時(shí)間管理的改進(jìn)方法

時(shí)間管理的改進(jìn)方法第1頁，共34頁，2023年，2月20日，星期五方法之一：消除電話干擾原因分析電話是必須的，設(shè)法對次做出評價(jià)，也不認(rèn)為電話是浪費(fèi)時(shí)間的重大因素，所以處理起電話來沒有計(jì)劃。喜歡與下屬或公司各部門進(jìn)行電話交往，電話多表示自己不可缺少和繁忙總想與下屬或上司及時(shí)溝通，對細(xì)節(jié)或小事感興趣。缺乏有效的授權(quán)，下屬依賴性太強(qiáng)，總是不斷的請示和匯報(bào)，不厭其煩地請求指導(dǎo)和幫助。接聽和打電話沒有時(shí)間限制、事實(shí)不完備、未列出討論項(xiàng)目、談話內(nèi)容涉及范圍廣，不著邊際或詳盡答復(fù)政策。缺乏自我約束、惟恐得罪和冒犯別人，無法有效的結(jié)束電話。改進(jìn)方法首先做一次電話記錄，記下電話來源、內(nèi)容、接聽時(shí)間等，分析電話的重要性及其對正在做的事情的影響，正確對待電話和做出處理計(jì)劃?？陀^看待電話的作用和自己的地位，有些電話對工作沒有任何意義。重要與否是要與你的工作相關(guān)。你是經(jīng)理不再是業(yè)務(wù)員，有效的溝通是必須的，摒棄對小事和細(xì)節(jié)的過分關(guān)注。培養(yǎng)和鍛煉下屬的能力，分配其職責(zé)，實(shí)施有效的授權(quán)，適當(dāng)?shù)闹笇?dǎo)和幫助是有其一定限制的，不是無限的。著手制訂電話計(jì)劃，對時(shí)間、需要事實(shí)、討論項(xiàng)目、談話內(nèi)容的范圍、答復(fù)的方式等做出嚴(yán)格的規(guī)定并執(zhí)行。嚴(yán)格按照計(jì)劃行動，采取有效的交談技巧，簡潔明確地進(jìn)行電話交談，使用談話的一些結(jié)束技巧。第2頁，共34頁，2023年，2月20日，星期五無法有效的管理秘書，讓其代為接聽一些無效或不太重要的的電話。阻擋電話無效。沒有秘書。打錯的電話。職責(zé)不清。落后的電話系統(tǒng)。明確秘書或助手的職責(zé)，提醒需要注意的重要事項(xiàng)、終止無效的電話、訓(xùn)練秘書等接聽并過濾電話。分析電話、制訂阻擋電話，與同事或下屬及秘書共同阻擋無用電話。是否需要秘書做出研究，如果工作量大馬上配備。不需要則自己擬定處理電話的計(jì)劃，按照上述有關(guān)方法加以改進(jìn)。配備人員名單及相關(guān)的電話號碼本，規(guī)定電話的時(shí)間和各相關(guān)人員的職責(zé)和答復(fù)方式，說明自己接聽電話和解決問題的范圍。與上司、同級、下屬明確每一個(gè)人的職責(zé)和詳盡的工作分工，以防打錯電話、職責(zé)糾纏。改進(jìn)和完善電話系統(tǒng)及設(shè)備，使之符合高效優(yōu)質(zhì)的工作需要。第3頁，共34頁，2023年，2月20日，星期五方法之二：消除不速之客原因分析來者不拒、經(jīng)常被打擾，不能認(rèn)識到其嚴(yán)重的后果，所以處理來訪無計(jì)劃。過高估計(jì)自己的作用、愛熱鬧、喜交往，有較強(qiáng)烈的會客欲望。想保持消息靈通，事事過問導(dǎo)致下屬事事請示，沒有躲避計(jì)劃。缺乏授權(quán)，權(quán)力欲望過重，不相信下屬、要求下屬多匯報(bào)，自己多簽字，其實(shí)總是在替下屬背猴子。無法結(jié)束來訪，不切實(shí)際的時(shí)間估算，會談經(jīng)常跑題，抓不住關(guān)鍵。不愿意說訪談結(jié)束或拒絕之類的話。改進(jìn)方法做出每周的來訪計(jì)劃、實(shí)行預(yù)約，把公事和私事以及預(yù)定和未預(yù)定的回談加以區(qū)別，深刻認(rèn)識不速之客干擾的破壞性。客觀分析自己的重要程度，會談的必要性，控制性格的缺點(diǎn)，區(qū)別公事和私人交往。制訂躲避和拒絕計(jì)劃，用適當(dāng)?shù)姆绞奖３中畔贤?，改變事事過問的不良習(xí)慣。有效授權(quán)，不把持過多的權(quán)利，培養(yǎng)提高下屬處理問題的能力，簡化工作程序，防止下屬的反授權(quán)。必須事先提出會談時(shí)間，對會談內(nèi)容實(shí)施有效控制，抓住主要和關(guān)鍵內(nèi)容。學(xué)習(xí)拒絕和結(jié)束會談的有關(guān)技巧，走到門口或作些提示性的動作及語言；或讓秘書做出提醒之類的舉動，表明你有要事離開。第4頁，共34頁，2023年，2月20日，星期五實(shí)行開門辦公，招致順路來訪者增多，公司或部門已經(jīng)養(yǎng)成隨時(shí)訪談習(xí)慣。助手或秘書阻擋來訪無效。沒有配備得力的助手或秘書。走錯門或找錯訪談人的訪談?wù)?。各部門或下屬人員職責(zé)不清，辦公室設(shè)置職責(zé)沖突，導(dǎo)致相互影響和干擾。開門辦公不是真正的打開門使不速之客隨意來訪，重新頒布公司或部門勞動紀(jì)律，不允許隨便訪談。培養(yǎng)、訓(xùn)練助手和秘書，有效實(shí)施阻擋計(jì)劃，或由他們直接處理一些事情。根據(jù)需要配備訓(xùn)練助手和秘書，充分發(fā)揮下屬的職責(zé)和發(fā)揮作用。室外有明確的標(biāo)志及指示，杜絕次類現(xiàn)象的發(fā)生。明晰下屬及部門之間的職責(zé)、管轄范圍，辦公室設(shè)置要合理、分清職責(zé)，減少人為制造的訪談干擾的障礙。第5頁，共34頁，2023年，2月20日，星期五方法之三：消除無效會議原因分析開會成了慣例，會前不制訂計(jì)劃、預(yù)期效果、加以貫徹和實(shí)施，即經(jīng)常是沒有任何目的的開會。沒有會議議程，對會議的組織或控制沒有計(jì)劃和決策。開會時(shí)間和地點(diǎn)選擇不當(dāng)，與會者與會議內(nèi)容關(guān)聯(lián)很少或無關(guān)聯(lián)，會議通知不全面。召集會議過多或過濫，或會議缺乏有效溝通，與會者三但兩兩進(jìn)場。改進(jìn)方法重新審視每次確定會議的必要性，事先預(yù)定會議計(jì)劃、會議議題、會議目的、預(yù)期效果等相關(guān)內(nèi)容，沒有這些請不要開會。沒有事先的會議控制和充分組織就不要開會，做出計(jì)劃期望結(jié)果和決策的擬定，確定會議的功能。根據(jù)會議內(nèi)容、與會人員狀況等選定合適的地點(diǎn)和時(shí)間、相應(yīng)的會議設(shè)備等，會議通知要全面，包括與會者要準(zhǔn)備的材料、會議的議題、預(yù)期的建議、時(shí)間、地點(diǎn)、具體要求等。適當(dāng)減少會議次數(shù)，精簡會議內(nèi)容；有效的會議不僅起到?jīng)Q策的作用、還是正式溝通的一種有效方式，并重申開會紀(jì)律，懲罰遲到者。第6頁，共34頁，2023年，2月20日，星期五偏離會議主題和議題，經(jīng)常跑題，偏離會議內(nèi)容，扯遠(yuǎn)話題，對會議沒有有效的控制和組織。干擾不斷，會議混亂缺乏會議紀(jì)律。沒有規(guī)定會議時(shí)間和各個(gè)議題的時(shí)間分配，屬于自由論壇，時(shí)間拖得很長而沒有實(shí)際內(nèi)容。要求不相關(guān)的人陪會。會議時(shí)沒有收集到足夠的資料和信息，決策不當(dāng)。不按時(shí)結(jié)束會議，聽任表現(xiàn)欲望強(qiáng)的人長篇大論，沒有會議總結(jié)和記錄等，不對會議任務(wù)和期限進(jìn)行核定。會議中嚴(yán)格按照會議議題進(jìn)行，偏離后要及時(shí)返回，對會議實(shí)施組織和控制，不允許閑談和其他與會議無關(guān)的活動。不允許會議期間任何的內(nèi)在和外來干擾，重申會議紀(jì)律、嚴(yán)格會議管理，提高與灰者的積極性。事先確定會議的時(shí)間及各個(gè)議題的分配，要與會議及議題的重要性緊密相連，圍繞會議主題，防止空、大、假、夸等。及時(shí)清除無關(guān)人員。會議是一個(gè)良好的收集信息和資料、制訂決策的時(shí)機(jī)，充分利用，使信息提供者盡量提供準(zhǔn)確可靠的資料供決策者使用。在規(guī)定時(shí)間內(nèi)結(jié)束會議，控制表現(xiàn)力強(qiáng)的人，進(jìn)行會議總結(jié)和記錄并保存，以便隨時(shí)查找和對比、檢查實(shí)施等功效，重申會議任務(wù)、期限、人員。第7頁，共34頁，2023年，2月20日，星期五會議記錄沒有備份，不給與會者發(fā)放會議記錄。會議后沒有有效的貫徹和實(shí)施會議內(nèi)容，缺乏監(jiān)督的工具，實(shí)施的步驟、任務(wù)的執(zhí)行等。當(dāng)會議任務(wù)完成后或目標(biāo)達(dá)到后，會議所設(shè)立的委員會等機(jī)構(gòu)仍然存在，善后工作沒有人去處理。當(dāng)天發(fā)放會議記錄，明確與會者的職責(zé)、完成的期限等。任務(wù)或職責(zé)下達(dá)后要實(shí)施有效的監(jiān)控，組織實(shí)施，配備實(shí)施的設(shè)備工具、資源、條件等，保證所有的議程得到貫徹和執(zhí)行。對會議設(shè)定的項(xiàng)目、內(nèi)容、任務(wù)等及時(shí)總結(jié)，工作結(jié)束后，相關(guān)人員的職責(zé)相應(yīng)解除，設(shè)立的委員長會等機(jī)構(gòu)職能撤銷，不要浪費(fèi)人力和物力。第8頁，共34頁，2023年，2月20日，星期五方法之四：有效計(jì)劃原因分析不明白計(jì)劃的重要性。沒有制定和形成一套計(jì)劃的系統(tǒng)?？傆X得沒有時(shí)間制訂計(jì)劃。缺乏自我控制，放任自己的懶散。害怕對自己許下承諾，不能保證完成。改進(jìn)方法周全的計(jì)劃不僅僅節(jié)省時(shí)間，還能使工作圓滿、優(yōu)質(zhì)地被完成，良好的計(jì)劃是成功的一半。建立包括計(jì)劃目標(biāo)、完成標(biāo)準(zhǔn)、最后期限、優(yōu)先順序的一套計(jì)劃體系。必須在剛開始時(shí)花費(fèi)一定的時(shí)間去計(jì)劃，才會對工作做到心中有數(shù)，起到事半功倍的結(jié)果。嚴(yán)于律己，對自己有獎有罰，經(jīng)常激勵和要求別人監(jiān)督和檢查，只有嚴(yán)格要求自己才能成就大事，放任和懶散只會毀了自己的事業(yè)。對自己的事業(yè)和能力充滿信心，敢于承諾和保證，也才能知道自己的事業(yè)到底能做到多大。第9頁，共34頁，2023年，2月20日，星期五制訂計(jì)劃沒有相應(yīng)的目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)。沒有指定工作的優(yōu)先順序，把所有的工作都排上并試圖都完成。計(jì)劃趕不上變化。擬定計(jì)劃沒有用，或幾天就可以完成的任務(wù)沒有必要擬計(jì)劃。不必計(jì)劃，一切由秘書負(fù)責(zé)安排我的工作。有目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)的計(jì)劃才是真正的計(jì)劃，才是可行的實(shí)際的計(jì)劃。必須把所有的計(jì)劃按照緊迫性、重要性等進(jìn)行劃分，制訂自己的優(yōu)先工作次序，與要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)緊密相連。每天的計(jì)劃都有一定的預(yù)留時(shí)間來處理變化或危機(jī)、偶然事件等，針對短期的行為做計(jì)劃也是必要的，這些都會減少經(jīng)濟(jì)的損失以及時(shí)間的損失。自己最清楚自己的目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)，秘書只不過是提醒你、幫助你。最終的計(jì)劃還是要自己決定。你的時(shí)間安排、工作的重要程度，只有你才能與你的目標(biāo)掛鉤。第10頁，共34頁，2023年，2月20日，星期五方法之五：克服條理不清原因分析從不整理和思考自己的思路，沒有認(rèn)識到條理的重要性。缺乏形成一套清晰有條理的思路。由于工作內(nèi)容和時(shí)間沒有條理，故不知如何安排時(shí)間，沒有條例性的時(shí)間計(jì)劃，每天都在瞎忙。認(rèn)為沒有計(jì)劃性的安排，目標(biāo)照樣能完成。喜歡隨意、無拘束，并總以危機(jī)出現(xiàn)為理由。善于行動，不愿意思考和整理工作，決國導(dǎo)致盲目的行動。由于害怕承擔(dān)義務(wù)和責(zé)任，不愿意將工作細(xì)分和條理化，因此導(dǎo)致工作缺乏具體說明和優(yōu)先順序。改進(jìn)方法認(rèn)識到條理清楚的狀態(tài)下，時(shí)刻對自己的工作和任務(wù)進(jìn)行反思，整理和形成一套有效的、有條理的思維方式。重新對工作和需要的時(shí)間進(jìn)行目標(biāo)、優(yōu)先順序、每日計(jì)劃等的整理和思考。首先忙最重要的事，一定要抽時(shí)間進(jìn)行工作時(shí)間的條理化。為預(yù)計(jì)危機(jī)的出現(xiàn)留出一定時(shí)間，改變隨意和無拘束的行為模式。有計(jì)劃的工作安排必將使目標(biāo)順利高效的完成。改變麻木的行動，定期整理思路和規(guī)劃工作內(nèi)容有萬利無一弊。人生的重大改變可能來自于不起眼的地方。將工作進(jìn)行細(xì)分和條理化，責(zé)、權(quán)、利分明，制作詳細(xì)的工作說明書，制訂出優(yōu)先順序。第11頁，共34頁，2023年，2月20日，星期五認(rèn)為每一件事都重要、都應(yīng)該做，故不能確定優(yōu)先順序。外部干擾太大，不能理清思路，包括電話、客人、下屬的不停打擾。外部環(huán)境不佳，諸如辦公桌混亂、文件處理不當(dāng)、秘書工作安排不妥。整個(gè)公司內(nèi)部一片混亂，已形成條理不清的狀況，自己一不能自拔。工作和任務(wù)肯定有輕重和緩急之分，與你的目標(biāo)掛鉤確定重要工作及每日的工作擾先順序。找到外部干擾的根源，排除干擾，制訂排除方案和控制管理技巧。下大力氣改善所和的外部環(huán)境，建立文檔條理化、秘書工作條理化。與總經(jīng)理一直商討改變方案，征得各部及下屬的理解和支持。第12頁，共34頁，2023年，2月20日，星期五方法之六：克服經(jīng)常救火原因分析不了解救火與預(yù)防火災(zāi)的區(qū)別悄了解經(jīng)常救火的危害及嚴(yán)重性。缺乏救火的計(jì)劃和策略，一旦救火只是應(yīng)急處理，從不預(yù)測和估算未來可能出現(xiàn)的火災(zāi)，盲目處理，往往容易留下后患。每日工作安排得滿滿的，試圖做更多的事情，結(jié)果沒有時(shí)間和精力處理危機(jī)和變化。關(guān)注所有問題，并把它們都?xì)w結(jié)為非你不可，把自己當(dāng)成救世主。經(jīng)常拖延工作導(dǎo)致重要工作沒有時(shí)間去做而形成緊急事項(xiàng)和救火對象。改進(jìn)方法搞清救火與預(yù)防的區(qū)別，對比救火與預(yù)防的不同之處，分析產(chǎn)生原因、嚴(yán)重程度、后果、不可控因素等。預(yù)先制訂和計(jì)劃救火的策略，對事物的發(fā)展和進(jìn)程有所估計(jì)，不能盲目被動地救火，總結(jié)每次救世主火的原因和處理方法，積累經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。每日首先做完自己的優(yōu)先工作、重要工作，留出一定時(shí)間和精力（20%）處理和預(yù)測可能的救火對象。你應(yīng)該只做你應(yīng)做的事情，不屬于你的不要去做，也不是非你不可，不要等同于你的下屬。每日定時(shí)定量地完成你計(jì)劃之內(nèi)的事項(xiàng)，不要無故拖延，不做合理的時(shí)間估算，不要把重大的、不急迫的工作拖延成救火對象。第13頁，共34頁，2023年，2月20日，星期五上司或上級制訂的計(jì)劃或要實(shí)施的目標(biāo)等缺乏有效的時(shí)間估算，導(dǎo)致經(jīng)常成為你的救火對象。上司經(jīng)常改變想法和進(jìn)行決策轉(zhuǎn)換，令你應(yīng)接不暇，每日工作就是不斷地救火和滅火。部門或公司設(shè)備、機(jī)器發(fā)生故障，導(dǎo)致工作中斷和耽誤，你義無反顧地充當(dāng)消防員的職責(zé)。下屬提供信息不準(zhǔn)確和過時(shí)、下屬對工作不負(fù)責(zé)任，報(bào)喜不報(bào)憂，導(dǎo)致工作出現(xiàn)錯誤和無可挽回的損失，你承擔(dān)責(zé)任和后果。與上司或上級在完成工作的時(shí)間估算上進(jìn)行準(zhǔn)確評估，達(dá)成一致，給自己留出一定的時(shí)間去實(shí)施，凡事都不是所想的那么容易。與上司針對任務(wù)和工作內(nèi)容簽訂書面合，以防其反悔，或?qū)ι纤景才诺墓ぷ髯龀鲇涗?，?dāng)上司不斷改變時(shí)有據(jù)可查。消除機(jī)械性、物理性、人為性的故障，減少自己的麻煩，不要因?yàn)檫@些因素耽誤和延遲你的工作，那是非常不明智的。嚴(yán)格下屬對工作的負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)，要求信息準(zhǔn)確和及時(shí)，及時(shí)指出工作中的隱患并及時(shí)清除，明確下屬的責(zé)任，不要為下屬背黑鍋。第14頁，共34頁，2023年，2月20日，星期五方法之七：有效授權(quán)原因分析認(rèn)為下屬不可靠，對下屬缺乏信心，對下屬缺乏培養(yǎng)和鍛煉。習(xí)慣將自己陷入細(xì)節(jié)和瑣事中，每日忙于事務(wù)性工作和例行性工作中，不懂得授權(quán)。下屬有職無權(quán)，這不是真正的授權(quán)，不明確、不全面及混亂的授權(quán)，使下屬無所適從。害怕下屬超過自己，喪失對下屬的控制，害怕自己的權(quán)力轉(zhuǎn)移和推動，過分仰仗權(quán)力的威望，對自己沒有信心。主人為只有自己才能做好，況且教練和培養(yǎng)下屬不如自己做來的更快，習(xí)慣于“執(zhí)行”比“管理”更舒服改進(jìn)方法中層經(jīng)理應(yīng)明確授權(quán)是必須的一種趨勢，下屬是完全可以承擔(dān)的，應(yīng)盡早培養(yǎng)和鍛煉下屬的工作能務(wù)和知識水平。改變自己的一貫工作作風(fēng)，敢于將自己從事務(wù)和例行工作中解放出來，學(xué)習(xí)授權(quán)的有關(guān)技巧和操作。忌虛假授權(quán)，授權(quán)必須制定明確的、全面的、清晰的條例，使每一個(gè)受權(quán)者明確自己的職責(zé)和權(quán)限，并有嚴(yán)格的操作程序。培養(yǎng)能干的下屬、授權(quán)予得力的助手。權(quán)力和威望不是長期能夠控制的，威望和權(quán)力是有效授權(quán)、能干的下屬所體現(xiàn)的。善于發(fā)揮下屬的不同特點(diǎn)和優(yōu)勢，給予必要的教練和培養(yǎng)，一旦授權(quán)得力和找到能干的下屬你會覺得“管理”更具有藝術(shù)性。第15頁，共34頁，2023年，2月20日，星期五授權(quán)以后未采取控制、跟蹤、反饋等相應(yīng)措施。授權(quán)以后又對下屬的工作控制過度，注重細(xì)節(jié)和不斷過問，使下屬無法開展工作。授權(quán)以后不具備相應(yīng)的資源和條件，與其他相應(yīng)部門脫節(jié)。授權(quán)以后下屬實(shí)施反授權(quán)，還是中層經(jīng)理不斷地替下屬做工作。授權(quán)以后下屬工作能務(wù)不足以承擔(dān)重任，或下屬貫徹不得力。授權(quán)之后必須采取相對應(yīng)的控制、反饋、追蹤等措施，并與下屬達(dá)成共識。既已授權(quán)就不要再參與，只要求下屬提供結(jié)果，不注重過程，給下屬創(chuàng)造實(shí)現(xiàn)自主的能務(wù)和機(jī)會。授權(quán)是一項(xiàng)全面的工程，需要各部門的配合，各項(xiàng)資源和設(shè)備配置，做好基礎(chǔ)性的工作也是必須的。制訂反授權(quán)的方法，抵制和反對下屬的反授權(quán)。明確授權(quán)的標(biāo)準(zhǔn)、完成期限等，給下屬適當(dāng)?shù)牟倬?、培?xùn)機(jī)會和時(shí)間來提高水平，適應(yīng)授權(quán)和開展工作。第16頁，共34頁，2023年，2月20日，星期五方法之八：克服想干的事太多原因分析每天都給自己安排很多事項(xiàng)，也從不計(jì)劃，認(rèn)為自己能干、想干太多的事。每日事務(wù)中大多數(shù)都在應(yīng)付緊急事件和外界干擾，或?qū)ぷ鞣从尺^度，認(rèn)為自己什么都能干。自身存在較強(qiáng)的成就感同時(shí)又對自己的工作能力缺乏安全感，故在工作中什么都想干又什么都要盡善盡美。愿意替上司做不屬于自己的事，讓上司感到自己能干，能擔(dān)上司的各種事務(wù)。認(rèn)為下屬都不行，只有自己才能做好。從不放手，什么事情都緊緊的把桌，感到替下屬做是必須的。改進(jìn)方法你的時(shí)間是有限的，做出工作計(jì)劃和排除優(yōu)先次序，糾正想干太多事的想法。消除各種干擾，預(yù)防、留出一定時(shí)間處理緊急事件，對自己的工作進(jìn)行適當(dāng)控制。成就感是建立在你要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)上的，不能脫離你的目標(biāo)，提高工作能力或加強(qiáng)學(xué)習(xí)、進(jìn)行知識和技能的積累，不追求盡善盡美，只追求達(dá)到目標(biāo)，完成職責(zé)。讓上司認(rèn)可是在完成你的職責(zé)內(nèi)的工作基礎(chǔ)上的，能干是在對你份內(nèi)事項(xiàng)的處理中體現(xiàn)出來的。放手讓下屬去干職責(zé)內(nèi)的事務(wù)，不要插手，盡量簡化請示和匯報(bào)的手續(xù)和過程，尤其不要替下屬做事。第17頁，共34頁，2023年，2月20日，星期五別人來求幫忙辦事不愿意說“不”以免得罪同事，并顯示自己的威信及權(quán)力?？傇敢獗憩F(xiàn)得非常繁忙，以示自己的重要，從不制訂計(jì)劃和行動的優(yōu)先順序等。部門內(nèi)員工嚴(yán)重不足或下屬工作能力、經(jīng)驗(yàn)等缺乏。上司對你加壓太多，分擔(dān)的事務(wù)過多。機(jī)器設(shè)備造成工作拖延。對別人的請求和要求，不屬自己的分內(nèi)之事要敢于說“不”，威信和權(quán)利也不是一味謙讓和助人所能夠提高的。沒有計(jì)劃和頭緒的繁忙只能是亂，重要性也不是靠其來實(shí)現(xiàn)的，要做到忙而不亂、緊中有松，制訂計(jì)劃和確立優(yōu)先順序是必備的基礎(chǔ)。確定由于工作任務(wù)多和事務(wù)忙，招聘員工；下屬工作能力等缺乏時(shí)抽出一定時(shí)間來進(jìn)行輔導(dǎo)、培訓(xùn)。與上司商談或增派人手，或把不屬于本部門的事務(wù)歸還給其他部門，使之職責(zé)分明。提高和改善設(shè)備、儀器的使用效果。第18頁，共34頁，2023年，2月20日，星期五方法之九：有效溝通原因分析凡事都是自己說了算，用不著與下屬溝通，況且你不找他他也回來找你，再說哪里有那么多的時(shí)間去進(jìn)行所謂的溝通。溝通目的的不明確，考慮溝通的計(jì)劃和內(nèi)容。溝通的時(shí)間和地點(diǎn)或時(shí)機(jī)選擇不當(dāng)，使共同雙方感到緊張有壓力。沒有利用正確是溝通渠道，偏聽偏信，致使不正常的溝通泛濫，影響部門內(nèi)工作的順利進(jìn)行，沒有建立有效信息聯(lián)系的各種政策和程序。溝通時(shí)內(nèi)容不明確、方式方法不恰當(dāng)、措辭引起歧義。改進(jìn)辦法認(rèn)識到正確的溝通是雙方的交互行為，不是你下命令，必要及時(shí)的溝通是組織內(nèi)部訊息暢通的重要環(huán)節(jié)，對組織發(fā)展有重要意義。明確每一次溝通的目的，對溝通的內(nèi)容做出計(jì)劃、時(shí)間、地點(diǎn)等的安排。選擇易于雙方溝通的有利環(huán)境、緩解壓力，在一個(gè)比較輕松愉快的場合下進(jìn)行，溝通時(shí)要避免干擾。形成和采用正確有效的溝通渠道，不允許不正確的溝通散播，建立有效信息聯(lián)系的各種政策和工作程序。溝通時(shí)必須明確溝通內(nèi)容，采取恰當(dāng)?shù)姆绞椒椒ǎ饔么朕o，以免造成不必要的誤會和麻煩。第19頁，共34頁，2023年，2月20日，星期五下屬對溝通缺乏接受能力，產(chǎn)生抵制、怨恨、不滿等消極情緒。溝通時(shí)中層經(jīng)理一味批評和教訓(xùn)下屬，不傾聽下屬的建議和意見。雙方不同的價(jià)值觀容易產(chǎn)生歧義、曲解等溝通障礙。溝通時(shí)缺乏溝通的技巧、傾聽藝術(shù)、缺乏相互的欣賞、贊同和認(rèn)可等。溝通時(shí)容易走向生活化。溝通時(shí)缺少及時(shí)有效的反饋。培養(yǎng)下屬的溝通能力，消除下屬的抵觸、怨恨、不滿等，找出不愿意溝通、溝通不暢的根源。改變工作作風(fēng)—溝通主要是傾聽下屬的意見，學(xué)會和發(fā)展、鍛煉自己的傾聽技能。溝通前要了解溝通方的背景資料，理解和認(rèn)可對方的價(jià)值觀，盡量化解雙方的曲解、歧義等障礙。學(xué)習(xí)并善于使用溝通的技能、技巧，學(xué)會行聽的藝術(shù)，會欣賞、贊同、認(rèn)可對方。溝通時(shí)避免走向生活化，不要變成嘮家常等生活交流。溝通要及時(shí)發(fā)現(xiàn)和了解對方的各種反饋信息。第20頁，共34頁，2023年，2月20日，星期五方法之十：克服拖延原因分析經(jīng)常拖延工作而沒有認(rèn)識到其嚴(yán)重后果，抓不住優(yōu)先次序和制訂計(jì)劃。不檢查工作進(jìn)度、對自己要求不嚴(yán)格，不規(guī)定完成的期限，容易被外界干擾并不斷改變優(yōu)先次序。已形成拖延的不良習(xí)慣，或整個(gè)部門等工作作風(fēng)都是拖拖拉拉的。喜歡做令人愉快的、容易的、瑣碎的事，把困難或不熟悉、不喜歡的事情盡量往后拖。怕把事情搞砸或追求完美，做事小心翼翼，結(jié)火是時(shí)間比預(yù)計(jì)的估算要長，導(dǎo)致重要的工作被延遲。改進(jìn)方法拖延工作的最終惡果是重要的工作延誤，大量的時(shí)間被用來做不重要的事。制訂工作進(jìn)度檢查的制度，嚴(yán)格要求自己，規(guī)定任務(wù)完成的期限，排除工作過程中的干擾，保持優(yōu)先次序的穩(wěn)定性。改變自己的不良習(xí)慣，形成穩(wěn)妥而不延遲的工作風(fēng)格。制訂工作優(yōu)先次序和計(jì)劃，首先保重做最重要的事情，把應(yīng)授權(quán)的工作交給下屬去做，不要只做熟悉的事務(wù)性工作。準(zhǔn)確估算任務(wù)完成的時(shí)間，不要追求盡善盡美，你只需完成你職責(zé)內(nèi)的事項(xiàng)即可。第21頁，共34頁，2023年，2月20日，星期五部門或公司工作氣氛不佳，拖拉、推委、職責(zé)不清，常導(dǎo)致工作失誤和拖延。下屬工作沒有積極性，不按時(shí)完成交與的任務(wù)，各部門工作不配合，沒有形成一個(gè)戰(zhàn)斗的團(tuán)隊(duì)。機(jī)器設(shè)備等的使用和配置不合理，缺乏現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，沒有使設(shè)施等得到完全、高效的利用。針對不速之客等因素的干擾，沒有采取任何措施。與同事、上司、下屬探討改進(jìn)工作方法，辯清各自的職責(zé)，不推委和相互扯皮。給與下屬激勵，培養(yǎng)和授權(quán)，嚴(yán)格工作任務(wù)的完成期限等標(biāo)準(zhǔn)，各部門緊密配合，形成良好的特別能戰(zhàn)斗的團(tuán)隊(duì)。對公司設(shè)備儀器進(jìn)行檢修，配備現(xiàn)代化的設(shè)備，最高效地使設(shè)備被利用。制訂抗干擾的全面措施，不允許工作之余聊天等，養(yǎng)成良好的工作氣氛。第22頁，共34頁，2023年，2月20日，星期五方法之十一：明確職責(zé)原因分析區(qū)分不清自己的職責(zé)，經(jīng)常做下屬職責(zé)范圍之內(nèi)的事，或經(jīng)常替上司承擔(dān)不屬于自己的任務(wù)。自己的工作缺乏工作說明和職務(wù)說明書，工作起來沒有職責(zé)標(biāo)準(zhǔn)，經(jīng)常與其他部門的工作重復(fù)或互相扯皮。沒有把自己的職責(zé)與個(gè)人目標(biāo)、公司、部門發(fā)展掛鉤，認(rèn)識不到職責(zé)不清的危害性。公司、部門沒有組織圖和職位說明書，或有也是掛在了墻上，職位說明書形同虛設(shè)。不同部門之間職責(zé)不清、上司控制中級權(quán)限，下屬越級工作。改進(jìn)方法分辨自己的職責(zé)是什么，保證完成自己職責(zé)范圍內(nèi)的事。不為下屬做事、不過多替上司承擔(dān)工作。與上司、下屬和人力資源部門確定職責(zé)范圍、實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)、制訂詳細(xì)的工作說明書，區(qū)分各部門的職責(zé)，并遵照執(zhí)行。職責(zé)不清會使你做了別人的工作而耽誤了自己的工作。你是一個(gè)有個(gè)人目標(biāo)、個(gè)體職責(zé)的、有限的個(gè)體。用組織圖明確公司、部門的權(quán)力關(guān)系，使每一個(gè)人都準(zhǔn)確了解和知道自己的職責(zé)和權(quán)限，并在實(shí)際中貫徹實(shí)施。要求自己相應(yīng)的權(quán)限，與上司、下屬、各部門管理者討論、澄清、劃清職責(zé)權(quán)限的范圍。第23頁，共34頁，2023年，2月20日，星期五下達(dá)指示或命令含糊不清、信息溝通不暢或職級混亂，職責(zé)隨命令改變，沒有一致性。沒有相應(yīng)的激勵懲罰機(jī)制，員工不愿意承擔(dān)責(zé)任和發(fā)揮主動性。公司擴(kuò)大，部門業(yè)務(wù)量增多，導(dǎo)致工作內(nèi)容增加，卻沒有相應(yīng)建立起擴(kuò)大的職責(zé)范圍。公司或部門機(jī)制造成的人浮于事，沒有競爭，導(dǎo)致員工不認(rèn)真完成自己的職責(zé)。準(zhǔn)確接受和下達(dá)指示和命令，最好有書面化，與各部門之間、與上司、與下屬保持信息暢通，使命令一職責(zé)一致。建立相應(yīng)的獎懲機(jī)制，建立正常的晉升機(jī)制，與相應(yīng)的職責(zé)緊密相連。及時(shí)調(diào)整職責(zé)范圍擴(kuò)大權(quán)限，并及時(shí)劃分和區(qū)別擴(kuò)大后的職責(zé)范圍。調(diào)整公司、部門人事機(jī)制，形成正常的競爭機(jī)制，使員工努力完成自己的職責(zé)，形成良好的工作氣氛。第24頁，共34頁，2023年，2月20日，星期五方法之十二：學(xué)會說“不”原因分析不愿意拒絕別人，很想做個(gè)人人都喜歡的角色，想贏得贊許和別人的認(rèn)可與接受，不會拒絕不合理的要求，害怕因此斷送自己的事業(yè)前程。精力比較旺盛，工作能力很高，很想幫助別人的高尚情操。沒有原則的老好人，助長了別人的懶惰和其他人求你辦事的機(jī)會，逐漸形成了習(xí)慣，而不能說“不”。自我價(jià)值觀不強(qiáng)，缺乏自信，很想讓別人來認(rèn)可自己。找不到合適的借口拒絕別人，擔(dān)心別人也會從此拒絕自己和采取報(bào)復(fù)的手段。改進(jìn)方法不會說“不”是你浪費(fèi)時(shí)間的一個(gè)重要方面，每個(gè)人都不會做到人見人愛，著重自己的事業(yè)和規(guī)劃你的發(fā)展，你會明白哪些是應(yīng)拒絕的。保持這份精力和能力，把他運(yùn)用到你應(yīng)該發(fā)揮作用的地方，你更應(yīng)集中精力關(guān)注你自己的工作。沒有原則的幫助別人，不僅耽誤了自己也會助長下屬的依賴性，使之失去工作和解決問題的主動性。基于這種心理反而使自己更缺乏自信和降低自我價(jià)值。有時(shí)不需要任何借口，只要你的拒絕對你來說是合理的，實(shí)行公平交易，給自己找出拒絕的理由即可。第25頁，共34頁，2023年，2月20日，星期五由于沒有自己的優(yōu)先順序，由別人來確定工作，容易產(chǎn)生先替別人工作的行為。不拒絕別人也能完成自己的工作，為什么要得罪人呢。你的上司總是給你加壓、加任務(wù)，讓你惟命是從，你不能加以拒絕。整個(gè)部門或公司已形成了這個(gè)慣例，有少數(shù)的人就是非常能干的，他們不能拒絕任何事。公司或部門其他的人可以拒絕承擔(dān)責(zé)任，而你不能；或別人輕率地承擔(dān)責(zé)任而引起不良后果，使你也不能說“不”。計(jì)劃好自己的工作計(jì)劃和優(yōu)先次序就可以有理由拒絕別人，是主動的時(shí)間管理；反之則會被動的、由別人牽制你的行為。如果這樣當(dāng)然更好，但是遲早他會影響到你的工作的完成。上司也是看你好說話，不過對上司要有合理的、確切的解釋和說明，因?yàn)樯纤静缓萌?。必須每個(gè)人承擔(dān)自己的職責(zé)，這是整個(gè)機(jī)構(gòu)或公司的大事，但是你也不能充當(dāng)犧牲品。實(shí)際和理智一些，你不是救世主，而且不要做得過分，否則會被視為理所當(dāng)然，當(dāng)你拒絕時(shí)卻引起怨恨，及早擺脫，別形成慣性。第26頁，共34頁，2023年，2月20日，星期五方法之十三：克服工作擱置原因分析工作經(jīng)常被打斷后又忙其他的事務(wù)，不認(rèn)為自己擱置了工作，覺察不到擱置任務(wù)的嚴(yán)重性。工作沒有目標(biāo)、沒有優(yōu)先次序、不做計(jì)劃等，最后不知完成了什么，還有什么沒有完成，結(jié)果是眉毛胡子一把抓，理不出頭緒。沒有時(shí)限控制、沒有工作完成后對自己的獎賞，似乎總有完不了的工作壓在頭上，每天不得喘氣的機(jī)會。每天都在處理緊急事件和忙于處理危機(jī)，負(fù)擔(dān)過重，又想干太多的事，經(jīng)常是干了這個(gè)忘了那個(gè)。改進(jìn)方法判別擱置的影響程度，區(qū)分工作擱置的原因、最好做一個(gè)時(shí)間記錄，認(rèn)清被擱置的工作對事業(yè)的影響和引起的不良后果。計(jì)劃、確定優(yōu)先次序、明確目標(biāo)是你工作的首要，必須對工作有一個(gè)條理化的思路，完成后就著手下一個(gè)目標(biāo)。對工作進(jìn)行的時(shí)間控制，要給自己留有余地，完成后對自己來一個(gè)小小的獎賞，輕松一下，使自己總是精力充沛地投入工作。預(yù)留出救火的時(shí)間不要太多，你不是消防員。抓住重要的事優(yōu)先處理，不要設(shè)想自己什么都行，要分派下屬和助手。第27頁，共34頁，2023年，2月20日，星期五缺乏自律、懶惰、經(jīng)常拖拉、不敢授權(quán)下屬、猶豫不決等行為習(xí)慣。經(jīng)常推遲自己不喜歡或不熟悉、不合意的工作，沒有躲避干擾的計(jì)劃，工作單調(diào)、沒有激情和自我激勵。上司經(jīng)常變換工作重點(diǎn)、朝令夕改，你不得不適應(yīng)他的變化，擱置你手下的工作已是常事。對下屬和同級不會說“不”，經(jīng)常幫助別人救火，迫不得已擱置了自己的工作，結(jié)果自己的工作只能靠夜里加班。信息收集不完整、不及時(shí)，準(zhǔn)備工作做得不好，相應(yīng)的工作不配套，影響和擱置任務(wù)的完成。下定決心、嚴(yán)格自己的行為習(xí)慣、不要猶豫而拖延重要的工作，實(shí)行有效授權(quán)，委派給能承擔(dān)任務(wù)的人。要看工作是否重要，不然寧可不做，消除干擾制訂抗干擾計(jì)劃讓下屬配合，自我變換、調(diào)動激情、適當(dāng)激勵、調(diào)節(jié)工作，不要產(chǎn)生厭煩擱置工作。與上司溝通；或?qū)λ拿钌酝硪恍﹫?zhí)行等他最后的決定；與上司簽署一些書面協(xié)議，避免其反悔和追究責(zé)任。確定自己工作的優(yōu)先次序，拒絕不合理要求和幫助，別人也可以救火。首先要完成你這一天的重要工作。做好完成工作的基礎(chǔ)工作，要求下屬提供及時(shí)可靠的信息資料，對相應(yīng)設(shè)備進(jìn)行確認(rèn)以避免認(rèn)為的工作擱置。第28頁，共34頁，2023年，2月20日，星期五方法之十四：克服文件雜陳原因分析每天先大量的讀的讀文件、做批示，以為這樣才是領(lǐng)導(dǎo)的工作。處理文件猶豫不決、拖拉，導(dǎo)致文件大量積壓。文件處理過程中經(jīng)常被打擾，或一邊處理文件一邊做其他的工作，諸如提交報(bào)告、給下屬分派工作、與別人溝通事等。閱讀文件速度慢、工作節(jié)奏也慢半拍，致使文件流通過于停滯。工作要求盡善盡美，處理文件也同樣，對每一份文件都力求體現(xiàn)自己的風(fēng)格和美感。改進(jìn)方法每天在一個(gè)特定的時(shí)間內(nèi)處理文件，做到定時(shí)定量，只處理你應(yīng)該處理的文件才是你的職責(zé)。快速瀏覽文件不擱置、不拖拉、讓文件流動，牢記80%的文件只有20%的意義，集中處理具有80%意義的20%文件。每天選擇在特定的時(shí)間內(nèi)處理文件，形成規(guī)律，避免打擾和同時(shí)做別的事情，使用權(quán)下屬和有關(guān)人員了解你的規(guī)律和遵守?？焖偬幚砦募?，把不屬于你處理的文件要快速分散出去，不滯留文件，但同時(shí)要加快工作的節(jié)奏。處理文件等事務(wù)性工作要示快速、簡潔、規(guī)范化等，要求指示內(nèi)容和日期等明確，不猶豫、不擱置、不模糊。第29頁，共34頁，2023年，2月20日，星期五不會使用現(xiàn)代化的文件處理工具，使用手工操作，對來往文件處理不當(dāng)，致使文件經(jīng)常被擱置。文件過多，未經(jīng)秘書過濾和篩選。文件處理沒有規(guī)范化。處理文件的設(shè)施陳舊、使用者有待提高技術(shù)水平和更新設(shè)備。盡快學(xué)習(xí)和使用現(xiàn)代化的文件處理工具，對文件處理達(dá)到準(zhǔn)確、及時(shí)和恰當(dāng)。訓(xùn)練秘書和下屬過濾和篩選往來文件，只交給你應(yīng)該處理的部分文件。在部門或公司形成良好的文件制度，諸如簡化文件系統(tǒng)、減少副本、標(biāo)準(zhǔn)格式、規(guī)定文件過濾、存檔等相應(yīng)制度。全面提高文檔設(shè)立、使用、處理者的業(yè)務(wù)水平，淘汰舊設(shè)備，購入相應(yīng)的儀器和設(shè)備提高辦公效率。第30頁，共34頁，2023年，2月20日，星期五方法之十五：克服辦公桌雜亂和個(gè)人混亂原因分析缺乏個(gè)人管理，不知道個(gè)人混亂會造成極大的時(shí)間損失，每天若總是找東找西會耽誤大事等的后果。處理往來文檔等缺乏系統(tǒng)化管理，沒有時(shí)間進(jìn)行辦公桌的整理。愿意表現(xiàn)出辦公桌的多而亂和個(gè)人混亂，認(rèn)為這是自己重要和不可缺少的象征。沒有計(jì)劃和工作日志，害怕自己忘記一些事情都把他們擺在桌面上。大事小事都插手、允許各種打擾、擱置未完的工作、猶豫不決、辦事效率低等。改進(jìn)方法文件雜亂或丟失是自我干擾的原因，加強(qiáng)自我管理，使辦公桌有條理，常用的、重要的、緊急的分類管理。對往來文檔等實(shí)施規(guī)范化、系統(tǒng)化管理，移交出80%的文檔給相應(yīng)的秘書或助手，建立歸檔和備忘。只能表示你的混亂、拖延、工作不嚴(yán)謹(jǐn)、不可靠等工作作風(fēng)，并使別人對你不尊重，下屬和同事更會給你添亂。實(shí)施計(jì)劃和工作日志，確定時(shí)限和優(yōu)先次序等