檔案室規(guī)章管理制度

檔案室規(guī)章管理制度總則一、目的1、為加強(qiáng)本公司檔案工作,充分發(fā)揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地愛(ài)護(hù)及利用檔案,為公司發(fā)展服務(wù),特制定本制度。2、公司檔案,是指公司過(guò)去和現(xiàn)在的企業(yè)各級(jí)部門及員工從事生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、企業(yè)管理、公關(guān)宣揚(yáng)等活動(dòng)中所干脆形成的對(duì)企業(yè)有保存價(jià)值的各種文字、圖標(biāo)、賬冊(cè)、憑證、報(bào)表、技術(shù)資料、電腦盤片、聲象、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后剛好歸檔。工作變動(dòng)或因故離職時(shí)應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清晰,不得擅自帶走或銷毀。4、重要原始檔案遵循“雙人雙控，共同管理”原則，由總經(jīng)辦統(tǒng)一管理。其次章檔案歸檔

二、文件材料的收集管理

1、公司指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。

2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理,交總經(jīng)理批閱后歸檔。

3、一項(xiàng)工作由幾個(gè)部門參加辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會(huì)議文件由行政部收集。

三、歸檔范圍

1、重要的會(huì)議材料,包括會(huì)議的通知、報(bào)告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會(huì)議記錄等。

2、本公司對(duì)外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來(lái)往的文書(shū)。

3、本公司的各種工作安排、總結(jié)、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、會(huì)議記錄、統(tǒng)計(jì)報(bào)表及簡(jiǎn)報(bào)。

4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書(shū)等文件材料。

5、本公司職工勞動(dòng)、工資、福利方面的文件材料。

6、本公司的大事記及反映本公司重要活動(dòng)的剪報(bào)、照片、錄音、錄像等。7、工程基建：設(shè)計(jì)文件、圖紙、會(huì)議記錄、招投標(biāo)文件、造假、工程管理（變更、進(jìn)度限制、質(zhì)量空hi）、工程驗(yàn)收、工程報(bào)批資料等。8、合同：原輔料選購(gòu) 、設(shè)備選購(gòu) 、工程基建、技術(shù)轉(zhuǎn)移、托付合同、設(shè)計(jì)合同、其他合同。9、設(shè)備檔案：公用系統(tǒng)、物料、倉(cāng)庫(kù)等協(xié)助設(shè)備；生產(chǎn)部設(shè)備、工程部設(shè)備、QC部設(shè)備等。10、員工培訓(xùn)：培訓(xùn)安排、總結(jié)、內(nèi)部培訓(xùn)記錄、外部培訓(xùn)報(bào)告等。11、供應(yīng)商檔案四、歸檔時(shí)間各類證照、批件、商標(biāo)、合同、協(xié)議等原始文件和加蓋公章的文件復(fù)印件須于文件產(chǎn)生的24小時(shí)（一個(gè)工作日）內(nèi)到檔案室辦理歸檔手續(xù)。設(shè)備檔案、產(chǎn)品檔案、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)方法、標(biāo)準(zhǔn)操作規(guī)程隨時(shí)產(chǎn)生隨時(shí)歸檔。員工培訓(xùn)類資料按月歸檔，于每月25日之后至次月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)。計(jì)量類資料按半年歸檔，于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)。供應(yīng)商檔案按每年度歸檔，于每年1月25日之后2月5日之前將上一年的資料到檔案室辦理歸檔手續(xù)。記錄文件，協(xié)助記錄半年歸檔一次，其他記錄文件每年歸檔一次。批記錄文件按月歸檔，于每月25日之后次月5日之前到檔案室辦理歸檔手續(xù)。未按要求剛好歸檔而造成損失的，由當(dāng)事人擔(dān)當(dāng)全部責(zé)任，并依據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。五、歸檔份數(shù)1、原件全部歸檔，并注明份數(shù)、出處。2、運(yùn)用常見(jiàn)的檔案，各運(yùn)用部門應(yīng)復(fù)印留存自用。六、檔案要求由檔案室和各部門指定派一名專人負(fù)責(zé)歸檔事宜。對(duì)已經(jīng)破損或模糊的文件必需先修復(fù)再歸檔。文件必需通過(guò)系統(tǒng)整理后再歸檔。文件須經(jīng)歸檔部門主管或部門以上領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)后方可歸檔。案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書(shū)寫(xiě),字跡要工整、清晰。檔案文件材料應(yīng)區(qū)分不同狀況進(jìn)行排列,密不行分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請(qǐng)示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的親密聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請(qǐng)示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開(kāi),文電應(yīng)合一歸檔。檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)分不同的價(jià)值,便于保管和利用。

9、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁(yè)數(shù)均應(yīng)齊全完整。

七、歸檔手續(xù)各類文件歸檔時(shí)，歸檔部門應(yīng)填寫(xiě)《文件歸檔單》一式二份，由歸檔部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)辦審批，歸檔部門和檔案室各留一份，以備查考。由檔案員填寫(xiě)《文件歸檔登記簿》，貴當(dāng)然和檔案員共同簽字確認(rèn)。檔案的收集與整理八、檔案的收集由各部門指派專人，每周一對(duì)其本部門須要?dú)w檔的文件進(jìn)行收集，并進(jìn)行分類、排列、編目后移交檔案室。由檔案管理人員定期到各部門對(duì)零散的文件進(jìn)行收集，再進(jìn)行系統(tǒng)的、全面的整理。收集時(shí)要保證檔案的質(zhì)量，如不完整，需進(jìn)行進(jìn)一步的收集，對(duì)收集不全的檔案，要做好記錄。九、檔案的整理檔案采納按類別分類的方式，做到層次分明，便于保管和利用。檔案嚴(yán)格依據(jù)分類、排列、組卷、編目的整理步驟進(jìn)行系統(tǒng)、全面的整理，并做電子書(shū)目便利日后檢索。第四章檔案建檔十、分類梳理歸檔的資料，由檔案員分類、編號(hào)、于文件歸檔的當(dāng)天入庫(kù)，并建立《檔案明細(xì)臺(tái)賬》十一、檔案專用章全部歸檔的復(fù)印件及歸檔原件產(chǎn)生的復(fù)印件，每頁(yè)紙加蓋藍(lán)色檔案專用章，加蓋檔案專用章的復(fù)印件視同原件運(yùn)用，檔案專用章置于檔案室，由檔案員保管。檔案編號(hào)章檔案盒中每份檔案右上角加蓋紅色編號(hào)章，編號(hào)手寫(xiě)，檔案編號(hào)章置于檔案室，由檔案員保管，對(duì)已歸檔編號(hào)檔案做出的任何調(diào)整須登記備查。檢索書(shū)目全部歸檔文件，由檔案員建立對(duì)應(yīng)關(guān)系的電子版檢索書(shū)目，并定期核對(duì)。電子備份重要資料的原件須通過(guò)掃描等方式建立電子備份，各歸檔資料如有電子版的也應(yīng)一并建檔備份。檔案運(yùn)用和歸還十五、檔案運(yùn)用文件復(fù)?。河蛇\(yùn)用人填寫(xiě)《檔案復(fù)印件登記簿》，一般性文件經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，重要文件同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)，由檔案員復(fù)印、供應(yīng)。借出已加蓋檔案專用章的復(fù)印件：由運(yùn)用人填寫(xiě)《檔案借出登記簿》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，最長(zhǎng)不超過(guò)十個(gè)工作日，重要文件及特別狀況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)；十日后仍未歸還的，由檔案員跟催或辦理重新借出手續(xù)。借閱原始文件：由運(yùn)用人填寫(xiě)《檔案借閱登記簿》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，于檔案室制定的地點(diǎn)查閱，不得帶離檔案室，重要文件及特別狀況同時(shí)報(bào)分管副總批準(zhǔn)。外單位借出檔案時(shí)，由運(yùn)用人填寫(xiě)《檔案借出登記簿》，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可運(yùn)用。按規(guī)定審批，由當(dāng)事人和檔案員在相應(yīng)登記簿上登記并簽字確認(rèn)方可運(yùn)用檔案；違者一經(jīng)發(fā)覺(jué)，對(duì)檔案員處以200-1000元/人/件的罰款；造成損失的，由檔案員全額擔(dān)當(dāng)，并依據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。十六、檔案歸還檔案運(yùn)用者應(yīng)愛(ài)惜檔案，確保檔案的完整性，不得擅自涂改、勾畫(huà)、裁剪、抽取、拆散或損毀。借出的各類檔案文件在歸還時(shí)，經(jīng)檢查無(wú)誤后，應(yīng)在《檔案借出登記簿》登記，并由運(yùn)用人和檔案員分別簽字確認(rèn)。發(fā)生損壞、丟失的，對(duì)運(yùn)用人處以200-100元/人/件的罰款；造成損失的，由運(yùn)用人全部擔(dān)當(dāng)，并依據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。檔案歸還時(shí)內(nèi)容發(fā)生變更的，運(yùn)用人應(yīng)剛好知會(huì)檔案員進(jìn)行更新，以保持檔案的精確性。十七、檔案保管與檢查公司各類應(yīng)歸檔文件應(yīng)集中于檔案室管理，任何部門或個(gè)人不得私自保存，更不得擅自銷毀或據(jù)為己有，造成損失的，由當(dāng)事人全額擔(dān)當(dāng)，并依據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。每月底，由綜合部負(fù)責(zé)人將對(duì)檔案室的資料進(jìn)行抽查；每三個(gè)月與檔案元共同對(duì)檔案室的全部資料進(jìn)行一次徹查，并填寫(xiě)《檔案清查記錄》。檔案管理應(yīng)賬實(shí)相符，檔案損毀或丟失的，由檔案員全額擔(dān)當(dāng)，并依據(jù)情節(jié)輕重予以相應(yīng)處理。十八、檔案的銷毀對(duì)須要進(jìn)行銷毀處理的檔案，由檔案室填寫(xiě)《檔案銷毀申請(qǐng)表》，并制作《檔案銷毀清冊(cè)》，包括：本單位和卷宗的簡(jiǎn)短的歷史狀況、銷毀檔案所屬年頭、保管期限及其數(shù)量和具體內(nèi)容、鑒定的狀況和銷毀的理由等內(nèi)容的書(shū)面報(bào)告，經(jīng)相關(guān)部門負(fù)責(zé)人和總經(jīng)理審核簽字同意后，方可銷毀。檔案員進(jìn)行檔案銷毀，QA和檔案歸檔部門各指派一人進(jìn)行監(jiān)銷，檔案銷毀須協(xié)同保衛(wèi)部門共同處理。檔案銷毀時(shí)檔案員要在銷毀清冊(cè)上“銷毀狀況”一欄注明“已銷毀”字樣和日期，監(jiān)銷人員要在銷毀清冊(cè)上簽字確認(rèn)。十九、檔案管理人員職責(zé)

1、依據(jù)有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

2、依據(jù)歸檔范圍、要求,將文件材料按時(shí)歸檔。

3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)遵守法律、忠于職守,努力維護(hù)公司檔案的完整與平安。

二十、檔案的利用

1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫(xiě)《借閱單》,報(bào)主管人員批準(zhǔn)后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn),受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

2、檔案借閱的最長(zhǎng)期限為兩周;對(duì)借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)覺(jué)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫(xiě)出書(shū)面報(bào)告,報(bào)總經(jīng)理處理。

3、必需嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)覺(jué)遺失必需剛好匯報(bào),追求責(zé)任。

4、不準(zhǔn)拆卷及隨意抽、換卷