實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)計(jì)信息化的途徑

實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)計(jì)信息化的途徑實(shí)現(xiàn)檔案統(tǒng)計(jì)信息化的途徑

中圖分類號：G27文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1672-3791〔2022〕11〔b〕-0000-00

1檔案統(tǒng)計(jì)概述

1.1檔案統(tǒng)計(jì)的內(nèi)容

檔案統(tǒng)計(jì)是指運(yùn)用多種多樣的統(tǒng)計(jì)技術(shù)和辦法，通過圖、表、冊以及數(shù)字的形式描述和分析檔案工作的各種現(xiàn)象、狀態(tài)和趨勢的工作過程[1]。它是了解、認(rèn)識和掌握檔案工作總體情況的重要伎倆，是揭示檔案工作有關(guān)情況及其開展規(guī)律的一項(xiàng)重要工作。

檔案統(tǒng)計(jì)包括下列幾個(gè)方面，一是檔案利用的統(tǒng)計(jì)，是指一種對各種類型檔案被各機(jī)關(guān)、各項(xiàng)工作利用的統(tǒng)計(jì)，主要包括各類檔案的查閱、借閱、復(fù)制利用等工程；二是進(jìn)行檔案工作的統(tǒng)計(jì)，即對保管、編研、二次開發(fā)、數(shù)字化等業(yè)務(wù)工作情況的統(tǒng)計(jì)；三是進(jìn)行檔案統(tǒng)計(jì)分析，對重要的統(tǒng)計(jì)報(bào)表的情況分析。主要包括：檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)、全年檔案搶救統(tǒng)計(jì)表等。

1.2檔案統(tǒng)計(jì)信息化及優(yōu)勢

檔案統(tǒng)計(jì)信息化是指在新型的檔案統(tǒng)計(jì)辦法的指引下，運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，對需要進(jìn)行統(tǒng)計(jì)的檔案信息進(jìn)行分類、編輯、整理、統(tǒng)計(jì)、打印和利用分析的新型檔案統(tǒng)計(jì)方式。

檔案統(tǒng)計(jì)對檔案綜合利用工作具有重要的意義，首先使得檔案統(tǒng)計(jì)工作化繁為簡，提高檔案統(tǒng)計(jì)效率；其次能夠使統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確，更為直觀的反映檔案利用情況；三使移交檔案統(tǒng)計(jì)報(bào)表變得更加平安、方便和快捷；四可增加檔案統(tǒng)計(jì)工作的靈活性，輕松應(yīng)對越來越多樣化的檔案統(tǒng)計(jì)工作；第五為整個(gè)檔案管理工作的數(shù)字化與信息化提供智力支持、技術(shù)撐持和設(shè)備保障。

2檔案統(tǒng)計(jì)信息化的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)

2.1檔案統(tǒng)計(jì)模塊的開展前景

以往的檔案管理系統(tǒng)一般注重收集、借閱、歸檔、整理等功能，只能進(jìn)行最根本的數(shù)量統(tǒng)計(jì)，弱化統(tǒng)計(jì)功能，這樣顯然無法滿足檔案統(tǒng)計(jì)、檔案利用工作的需要[2]。檔案統(tǒng)計(jì)信息化促使檔案管理部門淘汰傳統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)方式，細(xì)化統(tǒng)計(jì)分類、強(qiáng)化統(tǒng)計(jì)分析、提高工作效率，以適應(yīng)新形式的要求。因此優(yōu)化升級檔案統(tǒng)計(jì)模塊并掛接到檔案管理系統(tǒng)中，可提高檔案管理系統(tǒng)作用，使之更好地效勞社會(huì)。

2.2檔案統(tǒng)計(jì)模塊的設(shè)計(jì)

檔案統(tǒng)計(jì)模塊應(yīng)設(shè)置檔案利用統(tǒng)計(jì)模塊、檔案業(yè)務(wù)工作統(tǒng)計(jì)模塊、檔案統(tǒng)計(jì)分析模塊。整個(gè)檔案統(tǒng)計(jì)模塊由18個(gè)子功能組成，并能對需要上交的統(tǒng)計(jì)報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等進(jìn)行打印。

1、檔案利用統(tǒng)計(jì)模塊設(shè)計(jì)

檔案利用統(tǒng)計(jì)模塊可以分為3個(gè)子功能：

〔1〕查閱檔案情況統(tǒng)計(jì)功能：建立各種類型的檔案查閱記錄表，對表中的查閱人數(shù)、單位、檔案卷號、數(shù)量等字段進(jìn)行記錄，分季度進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，年末匯總成整年的查閱記錄情況表。

〔2〕復(fù)制利用檔案統(tǒng)計(jì)功能：在后臺建立檔案利用信息記錄表，對檔案利用的情況和借閱人的情況進(jìn)行錄入，然后根據(jù)記錄打印成檔案資料利用三聯(lián)單，發(fā)給所利用的單位或個(gè)人。對表中記錄的掃描復(fù)印的紙質(zhì)檔案文件數(shù)量、電子檔案文件數(shù)量、紙質(zhì)圖件數(shù)量、電子圖件數(shù)量等字段進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，生成某個(gè)時(shí)間段內(nèi)整體檔案利用情況。

〔3〕借閱檔案統(tǒng)計(jì)功能：調(diào)用檔案管理數(shù)據(jù)庫中的借閱檔案信息管理表，對表中借閱的檔案名稱、檔案數(shù)量等字段進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，生成全年的借閱檔案信息表。

2、檔案業(yè)務(wù)工作統(tǒng)計(jì)模塊設(shè)計(jì)

檔案業(yè)務(wù)工作統(tǒng)計(jì)模塊可以分為10個(gè)子功能：

〔1〕檔案愛護(hù)情況統(tǒng)計(jì)功能：在后臺數(shù)據(jù)庫建立檔案愛護(hù)信息表，對出現(xiàn)了：破損、字跡不清、缺失、褪色、腐爛等情況的檔案進(jìn)行愛護(hù)的情況錄入登記，生成某個(gè)時(shí)間段內(nèi)所有需要愛護(hù)的檔案目錄清單。對整個(gè)清單進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，生成檔案搶救統(tǒng)計(jì)表。

〔2〕檔案數(shù)字化工作情況統(tǒng)計(jì)功能：在數(shù)據(jù)庫中建立檔案數(shù)字化工作進(jìn)度表，對工作日內(nèi)檔案數(shù)字化工作的進(jìn)展情況，整體質(zhì)量等進(jìn)行記錄，年末匯總成檔案數(shù)字化工作總表，最終匯入統(tǒng)計(jì)年報(bào)。

〔3〕檔案編研成果統(tǒng)計(jì)功能：調(diào)用檔案編研信息表，對某一時(shí)間段內(nèi)檔案編研工作產(chǎn)生的的檔案文集、大事記等編研成果的數(shù)量、內(nèi)容等根本情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，匯總成全年檔案編研信息表，參加統(tǒng)計(jì)年報(bào)中。

〔4〕檔案二次開發(fā)信息統(tǒng)計(jì)功能：調(diào)用檔案開發(fā)信息管理表，對有價(jià)值的檔案進(jìn)行開發(fā)利用產(chǎn)生的新的檔案成果情況進(jìn)行信息錄入，然后在年底對本年開發(fā)的檔案的數(shù)量及其成果進(jìn)行匯總。

〔5〕檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)功能：將一年內(nèi)所有利用檔案的情況的匯總報(bào)告，加上整個(gè)館藏的檔案情況和檔案館〔室〕的根本情況整理到一起，向上級有關(guān)檔案行政管理部門匯交[4]。

〔6〕匯交檔案情況統(tǒng)計(jì)功能：調(diào)用匯交檔案信息表，對匯交的檔案的編號、名稱、類型、格式、數(shù)量、匯交日期等字段進(jìn)行分類小計(jì)，生成某個(gè)時(shí)間段內(nèi)所有匯交的檔案目錄清單。年末對整個(gè)匯交清單進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，生成全年匯交檔案總表。

〔7〕銷毀檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì)功能：在后臺數(shù)據(jù)庫建立銷毀檔案管理表，對需要銷毀的檔案的編號、名稱、類型、數(shù)量等字段進(jìn)行錄入登記，生成某個(gè)時(shí)間段內(nèi)銷毀的檔案目錄清單。對整個(gè)清單進(jìn)行匯總統(tǒng)計(jì)，生成銷毀檔案統(tǒng)計(jì)表。

〔8〕償還檔案統(tǒng)計(jì)功能：調(diào)出檔案管理數(shù)據(jù)庫中的檔案償還信息管理表，對表中已償還的檔案名稱、檔案數(shù)量、尚未償還的檔案名稱、檔案數(shù)量等字段進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。

〔9〕檔案機(jī)構(gòu)及人員情況統(tǒng)計(jì)功能：建立檔案機(jī)構(gòu)信息記錄表，對本年內(nèi)檔案機(jī)構(gòu)及其內(nèi)部人員的根本情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，最終匯入統(tǒng)計(jì)年報(bào)中。

〔10〕館藏檔案統(tǒng)計(jì)功能：建立館藏檔案記錄表，統(tǒng)計(jì)本年內(nèi)館藏檔案的1情況，包括：全宗數(shù)、檔案案卷總數(shù)、檔案件次總數(shù)、檔案排架長度等，最終匯入統(tǒng)計(jì)年報(bào)中。3、檔案統(tǒng)計(jì)分析模塊設(shè)計(jì)

檔案統(tǒng)計(jì)分析模塊分為5個(gè)子功能：

〔1〕檔案利用統(tǒng)計(jì)分析：分析復(fù)制、借閱出去的檔案是否產(chǎn)生了經(jīng)濟(jì)和社會(huì)效益，依此得出檔案的真正利用效率，并為在今后如何增強(qiáng)檔案的利用率的問題上提供解決計(jì)劃[3]。

〔2〕檔案統(tǒng)計(jì)年報(bào)的分析：對檔案部門一年內(nèi)的整體情況進(jìn)行分析，制定下一年的工作目標(biāo)。

〔3〕檔案愛護(hù)統(tǒng)計(jì)分析：通過對檔案進(jìn)行愛護(hù)工作的統(tǒng)計(jì)進(jìn)行分析，得出檔案完整性遭到破壞的原因，研究加強(qiáng)檔案愛護(hù)的措施。

〔4〕檔案編研開發(fā)統(tǒng)計(jì)分析：對被編研、開發(fā)過的檔案數(shù)量、類型等的統(tǒng)計(jì)進(jìn)行分析，可以大致得出整個(gè)檔案館〔室〕所藏檔案的開發(fā)利用價(jià)值。

〔5〕檔案數(shù)字化工作統(tǒng)計(jì)分析：對檔案數(shù)字化工作的統(tǒng)計(jì)分析，可以反映出檔案館〔室〕的數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，可為數(shù)字化檔案館〔室〕建設(shè)提供智力撐持。

2.3檔案統(tǒng)計(jì)模塊的實(shí)現(xiàn)

按照結(jié)構(gòu)化程序設(shè)計(jì)“自頂向下，逐步求精〞的設(shè)計(jì)理念對檔案統(tǒng)計(jì)模塊中的18個(gè)功能進(jìn)行分類，最終設(shè)計(jì)出檔案統(tǒng)計(jì)模塊的組織功能結(jié)構(gòu)圖，如圖2-1所示。

2.4檔案統(tǒng)計(jì)模塊在系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中的設(shè)計(jì)

根據(jù)對檔案統(tǒng)計(jì)模塊組織結(jié)構(gòu)圖的分析，需要在檔案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中建立8個(gè)表單。一是檔案查閱情況統(tǒng)計(jì)表〔見表2-1〕，二是檔案利用情況統(tǒng)計(jì)表，三是檔案愛護(hù)情況統(tǒng)計(jì)表，四是檔案數(shù)字化進(jìn)度統(tǒng)計(jì)表，五是銷毀檔案統(tǒng)計(jì)表，六是檔案機(jī)構(gòu)根本情況統(tǒng)計(jì)表，七是館藏檔案統(tǒng)計(jì)表，八是檔案編研與開發(fā)統(tǒng)計(jì)表。

表2-1檔案查閱情況統(tǒng)計(jì)表

年份

日期

文字檔案〔冊〕

圖件檔案〔張〕

照片檔案〔張〕

視頻檔案〔輯〕

其它檔案數(shù)量

查閱人次〔次〕

查閱單位

查閱檔案卷數(shù)

2022

5.15

22

36

8

9

2

3

某公司

11

2022

11.19

30

120

20

8

60

5

房管局

21

總計(jì)

52

156

28

17

62

8

32

2.5接口設(shè)計(jì)要求

在設(shè)計(jì)檔案統(tǒng)計(jì)功能模塊過程中應(yīng)該設(shè)計(jì)出與其他外部設(shè)備相聯(lián)系的硬件接口，包括打印機(jī)、光盤刻錄機(jī)、效勞器等。

在設(shè)計(jì)系統(tǒng)框架和編寫程序代碼過程中應(yīng)注意與后臺系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的緊密融合，合理設(shè)計(jì)數(shù)據(jù)庫軟件接口。

在設(shè)計(jì)系統(tǒng)框架和編寫程序代碼過程中還應(yīng)注意與Word、Excel等辦公軟件和NeroExpress光盤刻錄軟件等應(yīng)用軟件的融合，合理設(shè)計(jì)應(yīng)用軟件接口。這樣在系統(tǒng)中可直接調(diào)用出Word、Excel等程序，對相關(guān)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行編輯和整理，生成專門的統(tǒng)計(jì)報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表并進(jìn)行打