公司檔案管理制度(試行)

1檔案管理制度(試行)第一章總則第一條為了加強(qiáng)公司檔案的系統(tǒng)管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化，更好地為公司各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)檔案法和公司有關(guān)規(guī)定，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制訂本辦法。第二條凡公司各部門在工作活動(dòng)中形成的，具有查考利用價(jià)值的文件材料，必須按規(guī)定司綜合部檔案室移交，集中管理，任何部門、單位和個(gè)人不得據(jù)為已有。第二章檔案管理體制第三條公司檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)保管，分級(jí)查閱的原則。其中：一級(jí)管理是指公司綜合部的統(tǒng)籌管理，由綜合部指定專職人員負(fù)責(zé)；二級(jí)管理是指各部門的檔案資料管理工作，由各部門指定人員專(兼)職本部門的檔案管理工作，或由綜合部派駐專職人員協(xié)助管理。件資料復(fù)印件。保管，本部門可視情況保留復(fù)印件。在工程項(xiàng)目竣工檔案備案后半個(gè)月內(nèi)，把所有檔案移交到數(shù)根據(jù)合同約定及實(shí)際需要報(bào)請(qǐng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。5、營銷部對(duì)外簽定的廣告、策劃合同、營銷代理合同及各類與營銷相關(guān)的合同、協(xié)議，綜合部檔案室移交已辦結(jié)的有關(guān)上個(gè)月市場調(diào)查報(bào)告，項(xiàng)目策劃與廣告，和銷售策劃方案方面2編號(hào)永久保存。并在房管局辦完手續(xù)，合同上加蓋備案章(按揭貸款需再加蓋預(yù)抵押章)后，分批移交另一份售樓合同，和網(wǎng)上備案單、明碼標(biāo)價(jià)書各一份到綜合部檔案室保管，其中網(wǎng)上備案單和明碼標(biāo)價(jià)書對(duì)應(yīng)原合同編號(hào)永久保存。待公司向客戶交付房產(chǎn)后，綜合部檔案室再將7、造價(jià)部在第一時(shí)間將簽署完畢的對(duì)外經(jīng)濟(jì)合同移交給綜合部檔案管理員保管，本部門8、拓展部辦理出的項(xiàng)目證照應(yīng)在第一時(shí)間向行政總監(jiān)辦理移交，并由行政總監(jiān)指定專人9、其它方面的重要資料由綜合部檔案室直接歸檔保管。由公司對(duì)外簽訂的經(jīng)濟(jì)合同，原10、各部門向綜合部檔案室移交檔案時(shí)，應(yīng)同時(shí)移交相關(guān)文件的電子文檔。歸檔范圍外的請(qǐng)示、報(bào)告、計(jì)劃、總結(jié)及一些重要資料復(fù)印件等由各部門自行保管。第五條各部門形成的文件材料原則上由本部門負(fù)責(zé)立卷和歸檔，綜合部檔案管理人員有責(zé)任對(duì)二級(jí)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)，并且每年對(duì)二級(jí)檔案管理進(jìn)行一次檢查驗(yàn)收。交檔案時(shí)，要嚴(yán)格履行移交手續(xù)。資料管理員應(yīng)保持相員交接清楚，才能離職。第三章檔案的歸檔范圍1、部門(含部門)以上的各種計(jì)劃、方案、規(guī)劃，各種重大決議、總結(jié)、報(bào)告，和各種4、各種協(xié)議書、合同書，各種技術(shù)資料，和各種設(shè)備檔案及說明書。面的文件材料。36、公司各種審計(jì)報(bào)告、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告。7、公司各種管理規(guī)章制度和人事檔案。8、公司各種注冊、登記證件、政府批文，各種法律證照、公證文件。9、公司各種電子圖紙、圖表及有保存價(jià)值的電子文檔。10、公司的重大奠基、慶典、新聞發(fā)布會(huì)等儀式和具有重要價(jià)值的社會(huì)活動(dòng)，及用于營銷策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件等聲像信息資料。11、公司發(fā)展大事記，和公司總經(jīng)理親自起草或修改的重要文稿。12、國家有關(guān)行業(yè)發(fā)展的政策、法律、法規(guī)等文件；上級(jí)主管部門、單位的來文等。13、其他需要?dú)w檔的重要文件。第四章檔案的歸檔與立卷原稿用畢后仍應(yīng)送綜合部歸檔并換回復(fù)印件。原件或復(fù)印件等情況，設(shè)立檔案歸檔簽收本，列明檔案的名稱、份數(shù)及必要說明并辦理簽收手續(xù)。移交清單一式二份，雙方簽字后各執(zhí)一份。保4概括而簡潔地?cái)M好案卷標(biāo)題，把案卷內(nèi)容表達(dá)出來，填寫備考表，注明保管期限。案卷裝訂整第五章檔案的分類與編號(hào)第六章檔案的保管工作第十七條公司應(yīng)有存放檔案的專門庫房，庫房須具備防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防存放檔案的箱柜。放科學(xué)。庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。規(guī)?；蛱娈?dāng)事人涂改內(nèi)容；檔案柜及庫房鑰匙不得隨身攜帶。嚴(yán)禁無關(guān)人員進(jìn)入檔案室，非檔案管內(nèi)容。第二十一條檔案發(fā)生泄密、損毀或丟失時(shí)，根據(jù)給公司所造成損失的大小，按規(guī)定對(duì)有行處罰。第七章檔案的保管期限與密級(jí)第二十二條根據(jù)檔案的內(nèi)容、來源、時(shí)間、可靠程度、名稱等方面來鑒別檔案的價(jià)值，5第二十三條保管期限第二十四條檔案密級(jí)質(zhì)、內(nèi)容不同劃分不同密級(jí)，第八章檔案的借閱管理辦法各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)簽批后方能調(diào)閱。借閱的檔案密級(jí)與領(lǐng)導(dǎo)簽批。借閱非本部門的業(yè)務(wù)檔案須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，機(jī)密級(jí)以上檔案必須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)許可，方6第二十七條借閱檔案必須嚴(yán)格履行登記手續(xù)，檔案管理員依據(jù)《檔案調(diào)閱審批單》，為借閱人調(diào)出所需檔案并記錄檔案借閱信息。借閱檔案者應(yīng)愛護(hù)檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫、剪裁、抽取、拆散或損毀，確因工作需要摘抄、復(fù)制，須經(jīng)綜合部分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。歸還的檔案要進(jìn)行檢查、清點(diǎn)，經(jīng)檢查無誤方可辦理注銷手續(xù)。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告主管領(lǐng)導(dǎo)。逾期不還者，檔案管理員要及時(shí)催還。第二十八條公司檔案只供本公司員工在調(diào)閱當(dāng)天即時(shí)查閱，一般不得借出公司，如有特密級(jí)以上檔案不許外借，并且必須在檔案管理人員監(jiān)督下查閱。如特殊情形欲延長調(diào)閱期限，應(yīng)按調(diào)閱程序重新辦理。因情況特殊，外部人員須出具其單位書面證明，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，方后，責(zé)令其賠償損失。借閱者必須嚴(yán)守公司機(jī)密，絕不能將檔案資料內(nèi)容外泄；由于泄漏機(jī)密。檔案的銷毀第三十條綜合部檔案室每年對(duì)公司檔案進(jìn)行一次清理，清除不必要保存的資料，對(duì)破損第三十一條對(duì)已失去作用或已超過保管期限的檔案資料，經(jīng)綜合部負(fù)責(zé)人和檔案形成部門經(jīng)理共同鑒定，報(bào)各自分管領(lǐng)導(dǎo)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)，并進(jìn)行登記造冊后按規(guī)定予以銷毀。第三十二條銷毀時(shí)要有二人以上監(jiān)銷，并在清冊上簽字，銷毀清冊永久保存。銷毀檔案須使用碎紙機(jī)或焚燒的方式，嚴(yán)禁將要銷毀的文件作為它用，或作廢紙出售。第十章罰則72、擅自向外界提供、抄摘公司檔案。3、涂改、偽造檔案。4、未及時(shí)上報(bào)歸檔或管理不善的檔案管理者。5、未按手續(xù)辦理借閱，外帶者或越級(jí)查閱者(檔案管理者同罰)。6、泄露公司檔案機(jī)密者。附則本制度由綜合部負(fù)責(zé)解釋、補(bǔ)充，由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行。第三十五條各子公司應(yīng)根據(jù)本制度，結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制訂具體實(shí)施細(xì)則。8類與編號(hào)規(guī)則表類別經(jīng)營決策行政管理財(cái)務(wù)管理營銷管理工程管理決策、目標(biāo)方案規(guī)劃、計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)分析規(guī)章制度行政事務(wù)法律事務(wù)人事管理檔案和信息管理后勤福利外聯(lián)工作設(shè)備儀器會(huì)計(jì)憑證會(huì)計(jì)帳簿會(huì)計(jì)報(bào)表其它會(huì)計(jì)核算資料調(diào)查分析策劃、廣告銷售管理子目名稱通知會(huì)議紀(jì)要文秘、機(jī)要保密工作其它綜合性行政事務(wù)公司證照批文行政辦公合同項(xiàng)目批文批件設(shè)計(jì)類合同工程類合同營銷類合同銷售合同項(xiàng)目其它合同人員管理教育培訓(xùn)勞動(dòng)調(diào)配，勞資、勞保施工圖(土建)施工圖(結(jié)構(gòu))施工圖(水電)施工圖(暖通)施工圖(景觀)施工圖(裝修)施工圖(綜合管線)施工圖(其它)規(guī)劃圖及相關(guān)項(xiàng)目圖紙資料規(guī)劃圖及相關(guān)項(xiàng)目文字資料勘探測繪資料竣工圖檔案編號(hào)LC01-J.JC-2008001-08080126LC01-J.JH-2008001-08080126LC01-X.GZ-2008001-08080126LC01-XXTZ-2008001-08080126LC01-XXJY-2008001-08080126LC01-XXWM-2008001-08080126LC01-XXZH-2008001-08080126LC01-XFZP-2008001-08080126LC01-XFXZ-2008001-08080126LC01-XFPW-GYGC08001-08080126LC01-XFSJ-GYGC08001-08080126LC01-XFGC-GYGC08001-08080126LC01-XFYX-GYGC08001-08080126LC01-XFXS-GYGC08001-08080126.16LC01-XFQT-GYGC08001-08080126LC01-XRRY-2008001-08080126LC01-XRJY-2008001-08080126LC01-XRLD-2008001-08080126LC01-X.XX-2008001-08080126LC01-X.FL-2008001-08080126LC01-X.WL-2008001-08080126LC01-X.SB-2008001-08080126LC01-C.PZ-******-******LC01-C.ZB-******-******LC01-C.BB-******-******LC01-C.QT-******-******LC01-Y.DC-2008001-08080126LC01-Y.CH-2008001-08080126LC01-Y.XS-2008001-08080126LC01-GTSG-GYGC08TC01-GTSG-GYGC08JC01-GTSG-GYGC08SC01-GTSG-GYGC08NC01-GTSG-GYGC08JC01-GTSG-GYGC08ZC01-GTSG-GYGC08GC01-GTSG-GYGC08QC01-GTGH-GYGC08TC01-GTGH-GYGC08WC01-GTCH-GYGC08001-08080126LC01-GTJG-GYGC08001-08080126.059建設(shè)資料工程管理施工資料監(jiān)理資料勘察、測繪、設(shè)計(jì)文件招投標(biāo)文件財(cái)務(wù)文件工程聯(lián)系單通知工程會(huì)議紀(jì)要設(shè)計(jì)(工程)變更單審圖意見經(jīng)濟(jì)簽證技術(shù)洽商單質(zhì)監(jiān)站監(jiān)督意見書建設(shè)主管部門下發(fā)文件招標(biāo)中心來文設(shè)計(jì)部來文他樁基工程主體工程消防工程外墻保溫外墻面磚外墻涂料幕墻工程給水工程道排工程通工程燃?xì)夤こ逃芯€電視智能化工程監(jiān)理規(guī)劃監(jiān)理月報(bào)監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要進(jìn)度控制質(zhì)量控制造價(jià)控制分包資質(zhì)監(jiān)理通知合同與其他資料管理監(jiān)理工作總結(jié)LC01-GJCH-GYGC08001-08080126LC01-GJZB-GYGC08001-08080126LC01-GJCW-GYGC08001-08080126LC01-GJZZ-GYGC08001-08080126LC01-GJLX-GYGC08001-08080126LC01-GJTZ-GYGC08001-08080126LC01-GJJY-GYGC08001-08080126LC01-GJBG-GYGC08001-08080126.11LC01-GJST-GYGC08001-08080126LC01-GJQZ-GYGC08001-08080126LC01-GJJS-GYGC08001-08080126LC01-GJZJ-GYGC08001-08080126LC01-GJQB-GYGC08001-08080126LC01-GJZG-GYGC08001-08080126LC01-GJZL-GYGC08001-08080126LC01-GJSL-GYGC08001-08080126LC01-GJQT-GYGC08001-08080126LC01-GSZJ-GYGC08001-08080126LC01-GSZT-GYGC08001-08080126LC01-GSMC-GYGC08001-08080126LC01-GSDT-GYGC08001-08080126LC01-GSXF-GYGC08001-08080126LC01-GSBW-GYGC08001-08080126LC01-GSMZ-GYGC08001-08080126LC01-GSTL-GYGC08001-08080126LC01-GSMQ-GYGC08001-08080126LC01-GSDQ-GYGC08001-08080126LC01-GSGS-GYGC08001-08080126LC01-GSDP-GYGC08001-08080126LC01-GSNT-GYGC08001-08080126LC01-GSRQ-GYGC08001-08080126LC01-GSDX-GYGC08001-08080126LC01-GSYX-GYGC08001-08080126LC01-GSZN-GYGC08001-08080126LC01-GSJG-GYGC08001-08080126LC01-GLGH-GYGC08001-08080126LC01-GLYB-GYGC08001-08