基于現(xiàn)代信息技術(shù)條件的檔案文獻(xiàn)編纂模式探微

基于現(xiàn)代信息技術(shù)條件的檔案文獻(xiàn)編纂模式探微

自孔子編訂《六經(jīng)》，數(shù)千年來檔案編纂工作實(shí)踐一直在技術(shù)進(jìn)步的影響下不斷向前發(fā)展，現(xiàn)代信息技術(shù)的出現(xiàn)更是為檔案文獻(xiàn)編纂模式帶來巨大的變革。一、信息技術(shù)推動檔案編纂工作手段實(shí)現(xiàn)智能化檔案編纂工作一直以紙筆抄寫整理的手工操作為主，計算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)等信息技術(shù)的出現(xiàn)促使檔案編纂許多工作環(huán)節(jié)開始由計算機(jī)輔助或控制，逐步實(shí)現(xiàn)自動化和智能化。(一)計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)輔助選題檔案編纂題目的選擇是一個復(fù)雜的調(diào)研和決策過程。在選題論證的過程中，計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)可提供重要的技術(shù)支持。1.網(wǎng)絡(luò)互動是開展選題調(diào)研的重要途徑計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為檔案館的編纂人員提供了與信息用戶在全球范圍互動溝通的可能性。通過網(wǎng)絡(luò)反饋系統(tǒng)，檔案館的編纂人員可進(jìn)行用戶調(diào)查，分析社會需求焦點(diǎn)，聽取信息用戶對編纂信息利用效果的客觀評價，確定某一階段檔案編纂的選題方向以及確定重點(diǎn)客戶，實(shí)現(xiàn)一對一的個性化服務(wù)。網(wǎng)絡(luò)所提供的虛擬空間使在線交流的主體彼此間身份平等，敢于暢所欲言，因此，網(wǎng)絡(luò)互動在一定的監(jiān)督機(jī)制下可真正達(dá)到有效的交流和溝通，應(yīng)用于編纂活動中會達(dá)到較為理想的反饋效果。網(wǎng)絡(luò)互動溝通的方式和途徑很多，QQ/MSN聊天室、BBS論壇、Blog、E-mail電子信箱、用戶呼叫中心等都是非常便利的溝通工具。檔案館可根據(jù)需要建立客戶數(shù)據(jù)庫，采集記錄客戶的詳細(xì)信息如過去的利用記錄、客戶的喜好和特殊需求等，并通過相應(yīng)軟件對客戶信息進(jìn)行統(tǒng)計、分析和處理。2.計算機(jī)是對社會信息需求量化分析的基本工具信息用戶的信息需求行為及相關(guān)活動是一個隨機(jī)過程，對這一過程的研究離不開概率論與數(shù)理統(tǒng)計的理論與方法。電子計算機(jī)所具有的自動統(tǒng)計與分析功能可記錄檔案利用的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，對數(shù)據(jù)進(jìn)行分析，總結(jié)信息用戶的利用狀態(tài)和利用規(guī)律，評估預(yù)測某一時期的社會信息需求動向，對科學(xué)選題提供參考。(二)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程檢索搜集檔案編纂資料1.實(shí)現(xiàn)館際間的資源共享傳統(tǒng)的編纂模式很難將在地理上分散的數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一組織、協(xié)同處理。網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程檢索則能實(shí)現(xiàn)檔案館際間快速高效的信息交流，把分散的檔案信息資源整合起來，全面實(shí)現(xiàn)資源共享。這種編纂選材方式，可突破物理意義上的館藏資源概念，在館際之間建立起資源互通互補(bǔ)的新型關(guān)系，形成以資源共享為特征的開放的檔案編纂形式。2.構(gòu)建編纂知識倉庫Internet是當(dāng)今世界上規(guī)模最大、覆蓋面最廣、信息資源最豐富、發(fā)展最為迅速的信息網(wǎng)絡(luò)，網(wǎng)絡(luò)上有極其豐富的可以共享的圖書、情報等各種信息資源，利用這些資源可構(gòu)建檔案編纂知識儲備庫，為項(xiàng)目查新、檔案信息選擇和審核提供知識支持。(三)利用自動化技術(shù)對檔案信息進(jìn)行編輯加工1.采用數(shù)字化信息復(fù)制技術(shù)轉(zhuǎn)錄原文信息出于保護(hù)檔案原件的目的，在編纂過程中需要對檔案原件信息進(jìn)行復(fù)制轉(zhuǎn)錄。目前，轉(zhuǎn)錄手段已從人工抄寫、靜電復(fù)印、拍照影印等方式進(jìn)化到數(shù)字化信息復(fù)制階段。數(shù)字化信息復(fù)制技術(shù)既可對紙質(zhì)載體檔案信息進(jìn)行數(shù)字化，也可對電子文件內(nèi)容進(jìn)行快速復(fù)制與遷移。對紙質(zhì)檔案原文信息進(jìn)行數(shù)字化復(fù)制，主要采用文本錄入與圖像掃描等方法。文本錄入是指通過計算機(jī)鍵盤，將檔案的內(nèi)容錄入數(shù)據(jù)庫；圖像掃描是指掃描錄入或采用數(shù)碼拍攝方式將檔案全文按原貌逐頁存貯為圖像文件存入數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。對電子文件內(nèi)容的復(fù)制與遷移需要借助計算機(jī)或數(shù)據(jù)庫技術(shù)來實(shí)現(xiàn)，可進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)共享備份、異地數(shù)據(jù)備份或自動智能化備份，所形成的復(fù)制數(shù)據(jù)可以保持與原始數(shù)據(jù)完全的一致性，多個數(shù)據(jù)復(fù)制保持相同的數(shù)據(jù)值。2.借助電子編輯軟件校改加工檔案文字電子編輯技術(shù)使檔案編輯活動告別紙與筆的傳統(tǒng)操作方式，改用文字和圖像處理軟件對檔案文稿添加標(biāo)點(diǎn)、擬制標(biāo)題、校改文字、加按作序以及對整部匯編進(jìn)行編排和版面設(shè)計。電子影像綜合處理系統(tǒng)不僅可以對輸入的圖像進(jìn)行裁剪、拼接、圖文迭入、窗口編輯等，還具有將舊檔案字跡增強(qiáng)的功效。對于字跡褪色、反差小或字跡擴(kuò)散、湮化的檔案，可通過對掃描參數(shù)的反復(fù)修改(調(diào)節(jié)亮度、加重對比度)清除或減輕字跡擴(kuò)散部分的痕跡，提高清晰度，增強(qiáng)辨識校改圖像、文字的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。(四)檔案編纂信息系統(tǒng)對編纂流程實(shí)施控制檔案編纂信息系統(tǒng)可對編纂過程中的人流、物流、資金流、信息流進(jìn)行電腦化管理，協(xié)助檔案編纂人員處理日常事務(wù)，優(yōu)化管理流程。一般的，整個編纂過程可分解為編纂選題、資料準(zhǔn)備、編輯加工和排版制作等若干模塊，每一模塊的任務(wù)都可由預(yù)先設(shè)定的程序進(jìn)行自動化管理和控制。1.系統(tǒng)中各個模塊的管理目標(biāo)編纂選題模塊建立選題資料數(shù)據(jù)庫，對選題階段所形成的各種數(shù)據(jù)進(jìn)行管理。數(shù)據(jù)庫中既可保存本次編纂活動的各種數(shù)據(jù)，也可提供以往歷次編纂過程中所積累資料的檢索；資料準(zhǔn)備模塊主要對資料的搜集、挑選和審核進(jìn)行控制。系統(tǒng)可按照預(yù)先設(shè)計的相關(guān)條件和標(biāo)準(zhǔn)(資料收集的途徑和方式、查全率和查準(zhǔn)率、入選材料的數(shù)量、比率等)進(jìn)行資料的自動檢索；也可根據(jù)預(yù)先設(shè)計的選材標(biāo)準(zhǔn)(材料的歸檔時間、主題內(nèi)容、時間斷限、地區(qū)范圍、形成機(jī)構(gòu))自動進(jìn)行材料的初選和審核；系統(tǒng)可自動生成選材著錄卡片，對每一份入選檔案的處理情況進(jìn)行記錄。編輯加工模塊內(nèi)嵌的編輯軟件可完成檔案文字和圖像的校改，每一份檔案的編輯狀況都可以被系統(tǒng)日志即時記錄，以便對工作質(zhì)量和進(jìn)度實(shí)行目標(biāo)管理控制。對檔案文稿的處理可實(shí)施時滯控制，一旦預(yù)定的文檔處理時間超期，即可進(jìn)行自動提醒和督促：系統(tǒng)的自動編目功能可根據(jù)指令準(zhǔn)確、快速地編制不同形式的匯編資料目錄，對檔案資料進(jìn)行動態(tài)的虛擬編排，提供多種檢索手段。排版制作模塊可為檔案匯編的排版制作提供規(guī)范模式，輔助編纂人員進(jìn)行版面設(shè)計，處理插圖等，也可最后對已排好的版面進(jìn)行再次審定和校對。通過檔案編纂信息系統(tǒng)的智能規(guī)范，編纂工作流程的一系列主要工作環(huán)節(jié)等都可通過計算機(jī)軟件得到科學(xué)而有效的智能化控制。2.系統(tǒng)研發(fā)的主要方式檔案編纂信息系統(tǒng)軟件可以單獨(dú)編制，也可采用掛接的方法，內(nèi)嵌到檔案館計算機(jī)綜合管理系統(tǒng)中，如上海市城建檔案館計算機(jī)綜合管理系統(tǒng)中就包含了“編研及刊物數(shù)據(jù)庫子系統(tǒng)”；上海網(wǎng)技信息技術(shù)有限公司所開發(fā)的檔案多媒體全文數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)也包含了檔案編研子系統(tǒng)，具有設(shè)立專題、采集素材、共享資料、編輯材料、編制專題目錄和排版制作等功能。目前國內(nèi)涉及檔案編纂管理的相關(guān)軟件，主要是解決手工管理的事務(wù)型軟件，尚無很完善的智能管理軟件。隨著編纂自動化程度的不斷提高，注重管理決策分析的專家智能決策型軟件將逐步問世，成為檔案編纂管理和決策中的主要技術(shù)支撐。二、檔案專題數(shù)據(jù)庫成為檔案編纂信息的主流載體1.計算機(jī)專題數(shù)據(jù)庫——數(shù)字化的檔案匯編隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，社會文獻(xiàn)結(jié)構(gòu)發(fā)生了重大變化，傳統(tǒng)的紙張已不能滿足文、圖、聲、像等多媒體數(shù)字信息的記載與傳播，能夠存儲數(shù)字化多媒體信息的各種電子文獻(xiàn)激增，數(shù)據(jù)庫也逐漸成為檔案編纂信息的主流載體。數(shù)據(jù)庫是計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于信息存儲后的文獻(xiàn)形態(tài)，作為新型的信息組織形式和傳播載體，具有存儲量大、擴(kuò)展功能強(qiáng)、檢索方式靈活、信息傳遞快捷等優(yōu)勢，能夠存儲、處理海量的數(shù)字化信息，提供數(shù)字信息的網(wǎng)絡(luò)檢索和服務(wù)。檔案專題數(shù)據(jù)庫是由檔案館按專題組織相關(guān)檔案內(nèi)容信息構(gòu)建產(chǎn)生的，主要存儲檔案館中經(jīng)過編纂整理可以公開的那一部分館藏信息，面向社會大眾提供全面的檢索利用服務(wù)。檔案專題數(shù)據(jù)庫是數(shù)字化的檔案匯編，是傳統(tǒng)檔案編纂成果在網(wǎng)絡(luò)時代的拓展。就目前的技術(shù)手段而言，檔案專題數(shù)據(jù)庫可以分為四種類型：一是文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫，二是多媒體數(shù)據(jù)庫，三是數(shù)值型數(shù)據(jù)庫，四是事實(shí)型數(shù)據(jù)庫，其中以文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫和多媒體數(shù)據(jù)庫最為常見。目前，檔案專題數(shù)據(jù)庫的數(shù)量和種類不斷增多，若點(diǎn)擊各地檔案館網(wǎng)站，經(jīng)常能看到“特色館藏”、“專題特色庫”、“特色庫”等欄目，瀏覽到各色各樣的專題數(shù)據(jù)庫。如在北京市檔案館的網(wǎng)站上，可以查閱到該館編纂完成的勞模、訴訟、工商等7個專題檔案數(shù)據(jù)庫；福建省檔案信息中心重點(diǎn)開展了知青檔案專題數(shù)據(jù)的收集、整合工作；湖北省檔案資料目錄中心已開通湖北抗戰(zhàn)、辛亥革命專題數(shù)據(jù)庫等。但這些已經(jīng)建設(shè)完成的檔案專題數(shù)據(jù)庫大多還屬于文件目錄數(shù)據(jù)庫和檔案內(nèi)容簡介數(shù)據(jù)庫，尚缺乏大型的檔案原文檢索數(shù)據(jù)庫。2.多媒體數(shù)據(jù)庫——檔案編纂信息的新型組織方式多媒體技術(shù)是一種把多樣化的信息媒體集成的技術(shù)，它能夠同時獲取、編輯、存儲和展現(xiàn)兩種以上不同類型信息媒體。不同介質(zhì)多元統(tǒng)一的整合，是檔案編纂信息傳播的進(jìn)一步發(fā)展。在檔案編纂工作中引入多媒體技術(shù)，可將文字、聲音、圖像、動畫等各種類型的單媒體檔案信息整合到一起，對同一事物進(jìn)行多種形式的表現(xiàn)，實(shí)現(xiàn)視聽上的綜合性。比如反映某次會議的檔案資料，很可能同時有書寫或印制在紙張上的文字、圖形，錄制在錄音帶上的聲音，拍照留下來的照片等靜態(tài)圖像，發(fā)言者演示使用的PPT文稿以及攝像機(jī)拍攝下的視頻資料等等。以往在手工編纂過程中，上述資料都是自成一體，分別處理，分開保管，單獨(dú)分類提供利用。利用者不能依靠同一個檢索工具同時查找并利用這些不同類型的資料。但多媒體檔案專題數(shù)據(jù)庫則能有機(jī)地將文本、圖形、圖像、聲音等多種信息建立起邏輯連接，集成為一個具有實(shí)時交互性特征的綜合信息系統(tǒng)，這樣，檔案編纂成果就不再只是簡單的圖文紙質(zhì)印刷品，而是聲、圖、文相得益彰的動態(tài)的電子合成產(chǎn)品。內(nèi)容中融合了影像、聲音和動畫等多種傳播符號，形象生動而富有真實(shí)感，讓人們能充分調(diào)動視覺、聽覺等感官能力去體驗(yàn)和追憶歷史。目前，許多檔案館加快了對多媒體檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，各地陸續(xù)建立了一些口述歷史數(shù)據(jù)庫、視頻政務(wù)信息專題數(shù)據(jù)庫、多媒體人事檔案專題數(shù)據(jù)庫等多種類型的多媒體數(shù)據(jù)庫。三、網(wǎng)絡(luò)出版拓寬檔案編纂信息與社會溝通的渠道網(wǎng)絡(luò)出版是一種新型的出版類型，它是指互聯(lián)網(wǎng)信息服務(wù)提供者將自己創(chuàng)作或他人創(chuàng)作的作品經(jīng)過選擇和編輯加工，登載在互聯(lián)網(wǎng)上或者通過互聯(lián)網(wǎng)發(fā)送到信息用戶端，供公眾瀏覽、閱讀、使用或者下載的在線傳播行為。1.網(wǎng)絡(luò)出版的特點(diǎn)網(wǎng)絡(luò)出版與傳統(tǒng)出版的實(shí)體傳播相比，具有產(chǎn)品數(shù)字化、流通網(wǎng)絡(luò)化和交易電子化三個主要特征。在網(wǎng)絡(luò)出版條件下，知識傳播以網(wǎng)上信息流的形式進(jìn)行，出版物以數(shù)字化形式存儲在網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器中，在各種有線、無線的網(wǎng)絡(luò)之中流通，信息用戶通過計算機(jī)等各種終端或?qū)Ｓ玫碾娮娱喿x器閱讀下載。2.網(wǎng)絡(luò)出版是未來檔案編纂信息的主要傳播途徑近年來，數(shù)據(jù)庫的服務(wù)方式經(jīng)過印刷型、磁帶、軟盤、專線聯(lián)機(jī)、光盤等不同載體和傳輸介質(zhì)的發(fā)展階段，進(jìn)入全面網(wǎng)絡(luò)時代。在目前的技術(shù)條件下，檔案專題數(shù)據(jù)庫可以多種載體、多種方式出版發(fā)行。既可將印刷型和光盤型的數(shù)據(jù)庫通過傳統(tǒng)圖書發(fā)行途徑提供給用戶，也可放在網(wǎng)絡(luò)上的專賣店流通發(fā)行。當(dāng)然，最為便捷的信息服務(wù)方式莫屬通過網(wǎng)絡(luò)出版，以網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的形式直接向信息用戶提供數(shù)字信息的遠(yuǎn)程檢索和下載。由于互聯(lián)網(wǎng)已成為人類信息傳遞和知識交流的主流途徑，人們越來越多地將網(wǎng)絡(luò)作為獲取信息的第一選擇，將檔案編纂成果轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息通過網(wǎng)絡(luò)傳播，是今后檔案編纂出版的主要發(fā)展方向。網(wǎng)絡(luò)將改變傳統(tǒng)