環(huán)境管理體系文件編制

環(huán)境管理體系文件編制標準4.4.4文件

環(huán)境管理體系文件應包括：

a)環(huán)境方針、目標和指標；

b)對環(huán)境管理體系覆蓋范圍的描述；

c)對環(huán)境管理體系主要要素及其相互作用的描述，以及相關文件的查詢途徑；

d)本標準要求的文件，包括記錄；

e)組織為確保對涉及重要環(huán)境因素的過程進行有效策劃、運行和控制所需的文件和記錄。

概括地講就是將環(huán)境管理體系各個方面包括環(huán)境方針、策劃、實施、檢查、糾正/預防措施及管理評審等17個要素形成文件，闡明其內(nèi)在相互作用、形成一個文件的體系，并提供相關文件的查詢途徑。

形成文件的環(huán)境管理體系，使環(huán)境管理體系這一工具從無形到有形，是建立和保持環(huán)境管理體系的一項重要基礎工作，也是組織達到預期的環(huán)境行為、評價和改善環(huán)境管理體系，實現(xiàn)預防污染和持續(xù)改進必不可少的依據(jù)和見證，可以說體系的建立工作首先是以文件的形式被固定下來，體系文件的質(zhì)量將會直接影響到環(huán)境管理體系實施的效果。1編制環(huán)境管理體系文件的意義

形成文件是環(huán)境管理體系的特點之一，其意義在于：

a)可以對環(huán)境管理體系的所有程序和規(guī)定在文件中固定下來；

b)有助于組織活動長期的一致性和連貫性；

c)有助于員工對全部環(huán)境管理體系的了解并明確自己的職責和責任；

d)一份完整的環(huán)境管理體系文件可以作為環(huán)境管理體系評審和認證的基本證據(jù)；

e)可以展示本組織EMS全貌。環(huán)境管理體系文件的形式、結(jié)構(gòu)和功能文件形式：

書面電子文件的結(jié)構(gòu)：

環(huán)境管理手冊----全面規(guī)定

環(huán)境管理程序----按管理層次分

崗位操作指導書—按崗位分

原始記錄----大量保存

環(huán)境目標/指標等單獨形成文件比較好（每一層次文件均應發(fā)揮各自的功能和作用）環(huán)境管理手冊●闡述組織環(huán)境方針，提供重大環(huán)境因素、目標/指標和方案、適用的法律法規(guī)和其他要求；●明確環(huán)境管理體系組織機構(gòu)和職責；●簡明描述17個體系要素和它們之間的相互關系；●是組織環(huán)境管理體系的高度概括，為環(huán)境管理工作提供指南及綱領，使得體系保持相對穩(wěn)定性；●明確環(huán)境管理體系概貌，各部門職責及相互關系，便于統(tǒng)一分工及協(xié)調(diào)管理；

●手冊還為環(huán)境管理體系文件提供總體的指南和索引；●提供給供方、向社會宣傳企業(yè)的環(huán)境管理工作和環(huán)境業(yè)績；●手冊還包括附件：公司平面圖、地理位置圖、程序文件清單、重要環(huán)境因素清單、法律法規(guī)和其他要求清單等。

程序文件

包含環(huán)境管理體系中一個邏輯上相對獨立的內(nèi)容，可以是環(huán)境管理體系中的一個要素或要素中的一部分或幾個要素相互關聯(lián)的一組活動。

規(guī)定控制要點，使要做的工作具體而明確，使企業(yè)內(nèi)部強制執(zhí)行的法規(guī)性文件，是手冊的支持性文件。作業(yè)指導書

側(cè)重于對操作性崗位或某一局部活動的規(guī)定，可包括管理操作式和崗位工藝流程分解式-----是對程序文件的展開、補充及細化，一個程序文件可以有若干個作業(yè)指導書支持。環(huán)境記錄

是環(huán)境管理體系運行的客觀證據(jù)-----

為環(huán)境管理體系提供見證性和可追溯性。

以上各級文件應給出相應下級文件的路徑

手冊---給出程序文件的路徑；程序文件----給出作業(yè)指導書的路徑；程序文件、作業(yè)指導書---可以分別給出記錄的路徑3文件的管理文件控制是對文件的管理工作，應制定文件控制程序

1文件定位（書面/電子文件），文件應有一定的存放位置，并迅速查找；

2必要時對文件評審和更新，以及由誰來認可它們的適宜性；

3從制度上保證所有對體系的有效運行具有關鍵作用的崗位，需要時能得到文件的現(xiàn)行有效版本；

4文件失效后，應及時收回，采取措施，以免繼續(xù)使用這些文件；

5需要保留的作廢文件應該標識；

6所有文件均應字跡清楚、注明日期、標識、妥善保管、電子文件應必須備份，謹防數(shù)據(jù)丟失；

7規(guī)定文件編制、審核、批準/文件修訂的職責和程序。

建立環(huán)境管理體系的步驟準備階段最高管理者決策任命管理者代表建立組織機構(gòu)，明確職責權(quán)限提供資源保證人員培訓ISO14001標準的培訓法律法規(guī)及其他要求的培訓初始環(huán)境評審方法的培訓初始環(huán)境評審明確適用的法律法規(guī)及其他要求識別與評價環(huán)境因素評價現(xiàn)有管理制度與ISO14001標準的差距相關方的要求環(huán)境管理體系策劃

確定環(huán)境方針、目標、指標及管理方案文件編寫文件編寫培訓編寫環(huán)境管理手冊、程序文件及作業(yè)指導書（包括記錄的表樣）文件修改并定稿環(huán)境管理體系運行正式頒布環(huán)境管理體系文件進行全員培訓（可以編制宣貫環(huán)境管理體系的小冊子）按文件要求實施公司內(nèi)部審核審核知識和技巧培訓公司內(nèi)部組成審核組并確定內(nèi)審員的資格編制內(nèi)審計劃、準備審核用文件按計劃實施審核管