《采購(gòu)內(nèi)控管理細(xì)則》

經(jīng)典word整理文檔，僅參考，雙擊此處可刪除頁(yè)眉頁(yè)腳。本資料屬于網(wǎng)絡(luò)整理，如有侵權(quán)，請(qǐng)聯(lián)系刪除，謝謝！公司名稱批準(zhǔn)人發(fā)布范圍發(fā)布文號(hào)發(fā)布日期生效日期采購(gòu)管理-XY-CG-00-00-01采購(gòu)內(nèi)控管理細(xì)則目錄1目的............................................................22適用范圍........................................................23編制依據(jù)........................................................24釋義............................................................25職責(zé)分工........................................................26集中采購(gòu)管理....................................................37自行采購(gòu)管理....................................................38附則...........................................................22北京市西苑飯店第1頁(yè)共22頁(yè)采購(gòu)管理-XY-CG-00-00-01采購(gòu)內(nèi)控管理細(xì)則1目的與風(fēng)險(xiǎn)，保證采購(gòu)在滿足日常運(yùn)營(yíng)需要的前提下，最大限度地降低采購(gòu)成本。2適用范圍北京市西苑飯店采購(gòu)部及相關(guān)業(yè)務(wù)參與部門3編制依據(jù)3.12008，財(cái)政部，證監(jiān)會(huì)、審計(jì)署、銀監(jiān)會(huì)、保監(jiān)會(huì)3.2《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引第72010，財(cái)政部，證監(jiān)會(huì)、審計(jì)署、銀監(jiān)會(huì)、保監(jiān)會(huì)3.32013，首旅酒店集團(tuán)4釋義《財(cái)務(wù)內(nèi)控管理細(xì)則》固定資產(chǎn)章節(jié)的有關(guān)規(guī)定。5職責(zé)分工5.1總經(jīng)理作為第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)全面組織落實(shí)，確保采購(gòu)業(yè)務(wù)管理的全過(guò)程得到有效控制。5.2權(quán)利。各部門對(duì)采購(gòu)部的工作應(yīng)予以配合。5.3堵塞管理漏洞，降低成本和費(fèi)用。北京市西苑飯店第2頁(yè)共22頁(yè)采購(gòu)管理-XY-CG-00-00-01采購(gòu)內(nèi)控管理細(xì)則5.4采購(gòu)管控職責(zé)a)采購(gòu)部負(fù)責(zé)采購(gòu)業(yè)務(wù)的審核與執(zhí)行、供應(yīng)商選擇與評(píng)價(jià)；b)計(jì)財(cái)部負(fù)責(zé)結(jié)賬與付款；c)使用部門提出采購(gòu)申請(qǐng)、參與供應(yīng)商評(píng)價(jià)等；d)驗(yàn)收部門負(fù)責(zé)樣貨及采購(gòu)物資的質(zhì)量；e)庫(kù)房負(fù)責(zé)補(bǔ)倉(cāng)申請(qǐng)、出入庫(kù)驗(yàn)收。6集中采購(gòu)管理6.1集中采購(gòu)模式：本細(xì)則所指的集中采購(gòu)是指首旅集團(tuán)對(duì)所屬酒店采購(gòu)業(yè)務(wù)實(shí)行的統(tǒng)一集團(tuán)務(wù)環(huán)節(jié)，如供應(yīng)商選擇與評(píng)估、采購(gòu)價(jià)格管理、合同簽訂、結(jié)算業(yè)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一集申請(qǐng)，完成采購(gòu)業(yè)務(wù)。6.2酒店應(yīng)充分利用首旅集團(tuán)集中采購(gòu)平臺(tái)，按照首旅集團(tuán)集采工作的具體要求，實(shí)施集中或相對(duì)集中采購(gòu)，以提高采購(gòu)效率、堵塞管理漏洞、降低成本和費(fèi)用。6.3采購(gòu)物資的驗(yàn)收由酒店驗(yàn)收部門自行執(zhí)行，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題后及時(shí)聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行退、換貨處理，并將問(wèn)題反饋給集團(tuán)集采中心。給供應(yīng)商。7自行采購(gòu)管理7.1采購(gòu)申請(qǐng)與審批7.1.1日常采購(gòu)申請(qǐng)：7.1.1.1格按如下程序報(bào)批：申請(qǐng)部門----采購(gòu)部---財(cái)務(wù)總監(jiān)----總會(huì)計(jì)師----總經(jīng)理。北京市西苑飯店第3頁(yè)共22頁(yè)采購(gòu)管理-XY-CG-00-00-01采購(gòu)內(nèi)控管理細(xì)則7.1.1.2a)確認(rèn)所需物品的規(guī)格要求；b)與倉(cāng)庫(kù)聯(lián)系，確認(rèn)所需采購(gòu)物品是否有存貨或有類似物品，如倉(cāng)庫(kù)已有存貨或類似物品，應(yīng)立即與申請(qǐng)部門聯(lián)系解決，以避免重復(fù)采購(gòu)；c)獲批準(zhǔn)，由采購(gòu)部將整套“申購(gòu)單”退還原申請(qǐng)部門。申購(gòu)部門說(shuō)明原因后重新申請(qǐng)。7.1.1.3倉(cāng)庫(kù)補(bǔ)充采購(gòu)：食品庫(kù)、冷庫(kù)、物品庫(kù)及工程庫(kù)的補(bǔ)充，倉(cāng)庫(kù)管理員根存量已降至最低存量時(shí)，便需提出補(bǔ)充采購(gòu)申請(qǐng)。7.1.2緊急采購(gòu)申請(qǐng)：且嚴(yán)格按如下程序報(bào)批：申請(qǐng)部門----采購(gòu)部---財(cái)務(wù)總監(jiān)----總會(huì)計(jì)師----總經(jīng)理。采購(gòu)部接到“緊急采購(gòu)申請(qǐng)單”時(shí)，應(yīng)采取下列措施：a)與申請(qǐng)者聯(lián)系，由申購(gòu)部門指定專人，與采購(gòu)部一同購(gòu)買申請(qǐng)部門所需產(chǎn)品；b)緊急采購(gòu)的品種原則不做入庫(kù)手續(xù)，由申購(gòu)部門直接辦理領(lǐng)用手續(xù)。7.1.3a)總監(jiān)/廚師長(zhǎng)審查后驗(yàn)收整理歸集后交采購(gòu)部直接辦理，并安排供應(yīng)商于翌日早上送貨；b)如遇緊急需要，采購(gòu)部可以電話與供應(yīng)商聯(lián)系送貨，但必須填寫“廚房/經(jīng)理簽字確認(rèn)，而此類緊急采購(gòu)次數(shù)及數(shù)量不應(yīng)過(guò)多。7.1.4特殊項(xiàng)目采購(gòu)?fù)顿Y內(nèi)控管理細(xì)則》執(zhí)行。北京市西苑飯店第4頁(yè)共22頁(yè)采購(gòu)管理-XY-CG-00-00-01采購(gòu)內(nèi)控管理細(xì)則7.1.5采購(gòu)申請(qǐng)流程圖單位：北京市西苑飯店編制人：余暉霞流程名稱：采購(gòu)管理流程編號(hào)：業(yè)務(wù)主管部門：采購(gòu)部最后更新時(shí)間：版本：1.0業(yè)務(wù)參與部門：計(jì)財(cái)部相關(guān)部門經(jīng)辦人01.使用部門根據(jù)需要填寫《國(guó)內(nèi)采購(gòu)單》、《庫(kù)房補(bǔ)充采購(gòu)申請(qǐng)單》，若為急購(gòu)需增加填寫《急需物品告知單》國(guó)內(nèi)采購(gòu)單、急需物品否告知單1采購(gòu)員1.1M03.進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)并填寫相關(guān)采購(gòu)內(nèi)容，如需要錄入富基系統(tǒng)的及時(shí)錄是是1.2M1.2M國(guó)內(nèi)采購(gòu)單、急需物品告知單是是1.2M是核1.2M是08.總經(jīng)理審批庫(kù)房信息錄入員09.經(jīng)審批后，采購(gòu)單返回采購(gòu)部，富基系統(tǒng)生產(chǎn)訂單訂單采購(gòu)員10.實(shí)施采購(gòu)富基系統(tǒng)北京市西苑飯店第5頁(yè)共22頁(yè)采購(gòu)管理-XY-CG-00-00-01采購(gòu)內(nèi)控管理細(xì)則單位：北京市西苑飯店流程名稱：采購(gòu)管理流程編號(hào)：編制人：余暉霞業(yè)務(wù)主管部門：采購(gòu)部業(yè)務(wù)參與部門：計(jì)財(cái)部、需求部門采購(gòu)申請(qǐng)-廚房每日采購(gòu)后廚經(jīng)辦人1否是廚房鮮活請(qǐng)購(gòu)單否采購(gòu)員04.訂貨后將相關(guān)匯總表交給收貨部1.2M收貨部05.根據(jù)匯總表進(jìn)行收是獲并開收貨報(bào)告收貨報(bào)告采購(gòu)員06.根據(jù)收貨報(bào)告信息錄入富基系統(tǒng)北京市西苑飯店第6頁(yè)共22頁(yè)采購(gòu)管理-XY-CG-00-00-01采購(gòu)內(nèi)控管理細(xì)則7.2供應(yīng)商選擇7.2.1供應(yīng)商有以下幾類選擇渠道：a)使用首旅集團(tuán)集中采購(gòu)平臺(tái)推薦的供應(yīng)商；b)酒店所有員工均可推薦供應(yīng)商給采購(gòu)部；c)采購(gòu)部從現(xiàn)有供應(yīng)商名錄中選擇合適的供應(yīng)商；d)從同行業(yè)其他酒店推薦的供應(yīng)商中擇優(yōu)使用；e)如以上途徑無(wú)法提供足夠數(shù)量的供應(yīng)商，則由業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)通過(guò)各種渠道提供足夠數(shù)量的供應(yīng)商推薦給采購(gòu)部。7.2.2采購(gòu)部負(fù)責(zé)整理、匯總推薦供應(yīng)商名單，匯總時(shí)應(yīng)詳細(xì)記錄推薦供應(yīng)商并將推薦供應(yīng)商情況分類轉(zhuǎn)發(fā)給各使用部門評(píng)定。7.2.3供應(yīng)商考察a)考察內(nèi)容：現(xiàn)場(chǎng)考查；樣品鑒定；價(jià)格分析；服務(wù)質(zhì)量跟蹤記錄；供應(yīng)商提供的證明文件的有效性；b)采購(gòu)部組織對(duì)初選供應(yīng)商進(jìn)行考察，參加考察的人員應(yīng)根據(jù)采購(gòu)要求，并結(jié)合考察內(nèi)容，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)分；c)采購(gòu)部計(jì)算出被考察供應(yīng)商的綜合得分，根據(jù)綜合得分確定初選合格的供應(yīng)商；d)采購(gòu)部將供應(yīng)商的考察評(píng)分結(jié)果提交給相關(guān)需求部門評(píng)定，經(jīng)計(jì)財(cái)部總監(jiān)審核，報(bào)總會(huì)計(jì)師審批后，確定最終的合格供應(yīng)商名單；e)對(duì)臨時(shí)小額采購(gòu)物品的供應(yīng)商，由采購(gòu)員按采購(gòu)要求評(píng)價(jià)供應(yīng)商質(zhì)量、價(jià)格及售后服務(wù)并進(jìn)行選擇；f)有毒有害的化學(xué)物品在采購(gòu)時(shí)要選擇符合食品衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)和批準(zhǔn)文號(hào)的廠家。7.2.4列入酒店采購(gòu)產(chǎn)品的合同供應(yīng)商應(yīng)滿足下列要求：a)在中國(guó)境內(nèi)注冊(cè)的法人或具有獨(dú)立承擔(dān)民事責(zé)任能力的組織和個(gè)人；b)資信和財(cái)務(wù)狀況良好；北京市西苑飯店第7頁(yè)共22頁(yè)采購(gòu)管理-XY-CG-00-00-01采購(gòu)內(nèi)控管理細(xì)則c)具有簽訂和履行合同的能力和信譽(yù)；d)提供的產(chǎn)品質(zhì)量、服務(wù)等符合國(guó)家行業(yè)、環(huán)境以及衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)；e)提供產(chǎn)品的制造和使用符合國(guó)家安全標(biāo)準(zhǔn)；f)提供的產(chǎn)品符合國(guó)家法律和行政法規(guī)；g)食品須符合國(guó)家有關(guān)食品安全的相關(guān)要求；h)滿足酒店對(duì)產(chǎn)品的其他特殊要求。7.2.5被選供應(yīng)商應(yīng)向酒店采購(gòu)部提供以下審核準(zhǔn)入的文件：a)有效期內(nèi)的工商營(yíng)業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證、衛(wèi)生許可證、檢測(cè)報(bào)告等相關(guān)資質(zhì)文件的復(fù)印件并加蓋公司章，原件需要當(dāng)面核實(shí)；b)供應(yīng)商的情況簡(jiǎn)介材料；c)食品應(yīng)提供符合國(guó)家食品安全等標(biāo)準(zhǔn)的證明材料或檢測(cè)報(bào)告；d)從事專賣銷售和代理銷售的供應(yīng)商，應(yīng)持有由生產(chǎn)廠家或銷售總代理提供的書面授權(quán)書或相關(guān)證明文件；e)生產(chǎn)或經(jīng)營(yíng)國(guó)家有特殊規(guī)定的產(chǎn)品，應(yīng)持有國(guó)家頒發(fā)的生產(chǎn)許可證或經(jīng)營(yíng)許可證（如：QSf)從事特種行業(yè)的供應(yīng)商，應(yīng)持有由國(guó)家頒發(fā)的特種行業(yè)許可證；g)酒店采購(gòu)部要求的其他材料。7.2.6酒店采購(gòu)部負(fù)責(zé)對(duì)供應(yīng)商申報(bào)的材料進(jìn)行審核，組織相關(guān)部門對(duì)供應(yīng)商提供的產(chǎn)品樣品進(jìn)行評(píng)價(jià)和篩選、試用。北京市西苑飯店第8頁(yè)共22頁(yè)采購(gòu)管理-XY-CG-00-00-01采購(gòu)內(nèi)控管理細(xì)則7.2.7供應(yīng)商選擇流程圖：?jiǎn)挝唬罕本┦形髟凤埖昃幹迫耍河鄷熛紭I(yè)務(wù)主管部門：采購(gòu)部業(yè)務(wù)參與部門：計(jì)財(cái)部采購(gòu)員01.確定準(zhǔn)備進(jìn)一步核查的供應(yīng)商范圍供應(yīng)商名錄11.1M采購(gòu)員02.對(duì)備選供應(yīng)商提出審核要求03.審核供應(yīng)商報(bào)送的審核相關(guān)材料，并根據(jù)需要進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)考察1.2M1.3M05.根據(jù)需要，組織相關(guān)部門對(duì)供應(yīng)商提供的產(chǎn)品樣品進(jìn)行評(píng)價(jià)和篩選、試用。否1.4M否07.財(cái)務(wù)部總監(jiān)審核是06.采購(gòu)部經(jīng)理審核1.5M1.5M08.總會(huì)計(jì)師審批是09.與合格供應(yīng)商簽訂《供貨協(xié)議》或列入《合格供方名錄》是供貨協(xié)議、合格供方名錄北京市西苑飯店第9頁(yè)共22頁(yè)采購(gòu)管理-XY-CG-00-00-01采購(gòu)內(nèi)控管理細(xì)則7.3供應(yīng)商評(píng)價(jià)7.3.1供應(yīng)商管理的具體要求：7.3.1.1酒店采購(gòu)部負(fù)責(zé)及時(shí)協(xié)調(diào)和處理供應(yīng)商所提供產(chǎn)品質(zhì)量、運(yùn)輸、交的各項(xiàng)要求。7.3.1.2酒店采購(gòu)部每年對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行一次重新評(píng)價(jià)，了解供應(yīng)商的動(dòng)態(tài)，供應(yīng)商名錄》或與供應(yīng)商簽署下一年度的合同或協(xié)議.7.3.1.3供應(yīng)商評(píng)價(jià)應(yīng)包括但不限于以下內(nèi)容：a)業(yè)務(wù)完成質(zhì)量情況；b)業(yè)務(wù)合作過(guò)程中的配合與服務(wù)情況；c)合同工期的履行情況；d)材料設(shè)備的供應(yīng)情況；e)結(jié)算的辦理情況；f)售后服務(wù)情況；g)其他情況。7.3.1.4酒店使用部門對(duì)采購(gòu)產(chǎn)品或服務(wù)提出的投拆，應(yīng)詳細(xì)記錄。對(duì)投訴后反饋給使用部門。7.3.1.5價(jià)目標(biāo)，考慮有沒(méi)有價(jià)格上漲、下跌因素，與供應(yīng)商協(xié)商后，合理調(diào)整價(jià)格。7.3.1.6酒店采購(gòu)部對(duì)認(rèn)真履行合同的供應(yīng)商，應(yīng)給予優(yōu)先續(xù)約的權(quán)利；對(duì)違約的供應(yīng)商，應(yīng)按照合同內(nèi)的相關(guān)條款扣罰其違約金或終止合作。對(duì)隨行就市的采購(gòu)產(chǎn)品，酒店采購(gòu)部要及時(shí)予以動(dòng)態(tài)分析，設(shè)定議北京市西苑飯店第10頁(yè)共22頁(yè)采購(gòu)管理-XY-CG-00-00-01采購(gòu)內(nèi)控管理細(xì)則7.3.2供應(yīng)商評(píng)價(jià)流程圖：1否2否是是是北京市西苑飯店第11頁(yè)共22頁(yè)采購(gòu)管理-XY-CG-00-00-01采購(gòu)內(nèi)控管理細(xì)則7.4采購(gòu)詢價(jià)管理7.4.1詢、比價(jià)原則7.4.1.1比質(zhì)比價(jià)：對(duì)于所有采購(gòu)的物品，必須進(jìn)行比質(zhì)比價(jià)。依據(jù)酒店的實(shí)際情況和使用部門的要求，先比質(zhì)，后比價(jià)，在同等質(zhì)量的前提下，采用最優(yōu)惠的價(jià)格。7.4.1.2找生產(chǎn)廠家直接采購(gòu)，并要求以批量?jī)?yōu)惠價(jià)格供應(yīng)。7.4.1.3比較地區(qū)差價(jià)：因需要必須從外地采購(gòu)的物品，事先應(yīng)與本地同類批量訂價(jià)：對(duì)于采購(gòu)批量較大的物品，非集中采購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)盡可能尋用的前提下，應(yīng)盡量選用國(guó)產(chǎn)的同質(zhì)產(chǎn)品，替代價(jià)格較高的進(jìn)口產(chǎn)品。7.4.2價(jià)格管理7.4.2.1廚師長(zhǎng)在驗(yàn)收單上簽字確認(rèn)。7.4.2.2在執(zhí)行采購(gòu)過(guò)程中，各部門如對(duì)采購(gòu)價(jià)格有異議，由提出異議的部門將信息及時(shí)反饋給采購(gòu)部，采購(gòu)經(jīng)理針對(duì)有關(guān)問(wèn)題及時(shí)調(diào)研并予以解決。北京市西苑飯店第12頁(yè)共22頁(yè)采購(gòu)管理-XY-CG-00-00-01采購(gòu)內(nèi)控管理細(xì)則7.4.3采購(gòu)詢價(jià)管理流程圖：最后更新時(shí)間：版本：1.0采購(gòu)員01.每?jī)芍芨鶕?jù)創(chuàng)價(jià)網(wǎng)提供的報(bào)價(jià)，選擇飯店所需品種分別制作《蔬菜、水果、海鮮報(bào)價(jià)表》蔬菜、水果、海鮮報(bào)價(jià)表主管02.對(duì)匯總報(bào)價(jià)單進(jìn)行復(fù)核簽字蔬菜、水果、海鮮報(bào)價(jià)表1否1.1M03.采購(gòu)部經(jīng)理審核1.2M是1.2M是采購(gòu)員05.留存?zhèn)浒甘卟?、水果、海鮮報(bào)價(jià)表北京市西苑飯店第13頁(yè)共22頁(yè)采購(gòu)管理-XY-CG-00-00-01采購(gòu)內(nèi)控管理細(xì)則7.5采購(gòu)合同管理7.5.1采購(gòu)合同管理目的：a)增強(qiáng)采購(gòu)合同的合理性和科學(xué)性，為采購(gòu)執(zhí)行提供依據(jù)；b)規(guī)范采購(gòu)合同的執(zhí)行，防范采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)，保證采購(gòu)活動(dòng)順利進(jìn)行；c)妥善管理酒店的采購(gòu)合同。7.5.2采購(gòu)合同是商務(wù)性的契約文件，其內(nèi)容條款應(yīng)至少包括但不限于以下內(nèi)容：a)供、需雙方的企業(yè)全名、法人代表、電話、傳真等基本資料；b)采購(gòu)物資的名稱、型號(hào)、規(guī)格以及采購(gòu)數(shù)量等采購(gòu)產(chǎn)品信息；c)質(zhì)量要求和驗(yàn)收方法以及對(duì)不合格產(chǎn)品的處理方式；d)價(jià)格條款及交貨期限；e)交付方式和交貨地點(diǎn)；f)結(jié)算付款條款；g)違約責(zé)任。h)后續(xù)服務(wù)保障7.5.3合同內(nèi)容審核a)計(jì)財(cái)部負(fù)責(zé)審核酒店、供應(yīng)商的開戶銀行及賬號(hào)信息；b)采購(gòu)部指派采購(gòu)員閱讀采購(gòu)合同樣本，確保無(wú)語(yǔ)言、文字錯(cuò)誤；c)酒店律師負(fù)責(zé)審核采購(gòu)合同的法律依據(jù)，確保采購(gòu)合同內(nèi)容符合法律規(guī)定。7.5.4采購(gòu)合同審批流程應(yīng)按照酒店《法務(wù)內(nèi)控管理細(xì)則》相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。7.5.5采購(gòu)合同日常管理：a)采購(gòu)付款結(jié)束后，采購(gòu)部應(yīng)將采購(gòu)合同編號(hào)并統(tǒng)一存檔；b)采購(gòu)合同樣本以及與供應(yīng)商談判過(guò)程中的記錄等相關(guān)資料與采購(gòu)合同一同保管；c)如需借閱采購(gòu)合同，應(yīng)按照酒店《法務(wù)內(nèi)控管理細(xì)則》相關(guān)規(guī)定辦理借閱手續(xù)。北京市西苑飯店第14頁(yè)共22頁(yè)采購(gòu)管理-XY-CG-00-00-01采購(gòu)內(nèi)控管理細(xì)則7.5.6采購(gòu)合同管理流程圖：業(yè)務(wù)主管部門：采購(gòu)部業(yè)務(wù)參與部門：計(jì)財(cái)部主管領(lǐng)導(dǎo)使用部門采購(gòu)部采購(gòu)員01.與供應(yīng)商洽商，經(jīng)律師審閱后，合同提交領(lǐng)導(dǎo)審核否法人授權(quán)書、采購(gòu)合同文本、資質(zhì)、合同/協(xié)議審批表1否02.采購(gòu)部經(jīng)理審是03.使用部門意見是審核核是是是合同管理員08.復(fù)核合同內(nèi)容并加蓋合同章采購(gòu)合同合同管理員09.存檔備案合同臺(tái)賬北京市西苑飯店第15頁(yè)共22頁(yè)采購(gòu)管理-XY-CG-00-00-01采購(gòu)內(nèi)控管理細(xì)則7.6采購(gòu)驗(yàn)收管理7.6.1日常采購(gòu)原則上由驗(yàn)收部人員驗(yàn)收，食品類、專業(yè)類物品由申購(gòu)部門一同驗(yàn)收，并簽字確認(rèn)。7.6.2收貨準(zhǔn)備a)采購(gòu)驗(yàn)收人員在收到采購(gòu)部轉(zhuǎn)來(lái)的已核準(zhǔn)的訂貨單據(jù)后，應(yīng)按照供應(yīng)商名稱、貨物交貨日期分別依序排列，并與交貨前安排存放的庫(kù)位以方便收貨作業(yè)；b)對(duì)于需要按重量、長(zhǎng)度、體積等計(jì)量的物資，應(yīng)使用稱重儀器、檢測(cè)工具、容器等進(jìn)行測(cè)試驗(yàn)收、不得虛估。7.6.3到貨審核a)貨物到貨后，根據(jù)到貨種類，驗(yàn)收人員應(yīng)會(huì)同使用部門依照相關(guān)采購(gòu)單據(jù)核對(duì)貨物名稱、規(guī)格并清點(diǎn)數(shù)量或過(guò)磅、測(cè)量重量，并將到貨日期及b)驗(yàn)收人員填寫“驗(yàn)收單”并簽字；c)對(duì)于檢驗(yàn)合格的貨物，驗(yàn)收人員與外包裝上注明合格標(biāo)簽后，庫(kù)房管理人員負(fù)責(zé)將合格品入庫(kù)定位，對(duì)于沒(méi)有對(duì)應(yīng)采購(gòu)申請(qǐng)的貨物，一律不得簽收；d)驗(yàn)收部門驗(yàn)收完畢后，應(yīng)當(dāng)對(duì)合格的商品編制一式多聯(lián)、預(yù)先編好的驗(yàn)收單，內(nèi)容包括供應(yīng)商名稱、收貨日期、貨物名稱、數(shù)量和質(zhì)量以及運(yùn)貨方名稱、原購(gòu)貨訂單編號(hào)等，作為采購(gòu)驗(yàn)收的依據(jù)，并及時(shí)報(bào)告采購(gòu)和計(jì)財(cái)部門。7.6.4驗(yàn)收異常a)驗(yàn)收過(guò)程中如發(fā)現(xiàn)到貨與訂購(gòu)內(nèi)容不符，或貨物有傾覆、破損、變質(zhì)、受潮等異常情況而且達(dá)到一定程度時(shí)，驗(yàn)收人員應(yīng)及時(shí)聯(lián)系采購(gòu)人員并通知供應(yīng)商前來(lái)處理；b)供應(yīng)商確認(rèn)后，驗(yàn)收人員記錄驗(yàn)收異常情況，并送采購(gòu)部門進(jìn)行退、換貨處理；北京市西苑飯店第16頁(yè)共22頁(yè)采購(gòu)管理-XY-CG-00-00-01采購(gòu)內(nèi)控管理細(xì)則c)貨物交貨數(shù)量超過(guò)訂購(gòu)量的部分應(yīng)退回供貨商；d)屬于自然溢余的，由庫(kù)房管理人員在收貨時(shí)注明自然溢余數(shù)量，經(jīng)使用部門負(fù)責(zé)人同意后進(jìn)行收貨，并通知采購(gòu)人員；e)交貨數(shù)量未達(dá)到訂購(gòu)數(shù)量時(shí)，以要求補(bǔ)足為原則，由驗(yàn)收人員通知采購(gòu)部門聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商進(jìn)行處理。北京市西苑飯店第17頁(yè)共22頁(yè)采購(gòu)管理-XY-CG-00-00-01采購(gòu)內(nèi)控管理細(xì)則7.6.5采購(gòu)驗(yàn)收管理流程圖：1否北京市西苑飯店第18頁(yè)共22頁(yè)采購(gòu)管理-XY-CG-00-00-01采購(gòu)內(nèi)控管理細(xì)則7.7采購(gòu)?fù)藫Q貨管理7.7.1退貨條件a)對(duì)于在收貨時(shí)即認(rèn)定該物品不符合申購(gòu)要求的，不辦理入庫(kù)手續(xù)，直接退回供貨商，并由庫(kù)房收貨人員通知采購(gòu)部門重新購(gòu)買；b)對(duì)于數(shù)量上的短缺，采購(gòu)員應(yīng)與供應(yīng)商聯(lián)系，要求供應(yīng)商予以補(bǔ)足，或在價(jià)款上予以扣減；c)對(duì)于質(zhì)量上的問(wèn)題，采購(gòu)部門應(yīng)與使用部門及驗(yàn)收部門共同決定退貨或要求供應(yīng)商給予適當(dāng)?shù)恼劭郏籨)對(duì)于已辦理入庫(kù)手續(xù)，并發(fā)貨到部門的物品，發(fā)現(xiàn)不符合申購(gòu)要求的，應(yīng)由申購(gòu)部門、采購(gòu)員、收貨員共同確認(rèn)其產(chǎn)品質(zhì)量等。并及時(shí)辦理退庫(kù)、退貨手續(xù)、貨款退回等相關(guān)手續(xù)；e)采購(gòu)部應(yīng)積極與使用部門聯(lián)系是否可使用代替產(chǎn)品。7.7.2驗(yàn)收人員對(duì)于檢驗(yàn)不合格的貨物，應(yīng)貼上“不合格”標(biāo)簽，并在“驗(yàn)收單”上注明不合格原因，經(jīng)負(fù)責(zé)人審核后轉(zhuǎn)給采購(gòu)部門處理并通知請(qǐng)購(gòu)部門。7.7.3決定辦理退貨后，采購(gòu)員編制退貨／換貨單，并授權(quán)物流／貨運(yùn)單位將貨物退回，同時(shí)將退貨單副本郵寄給供應(yīng)商。7.7.4折扣事宜a)采購(gòu)員因?qū)?gòu)貨質(zhì)量不滿意而向供應(yīng)商提出折扣時(shí)，需要同供應(yīng)商談判來(lái)最終確定；b)折扣金額必須經(jīng)計(jì)財(cái)部審核后方能確定；c)折扣金額審批通過(guò)后，計(jì)財(cái)部應(yīng)及時(shí)編制相關(guān)憑證并調(diào)整應(yīng)付賬款。北京市西苑飯店第19頁(yè)共22頁(yè)采購(gòu)管理-XY-CG-00-00-01采購(gòu)內(nèi)控管理細(xì)則7.7.5采購(gòu)?fù)藫Q貨管理流程圖：流程名稱：采購(gòu)管理流程編號(hào)：02.對(duì)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的貨物，與供應(yīng)商聯(lián)系，提出退換貨要求采購(gòu)員03.提出采購(gòu)或替代品采購(gòu)否方案退貨單/換貨單11.1M否05.使用部門總監(jiān)審是04.經(jīng)理審核核1.1M1.1M采購(gòu)員06.請(qǐng)供應(yīng)商辦理退/換貨手是續(xù)退貨單/換貨單1.2M驗(yàn)收員07.重新組織驗(yàn)收北京市西苑飯店