信息化管理在企業(yè)文件、檔案、印章及行政管理等方面的應(yīng)用,信息管理論文

信息化管理在企業(yè)文件、檔案、印章及行政管理等方面的應(yīng)用,信息管理論文面臨網(wǎng)絡(luò)盛行的信息時(shí)代，企業(yè)的發(fā)展不在拘泥于原有的質(zhì)量戰(zhàn)，信譽(yù)戰(zhàn)，更要打好信息戰(zhàn)，充分利用信息化管理加強(qiáng)企業(yè)本身建設(shè)，充分開發(fā)和利用信息資源，保持企業(yè)活力，更好的適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展。新的信息化發(fā)展環(huán)境對(duì)辦公室管理提出了新的要求，將新的管理形式融入到各項(xiàng)職能當(dāng)中能夠有有效的降低管理成本，提高工作效率，保持企業(yè)管理先進(jìn)性。一、信息化管理在文件管理方面的應(yīng)用企業(yè)文件管理主要包括文件的收發(fā)、鑒定、歸檔、著錄、處置和保管。傳統(tǒng)的文件管理工作其管理對(duì)象主要是以紙為媒介的文件信息。在文件的處理經(jīng)過(guò)中，因?qū)掖螤可娴筋I(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽、部門流轉(zhuǎn)等工作，既浪費(fèi)人力及紙質(zhì)資源，又消耗損費(fèi)時(shí)間精神；在文件的保管利用經(jīng)過(guò)中，也存在著不便查找、借閱困難，借出難歸等問(wèn)題。電子文件具有存儲(chǔ)密集、攜帶方便；制作簡(jiǎn)便、處理靈敏；檢索快速、傳播迅速等優(yōu)勢(shì)。借助這些優(yōu)勢(shì)，我們能夠在鍵盤上寫稿、在屏幕上閱稿、在網(wǎng)絡(luò)上收發(fā)和查詢文件，從根本上克制紙質(zhì)文件的制作難、查詢難、傳遞難的問(wèn)題，使辦公手段發(fā)生質(zhì)的飛躍。同時(shí)，文件管理的信息化不應(yīng)僅局限于文件的電子版存儲(chǔ)，還應(yīng)該建立一套電子文件管理系統(tǒng)，以確保電子文件的真實(shí)性、完好性、可靠性和可用性，對(duì)電子文件的收集、存儲(chǔ)、利用、處置等主要經(jīng)過(guò)進(jìn)行管理，到達(dá)長(zhǎng)期保存、統(tǒng)一規(guī)范管理、安全保密、高效利用的目的。充分利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)文件的信息化流轉(zhuǎn)。在傳統(tǒng)文件的處置流轉(zhuǎn)經(jīng)過(guò)中，文件的轉(zhuǎn)發(fā)、傳閱、會(huì)簽等工作會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間。例如，在文件的簽發(fā)經(jīng)過(guò)中，往往在找領(lǐng)導(dǎo)簽字環(huán)節(jié)就會(huì)耽擱很長(zhǎng)的時(shí)間。在文件傳閱經(jīng)過(guò)中，對(duì)領(lǐng)導(dǎo)工作地點(diǎn)、時(shí)間具有一定的限制，在很大程度上限制了領(lǐng)導(dǎo)的日程布置。同時(shí)，由于傳閱經(jīng)過(guò)是一個(gè)縱向經(jīng)過(guò)，十分是一些有時(shí)限規(guī)定的文件，往往傳到經(jīng)辦人手中時(shí)，所剩時(shí)間已經(jīng)寥寥無(wú)幾。我們能夠利用網(wǎng)絡(luò)信息流轉(zhuǎn)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)文件的扁平化管理，簡(jiǎn)化發(fā)文的簽發(fā)手續(xù)，縮短文件傳閱時(shí)間，減少文件在傳閱經(jīng)過(guò)中的遺失風(fēng)險(xiǎn)，有效提高辦公室提高勞動(dòng)工作效率。二、信息化管理在檔案管理方面的應(yīng)用檔案是一個(gè)立檔單位為適應(yīng)職能活動(dòng)需要而直接產(chǎn)生的依法歸檔的具有保存價(jià)值的文件與材料，內(nèi)容牽涉文檔、科技、合同等各種重要信息。實(shí)行檔案的信息化管理，能夠在形式多樣的海量檔案資源中更好的收集和管理信息資源。電子檔案的建立能夠使部門管理員工能夠從繁重的手工勞動(dòng)中解脫出來(lái)，不再是目錄的打字員和檔案的保管員，能夠更好的從事檔案的收集工作和檔案的編研工作，極大提高職能部門的工作效率。在檔案的利用方面，將檔案在網(wǎng)絡(luò)上分享，員工能夠在自個(gè)的計(jì)算機(jī)上查閱檔案資料,有效的節(jié)約了的時(shí)間，提升了辦公室的服務(wù)質(zhì)量。在企業(yè)知識(shí)管理經(jīng)過(guò)中，檔案資料的電子化便于科技人員的二次利用和開發(fā)，有利于提高企業(yè)整體的工作效率和競(jìng)爭(zhēng)力。提供優(yōu)質(zhì)的檔案查詢服務(wù)，使辦公室不再是簡(jiǎn)單的檔案保管部門，而是公司內(nèi)部信息的信息中心。三、信息化管理在印章管理方面的應(yīng)用印章是公司經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中行使職權(quán)、明確公司各種權(quán)利義務(wù)關(guān)系的重要憑證和工具。做好印章管理，確保經(jīng)營(yíng)管理安全和公司利益，是辦公室的基本職能之一。為了防備風(fēng)險(xiǎn)，印章的使用具有較為嚴(yán)格的審批受權(quán)手續(xù)。用印人員往往需要得到部門領(lǐng)導(dǎo)、辦公室領(lǐng)導(dǎo)以及公司領(lǐng)導(dǎo)的層層審批。傳統(tǒng)的印章審批制度在一定程度上躲避了印章使用風(fēng)險(xiǎn)，但卻因其手續(xù)復(fù)雜，領(lǐng)導(dǎo)不同時(shí)在辦公室等情況增加了辦事人員的用印難度。基于公司內(nèi)網(wǎng)或辦公操作平臺(tái)下，建立一套用印網(wǎng)上申請(qǐng)、審批、登記系統(tǒng)，能夠在規(guī)范印章管理的同時(shí)，進(jìn)一步提高企業(yè)工作效率。用印人進(jìn)行網(wǎng)上用印申請(qǐng)，審批人對(duì)一般業(yè)務(wù)進(jìn)行網(wǎng)上審批，系統(tǒng)自動(dòng)生成用印登記簿，管理者能夠隨時(shí)對(duì)用印情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析，并通過(guò)用印情況把握企業(yè)整體業(yè)務(wù)動(dòng)態(tài)。四、信息化管理在日常行政管理管理方面的應(yīng)用行政管理最重要的職責(zé)就是為公司基礎(chǔ)服務(wù)，而實(shí)現(xiàn)這一目的首要要求就是盡可能地方便申請(qǐng)方。信息化行政管理系統(tǒng)，徹底打破傳統(tǒng)的條塊管理形式，一個(gè)web網(wǎng)站能夠受理多種申請(qǐng)，進(jìn)而能夠大大減少行政管理部門的設(shè)置和人員編制，降低行政管理費(fèi)用。無(wú)紙化辦公最大限度提高了申請(qǐng)方及辦事方的工作效率。企業(yè)能夠建立一套行政管理系統(tǒng)，提交申請(qǐng)人不再需要像以往那樣?xùn)|奔西跑地到各個(gè)部門遞交材料和四處咨詢公司政策，在web上就能夠?qū)崿F(xiàn)以往需要屢次才能完成的表格領(lǐng)取、相關(guān)材料遞交、政策咨詢等工作。公司的信息化行政管理真正做到了網(wǎng)上受理、網(wǎng)上辦理、無(wú)紙化操作；進(jìn)而能夠極大方便申請(qǐng)方操作，有效降低公司行政管理費(fèi)用和部門辦事成本。隨著通信技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)能夠在會(huì)議會(huì)務(wù)管理工作中引入新媒體管理技術(shù)，如視頻、會(huì)議。這種新的會(huì)議形式突破了開會(huì)地點(diǎn)的限定，不但能夠節(jié)省大量的差旅、會(huì)議等費(fèi)用，還有效的縮短了會(huì)議時(shí)間、提高了開會(huì)效率。五、信息化管理在制度建設(shè)方面等應(yīng)用制度建設(shè)，是企業(yè)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作。在日趨劇烈的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中，要保持企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，企業(yè)制度建設(shè)工作就要超越企業(yè)本身管理水平的限制、突破來(lái)自傳統(tǒng)文化認(rèn)知的束縛。辦公室管理人員能夠利用Internet網(wǎng)絡(luò)信息資源平臺(tái)以及時(shí)了解國(guó)家有關(guān)政策法規(guī)，行業(yè)動(dòng)態(tài)、科技前沿等信息，建立與企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略同步、與外部競(jìng)爭(zhēng)對(duì)企業(yè)的要求同步的管理制度體系。一套行之有效的內(nèi)部控制制度從企業(yè)環(huán)境、業(yè)務(wù)流程、會(huì)計(jì)系統(tǒng)控制、電子信息系統(tǒng)控制和信息傳遞控制等全方面進(jìn)行規(guī)范性控制，使企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)在有條不紊的良性環(huán)境中標(biāo)準(zhǔn)化、流程化，進(jìn)而提高勞動(dòng)效率，降低企業(yè)管理風(fēng)險(xiǎn)提升企業(yè)效益。制度建設(shè)的關(guān)鍵在于制度的合理性以及制度的落地施行。借助公司內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)的溝通平臺(tái)，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)制度的宣貫和分享，管理人員還能夠及時(shí)收集把握制度在執(zhí)行經(jīng)過(guò)中存在的的缺乏，定期對(duì)其進(jìn)行修訂，以確保公司內(nèi)部控制制度的有效性、及時(shí)性、充分性和符合性。六、信息化管理在企業(yè)宣傳方面等應(yīng)用辦公室作為企業(yè)宣傳工作的主管部門，要大力弘揚(yáng)企業(yè)精神和企業(yè)文化，充分發(fā)揮外樹形象、內(nèi)鼓士氣的作用。傳統(tǒng)的宣傳主要通過(guò)報(bào)紙、雜志上刊登信息，印發(fā)宣傳冊(cè)等方式方法，不但費(fèi)事費(fèi)力，其受眾面也具有很大局限。隨著全球網(wǎng)絡(luò)信息化的發(fā)展，企業(yè)門戶網(wǎng)站已經(jīng)成為企業(yè)對(duì)外宣傳的重要窗口，企業(yè)能夠通過(guò)網(wǎng)站展示等任何想讓客戶及公眾知道的信息。相比傳統(tǒng)紙質(zhì)媒介宣傳費(fèi)用高昂、空間固定的局限，宣傳企業(yè)網(wǎng)站宣傳具有價(jià)格低廉、容量更大的絕對(duì)優(yōu)勢(shì)。在網(wǎng)站的宣傳工作中，不僅要制作具體表現(xiàn)出公司特色的網(wǎng)站，還要做好公司網(wǎng)站的推廣工作，讓更多人群關(guān)注到公司網(wǎng)站。將公司網(wǎng)址登記在全球著名的搜索引擎是一種非常實(shí)用而有效的方式方法。除此之外，隨著近年來(lái)移動(dòng)通訊平臺(tái)的迅猛發(fā)展，企業(yè)還能夠利用微信、微博、QQ群、短信等新媒介平臺(tái)作為企業(yè)的推銷途徑。高質(zhì)量、高效率、低成本、智能化的信息化管理是辦公室管理提升的重要手段，是管理形式自動(dòng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的重要經(jīng)過(guò)，為提高管理水平、保持企業(yè)活力平打造了良好的基礎(chǔ)。以下為參考文獻(x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