工程公司文書的呈批和發(fā)文管理制度

發(fā)文管理辦法第一章總則第一條為規(guī)范和嚴肅公司發(fā)文工作，提高發(fā)文效率、保證發(fā)文質量，保證文書的安全、及時傳遞，特制定本管理辦法。第二條公司所有文書的呈批和發(fā)文由辦公室統(tǒng)一管理。第二章行文規(guī)則第三條公文的種類公文類別主要有：通知、通報、報告、請示、決定、決議、批復、函、會議紀要、總結、計劃、簡報、制度、規(guī)定、辦法等。第四條公文格式公文格式一般包括：標題、主送部門（領導）、正文、附件、發(fā)文單位（單位公章）、發(fā)文時間、抄送單位、文件版頭、公文編號、機密等級、緊急程度、閱讀范圍等項。.標題：公文的標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容并標明發(fā)文部門、事由和公文種類。.主送部門：指公文主要送達的單位（領導）或部門，凡是向上級報送均為主送部門；一般只寫一個主送部門，不得多頭主送。如需要，同時報送另一上級，可以用抄報的形式。.正式公文的主體：文字簡明扼要、條理清楚、實事求是。.發(fā)文單位：寫在公文下面偏右，要寫全稱，如以領導個人名義行文，應冠以職務身份。.發(fā)文日期：公文必須注明發(fā)文日期，以表明從何時開始下文。發(fā)文日期在發(fā)文部門下面向右錯開，要寫全年月日。發(fā)文日期一般以簽發(fā)人簽發(fā)日期為準。.抄報、抄送單位：屬上級的列入抄報，平行或下級列入抄送。.文件版頭：正式公文一般都有版頭，版頭以紅色大寫印上“廣西創(chuàng)新港灣工程有限公司文件”，下面加一道紅線，通常稱為紅頭文件。所有以公司名義下發(fā)的公文一律用紅頭文件形式。.公文編號：一般包括編字、年號、順序號。.機密等級：機密公文應當根據(jù)機密程度劃分等級，分別注明“絕密”，“機密”，“秘密”，“普通”字樣。.附件：公文如有附件，應當在正文之后，發(fā)文部門之前注明附件名稱和件數(shù)。.其它：公文排版要求詳見附件。第五條行文要求.行文須嚴格區(qū)分公文類別，并嚴格按相應格式書寫、排版；.明確發(fā)文權限。屬于全面的，重要的方針政策性問題，以公司名義行文。屬于限定方針范圍內的日常業(yè)務工作問題，以有關部門名義行文。.公文由主辦部門經辦人擬稿，經部門經理審核、簽字后交辦公室登記。由辦公室送呈有關領導簽發(fā)。發(fā)文涉及幾個部門的，經辦單位負責組織相關部門會簽后，再上交辦公室。第六條關于公司的公文編字為便于公司公文的使用、保管、立卷、歸檔和查閱，將公司公文編字明確為:發(fā)文部8門或人員編字說明執(zhí)行董事桂新董字1、發(fā)文由辦公室統(tǒng)一編號；2、發(fā)文字號3號仿宋體；序號為3位；年份用六角括號〔〕”如“桂新辦字〔2002〕第001號”；總經理班子桂新總字經營部桂新經字辦公室桂新辦字人力資源部桂新人字財務部桂新財字生產中心桂新生字總工室桂新工字供應部桂新供字第三章發(fā)文程序及要求第七條發(fā)文程序包括擬稿、校對、審核、簽發(fā)、用印、發(fā)文、歸檔等程序。（一）公文的草擬、打印、校對。.經辦人負責公文的起草（包括錄入、排版）。草擬公文必須使用統(tǒng)一格式的公文稿紙（見附表三），起草公文的人名、地點、數(shù)字、標點符號要準確，時間要寫具體的年月日。人名、地名、文件名稱、事物名稱等，不得用簡稱。.起草公文后，到辦公室統(tǒng)一打印、輸出。辦公室秘書負責核對公文符合公文格式后加蓋“擬文專用章”。.公文打印后、由擬稿人校對無誤后簽字。（二）公文審核。文件起草后，由經辦部門經理審核、簽字。如涉及其他部門，經辦部門送相關部門會簽。把“文件呈批單”（具體格式見附表），同文件一并交辦公室。（三）公文的核稿。所有公文呈批前由辦公室負責核稿。核稿的主要內容包括：.文件呈批單是否填寫準確，完整。所有相關部門是否都已簽字。.公文打印、排版格式是否符合公司要求；.公文意思是否得表達清楚、準確。如核稿不合格，辦公室簽署修改意見后交經辦人重新辦理。（四）公文的呈批。辦公室核稿通過后，在“文件呈批單”上填寫公文編號和密級，簽署處理意見。在“發(fā)文登記表”上登記后，由辦公室主任根據(jù)事情的輕重緩急，在文件呈批表上加蓋“特急”和“急件”字樣。按審批權限、業(yè)務性質分類，分別呈相關領導審批。辦公室不得積壓文件，要及時呈批或下發(fā)。（五）公文批閱。公司相關領導批閱文件，“特急”文件須馬上批辦，“急件”須當天批辦。所有文件的必須在兩個工作日之內閱批完畢。公司相關領導認為文稿與原意不符，由辦公室退回擬稿人重寫。如果僅涉及文字問題，直接由辦公室負責修改。擬稿人重寫后，再次送簽時必須附上修改前的所有原稿。辦公室負責核對修改稿與原稿，確保公文嚴格按領導意見進行了修改，并且經辦人已經告知相關部門經理（由辦公室秘書電話查詢）。（六）公文打印。公文簽發(fā)后，交辦公室主任。辦公室主任審查后交辦公室秘書登記、打印正式文稿；打印前辦公室秘書瀏覽文件內容，檢查所打印文件的合法性、并在打印登記簿上詳細登記文件名、份數(shù)、頁數(shù)、經辦人等，具體見《打印登記簿》；對于不需要蓋章的文件，在打印正式文稿后，由辦公室秘書填寫“發(fā)文登記簿”后，進行發(fā)文，同時將一份正式文件、領導簽發(fā)的原稿中的終稿、文件呈批單及該文件電子版存檔備案。對于需要蓋章的文件見下一步；（七）公文蓋印、登記。需要蓋章的文件，打印后由辦公室秘書履行蓋章手續(xù)。對兩張以上的文件另外加蓋騎縫蓋。”文件呈批單”由辦公室秘書留存?zhèn)洳?，辦公室秘書須在文件呈批單上簽字。文件蓋章后，將一份正式文件、領導簽發(fā)的原稿中的終稿、文件呈批單及該文件電子版存檔備案。同時由辦公室秘書填寫“發(fā)文登記表”后發(fā)文。（八）發(fā)文。對外發(fā)文要求：1、辦公室秘書通知經辦人到辦公室辦理文件領用手續(xù)后，由經辦人帶文件外出自行辦理（特殊情況下，如絕密文件須有他人陪同前往）；領取文書的當事人必須在登記簿上簽名。2、需要以信函、特快專遞或以電子郵件形式發(fā)文的，統(tǒng)一由辦公室秘書辦理。對內發(fā)文要求：1、對內發(fā)文采取在公司局域網上公布或加蓋“對內發(fā)文章”后向相關部門發(fā)文（紙質文件）兩種方式；2、對于在公司局域網上公布的公文，由辦公室秘書通知相關人員及時上網查閱，并在發(fā)文登記簿上登記；3、對于確需發(fā)紙質文件的，只發(fā)復印件。并由辦公室專人在文件上加蓋“對內發(fā)文章”并復印后，通知相關部門到辦公室辦理文件領用手續(xù)，領取復印件。第八條公文的借閱和清退按《檔案管理辦法》有關規(guī)定執(zhí)行。第九條公文的立卷、歸檔和廢除按《檔案管理辦法》有關規(guī)定執(zhí)行。第四章附則第十條本管理辦法由辦公室負責解釋。第十一條本管理辦法的擬定或者修改由辦公室負責，報總經理批準后執(zhí)行。第十二條本管理辦法自頒布之日起實施。附表一、辦文呈批單辦文呈批單文件標題（ ）文件編號桂新字〔〕號密級附件擬稿人日期年月日公司領導辦公室主任經辦部門經理相關部門經理擬稿說明辦公室秘書簽字附表二、發(fā)文登記簿發(fā)文登記簿附表三、公文格式及要求公文格式及要求\項\目性、質\字體字號行距(倍)字距頁邊距（cm）用紙規(guī)格其它標題正文標題正文上下左右草稿黑體幼圓號五號WPS字處理軟件3毫米標準2.82.81.56.0A4.標題與正文之間空一行.落款下正文之間空3空.每頁標注頁碼注明：.落款之后注明：注釋：（1）此件為草稿（（2）擬稿人：（簽正式文稿華文中宋(加粗)仿宋體號四號WPS字處理軟件2毫米標準3.73.52.52.6