論開放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中的應(yīng)用-檔案管理論文

6/6論開放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中的應(yīng)用-檔案管理論文

Abstract：ApplicationofOpenAccessonarchiveswebsiteinformationresourceconstructionisthereflectofthedepthintegrationoftheinformationtechnologyandarchivalwork，itisapositiveresponsetothedigitalChinaConstruction.ByanalyzingtheproblemsofOpenAccessperspectiveArchivesInformationResourcesConstructionSiteandtheapplicabilityoftheusageofOpenAccessarchivesinthewebsiteinformationresourceconstruction，F(xiàn)orindividualsandorganizationsformedarchivescollectionarchives，respectivelyproposedtheestablishmentofelectronicarchivesandimplementationofcloudstoragewayOpenAccessstorageAlliance，andoverviewapplicationmethodsandprecautions.

Keywords：OpenAccess；Archiveswebsite；Informationresource；Resourceconstruction

1引言

20世紀(jì)80年代，參與出版期刊的商業(yè)機(jī)構(gòu)為追求利益最大化，通過各種壟斷行為逐年提高學(xué)術(shù)期刊價格，使得科研人員和學(xué)術(shù)交流機(jī)構(gòu)無力購買太多的學(xué)術(shù)期刊，引發(fā)“期刊價格危機(jī)”，致使學(xué)術(shù)研究成果不能廣泛傳播，學(xué)術(shù)交流受阻。20世紀(jì)90年代后，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展推廣，基于成本壓力和技術(shù)動力，國際學(xué)術(shù)界、出版界和圖書情報界發(fā)起了一場免費(fèi)零障礙獲取和傳播學(xué)術(shù)資源的“開放存取”運(yùn)動。之后，國外研究人員紛紛從不同的角度，闡發(fā)了自己對開放存取的獨(dú)到認(rèn)識。一般認(rèn)為，《布達(dá)佩斯開放存取先導(dǎo)計劃》（BOAI）中給出的“開放存取”的定義是普遍被認(rèn)可的。該文件指出：對文獻(xiàn)的“開放存取”不應(yīng)存在不同的政策和權(quán)限，用戶可以通過Internet免費(fèi)閱讀、下載、復(fù)制、傳播、打印和檢索作品，實現(xiàn)對作品全文的鏈接，為作品建立索引，將作品作為數(shù)據(jù)傳遞給相應(yīng)軟件，或者進(jìn)行任何其他出于合法目的的使用，而這些使用方式除網(wǎng)絡(luò)本身的物理障礙和出于對著作權(quán)保護(hù)的考慮外，不應(yīng)受經(jīng)濟(jì)、法律和技術(shù)的任何限制。[1]

國內(nèi)對開放存取的研究始于2023年，研究成果多集中在圖書館學(xué)領(lǐng)域，而同屬信息服務(wù)領(lǐng)域的檔案學(xué)界對此的研究成果卻寥寥無幾。筆者于2023年3月25日登錄中國知網(wǎng)，以“開放存取”為主題詞，分別在“圖書館學(xué)、圖書館事業(yè)”和“檔案學(xué)、檔案事業(yè)”學(xué)科目錄下進(jìn)行高級檢索，分別得到相關(guān)文獻(xiàn)1772篇和26篇，足見開放存取亟待引起國內(nèi)檔案學(xué)者的關(guān)注。與此同時，現(xiàn)有的少量研究成果側(cè)重于開放存取理念與檔案信息資源開發(fā)理念的宏觀對比、開放存取環(huán)境下高校檔案信息資源共享的實現(xiàn)、歷史檔案網(wǎng)絡(luò)存取等方面，學(xué)者們對開放存取在檔案領(lǐng)域應(yīng)用方法的關(guān)注不多，研究成果極少。因此，本文從開放存取視角下檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)存在的問題以及開放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中應(yīng)用的適用性展開探討，同時提出開放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中應(yīng)用的途徑、方法和注意事項。

2檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)存在的問題及開放存取的適用性分析

檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)在國家政策支持和檔案學(xué)術(shù)研究的推動下，有了較大進(jìn)步和發(fā)展，但站在開放存取視角下觀察，目前仍然存在很多問題，而開放存取的“開放共享、互聯(lián)互通、即時存取、多元參與”的特點(diǎn)恰好能夠彌補(bǔ)這些問題帶來的缺陷。

2.1檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)存在的問題分析

2.1.1可用資源類型單一，內(nèi)容單調(diào)。大部分檔案網(wǎng)站只是把紙質(zhì)檔案拍成照片，以非文本的圖像形式上傳，類型單一；網(wǎng)站上公布的檔案信息以目錄級數(shù)據(jù)為主，缺乏檔案全文信息和專題信息，檔案內(nèi)容豐富的特性難以呈現(xiàn)。

2.1.2各自為政，存在信息孤島現(xiàn)象。利用者進(jìn)入一個檔案網(wǎng)站所獲取到的檔案信息資源僅僅限于本館擁有的檔案，想找到特定信息就要去瀏覽不同的網(wǎng)站。雖然大部分檔案網(wǎng)站已提供了對本區(qū)域范圍內(nèi)或全國乃至世界范圍部分檔案網(wǎng)站的超鏈接，但基本只是鏈接到相應(yīng)的檔案館網(wǎng)址，本質(zhì)上仍然沒有解決在線檔案資源內(nèi)容的整合與跨庫檢索。即每個檔案網(wǎng)站從內(nèi)容管理這一層面看，仍然是一個個獨(dú)立的信息孤島。[2]

2.1.3信息更新速度慢，缺乏時效性。檔案網(wǎng)站信息更新速度是滿足用戶信息需求、提高檔案網(wǎng)站訪問和利用率的重要指標(biāo)，我國檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)整體較落后，網(wǎng)站內(nèi)容相對貧乏，訪問率、利用率較低，拋開用戶利用動機(jī)，網(wǎng)站信息更新速度慢、時效性差是重要影響因素之一。

2.1.4資源建設(shè)與對社會需求的認(rèn)知存在偏差。當(dāng)前的檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)主體單一、用戶參與不夠，這源于對社會需求認(rèn)知的不足。檔案用戶類型眾多，不同的用戶對文件信息的需求不同，每個用戶使用資源的側(cè)重點(diǎn)也不同，因而有必要以用戶需求為中心來拓展檔案網(wǎng)站信息資源范圍，遵循圍繞用戶需求（顯性需求和隱性需求），服務(wù)于資源開發(fā)和利用的原則，開展網(wǎng)站信息資源建設(shè)。[3]2.2開放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中的適用性分析

2.2.1開放共享增強(qiáng)資源多樣性。開放共享使得社會需求多樣化，多樣化需求需要改進(jìn)檔案服務(wù)，這就要求檔案網(wǎng)站成為應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸，檔案資源豐富，能夠提供多種角度查詢、瀏覽及多種方式獲取檔案知識的多元化服務(wù)網(wǎng)站。

2.2.2互聯(lián)互通提高資源流動性。利用互聯(lián)互通的現(xiàn)代化技術(shù)，簡化利用方式，切實推動檔案資源跨館利用、跨館出證。開放存取環(huán)境下用戶對開放檔案的使用權(quán)限增大，用戶可以通過互聯(lián)網(wǎng)免費(fèi)檢索、閱覽，只要注明相應(yīng)的著作權(quán)信息即可。

2.2.3即時存取加快資源更新速度。對于眾多的可開放檔案，進(jìn)行數(shù)字檔案保管的主要任務(wù)是對數(shù)字檔案進(jìn)行更新和維護(hù)。數(shù)字檔案的更新是存檔過程的延續(xù)，需要將最新積累的經(jīng)過標(biāo)準(zhǔn)化處理的有價值的數(shù)字檔案資源定期或不定期地存儲到云端，實現(xiàn)實時數(shù)據(jù)更新。[4]

2.2.4多元參與提高資源建設(shè)效率。在開放存取環(huán)境中，用戶對信息享有了較為充分的訪問權(quán)、獲取權(quán)與使用權(quán)，開放存取通過促進(jìn)檔案價值鑒定、保密范圍、密級劃分、保密期限、開放模式和開放范圍的變革，使更多的檔案資料以開放存取方式為更多用戶獲取，把多元用戶的多元需求融入檔案信息資源建設(shè)的全過程，擴(kuò)展檔案信息資源開發(fā)體系中開發(fā)主體的合作范疇與廣度，可以有效提高資源建設(shè)效率。[5]

3開放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中應(yīng)用的途徑與方法

借鑒開放存取在圖書情報和網(wǎng)絡(luò)出版領(lǐng)域的應(yīng)用實踐以及相關(guān)研究成果，提出開放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中應(yīng)用的途徑和方法。

3.1開放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中應(yīng)用的途徑

3.1.1針對形成檔案的個人，建立云存儲的電子檔案。這是檔案網(wǎng)站在收集個人檔案過程中對開放存取利用的主要方式，其實現(xiàn)過程可分為現(xiàn)行利用和長遠(yuǎn)發(fā)展兩個階段：第一階段，實現(xiàn)個人檔案對自我的絕對開放。隨著數(shù)字檔案的不斷增加，人們面對的數(shù)字存檔的壓力也不斷增大，從當(dāng)前云存儲的發(fā)展趨勢來看，有越來越多的人把數(shù)字檔案資源存儲在云端。[6]在云存儲之前，個人檔案是一種對自我的相對開放，只能在存儲檔案的指定設(shè)備中查閱利用，而云存儲之后則可以擺脫存儲設(shè)備的限制，從而實現(xiàn)先行利用的開放存取。第二階段，實現(xiàn)個人檔案對社會的相對開放。個人是檔案的形成主體之一，個人檔案是社會檔案資源的重要組成部分。當(dāng)個人檔案的價值實現(xiàn)從個人向社會的轉(zhuǎn)化后，就會產(chǎn)生社會利用需求，一旦其滿足向社會開放的條件，利用者就能在自身可利用范圍內(nèi)實現(xiàn)開放獲取，從而實現(xiàn)個人檔案長遠(yuǎn)發(fā)展的開放存取。

3.1.2針對收集檔案的機(jī)構(gòu)，實施開放存取倉儲聯(lián)盟。在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中的開放存取倉儲應(yīng)包括機(jī)構(gòu)倉儲和主題倉儲。個人認(rèn)為，各檔案館建立的檔案網(wǎng)站實際上是開放存取倉儲中機(jī)構(gòu)倉儲的一種，也就是說目前機(jī)構(gòu)倉儲建設(shè)正在進(jìn)行之中，在開放存取理念下可以有意識地引導(dǎo)其朝著統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)和合作建設(shè)的方向發(fā)展，即檔案網(wǎng)站建設(shè)者將完整的作品版本和授權(quán)使用許可協(xié)議以標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)字化格式即時存貯在檔案網(wǎng)站的在線倉儲中，確?？砷_放存取檔案信息的開放訪問、自由傳播、統(tǒng)一檢索和長期存檔。[7]同樣的方式可以構(gòu)建主題檔案開放存取倉儲，進(jìn)而實現(xiàn)檔案網(wǎng)站的開放存取倉儲聯(lián)盟，提高網(wǎng)站信息發(fā)布水平，為用戶實現(xiàn)便利的跨庫檢索創(chuàng)造條件，使利用者不論身在何處，都能方便地找到自己需要的可開放檔案信息。

3.2開放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中應(yīng)用的方法

3.2.1構(gòu)建開放存取資源庫。這是開放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中應(yīng)用的資源基礎(chǔ)。隨著國家大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略和“互聯(lián)網(wǎng)+”行動計劃的推進(jìn)，以及國家檔案工作“十二五”規(guī)劃的順利實施，檔案館藏得到了極大的豐富和優(yōu)化，已經(jīng)初步具備了建立開放存取資源庫的資源條件。在資源庫建設(shè)中重視開放存取目錄中心建設(shè)，開展檔案目錄資源基礎(chǔ)體系建設(shè)，建立國家層面的檔案目錄數(shù)據(jù)庫和專題數(shù)據(jù)庫。加快檔案信息資源共享服務(wù)平臺建設(shè)，實施國家數(shù)字檔案資源融合共享服務(wù)工程，以開放存取資源庫為基礎(chǔ)開展檔案數(shù)據(jù)開放計劃，履行開放共享和存取便利的方針。逐步實現(xiàn)互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下數(shù)字檔案信息化服務(wù)的新模式：凡是經(jīng)過鑒定開放的數(shù)字檔案，一旦被存放到檔案網(wǎng)站上，就應(yīng)按照開放獲取的原則允許利用者免費(fèi)獲取，包括閱讀、下載、復(fù)制、傳遞、打印、檢索，實現(xiàn)“無限制使用”和“充分共享”。[8]

3.2.2完善相應(yīng)的制度、法規(guī)。這是開放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中應(yīng)用的基本規(guī)范和法律保障。完善制度可從兩個層面考慮：一是從單位層面，實行制度化管理。將檔案管理納入單位整體制度化管理中去，建立嚴(yán)格的監(jiān)督機(jī)制和審查體系，對檔案信息形成過程加強(qiáng)質(zhì)量控制，明確規(guī)定要嚴(yán)格審核檔案信息內(nèi)容的完整、系統(tǒng)、準(zhǔn)確等情況。二是從檔案部門層面，進(jìn)一步完善檔案鑒定制度和適宜開放存取檔案的管理制度。將每個環(huán)節(jié)的檔案原件鑒定及檔案信息鑒定工作形成制度，從制度上明確符合開放存取要求的檔案范圍。法規(guī)需要明確即時歸檔和及時提供服務(wù)的法定責(zé)任?？茖W(xué)規(guī)劃和推進(jìn)與開放存取相關(guān)的法規(guī)體系建設(shè)，將檔案法規(guī)的制定與檔案網(wǎng)站信息資源的建設(shè)相結(jié)合，依法保障開放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中的科學(xué)、合理應(yīng)用。就我國現(xiàn)行的檔案法律法規(guī)來看，其內(nèi)容側(cè)重于檔案的管理與保護(hù)，而對檔案的公開和利用限制較多，因此，國家在宏觀的法律法規(guī)和政策方面應(yīng)當(dāng)給開放存取以明確的宣示和引導(dǎo)。

3.2.3實施存取質(zhì)量控制。這是開放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中應(yīng)用的核心要素。首先，確立質(zhì)量評價標(biāo)準(zhǔn)。質(zhì)量評價標(biāo)準(zhǔn)的內(nèi)容主要包括：檔案著錄格式標(biāo)準(zhǔn)、描述與標(biāo)引語言標(biāo)準(zhǔn)、檔案信息元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)庫管理標(biāo)準(zhǔn)以及獲取技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)等通用標(biāo)準(zhǔn)。只有嚴(yán)格推行和遵循不同層次的標(biāo)準(zhǔn)，才能將不同檔案館組建成一個互聯(lián)的共享網(wǎng)絡(luò)體系，實現(xiàn)檔案信息資源的交流與兼容。[9]其次，嚴(yán)格控制實施。檔案信息形成者必須改變思想觀念、提高認(rèn)識水平，這是優(yōu)化質(zhì)量的前提。檔案信息的形成者主要指文件形成者和檔案人員。文件形成者是檔案信息質(zhì)量控制的主要把關(guān)者，在文件制作過程中，要注重內(nèi)容的真實性、準(zhǔn)確性和可靠性，從源頭上保證檔案信息的質(zhì)量。檔案人員是檔案再生信息的主要形成者。在開發(fā)檔案信息資源的過程中，檔案人員必須樹立質(zhì)量意識，為利用者提供高質(zhì)量的檔案信息。需要指出的是，單位領(lǐng)導(dǎo)對優(yōu)化檔案質(zhì)量的重要性的認(rèn)識最為關(guān)鍵。[10]最后，建立“人機(jī)交互”的監(jiān)督和檢查機(jī)制。只有加強(qiáng)監(jiān)督和檢查，才能保證檔案資源存量數(shù)字化、增量電子化、利用網(wǎng)絡(luò)化，創(chuàng)新檔案信息化管理模式，加快檔案管理與信息社會的融合，從而促進(jìn)檔案網(wǎng)站服務(wù)水平的現(xiàn)代化。3.2.4營造良好的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。這是開放存取在檔案網(wǎng)站信息資源建設(shè)中應(yīng)用的技術(shù)支撐。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案信息開放存取中扮演著重要角色，沒有網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支撐，檔案信息開放存取如同泡影，只能停留在理論層面上，根本無法付諸實踐。[11]在現(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，形成以局域網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、因特網(wǎng)為平臺，以檔案目錄中心、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫、檔案利用平臺、檔案網(wǎng)站信息發(fā)布為基礎(chǔ)的檔案網(wǎng)站信息化體系，可以為開放存取的實際應(yīng)用提供良好的網(wǎng)絡(luò)