第6章word在文秘工作的應(yīng)用

Word/Excel2007在文秘與人力資源管理中的應(yīng)用第6章數(shù)據(jù)管理本章內(nèi)容數(shù)據(jù)管理在人力資源中包括對員工工資的數(shù)據(jù)管理和員工信息的數(shù)據(jù)管理，主要是通過運(yùn)用Excel2007提供的相關(guān)功能將一些零散的數(shù)據(jù)進(jìn)行整合，使其變?yōu)橛行虻臄?shù)據(jù)，這樣人力資源部才能夠準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)出員工的工資，及時(shí)地掌握本公司員工的信息。制作培訓(xùn)成績統(tǒng)計(jì)分析表 制作合同管理表表制作員工考勤統(tǒng)計(jì)表制作員工年假統(tǒng)計(jì)表制作員工請假記錄表 制作員工加班統(tǒng)計(jì)表制作銷售提成統(tǒng)計(jì)表制作福利統(tǒng)計(jì)表制作員工績效考核表制作員工月度工資表制作員工工資條6.1制作培訓(xùn)成績統(tǒng)計(jì)分析表案例背景公司每次組織培訓(xùn)結(jié)束后，都會組織員工參加考試以檢測培訓(xùn)時(shí)所學(xué)的內(nèi)容，考試結(jié)束后要及時(shí)將員工的培訓(xùn)成績進(jìn)行匯總，并將培訓(xùn)結(jié)果進(jìn)行保存。人民郵電出版社最終效果及關(guān)鍵知識點(diǎn)人民郵電出版社6.1.1制作培訓(xùn)成績統(tǒng)計(jì)分析表6.1.2排名員工成績匯總得到員工的培訓(xùn)成績后，為了能更直觀地了解員工的培訓(xùn)學(xué)習(xí)情況，可以對結(jié)果進(jìn)行排名。6.1.3美化工作表培訓(xùn)成績統(tǒng)計(jì)分析表制作完成后，用戶可以按照第5章介紹的方法來設(shè)置表格的字體格式、對齊方式等來美化工作表。6.2制作合同管理表案例背景合同管理是人力資源管理部的重要日常工作。在企業(yè)中新員工要簽訂試用合同，員工轉(zhuǎn)正后要簽訂正式合同，對合同已經(jīng)到期的老員工要進(jìn)行續(xù)簽合同，使用Excel可以方便、靈活地管理合同。最終效果及關(guān)鍵知識點(diǎn)6.2.1制作試用期合同管理表新聘用的員工要簽訂試用合同，如果員工的試用期到期，可以使用Excel提供的提醒功能來提醒部門人員對試用期的員工的去與留做一個(gè)決定。1.設(shè)計(jì)試用期合同管理表2.計(jì)算試用期到期日計(jì)算試用期到期日，可以使用EDATE函數(shù)，該函數(shù)的用途是返回一串日期，指示起始日期之前/之后的月數(shù)。3.設(shè)置試用期提前提醒計(jì)算出新員工的試用期到期日后，用戶可以使用篩選和條件格式來設(shè)置試用期到期日提醒的顯示效果。6.2.2制作正式合同管理表在企業(yè)中，不僅要更新員工簽訂的正式合同，還要對合同已經(jīng)到期的老員工續(xù)簽合同。對合同的管理主要包括計(jì)算合同到期日和合同到期提前提醒。1.設(shè)計(jì)合同管理表2.計(jì)算合同到期日計(jì)算合同到期日與計(jì)算試用期合同到期日的計(jì)算方法一樣。3.設(shè)置合同提前提醒用戶同樣可以使用自動篩選和條件格式來實(shí)現(xiàn)合同的提前提醒功能。6.3制作員工考勤統(tǒng)計(jì)表案例背景在企業(yè)日常的員工管理中，考勤是一項(xiàng)十分重要的內(nèi)容，是為員工統(tǒng)計(jì)工資的重要依據(jù)，為此用戶可以根據(jù)需要制定一些相關(guān)的表格來記錄并統(tǒng)計(jì)員工的出勤情況。最終效果及關(guān)鍵知識點(diǎn)6.3.1創(chuàng)建員工考勤表創(chuàng)建員工出勤統(tǒng)計(jì)表最終是為了統(tǒng)計(jì)員工的工資，首先用戶要創(chuàng)建一個(gè)“工資管理系統(tǒng)”工作簿，然后在其中創(chuàng)建員工出勤統(tǒng)計(jì)表。6.3.2凍結(jié)窗格由于“考勤表”中的行數(shù)比較多，為了使用戶能更清晰地瀏覽員工的出勤信息，可以使用Excel2007提供的“凍結(jié)窗格”的功能將該工作表中的表格標(biāo)題和列標(biāo)題凍結(jié)在屏幕上。6.3.3標(biāo)記遲到和早退信息制作員工考勤表完成后，用戶可以使用符號標(biāo)記出員工是否遲到或者早退，以便于進(jìn)行考勤統(tǒng)計(jì)。

6.3.4統(tǒng)計(jì)請假、遲到及早退次數(shù)用戶可以根據(jù)符號標(biāo)記來統(tǒng)計(jì)遲到及早退次數(shù)，同樣可以根據(jù)工作表中“請假”文本的個(gè)數(shù)來統(tǒng)計(jì)請假的次數(shù)。6.3.5統(tǒng)計(jì)請假及公休天數(shù)6.3.6統(tǒng)計(jì)出勤信息前面介紹的是統(tǒng)計(jì)每個(gè)員工每天的出勤情況，為了以后方便計(jì)算員工工資，這里將同一個(gè)月份的所有員工的出勤情況整合到一個(gè)工作表中。6.3.7批量隱藏和取消隱藏工作表由于在“工資管理系統(tǒng)”工作簿中創(chuàng)建的員工考勤表很多，以后不方便查找其他的工作表，這里用戶可以只保留最后創(chuàng)建的“考勤統(tǒng)計(jì)表”，將其他的員工考勤表隱藏起來。1.批量隱藏工作表2.批量取消隱藏工作表6.4制作員工年假統(tǒng)計(jì)表案例背景公司的人力資源部要嚴(yán)格按照國家規(guī)定的員工休假的相關(guān)規(guī)定，并根據(jù)員工的工齡計(jì)算員工的年休假天數(shù)。具體按照公司《公司行政管理制度手冊》中關(guān)于“假期及工資規(guī)定”來執(zhí)行。最終效果及關(guān)鍵知識點(diǎn)6.4.1創(chuàng)建工作表前面介紹了員工考勤的相關(guān)表格的制作及數(shù)據(jù)管理方法，下面介紹在工資管理系統(tǒng)中制作“員工年假統(tǒng)計(jì)表”的方法。6.4.2計(jì)算年假天數(shù)6.5制作員工請假記錄表案例背景公司可以按月份制作員工請假記錄表，然后在該表中以日期為序記錄員工的請假信息，并在月末對該月員工的請假記錄進(jìn)行排序及分類匯總。最終效果及關(guān)鍵知識點(diǎn)6.5.1創(chuàng)建基本工作表6.5.2排序請假記錄使用員工姓名對請假記錄進(jìn)行排序，可以將同一員工當(dāng)月請假的所有記錄排列在一起，這樣便于查看。6.5.3分類匯總請假記錄要按員工姓名對請假記錄進(jìn)行分類匯總，則需在按員工姓名對請假記錄進(jìn)行排序的前提下才可以進(jìn)行。6.6制作員工加班統(tǒng)計(jì)表案例背景公司有時(shí)因業(yè)務(wù)需要可能存在加班現(xiàn)象，員工的加班時(shí)間也是通過公司打卡機(jī)記錄的，用戶可以從出勤統(tǒng)計(jì)表中提取員工的加班時(shí)間。最終效果及關(guān)鍵知識點(diǎn)6.6.1創(chuàng)建員工加班統(tǒng)計(jì)表1.創(chuàng)建基本工作表2.定義單元格區(qū)域名稱3.輸入表格內(nèi)容6.6.2插入批注為了增強(qiáng)工作表的可讀性，可以在需要添加注釋的單元格中插入批注來說明。1.添加批注2.編輯批注批注添加完畢后，用戶還可以對其進(jìn)行修改編輯操作。3.顯示或隱藏批注用戶可以根據(jù)需要在工作表中顯示或隱藏插入的批注6.6.3計(jì)算加班時(shí)間和加班費(fèi)對于超出正常工作時(shí)間范圍的加班時(shí)間，公司要付給員工加班費(fèi)，這就需要統(tǒng)計(jì)員工一個(gè)月內(nèi)的加班時(shí)間，并按照一定的標(biāo)準(zhǔn)計(jì)算加班費(fèi)。1.計(jì)算加班時(shí)間2.計(jì)算加班費(fèi)6.7制作銷售提成統(tǒng)計(jì)表案例背景公司通常要對全體員工進(jìn)行績效考核，對銷售部的員工還進(jìn)行銷售績效考核，即按照不同的提成比例來計(jì)算銷售提成。最終效果及關(guān)鍵知識點(diǎn)6.7.1制作銷售提成統(tǒng)計(jì)表在制作銷售提成統(tǒng)計(jì)表時(shí)，要制作一個(gè)銷售提成比例表，以便于計(jì)算員工的銷售提成。6.7.2運(yùn)用函數(shù)計(jì)算銷售提成1.單元格的引用在運(yùn)用函數(shù)計(jì)算銷售提成時(shí)要用到單元格的引用，單元格的引用主要包括相對引用、絕對引用和混合引用3種。2.使用VLOOKUP函數(shù)查找提成比例3.使用ROUND函數(shù)計(jì)算提成金額6.8制作福利統(tǒng)計(jì)表案例背景為了提高員工的生活水平，公司通常都給員工發(fā)放各種福利，包括住房補(bǔ)貼、交通補(bǔ)貼及伙食補(bǔ)貼等，這些福利以工資的形式一起發(fā)放。最終效果及關(guān)鍵知識點(diǎn)6.8.1創(chuàng)建福利統(tǒng)計(jì)表6.8.2使用自動篩選功能填充數(shù)據(jù)公司給各部門發(fā)放的福利有的是統(tǒng)一的，例如，住房補(bǔ)貼、交通補(bǔ)貼和伙食補(bǔ)貼，有的是根據(jù)各部門實(shí)際的情況而定，例如，話費(fèi)補(bǔ)貼。如果用戶依次輸入數(shù)據(jù)會比較麻煩，這里可以使用Excel提供的自動篩選功能來快捷、準(zhǔn)確地填充相應(yīng)的數(shù)據(jù)。6.9制作員工績效考核表案例背景采用績效工資的形式可以加強(qiáng)企業(yè)的管理，更大地激發(fā)員工的工作熱情。本節(jié)介紹使用Excel進(jìn)行績效考核計(jì)算查詢的方法。最終效果及關(guān)鍵知識點(diǎn)6.9.1制作考核等級標(biāo)準(zhǔn)表6.9.2制作員工績效考核表1.查找績效獎金2.使用函數(shù)查詢考核結(jié)果使用查找與引用函數(shù)可以實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)的查詢功能。本小節(jié)介紹如何使用MATCH函數(shù)和INDEX函數(shù)實(shí)現(xiàn)一對一的查詢功能。6.10制作員工月度工資表案例背景在一個(gè)公司中，每個(gè)月人力資源部都需要統(tǒng)計(jì)員工的月度工資。月度工資一般包括考勤情況、福利、績效獎金、加班費(fèi)及代繳保險(xiǎn)代繳個(gè)人所得稅等項(xiàng)目，因此利用Excel2007進(jìn)行工資計(jì)算會大大地提高工作的效率。最終效果及關(guān)鍵知識點(diǎn)6.10.1制作計(jì)算比率表在統(tǒng)計(jì)員工的月度工資時(shí)，公司要代繳保險(xiǎn)和代繳個(gè)人所得稅，因此需要在“工資管理系統(tǒng)”工作簿中先制作一個(gè)計(jì)算比率表，其中包括社會保險(xiǎn)及公積金的扣繳比例、個(gè)人所得稅稅率表。6.10.2制作員工月度工資表使用Excel2007可以很方便地制作一個(gè)員工工資表，本小節(jié)主要介紹如何在工資表中輸入數(shù)據(jù)及輸入基本的計(jì)算公式。1.制作員工工資表2.跨表引用數(shù)據(jù)員工月度工資表中的相關(guān)數(shù)據(jù)經(jīng)常需要引用其他工作表中的數(shù)據(jù)，對于數(shù)據(jù)的引用主要分為相對引用、絕對引用和混合引用，用戶可以根據(jù)實(shí)際需要來選擇合適的引用方式。3.輸入基本計(jì)算公式在工資表中使用的基本計(jì)算公式比較簡單。4.計(jì)算社會保險(xiǎn)及個(gè)人所得稅按照相關(guān)法律的規(guī)定，當(dāng)員工的工資超過一定標(biāo)準(zhǔn)時(shí)應(yīng)當(dāng)繳納個(gè)人所得稅，這部分稅款一般由企業(yè)來代扣代繳，而社會保險(xiǎn)等金額則在稅前扣除。5.顯示或隱藏列用戶可以通過Excel2007提供的“創(chuàng)建組合”的功能來對工作表的一列或幾列創(chuàng)建一個(gè)組合，然后根據(jù)需要來確定顯示列還是隱藏列。6.11制作員工工資條案例背景在發(fā)放工資時(shí)，經(jīng)常需要將工資表打印成工資條，然后發(fā)放給員工。如果使用手工將工資表轉(zhuǎn)換為工資條是一件非常繁瑣的事情。本節(jié)介紹如何在Excel2007中使用排序法和函數(shù)公式法快速地制作工資條。最終效果及關(guān)鍵知識點(diǎn)6.11.1使用排序法制作工資條6.11.2使用函數(shù)制作工資條6.12員工信息查詢案例背景人事信息數(shù)據(jù)表記錄了全部員工的基本信息，在員工比較多的情況下，如果需要查找某一位員工的信息就會比較麻煩，而且每位員工的信息都是以記錄行存在的，也不夠直觀，這時(shí)如果能以“卡片”的形式查看某一位員工的信息就方便多了。最終效果及關(guān)鍵知識點(diǎn)6.12.1模糊查找數(shù)據(jù)用戶有時(shí)可能需要查找一些有規(guī)律的數(shù)據(jù)，例如查找姓陳的人名，包含“1988”的身份證號碼。這時(shí)就不能進(jìn)行完全匹配目標(biāo)內(nèi)容的精確查找了，但可以使用通配符進(jìn)行模糊查找。6.12.2插入圖片為了更好地管理員工信息，可以在員工的信息表中插入員工照片。6.12.3定義名稱在公式中除了可以引用單元格位置外，還可以使用單元格名稱參與計(jì)算。通過給單元格或單元格區(qū)域等定義名稱，會比引用單元格位置更加直觀、更加容易理解。1.定義名稱的方法2.編輯名稱名稱定義完畢，用戶還可以對名稱進(jìn)行修改和刪除操作。為了方便查看名稱，還可以創(chuàng)建一個(gè)名稱表格來顯示所有的名稱及其引用的內(nèi)容。6.12.4建立員工信息卡片為了方便查看某一位員工的信息，可以建立一個(gè)員工卡片表格，然后選擇工號或姓名即可自動地顯示該員工的所有信息，還可以將此卡片打印出來，以便存檔。1.輸入基本數(shù)據(jù)2.設(shè)置文本方向默認(rèn)情況下，用戶在單元格中輸入文本后都是水平顯示的。如果需要文本能夠豎排顯示，就需要重新對單元格進(jìn)行設(shè)置。3.創(chuàng)建下拉列表使用【數(shù)據(jù)驗(yàn)證】對話框可以在單元格中創(chuàng)建下拉列表，這樣用戶只需在下拉列表中進(jìn)行選擇即可完成輸入。4.使用函數(shù)引用數(shù)據(jù)前面介紹了ISERROR和VLOOKUP函數(shù)的功能及相關(guān)用法，這里不再一一介紹。5.自動更新員工照片下面介紹如何使用MATCH和OFFSET函數(shù)創(chuàng)建動態(tài)名稱，并運(yùn)用復(fù)制粘貼功能來實(shí)現(xiàn)員工照片的自動更新。6.隱藏空白區(qū)域?qū)τ诓恍枰目瞻仔谢蛄?，用戶可以將其隱藏起來。6.13創(chuàng)建人事信息網(wǎng)頁案例背景為了構(gòu)建一個(gè)信息共享或交流平臺，可以建立一個(gè)企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)站。對于不懂HTML語言和某種腳本語言的用戶，同樣可以使用Office系列軟件提供的功能將Office文檔保存為網(wǎng)頁形式，以便在局域網(wǎng)中發(fā)布。最終效果及關(guān)鍵知識點(diǎn)6.13.1使用超鏈接Excel2007提供有很多網(wǎng)絡(luò)功能，例如在工作表中建立超鏈接，然后單擊該超鏈接就