說同學(xué)聚會話項(xiàng)目管理課件

說“同學(xué)聚會”話“項(xiàng)目管理”周清湘信息管理中心

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工作內(nèi)容

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核心員工日常事務(wù)制定工作計(jì)劃定期召開例會撰寫工作總結(jié)日常工作處理內(nèi)控管理協(xié)同工作定期監(jiān)控執(zhí)行情況間歇性督促、強(qiáng)調(diào)關(guān)鍵工作風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避配合其它部門工作主導(dǎo)“小項(xiàng)目”實(shí)施歷時三周左右，須三個部門以上配合提綱項(xiàng)目概論案例素材項(xiàng)目背景立項(xiàng)確認(rèn)項(xiàng)目啟動確定計(jì)劃實(shí)施與監(jiān)控項(xiàng)目收尾再說項(xiàng)目

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項(xiàng)目概論

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綜合范圍時間費(fèi)用質(zhì)量人員溝通風(fēng)險(xiǎn)采購內(nèi)容階段啟動計(jì)劃實(shí)施監(jiān)控收尾◎◎◎◎案例素材

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廈門大學(xué)貿(mào)易經(jīng)濟(jì)系9002本科班，系1990年09月入學(xué)，1994年07月畢業(yè)。在校期間學(xué)生42（女：15）人，其中，輔導(dǎo)員：周清湘；班長：林進(jìn)?。恢Р繒洠亨嚌欇x。自畢業(yè)參加工作至今，尚未集體聚會。項(xiàng)目背景

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歲月悠悠，情誼綿綿。二十四年前，我們從五湖四海相聚廈門大學(xué)，而后四年中，我們朝夕相處，共同渡過了人生最純真、最美好、最值得留戀的大學(xué)校園生活。二十載匆匆而去，不同的經(jīng)歷，不同的生活，不同的地方使我們天各一方，但不變的永遠(yuǎn)是彼此濃濃的同窗深情。如今，我們已經(jīng)進(jìn)入不惑之年，離開學(xué)校已經(jīng)二十年了。二十年的分別是二十年的牽念，離別，給了我們相約的再聚機(jī)會。在經(jīng)歷了社會的磨練之后，同學(xué)們再次相聚校園，是否會勾起心中那段塵封多年的記憶？引出多少對生活的感慨？激發(fā)更多對美好未來的憧憬……情感需求立項(xiàng)確認(rèn)

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林進(jìn)劇、鄧潤輝發(fā)起廈門大學(xué)貿(mào)易經(jīng)濟(jì)系9002班畢業(yè)二十年聚會倡議。通過電話、郵件、QQ等通訊形式了解本班同學(xué)的聚會意愿。得到多數(shù)同學(xué)的支持，迫切要求開展一場聚會，慶祝畢業(yè)二十周年。大家一直認(rèn)為：班長林進(jìn)劇同學(xué)作為本次組委會負(fù)責(zé)人是最合適的人選。項(xiàng)目發(fā)起聚會日期：公元2014年05月01日至03日；舉辦地點(diǎn)：廈門大學(xué)；資金來源：團(tuán)支書鄧潤輝（土豪，企業(yè)老板）承擔(dān)聚會期間所有費(fèi)用；交通費(fèi)用：參會同學(xué)自行解決往返廈門的車船費(fèi)。達(dá)成共識項(xiàng)目啟動項(xiàng)目目標(biāo)組織保障策劃與任務(wù)啟動會議過程分析

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項(xiàng)目啟動-目標(biāo)

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實(shí)現(xiàn)畢業(yè)二十年再次相聚母校80%以上的同學(xué)能夠出席聚會追憶校園生活，分享事業(yè)變遷領(lǐng)略母校變化及游覽南普陀寺參觀當(dāng)年的學(xué)生宿舍及圖書館看望、慰問尚健在的任課老師記錄聚會過程，與會人員珍藏范圍已經(jīng)確定項(xiàng)目啟動-組織保障

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項(xiàng)目贊助人（周清湘、鄧潤輝）組委會主任（林進(jìn)?。┬麄鹘M（曾瑩瑩）后勤組（黃麗珍）采購組（張煌勇）外聯(lián)組（許閩陽）財(cái)務(wù)組（朱祝培）葉偉偉張培東何燕鵬黃春治后勤組：具體負(fù)責(zé)聚會活動組織和日程安排、報(bào)到、交通、食宿安排。采購組：主要負(fù)責(zé)賓館預(yù)訂、場地預(yù)訂、出租車租賃、各類物品購買等。財(cái)務(wù)組：負(fù)責(zé)制定人均費(fèi)用預(yù)算、費(fèi)用支出及財(cái)務(wù)公開等事務(wù)。宣傳組：負(fù)責(zé)場地布置、攝影、通訊錄制作、光盤編制、發(fā)放，條幅懸掛。外聯(lián)組：負(fù)責(zé)對同學(xué)、老師聯(lián)系與邀請，安排拜會任課老師。項(xiàng)目啟動-策劃與任務(wù)書

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項(xiàng)目描述：背景、需求、目的和目標(biāo)里程碑：項(xiàng)目關(guān)鍵任務(wù)和時間節(jié)點(diǎn)目標(biāo)責(zé)任書及活動方案同學(xué)集合完畢廈大聚會參觀校園紀(jì)念品財(cái)務(wù)結(jié)算看望任課教師評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)：本次聚會成功標(biāo)準(zhǔn)的度量或驗(yàn)收規(guī)程（滿意度）約束條件：過程中的限制性條件，將會影響聚會的風(fēng)險(xiǎn)和成本干系人：組委會成員、賓館經(jīng)理、出資者、任課老師等項(xiàng)目啟動-啟動會議

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核心內(nèi)容：強(qiáng)調(diào)目標(biāo)目的，確定工作方式、管理方式組織確定：明確組委會組織結(jié)構(gòu)及核心成員工作分工：各組織的工作職責(zé)及人員具體分工日常管理：確立日常交流、溝通機(jī)制，關(guān)鍵環(huán)節(jié)例會及決議明確里程碑：聚會關(guān)鍵工作節(jié)點(diǎn)確定，具體時間點(diǎn)確認(rèn)工作部署：安排最近階段具體工作及承擔(dān)者信息發(fā)布：會議決議發(fā)布（老師、同學(xué)）及執(zhí)行（項(xiàng)目成員）輸出內(nèi)容：組委會名單暨分工、聚會策劃書、同學(xué)通訊錄項(xiàng)目啟動-過程分析

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范圍管理時間管理費(fèi)用管理質(zhì)量管理人員管理溝通管理風(fēng)險(xiǎn)管理采購管理討論、確定聚會涉及的工作內(nèi)容，人員范圍、時間范圍確認(rèn)聚會里程碑及關(guān)鍵時間點(diǎn)找到聚會贊助方，界定費(fèi)用支持方式同學(xué)們對聚會后的滿意度、成功標(biāo)志成立組委會，確定負(fù)責(zé)人及主要部門的人員分工與全體同學(xué)溝通二十年聚會，召開啟動會，相關(guān)信息的傳遞與收集能夠參會的同學(xué)太少，缺乏聚會的氣氛邀請輔導(dǎo)員動員態(tài)度模棱兩可的同學(xué)，關(guān)鍵同學(xué)攜帶家屬，要爭得贊助方的允許與支持確定計(jì)劃工作分解活動排序任務(wù)分配所需資源工期核定成本估算進(jìn)度計(jì)劃風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃溝通計(jì)劃階段綜述過程分析

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確定計(jì)劃-工作分解（主干）

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周年聚會后續(xù)工作廈大聚會前期準(zhǔn)備預(yù)訂酒店聯(lián)系聚會點(diǎn)聯(lián)絡(luò)同學(xué)聯(lián)絡(luò)老師重游校園聚會慶典看望老師用餐與演講組織集合全程錄像交流感情游南普陀拜會老師合影錄像財(cái)務(wù)結(jié)算光盤制作發(fā)紀(jì)念品通訊錄光盤紀(jì)念品制定計(jì)劃聯(lián)絡(luò)確認(rèn)名單確定計(jì)劃-工作分解（分支）

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PPT演講演講準(zhǔn)備討論修改準(zhǔn)備內(nèi)容制作PPT內(nèi)容討論確定項(xiàng)目搜集資料試制作制作模板動畫設(shè)置填入內(nèi)容分解方法：自上而下法、頭腦風(fēng)暴法分解原則：完全窮盡，彼此獨(dú)立分解方式：交付結(jié)果、部門職能、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)、實(shí)施順序等最低層特征：一個清晰的任務(wù)、一個清晰的責(zé)任人、估算工作量和工期確定計(jì)劃-活動排序

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編號任務(wù)前置資源編號任務(wù)前置資源1制定計(jì)劃組委會7接站、住宿10、5出租方2聯(lián)絡(luò)同學(xué)1電話、QQ8重游校園9廈大3聯(lián)絡(luò)老師2電話、QQ9組織集合7賓館前4確定名單2、3組委會10聯(lián)系車輛1出租方5賓館預(yù)定4、6賓館方11資金到位4鄧潤輝6確定聚會點(diǎn)4組委會N………1結(jié)束26543開始N確定計(jì)劃-責(zé)任分配

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WBS內(nèi)容后勤采購?fù)饴?lián)宣傳財(cái)務(wù)贊助完成日期1.0制定計(jì)劃▲●●●●□3月15日1.1聯(lián)絡(luò)同學(xué)▲●●3月25日1.1.1聯(lián)絡(luò)老師▲●●3月25日1.1.2確定名單▲●3月28日1.1.3賓館預(yù)定▲●4月01日1.1.4確定聚會點(diǎn)▲●●4月02日1.2資金到位●▲□4月05日1.2.1重游校園●▲5月02日1.2.2組織集合●▲●4月30日1.2.3聯(lián)系車輛▲●4月24日3.3晚會表演●▲5月01日4.1賓館結(jié)算●▲5月03日注：▲-責(zé)任；●-協(xié)助；□-審批；△-承包確定計(jì)劃-活動排序（方法論）

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排序方法：按照工作的客觀規(guī)律按照項(xiàng)目目標(biāo)的要求按照工作的輕重緩急根據(jù)事務(wù)內(nèi)在關(guān)系來排序技巧：只用工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）的最低層次的各項(xiàng)首先把最相關(guān)的項(xiàng)排好（建一個子網(wǎng)），然后再合并所有子網(wǎng)先不要擔(dān)心資源、日期、或工期確定計(jì)劃-所需資源

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參加人員、賓館、場地、車輛、資金、禮品、光盤、電腦、投影等資源類型：人員、物資、技術(shù)、資金…資源估算考慮因素：需要什么資源什么時候需要獲得所需資源由誰拍板估算方法：專家判斷法確定計(jì)劃-工期（含方法論）

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4月01～28日籌備；4月29日～30日接站、集合；01日上午看望老師；01下午游覽南普陀寺；01日晚間聚會典禮；02日上午自由交流；02日下午游覽校園；03日上午發(fā)放紀(jì)念品、退房；03日下午結(jié)束。定義：根據(jù)項(xiàng)目范圍和資源等相關(guān)信息，確定（估計(jì)）完成所有活動所需的工期估算方法：三點(diǎn)估算法：采用樂觀、悲觀和最可能的三點(diǎn)工期估算法，并進(jìn)行平均值、標(biāo)準(zhǔn)差值等有關(guān)計(jì)算來確定工期的方法工期=（a+4b+c)/6專家判斷法：由項(xiàng)目經(jīng)理組織1~3名團(tuán)隊(duì)成員對任務(wù)消耗的工期進(jìn)行估算，并確定項(xiàng)目日程關(guān)鍵提示：任務(wù)的工期估算要以“誰來做”和“如何做”為基礎(chǔ)確定計(jì)劃-成本估算

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編號費(fèi)用項(xiàng)目具體內(nèi)容需求數(shù)量預(yù)估價(jià)格成本小計(jì)1交通出租車費(fèi)40次50.002000.002食宿住宿費(fèi)150人天200.0030000.00用餐費(fèi)450人次30.0013500.003聚會招待費(fèi)8桌800.006400.004禮品金戒指6枚2000.0012000.005宣傳各類橫幅3個10.0030.00錄像制作全過程2500.002500.006場地會場租賃1場3000.003000.007物資水果吃食1次300.00300.00參觀門票50人20.001000.0N……………合計(jì)————————90300.00確定計(jì)劃-成本估算（方法論）

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信息來源歷史項(xiàng)目、任務(wù)執(zhí)行者、專業(yè)評估人員、行業(yè)權(quán)威估算方法自下而上法估算最詳細(xì)的計(jì)劃活動費(fèi)用，然后將這些活動費(fèi)用匯總到更高層級專家判斷法類比估算法利用歷史信息和專家判斷，只有當(dāng)滿足以下條件才可以可靠(a)先前的項(xiàng)目不僅在表面上且在實(shí)質(zhì)上和當(dāng)下項(xiàng)目是類似的(b)預(yù)算的個人或小組具有必要經(jīng)驗(yàn)參數(shù)成本法確定項(xiàng)目成本與編寫計(jì)算機(jī)程序代碼行的關(guān)系Quantity*ProductivityUnitRate確定計(jì)劃-進(jìn)度計(jì)劃

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活動方案及工作籌備同學(xué)集合完畢廈大聚會參觀校園紀(jì)念品財(cái)務(wù)結(jié)算看望任課教師3.154.264.305.015.025.03項(xiàng)目啟動會工作匯報(bào)會上線動員會關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)監(jiān)控會關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)監(jiān)控會項(xiàng)目總結(jié)會確定計(jì)劃-進(jìn)度計(jì)劃（方法論）

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關(guān)鍵路徑法工期總和最長的一條路徑成為關(guān)鍵路徑，它是完成該項(xiàng)目所需的最短時間。關(guān)鍵路徑上的每一項(xiàng)任務(wù)都是關(guān)鍵任務(wù)，這些任務(wù)的完成時間一有遲延，就會影響項(xiàng)目或階段的完成時間。哪一條是關(guān)鍵路徑？1結(jié)束26543開始5241012623498確定計(jì)劃-風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃

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1.天氣下雨或較惡劣。減短校園游覽時間，適當(dāng)增加室內(nèi)活動，合照改在室內(nèi)進(jìn)行。除非天氣極端惡劣，可取消室外活動。2.部分同學(xué)遲到或臨時有事不能及時到場。由后勤組負(fù)責(zé)落實(shí)未到原因，確實(shí)不能到場者作好記錄，遲到者由小組負(fù)責(zé)接待，及時參與正在進(jìn)行的活動。同時，采購組及時通知賓館退掉多余的客房。3.部分參與者攜帶家屬。

外聯(lián)組確認(rèn)名單時明確家屬人數(shù)，以恰當(dāng)安排位置。必要時，向贊助人申請費(fèi)用。4.聚會結(jié)束時部分參與者醉酒。由后勤組領(lǐng)頭，所有小組負(fù)責(zé)，將輕微醉酒者送至車上，確保其安全回到賓館。嚴(yán)重醉酒者由后勤組安排專人護(hù)理。5.籌備資金與實(shí)際花費(fèi)不符合。在進(jìn)行紀(jì)念品發(fā)放時進(jìn)行調(diào)整。

確定計(jì)劃-風(fēng)險(xiǎn)計(jì)劃（方法論）

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風(fēng)險(xiǎn)識別回顧列出的假設(shè)和限制—每一項(xiàng)代表一個風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)回顧WBS—每項(xiàng)工作或交付件哪里會出錯項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行頭腦風(fēng)暴交互，找出風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)考慮以往項(xiàng)目中出現(xiàn)過的問題，審視當(dāng)下的環(huán)境風(fēng)險(xiǎn)評估事件概率發(fā)生可能性大于60%、發(fā)生可能性介于30%與60%之間、發(fā)生可能性小于30%影響度按照“高、中、底”分類風(fēng)險(xiǎn)評估規(guī)避：改變項(xiàng)目計(jì)劃，以排除風(fēng)險(xiǎn)或條件，使項(xiàng)目目標(biāo)不受影響轉(zhuǎn)移：設(shè)法將風(fēng)險(xiǎn)的后果連同應(yīng)對的責(zé)任轉(zhuǎn)移到第三方減輕：設(shè)法將不利的風(fēng)險(xiǎn)事件的概率或后果降低到一個可以接受的臨界值接受：該策略可以分為主動或被動方式確定計(jì)劃-溝通計(jì)劃

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溝通方式會議形式、關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)成果匯報(bào)、重大變動討論與確定溝通時機(jī)里程碑時點(diǎn)，關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)（全體集合前、晚會開始前、晚會高潮時）、關(guān)鍵工作交付時、風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)到來前。參與人員組委會主任、項(xiàng)目成員、核心成員、贊助人、顧問溝通內(nèi)容計(jì)劃進(jìn)度、費(fèi)用支出、成果匯報(bào)、工作部署、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對、突發(fā)事件處理、范圍變更反饋方式會議紀(jì)要散播、直（間）接干系人告知、工作安排跟進(jìn)、結(jié)果告知等

確定計(jì)劃-溝通計(jì)劃（方法論）

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溝通范圍：分析利益干系人對項(xiàng)目的興趣及影響程度，針對干系人制定溝通計(jì)劃。溝通原則及時準(zhǔn)確恰到好處確定計(jì)劃-階段綜述

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確定計(jì)劃-過程分析

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范圍管理時間管理費(fèi)用管理質(zhì)量管理人員管理溝通管理風(fēng)險(xiǎn)管理采購管理確定工作范圍變更標(biāo)準(zhǔn)及變化范圍制定工作進(jìn)度計(jì)劃評估費(fèi)用項(xiàng)目，計(jì)算總體金額確定各項(xiàng)工作內(nèi)容的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)聚會溝通機(jī)制出臺，項(xiàng)目計(jì)劃確定及散播梳理關(guān)鍵風(fēng)險(xiǎn)及時間節(jié)點(diǎn)，形成初步應(yīng)對方案和策略實(shí)施&監(jiān)控推進(jìn)溝通監(jiān)控變更分析

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實(shí)施&監(jiān)控-工作推進(jìn)

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項(xiàng)目成員按照工作計(jì)劃開展工作使用《工作落實(shí)清單》部署任務(wù)使用《工作跟蹤清單》驗(yàn)收成果

實(shí)施&監(jiān)控-有效溝通

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實(shí)施&監(jiān)控-有效溝通（會議）

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有效溝通關(guān)鍵要素會前事先了解開會的原因，預(yù)期要取得什么結(jié)果考慮是否可能取消會議確定需要參加的最少人數(shù)選擇會議地點(diǎn)，會議布置與會議目的相一致會前和關(guān)鍵與會者就議題進(jìn)行充分溝通，并取得支出會中做好籌備，按時開始，首先點(diǎn)明會議的目的和議程每位與會者都有發(fā)言的機(jī)會對會議內(nèi)容進(jìn)行口頭總結(jié)會后會后發(fā)布會議紀(jì)要給每位與會者會議上必須產(chǎn)生明確的決定所有決定必須立即付諸行動實(shí)施&監(jiān)控-過程監(jiān)控

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監(jiān)控什么？高風(fēng)險(xiǎn)任務(wù)（嚴(yán)重醉酒者、攜帶家屬、極端天氣、同學(xué)遲到）里程碑有關(guān)進(jìn)展（方案落地、同學(xué)集合、重游校園）使用資源和費(fèi)用（入住情況、實(shí)際花費(fèi)、禮品發(fā)放）各類計(jì)劃執(zhí)行情況，工作方法運(yùn)用情況（會議、文檔等）監(jiān)控方法召集會議觀察/檢查計(jì)劃跟蹤定期反饋及報(bào)告進(jìn)展報(bào)告（甘特圖、里程碑趨勢圖）狀態(tài)報(bào)告階段結(jié)束/月度評估報(bào)告實(shí)施&監(jiān)控-變更管理

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變更緣由委托人：不斷變化的想