管理文件編制、審核、發(fā)放管理規(guī)定

管理文件編制、審核、發(fā)放管理規(guī)定1、目的本制度旨在規(guī)范公司除GMP、質(zhì)量認(rèn)證體系外的公司管理制度文件的編制、審核和管理。2、編制、審批和適用范圍本文件由辦公室編制，經(jīng)各副總會(huì)簽，總經(jīng)理審批，適用于公司所有部門。3、術(shù)語(yǔ)管理文件制度管理文件分為二層，第一層級(jí)是管理流程層，是反映企業(yè)資源管理的管理層級(jí)，主要關(guān)注企業(yè)運(yùn)行標(biāo)準(zhǔn)、效率和費(fèi)用控制問(wèn)題，包含人力資源管理、財(cái)務(wù)管理、行政管理等業(yè)務(wù)內(nèi)容：第二層級(jí)是經(jīng)營(yíng)流程層，是反映企業(yè)日常經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的管理層級(jí)，主要關(guān)注企業(yè)各職能部門日常運(yùn)作的規(guī)范化，包含生產(chǎn)、質(zhì)量、采購(gòu)、工程、銷售和倉(cāng)庫(kù)等業(yè)務(wù)領(lǐng)域內(nèi)容。4、責(zé)任辦公室負(fù)責(zé)本管理規(guī)定文件的編寫與修改；總經(jīng)理負(fù)責(zé)審批。5、規(guī)定5.1文件編制5.1.1管理制度、規(guī)定、流程：5.1.1.1各部門在制訂相關(guān)管理制度、規(guī)定、流程等管理文件的過(guò)程中，須參照GMP、質(zhì)量體系文件的內(nèi)容規(guī)定，疊加部分必須保持同步修改；如果出現(xiàn)不一致的情況執(zhí)行體系文件。5.1.1.2采用正規(guī)格式進(jìn)行編制，內(nèi)容涉及其它部門的需經(jīng)相關(guān)部門會(huì)簽，會(huì)簽完畢后，交由分管總經(jīng)理審核，總經(jīng)理簽批，辦公室進(jìn)行分發(fā)與存檔。5.1.2質(zhì)量體系（各種認(rèn)證體系）文件：由質(zhì)量部（認(rèn)證體系責(zé)任部門）按照相關(guān)規(guī)定進(jìn)行控制。5.1.3紅頭文件、通知等由辦公室統(tǒng)一管理。5.2格式規(guī)范文件編制需本著篇幅靈活控制，注意細(xì)節(jié)，具體格式如下：5.2.1管理制度、規(guī)定、流程5.2.1.1采用格式：1、目的；2、編制、審批和適用范圍；3、術(shù)語(yǔ)；4、責(zé)任；5、規(guī)定；6、其它適用資料及備注；7、存檔文件；8、更改服務(wù)；9、分發(fā)；10、附件。5.2.1.2頁(yè)面設(shè)置：上、下、左、右各2cm的距離，左右距離對(duì)稱，行距1.5倍；主體內(nèi)容字體宋體五號(hào)，段落1.5倍行距；每段首行縮進(jìn)兩字距離（序號(hào)標(biāo)題可除外）。5.2.1.3文件標(biāo)題：文件題目居于頁(yè)面頂端正中央，字體黑體，字號(hào)三號(hào)。5.2.1.4文件內(nèi)容層次標(biāo)準(zhǔn)編號(hào)：依次為“1”、“1.1”、“1.1.1”、“1.1.1.1”，不得對(duì)層次標(biāo)記使用數(shù)字序號(hào)以外的其它標(biāo)志（段落序號(hào)、內(nèi)容標(biāo)題及注釋可根據(jù)情況決定是否加粗）。5.2.2紅頭文件、各種體系文件按照責(zé)任部門的固定格式執(zhí)行。5.3文件編號(hào)5.3.1紅頭文件：各部門使用時(shí)到辦公室查詢編號(hào)。5.3.2體系文件：按照相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。5.3.3管理制度、規(guī)定、流程：編號(hào)HR-001-A(HR為部門名稱簡(jiǎn)寫；001即文件發(fā)放順序編號(hào)，依次為002、003…；A,為文件版本號(hào)，第二版為B，依次為C、D……)。5.4文件發(fā)放與修改5.4.1文件審批完成后，辦公室進(jìn)行文字與格式修正，并與文件起草部門確定文件發(fā)放范圍，進(jìn)行打印并加蓋公章，建立《公司文件管理臺(tái)賬》，保存審批件。辦公室發(fā)放文件后，由文件接收部門在《文件發(fā)放簽收表》上簽收。5.4.2公司管理文件由辦公室控制發(fā)放，未經(jīng)辦公室受控的管理文件一律無(wú)效，各部門在執(zhí)行過(guò)程中應(yīng)以“公章”為準(zhǔn)。5.4.3制度文件執(zhí)行后，如制度使用部門發(fā)現(xiàn)制度文件有不當(dāng)或不符合實(shí)際情況之處，可填寫《制度修改申請(qǐng)表》，將制度文件修改附在表后，提交總經(jīng)理或分管副總審批。5.4.4總經(jīng)理或分管副總審議《制度修改申請(qǐng)表》，如果認(rèn)為確實(shí)需要修改制度，則簽署意見后將《制度修改申請(qǐng)表》轉(zhuǎn)給制度責(zé)任部門、辦公室進(jìn)行修改。5.5相關(guān)流程5.6文件管理、學(xué)習(xí)辦公室對(duì)所有文件進(jìn)行分類管理存檔，建立《公司文件管理臺(tái)賬》；相關(guān)部門文件管理員對(duì)本部門接受的文件妥善保管，建立《部門文件管理臺(tái)賬》，并在第一時(shí)間在部門內(nèi)組織學(xué)習(xí)與傳達(dá)，并填寫《部門文件傳閱表》，由部門保存?zhèn)洳?。注：屬于保密文件的，?yīng)在文件首頁(yè)右上方進(jìn)行標(biāo)注。6、其它適用資料/備注本規(guī)定自公布之日起施行。7、存檔文件《管理制度審批執(zhí)