銷售跟單員的工作內(nèi)容

第第頁銷售跟單員的工作內(nèi)容

1.主要負責跟進國內(nèi)全部訂單的跟進,從訂單的制作,客戶打版到大貨生產(chǎn)安排和發(fā)貨安排

2.實時反映生產(chǎn)和貨期問題,做好上傳下達.維護供貨穩(wěn)定

3.對日常工作要有較好的規(guī)劃,并能適時提供較好的解決方案

4.需要國內(nèi)貿(mào)易通用規(guī)章有肯定的了解,才可以對跟單工作進行有條不紊地安排

5.你需要對印刷和工業(yè)品制作有肯定的了解和常識,在這方面有肯定的工作閱歷

6、訂單接收登記(訂單編號、客戶名稱、車間接到訂單日期、要求交貨日期、車間計劃生產(chǎn)開始日期及計劃完成日期)

并收集與訂單相關(guān)的單據(jù)資料：如規(guī)格單、圖紙等

7、訂單生產(chǎn)所需材料的跟催與反映跟催：向打單員跟催調(diào)撥單是否實時開出，向倉管跟催材料是否實時調(diào)撥，向收購跟催需收購的材料實時收購

反映：實時向車間、銷售部門、上級主管反映材料籌備狀況

8、訂單生產(chǎn)進度的跟催與反映跟催：跟催車間依據(jù)訂單編排誕生產(chǎn)計劃，督促車間按計劃生產(chǎn)反映：實時向上級主管、銷售部門反映生產(chǎn)計劃及生產(chǎn)進度

銷售跟單工作職責

一、跟單員基本工作及要求

(1)銷售訂單處理

客戶到廠下單有：電傳下單、郵寄下單、電話口頭下單等，每張訂單的下法不同，跟單員都應將它們轉(zhuǎn)成書面訂單并錄入訂單跟蹤表，以便進行跟蹤。并在確認交期后回復訂單，訂單處理與回復不得超過24小時。

下單時，我們要留意在各方面存在的問題。舉例如：顏色、數(shù)量、交期的溝通等。

客戶的訂單原件根據(jù)訂單完成狀態(tài)分類整理成：待處理訂單、已完成訂單以便分類檢索。

書面或口頭回復每張訂單并記錄，跟蹤每張單訂單的生產(chǎn)并將貨品順當?shù)慕唤o客戶，收回應收回的款項。

(2)銷售送貨安排

依據(jù)客戶訂單要求交貨時間、訂單的緊急程度以及客戶的信譽度結(jié)合庫存狀況及在途物

料等狀況安排銷售發(fā)貨。

為提高發(fā)貨效率，銷售跟單員務必在當天上午下班前做好下午的發(fā)貨訂單并打印出來，當天下午下班前與倉庫及生產(chǎn)和外協(xié)跟單溝通安排好次日的發(fā)貨計劃并做好初步的發(fā)貨單以及至少一張可以確定的發(fā)貨單(即確保次日一上班就可以裝車的發(fā)貨單)。如因銷售發(fā)貨安排有誤，造成發(fā)貨推遲或延誤的，跟單人員承受相應責任。

涉及回款或其它不確定事項的，須要時跟單員安排發(fā)貨需要與銷售主管和財務做相應的溝通。產(chǎn)品短缺時先安排給主要客戶。

(3)生產(chǎn)庫存跟蹤

將客戶訂單結(jié)合庫存狀況轉(zhuǎn)化成定額發(fā)料單交付生產(chǎn)或外協(xié)：

肯定要把客戶要求在生產(chǎn)單上寫清晰。交生產(chǎn)部門生產(chǎn)之前，應向倉庫了解生產(chǎn)原材料是否足夠本單的生產(chǎn)。并且，不同客戶下達的相同的產(chǎn)品訂單在前部生產(chǎn)訂單未完成時要盡快合并生產(chǎn)，以便提高生產(chǎn)效率。

交付生產(chǎn)之后務必跟蹤生產(chǎn)進度，并得到生產(chǎn)明確的排場回復，據(jù)此回復客戶的交貨期，原那么上交貨期誤差掌握在1-2天。

生產(chǎn)過程中，如有意外狀況不能滿意客戶的要求時，肯定要實時將狀況反映到公司最高層，最終找到解決的方法。

小樣：打小樣的目地是看本公司的做貨能否達到和滿意客戶的要求，同樣也是大貨和產(chǎn)的依據(jù)。一般狀況是按正常的手續(xù)，小樣全部是由客戶自己批板后再下單做貨的。

修改定單一般狀況是要求跟客戶重新下單，跟單員重新開單交生產(chǎn)部生產(chǎn)或者取消生產(chǎn)訂單。

(4)銷售回款跟蹤

填寫銷售對賬單并與財務對賬確認后匯總，給銷售人員提供精確實時的收款信息?？蛻粑磳崟r回款的要向銷售主管提示并報知財務留意。

到期應收款的，提前一天與財務核對好并整理好收款單據(jù)交付業(yè)務員去收款。

每月度結(jié)束后，銷售跟單需要與3天內(nèi)將銷售匯總表做好并提交財務審核歸檔。

(5)客戶檔案的管理

新客戶實時登記客戶登記表：務必將客戶的精確的名稱，地址、聯(lián)系人、電話、傳真、結(jié)算方式等數(shù)據(jù)完整無誤輸入登記表，以便銷售開單時自動查詢相關(guān)數(shù)據(jù);

客戶產(chǎn)品價格信息實時填寫或者更新進客戶登記表，以便保持數(shù)據(jù)的精確性，減削對賬送貨工作的繁復性。

客戶資料有變更的需要實時變更。

(6)計算報價單

客戶產(chǎn)品有變動或非常要求而致使價格有變動或者是新客戶，需要填寫報價單報財務和總經(jīng)理審核之后給客戶確認，并按雙方確認報價執(zhí)行。

客戶產(chǎn)品是運用新材料的，接到客戶訂單時需要請示總經(jīng)理客戶報價是否需要做變更，如需變更那么填寫報價單獲批，否那么按原報價執(zhí)行。

(7)客戶服務

客戶來訪接待：客戶來訪應當做到熱忱周到，假如因故不能接待的，務必請其它員工代為接待，并跟蹤記錄客戶來訪狀況。樣品的寄送與登記：客戶需要樣品時與客戶溝通清晰后送樣給客戶，并跟蹤回訪樣品狀況。

客戶投訴或是退貨時：對客戶的投訴，我們要了解問題涌現(xiàn)的緣由，并要采用措施，找到對策，避開下次涌現(xiàn)。

客戶要求退貨，首先是盡量的使客戶接受我們所涌現(xiàn)的問題。假設能返修，那么再對成品進行返修好后再出貨。很嚴峻的就重新生產(chǎn)，補單生產(chǎn)再送貨。還有采納相互讓步的折扣法。有時只能按客戶的要求來處理。最重要的是如何想法讓公司同客戶達到雙贏。

(8)與各部門的溝通及完成主管交辦事項的處理跟單最重要的個人素養(yǎng)是什么?溝通!!跟單的本質(zhì)是就是一個內(nèi)外溝通的過程!

同本廠內(nèi)的各部門溝通：

面對生產(chǎn)部門我們就是客戶，所做的一切在對老板負責的同時也要對客戶負責。多同各生產(chǎn)部門溝通協(xié)調(diào)，讓他們能更明確的了解到在生產(chǎn)各單時，客戶的'意圖，使生產(chǎn)更順當，能更好的滿意客戶的要求。

同客戶的溝通：先要了解客戶的心態(tài)，他們是盼望你在最快的時間里，給他最好的貨，價錢也盼望是最低的。假如你能體會到這點的話，同客戶的溝通也就不難了。同時，我們假設能將手上的每張單子當作是自己的事至始至終的做好，客戶那當然也就不難交差的。其實，只要我們能對客戶真誠的付出，他們也會在有些問題上會理解你的，不會令你難做。

協(xié)作銷售主管并完成其交付的其它工作。

二、銷售跟單的特點

1.責任大跟單員的工作是建立在訂單與客戶上的，由于訂單是企業(yè)的生命，客戶是企業(yè)的上

帝，失去訂單與客戶將危及到企業(yè)的生存。做好訂單與客戶的工作責任重大。

2.溝通，協(xié)調(diào)：跟單員工作涉及各部門。跟單員與客戶，與計劃部門，生產(chǎn)部門等很多部門的工作是一種溝通與協(xié)調(diào)。都是在完成訂單的前提下而進行的與人溝通的工作。溝通，協(xié)調(diào)技能特別重要。

3.做好客戶的參謀：跟單員掌控著大量的客戶資料，對他們的需求比較熟識。同時也了解工廠的生產(chǎn)狀況，因此對客戶的訂單可以提出看法，以利于客戶的訂貨。

4.工作節(jié)奏多變，快速：面對的客戶來自五湖四海，他們的工作方式，作息時間，工作節(jié)奏各不相同，因此，跟單員的工作節(jié)奏應是多變的。另外，客戶的需求是多樣的。有時客戶的訂單是小批量的，但卻要實時出貨。這就要求外面跟單員的工作效率是快速的。

5.工作是綜合性的：跟單員工作涉及企業(yè)全部部門，由此決斷了其工作的綜合性。對外執(zhí)行的是銷售人員的職責。對內(nèi)執(zhí)行的是生產(chǎn)管理協(xié)調(diào)。所以跟單員需要熟識生產(chǎn)運作流程。

三、跟單員的素養(yǎng)要求：

跟單員的工作性質(zhì)與特點決斷了其從業(yè)的素養(yǎng)要求：

1.分析技能。分析出客戶的特點及產(chǎn)品的價格構(gòu)成，以利于報價。

2.猜測技能。能猜測出客戶的需求，企業(yè)的生產(chǎn)技能及物料的供應狀況，便于接單，生產(chǎn)及交貨的安排。

3.表達技能。擅長用文字和語言與客戶溝通。

4.專業(yè)知識。對所跟單的產(chǎn)品要熟識。了解產(chǎn)品的原材料特點，來源及成分。知道產(chǎn)品的特點，款式，質(zhì)量。便于和客戶及生產(chǎn)人員的溝通。

5.與人共事的技能。與各部門的人員打成一片，使其自覺完成客戶訂單。

6.人際關(guān)