怎樣呈報文件領導會立馬簽字

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介紹

2018-04-01

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編者按：大量事實表明，呈批文件搞得好，不僅能推動工作，而且能融洽關系；呈批文件搞得不好，適得其反，工作被動停滯，關系疏遠冷淡。作者心思縝密，毫無保留，傳授給我們的，不僅是呈送文件的技巧，更是匯報工作的要訣。實踐中，機關人員不懂得如何呈批文件的現(xiàn)象比較普遍，有不少機關人員因為呈批文件栽跟頭，輕的被領導批評，重的則調離機關。我在機關連續(xù)工作了16年，在此期間，呈批文件的工作，年輕的機關人員是難以想象的?；叵肫鸪逝@些文件的過程，真是感慨萬分，有些情景深印腦海，終身難忘。對于呈批文件，我最強烈的感受有兩點：第一，呈批文件很重要。

大量事實表明，呈批文件搞得好，不僅能推動工作，而且能融洽關系；呈批文件搞得不好，適得其反，工作被動停滯，關系疏遠冷淡。但在現(xiàn)實中，有很多機關人員卻認為這項工作是小事，沒有在思想上引起足夠重視。在某些大機關，對于呈批文件這件工作，各級都非常重視，往往都是科長或處長親自呈批，為什么呢？就怕年輕人說不清楚，把事情搞砸了。我想，這就很能說明呈批文件的重要性。第二，呈批文件有學問。為什么有的機關人員去就把文件簽了，而有的機關人員去領導就不給簽呢？文件相同而結果不同，說明這其間有學問。呈批文件是上級和下級之間的互動，兩者存在不對等性，這就決定了呈批文件的過程不單純是一個呈報的過程，這期間，機關人員的一舉一動、一言一行領導是盡收眼底，部屬在展現(xiàn)、領導在觀察。這就客觀上要求，呈批的機關人員要具備相應的能力素質，這個素質既有業(yè)務方面的，也有禮儀方面的，甚至是心理方面的。01呈批前要做準備準備工作是很多的，具體有哪些呢？一是要吃透文件精神。我感到這是最核心的，就是要把待呈批的文件精神一定要吃透。因為呈批過程中，領導經(jīng)常是要問問題的。機關呈批的文件來源大致有三類：這個文件可能是上級來的，也可能是下級報的，當然最多的時候是本級寫的。不論是什么情況，都要吃透精神。一般情況下，自己辦的文件自己比較清楚。但對于上級來的、下級報的，一定要把有關情況摸清搞透，千萬不可模棱兩可、似是而非。試想一下，領導問你問題，一問三不知，他還哪來的心思給你簽？不訓你兩句就夠意思了！在這里我特別想說的一點是，我們要規(guī)范地、謹慎地接電話通知。到底該用什么載體記錄、記錄哪些要素，另外，里面的時間、地點、人名要非常清楚。二是要整理個人儀容。作為一名機關人員，時時刻刻都要注意自己的儀容。在按要求著裝的基礎上，尤其是要注意四個方面的事項：頭發(fā)、胡子、指甲、衣服。說白了，就是頭發(fā)該理，理一理；胡子該刮，刮一刮；指甲該剪，剪一剪；衣服該洗，洗一洗。這個要求并不難做到，只要平時做好了，就完全不必臨時抱佛腳。大多數(shù)領導對儀容看得都比較重，他們認為一個機關人員能否把自己儀容整理好直接反映出自我克制、自我要求的程度。三是要糾正飲食習慣。有的機關人員喜歡吃蒜、吸煙，而且不注意消除口腔異味，不要說到領導面前，就是到一般人的面前，別人也會討厭。其實，不僅是蒜和煙，一切有異味的食物，我們要盡量回避，確實喜歡吃，過后要及時消除口腔異味。我在某大機關工作時，發(fā)現(xiàn)處長們都在辦公室備著洗漱用品，開始不明白，后來才知道是應酬完回來用于消除異味的。那個時候應酬多，結束后還要回到辦公室加班。四是要關閉隨身手機?，F(xiàn)在，手機已經(jīng)成為我們必不可少的隨身通信工具，但在呈批文件前應將手機關閉，最起碼也是將其置于靜音狀態(tài)，振動狀態(tài)也不行。關于手機使用，我還想對機關干部多說兩點：

一個是盡量設置成“振動”，就是要設置成鈴聲，也要慎重選取鈴聲，不要設置那些亂七八糟的鈴聲；另一個是不要用手機來看時間，正式場合用手機看時間是不符合禮儀要求的，建議買一塊表看時間。五是要攜帶記錄工具。領導批示文件，有時比較簡單，就是在文件上簽上意見和姓名。但有時就不那么簡單了，他會根據(jù)文件的內容做出許多指示，最常見是你要怎么樣去修改文件，這種情況多是呈辦本級撰寫的材料，有時也可能要你去核實許多具體事項。為確保不發(fā)生遺漏，你就要帶上紙和筆做好記錄，而且最好是兩支筆，須知，好記性不如爛筆頭。當然，這支筆有兩個用途：除了自己記錄，還可以給領導簽文件。尤其要注意你帶的筆，一定能寫得出來。有的人很積極地把筆遞給領導，結果寫不出來，或是寫得很不流暢，搞得領導很郁悶，你自己也很尷尬。02

呈批中要講技巧呈批文件大致有兩種情形：一種是直接找到領導，一種是找不到領導打電話。先說第一種。直接找到領導最多的情況是到領導辦公室呈批，進門前要做三件事：1.將文件特別是比較長的文件再瀏覽一遍，確保不出現(xiàn)以下錯情，一個是頁碼錯誤，包括缺頁，一個是紙張顛倒，當然還有空白頁和打印不全等。越是急的文件，越不要急，一定要檢查好，出現(xiàn)這些錯誤很惡心人。2.聽一聽領導辦公室的動靜，一個是有沒有人在和領導交談，一個是領導是否在打電話，如果有人或是在打電話，就不要報告或敲門了，等一等再說。3.了解一下領導的心情。如果前面有人出來，可以問問領導心情怎么樣。如果不好，而你的文件又不是什么好事，最好不要自己找不痛快，暫時把呈批的事放一放，前提是這個文件不是很急，比如，報銷開支的文件、上級批評的文件。當然，這個了解是多種途徑的。如果你一次性拿很多文件，要琢磨琢磨怎么讓領導看得清楚看得明白。再講進門后要注意的事項。敲門之后，不要冒冒失失地就推門進去，等到領導說進你再進。進門后，如果領導忙于其他事務，你不要急于說話，待領導忙完默許后你再開口。如果領導不熟悉你，你要作個自我介紹，比如，我是某某處的某某某。這種情況在大機關比較多，有時領導認不得那么多人。將文件遞給領導，要退回至與領導大約1.5米至2米的距離，為什么是這個距離？社會行為學里有一個理論，每個人都有一個心理安全距離，這個距離就是1.5米至2米，如果你近了，就會讓對方感到一種壓抑，如果遠了，就會讓對方感到一種陌生，總之都不好，所以要和領導保持這個距離。需要強調的是，要站有站相，坐有坐相，不能隨隨便便。和領導答話時，要注意自己的語音和語速。有比較重方言的機關人員，要盡量說普通話，或是放緩講話的速度，便于領導聽清。有的人要呈批的文件比較急，不自覺得就把語速、語調提了上來，這會讓領導很不舒服，好像你在逼他簽這個字。要明白，由于所處的位置不同，你急并不等于領導急啊！這其間，如果領導有電話進來，你最好回避一下，退出去等領導招呼再進來。有的人在領導看文件過程中，喜歡給領導做點什么，整理整理物品、倒倒茶水什么的。我不好說這對還是不對，我想說的是每個領導有每個領導的習慣，有的領導會覺得你有眼色，但也有的領導不喜歡別人動他東西，你動他東西他會很反感。所以，要了解領導的生活習慣。第二種情況，找不到領導打電話。找不到領導，這就要給領導打電話，當然要盡量少打電話。打電話有很多講究：1.時機。最忌諱休息時間、吃飯時間打電話。另外，如果領導把電話壓了，就不要再打了，說明領導現(xiàn)在不方便。也可以先發(fā)個短信，把情況簡單地說明一下，請示領導是否方便接電話。我特別佩服我們有些機關人員，非常執(zhí)著，你不接，他就一直打，有的還是在中午睡覺時。2.地點。給領導打電話，你要先找一個安靜的地方。為什么呢？如果很嘈雜，領導的指示你聽不清，你能要求領導再講一遍嗎？如果領導一旦把電話掛了，你哭都來不及。3.內容。電話通了，就要說話了，內容一般是：某某，我是某某某，有一個什么樣的文件，請示您，現(xiàn)在是否方便看？千萬不要問領導什么問題，比如你在干什么、你在哪里等等，你沒有資格問。領導在說話過程中，你不要亂插話，等領導講完，你再應答。4.掛機。掛機一定要先等領導掛了你再掛，絕對不能出現(xiàn)領導還在說著，你就掛的現(xiàn)象。要強調的是，和領導講話不要瞎客套，有的機關人員和領導講話，肉麻的話特別多，本來是想拉近乎，卻讓人覺得很虛偽。03

呈批后要抓落實首先強調一點，一定要把領導的批示看清楚，如果看不清楚，一定要問。這個情況也是經(jīng)常發(fā)生的，有的領導字跡很潦草，機關人員特別是年輕的機關人員，并不一定熟悉領導的風格。呈批文件要有“回路”，就是要把領導簽批文件的精神反饋好，這個反饋有兩種情況：一種是各級領導都沒有特殊要求，僅僅是簽個名字，可以等到最高領導簽完，一并向前幾位領導反饋信息。一種是某一級領導有具體要求，那就不能等了，要馬上向之前的領導反饋，以免誤時誤事。每一位領導對他自己簽批的要求，印象都是很深刻的，千萬不要不當一回事，要把抓落實的情況盡快向領導報告，讓領導掌握末端落實情況。

最后，容我再“嘮叨”幾句：一個是要堅持誰辦誰呈的原則。就是誰負責的文件，誰就要親自去呈批。為什么呢？因為讓別人呈辦，他不了解情況，最起碼他了解的程度不如當事人。在這方面，我是吃過虧的。代呈文件也不是說絕對的不可以，確實因為某些原因，當事人脫不開身，也可以安排人代呈，但一定要交代清楚，讓他了解掌握文件的相關情況。一個是要堅決杜絕分呈、越呈的現(xiàn)象。就是同一份文件除非領導有專門的交待，否則絕對不能分呈和越呈。什么是分呈？就是把文件同時給幾個領導看，這極易出現(xiàn)意見相左的情況，使機關陷入騎虎難下的窘境。什么是越呈？不依程序來、不按規(guī)矩辦，越過某級直接向上呈批，這也是絕對不允許的。一個是堅定大局為重的信念。有的人可能很不理解，說這個干什么？我要說的是，有的文件很急，而來的時間又不對，不去