高校教學(xué)檔案管理的信息化技術(shù)應(yīng)用研究

高校教學(xué)檔案管理的信息化技術(shù)應(yīng)用研究高校教學(xué)檔案管理的信息化技術(shù)應(yīng)用研究

經(jīng)濟(jì)的快速開(kāi)展和信息技術(shù)的進(jìn)步，改變了整個(gè)社會(huì)的工作模式，隨之影響了人們的生活方式，使人們的娛樂(lè)方式、交流伎倆對(duì)現(xiàn)代信息化技術(shù)的依賴性越來(lái)越高。最初現(xiàn)代信息化技術(shù)的應(yīng)用取決于計(jì)算機(jī)技術(shù)的開(kāi)展，各種電子軟件和信息化的設(shè)備的遍及應(yīng)用所提供的效勞，確實(shí)解決了我們生活和工作中所遇到的很多問(wèn)題，為生活提供了便利，為工作帶來(lái)了高效。信息化的技術(shù)平臺(tái)在企業(yè)管理中的廣泛應(yīng)用，真正實(shí)現(xiàn)了工作的高效率，直接帶來(lái)了經(jīng)濟(jì)利益快速增長(zhǎng)。只有信息化技術(shù)在各個(gè)社會(huì)管理領(lǐng)域中的廣泛遍及和系統(tǒng)應(yīng)用，才迎來(lái)了數(shù)字信息化時(shí)代的到來(lái)。高校作為文化傳播高度集中的場(chǎng)所，理所應(yīng)當(dāng)對(duì)現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用先知先覺(jué)，目前看來(lái)，過(guò)于傳統(tǒng)保守的管理模式只能使高校對(duì)現(xiàn)代化信息的接受處于滯后狀態(tài)，信息化技術(shù)在高校管理工作中的遍及應(yīng)用已勢(shì)在必行。而其中教學(xué)檔案的管理的是高校管理工作中的重要組成局部，為有效緩解檔案管理的壓力，使工作變得更為高效且系統(tǒng)，關(guān)鍵取決于對(duì)信息化技術(shù)的應(yīng)用。

一、高校教學(xué)檔案管理信息化技術(shù)的應(yīng)用現(xiàn)狀

〔一〕管理重視程度的意識(shí)較單薄

在高校中往往將教學(xué)和科研作為衡量教師工作的規(guī)范，那教學(xué)、科研管理自然就成為了高校管理工作的重點(diǎn)，高校在這種主流管理意識(shí)的引導(dǎo)下，對(duì)教學(xué)的理解僅限于“教〞與“學(xué)〞，關(guān)注的對(duì)象也往往落在教師和學(xué)生身上，片面的認(rèn)為檔案管理像其它高校行政工作一樣并非如教學(xué)、科研顯得則重要。

教學(xué)檔案的管理，較其它的管理工作確實(shí)具有一定的單調(diào)性，但對(duì)管理系統(tǒng)性和科學(xué)性的要求使其檔案工作顯得尤為重要。但目前高校中很多管理人員由于對(duì)檔案管理工作的重視程度不夠，并且對(duì)工作的規(guī)范和要求偏低，以至于在管理過(guò)程中工作人員的執(zhí)行力會(huì)直接受到影響。不論是過(guò)去還是現(xiàn)在，時(shí)效性對(duì)高校的二級(jí)學(xué)院檔案管理來(lái)說(shuō)都顯得尤為重要。在信息化應(yīng)用程度不高的時(shí)代，假如高校教學(xué)文件或?qū)W生檔案不能及時(shí)做到歸類，未歸檔文件久而久之的積壓便會(huì)不知去向，對(duì)檔案保留的完整性和平安性造成一定的損失，為教學(xué)輔助工作帶來(lái)不同程度的負(fù)面影響。

隨著信息化技術(shù)在各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域的滲透，對(duì)高校教學(xué)檔案管理工作的要求也在不斷提高。但檔案管理工作是否能取得功效，依然首先取決于管理者對(duì)工作的重視程度。

〔二〕信息化管理模式標(biāo)準(zhǔn)化的不足

對(duì)管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化要求同樣適用于高校檔案管理工作，信息技術(shù)建設(shè)的不健全直接影響管理工作整體水平。目前大多數(shù)高校二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的整理不足統(tǒng)一的管理規(guī)范，于是無(wú)法實(shí)現(xiàn)真正的信息資源的共享。正是由于教學(xué)檔案管理沒(méi)有建立統(tǒng)一的系統(tǒng)平臺(tái)，不論是在信息資源建設(shè)，應(yīng)用軟件開(kāi)發(fā)，還是在規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的建設(shè)方面，沒(méi)有建立統(tǒng)一的目錄檔案系統(tǒng)，導(dǎo)致每個(gè)教學(xué)環(huán)節(jié)的歸納都是各行其是，這樣一來(lái)的管理層次無(wú)法提升。高校中二級(jí)學(xué)院對(duì)教學(xué)檔案的保管，只能是停留在相對(duì)滯后的管理辦法上，管理在標(biāo)準(zhǔn)性、效勞性以及資源共享性方面距離信息化檔案管理的要求還存在很大的開(kāi)展空間。

不僅如此，管理模式標(biāo)準(zhǔn)化的不足在高校的教學(xué)檔案信息化應(yīng)用中，存在眾多的平安隱患。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的開(kāi)展給信息化技術(shù)管理平安工作帶來(lái)了一系列的問(wèn)題，不注重網(wǎng)絡(luò)黑客或網(wǎng)絡(luò)病毒的防護(hù)，將會(huì)給教學(xué)檔案管理帶來(lái)不必要的損失。因此在教學(xué)檔案管理中一定要進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)平安部署，避免一切不利因素給信息化管理帶來(lái)的干擾。

〔三〕管理人員的管理技術(shù)有待提高

目前在高校對(duì)教師及管理人員學(xué)歷、能力素養(yǎng)需求較其它行業(yè)整體水平偏高的影響下，現(xiàn)在高校中負(fù)責(zé)教學(xué)檔案的管理人員在綜合素質(zhì)、工作水平方面都有了很大的提升。但是要保證二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案工作信息化的順利發(fā)展，就必須具備相應(yīng)技術(shù)管理專業(yè)的知識(shí)。但從大多數(shù)高校實(shí)際情況來(lái)看，不足真正掌握教學(xué)檔案信息化管理技術(shù)的人員，因?yàn)檫@對(duì)檔案管理的人員信息化技術(shù)的要求相對(duì)專業(yè)，不僅要熟練掌握檔案管理工作流程，還要能夠根據(jù)各自二級(jí)學(xué)院實(shí)際情況合理配備和運(yùn)用教學(xué)資源。這樣一來(lái)，要求高校教學(xué)檔案管理人員必須要注重信息化管理知識(shí)的學(xué)習(xí)和經(jīng)驗(yàn)的積累，并對(duì)教學(xué)檔案管理水平進(jìn)行科學(xué)、合理的自我評(píng)估。

二、高校教學(xué)檔案管理信息技術(shù)應(yīng)用的必要性

高校的教學(xué)檔案信息包括教師課堂教學(xué)教案、教學(xué)日歷，以及教學(xué)過(guò)程中所使用的教學(xué)辦法及教學(xué)成果。信息化技術(shù)在高校的檔案管理中的應(yīng)用，可以有效地輔助高校實(shí)現(xiàn)教學(xué)改革過(guò)程，進(jìn)一步改良教學(xué)質(zhì)量，提高教學(xué)水平。隨著教輔工作中信息化技術(shù)的應(yīng)用，教學(xué)檔案數(shù)字化管理程度的提高，使其變得更為系統(tǒng)化、合理化。伴隨教輔工作效率的提高，教師可以將更多的時(shí)間、精力投入到教學(xué)、科研中來(lái)，保證各種教學(xué)活動(dòng)的全面發(fā)展，學(xué)術(shù)會(huì)議的順利召開(kāi)。數(shù)字化技術(shù)的在教學(xué)檔案中的不斷更新、應(yīng)用，使信息化可以更好地為廣闊師生提供“教〞與“學(xué)〞的效勞，使高校的教學(xué)檔案的利用率大大提高，不僅滿足了二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的需要，也是高校檔案管理的必然趨勢(shì)。

〔一〕是檔案管理工作的內(nèi)容和程序精簡(jiǎn)化的表現(xiàn)形式

教學(xué)檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理是指利用高科技的信息技術(shù)對(duì)檔案的信息進(jìn)行分類、存儲(chǔ)，由于數(shù)字化的信息存儲(chǔ)更加方便快捷，有效節(jié)省了教學(xué)檔案信息存儲(chǔ)的空間和時(shí)間，使存儲(chǔ)信息更加的全面和完整。電子信息化的存儲(chǔ)方式真正保證了檔案管理中的信息準(zhǔn)確率，并且在保留過(guò)程中不會(huì)像紙質(zhì)檔案材料那樣易損，是教學(xué)檔案質(zhì)量提高的一個(gè)重大突破。信息化技術(shù)使教學(xué)檔案管理的內(nèi)容更為精簡(jiǎn)，工作程序更為便利，大大縮短了管理人員的工作時(shí)間，保證了教學(xué)檔案存儲(chǔ)信息的時(shí)效性，有利提高管理的工作水平和效率。

〔二〕實(shí)現(xiàn)校務(wù)管理工作公道化、清晰化的有效途徑

高校教學(xué)檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，目前體現(xiàn)在校務(wù)管理平臺(tái)尤其是公告欄，示例高校辦學(xué)、教師的聘任、招生及畢業(yè)生就業(yè)和出國(guó)留學(xué)的條件都會(huì)通過(guò)校級(jí)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)信息公告欄里進(jìn)行通知，以便全校師生對(duì)信息的全面接收。作為二級(jí)學(xué)院教學(xué)檔案的管理，需要將其有效的信息作為電子檔案文件分類存儲(chǔ)，有效的擴(kuò)大了校級(jí)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的功能，是提高教學(xué)檔案管理工作的水平，真正實(shí)現(xiàn)高校的校務(wù)管理公道化、清晰化的有效途徑。

〔三〕提高教學(xué)檔案的利用率的客觀需要

信息化的技術(shù)在高校的檔案管理工作中的引入，使教學(xué)資源配置得到充沛優(yōu)化，減少檔案管理工作所用的時(shí)間，并且節(jié)省高校人力、物力、和財(cái)力。為學(xué)院師生提供全面信息資源，降低檔案信息查找的難度，使檔案管理的工作程序更為標(biāo)準(zhǔn)，并且提升了檔案管理的水平和管理者效勞的能力。加強(qiáng)了檔案信息資源的開(kāi)發(fā)，使檔案資源的利用率增加。教學(xué)檔案的利用率的提高意味著檔案管理工作對(duì)教學(xué)工作的影響越來(lái)越明顯，所以，提高教學(xué)檔案的利用率也是開(kāi)展高校教學(xué)工作的客觀需要。

〔四〕促進(jìn)高校教輔工作開(kāi)展的必然趨勢(shì)

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷的開(kāi)展，使社會(huì)和經(jīng)濟(jì)都取得了巨大的開(kāi)展和進(jìn)步，在這種形勢(shì)下，高等學(xué)校既面臨著機(jī)遇也面臨著挑戰(zhàn)。在社會(huì)結(jié)構(gòu)的轉(zhuǎn)型期間，高校教育所面臨的重大挑戰(zhàn)就是面對(duì)高等教育的群眾化以及產(chǎn)業(yè)化應(yīng)如何提高教學(xué)質(zhì)量，如何讓教輔工作更科學(xué)化的開(kāi)展，從而對(duì)促進(jìn)教學(xué)工作起到更為積極的作用。對(duì)教輔工作現(xiàn)代化改革的首要目標(biāo)就是實(shí)現(xiàn)高校教學(xué)檔案的信息化管理，這是高校教輔工作開(kāi)展的必然趨勢(shì)，也是決定高校全面推行現(xiàn)代化教育理念的客觀需要。

三、高校教學(xué)檔案管理信息化技術(shù)的應(yīng)用

〔一〕構(gòu)建數(shù)字化信息的檔案系統(tǒng)

檔案管理數(shù)字化是檔案管理開(kāi)展的必然趨勢(shì)，利用寬帶數(shù)據(jù)的通信傳輸技術(shù)，使教學(xué)檔案的資源和信息實(shí)現(xiàn)數(shù)字化。教學(xué)管理的數(shù)字化作為先進(jìn)的管理體系，其系統(tǒng)眾多，示例，多媒體網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，TCP/IP等技術(shù)，還有數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)〔Oracle，300GB的PH光盤庫(kù)，以及各種各樣的掃描儀器，利用軟件的開(kāi)發(fā)工具〕，將高校教學(xué)檔案建立成一個(gè)目錄庫(kù)，以及電子化的信息系統(tǒng)。甚至局部教學(xué)檔案，即便非檔案資料管理的人員，同樣可以根據(jù)需要使用管理號(hào)碼，直接上網(wǎng)瀏覽，這樣一來(lái)，方便了查閱的教師，豐盛了檔案管理的伎倆，提高了檔案管理的效率，使高校教學(xué)檔案的管理工作更加的標(biāo)準(zhǔn)、便捷。

〔二〕信息技術(shù)的主要應(yīng)用體現(xiàn)

首先，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)及管理軟件的使用，局部教學(xué)、科研信息更為公開(kāi)，使教學(xué)人員與教輔人員之間的溝通變得高效。直接影響就是提高管理工作的效率，使其查閱更加方便、快捷且準(zhǔn)確，降低在管理中由于人為因素而所引發(fā)的檔案存儲(chǔ)失誤，使高校檔案管理的工作更加的標(biāo)準(zhǔn)化、高效化、精準(zhǔn)化。其次，通過(guò)信息技術(shù)的培訓(xùn)，能夠使相關(guān)人員掌握最新的信息化管理伎倆，進(jìn)一步提高綜合管理能力，使其更好地適應(yīng)信息化檔案管理工作的要求。

〔三〕建立高校教學(xué)檔案信息平安保障體系

社會(huì)網(wǎng)絡(luò)化的應(yīng)用開(kāi)展給教學(xué)檔案管理帶來(lái)高效的同時(shí)，也增加了檔案信息的不平安因素，因此，高校教學(xué)檔案管理的信息保密性就顯得尤為重要。建立信息化的平安保障體系，在高校教學(xué)檔案信息化管理的工作中，對(duì)信息造成平安威脅的網(wǎng)絡(luò)黑客以及網(wǎng)絡(luò)病毒等要有充沛的防備意識(shí)。因此，必須相應(yīng)具備完整的平安防備系統(tǒng)，將重要的電子檔案信息做好備份，在平安性的根底上確保教學(xué)檔案信息的完整性。

四、高校教學(xué)檔案信息化管理的開(kāi)展趨勢(shì)

〔一〕檔案信息呈現(xiàn)多元化開(kāi)展趨勢(shì)

隨著社會(huì)現(xiàn)代化程度的提高，檔案信息也呈現(xiàn)出了多元化開(kāi)展的趨勢(shì)。雖然教學(xué)檔案資料，各雖然各種電子的文本、網(wǎng)絡(luò)、還及音像資料已成為教學(xué)檔案資料的重要組成局部，但是二級(jí)學(xué)院所要整理的學(xué)生檔案和試卷檔案的保留形式是紙質(zhì)為主的。雖然電子化管理模式已經(jīng)滲透于檔案信息的管理過(guò)程，但不同的教學(xué)檔案信息，對(duì)寄存的空間、存儲(chǔ)的時(shí)間都有著更為細(xì)化的要求。針對(duì)這種資料種類多元化的趨勢(shì)，要對(duì)檔案的存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)進(jìn)行信息合理配置。將電子資源作為檔案管理主要伎倆，做好專業(yè)性的電子檔案信息存儲(chǔ)，將已擴(kuò)大的教學(xué)檔案的接收內(nèi)容進(jìn)行及時(shí)的歸類、調(diào)整，使教學(xué)檔案信息管理實(shí)現(xiàn)真正的多元化開(kāi)展。

〔二〕檔案資料種類的多樣化趨勢(shì)

隨著檔案信息的多元化開(kāi)展，在曾經(jīng)的紙質(zhì)、電子及影像等教學(xué)檔案資料種類的根底上，也呈現(xiàn)出更加多樣化的趨勢(shì)。以符號(hào)形式存在的信息資料，包括各類信息符號(hào)構(gòu)成的文本，在學(xué)校高效能的管理體制下，簡(jiǎn)單的紙質(zhì)信息載體已經(jīng)不能適應(yīng)教學(xué)檔案管理的需求。尤其在電子技術(shù)的廣泛應(yīng)用的今天，檔案信息的載體越來(lái)越多，于是檔案資料的種類便呈現(xiàn)多樣化的趨勢(shì)。

在教學(xué)檔案管理過(guò)程中，通過(guò)擴(kuò)大教學(xué)資料信息的采集的范圍、縮短信息錄入及輸出的時(shí)間，強(qiáng)化管理工作的效勞意識(shí)，使檔案管理能夠更適合教學(xué)工作的需求，為其它教輔工作順利發(fā)展提供便利條件，只有加快科學(xué)的信息化的檔案管理伎倆，將多樣化的現(xiàn)代檔案資料的應(yīng)用于教學(xué)，才能實(shí)現(xiàn)真正的信息化技術(shù)