采購管理程序文件

名翔恿線股份有限公司采購管理程序書文件編號MS-M2-0601制訂日期：89年10月26日修訂日期：年月日版次：A.0版頁次第1頁共9頁一、目的為使采購作業(yè)有所遵循，并能合理地執(zhí)行，確保能以適時、適價與適質(zhì)之原物料與生產(chǎn)設(shè)備供應(yīng)生產(chǎn)所需，以提升公司產(chǎn)品與服務(wù)之品質(zhì)。二、范圍凡公司所采購之原物料、機器、儀器與設(shè)備均屬之。三、定義無流程圖NN核對Y核決匯集詢/議價Y詢價數(shù)據(jù)查詢填單/核對Y核決匯集詢/議價Y詢價數(shù)據(jù)查詢填單/取消采購時機ANNBBNNNN進貨Y交期管控逾期采購Y審核送審Y越權(quán)進貨Y交期管控逾期采購Y審核送審Y越權(quán)CACANNBBNNYY記錄存查入庫/移轉(zhuǎn)/退貨特采不退貨YY記錄存查入庫/移轉(zhuǎn)/退貨特采不退貨聯(lián)絡(luò)不合格檢驗/測試CCNN名翔恿線股份有限公司采購管理程序書文件編號MS-M2-0601制訂日期：89年10月26日修訂日期：年月日版次：A.0版頁次第2頁共9頁四、權(quán)責單位五、作業(yè)流程六、作業(yè)內(nèi)容Who，When，Where，Howtodo，What七、參考文件八、應(yīng)用窗體No流程相關(guān)單位1采購時機6.1采購時機6.1.1當公司有重大決策需采購大批原物料或機器設(shè)備時。6.1.2當原物料低于安全庫存量時。6.1.3當產(chǎn)能不足須添購機器、儀器設(shè)備時。6.1.4處理行政事務(wù)所需之文具或其它備品時。6.1.5當合約審查通過需采購非規(guī)格品或非本公司生產(chǎn)之商品時。相關(guān)單位2填單/取消6.2填單/取消6.2.1各需求單位人員依其業(yè)務(wù)所需，填具〝請購單〞(MS-M4-0601)如附件1，一式二聯(lián)，需就各項目確實填寫，并依〝核決權(quán)限表〞(MS-M4-0602)如附表1之相關(guān)規(guī)定，呈核決權(quán)限主管審核。6.2.2各單位人員所提出之采購申請，若未奉核可，將〝請購單〞(MS-M4-0601)如附件1，一式二聯(lián)以碎紙機銷毀或撕毀即可。請購單(MS-M4-0601)核決權(quán)限表(MS-M4-0602)相關(guān)單位3數(shù)據(jù)查詢6.3數(shù)據(jù)查詢6.3.1核決權(quán)限主管接獲〝請購單〞(MS-M4-0601)如附件1，應(yīng)即核對所填資料是否齊全，若資料不全或填寫不清楚時，應(yīng)通知請購單位補齊數(shù)據(jù)或更正后，再依所請購物品查詢〝供貨商合格名錄〞(MS-M4-0608)如附件2、〝供貨商數(shù)據(jù)調(diào)查表〞(MS-M4-0606)如附件3與相關(guān)之歷史交易記錄。請購單(MS-M4-0601)供貨商合格名錄(MS-M4-0608)供貨商資料調(diào)查表(MS-M4-0606)相關(guān)單位4詢價6.4詢價6.4.1核決權(quán)限主管依以下條件判定是否需要詢價，若需要，進入流程5，進行詢/議價，若不需要，則進入流程7，進行核決。名翔恿線股份有限公司采購管理程序書文件編號MS-M2-0601制訂日期：89年10月26日修訂日期：年月日版次：A.0版頁次第3頁共9頁四、權(quán)責單位五、作業(yè)流程六、作業(yè)內(nèi)容Who，When，Where，Howtodo，What七、參考文件八、應(yīng)用窗體No流程6.4.1.1詢價條件A初次采購之生產(chǎn)性原物料且單項物品采購金額超過5000元B初次采購之非生產(chǎn)性原物料且單項物品采購金額超過2000元C有價格更便宜之信息或有其它相關(guān)產(chǎn)品可以替代時。D機器、儀器設(shè)備等之采購。E屬于壟斷獨占市場之產(chǎn)品，不需比議價。F凡執(zhí)行ISO9002質(zhì)量系統(tǒng)前已比議價過之原物料，不需比議價。相關(guān)單位5詢/議價6.5詢/議價6.5.1核決權(quán)限主管依以下規(guī)定進行詢/議價作業(yè)6.5.1.1詢價A所需采購之品項，如系多家供貨商可供應(yīng)時，需至少有兩家供應(yīng)商的電話報價或報價單報價。B所需采購之品項若為固定供貨商供應(yīng)時，直接要求其報價。C所需采購之品項若為機械、量規(guī)儀器及設(shè)備類時，需要求供貨商簽訂合約，合約內(nèi)容需注明如：安裝、試車、保固、訓練與違約罰責…等相關(guān)事宜。D供貨商之報價單中應(yīng)詳細說明付款條件、付款方式、物品規(guī)格、數(shù)量、單價、交期、運送方式與運送地點…等相關(guān)條件。6.5.1.2議價A比較供貨商之條件后，選擇最具競爭力者為優(yōu)先議價對象。B議價時可以電話或傳真方式進行。詢議價表(MS-M4-0603)名翔恿線股份有限公司采購管理程序書文件編號MS-M2-0601制訂日期：89年10月26日修訂日期：年月日版次：A.0版頁次第4頁共9頁四、權(quán)責單位五、作業(yè)流程六、作業(yè)內(nèi)容Who，When，Where，Howtodo，What七、參考文件八、應(yīng)用窗體No流程C將議價結(jié)果填入〝詢議價表〞(MS-M4-0603)如附件4。相關(guān)單位6匯集6.6匯集6.6.1核決權(quán)限主管將以下數(shù)據(jù)匯整后以利于進行審查。6.6.1.1所有供貨商之報價單。6.6.1.2〝詢議價表〞(MS-M4-0603)如附件4。6.6.1.3合約書：采購機械、量規(guī)儀器及設(shè)備類時。6.6.1.4〝供貨商資料調(diào)查表〞(MS-M4-0606)如附件3：初次采購非規(guī)格品或非本公司生產(chǎn)之商品時。詢議價表(MS-M4-0603)供貨商資料調(diào)查表(MS-M4-0606)相關(guān)單位7核決6.7核決6.7.1核決權(quán)限主管由本作業(yè)內(nèi)容6.6之相關(guān)數(shù)據(jù)，決定是否選定供貨商以進行采購，若已選定供貨商，進入流程8，進行核對，若無法選定供應(yīng)商，則進入流程5，重新進行詢/議價。6.7.2核決權(quán)限主管依現(xiàn)況需求，判定例行采購、無須詢議價與已經(jīng)詢議價后之品項是否進行采購，若是，進入流程8，進行核對，若否，則進入流程2，取消采購申請，或進入流程5，重新進行詢/議價。會計組8核對6.8核對6.8.1核決權(quán)限主管將所選定之供貨商之相關(guān)數(shù)據(jù)與核準后之〝請購單〞(MS-M4-0601)如附件1之第二聯(lián)，于每天下午以以下方式交給會計員，第一聯(lián)則交由申請人自行留存，但若屬緊急采購，則將第二聯(lián)以傳真或面交方式交給會計員，并以電話或當面告知方式聯(lián)系，以便立即進行相關(guān)作業(yè)。請購單(MS-M4-0601)名翔恿線股份有限公司采購管理程序書文件編號MS-M2-0601制訂日期：89年10月26日修訂日期：年月日版次：A.0版頁次第5頁共9頁四、權(quán)責單位五、作業(yè)流程六、作業(yè)內(nèi)容Who，When，Where，Howtodo，What七、參考文件八、應(yīng)用窗體No流程6.8.1.1于每天匯集后，交由司機或外務(wù)員轉(zhuǎn)交。6.8.1.2傳真。6.8.1.3面交。6.8.2會計員依〝核決權(quán)限表〞(MS-M4-0602)如附表1之相關(guān)規(guī)定、歷史交易記錄與公司之相關(guān)規(guī)定，核對核決權(quán)限主管之權(quán)限與交易條件后，呈會計組主管審閱。核決權(quán)限表(MS-M4-0602)會計組9越權(quán)6.9越權(quán)6.9.1會計組主管依會計員核對之結(jié)果，判定核決權(quán)限主管是否逾越權(quán)限，若是，進入流程10，進行送審，若否，則進入流程12，進行采購。會計組10送審6.10送審6.10.1會計組主管依〝核決權(quán)限表〞(MS-M4-0602)如附表1之相關(guān)規(guī)定，將所有之相關(guān)數(shù)據(jù)送交確實之核決權(quán)限主管，并由該主管進行審核。核決權(quán)限表(MS-M4-0602)相關(guān)單位11審核6.11審核6.11.1核決權(quán)限主管依所有之相關(guān)數(shù)據(jù)與現(xiàn)況需求，判定是否進行采購，若是，進入流程12，進行采購，若否，則進入流程2，取消采購申請，或進入流程5，重新進行詢/議價。相關(guān)單位會計組12采購6.12采購6.12.1核決權(quán)限主管與會計員依以下步驟進行采購。6.12.1.1核決權(quán)限主管應(yīng)立即通知供貨商，以確保交易條件及交期。6.12.1.2核決權(quán)限主管將〝請購單〞(MS-M4-0601)如附件1之第二聯(lián)與〝詢議價表〞(MS-M4-0603)如附件4，交給會計員，開立〝采購訂單〞請購單(MS-M4-0601)詢議價表(MS-M4-0603)名翔恿線股份有限公司采購管理程序書文件編號MS-M2-0601制訂日期：89年10月26日修訂日期：年月日版次：A.0版頁次第6頁共9頁四、權(quán)責單位五、作業(yè)流程六、作業(yè)內(nèi)容Who，When，Where，Howtodo，What七、參考文件八、應(yīng)用窗體No流程(MS-M4-0604)如附件5，一式兩聯(lián)，第一聯(lián)傳真予供貨商以確認訂購后，做為財務(wù)部門付款憑證，第二聯(lián)由司機或指定專人送至請購單位申請人做為收貨、驗貨之依據(jù)。6.12.1.3若為機械、量規(guī)儀器與設(shè)備…等重要采購時，核決權(quán)限主管與供應(yīng)商簽訂〝買賣合約書〞，技術(shù)資料的取得、人員訓練、保固條件、安裝試車及將來備品之供應(yīng)價格應(yīng)一并列入合約中，如屬于預(yù)付款案件時，則應(yīng)于合約中明訂分批付款時機及付款比例。6.12.1.4會計員于〝采購訂單〞(MS-M4-0604)如附件5，傳真予供貨商時，填寫〝供貨商交期追蹤管制表〞(MS-M4-0609)如附件6，即展開交期跟催至供貨商如指定交貨日交貨為止。6.12.1.5若為委外加工之采購，需于〝采購訂單〞(MS-M4-0604)如附件5中加注指定進貨至委外加工廠，待確認進貨與進貨數(shù)量時，開立〝委外領(lǐng)料單〞(MS-P4-0612)如附件7與〝委外加工單〞(MS-P4-0613)如附件8。采購訂單(MS-M4-0604)供貨商交期追蹤管制表(MS-M4-0609)委外領(lǐng)料單(MS-M4-0612)委外加工單(MS-M4-0613)會計組13逾期6.13逾期6.13.1會計員依〝供貨商交期追蹤管制表〞(MS-M4-0609)如附件6上之交貨日期與實際交貨日期核對，供貨商是否逾期交貨，若是，進入流程14，進行交期管控，若否，則進入流程15，進行進貨。供貨商交期追蹤管制表(MS-M4-0609)會計組相關(guān)單位14交期管控6.14交期管控6.14.1供貨商逾期交貨后，相關(guān)單位主管向供貨商查詢逾期原因，填入〝供應(yīng)商質(zhì)量與交期評等月報表〞(MS-M4-0610)如附件9，并依【供應(yīng)供貨商管理程序書(MS-M2-0602)供貨商品質(zhì)與交期評等月報表(MS-M4-0610)名翔恿線股份有限公司采購管理程序書文件編號MS-M2-0601制訂日期：89年10月26日修訂日期：年月日版次：A.0版頁次第7頁共9頁四、權(quán)責單位五、作業(yè)流程六、作業(yè)內(nèi)容Who，When，Where，Howtodo，What七、參考文件八、應(yīng)用窗體No流程商管理程序書】(MS-M2-0602)之相關(guān)規(guī)定辦理。供貨商相關(guān)單位15進貨6.15進貨6.15.1會計員將〝采購訂單〞(MS-M4-0604)如附件5之第二聯(lián)與〝買賣合約書〞或圖面或型錄等資料交給相關(guān)之驗收人員。6.15.2供貨商應(yīng)依議定之交貨日期與運送方式，送貨至公司指定地點。6.15.3驗收人員于貨品送達時，依〝采購訂單〞(MS-M4-0604)如附件5或〝買賣合約書〞或供貨商之〝出貨單〞清點數(shù)量后，于供貨商之〝出貨單〞上簽名并標注日期，將供貨商〝出貨單〞之簽收聯(lián)與〝采購訂單〞(MS-M4-0604)如附件5之第二聯(lián)裝訂一起后，轉(zhuǎn)交相關(guān)人員進行檢驗或測試。6.15.4若交貨量與〝采購訂單〞(MS-M4-0604)如附件5不符，數(shù)量先以供應(yīng)商之〝出貨單〞為準，并于〝采購訂單〞(MS-M4-0604)如附件5之第二聯(lián)上標注實際交貨量以作為供貨商評等之參考依據(jù)。采購訂單(MS-M4-0604)供貨商相關(guān)單位16檢驗/測試6.16檢驗/測試6.16.1相關(guān)單位人員分別依【進料檢驗程序書】(MS-P2-1001)與【設(shè)備管理程序書】(MS-P2-0903)之相關(guān)規(guī)定辦理，若非進料與購設(shè)備者，則依請購單位需求之規(guī)格或標準進行驗收。6.16.2若客戶合約(訂單)中要求，前往本公司之供貨商處查證其產(chǎn)品之質(zhì)量時，相關(guān)單位人員應(yīng)于事先征得供貨商同意客戶前往查證其產(chǎn)品之質(zhì)量之前提下，才接受此客戶合約(訂單)，但客戶之查證，僅列為參考，不得作為產(chǎn)品質(zhì)量有效管制之證明。進料檢驗程序書(MS-P2-1001)設(shè)備管理程序書(MS-P2-0903)名翔恿線股份有限公司采購管理程序書文件編號MS-M2-0601制訂日期：89年10月26日修訂日期：年月日版次：A.0版頁次第8頁共9頁四、權(quán)責單位五、作業(yè)流程六、作業(yè)內(nèi)容Who，When，Where，Howtodo，What七、參考文件八、應(yīng)用窗體No流程相關(guān)單位17不合格6.17不合格6.17.1相關(guān)單位人員依相關(guān)之檢驗與測試標準，判定是否合乎質(zhì)量要求，若不合格，進入流程18，進行聯(lián)絡(luò)，若合格，進入流程21，進行入庫或移轉(zhuǎn)。相關(guān)單位18聯(lián)絡(luò)6.18聯(lián)絡(luò)6.18.1相關(guān)單位人員以電話連絡(luò)供貨商，協(xié)議是否辦理退貨，并聯(lián)絡(luò)會計員暫時不支付該批貨款。相關(guān)單位供貨商19不退貨6.19不退貨6.19.1相關(guān)單位人員與供貨商代表協(xié)議，若確定不退貨，在不直接影響品質(zhì)之前提下，進入流程20，進行特采，若確定退貨，進入流程21，進行退貨作業(yè)。相關(guān)單位20特采6.20特采6.20.1相關(guān)單位人員依【特采處理程序書】(MS-P2-1304)與【供貨商管理程序書】(MS-M2-0602)之相關(guān)規(guī)定辦理。6.20.2核決權(quán)限主管與會計組主管應(yīng)給予供貨商適當之警示，可依以下方案與供貨商進行協(xié)議。6.20.2.1應(yīng)付票據(jù)票期遞延一個月或另行約定付款日期。6.20.2.2設(shè)定貨款折扣并開立〝折價單〞(MS-M4-0605)如附件10，由供貨商代表簽名確認，以作為扣款之依據(jù)。特采處理程序書(MS-P2-1304)供貨商管理程序書(MS-M2-0602)折價單(MS-M4-0605)相關(guān)單位供貨商21入庫/移轉(zhuǎn)/退貨6.21入庫/移轉(zhuǎn)/退貨6.21.1入庫/移轉(zhuǎn)名翔恿線股份有限公司采購管理程序書文件編號MS-M2-0601制訂日期：89年10月26日修訂日期：年月日版次：A.0版頁次第9頁