照片檔案整理方法

照片檔案整理方法1照片檔案整理流程收集—挑選照片—排列—編號(hào)—擬寫說明—張貼—編頁(yè)碼—著錄—打印目錄—貼側(cè)標(biāo)簽2第一步、收集

收集范圍:記錄本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果的照片。*領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的照片；*本單位組織或參加的重要外事活動(dòng)；*記錄本單位重大事件、重大事故及其他異常情況和現(xiàn)象的照片;*其他具有保存價(jià)值的照片。3第一步、收集收集要求：應(yīng)按照規(guī)定向本單位檔案室或檔案工作人員歸檔，集中管理，任何單位或個(gè)人不得據(jù)為己有；歸檔的數(shù)碼照片應(yīng)刻錄成光盤，一式三套保存（封存保管、供查閱利用、異地保存）。收集時(shí)間：對(duì)具有歸檔價(jià)值的照片，其攝影者或承辦單位應(yīng)及時(shí)整理，向檔案室歸檔（—般在3個(gè)月內(nèi)，并盡量不跨年度）。4第二步、挑選照片

對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔。主要照片應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點(diǎn)。5主題不鮮明，可不歸檔。區(qū)政務(wù)網(wǎng)站群改版暨政府門戶網(wǎng)站內(nèi)容保障工作會(huì)議6區(qū)政務(wù)網(wǎng)站群改版暨政府門戶網(wǎng)站內(nèi)容保障工作會(huì)議構(gòu)圖重復(fù)，可選其一。7區(qū)政務(wù)網(wǎng)站群改版暨政府門戶網(wǎng)站內(nèi)容保障工作會(huì)議影像不清晰，不要?dú)w檔。8第三步、排列按“年度—問題”進(jìn)行分類，在同一年度內(nèi)按照片的問題結(jié)合形成時(shí)間排列。注意：不要求區(qū)分保管期限，僅分為歸檔與不歸檔兩部分，歸檔的照片保管年限為長(zhǎng)期以上。9第三步、排列１、按形成時(shí)間—專題（組）排列。即將本單位的所有照片收集后，先排最早的年度，然后在一年內(nèi)先排最早的某個(gè)活動(dòng)或某個(gè)會(huì)議的照片。2、每專題（組）照片排列張?zhí)?。例：在?冊(cè)內(nèi)第一組照片有15張

F1—1·1………F1—1·1510第三步、排列在第1冊(cè)內(nèi)第二組照片有6張照片，延續(xù)第一組的照片編號(hào)，

F1—1·16………F1—1·21在第1冊(cè)內(nèi)排滿照片后，再排第2冊(cè)。第2冊(cè)的照片張?zhí)柋仨殢?開始。11第三步、排列

例：在第2冊(cè)內(nèi)第一組照片有10張

F1—2·1………F1—2·10在第2冊(cè)內(nèi)第二組照片有9張照片，延續(xù)第一組的照片編號(hào)，

F1—2·11………F1—2·19

第2冊(cè)排滿照片后，再排第3冊(cè)。一組照片不可以排在兩冊(cè)中。12這是一家企業(yè)收集到的所有照片。照片13

將照片按不同的年度分開。如果每個(gè)年度的照片不多，在年度內(nèi)可以不分問題，直接按照片形成時(shí)間排列歸檔。照片1999年2000年2001年2002年……14

如果每個(gè)年度的照片較多，對(duì)同一年度的照片按問題分開。企業(yè)概況照片1999年2000年2001年2002年……企業(yè)概況宣傳營(yíng)銷企業(yè)文化產(chǎn)品、商標(biāo)……15

如果每個(gè)年度的照片較多，對(duì)同一年度的照片按問題分開。照片1999年2000年2001年2002年……企業(yè)概況宣傳營(yíng)銷企業(yè)文化產(chǎn)品、商標(biāo)……161999年2000年2001年……第1冊(cè)第2冊(cè)第3冊(cè)第4冊(cè)第5冊(cè)第6冊(cè)第7冊(cè)

如果照片數(shù)量較多，可以一個(gè)年度組成數(shù)冊(cè)。比如，1999年的照片，共組成3卷。2000年的照片，組成2冊(cè)。2001年的照片，組成2冊(cè)。171999年2000年2001年……第1冊(cè)第2冊(cè)

如果照片數(shù)量不多，可以一個(gè)年度組成1冊(cè)，或者幾個(gè)年度的照片組成1冊(cè)。18第四步、編號(hào)按“類別號(hào)—冊(cè)號(hào)—張?zhí)枴钡哪Ｊ紽1—3.1

張?zhí)枺ǖ谌齼?cè)的第一張）冊(cè)號(hào)（第三冊(cè)照片檔案）一級(jí)屬類（照片檔案）大類代字（聲像檔案）19照片號(hào)的格式

F1—1.3張?zhí)枺旱?張冊(cè)號(hào)：第1冊(cè)類別號(hào)：照片檔案類別號(hào)：檔案分類表中表示照片檔案的代號(hào)。20照片號(hào)的格式

F1—1.3張?zhí)枺旱?張冊(cè)號(hào)：第1冊(cè)類別號(hào)：照片檔案冊(cè)號(hào)：按排列順序?qū)φ掌瑑?cè)從“1”開始編制的流水號(hào)。21照片號(hào)的格式

F1—1.3張?zhí)枺旱?張冊(cè)號(hào)：第1冊(cè)類別號(hào)：照片檔案張?zhí)枺焊袷揭恢械摹皬執(zhí)枴笔侵冈谝槐菊掌瑑?cè)內(nèi)對(duì)照片按排列順序從“1”開始編制的流水號(hào)；格式二中的“張?zhí)枴笔侵冈谝粋€(gè)立檔單位內(nèi)對(duì)照片按排列順序從“1”開始編制的流水號(hào)。22第五步、擬寫說明以一組照片為單位擬寫總說明。總說明的內(nèi)容：1、標(biāo)題——根據(jù)本組照片的內(nèi)容，由整理者擬出標(biāo)題。標(biāo)題要概括出這組照片的基本內(nèi)容，并作為照片檔案卷內(nèi)目錄的著錄條目。2、時(shí)間3、地點(diǎn)4、主要人物5、基本內(nèi)容6、注明本組照片共多少?gòu)堈掌?。整理時(shí)，用白紙（尺寸可大于3R照片）將上述內(nèi)容打印，貼在這組照片的上方23第五步、擬寫說明以每張照片為單位擬寫小說明位置：在照片的右側(cè)、左側(cè)或正下方24第六步、張貼用白乳膠，正反兩面粘貼照片整齊美觀留位張貼總說明和小說明25豎式說明的粘貼方法26橫式說明的粘貼方法27（三）照片的粘貼方法實(shí)例：芯頁(yè)正面裝訂線總說明每張照片說明頁(yè)碼照片28（三）照片的粘貼方法實(shí)例：芯頁(yè)背面裝訂線每張說明照片2930第七步、編頁(yè)碼

在照片檔案薄正面的右上角、背面的左上角蓋頁(yè)碼，目錄頁(yè)不用編頁(yè)碼。31第八步、著錄照片名稱：根據(jù)本組照片的內(nèi)容，由整理者擬出的標(biāo)題名稱。照片號(hào)：是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼，例如:機(jī)關(guān)的檔案分類中照片的編號(hào)方法，F(xiàn)1—1·1參見號(hào)：參見號(hào)是指與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號(hào)。時(shí)間：照片的拍攝時(shí)間填寫格式：2006年4月10日寫成20060410。攝影者：攝影者一般填寫個(gè)人，必要時(shí)可加寫單位。文字說明：應(yīng)綜合運(yùn)用事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素，概括揭示照片影像所反映的全部信息；或僅對(duì)題名未及內(nèi)容作出補(bǔ)充。其他需要說明的事項(xiàng)亦可在此欄表述，例如照片歸屬權(quán)不屬于本單位的，應(yīng)注明照片版權(quán)、來(lái)源等。3233第八步:著錄34第九步、打印目錄（一式二份）

照

片

檔

案

卷

內(nèi)

目

錄類別號(hào)F1案卷號(hào)1

照片號(hào)照片題名拍

攝

時(shí)

間照

片所

在頁(yè)

號(hào)底片所在卷

號(hào)頁(yè)

號(hào)

底

片

號(hào)備

注F1-1.11993年5月14日三水市社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)局成立全局工作人員留影1993.5.141

F1-1.2~91994年10月12日三水市社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)局在西南鎮(zhèn)工人文化宮舉行三水市退休職工慶祝廣東省第六屆老人節(jié)游園活動(dòng)1994.10.122

F1-1.101995年春節(jié)醒獅隊(duì)在三水市社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)局門前采青1995.211

F1-1.111998年6月20日三水市社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)局與中國(guó)工商銀行三水市支行舉行市屬企業(yè)離退休人員養(yǎng)老金社會(huì)發(fā)放會(huì)議1998.6.2012

F1-1.12~201998年6月20日三水市社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)局在西影廣場(chǎng)開展宣傳《廣東省社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)條例》《廣東省社會(huì)工傷保險(xiǎn)條例》咨詢活動(dòng)1998.6.1913/18

35第十步、貼側(cè)標(biāo)簽36*大幅照片的管理對(duì)于照片冊(cè)放置不下的大幅照片，可將其放