建筑工程材料設(shè)備采購管理業(yè)務(wù)流程

建筑工程材料、設(shè)備采購管理業(yè)務(wù)流程材料采購與機(jī)械設(shè)備及周轉(zhuǎn)物資租賃一、業(yè)務(wù)目標(biāo)確保采購活動符合國家法律、法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度的要求；強(qiáng)化采購過程管理，確保采購物資的數(shù)量、質(zhì)量符合企業(yè)生產(chǎn)需要，合理保證工程進(jìn)度，促進(jìn)企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略；確保授權(quán)合理，與采購相關(guān)的關(guān)鍵崗位、職責(zé)相分離；保證采購資料及數(shù)據(jù)記錄的真實(shí)、準(zhǔn)確、完整；加快資金周轉(zhuǎn)，降低采購成本，防止資金占用，提高經(jīng)營效率。二、業(yè)務(wù)風(fēng)險采購過程不合法或違反有關(guān)的規(guī)定，可能使企業(yè)遭受外部處罰、經(jīng)濟(jì)損失或信譽(yù)損失；采購物資數(shù)量、質(zhì)量、交付服務(wù)不能滿足規(guī)定需要，影響工程進(jìn)度安排及企業(yè)發(fā)展目標(biāo)；采購環(huán)節(jié)未經(jīng)適當(dāng)審批或超越授權(quán)審批，可能因重大差錯、舞弊、欺詐而導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)損失；采購資料不完整或數(shù)據(jù)記錄不準(zhǔn)確，影響成本核算，可能影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益；采購工作效率不高可能導(dǎo)致資金占用、成本增加，影響企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營效率。三、業(yè)務(wù)范圍該子流程主要描述了XXXX股份有限公司（以下簡稱“股份公司”）關(guān)于物資采購管理的相關(guān)流程，主要包括采購政策管理、采購訂單及合同的審核與簽訂、采購驗(yàn)收管理、采購業(yè)務(wù)評估以及機(jī)械設(shè)備、周轉(zhuǎn)料具的租賃等內(nèi)容，本流程所述之采購，原則上只限于公司自用的材料，若分包商以包工包料的形式供應(yīng)的材料，則不在物資部門的采購工作范圍之內(nèi)。在執(zhí)行采購業(yè)務(wù)過程中，應(yīng)確保不相容職責(zé)相分離以及采購人員定期輪崗。四、業(yè)務(wù)流程描述采購政策管理采購工作依據(jù)《采購計(jì)劃》進(jìn)行，《采購計(jì)劃》由項(xiàng)目經(jīng)理部按照《項(xiàng)目管理手冊》中的有關(guān)規(guī)定編制，各級公司物資管理部門對各項(xiàng)目經(jīng)理部的《采購計(jì)劃》進(jìn)行匯總平衡，按本單位的財(cái)務(wù)預(yù)算確定總的《采購計(jì)劃》，由物資管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。各級公司物資管理部門負(fù)責(zé)集中進(jìn)行物資采購、設(shè)備及料具租賃。在集中采購的原則下，物資管理部門根據(jù)物資的不同類型及地區(qū)經(jīng)營的特點(diǎn)、項(xiàng)目個數(shù)的分布等情況，確定本單位各部門、分支結(jié)構(gòu)對各類材料的采購權(quán)限及具體的處理方式。大宗材料、貴重材料集中由公司物資管理部門統(tǒng)一安排供應(yīng)商選擇、采購招標(biāo)、合同簽訂等工作，各施工現(xiàn)場都嚴(yán)格遵從集中采購制度。零星材料采購由物資管理部門按供應(yīng)商管理流程選擇合格供應(yīng)商。2 采購訂單及合同的審核與簽訂項(xiàng)目經(jīng)理部物資管理人員組織編制《采購計(jì)劃》，分別經(jīng)項(xiàng)目商務(wù)合約經(jīng)理、項(xiàng)目總工審核簽字后報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理，項(xiàng)目經(jīng)理審核簽字后上報(bào)公司物資管理部門?！恫少徲?jì)劃》主要內(nèi)容包括材料的品種、規(guī)格及有關(guān)之技術(shù)、質(zhì)量、安全及健康和環(huán)保要求，所需數(shù)量和進(jìn)料時間，在工程開工初期提交物資部門等。如果根據(jù)工程的實(shí)際情況需調(diào)整原《采購計(jì)劃》，項(xiàng)目經(jīng)理部物資管理負(fù)責(zé)人通知上級物資管理部門，并提交新的經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理簽字批準(zhǔn)的《采購計(jì)劃》。各級公司物資管理部門對各項(xiàng)目經(jīng)理部的《采購計(jì)劃》進(jìn)行匯總平衡，按本單位的財(cái)務(wù)預(yù)算確定總的《采購計(jì)劃》，由物資管理部門負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)。當(dāng)工程合同規(guī)定企業(yè)需協(xié)助業(yè)主在貨源地、收貨地或工作現(xiàn)場進(jìn)行檢驗(yàn)時，由項(xiàng)目經(jīng)理部在《采購計(jì)劃》中明確，各級公司在邀請供應(yīng)商報(bào)價時加以規(guī)定以滿足業(yè)主檢驗(yàn)的要求。2.3 采購詢價招標(biāo)及評標(biāo)定標(biāo)2.3.1 采購詢價招標(biāo)：各級公司物資管理部門采購人員向《供應(yīng)商名錄》中的距離項(xiàng)目較近的供應(yīng)商詢價，再根據(jù)《采購計(jì)劃》及《項(xiàng)目管理手冊》中的規(guī)定，制定《物資采購招標(biāo)文件》，經(jīng)商務(wù)合約部門審核簽字后報(bào)公司總經(jīng)濟(jì)師，公司總經(jīng)濟(jì)師審核簽字后，物資管理部門采購人員從提供詢價信息接近市場信息價的供應(yīng)商中按照價格從低到高的順序進(jìn)行排列，選擇3～5家供應(yīng)商，向他們發(fā)出招標(biāo)文件。（《供應(yīng)商名錄》的編制和更新參見“供應(yīng)商審核和管理業(yè)務(wù)流程”）2.3.2 評標(biāo)及定標(biāo)：評標(biāo)及定標(biāo)工作由物資管理、商務(wù)合約、財(cái)務(wù)資金等部門組成的招標(biāo)小組負(fù)責(zé)組織進(jìn)行。各級公司物資管理部門對收到的投標(biāo)資料進(jìn)行報(bào)價分析整理，由采購人員制訂比價資料，編制《招標(biāo)記錄》，從中選擇信譽(yù)較好、報(bào)價合理、材料質(zhì)量可靠、服務(wù)承諾全面的供應(yīng)商作為中標(biāo)預(yù)選商，經(jīng)采招標(biāo)小組各成員分別簽字確認(rèn)后報(bào)公司總經(jīng)濟(jì)師或分管副總經(jīng)理，公司總經(jīng)濟(jì)師或分管副總經(jīng)理審核簽字后，由物資管理部門向中標(biāo)的供應(yīng)商發(fā)出《中標(biāo)通知書》。2.4 采購合同2.4.1 各級公司物資管理部門根據(jù)招標(biāo)文件及招標(biāo)記錄等資料起草《采購合同》草案（或由供應(yīng)商起草《采購合同》草案），《采購合同》草案送項(xiàng)目經(jīng)理部，經(jīng)項(xiàng)目部物資管理人員、項(xiàng)目經(jīng)理審核簽署意見后報(bào)公司商務(wù)合約、財(cái)務(wù)資金等部門審核會簽，經(jīng)公司總經(jīng)濟(jì)師或分管副總經(jīng)理審核簽字后報(bào)公司經(jīng)理審批簽字。2.4.2 《采購合同》包括物資申請表所列的項(xiàng)目、檢驗(yàn)規(guī)格、和基本條款及條件，必要時加上特別條款及條件。簽約前，供應(yīng)商須認(rèn)可所有與其有關(guān)的合同要求以及工作程序中與之有關(guān)的條款，并保證遵照執(zhí)行。2.4.3 審核后的《采購合同》草案經(jīng)各級公司總經(jīng)理簽字后由商務(wù)合約部門正式簽署后實(shí)施。合同副本送物資管理部門、項(xiàng)目經(jīng)理部，以便參照執(zhí)行。2.4.4采購合同修訂：當(dāng)《采購合同》涉及的價格、數(shù)量、服務(wù)性內(nèi)容等重要條款的要求發(fā)生變化時，應(yīng)對合同進(jìn)行修訂，修訂的合同草案或補(bǔ)充協(xié)議草案由供應(yīng)商或項(xiàng)目經(jīng)理部提出，按2.4.2和2.4.3的規(guī)定重新簽署。2.4.5采購合同存檔：采購合同正本由商務(wù)合約部門資料管理人員按《文件資料管理流程》的相關(guān)規(guī)定負(fù)責(zé)管理存檔，物資管理部門、項(xiàng)目經(jīng)理部保存合同副本。機(jī)械設(shè)備及周轉(zhuǎn)料具的租賃各級公司項(xiàng)目經(jīng)理部機(jī)械設(shè)備及周轉(zhuǎn)料具管理崗位編制《機(jī)械設(shè)備及周轉(zhuǎn)料具租賃計(jì)劃》，經(jīng)項(xiàng)目部商務(wù)合約經(jīng)理、項(xiàng)目總工分別審核簽字后報(bào)項(xiàng)目經(jīng)理，項(xiàng)目經(jīng)理審核簽字后報(bào)公司主管部門，經(jīng)公司主管主管部門平衡協(xié)調(diào)后，確認(rèn)對外或?qū)?nèi)的租賃方式。各級公司物資管理部門根據(jù)《機(jī)械設(shè)備及周轉(zhuǎn)料具租賃計(jì)劃》，進(jìn)行租賃招標(biāo)，對供應(yīng)商的選擇參見本流程2.3.1。關(guān)于評標(biāo)及定標(biāo)過程，參見本流程2.3.2。關(guān)于租賃合同的編制、審批與簽訂過程，參見本流程2.4。采購的驗(yàn)收、入賬及核算采購的驗(yàn)收參見“存貨管理業(yè)務(wù)流程”中關(guān)于材料物資驗(yàn)收與入庫管理的相關(guān)內(nèi)容。采購的入賬及核算參見“應(yīng)付賬款與付款管理業(yè)務(wù)流程”中關(guān)于應(yīng)付賬款與付款的記錄的相關(guān)內(nèi)容。采購業(yè)務(wù)評估各級公司物資管理部門定期（季度或半年）對采購業(yè)務(wù)進(jìn)行評估，編制《采購業(yè)務(wù)評估報(bào)告》，經(jīng)物資管理部門負(fù)責(zé)人審核簽字后報(bào)公司分管副經(jīng)理，公司分管副總經(jīng)理審核簽字后報(bào)公司總經(jīng)理審批簽字?！恫少彉I(yè)務(wù)評估報(bào)告》經(jīng)公司總經(jīng)理審批簽字后傳達(dá)到相關(guān)采購崗位，以便有關(guān)人員參照執(zhí)行。評估的內(nèi)容主要包括：采購管理原則是否符合企業(yè)內(nèi)控政策、采購計(jì)劃的及時性、合理性、采購招標(biāo)的公正性、科學(xué)性，采購價格是否達(dá)到最優(yōu)惠的程度，以及采購合同的完備性、供應(yīng)商的服務(wù)是否滿足合同要求及現(xiàn)場的實(shí)際需要，采購物資的質(zhì)量等相關(guān)內(nèi)容。五、相關(guān)制度目錄1 xx總公司《建筑工程項(xiàng)目管理規(guī)范》2 《XXXX份公司項(xiàng)目管理手冊》六、主要控制點(diǎn)1 采購計(jì)劃的制訂與審批2 采購詢價與招標(biāo)的審批3 采購評標(biāo)與定標(biāo)的審批4 采購