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文檔簡介
啟示:一個(gè)企業(yè)有不同才能的人才,如果大家沒有朝一個(gè)目標(biāo)用力,那么只會(huì)留在原地,不會(huì)有進(jìn)步,不容易達(dá)到預(yù)計(jì)的目標(biāo)。怎么才可以勁往一處使?只有良好的溝通,工作起來才更有效率。小故事溝通溝通的重要性溝通的意義溝通的參與者溝通存在的障礙溝通的重要原則溝通的四種基本形態(tài)溝通的方式溝通的分類項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該如何溝通
不管一個(gè)人的意愿再大、點(diǎn)子再好,再有才能,如果無法與別人溝通,一切都是枉然。怎樣開口說話,才能讓別人聽得進(jìn)去?這才是最重要的。我們?cè)趺凑f往往比我們說什么更重要。溝通的重要性溝通的重要性溝通的重要性溝通的重要性成功的因素85%溝通與人際關(guān)系15%專業(yè)知識(shí)和技術(shù)溝通的重要性5不可或缺的領(lǐng)導(dǎo)和管理才能邁向成功必不可少的能力溝通的重要性6溝通的意義溝通是指運(yùn)用語言、文字或一些特定的非語言行為,把自己的想法、要求等等表達(dá)給對(duì)方,并期望得到對(duì)方做出相應(yīng)反應(yīng)效果的過程。7發(fā)訊人——傳送方傳遞方——接收方你要讓對(duì)方確定你真正了解溝通的內(nèi)容,才算達(dá)到溝通的目的。溝通的參與者溝通的參與者8用詞錯(cuò)誤,辭不達(dá)意咬文嚼字,過于啰嗦不善言辭,口齒不清只要?jiǎng)e人聽自己的態(tài)度不正確對(duì)接收方反應(yīng)不靈敏溝通的主要障礙(傳遞方)9經(jīng)過他人傳遞而誤會(huì)環(huán)境選擇不當(dāng)溝通時(shí)機(jī)不當(dāng)有人破壞、挑釁溝通的主要障礙(傳遞管道)10先入為主(第一印象)聽不清楚選擇性地傾聽存在偏見光環(huán)效應(yīng)情緒不佳沒有注意言外之意溝通的主要障礙(接收方)11溝通的四種基本形態(tài)傾聽聽閱讀讀說話說書寫寫12溝通重要原則平等互重:溝通雙方平等互重是進(jìn)行良好溝通的前提和基礎(chǔ)互相信任:既是溝通的原則,也是做人的根基有備而說:無論是傳遞方還是接收方都要做好充分的準(zhǔn)備明確對(duì)象:充分了解對(duì)方的知識(shí)背景,做到因人而異地 傳達(dá)信息。13溝通的開場白
如果我們漫不經(jīng)心地設(shè)計(jì)我們的開場白,幾句話就會(huì)使得人們的注意力分散,甚至使他們因厭煩而退場,拒絕我們所傳遞的信息。
別人決定是否喜歡我們、信任我們、想與我們交往的時(shí)間不會(huì)太長。當(dāng)面對(duì)面的時(shí)候我們大概有2分鐘的時(shí)間,電話里只有30秒鐘。
14引起對(duì)方的注意和興趣讓對(duì)方了解話中的意思使對(duì)方邊聽邊接受發(fā)訊者的主張,同時(shí),產(chǎn)生行動(dòng)的意識(shí)??陬^溝通三要素除了三要素之外,還要根據(jù)當(dāng)時(shí)的氣氛,考慮說話的目的、內(nèi)容,以及話的長短。
15先過濾:把要表達(dá)的資料過濾,濃縮成幾個(gè)要點(diǎn)。一次一個(gè):一次表達(dá)一個(gè)想法、訊息,講完一個(gè)才講第二個(gè)。觀念相同:使用雙方都能了解的特定字眼、用語。長話短說:要簡明扼要、不多也不少。要確認(rèn):要確定對(duì)方了解你真正的意思??陬^溝通提升表達(dá)能力的方法溝通——想要表達(dá)得好,最有效的方法,就是在開口前,先把話想好。16舉出具體的實(shí)例提出證據(jù)以數(shù)字來說明運(yùn)用一些名人名言刺激對(duì)方的視、聽、觸、嗅、味五種感覺示范動(dòng)作口頭溝通無往不勝的說服法溝通的最終目的是說服他人采取積極正確的行動(dòng)。17少講些譏笑批評(píng)的話,多講些贊美鼓勵(lì)的話。少講些帶情緒性的話,多講些就事論事的話。少講些模棱兩可的話,多講些語意明確的話。少講些破壞性的話,多講些建議性的話。溝通注意用語18啟示你聽到別人說話時(shí)……你真的聽懂他說的意思了嗎?你懂嗎?如果不懂,就請(qǐng)聽別人說完吧,這就是“聽的藝術(shù)”:聽話不要聽一半。不要把自己的意思,投射到別人所說的話上頭。小故事
溝通的四大媒介(聽、說、讀、寫)中,花費(fèi)時(shí)間最多的是在聽別人說話。有人統(tǒng)計(jì):工作中每天有四分之三的時(shí)間花在言語溝通上,其中有一半以上的時(shí)間是用來傾聽別人說話。
絕大多數(shù)人天生就有聽力(聽得見聲音的能力),但聽得懂別人說話的能力,則是需要后天學(xué)習(xí)才會(huì)具備。傾聽是成功的右手,說服是成功的左手。20給予對(duì)方高度的尊重獲得信息追求樂趣收集回饋意見增進(jìn)了解傾聽別人說話的目的21增強(qiáng)管理技巧增強(qiáng)解決問題能力增強(qiáng)決策能力增強(qiáng)說服能力大大改善人際關(guān)系前美國總統(tǒng)克林頓說:“傾聽——用你的雙耳來說服他人”。培養(yǎng)傾聽技巧,可以為個(gè)人帶來好處22外來的干擾以為自己知道對(duì)方要說的是什么沒有養(yǎng)成良好的傾聽習(xí)慣聽者的生理狀況聽者的心理狀況聽者的先入為主的觀念傾聽不良的原因23培養(yǎng)主動(dòng)傾聽技巧找一個(gè)讓自己一定要注意聽的理由。在腦中把對(duì)方的話轉(zhuǎn)換成自己能了解的話。保持目光接觸:眼睛所在,耳朵相隨。24目光接觸,顯露出興趣十足的模樣。適當(dāng)?shù)匚⑿σ幌?。用言語響應(yīng)、用聲音參與。比如可以說這樣一些話:哦、對(duì)、嗯,是了、真的?……用肢體語言響應(yīng)。如點(diǎn)頭、身體向前傾、面孔朝著說話者,換個(gè)姿勢(shì)……記下一些重要的內(nèi)容。當(dāng)對(duì)方表達(dá)模糊或繁瑣時(shí),把對(duì)方的話進(jìn)行歸納、總結(jié)或復(fù)述重點(diǎn)以反應(yīng)知會(huì):以適當(dāng)?shù)姆磻?yīng)讓對(duì)方知道,你正在專注地聽25歸類:整理出大綱要點(diǎn)。排序:分辨出先后緩急。比較對(duì)照:區(qū)別事實(shí)和假設(shè)、好處和壞處、優(yōu)點(diǎn)和缺點(diǎn)。
處理方法是:組織聽到的信息利用聽和談之間的速度差距,整理你所得到的信息。26聽者要適時(shí)向說話者提出一個(gè)該問的問題。
聽說雙方要有問有答,才能更一進(jìn)達(dá)到雙方溝通、交流互動(dòng)。聽說雙方要互動(dòng)處理方法是:說者要不斷詢問對(duì)方的意見,充分理解和包容對(duì)方的意見,讓對(duì)方參與進(jìn)來。27
好的印象,是成功的一半,往往第一印象要極為重要。成功的生涯,不能全靠才干和努力,好形象也是一個(gè)優(yōu)勢(shì)條件,足以使能力強(qiáng)的人如虎添翼。
非語言溝通的藝術(shù)和技巧28挺著胸站立,挺著胸走路,挺著胸坐著。體重應(yīng)整個(gè)平衡的落在腳趾之間。收小腹,使其呈扁平狀。用起跑姿勢(shì)和別人交談。不妨隨意走動(dòng)一下。走路要夠自信,學(xué)學(xué)模特兒從墻邊邁步前行。宣布重要事項(xiàng),站起來說明。要留心下半身的姿勢(shì),如腿不要亂抖。成功的溝通方式29你的姿勢(shì)反應(yīng)著你內(nèi)心對(duì)自己的想法,也同時(shí)可以顯示你對(duì)別人的態(tài)度。在需要表示對(duì)別人尊重的情境之下,坐姿要腰板挺直,身體微微向前傾,有時(shí)也不妨正襟危坐。成功的溝通方式,也是成功之道:善用你的姿勢(shì)、動(dòng)作進(jìn)行溝通301.微笑可以縮短人與人之間的距離。笑口常開,到處吃得開。微笑、贊美、勤問候是溝通的必修學(xué)分。肚量大,脾氣小,常微笑,病就好。2.觀察并模仿活躍于政界或商界的著名演說家。3.你的手勢(shì)要大方、豐富以及具有美感。
善用你的手勢(shì)、面部表情進(jìn)行溝通31一個(gè)人說話的聲音、語調(diào)和他的面貌表情一樣重要。要把聲音利用到最大限度,就是要用橫膈膜(丹田)呼吸,而不是用胸部呼吸。最受歡迎的聲音、語調(diào)是:(1)帶著微笑的臉說話,(2)聲音中帶著笑紋,(3)講話中帶著誠懇的語氣。研究指出:透過電話溝通,你說話的聲調(diào),抑揚(yáng)頓挫、共鳴感,決定了你談話內(nèi)容可信度的84%。放松、呼吸、發(fā)聲、共鳴是形成聲音表情的四個(gè)因素。學(xué)習(xí)用你的聲音作為你溝通的利器32電子郵件:雖然不是效率最高的溝通方式,但在工作中是不可或缺的。一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理要和各個(gè)跨國職能部門打交道,掌握書寫電子郵件的技巧無疑是非常重要的。聊天工具:像QQ、微信等,通過這種便捷的聊天工具,可以快速便捷地進(jìn)行溝通交流,既可以與親戚朋友增進(jìn)感情,也可以和陌生人聊天交友。溝通的其他方式
上行溝通溝通平行溝通
下行溝通溝通的類型溝通的類型溝通的類型溝通的類型怎么樣與上級(jí)溝通?②向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示匯報(bào)的程序:仔細(xì)聆聽領(lǐng)導(dǎo)的命令擬定詳細(xì)的工作計(jì)劃在工作進(jìn)行之中隨時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)在工作完成后及時(shí)總結(jié)匯報(bào)③向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示與匯報(bào)的基本態(tài)度:尊重而不吹捧、請(qǐng)示而不依賴、主動(dòng)而不越權(quán)①與上級(jí)溝通的總原則:謹(jǐn)慎但不緊張如何得到上級(jí)認(rèn)可想要獲得上司的認(rèn)可,并不意味著一定要去上司那里獻(xiàn)殷勤,而是要注意以下幾點(diǎn):
·自動(dòng)報(bào)告你的工作進(jìn)展——讓上司知道;
·對(duì)上司的詢問有問必答,而且清楚——讓上司放心;
·在工作上力爭干得比上司安排的多一點(diǎn),想得比上司交代的深一點(diǎn),結(jié)果比上司要求的好一點(diǎn)。協(xié)作謙讓關(guān)心同事之間如何進(jìn)行平行溝通與下級(jí)溝通常見的障礙:認(rèn)為下屬應(yīng)該做好頻繁溝通,效率低習(xí)慣于單向溝通將溝通多少與關(guān)系遠(yuǎn)近相聯(lián)系怎樣與下級(jí)溝通怎樣與下級(jí)溝通與下級(jí)溝通的步驟:怎樣與下級(jí)溝通第一步,對(duì)以前成績的肯定(贊揚(yáng))第二步,這次事情如果這樣做會(huì)有更好的結(jié)果(良性改進(jìn)意見)第三步,我相信你如果多加思考,肯定能把這件事做得非常出色(期望與鼓動(dòng)及暗中的施加壓力)第四步,需要我的幫助隨時(shí)告訴我(告訴他:你為他著想的)
怎樣與下級(jí)溝通怎樣與下級(jí)溝通怎樣與下級(jí)溝通怎樣與下級(jí)溝通怎樣與下級(jí)溝通一名項(xiàng)目經(jīng)理溝通的時(shí)間占到工作時(shí)間的80%,一名優(yōu)秀的項(xiàng)目經(jīng)理,無疑是一個(gè)好的溝通者。因?yàn)?,專業(yè)的技能可以使你成為某個(gè)領(lǐng)域的專家,但出色的溝通技能,則是你邁向成功管理者的一個(gè)關(guān)鍵因素。毫無疑問,溝通作為一種“軟技能”,是項(xiàng)目經(jīng)理所必須具備的。提高溝通效率就應(yīng)該成為項(xiàng)目經(jīng)理提高工作效率的重點(diǎn)。如何提高溝通的效率呢?首先應(yīng)該養(yǎng)成良好的習(xí)慣:項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行溝通的重要性
一、做好溝通規(guī)劃,確定溝通目標(biāo)
一個(gè)公司的項(xiàng)目管理協(xié)調(diào)員A,在談到項(xiàng)目管理時(shí),感受頗多:“現(xiàn)在跟進(jìn)項(xiàng)目時(shí),一般都是我全程跟蹤,跟各方面溝通,因?yàn)楣卷?xiàng)目多,有時(shí)一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理要管幾個(gè)項(xiàng)目,所以項(xiàng)目經(jīng)理投入到不同項(xiàng)目的時(shí)間有限。比如項(xiàng)目進(jìn)行中出現(xiàn)了技術(shù)問題,我會(huì)要求項(xiàng)目工程師解決,并要求其給出計(jì)劃及時(shí)間表,但往往項(xiàng)目工程師遲遲交不了計(jì)劃,拖拉幾天后才給計(jì)劃,又因?yàn)閯e的部門拖延時(shí)間,就會(huì)導(dǎo)致計(jì)劃又延誤。類似情況我經(jīng)常向項(xiàng)目經(jīng)理反映,他因?yàn)橛泻芏囗?xiàng)目在身,也只能抽空催項(xiàng)目工程師和其他部門,更多時(shí)間是讓我來催促。但我對(duì)他們既沒有考核權(quán)也沒有命令權(quán),所以經(jīng)常爭吵不止,而出了問題,項(xiàng)目經(jīng)理通常只會(huì)找我負(fù)責(zé),真的很無奈!”
四個(gè)好習(xí)慣這個(gè)案例中的主要溝通問題是沒有做好溝通規(guī)劃,溝通目標(biāo)不清晰,項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該承擔(dān)主要責(zé)任。當(dāng)然這個(gè)公司的WBS(工作分解結(jié)構(gòu))也有些問題,責(zé)權(quán)不清。如果該公司項(xiàng)目經(jīng)理能建立信息發(fā)布、績效報(bào)告的平臺(tái)與系統(tǒng),區(qū)分了與不同利害關(guān)系者溝通的目的和方法,項(xiàng)目中的溝通問題就會(huì)比較容易理順了。在項(xiàng)目管理人員之中,有相當(dāng)多的項(xiàng)目經(jīng)理常常都在疲于應(yīng)付那些層出不窮的項(xiàng)目問題,基本上屬于“頭痛醫(yī)頭,腳痛醫(yī)腳”的救火隊(duì)員,每天忙于溝通但效率低下,雖然也有很多項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)常參與各層面的溝通會(huì)議,但效果卻不見得有多好。這也是目前很多項(xiàng)目經(jīng)理的工作現(xiàn)狀,無論是管理50人、100人還是更多的人的項(xiàng)目,項(xiàng)目經(jīng)理都處于責(zé)任大、壓力更大的狀態(tài)下。之所以會(huì)出現(xiàn)這種現(xiàn)象,部分是因?yàn)轫?xiàng)目中缺乏行之有效的溝通流程與方法,也有部分是因?yàn)檫@些項(xiàng)目管理人員溝通意識(shí)薄弱。
項(xiàng)目例會(huì)是項(xiàng)目正式溝通的最主要形式之一,是項(xiàng)目經(jīng)理主動(dòng)溝通項(xiàng)目信息、跟蹤項(xiàng)目進(jìn)展情況、解決項(xiàng)目內(nèi)部沖突、確保項(xiàng)目按計(jì)劃進(jìn)行的有效手段。當(dāng)然,主動(dòng)溝通的方式還有很多,比如主動(dòng)檢查,要求項(xiàng)目成員主動(dòng)匯報(bào)等一些正式的溝通渠道,也可以使用吃飯、聊天、或用一些聊天工具交流等一些非正式的溝通渠道。當(dāng)然,這并不是說,主動(dòng)溝通了,所有的溝通問題都能迎刃而解。溝通不在于形式,而在于它的實(shí)質(zhì)。只有主動(dòng)地有效地解決問題和糾正偏差,項(xiàng)目溝通管理的效率才會(huì)得到提高,項(xiàng)目溝通就納入到良性循環(huán)的軌道中來。二、主動(dòng)溝通
四個(gè)好習(xí)慣三、換位思考項(xiàng)目經(jīng)理身處項(xiàng)目的信息中心,每一天都要接收大量的信息,也要傳遞大量的信息,并且要處理項(xiàng)目中隨時(shí)發(fā)生的問題。如果在處理這些問題和傳遞信息的時(shí)候過于主觀,不能換位思考,就可能會(huì)犯主觀判斷上的錯(cuò)誤,進(jìn)而導(dǎo)致整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)之間的互相猜忌,互不信任,結(jié)果就是整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)溝通效率低下,各方面工作的開展都會(huì)受到很大影響。四個(gè)好習(xí)慣四、集思廣益有些項(xiàng)目經(jīng)理有著比較豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn),這些寶貴的經(jīng)驗(yàn)往往可以讓項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目中發(fā)生的問題做出迅速的判斷并及時(shí)處理解決。這也是很多公司在招聘項(xiàng)目經(jīng)理時(shí)都會(huì)要求應(yīng)聘者需有數(shù)年工作經(jīng)歷的根本原因。但有的時(shí)候經(jīng)驗(yàn)主義也會(huì)害人,這是因?yàn)榄h(huán)境是在不斷變化的,有些經(jīng)驗(yàn)在變化的環(huán)境中已經(jīng)不具備太多的參考價(jià)值,如果處理問題只憑經(jīng)驗(yàn),哪有不犯錯(cuò)誤的道理呢?所以無論是有經(jīng)驗(yàn)的還是沒有經(jīng)驗(yàn)的項(xiàng)目經(jīng)理,在溝通中都應(yīng)該養(yǎng)成“集思廣益”的好習(xí)慣,原因很簡單:管好項(xiàng)目僅憑經(jīng)驗(yàn)是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,而且一個(gè)人的智慧也是有限的,項(xiàng)目經(jīng)理如果能集中項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)所有成員的智慧,思考并廣泛吸取有益的意見,溝通必然高效,工作也必然會(huì)卓有成效。四個(gè)好習(xí)慣溝通的5C原則項(xiàng)目經(jīng)理在計(jì)劃或執(zhí)行項(xiàng)目進(jìn)行溝通的時(shí)候,要牢記5個(gè)C:清楚(Clear):說明主題;圍繞主題;幫助接收者理解信息;恰當(dāng)?shù)厥褂眯g(shù)語。簡潔(Concise):抓住重點(diǎn);不讓信息漫無邊際。禮貌(Courteous):講禮貌,注意語調(diào)。一貫(Consistent):使用恰當(dāng)?shù)恼Z調(diào)和媒介傳遞想要傳遞的信息;所有信息要素都應(yīng)傳達(dá)一樣的信息。令人信服(Compelling):讓他們有理由去注意。5C原則不管從事什么工作,我們可能都常常需要與形形色色的客戶打交道,上至政府高官,下至普通百姓。如何與客戶進(jìn)行有效的溝通呢?與客戶溝通如何與客戶溝通1、學(xué)會(huì)尊重客戶,善于運(yùn)用禮貌性語言。2、合理安排時(shí)間,充分注意自己的談話目的。3、學(xué)會(huì)耐心傾聽,并對(duì)談話內(nèi)容表示興趣。4、學(xué)會(huì)察言觀色,判斷對(duì)方的氣質(zhì)和性格。5、學(xué)會(huì)解決問題,從客戶的表情中找答案。6、學(xué)會(huì)謙虛謹(jǐn)慎,給客戶留下深刻的印象。7、學(xué)會(huì)有所保留,不要為了應(yīng)付而去迎合。與客戶溝通A是公司新派駐一個(gè)泰國工程項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理。此國際項(xiàng)目非常重要,公司上下領(lǐng)導(dǎo)都格外重視。但是A剛到項(xiàng)目時(shí),就聽到了很多不和諧的聲音。有的成員出于對(duì)上一任項(xiàng)目經(jīng)理離職的不滿,而對(duì)A不甚歡迎。有的成員則莫名地對(duì)其冷言相向。一邊是項(xiàng)目成員的拖拉怠工,一邊是業(yè)主與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要求保時(shí)保質(zhì)的壓力,A處于這樣的環(huán)境中,采取了強(qiáng)硬的工作態(tài)度,對(duì)下屬的反對(duì)聲音和建議也充耳不聞。他原以為情況會(huì)很快好轉(zhuǎn),沒料到團(tuán)隊(duì)氣氛和項(xiàng)目工期延誤的現(xiàn)象不但沒有好轉(zhuǎn),反而有變壞的跡象。項(xiàng)目案例分析A項(xiàng)目經(jīng)理是空降兵,他首先應(yīng)該爭取項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中對(duì)他的到任沒有不滿的項(xiàng)目成員的合作,多聽建議;其次,他應(yīng)該安撫那些對(duì)前任離職經(jīng)理不滿的項(xiàng)目成員,采取懷柔政策,而非強(qiáng)硬的打壓;第三,他應(yīng)該尋求公司支持,請(qǐng)上一任領(lǐng)導(dǎo)前往項(xiàng)目,對(duì)離任項(xiàng)目的一些安排進(jìn)行說明,并且動(dòng)員項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員完成任務(wù),鼓舞士氣。項(xiàng)目案例分析
1、主動(dòng)溝通2、換位思考
2、提出計(jì)劃明確目標(biāo)4、集思廣益
A是公司新派駐一個(gè)泰國工程項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理。此國際項(xiàng)目非常重要,公司上下領(lǐng)導(dǎo)都格外重視。但是A剛到項(xiàng)目時(shí),就聽到了很多不和諧的聲音。有的成員出于對(duì)上一任項(xiàng)目經(jīng)理離職的不滿,而對(duì)A不甚歡迎。有的成員則莫名地對(duì)其冷言相向。一邊是項(xiàng)目成員的拖拉怠工,一邊是業(yè)主與上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要求保時(shí)保質(zhì)的壓力,A處于這樣的環(huán)境中,采取了強(qiáng)硬的工作態(tài)度,對(duì)下屬的反對(duì)聲音和建議也充耳不聞。他原以為情況會(huì)很快好轉(zhuǎn),沒料到團(tuán)隊(duì)氣氛和項(xiàng)目工期延誤的現(xiàn)象不但沒有好轉(zhuǎn),反而有變壞的跡象。在接下來的工作中,A可以采取以下溝通方式:對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理而言,溝通是一門工作必修課,是一門藝術(shù)。項(xiàng)目經(jīng)理需要養(yǎng)成溝通的好習(xí)慣,關(guān)心成員的心理健康,發(fā)揮他們的自身特長,提高其技術(shù)能力,締造團(tuán)隊(duì)和諧氣氛,同時(shí)保持與外部的有效聯(lián)絡(luò)溝通。只有這樣,才能事半功倍??偨Y(jié)肯定自己、肯定別人的人
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