強化基礎突出重點,建設符合時代特征的檔案資源體系演示文稿

強化基礎突出重點,建設符合時代特征的檔案資源體系演示文稿現在是1頁\一共有35頁\編輯于星期二（優(yōu)選）強化基礎突出重點,建設符合時代特征的檔案資源體系現在是2頁\一共有35頁\編輯于星期二我校檔案管理的相關制度南昌工程學院檔案管理辦法（南工字[2006]36號）南昌工程學院文件材料歸檔范圍及保管期限表（南工辦發(fā)[2008]2號）南昌工程學院檔案實體分類方案和檔號編制原則（南工辦發(fā)[2008]2號）南昌工程學院文件材料歸檔辦法（南工發(fā)[2012]2號）南昌工程學院關于教學類檔案管理的暫行規(guī)定（南工教字[2004]13號）中共南昌工程學院委員會黨建檔案管理規(guī)定（南工組字[2007]2號）南昌工程學院關于建立處級領導干部廉政檔案的暫行辦法（南工黨字[2007]42號）南昌工程學院學生檔案管理辦法（南工學字[2004]122號）現在是3頁\一共有35頁\編輯于星期二檔案資源體系文書檔案（紅頭文件、總結、計劃、簡報、調研報告、往來函件、工作規(guī)范、會議材料等）*電子檔案（文書檔案的電子源本、數字化的副本、課件、網站、數據庫、程序、設計文件、照片、錄音、錄像、網絡教學視頻、優(yōu)秀論文等）科技檔案（基建、產品、科研檔案）專業(yè)檔案（學籍檔案、財會檔案等）聲像檔案（以紙質照片、錄音帶、錄像帶等磁性或銀鹽載體為表現形式）實物檔案（獎杯、獎狀、題詞、交換禮品等紀念性、榮譽性實物）現在是4頁\一共有35頁\編輯于星期二培訓要點1、紙質文書的歸檔管理2、電子文件的歸檔管理3、檔案管理軟件的使用現在是5頁\一共有35頁\編輯于星期二1、紙質文件材料的歸檔管理1.1基本術語1.2文件材料的日常管理1.3歸檔制度1.4歸檔程序現在是6頁\一共有35頁\編輯于星期二1.1基本術語歸檔：將已經辦理完畢，具有保存價值的文件材料，經過科學的整理，定期向檔案管理部門移交集中統(tǒng)一保管的工作。卷、件：檔案整理的兩個基本單位，分別代表傳統(tǒng)的整理方法和新型的簡化整理方法。歸檔制度：用以約束歸檔時間、歸檔范圍、歸檔質量的法定制度?，F在是7頁\一共有35頁\編輯于星期二1.2、文件材料的日常管理日常管理工作的主要內容：重點盯防，防止流失文件登記造冊簡單分類管理文件借還控制文件集中保管文件形成者和兼職檔案員在日常管理中的角色文件形成者要有形成和保存意識兼職檔案員要有歸檔及移交意識現在是8頁\一共有35頁\編輯于星期二文件日常管理的方法預立卷：這是歸檔前將文件材料按類目分盒/卷存放的一個程序。它是辦公室工作的一個重要工作方法，也是文件歸檔管理的一個重要階段。預立卷方法按檔案類別分盒按職能業(yè)務分盒按黨政事務分盒按文件來源分盒預立卷的管理優(yōu)勢隨辦隨歸，避免遺忘和混亂經辦人即責任人，了解因果原委，來龍去脈現在是9頁\一共有35頁\編輯于星期二文件日常管理的要點注意各渠道收集注意進行合理分類注意文件間內在聯系注意文件的完整性現在是10頁\一共有35頁\編輯于星期二1.3、歸檔制度歸檔范圍：外單位重要來文、本單位發(fā)文、工作計劃、總結、簡報、報表、出版物、大事記、重要規(guī)章制度、調研考察報告、重大事件或重大活動材料、重要會議資料等。根據《南昌工程學院文件材料歸檔范圍及保密期限表》執(zhí)行。不歸檔范圍：不須辦理、重份的、未生效的、不須執(zhí)行、普發(fā)參閱性文件?，F在是11頁\一共有35頁\編輯于星期二歸檔時間：文書類檔案6月，科技檔案檔案在項目結束后，專業(yè)檔案可根據情況需要在本部門暫存以利于工作。歸檔要求：科學分類、區(qū)分不同價值、組件完整、科學整理（卷、件）現在是12頁\一共有35頁\編輯于星期二歸檔工作體系收集積累歸檔整理歸檔移交各內設機構檔案館接收材料形成人材料形成人兼職檔案員文書檔案編目入庫保管目錄數據檔案實體管理利用利用管理內部管理數據提交原文利用數據發(fā)布檔案館檔案員專職檔案員歸檔各歸檔單位檔案館安全保管環(huán)境信息開放環(huán)境現在是13頁\一共有35頁\編輯于星期二1.4歸檔程序歸檔是文書處理工作的法定程序，是文件材料日常管理工作的升華，專業(yè)性更強。歸檔的兩種方式卷：收集分類鑒定組卷分卷卷內文件排列撰寫題名編制頁碼賦予檔號編定《案卷目錄》《卷內文件目錄》填寫案卷封面、備考表去金屬物并裝訂裝盒盒面要素填寫件：收集分類鑒定組件排列裝訂蓋歸檔章編制《歸檔文件目錄》裝盒現在是14頁\一共有35頁\編輯于星期二2007年以前文書采用“卷”的整理形式2007年以后（含）文書采用“卷”的整理形式現在是15頁\一共有35頁\編輯于星期二學習制度規(guī)范收集鑒定著錄裝訂移交整理國家、省、行業(yè)、學校等各方標準《南昌工程學院歸檔范圍》《歸檔范圍及保管期限表》分類、組合、排列、編目案卷級、文件級著錄不錯頁、缺頁集中統(tǒng)一管理學習及實踐按制度執(zhí)行按制度執(zhí)行立卷、組件世紀科怡系統(tǒng)移交手續(xù)去金屬，線裝文件材料歸檔步驟現在是16頁\一共有35頁\編輯于星期二2、電子文件的歸檔管理2.1基本術語2.2電子文件的特點2.2電子文件的日常管理2.3電子文件的歸檔整理2.4電子文件的移交現在是17頁\一共有35頁\編輯于星期二2.1基本術語電子文件與電子檔案：電子文件是以數碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統(tǒng)閱讀、處理并可在通信網絡上傳輸的文件。電子文件分為文書類、聲像類、科技類、專門類電子檔案。電子文件歸檔后稱為電子檔案邏輯歸檔與物理歸檔：邏輯歸檔是指不改變電子文件存儲路徑，把電子文件的管理權限移交給檔案管理部門；物理歸檔指脫機移交?，F在是18頁\一共有35頁\編輯于星期二版式文檔：將文字、圖形、圖像等多種數字內容對象按照一定規(guī)則進行版面固化呈現，如PDF、CEB、SEP等。元數據：由電子文件系統(tǒng)自動記錄的關于文件形成時間、地點、人員、活動、文件系統(tǒng)、結構及內容方面的具體數據?！彪娮游募鎸嵭?、完整性、有效性：是衡量電子文件是否具有憑證價值和長期保存的關鍵因素。前端控制、全程管理：電子文件管理的兩個重要思想，強調介入電子文件業(yè)務系統(tǒng)設計、文件制作及形成、管理階段，進行全過程控制及管理。現在是19頁\一共有35頁\編輯于星期二2.2電子文件的特點（1）信息與載體的可分離性；（2）信息的可操作性；（3）信息的流動性；（4）數字信息的不穩(wěn)定性；（5）信息難以維持永久的存取摘自《電子文件管理理論與實踐》現在是20頁\一共有35頁\編輯于星期二2.3電子文件的日常管理電子文件日常管理的主要內容：保存和保護電子文件；維持電子文件真實完整有效；簡單分類管理；電子文件登記；電子文件集中保管兼職檔案員在電子文件日常管理中的職責收集積累歸檔移交現在是21頁\一共有35頁\編輯于星期二電子文件的收集與積累：主動積累：文件形成者及檔案管理人員有義務有責任將產生形成于公務活動中的原始材料歸入檔案管理部門進行管理，任何拒不移交、出賣、轉讓、交換、據為已有、損毀、丟失、擅自銷毀等行為應承擔相應法律責任。及時收集：兼職檔案員的職責、定期進行、作好鑒定及分類收集要求：最終版本（或重要版本）、組件完整、有效著錄、做好電子文件賬、格式規(guī)范現在是22頁\一共有35頁\編輯于星期二最終版本：最終定稿；或是重要的修改稿；版本號應該能夠體現或是被辯認。組件完整：組件是組成一份完整文件的組成部分，如正文、附件、發(fā)文稿紙、草稿；請示與批復、來文與復文、轉發(fā)文與被轉發(fā)文等。有效著錄：著錄是對檔案的特征進行選擇、分析、記錄的過程。有效著錄是包括形成過程、管理過程、信息要素等綜合記錄。做好登記：主要是《歸檔電子文件登記表》，該表是電子文件資源的總表，可以了解本單位電子文件資源現狀收集要求現在是23頁\一共有35頁\編輯于星期二格式規(guī)范：收集時應采用通用格式，非通用格式應轉換文本：XML、RTF、TXT，推薦轉為PDF圖像：JPEG、TIFF，推薦JPEG圖形：固有格式，收集時應注明軟硬件環(huán)境音頻：WAV、MP3，推薦MP3視頻：MPEG、AVI，推薦MPEG2數據：固有格式，收集時應注明軟硬件環(huán)境程序：固有格式，收集時應注明軟硬件環(huán)境收集要求現在是24頁\一共有35頁\編輯于星期二歸檔范圍：《南昌工程學院電子文件歸檔范圍》；電子文件類型包括：文本、圖形、圖像、音頻、視頻、數據、程序、網頁等。歸檔時間：邏輯歸檔隨辦隨歸，物理歸檔定期進行歸檔質量要求：分類管理，格式規(guī)范，科學命名及存儲、有效著錄，交接清楚2.4電子文件的歸檔整理現在是25頁\一共有35頁\編輯于星期二歸檔質量要求一：分類管理聲像類黨政活動（SX11.11）教學活動（SX11.12）科研活動（SX11.12）外事活動（SX11.12）文體活動（SX11.12）校園風貌（SX11.12）文書類黨群（DQ）行政（XZ）外事（WS）歸檔要求現在是26頁\一共有35頁\編輯于星期二歸檔質量要求二：格式規(guī)范歸檔要求文本文件PDF、DOC圖像文件JPEG、TIFF圖形文件視頻文件MPEG、AVI音頻文件WAV、MP3超媒體鏈接文件程序文件數據文件MDB、LOG現在是27頁\一共有35頁\編輯于星期二歸檔質量要求三：科學命名及存儲科學命名有確定檔號的可以以檔號+擴展名命名（例：2001-JJ12.3-004-005.dwg）無法確定檔號的可以以中文命名（例：20121212某某領導在某某大會上作指示，應表明時間主題畫面等基本要素；南工黨字[2013]1號（定稿），應表明其稿本等要素）歸檔要求現在是28頁\一共有35頁\編輯于星期二科學存儲：存儲結構：在磁盤/光盤根目錄下以門類為單位進行存儲；下設數據文件夾、著錄文件夾、說明文件夾、移交文件夾專門放置數據、著錄、說明及移交單等（示例）。數據文件夾結構：單位/年度/門類/分類/保管期限/件號/電子文檔名存儲格式：按前所述規(guī)則執(zhí)行歸檔要求歸檔質量要求三：科學命名及存儲現在是29頁\一共有35頁\編輯于星期二現在是30頁\一共有35頁\編輯于星期二歸檔質量要求四：有效著錄電子文件的有效著錄：江西省聲像類電子檔案著錄規(guī)則江西省文書類電子檔案著錄規(guī)則文書類電子檔案著錄文面要素背景環(huán)境元數據聲像類電子檔案著錄畫面要素背景環(huán)境元數據歸檔要求現在是31頁\一共有35頁\編輯于星期二鑒定分類組合著錄命名存儲移交電子文件的歸檔整理流程鑒定：按照《南昌工程學院歸檔范圍及保管期限表》確定歸檔對象，劃定保管期限分類：根據文書類和聲像類分類規(guī)則進行分類，一般按文件夾組織類別組合：文書類電子文件以件為單位進行管理；聲像類電子文件以卷為單位進行管理，一次重大活動就是一卷著錄：文書類電子文件著錄文件本身要素、管理及權限、業(yè)務及人員等；聲像類電子文件著錄畫面基本要素外，還強調職能業(yè)名活動名稱。命名：根據各單位實際情況，以檔號或文字為電子檔案命名，不要忘記擴展名存儲：電子文件的存儲要有一定的層次和結構移交：按照一定的歸檔移交手續(xù)要求向檔案管理部門進行移交，移交時電子文件、電子文件目錄、電子文件移交登記表、介質檢測檢驗表等不可缺現在是32頁\一共有35頁\編輯于星期二2.4電子文件的移交移交內容電子文件目錄數據電子文件原文（及重要文件稿本）《歸檔電子文件登記表》一并歸檔元數據等移交形式：脫