì)議4.固定的團(tuán)隊(duì)會(huì)議5.集思廣益的會(huì)議9、人的價(jià)值，在招收誘惑的一瞬間被決定。2023/2/32023/2/3Friday,February3,202310、低頭要有勇氣，抬頭要有低氣。2023/2/32023/2/32023/2/32/3/20234:37:37PM11、人總是珍惜為得到。2023/2/32023/2/32023/2/3Feb-2303-Feb-2312、人亂于心，不寬余請。2023/2/32023/2/32023/2/3Friday,February3,202313、生氣是拿別人做錯(cuò)的事來懲罰自己。2023/2/32023/2/32023/2/32023/2/32/3/202314、抱最大的希望，作最大的努力。03二月20232023/2/32023/2/32023/2/315、一個(gè)人炫耀什么，說明他內(nèi)心缺少什么。。二月232023/2/32023/2/32023/2/32/3/202316、業(yè)余生活要有意義，不要越軌。2023/2/32023/2/303February202317、一個(gè)人即使已登上頂峰，也仍要自強(qiáng)不息。2023/2/32023/2/32023/2/32023/2/3會(huì)議的頻率固定的部門會(huì)議：建議頻率：至少每月一次注意事項(xiàng)：不能多與每周一次，否則容易形成拖沓的不良習(xí)慣；將會(huì)議時(shí)間記錄在筆記本上，以防因一時(shí)疏忽造成工作上的被動(dòng)。9、人的價(jià)值，在招收誘惑的一瞬間被決定。2023/2/32023/2/3Friday,February3,202310、低頭要有勇氣，抬頭要有低氣。2023/2/32023/2/32023/2/32/3/20234:37:37PM11、人總是珍惜為得到。2023/2/32023/2/32023/2/3Feb-2303-Feb-2312、人亂于心，不寬余請。2023/2/32023/2/32023/2/3Friday,February3,202313、生氣是拿別人做錯(cuò)的事來懲罰自己。2023/2/32023/2/32023/2/32023/2/32/3/202314、抱最大的希望，作最大的努力。03二月20232023/2/32023/2/32023/2/315、一個(gè)人炫耀什么，說明他內(nèi)心缺少什么。。二月232023/2/32023/2/32023/2/32/3/202316、業(yè)余生活要有意義，不要越軌。2023/2/32023/2/303February202317、一個(gè)人即使已登上頂峰，也仍要自強(qiáng)不息。2023/2/32023/2/32023/2/32023/2/3建議頻率：至少每兩月一次注意事項(xiàng)：利用全體大會(huì)通報(bào)政策，但不能頻繁，否則回給公司造成沉重的負(fù)擔(dān)。全體會(huì)議建議頻率：隨時(shí)注意事項(xiàng)：切忌太頻繁，否則會(huì)使員工感覺日日有危機(jī)，會(huì)讓公司陷入工作無序的可怕境地。處理突發(fā)事件的會(huì)議建議頻率：按需要注意事項(xiàng)：可以按需要天天發(fā)生，但是會(huì)議長度最好不要超過1小時(shí)。一對一會(huì)議會(huì)議成本的計(jì)算會(huì)議的時(shí)間成本直接的會(huì)議成本效率損失成本第二講會(huì)議效率不高的原因及解決方案會(huì)議效率不高的原因及預(yù)防性管理高效會(huì)議的八大特征會(huì)議規(guī)范高效會(huì)議的預(yù)防性管理（二）5.參會(huì)者要有聽的技能6.要充分作好準(zhǔn)備工作7.明確開會(huì)原因及目的高效會(huì)議的八大特征只有必要時(shí)才召集好好籌劃過擬訂和分發(fā)了議程表遵守時(shí)間一切按部就班請了最有經(jīng)驗(yàn)的和有才能的人出席作出了評論和歸納記錄所有決定、建議和負(fù)責(zé)人會(huì)議規(guī)范種類時(shí)間安排方面的規(guī)范固定的會(huì)議流程規(guī)范會(huì)議本身要遵守的規(guī)則固定的會(huì)議流程規(guī)范開始?xì)g迎會(huì)議目的議程具體時(shí)間安排規(guī)章制度3議程1分享話題和目標(biāo)交換信息產(chǎn)生生意/做決定/確認(rèn)行動(dòng)總結(jié)2結(jié)束會(huì)議總結(jié)安排下次會(huì)議跟蹤備忘錄跟蹤計(jì)劃會(huì)議本身要遵守的規(guī)則（一）1.參會(huì)者要將工作安排交給會(huì)議主席2.超過1小時(shí)的會(huì)議要有書面的通知3.所有參會(huì)者都要有準(zhǔn)備發(fā)言的心態(tài)4.會(huì)議要能準(zhǔn)時(shí)開始、準(zhǔn)時(shí)結(jié)束5.負(fù)責(zé)人對決議能否達(dá)成負(fù)主要責(zé)任會(huì)議本身要遵守的規(guī)則（二）6.在會(huì)上要維護(hù)別人的尊嚴(yán)7.要有人提出不同的意見8.會(huì)后要能拿到書面的記錄9.參會(huì)者要履行反饋職責(zé)10.要請第三方監(jiān)控會(huì)議質(zhì)量

第三講開會(huì)前的準(zhǔn)備工作是否要開會(huì)準(zhǔn)備工作的作用1H5W準(zhǔn)備工作核對單主持人的準(zhǔn)備工作如果已經(jīng)按慣例每周聚會(huì)會(huì)議成本太大還有比開會(huì)更好的方法沒什么特別的事情要討論你是唯一做決策并且知道該怎么做的人（開會(huì)讓他人參與只能把問題弄糟）無需開會(huì)的五個(gè)如果如果必須把信息同時(shí)傳達(dá)給很多人

有些事情需要當(dāng)眾表揚(yáng)或批評

要讓別人參與決策以集思廣益聽取部門匯報(bào)工作給小組委派任務(wù)必須開會(huì)的五個(gè)如果準(zhǔn)備工作的作用選擇最恰當(dāng)?shù)倪x擇方式使參會(huì)者能對討論有清楚的方向可循清楚的告知參會(huì)者應(yīng)有何種行為表現(xiàn)節(jié)省時(shí)間與減少?zèng)_突會(huì)議準(zhǔn)備的5W1H法WhyWhatWhenWhoWhereHow

會(huì)議準(zhǔn)備工作核對單1.了解會(huì)議的目的3.確定會(huì)議的形式5.決定會(huì)議的時(shí)間7.決定會(huì)議的地點(diǎn)9.確定出席人數(shù)11.是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽13.是否安排與會(huì)者住宿15.確定視聽教材17.準(zhǔn)備會(huì)場周邊位置圖19.確定自己人的相關(guān)資料2.是否一定要開會(huì)4.安排會(huì)議的議程6.確定會(huì)議的主持人8.研究會(huì)場如何布置10.安排出席者座位12.是否安排交通工具14.是否發(fā)出了會(huì)議通知16.確定輔助教材18.是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料20.是否安排會(huì)后娛樂項(xiàng)目并做好事先通知主持人的4個(gè)準(zhǔn)備

設(shè)定溝通目標(biāo)制訂行動(dòng)計(jì)劃預(yù)備可能的爭執(zhí)進(jìn)行SWOT分析

SWOT分析Strength優(yōu)勢Weakness劣勢Opportunity機(jī)會(huì)Threat威脅自身環(huán)境第四講成功會(huì)議的五種策略如何做開場白如何分配發(fā)言時(shí)間如何掌握議事進(jìn)度如何達(dá)成決議—決策方式如何圓滿結(jié)束會(huì)議

如何做開場白定義：3~5分鐘的談話，系統(tǒng)、簡潔及有明確宗旨。內(nèi)容：開會(huì)目的，時(shí)間安排，議事方式，紀(jì)律規(guī)則等。程序：概觀會(huì)議進(jìn)行程序；提供與會(huì)議有關(guān)的資訊；規(guī)范議程；指定會(huì)議記錄者；征求對議程設(shè)計(jì)的意見。如何分配發(fā)言時(shí)間主持人的發(fā)言時(shí)間應(yīng)掌握在20%要盡量保證每個(gè)人發(fā)言機(jī)會(huì)均等；盡量開成一種互動(dòng)的會(huì)議氛圍。主持人發(fā)言最多的原因?qū)?huì)議的議題特別熟地位最高而且聲音較大負(fù)擔(dān)較多的行政責(zé)任如何掌握議事進(jìn)度語言方式非語言方式如何達(dá)成決議—決策方式

彼德·德魯克決議法：用足夠多的時(shí)間檢視困難所在，并是參會(huì)者達(dá)成共識(shí)列舉或圖示各提案并開始討論客觀比較各提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭估計(jì)各提案之獲益律估計(jì)有無采集更多參考資料的需要征求反對意見以中立角度檢視正反意見尋求與會(huì)者對各題案之認(rèn)同對提案做適當(dāng)?shù)男菡c妥協(xié)確認(rèn)議事結(jié)果組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位。4種群體決策權(quán)威決策少數(shù)服從多數(shù)決策共識(shí)決策無異議決策4種團(tuán)隊(duì)決策法頭腦風(fēng)暴法德爾菲法思路轉(zhuǎn)換法易地思考法第五講會(huì)議中的溝通與反饋技巧會(huì)議中的溝通會(huì)議中的反饋技巧溝通的漏斗別人行動(dòng)的20%別人聽懂的40%別人聽到的60%你嘴上說的80%你心理想的100%溝通漏斗溝通的定義

為了設(shè)定的目標(biāo)把信息、思想、情感在個(gè)體或者群體之間傳遞并且達(dá)成協(xié)議的過程

溝通金三角自己對方設(shè)身處地溝通的冰山模式

環(huán)境話題5%~20%工作層面80%~95%關(guān)系層面有效溝通原則有明確的溝通目標(biāo)有明確的時(shí)間約束重視每一個(gè)細(xì)節(jié)積極傾聽努力達(dá)成目標(biāo)造成溝通困難的因素缺乏自信，主要因?yàn)橹R(shí)和信息掌握不夠重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)不足或條理不清不能積極聆聽，有偏見，先入為主，判斷錯(cuò)誤按自己的思路思考，忽略他人的需求失去耐心，造成爭執(zhí)準(zhǔn)備不充分，沒有慎重思考就發(fā)表意見時(shí)間不充分情緒不好語言不通大腦過濾記憶力差如何建立信任找共同點(diǎn)適當(dāng)展示自己的能力和水平適當(dāng)暴露自己脆弱的地方不必說出所有的真相會(huì)議中的反饋技巧反饋的兩種類型正面指導(dǎo)反饋建設(shè)性反饋批評三部曲1.首先表揚(yáng)特定的成就2.指出做的不好的地方3.以肯定和支持結(jié)束

第六講主持人的會(huì)議管理技巧傾聽的技巧實(shí)際的說話技巧

傾聽是暫時(shí)忘掉自我的思想、期待、成見和愿望。全神貫注的理解談話者的內(nèi)容，與他一起去體驗(yàn)，感受整個(gè)過程。這是一種管理技巧，可以通過學(xué)習(xí)和鍛煉得到提高。傾聽的禮節(jié)聽聽別人的故事聽聽別人完整的故事先聽聽別人完整的故事傾聽的技巧點(diǎn)頭且微笑眼神的接觸發(fā)出傾聽的聲音身體向前傾重復(fù)和總結(jié)必要時(shí)做記錄傾聽的誤區(qū)別人說話時(shí)你在想你自己的事邊聽邊與自己的不同觀點(diǎn)比較經(jīng)常打斷別人的談話為演講者結(jié)束他的演講忽略過程只要結(jié)果僅聽自己想聽或愿聽的東西精力不集中，易被其他東西干擾表達(dá)感受的兩句話我也有過相同的經(jīng)歷如果我是你，我跟你感覺一樣說話技巧展示探詢評論建立測試?yán)斫馇闆r總結(jié)排除引進(jìn)就程序提出建議第七講如何對待會(huì)議中的意外情況與“cicada蟬”相遇與“shark鯊魚”相遇與“donkey驢”相遇遭遇“rabbittracking兔子般追蹤”與“crab螃蟹（跑題者）”相遇與“cicada蟬”相遇講故事（和討論的主題無關(guān)）講了很長才進(jìn)入主題講的太模糊，沒有具體事例拒絕傾聽別人的主要觀點(diǎn)對于“cicada蟬”的解決可用話語或非語言的暗示事先提醒最新會(huì)議的程序和時(shí)間限制用總結(jié)的方式結(jié)束與“shark鯊魚”相遇有攻擊別人的傾向總是給予消極的、否定的意見對付“shark鯊魚”型發(fā)言者的辦法非語言性打斷重申會(huì)議規(guī)范反問法與“donkey驢”相遇過于敏感防衛(wèi)性很強(qiáng)，心中有面墻不能站在別人的立場看問題對付“donkey驢”型發(fā)言者的辦法點(diǎn)名發(fā)言重復(fù)問題突出他的貢獻(xiàn)

遭遇“rabbittracking兔子般追蹤”質(zhì)疑正在使用的程序總是提議不同的程序或建議解決的方法：

1.肯定他的貢獻(xiàn)

2.重申可以試用現(xiàn)在的程序與“crab螃蟹（跑題者）”相遇開會(huì)的同時(shí)一并做別的工作私自進(jìn)入小團(tuán)體討論時(shí)常接電話瞌睡其他：以筆敲桌，背對發(fā)言者，故意看別處等對“crab螃蟹”型發(fā)言者的辦法強(qiáng)調(diào)時(shí)間壓力重申會(huì)議規(guī)范帶入別人短暫沉默第八講主持人與參會(huì)者的守則與責(zé)任主持人的守則與責(zé)任參會(huì)者的守則與責(zé)任如何處理會(huì)議中的沖突主持人的守則與責(zé)任營造和諧氣氛按照議程進(jìn)行正確討論總結(jié)內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋使人困惑的發(fā)言幫助參會(huì)者理清不假思索的想法尊重別人，避免會(huì)中意見一邊倒的情況減少與議題無關(guān)的爭辯和討論保證中立態(tài)度主持人作為矛盾調(diào)停者的失敗表現(xiàn)聽完陳述后，就沒詞了向雙方之一表示贊同阻止對方宣泄，建議雙方冷靜下來后再談?wù)J為雙方都有錯(cuò)誤，指出兩者各自存在的問題建議舉行一個(gè)你可能不是主持人的求借方法會(huì)議引導(dǎo)雙方攻擊你縮小問題的嚴(yán)重性換話題當(dāng)雙方爭執(zhí)時(shí)，表達(dá)不愉快的情緒參會(huì)者的守則和責(zé)任會(huì)前充分準(zhǔn)備會(huì)中全情投入，貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意與意見以解決問題為己任開放的心態(tài)，摒除部門之見盡可能多的獲取信息耐心聆聽，尊重他人的意見勇于發(fā)言，言之有物不隱善揚(yáng)惡，不人身攻擊避免不當(dāng)?shù)闹w語言會(huì)后總結(jié)如何處理會(huì)議中的沖突決斷：滿足自己的要求回避遷就（適應(yīng)）不合作合作妥協(xié)競爭（暴力）協(xié)作決斷不決斷第九講會(huì)議記錄會(huì)議記錄者的功能誰能勝任會(huì)議記錄者對會(huì)議記錄的10大建議會(huì)議記錄者的功能僅次于主持人記錄及維持議程所設(shè)計(jì)的順序協(xié)助主持人總結(jié)與歸納會(huì)議記錄者的才能反應(yīng)快寫字快知識(shí)面廣記憶力特別強(qiáng)組織能力強(qiáng)傾聽能力強(qiáng)總結(jié)能力強(qiáng)會(huì)議記錄的10大建議重要的會(huì)議應(yīng)該進(jìn)行錄音定期召開的會(huì)議不用錄音多數(shù)會(huì)議指定記錄者記錄者的筆記流暢不失真會(huì)議記錄者的責(zé)任更全面會(huì)議記錄內(nèi)容全面而準(zhǔn)確會(huì)議結(jié)束后整理會(huì)議內(nèi)容會(huì)議記錄應(yīng)有組織的整理與主席共同修正錯(cuò)誤部分將會(huì)議記錄發(fā)送給與會(huì)者團(tuán)隊(duì)會(huì)議的誤區(qū)社會(huì)性懈怠團(tuán)體思維團(tuán)體極化

第十講會(huì)后跟進(jìn)作參為者的會(huì)后跟進(jìn)作為主持人的會(huì)后跟進(jìn)自我評定怎樣提高下次會(huì)議的質(zhì)量最新習(xí)慣參會(huì)者會(huì)后跟進(jìn)的內(nèi)容拿到會(huì)議記錄以后要細(xì)讀分析不同參會(huì)者的眾生相考慮自己任務(wù)的完成方法會(huì)議是一項(xiàng)新任務(wù)的開始主持人的會(huì)后跟進(jìn)請大家填寫會(huì)議評估表針對意見做出改進(jìn)措施詢問和聯(lián)絡(luò)缺席的同事制定跟進(jìn)計(jì)劃，負(fù)責(zé)跟進(jìn)如有需要找高層協(xié)助如計(jì)劃進(jìn)行順利，取消下次會(huì)議會(huì)議之后檢討得失主持人會(huì)后自我評定問卷（一）在開會(huì)中有沒有人誤解過我的意思？我有沒有在別人談話時(shí)跳到其他話題？有沒有在會(huì)前讓員工了解會(huì)議的內(nèi)容？面對別人說話的時(shí)候是不是很緊張？處理說話緊張最好的方式是排練主持人會(huì)后自我評定問卷（二）是否遇到只有主持人說話而沒人參與？談話結(jié)束后是否確認(rèn)別人明白了你的意思？在分派工作時(shí)大家是否都看著我而不提問總會(huì)把事情的前因后果呈現(xiàn)給別人嗎？是否提前考慮把復(fù)雜的問題用平易近人的方法表達(dá)出來？是否會(huì)在會(huì)議結(jié)束時(shí)問大家還有什么問題嗎提高下次會(huì)議質(zhì)量只有必要時(shí)才開會(huì)會(huì)前要做準(zhǔn)備事先頒發(fā)議程準(zhǔn)時(shí)開會(huì)準(zhǔn)時(shí)結(jié)束有意識(shí)把握會(huì)議的方向注意力