第二章秘書機構(gòu)案例

其次章秘書機構(gòu)

酷愛秘書工作服務(wù)現(xiàn)代組織themegalleryCompanyLogo酷愛秘書工作服務(wù)現(xiàn)代組織第一節(jié)秘書機構(gòu)的設(shè)置

themegalleryCompanyLogo酷愛秘書工作服務(wù)現(xiàn)代組織一、秘書工作機構(gòu)的設(shè)置原則

秘書工作機構(gòu)是組織內(nèi)的綜合辦事機構(gòu)。在我國，中心、省市、縣乃至鄉(xiāng)鎮(zhèn)、街道黨政機關(guān)和大中型企事業(yè)單位都普遍設(shè)有秘書工作機構(gòu)，規(guī)模較小的組織則不設(shè)秘書工作機構(gòu)，只設(shè)秘書崗位，配置少量的秘書工作人員。themegalleryCompanyLogo酷愛秘書工作服務(wù)現(xiàn)代組織國家行政機關(guān)的秘書機構(gòu)必需經(jīng)過報批才可設(shè)置，包括名稱與規(guī)模等，具有全國統(tǒng)一性。對于非國家機關(guān)而言的企業(yè)組織則具有敏捷性。規(guī)定性敏捷性themegalleryCompanyLogo酷愛秘書工作服務(wù)現(xiàn)代組織themegalleryCompanyLogo酷愛秘書工作服務(wù)現(xiàn)代組織themegalleryCompanyLogo酷愛秘書工作服務(wù)現(xiàn)代組織themegalleryCompanyLogo酷愛秘書工作服務(wù)現(xiàn)代組織為了使辦公室的運作達到最高效率，設(shè)置秘書工作機構(gòu)有四個原則：1、適應(yīng)性原則。一個組織所設(shè)置的秘書機構(gòu)必需適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)工作和組織管理的實際須要，這是秘書機構(gòu)設(shè)置的總原則。themegalleryCompanyLogo酷愛秘書工作服務(wù)現(xiàn)代組織秘書機構(gòu)職能的適應(yīng)性辦公室子系統(tǒng)職能不一。秘書機構(gòu)規(guī)模的適應(yīng)性辦公室設(shè)置規(guī)模不一。themegalleryCompanyLogo酷愛秘書工作服務(wù)現(xiàn)代組織為了使辦公室的運作達到最高效率，設(shè)置秘書工作機構(gòu)有四個原則：2、分級管理原則。秘書工作要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，這個領(lǐng)導(dǎo)主要指所在組織的領(lǐng)導(dǎo)，而不是指上級機關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)。themegalleryCompanyLogo酷愛秘書工作服務(wù)現(xiàn)代組織為了使辦公室的運作達到最高效率，設(shè)置秘書工作機構(gòu)有四個原則：現(xiàn)代組織的分級特點一是縱向?qū)哟伪M量少，二是橫向幅度可適當(dāng)加大，縱向?qū)哟紊偈菫榱松舷聹贤ū憷?、剛好，避開中間阻隔和官僚主義。橫向幅度大是因為秘書工作涉及面廣、頭緒多，事務(wù)繁雜。從而使秘書工作機構(gòu)的重要性和工作繁重程度大為增加。themegalleryCompanyLogo酷愛秘書工作服務(wù)現(xiàn)代組織為了使辦公室的運作達到最高效率，設(shè)置秘書工作機構(gòu)有四個原則：3、精簡、高效原則。做到能為組織獨立擔(dān)當(dāng)辦公室工作職能而又保證其最少工作成本。themegalleryCompanyLogo酷愛秘書工作服務(wù)現(xiàn)代組織為了使辦公室的運作達到最高效率，設(shè)置秘書工作機構(gòu)有四個原則：職位設(shè)置超過適宜數(shù)，就會造成機構(gòu)膨脹，人浮于事；職位設(shè)置不足，就會造成職位短缺，人手不夠，影響組織目標的實現(xiàn)。themegalleryCompanyLogo酷愛秘書工作服務(wù)現(xiàn)代組織為了使辦公室的運作達到最高效率，設(shè)置秘書工作機構(gòu)有四個原則：4、相對穩(wěn)定原則。秘書機構(gòu)一旦建立起來，就應(yīng)當(dāng)保持相對穩(wěn)定的狀態(tài)。秘書機構(gòu)必需在穩(wěn)定的狀態(tài)下才能充分發(fā)揮作用。否則，就會對整個組織的管理和正常的運轉(zhuǎn)造成很大的障礙。themegalleryCompanyLogo酷愛秘書工作服務(wù)現(xiàn)代組織二、辦公室的機構(gòu)設(shè)置國家級國務(wù)院、國務(wù)院辦公廳局（司）、處省部級湖南省政府辦公廳處、科地廳級大型企事業(yè)湘潭市政府辦公室多科室縣處級中型企事業(yè)··縣政府辦公室不設(shè)科室多人鄉(xiāng)鎮(zhèn)科級小型企事業(yè)鄉(xiāng)政府辦公室1人股村themegalleryCompanyLogo酷愛秘書工作服務(wù)現(xiàn)代組織三、秘書機構(gòu)的組織形式領(lǐng)導(dǎo)層部門1部門2部門3部門4辦公室秘書科綜合科接待科信息科綜理制themegalleryCompanyLogo酷愛秘書工作服務(wù)現(xiàn)代組織綜理制：由統(tǒng)一的辦公廳(室)統(tǒng)籌支配，全面管理。這種模式由于結(jié)構(gòu)較簡潔且權(quán)力集中，責(zé)任分明，有利于統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)籌規(guī)劃、綜合協(xié)調(diào)，并發(fā)揮整體功能。themegalleryCompanyLogo酷愛秘書工作服務(wù)現(xiàn)代組織三、秘書機構(gòu)的組織形式領(lǐng)導(dǎo)層部門1部門2部門3部門4。。。。。。辦公室人事處信息處接待處分理制themegalleryCompanyLogo酷愛秘書工作服務(wù)現(xiàn)代組織分理制：將秘書工作職能化整為零，各負其責(zé)，各司其職，以充分發(fā)揮各職能部門的作用。職能部門分工具體，各司其職，能使困難的辦公機構(gòu)加速運轉(zhuǎn)。themegalleryCompanyLogo酷愛秘書工作服務(wù)現(xiàn)代組織綜理制的秘書機構(gòu)適合于組織機構(gòu)駐點集中、工作業(yè)務(wù)面窄、內(nèi)設(shè)機構(gòu)層次較少的組織。分理制主要適合于管理面較寬，或駐地相對分散，且工作聯(lián)系面又廣，需處理的秘書類事務(wù)又比較繁多的大中型組織。

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1.上下級秘書機構(gòu)之間的縱向聯(lián)系上級秘書部門有義務(wù)對下級秘書部門進行工作業(yè)務(wù)上的指導(dǎo)。下級秘書部門有責(zé)任履行上級秘書部門下達的工作任務(wù)。四、秘書機構(gòu)之間的關(guān)系themegalleryCompanyLogo酷愛秘書工作服務(wù)現(xiàn)代組織2.不相隸屬的組織的秘書機構(gòu)之間的橫向聯(lián)系現(xiàn)代社會任何組織都是一個開放的系統(tǒng)，任何組織要實現(xiàn)其基本的組織目標，都必定要與其他組織發(fā)生橫向聯(lián)系，而這種橫向聯(lián)系主要是通過秘書部門來進行的。四、秘書機構(gòu)之間的關(guān)系themegalleryCompanyLogo酷愛秘書工作服務(wù)現(xiàn)代組織3.同一組織的不同秘書機構(gòu)之間的聯(lián)系。分工明確，各自擔(dān)當(dāng)某一方面的秘書業(yè)務(wù)，在辦公室主任或上級領(lǐng)導(dǎo)的統(tǒng)一協(xié)調(diào)下共同為領(lǐng)導(dǎo)工作和組織整體工作服務(wù)。四、秘書機構(gòu)之間的關(guān)系themegalleryCompanyLogo酷愛秘書工作服務(wù)現(xiàn)代組織五、秘書機構(gòu)設(shè)置不同層次的辦公室，設(shè)置的科室有所不同。它們可依據(jù)職責(zé)范圍的大小，涉及面的寬窄來設(shè)置，但秘書科、信息科和事務(wù)管理科，是廳一級及大中型企業(yè)的辦公室必不行少的三個機構(gòu)。themegalleryCompanyLogo酷愛秘書工作服務(wù)現(xiàn)代組織1．秘書科(1)主動做好領(lǐng)導(dǎo)之間、部門之間的協(xié)調(diào)工作，幫助領(lǐng)導(dǎo)有支配、有步驟、有重點的抓好各項工作，做到忙而不亂。(2)開展調(diào)查探討，了解基層群眾的學(xué)習(xí)、思想、工作、生活狀況，剛好向領(lǐng)導(dǎo)反映，并提出合理的建議。(3)檢查督促各種行政法規(guī)和本組織的各項決議、制度、方法、規(guī)定的執(zhí)行，驗證決策是否科學(xué)合理，是否符合實際。發(fā)覺問題要剛好向領(lǐng)導(dǎo)反映，防止并訂正偏差。(4)組織起草本單位的工作支配、報告、總結(jié)、規(guī)劃、決議和規(guī)章制度，對需上報、下發(fā)的文稿進行政策、文字上的把關(guān)。(5)對上級組織的來文和下設(shè)部門的報告，要剛好轉(zhuǎn)給有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，并依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的批示，具體落實承辦單位和負責(zé)人，并負責(zé)催辦，如期上報辦理結(jié)果。themegalleryCompanyLogo酷愛秘書工作服務(wù)現(xiàn)代組織2．信息科(1)建立多渠道多方位的信息員網(wǎng)絡(luò)，形成一個信息的輸入、處理、輸出、反饋的信息封閉系統(tǒng)。(2)信息科每個工作人員都應(yīng)具有很強的信息意識和信息價值觀。(3)信息科工作人員必需具有調(diào)查探討的基本功，不但要擅長了解動態(tài)信息，也要擅長了解短暫處于靜態(tài)的信息，盡量駕馭第一手材料。(4)要有很強的綜合處理信息的實力，擅長將眾多的信息進行分析、處理和加工。(5)接受必要的信息傳播手段。(6)建立信息庫。要擅長貯存信息，保持信息的連續(xù)性，使信息的價值得到充分發(fā)揮。themegalleryCompanyLogo酷愛秘書工作服務(wù)現(xiàn)代組織

3．事務(wù)管理科(1)要有一個靈敏、暢通的聯(lián)絡(luò)系統(tǒng)和指揮系統(tǒng)，這個系統(tǒng)要有確定的自主權(quán)．盡量削減中間環(huán)節(jié)，各個環(huán)節(jié)要緊緊相扣．使聯(lián)系渠道始終處于良好狀態(tài)。(2)依據(jù)組織的實際，配備足夠的交通工具。(3)事務(wù)管理科的工作人員必需具有較強的“公共意識”，工作熱心負責(zé)，擅長交際，辦事敏捷。敢于獨立處理問題，包括處理一些突發(fā)性的事務(wù)。(4)要建立必要的值班制度。themegalleryCompanyLogo酷愛秘書工作服務(wù)現(xiàn)代組織其次節(jié)秘書工作的職能與要求themegalleryCompanyLogo酷愛秘書工作服務(wù)現(xiàn)代組織一、秘書工作的職能（一）秘書協(xié)助決策的職能決策，對將來行動作出確定。在決策的準備階段、決策形成階段、決策實施階段，秘書要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)，做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀助手。themegalleryCompanyLogo酷愛秘書工作服務(wù)現(xiàn)代組織（一）秘書協(xié)助決策的職能超級稻在安徽遭遇了“滑鐵盧”在安徽蚌埠，萬畝“超級水稻”去年出現(xiàn)絕收或減產(chǎn)，將種子供貨方隆平高科推上風(fēng)口浪尖。在一片爭議聲中，隆平高科4月12日晚間宣布停售這一雜交水稻種子，并將籌建種子行業(yè)災(zāi)后救助基金。themegalleryCompanyLogo酷愛秘書工作服務(wù)現(xiàn)代組織（一）秘書協(xié)助決策的職能“兩優(yōu)0293”在安徽種植18萬畝，為何只有在五河縣旁邊出現(xiàn)大面積的絕收或減產(chǎn)呢？針對“兩優(yōu)0293”水稻出現(xiàn)的絕收和減產(chǎn)，五河縣和安徽省兩級農(nóng)委同時組織了專家進行了田間現(xiàn)場鑒定。

themegalleryCompanyLogo酷愛秘書工作服務(wù)現(xiàn)代組織（一）秘書協(xié)助決策的職能2014年9月23日，兩級農(nóng)委出具鑒定結(jié)論，認為絕收或減產(chǎn)屬于典型的“穗頸瘟”危害，而孕穗和抽穗期間出現(xiàn)低溫連陰雨，品種本身高感稻瘟病，加上適期預(yù)防措施不到位，是導(dǎo)致該病暴發(fā)的主要緣由。專家鑒定組組長包文新探討員透露，“兩優(yōu)0293”品種的最大優(yōu)點是抗倒，但也存在致命的弱點，就是對稻瘟病的抗性很低?！鞍不詹皇堑疚敛〉母甙l(fā)區(qū)，因此被列為‘兩優(yōu)0293’的適宜種植區(qū)域?！眛hemegalleryCompanyLogo酷愛秘書工作服務(wù)現(xiàn)代組織（一）秘書協(xié)助決策的職能協(xié)助決策的職能要求：1.秘書要具備必要的專業(yè)學(xué)問、專業(yè)技術(shù)，要與領(lǐng)導(dǎo)工作思路保持同步。秘書應(yīng)當(dāng)駕馭與決策事項相關(guān)的專業(yè)學(xué)問與專業(yè)技能，并以領(lǐng)導(dǎo)的思維來分析、看待問題，作出科學(xué)合理的組織決策。themegalleryCompanyLogo酷愛秘書工作服務(wù)現(xiàn)代組織（一）秘書協(xié)助決策的職能協(xié)助決策的職能要求：2.秘書要擅長深化調(diào)研，全面收集相關(guān)信息，確保實現(xiàn)決策目標。在決策的準備階段，秘書須要剛好、全面、精確收集各方面信息，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策。在決策形成階段，秘書要完善、系統(tǒng)地整理和運用信息，形成具體的決策方案和實施細則。在決策的實施階段，秘書須要不斷收集執(zhí)行過程中的狀況和問題，為協(xié)調(diào)工作、督促辦理、調(diào)整決策供應(yīng)協(xié)助。themegalleryCompanyLogo酷愛秘書工作服務(wù)現(xiàn)代組織（一）秘書協(xié)助決策的職能協(xié)助決策的職能要求：3.秘書協(xié)助決策要把握好度，不要干擾領(lǐng)導(dǎo)決策。領(lǐng)導(dǎo)相識問題常常具有確定的獨特性，往往習(xí)慣于從宏觀視野、長遠規(guī)劃方面考慮戰(zhàn)略目標。秘書對決策的形成的確可能起到重要的促進作用，但不行超越職責(zé)范疇。所以秘書不能不擇時機、不分場合亂提建議、看法。themegalleryCompanyLogo酷愛秘書工作服務(wù)現(xiàn)代組織（一）秘書協(xié)助決策的職能協(xié)助決策的職能要求：4.保密。決策在準備、形成的階段，有些不宜公開的內(nèi)容和細微環(huán)節(jié)要遵守保密規(guī)范。決策在實施階段也仍有一些信息須要保密。確保決策運行過程中團結(jié)合作，目標一樣。themegalleryCompanyLogo酷愛秘書工作服務(wù)現(xiàn)代組織一、秘書工作的職能（二）秘書協(xié)助管理的職能“科學(xué)管理之父”弗雷德里克·泰羅(FrederickWinslowTaylor)認為：“管理就是準確地知道你要別人干什么，并使他用最好的方法去干”，(《科學(xué)管理原理》)。在泰羅看來，管理就是指揮他人能用最好的方法去工作。themegalleryCompanyLogo酷愛秘書工作服務(wù)現(xiàn)代組織（二）秘書協(xié)助管理的職能

秘書協(xié)助管理就是秘書協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)指揮他人能用最好的方法去工作。秘書通過督促檢查和協(xié)調(diào)來實現(xiàn)協(xié)助管理的職能。themegalleryCompanyLogo酷愛秘書工作服務(wù)現(xiàn)代組織（二）秘書協(xié)助管理的職能

1.督促檢查秘書的督促檢查的工作，主要是在領(lǐng)導(dǎo)者的主持或授權(quán)時，依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)確定的督促檢查內(nèi)容和目的，操辦具體事務(wù)：（1）發(fā)覺執(zhí)行機構(gòu)出現(xiàn)失調(diào)現(xiàn)象，提出整改建議。（2）檢查執(zhí)行的實施進展狀況，保證執(zhí)行順當(dāng)進行。（3）督促檢查對組織決策方案的實施，保證明現(xiàn)預(yù)期目標。（4）剛好反饋實施的狀況，評估歸納督促檢查效果。themegalleryCompanyLogo酷愛秘書工作服務(wù)現(xiàn)代組織（二）秘書協(xié)助管理的職能

2.協(xié)助協(xié)調(diào)在上下左右之間溝通、協(xié)商，以消退隔閡、調(diào)整關(guān)系、調(diào)解沖突，達到平衡、和諧、合作、統(tǒng)一的協(xié)調(diào)職能。這主要表現(xiàn)在：協(xié)調(diào)部門與部門之間、或時間前后之間的政策規(guī)章沖突；協(xié)調(diào)部門與部門之間的利害沖突；協(xié)調(diào)本組織部門之間的工作、生產(chǎn)進度、支配失調(diào)或其他沖突；協(xié)調(diào)本組織與政府部門、新聞媒介、社區(qū)公眾之間的沖突沖突；協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)人與領(lǐng)導(dǎo)人之間、領(lǐng)導(dǎo)人與員工之間、員工與員工之間的人際關(guān)系。themegalleryCompanyLogo酷愛秘書工作服務(wù)現(xiàn)代組織一、秘書工作的職能（三）秘書綜合服務(wù)的職能這表現(xiàn)在：幫助或代替領(lǐng)導(dǎo)部門處理日常文書、通訊、聯(lián)絡(luò)、接待等事務(wù)節(jié)約領(lǐng)導(dǎo)的精力與時間；幫助領(lǐng)導(dǎo)管理和維持下屬部門和人員各項日常工作的正常運轉(zhuǎn)；負責(zé)與有關(guān)組織的業(yè)務(wù)聯(lián)系，包括文件、信函、電報、電傳、電話以及人員往來、接待與服務(wù)；負責(zé)與政府部門、新聞媒介單位、顧客與社區(qū)群眾的溝通聯(lián)絡(luò)與接待服務(wù)。themegalleryCompanyLogo酷愛秘書工作服務(wù)現(xiàn)代組織一、秘書工作的職能（一）秘書協(xié)助決策的職能（二）秘書協(xié)助管理的職能（三）秘書綜合服務(wù)的職能總結(jié)themegalleryCompanyLogo酷愛秘書工作服務(wù)現(xiàn)代組織1．辦公室職責(zé)、權(quán)限、目標、任務(wù)明確，各秘書職責(zé)科學(xué)、明確。2．制定秘書工作的各項制度和標準，并執(zhí)行與考核到位。3．工作程序和工作方法標準、規(guī)范。4．信息系統(tǒng)通暢、合理。5．辦公自動化不斷優(yōu)化。二、秘書工作機構(gòu)的要求themegalleryCompanyLogo酷愛秘書工作服