文秘辦公室接待工作程序

辦公室接待?工作程序?一、目的?為保證公司?的各項(xiàng)接待?工作能夠保?質(zhì)保量的有?序進(jìn)行，體?現(xiàn)公司企業(yè)?文化的水平?，特對(duì)公司?的有關(guān)接待?工作做以下?規(guī)定：二?、流程1?)任務(wù)確認(rèn)?：在接到相?關(guān)接待任務(wù)?____通?知后，應(yīng)仔?細(xì)了解接待?的規(guī)模、規(guī)?格、時(shí)間?、具體要求?等細(xì)節(jié)問題?，并對(duì)一些?基本要素進(jìn)?行確認(rèn)。?2)方案制?定：在最短?時(shí)間內(nèi)根據(jù)?接待的具體?內(nèi)容做出相?應(yīng)的接待方?案，報(bào)學(xué)院?領(lǐng)導(dǎo)審閱?，并根據(jù)領(lǐng)?導(dǎo)的意見做?相應(yīng)修改，?對(duì)于一些可?能存在變數(shù)?的地方需?要做部分預(yù)?案以備用。?3)提前?準(zhǔn)備：接待?方案經(jīng)院領(lǐng)?導(dǎo)批復(fù)同意?后，應(yīng)在規(guī)?定時(shí)間內(nèi)做?好各項(xiàng)準(zhǔn)備?工作，如?航班查詢、?制作接機(jī)牌?、酒店房間?預(yù)定、餐廳?預(yù)定、車輛?安排、會(huì)場?安排、橫?幅制作、席?卡制作、禮?品購買、接?待日程、任?務(wù)與人員安?排等等。?4)接待執(zhí)?行：嚴(yán)格按?照方案內(nèi)容?執(zhí)行，遇有?臨時(shí)性改變?或發(fā)生意外?情況時(shí)，應(yīng)?及時(shí)向?qū)W?院領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示?。工作人員?應(yīng)做到儀表?端正、和藹?大方、語言?表達(dá)準(zhǔn)確、?親切、服?務(wù)細(xì)致、周?到、盡善盡?美。5)?小結(jié)：每?次接待任務(wù)?完成后，應(yīng)?根據(jù)實(shí)際情?況做出小結(jié)?，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)?，彌補(bǔ)不?足，為今后?更好的完成?接待任務(wù)積?累經(jīng)驗(yàn)和培?訓(xùn)人員。?三、質(zhì)量控?制領(lǐng)導(dǎo)和?具體接待負(fù)?責(zé)同志應(yīng)加?強(qiáng)對(duì)整個(gè)接?待工作質(zhì)量?的監(jiān)控，?及時(shí)指出不?足的地方，?保證接待任?務(wù)的順利完?成。四、?其它所有?參加接待工?作的人員應(yīng)?根據(jù)各自的?分工做好相?應(yīng)的各項(xiàng)準(zhǔn)?備工作，?包括車輛保?修養(yǎng)、原?有安排等等?，未經(jīng)領(lǐng)?導(dǎo)同意，不?得擅自改變?各自所承擔(dān)?的任務(wù)。?前期準(zhǔn)備?一、接機(jī)?1、查詢、?落實(shí)來賓所?乘飛機(jī)航班?、火車班次?到達(dá)時(shí)間;?2、對(duì)陌?生來賓制作?接機(jī)、接站?牌;3、?提前一個(gè)小?時(shí)通知接機(jī)?、接站領(lǐng)導(dǎo)?和接機(jī)、接?站車輛司機(jī)?;4、提?前10-?20分鐘?到達(dá)機(jī)場或?火車站。?二、入住賓?館1、確?定來賓到達(dá)?時(shí)間、人員?情況后，第?一時(shí)間預(yù)訂?賓館房間。?原則上副廳?級(jí)以上和?學(xué)院重要貴?賓預(yù)訂套間?，其余均預(yù)?定標(biāo)間;?2、重要來?賓入住前一?個(gè)小時(shí)，酒?店門前懸掛?歡迎橫幅，?房間安排水?果、鮮花?;3、每?天早餐安排?院領(lǐng)導(dǎo)陪同?;4、離?酒店當(dāng)日，?辦公室負(fù)責(zé)?接待工作人?員及時(shí)辦好?結(jié)帳手續(xù)。?三、就餐?1、確定?就餐時(shí)間、?人員、規(guī)格?后，第一時(shí)?間預(yù)訂餐廳?包廂;2?、就餐前四?個(gè)小時(shí)，通?知到來賓、?陪同領(lǐng)導(dǎo)和?工作人員;?3、重要?就餐一個(gè)小?時(shí)前制作好?就餐人員席?卡，就餐前?一個(gè)小時(shí)點(diǎn)?菜，堅(jiān)持?節(jié)約原則。?內(nèi)地來賓不?上海鮮，安?排地產(chǎn)魚。?4、就餐?前半個(gè)小時(shí)?，煙、酒水?到位。5?、落實(shí)車輛?，就餐前十?分鐘，除主?賓外，所有?人員到位(?重要就餐安?排照相人?員);?6、辦公室?負(fù)責(zé)接待人?員就餐結(jié)束?前十分鐘結(jié)?帳，并通知?司機(jī)送客;?7、辦公?室負(fù)責(zé)接待?人員打包。?四、旅游?1、提前?兩天制定方?案，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)?審核批準(zhǔn);?并送來賓、?陪同領(lǐng)導(dǎo)，?發(fā)接待工?作人員和司?機(jī);2、?長途旅游，?提前兩個(gè)小?時(shí)準(zhǔn)備好所?需費(fèi)用，車?上飲用水、?酒水、水果?、雨傘、?相機(jī)等;?3、提前?2-4個(gè)?小時(shí)安排旅?游點(diǎn)入住酒?店和就餐飯?店。五、?送機(jī)，送站?1、離阿?一天前為來?賓購買好機(jī)?票，并交來?賓審驗(yàn);?2、提前兩?個(gè)小時(shí)購買?好禮品;?3、送機(jī)、?送站兩個(gè)小?時(shí)前，通知?送機(jī)、送站?領(lǐng)導(dǎo)和工作?人員、司機(jī)?;4、提?前半個(gè)小時(shí)?到一個(gè)小時(shí)?到達(dá)機(jī)場或?火車站;?5、工作人?員辦理相關(guān)?打包、托運(yùn)?手續(xù)，并收?回來賓電子?客票(若機(jī)?票由學(xué)院?承擔(dān))。?