出差及費用報銷管理制度定

莆田市清華園電器發(fā)展有限公司出差及費用報銷管理制度撰稿：蔣炳林2012-12-1審核：會簽：會批準(zhǔn)：會出差及費用報銷管理制度編碼：版本：A發(fā)行日期:2012年月日頁序：1of71.0目的通過明確管理費用的開支標(biāo)準(zhǔn)和限制方法，規(guī)范費用的預(yù)算、申請、運用、核銷等流程，增加對公司各項管理費用支出的管理力度，確保費用運用效益。2.0范圍適用于本公司全部員工。3.0職責(zé)3.1財務(wù)中心制定相關(guān)費用預(yù)算及核銷程序，做為本管理方法的制定原則；3.2人力資源部負(fù)責(zé)日常費用管理方法細(xì)則的制定，對各項日常管理費用進(jìn)行管理、考核、監(jiān)督。費用審核員：各中心各設(shè)費用審核員1名，負(fù)責(zé)各中心內(nèi)部費用真實性的審核；財務(wù)中3.3心單獨設(shè)立1名財務(wù)審核員，負(fù)責(zé)全公司費用真實性的審核。審核員職責(zé)：負(fù)責(zé)審核部門費用支出標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行的正確性，合理性；審核各項成本、各類3.4費用支出是否真實、合理，單據(jù)、發(fā)票申報、填寫是否按財務(wù)要求審報，對各項不合理、不真實、不合法的收入、支出、成本、費用等方面有審核權(quán)。4.0內(nèi)容4.1出差類型當(dāng)日出差：出差當(dāng)日能來回者。當(dāng)日出差之交通費憑乘車正規(guī)發(fā)票實數(shù)支給。當(dāng)日出差人員不得在外住宿；但因?qū)嶋H須要，事先呈報權(quán)責(zé)單位（分管領(lǐng)導(dǎo)）核準(zhǔn)按遠(yuǎn)途出差辦理。當(dāng)日出差一般狀況下公司不派公務(wù)車且不得乘坐出租車，特別狀況須要公司派公務(wù)車或乘坐出租車的，事前須由其單位負(fù)責(zé)人或公司權(quán)責(zé)單位審核批準(zhǔn)。長途出差：出差必需在外住宿者。長途程出差之交通費憑乘車正規(guī)發(fā)票實數(shù)支給。長途出差在其區(qū)域有公共汽車直達(dá)目的地的，須乘坐公共汽車，若因時間緊急或其他緣由須經(jīng)其所屬權(quán)責(zé)單位批準(zhǔn)后可乘坐出租車。出差人員之交通工具除可利用公司、本人車輛外，以利用火車、公共汽車為原則；但因特急事情經(jīng)董事長核準(zhǔn)后方可利用空運交通工具。4.2出差簽核程序出差人員應(yīng)提前2日辦理出差申請，填寫《出差審批單》，并按以下核決權(quán)限逐級核準(zhǔn)后方可執(zhí)行：經(jīng)理級（含）以上出差，分管領(lǐng)導(dǎo)審核，董事長審批；編碼：版本：A發(fā)行日期:2012年月日頁序：2of7出差及費用報銷管理制度部門主管出差（2天（含）內(nèi)），部門經(jīng)理審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批；3天（含）以上的需有董事長審批方可生效。業(yè)務(wù)或其他人員出差（3天（含）內(nèi)），部門經(jīng)理審核，分管領(lǐng)導(dǎo)審批；4天（含）以上的需有董事長審批方可生效。其他規(guī)定員工出差時限由審批權(quán)責(zé)單位或指派人員視狀況須要事先予以核定。因公務(wù)緊急，未能履行出差審批手續(xù)的，出差前可以通訊方式請示并經(jīng)批準(zhǔn)，出差后補辦手續(xù)。出差員工（總監(jiān)以上人員除外）在出差前須到人力資源部或所屬大區(qū)考勤執(zhí)行人處辦理考勤登記。出差期間因工作須要而延長出差時限的，須報請其所屬權(quán)責(zé)單位審核批準(zhǔn)；因病或其他不行抗力因素須要延長出差時限的，須剛好通知權(quán)責(zé)單位并在出差結(jié)束后供應(yīng)相關(guān)證明；經(jīng)其調(diào)查的確后批準(zhǔn)另給付出差旅費。長期外派人員（業(yè)務(wù)人員）在責(zé)任轄區(qū)內(nèi)出差，須在工作支配中列明路途及目的。發(fā)生異動的，須提前報備上一級主管人員，并在相應(yīng)的工作總結(jié)中體現(xiàn)出差狀況；工作報告將作為差旅報銷審核依據(jù)，由營銷部進(jìn)行追溯審核。出差人員不論事情緊急與否未提前報備的，一律不給于報銷任何費用及補貼。4.3出差費用標(biāo)準(zhǔn)出差費用標(biāo)準(zhǔn)交通費用標(biāo)準(zhǔn)：在選擇交通工具時，以不超過相應(yīng)級別的費用為準(zhǔn)。（例如廈門往上海，打折機(jī)票總費用為249元，低于火車票290元，則可以選擇打折飛機(jī)票。）項目人員級別最高費用標(biāo)準(zhǔn)備注總監(jiān)以上火車軟臥、輪船二等艙副總監(jiān)及部火車硬臥、輪船三等艙位超出標(biāo)準(zhǔn)，須在門經(jīng)理《出差申請》中列明其余人員火車硬座、輪船三等艙位；超出標(biāo)準(zhǔn)，須在（部門經(jīng)理夜間（20：00-至次日7：00）行程6《出差申請》中列長途交通工具以下級別）小時以上，或連續(xù)乘車超過12小時以明上的，可乘坐硬臥票乘長途汽車者，憑票實報實銷。/自駕車出差費用預(yù)算不超過車上全部人員最高出實際須要自駕車出差標(biāo)準(zhǔn)總和，按每公里1元補助；根行，須在《出差申據(jù)《行車記錄表》記錄每月實際發(fā)生請》中列明。出差及費用報銷管理制度編碼：版本：A發(fā)行日期:2012年月日頁序：3of7原則上出差人員不允許報銷出租車票。特別狀況經(jīng)董事長特批后方可報銷，報銷出租車票后取消當(dāng)天市內(nèi)交通費補貼。出差住宿標(biāo)準(zhǔn)及伙食補貼項目人員級別最高費用標(biāo)準(zhǔn)備注總監(jiān)以上最高為三星級酒店費用標(biāo)準(zhǔn)超出標(biāo)準(zhǔn)須提前申請。2）左表為雙人230元/天副總監(jiān)及部間標(biāo)準(zhǔn)，一人單獨門經(jīng)理出差，住宿費按左長途交北、上、廣、深四城市：200元/天其余人員表標(biāo)準(zhǔn)提高30%，通工具（部門經(jīng)理省會城市：150元/天超出部分自理。以下級別）一般城市：100元/天公司供應(yīng)住宿，不再賜予報銷/每天補貼20元，以實際出差天數(shù)為出差期全部人準(zhǔn)。間伙食補貼開支餐費超過補貼金額的部分由個人負(fù)擔(dān)。4.4日常費用房租房租僅限于公司批準(zhǔn)成立的商務(wù)處辦公室、專賣店、倉庫、售后服務(wù)點。租房前應(yīng)到人資部備案。公司授權(quán)相關(guān)人員辦理租憑事宜。租賃必需簽署有效合同，并供應(yīng)業(yè)主身份證（/授權(quán)托付書及受托人身份證）、房屋產(chǎn)權(quán)證等相關(guān)證件復(fù)印件。最少供應(yīng)三份合同原件，一份營銷部存檔，一份財務(wù)部存檔，一份人資部存檔。房租支付流程：房租到付日由區(qū)域人員通知營銷部內(nèi)勤，由內(nèi)勤統(tǒng)一開具《費用報銷單》，辦理打款手續(xù)，同時在費用明細(xì)帳中登記。辦公用品、工具及其他物料購買辦公用品等物料不包括促銷贈品。實行預(yù)算制度，每月初各區(qū)域、各單列出預(yù)算明細(xì)。部門員工統(tǒng)一在人力部領(lǐng)取辦公用品。各區(qū)域的預(yù)算物品中，公司可供應(yīng)的，由內(nèi)勤按相關(guān)流程支配領(lǐng)取并發(fā)放。其他的在當(dāng)?shù)刭徺I，與日常費用一并報銷，報銷時須供應(yīng)正規(guī)發(fā)票及明細(xì)。凡金額超過100元以上的公司物品，均需列入固定資產(chǎn)明細(xì)表中，并報備一份人資部，作為成本核算及固定資產(chǎn)管理依據(jù)。出差及費用報銷管理制度編碼：版本：A發(fā)行日期:2012年月日頁序：4of7業(yè)務(wù)款待費業(yè)務(wù)款待費指在公務(wù)活動過程中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)款待管理費用。各級領(lǐng)導(dǎo)審批額度：分類審批資格備注≤200元，每月不超過大區(qū)總監(jiān)800元如有款待事由，需事先申預(yù)算額度之〉200元，≤500元總監(jiān)請，經(jīng)批準(zhǔn)后方可在款待內(nèi)每月不超過1600元費中列支，否則不予以報〉500元董事長銷。超出預(yù)算額度董事長報銷流程同日常費用。報銷時需填寫“款待費用說明”，列明會餐人員名單及相關(guān)證明人簽字。餐飲發(fā)票須填寫公司正式抬頭，酒店款待須另附菜單?？偛咳藛T因公務(wù)須要款待，應(yīng)提前2小時知會人資部支配，人資部無法支配的，可參照以上審批額度或另外申請。差旅費差旅費：指出差來回所發(fā)生的全部費用。差旅費授權(quán)額度市區(qū)+100公里內(nèi)審批資格市區(qū)+100公里外大區(qū)總監(jiān)以≤200元下預(yù)算額度之事先申請，費用預(yù)算經(jīng)批≤400元大區(qū)總監(jiān)內(nèi)準(zhǔn)后，按批準(zhǔn)授權(quán)額度在〉400元，≤800元營銷總監(jiān)款待費中列支。超出預(yù)算額度董事長說明：福建省內(nèi)不含在內(nèi)，有業(yè)務(wù)須要需事先申請，按批準(zhǔn)額度標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。營運費（營銷中心）營運費：除日常開支外的費用或日常開支發(fā)生變更額外增加/削減的費用，如房租、進(jìn)場費提高/降低，辦證費用等。發(fā)生營運費應(yīng)事先報備運營部，500元以內(nèi)由營銷總監(jiān)審批，500以上由董事長審批。事后報備不予以在費用報銷中列支，由大區(qū)總監(jiān)擔(dān)當(dāng)。4.5出差費用預(yù)支、核銷程序出差費用預(yù)支方式出差及費用報銷管理制度編碼：版本：A發(fā)行日期:2012年月日頁序：5of7因公出差的員工需預(yù)支出差費用的，經(jīng)部門經(jīng)理簽字確認(rèn)，報分管負(fù)責(zé)人、董事長簽批，財務(wù)部負(fù)責(zé)人審批后，按規(guī)定預(yù)支，多名員工共同出差，應(yīng)由一人負(fù)責(zé)借款事宜。出差借款限額由財務(wù)部依據(jù)出差地點、時間、事由所需進(jìn)行核定。借款限額按《出差申請單》批準(zhǔn)的交通工具所需交通費用加上按批準(zhǔn)天數(shù)與出差地住宿費標(biāo)準(zhǔn)、市內(nèi)交通費補貼及伙食補貼核定。出差人員亦可先行墊付出差費用，出差完畢后3日內(nèi)憑相關(guān)票據(jù)進(jìn)行核銷；借款銷賬原則：本月借款，本月銷賬，本月借款未銷賬的停發(fā)本月工資，直至借款銷賬之月起發(fā)放工資。本月20日（含）前借款計為本月借款，本月20日后借款計為下月借款。（備用金不受此條款限制。）借款責(zé)任：借款人借款無法還款，導(dǎo)致款項無法追繳的由部門最高簽字負(fù)責(zé)人擔(dān)當(dāng)30%借款額度。出差費用核銷規(guī)定住宿費用按標(biāo)準(zhǔn)報銷，超標(biāo)自付，欠標(biāo)不補；由對方接待或公司支配的餐飲費、交通費、交際費不得重復(fù)報支。交際費用額度由各中心總監(jiān)核準(zhǔn)，未經(jīng)核準(zhǔn)費用自理。全部報銷項目均需憑發(fā)票等票據(jù)報銷；不得虛報、冒領(lǐng)，上述情形一經(jīng)查出，除追回報銷款外，并視其情節(jié)輕重給以不同程度的懲罰。本制度中涉及報銷的費用，如遇特別狀況超支須提交書面報告經(jīng)董事長審核批準(zhǔn)后方可報銷；員工出差期間原則上不得報支加班費；節(jié)假日出差的，經(jīng)其所屬權(quán)責(zé)單位批準(zhǔn)并由人力資源部復(fù)核后，可酌情支配補休。出差費用核銷程序員工須在出差結(jié)束后2個工作日之內(nèi)完成差旅費的報銷工作，并呈交一份《出差報告單》。依財務(wù)單位規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)粘貼相應(yīng)的正式發(fā)票（補貼部份不需發(fā)票）。填好《現(xiàn)金請款單》的全部明細(xì)，出差人員簽字后，呈報核決權(quán)限逐級核準(zhǔn)：財務(wù)單位復(fù)核程序A、財務(wù)單位人員依據(jù)本制度規(guī)定，復(fù)核單據(jù)的規(guī)范狀況，包括“出差審批單”、票據(jù)的張貼、金額核實、權(quán)責(zé)單位核準(zhǔn)簽字、報銷時間等；B、差旅費及業(yè)務(wù)費用必需分開報銷。C、經(jīng)其復(fù)核確認(rèn)后，予以辦理涉及人員的出差費用報銷事項；D、對于出差費用的超標(biāo)部分不得報銷；E、涉及超出規(guī)定時間進(jìn)行費用報銷的，出差費用依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的5折支付；出差及費用報銷管理制度編碼：版本：A發(fā)行日期:2012年月日頁序：6of7出差人員為兩人或兩人以上差旅費支出、報銷說明：A、出差小組中須指定專人管理全部人員差旅費的支出、報銷工作，其他人員仍須簽字證明；B、報銷單中的補貼金額由報銷人依據(jù)“公司出差費用標(biāo)準(zhǔn)”中的標(biāo)準(zhǔn)分發(fā)補貼金額；C、出差期間發(fā)生的費用中，如有公司不予報銷項的支出額，由出差人員（除董事長、總經(jīng)理外）依據(jù)