高校行政管理的辦公自動(dòng)化問(wèn)題研究

高校行政管理的辦公自動(dòng)化問(wèn)題研究【內(nèi)容摘要】在論述了高校行政管理繼而辦公自動(dòng)化概念的基礎(chǔ)上，首先闡述了高校行政管理辦公自動(dòng)化的需要性，由此進(jìn)一步分析了高校行政管理辦公自動(dòng)化建設(shè)經(jīng)過(guò)中面臨的重要障礙，以此為基礎(chǔ)，分別從更新觀念、建立長(zhǎng)效管理機(jī)制、提升辦公人員辦公自動(dòng)化能力以及加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全等四個(gè)方面，提出了完善高校行政管理辦公自動(dòng)化建設(shè)的相應(yīng)對(duì)策?！颈疚年P(guān)鍵詞語(yǔ)】高校行政管理需要性分析辦公自動(dòng)化建設(shè)引言隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，計(jì)算機(jī)已經(jīng)成為高校辦公的必備工具之一，校園網(wǎng)已成為高校教學(xué)、科研、辦公及管理不可或缺的支撐環(huán)境，在我們國(guó)家高校教育中具體表現(xiàn)出出越來(lái)越主要的作用。近年來(lái)，很多高校都先后明確了數(shù)字化校園的戰(zhàn)略目的，開(kāi)始積極推進(jìn)辦公自動(dòng)化建設(shè)，一些高校根據(jù)本校的需要和人力、財(cái)力的情況開(kāi)發(fā)了具有本校特色的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，一些高校購(gòu)買了辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，還有一部分高校通過(guò)外包形式開(kāi)發(fā)了諸如人事管理系統(tǒng)，財(cái)政管理系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)，學(xué)生管理系統(tǒng)以及設(shè)備管理系統(tǒng)等一系列的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)，這些系統(tǒng)的使用，大大提升了高校的辦公效率，推動(dòng)了高校辦公自動(dòng)化的進(jìn)程。同時(shí)，高校辦公人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平也在逐步提升。使用office辦公軟件以及收發(fā)電子郵件等操作都已經(jīng)成為辦公人員工作和溝通的主要途徑，這就為辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的進(jìn)一步推廣奠定了良好的基礎(chǔ)。1相關(guān)概念的界定1.1高校行政管理的概念。高校行政管理指的是高校內(nèi)部行政事務(wù)的管理，是高校通過(guò)依靠一定的機(jī)構(gòu)和制度和采取一定的辦法和手段，為了實(shí)現(xiàn)高校教育工作的目的，進(jìn)而發(fā)揮管理和行政本能機(jī)能，充足利用各種資源，并引導(dǎo)全體師生員工有效完成學(xué)校各項(xiàng)工作任務(wù)，實(shí)現(xiàn)預(yù)定組織目的的一系列活動(dòng)的總稱。1.2辦公自動(dòng)化的概念。辦公自動(dòng)化(officeautomatic)簡(jiǎn)稱oa,是2060年代提出的一個(gè)概念，截止當(dāng)前，辦公自動(dòng)化還沒(méi)有構(gòu)成一個(gè)被廣泛認(rèn)可的標(biāo)準(zhǔn)化定義，一般是指利用通信技術(shù)、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及辦公管理方法，將人們辦公的部分業(yè)務(wù)活動(dòng)經(jīng)由辦公人員以外的其他各種先進(jìn)辦公設(shè)備，并由辦公人員和這些辦公設(shè)備共同構(gòu)成一個(gè)人機(jī)信息處理系統(tǒng)，進(jìn)而完成相應(yīng)的任務(wù)的一個(gè)連續(xù)經(jīng)過(guò)。2高校行政管理辦公自動(dòng)化的需要性在我們國(guó)家高校教育事業(yè)的快速發(fā)展的宏觀背景下，各高校之間的競(jìng)爭(zhēng)日趨白熱化，傳統(tǒng)的行政管理辦公方式已經(jīng)不能知足高?？焖侔l(fā)展的需要，這就凸顯了改善高校內(nèi)部管理體制和提升日常工作效率的主要性。詳細(xì)而言，高校行政管理辦公自動(dòng)化的需要性重要系如今下面方面。2.1高校連續(xù)發(fā)展的內(nèi)在需求。隨著我們國(guó)家高校招募生源體制改革，各高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，很多高校經(jīng)過(guò)合并重組、獨(dú)立升格、擴(kuò)建新校區(qū)等方式，構(gòu)成了新老校區(qū)或多校區(qū)聯(lián)合辦學(xué)形式，對(duì)于此，傳統(tǒng)的高校行政辦公形式顯然無(wú)法適應(yīng)遠(yuǎn)程辦公的需求，這就對(duì)出現(xiàn)新型的辦公方式有了強(qiáng)烈的內(nèi)在需求，實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化也就具體表現(xiàn)出出高校進(jìn)一步發(fā)展的需要性。2.2實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公的需要。隨著國(guó)內(nèi)外高校之間、校企之間合作溝通的不斷加強(qiáng)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教人員工都面臨著經(jīng)常出差的問(wèn)題。能否能夠通過(guò)及時(shí)獲取信息來(lái)作出主要又是學(xué)校事業(yè)快速發(fā)展關(guān)鍵。例如，在學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)出差期間，對(duì)學(xué)校情況要隨時(shí)了解，并布置各種事項(xiàng)，或及時(shí)批示一些主要文件，為了實(shí)現(xiàn)移動(dòng)辦公，就必定要求擁有運(yùn)行良好的行政管理辦公自動(dòng)化系統(tǒng)。2.3降低高校管理費(fèi)用的需要。資料表示清楚，由于全面推行辦公自動(dòng)化，美國(guó)在1992年-1996年的短短4年間各項(xiàng)開(kāi)支減少了1180億美圓。微軟公司在1997-1998年短短一年時(shí)間內(nèi)至少節(jié)省了4000萬(wàn)美圓開(kāi)支。可見(jiàn)，對(duì)于高校而言，鼎力推行行政管理辦公自動(dòng)化，能夠大大降低辦公用品耗材的使用量，進(jìn)而節(jié)約辦公經(jīng)費(fèi)的開(kāi)支，使學(xué)校能夠節(jié)約更多的人力、物力、財(cái)力用于高校的其他按建設(shè)領(lǐng)域，這同時(shí)也是構(gòu)建節(jié)約型高校的良好具體表現(xiàn)出。2.4實(shí)現(xiàn)高校信息分享和加強(qiáng)決策合理性的需要。作出科學(xué)決策是高校行政管理人員的主要工作，而擁有足夠的有效信息是進(jìn)行科學(xué)決策的需要前提。鼎力推行行政管理辦公自動(dòng)化，能夠?qū)崿F(xiàn)信息溝通快捷通暢，充足實(shí)現(xiàn)信息資源分享，為高校行政管理人員提供良好的辦公環(huán)境，使決策能夠變得精確、及時(shí)，進(jìn)而提升高校的行政管理工作效率。2.5國(guó)際化接軌的需要。當(dāng)前，我們國(guó)家的高等教育事業(yè)正逐步與國(guó)際接軌。國(guó)內(nèi)高校能否把握發(fā)展機(jī)遇，是當(dāng)下我們國(guó)家教育界普遍關(guān)注的問(wèn)題。鼎力推行和施行行政管理辦公自動(dòng)化，一方面可加強(qiáng)國(guó)際合作溝通，另一方面還可加快國(guó)內(nèi)高校向國(guó)際化發(fā)展的步伐?？梢?jiàn)，辦公自動(dòng)化的簡(jiǎn)歷是國(guó)內(nèi)高校在借鑒國(guó)際一流大學(xué)成功經(jīng)歷體驗(yàn)的基礎(chǔ)上對(duì)國(guó)際先進(jìn)的高等教育管理形式的學(xué)習(xí)和改良策略。3我們國(guó)家高校行政管理辦公自動(dòng)化面臨的重要障礙由于各高校本身?xiàng)l件情況有所不同，辦公自動(dòng)化建設(shè)水平也存在很大的差別。調(diào)查表示清楚，使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是我們國(guó)家高校實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的重要方式，但以傳統(tǒng)方式為主的高校仍然高達(dá)45％，使用辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的高校為40％；只要5%的高?；緦?shí)現(xiàn)了對(duì)網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化的使用。由此可見(jiàn)，當(dāng)前我們國(guó)家高校推行行政管理辦公自動(dòng)化仍然是一個(gè)特別艱巨的任務(wù)，從當(dāng)前來(lái)看，重要還面臨下面障礙。3.1高層領(lǐng)導(dǎo)的看重水平不夠。高校行政管理辦公自動(dòng)化建設(shè)經(jīng)過(guò)中面臨的最大困難在于一些高校的高層領(lǐng)導(dǎo)在思想觀念上存在滯后性。例如，有些高校的高層領(lǐng)導(dǎo)缺乏足夠的的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平，因而存在抵觸情緒；再如，有的高校領(lǐng)導(dǎo)仍然沿襲傳統(tǒng)的思維方式，習(xí)慣于傳統(tǒng)的手工辦公；又如，雖然有些高校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦公自動(dòng)化并不持反對(duì)態(tài)度，但考慮到辦公自動(dòng)化的前期工作需要大量的人力、物力、財(cái)力投入，同時(shí)，隨著我們國(guó)家高等教育事業(yè)的快速發(fā)展，在招募生源規(guī)模連年擴(kuò)大的前提下，很多高校不得不將大量的資金投入到新建教學(xué)樓、宿舍樓以及教學(xué)儀器設(shè)備的添置上，進(jìn)而在辦公自動(dòng)化方面構(gòu)成了資金短缺的狀態(tài)。4完善高校行政管理辦公自動(dòng)化建設(shè)的對(duì)策高校行政管理辦公自動(dòng)化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，結(jié)合前文所述，本文以為，高校行政管理辦公自動(dòng)化建設(shè)可采用如下辦法。4.1快速更新觀念，提升領(lǐng)導(dǎo)層的看重力度。很多高校辦公自動(dòng)化建設(shè)推進(jìn)緩慢、以至在推進(jìn)經(jīng)過(guò)中出現(xiàn)停頓以至擱淺的情形，高校領(lǐng)層對(duì)此有不可推卸的責(zé)任。因而，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)更新觀念，提升認(rèn)識(shí)，拿出抓學(xué)科建設(shè)和抓教學(xué)評(píng)估的勁頭來(lái)抓網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)，同時(shí)做好辦公人員的隊(duì)伍建設(shè)。4.2建立包公自動(dòng)化系統(tǒng)的長(zhǎng)效管理機(jī)制。管理的規(guī)范化是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)正常運(yùn)行的制度基礎(chǔ)，因而，建立健全各項(xiàng)長(zhǎng)效管理制度是保證辦公自動(dòng)化建設(shè)工作順利實(shí)現(xiàn)的主要保障。詳細(xì)而言，在系統(tǒng)建設(shè)的經(jīng)過(guò)中，諸如〔校園網(wǎng)絡(luò)信息管理辦法〕、〔數(shù)據(jù)庫(kù)管理員職責(zé)〕及〔網(wǎng)絡(luò)與信息應(yīng)用、保密管理辦法〕等各類相關(guān)制度也要相應(yīng)出臺(tái)，并在后續(xù)的系統(tǒng)使用經(jīng)過(guò)中對(duì)這些規(guī)章制度不斷進(jìn)行改良和完善。4.3提升辦公人員的辦公自動(dòng)化素質(zhì)。由于辦公人員在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)這一人機(jī)結(jié)合系統(tǒng)的使用中起著主導(dǎo)地位，這就要求辦公人員一方面要純熟把握辦公的基本知識(shí)，另一方面還要純熟使用各種辦公設(shè)備及辦公軟件，因而，提升辦公人員的綜合素質(zhì)，提升辦公人員的辦公自動(dòng)化綜合能力就成為高校實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化的重中之重，對(duì)于此，學(xué)校一是能夠通過(guò)內(nèi)部培訓(xùn)來(lái)逐步提升辦公人員的業(yè)務(wù)水平，通過(guò)考核持證上崗；二是能夠通過(guò)對(duì)部分崗位進(jìn)行人員外聘的方式，即聘任計(jì)算機(jī)使用能力強(qiáng)的人員上崗，保證人人會(huì)用，由此適應(yīng)辦公自動(dòng)化的工作需要。4.4加強(qiáng)防備辦法，確保網(wǎng)絡(luò)信息安全。由于網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化建設(shè)會(huì)使高校的各類信息在一定范圍內(nèi)處于開(kāi)放狀況，主要數(shù)據(jù)的安全性防護(hù)由此成為關(guān)鍵，因而，在辦公自動(dòng)化建設(shè)的經(jīng)過(guò)中，同時(shí)還要至少做好下面兩方面的工作，一方面，要加強(qiáng)高校全體行政管理人員的保密意識(shí)，另一方面，要此案去各種技術(shù)手段，即通過(guò)采取數(shù)據(jù)加密等技術(shù)，或通過(guò)設(shè)置身份驗(yàn)證、權(quán)限審查等方式保證合法用戶的使用，進(jìn)而在確保信息系統(tǒng)安全的前提下，使高校辦公自動(dòng)化系統(tǒng)得以有效運(yùn)行。以下為參考文獻(xiàn)：［1］孫桂茹，趙國(guó)瑞.辦公自動(dòng)化基礎(chǔ)教程[m].天津：南開(kāi)大學(xué)出版社，2005年版.［2］劉紅璐等.電子政務(wù)系統(tǒng)概論[m].北京：人民郵電出版社，2005年版.［3］林樟杰.高等管理新認(rèn)識(shí)[m].上海：出版社，2007年版.［4］越常環(huán).對(duì)高校行政管理工作作的考慮[j].遼寧教育研究，2007，(4)3.2條塊分割現(xiàn)象嚴(yán)重，缺乏整體規(guī)劃。如前文所述，當(dāng)下我們國(guó)家完全實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化辦公的高校比例還只要5%，絕大多數(shù)高校部門之間條塊分割，資源還不能實(shí)現(xiàn)校內(nèi)分享，互相之間缺乏統(tǒng)籌布置。詳細(xì)而言，由于各個(gè)部門之間的辦公軟件相對(duì)獨(dú)立，軟件之間缺少接口定義，信息溝通也就無(wú)法實(shí)現(xiàn)，這同時(shí)還會(huì)構(gòu)成部門之間管理軟件出現(xiàn)反復(fù)開(kāi)發(fā)的現(xiàn)象，另外，由于很多部門購(gòu)買的辦公軟件并不符合本部門實(shí)際工作的需要，導(dǎo)致工作效率低下，因而，只要通過(guò)學(xué)校進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃以及各部門積極配合，能力實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)辦公自動(dòng)化建設(shè)，進(jìn)而真正發(fā)揮自動(dòng)化辦公的功能。3.3辦公人員的培訓(xùn)力度不足。隨著網(wǎng)絡(luò)的普及，電腦已成為高校辦公的必備工具之一，絕大部分高校已經(jīng)具備了辦公人員“一人一機(jī)〞的條件，隨著時(shí)間的推移，辦公人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平也相應(yīng)地逐步提升，這就為鼎力推行辦公自動(dòng)化奠定了良好的基礎(chǔ)。但由于一些歷史遺留問(wèn)題的存在，有的高校把管理崗位當(dāng)作安設(shè)人員就業(yè)的地方，部分年齡較大的辦公人員計(jì)算機(jī)應(yīng)用水平相對(duì)低下，導(dǎo)致辦公人員的水平參差不齊，進(jìn)而影響了辦公自動(dòng)化的正常推行。因而，只要把辦公