合同管理制度-(2018發(fā)布版)

-4-合同管理制度一、總則為規(guī)范公司合同管理工作，明確管理職責(zé)，界定管理層面、提高管理效能。做到管理有規(guī)章、簽約有約束、履行有核查,有效防范與控制合同風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)公司合法權(quán)益。根據(jù)《中華人民共和國合同法》及相關(guān)法律、法規(guī)，并結(jié)合公司實(shí)際情況，制定本制度。二、定義本制度所稱的合同，是指公司與公司以外的自然人、法人、其他組織之間就設(shè)立、變更、解除民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系所簽訂的協(xié)議。三、適用范圍（一）本制度適用于公司的合同管理工作（勞動(dòng)合同除外）。（二）本制度適用于公司所屬的各部門。（三）公司建立“統(tǒng)一管理、統(tǒng)一審查、分級(jí)負(fù)責(zé)、全程監(jiān)控”的合同管理體制。（四）除本制度另有規(guī)定外，公司的生產(chǎn)、經(jīng)營、項(xiàng)目建設(shè)等一切對(duì)外交易活動(dòng)，均應(yīng)簽訂書面合同。四、合同管理職責(zé)（一）公司及所屬部門對(duì)外簽訂及履行合同時(shí)應(yīng)做到遵守法律法規(guī)、誠實(shí)守信、保守秘密、維護(hù)公司利益。（二）合同管理由合同主辦部門、財(cái)務(wù)中心及其他相關(guān)部門分別行使職權(quán)，各部門行使職權(quán)應(yīng)遵循職責(zé)明確、相互配合、嚴(yán)禁推諉等原則。（三）公司各部門為合同主辦部門。合同主辦單位（部門）是合同業(yè)務(wù)的直接責(zé)任人，對(duì)合同的訂立、履行全過程負(fù)責(zé)。具體職責(zé)如下：1、負(fù)責(zé)確保合同項(xiàng)目計(jì)劃經(jīng)公司有效審批；確保合同標(biāo)的內(nèi)容與計(jì)劃一致；確保合同申報(bào)的內(nèi)容準(zhǔn)確；確保文本、資料規(guī)范、完整、真實(shí)；確保合同標(biāo)的滿足相關(guān)技術(shù)要求（產(chǎn)品的技術(shù)性能、標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量等）；2、負(fù)責(zé)審核合同相對(duì)方的簽約資質(zhì)和履約能力。合同相對(duì)人是法人的，應(yīng)驗(yàn)證其相關(guān)資質(zhì)文件原件并索要復(fù)印件，并加蓋其公章；合同相對(duì)人是自然人的，應(yīng)驗(yàn)證其有效身份證件原件并索要復(fù)印件、聯(lián)系方式、經(jīng)常居住地等信息；3、負(fù)責(zé)進(jìn)行合同談判；4、負(fù)責(zé)本部門合同的起草，對(duì)報(bào)審的合同進(jìn)行初步審核，保證內(nèi)部合同管理規(guī)范、完備；5、負(fù)責(zé)對(duì)本部門業(yè)務(wù)所涉及的重要合同（如采購合同、銷售合同、工程承包合同等）發(fā)起評(píng)審、會(huì)審工作，溝通相關(guān)部門及領(lǐng)導(dǎo)意見，形成工作紀(jì)要，指導(dǎo)完成合同起草和擬定；6、負(fù)責(zé)辦理合同簽訂的內(nèi)部審批手續(xù)和外部登記、鑒證等工作。7、負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)、監(jiān)督和跟蹤本單位（部門）合同簽訂及履行情況；8、負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)合同糾紛工作；9、負(fù)責(zé)本單位（部門）合同管理的基礎(chǔ)工作，包括建立合同臺(tái)賬、檔案等；10、公司賦予的其他職責(zé)。（四）公司業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)與本部門職責(zé)有關(guān)的合同管理工作。1、財(cái)務(wù)中心：負(fù)責(zé)對(duì)合同履行的資產(chǎn)、資金、價(jià)款、結(jié)算等進(jìn)行審核監(jiān)督。具體職責(zé)如下：（1）履行合同所需資金或所涉及資產(chǎn)的合理性及資金安排的可行性；（2）審核合同金額（類型、大小寫等）是否正確、準(zhǔn)確；稅負(fù)、發(fā)票相關(guān)條款是否符合相關(guān)法律法規(guī)的規(guī)定；付款條款的正確性、合理性及適當(dāng)性；（3）認(rèn)為需要審核的其他內(nèi)容及公司賦予的其他職責(zé)。2、信息中心：負(fù)責(zé)公司OA系統(tǒng)中合同申報(bào)、審批流程的系統(tǒng)維護(hù)。（五）法務(wù)負(fù)責(zé)人：全面負(fù)責(zé)公司的合同條款審核管理工作，主要承擔(dān)以下管理職責(zé)：1、負(fù)責(zé)公司合同的法律審核；2、每年組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門對(duì)標(biāo)準(zhǔn)合同文本進(jìn)行修訂完善；3、負(fù)責(zé)公司范圍內(nèi)合同管理工作的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查工作；4、負(fù)責(zé)或配合外部法律顧問對(duì)公司合同糾紛的調(diào)查、調(diào)解、仲裁、訴訟工作；5、公司賦予的其它職責(zé)；及經(jīng)營信息、技術(shù)信息的合同，應(yīng)約定保密承諾與違反保密承諾時(shí)的違約責(zé)任；履約期限1年以上的重大合同應(yīng)當(dāng)約定雙方聯(lián)系制度。涉外合同的內(nèi)容按照有關(guān)法律規(guī)定確定。（四）合同主辦部門應(yīng)就合同文本統(tǒng)一進(jìn)行合同編號(hào)：1、合同編號(hào)的格式為：公司代碼-部門代碼-簽訂日期-流水號(hào)。（1）公司代碼一律為“****”；（2）部門代碼：合同主辦單位（部門）代碼（3）簽訂日期：即合同簽訂日期，八位阿拉伯?dāng)?shù)字。（4）流水號(hào)：合同主辦部門該年度所簽合同的順序號(hào)，由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，是按合同簽訂先后順序編制的流水號(hào)，自“0001”起，至“9999”止。（5）補(bǔ)充協(xié)議、變更（解除）協(xié)議或長期合同項(xiàng)下的訂單與主合同共用一個(gè)合同編號(hào)，但在主合同編號(hào)的流水號(hào)后，根據(jù)補(bǔ)充協(xié)議、變更（解除）協(xié)議或訂單的簽訂次數(shù)及順序在合同編碼后用擴(kuò)號(hào)加兩位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)識(shí)，自“01”起，至“99”止。（五）合同文本除簽訂日期、合同編號(hào)或簽字欄內(nèi)容外，一律采用打印字體，不得手寫。七、合同的審批簽訂流程（一）原則上合同一律在OA系統(tǒng)合同審批流程中申報(bào)、審查、審批；對(duì)于個(gè)別特殊合同可以通過紙版進(jìn)行申報(bào)、審查、審批。（二）合同主辦部門負(fù)責(zé)合同的談判和合同文本的起草，并填制合同審批單，然后依次經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)、財(cái)務(wù)中心、法務(wù)部及其他有關(guān)部門直至總經(jīng)理簽批意見，經(jīng)對(duì)簽批意見處理落實(shí)后形成的合同正式文本方可由公司法定代表人或負(fù)責(zé)人簽字蓋章。（三）合同主辦部門根據(jù)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)實(shí)際情況，對(duì)合同審批部門的簽批意見無法落實(shí)的，應(yīng)在合同合同審批流程中進(jìn)行情況說明，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意，否則提出簽批意見的部門應(yīng)將該合同審批流程駁回合同主辦部門，不予審批通過。（四）使用法務(wù)提供統(tǒng)一合同范本的，主辦部門僅需在合同中填寫金額、數(shù)量等基本情況的，可以不經(jīng)過辦法務(wù)審核。（五）涉及到重大經(jīng)濟(jì)、法律責(zé)任，有重大影響的合同，應(yīng)由合同主辦部門召集會(huì)議，經(jīng)相關(guān)的各部門討論決定。（六）合同簽訂時(shí)，需要辦理下列手續(xù)的，由合同主辦部門負(fù)責(zé)辦理：1、法律、法規(guī)、政策要求需辦理的手續(xù)。2、公證手續(xù)；3、擔(dān)保手續(xù)；4、合同約定需要辦理的其他手續(xù)。（七）對(duì)外簽訂合同，原則上由我方擬定合同文本，如對(duì)方提供合同文本的，審批流程同上。（八）簽訂各類合同必須使用合同專用章或公章，公章由財(cái)務(wù)中心專人保管；憑簽批完成的合同審批單到印章保管部門加蓋印章；兩頁以上的合同必須加蓋騎縫章；未加蓋印章的合同，結(jié)算部門、財(cái)務(wù)部門不得辦理結(jié)算、付款事宜。（九）嚴(yán)禁在對(duì)外簽訂合同的空白文本上蓋章，對(duì)于不能在同一地簽訂的合同，應(yīng)由對(duì)方先簽字蓋章或各自簽署后互換文本。（十）申報(bào)審批的合同文本必須內(nèi)容完整，不得申報(bào)空白合同文本；任何單位或個(gè)人不得以合同相對(duì)人已蓋章為由，拒絕合同審核人員對(duì)合同提出修改意見。（十一）合同承辦部門申報(bào)審批的合同文本為外文格式的，須同時(shí)附翻譯的中文文本。（十二）未履行審查、審批手續(xù)或?qū)彶?、審批手續(xù)不符合規(guī)定的合同，一律不得簽訂。（十三）合同主辦單位（部門）打印簽訂的合同文本必須與審批流程中申報(bào)的合同文本保持一致，不得擅自變更合同內(nèi)容，但修改合同文本中的錯(cuò)別字除外；合同文本簽訂前，合同雙方就合同標(biāo)的、數(shù)量、價(jià)款、交付方式、運(yùn)輸、驗(yàn)收等實(shí)質(zhì)性條款作出重新修訂的，合同主辦單位（部門）須重新履行審批流程，不得仍以原審批流程作為新文本的簽訂依據(jù)。（十四）合同文本中約定須法定代表人簽字的，應(yīng)由法定代表人簽字或加蓋名章。（十五）未經(jīng)授權(quán)的單位負(fù)責(zé)人、部門負(fù)責(zé)人、業(yè)務(wù)人員一律不得在合同“授權(quán)代表”處簽字；合同主辦部門的業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員可以在合同文本的“聯(lián)系人”處簽名和填寫聯(lián)系電話。（十六）合同簽訂后，任何單位（部門）和個(gè)人不得對(duì)合同文本進(jìn)行涂改。合同內(nèi)容的變更、合同主體的轉(zhuǎn)讓，必須簽訂書面變更協(xié)議或補(bǔ)充協(xié)議。（十七）合同經(jīng)我方簽字蓋章，但合同相對(duì)人尚未簽字蓋章時(shí)，如合同所涉及業(yè)務(wù)發(fā)生變更或取消，導(dǎo)致該合同文本作廢的，則我方合同主辦部門需將我方已簽字蓋章的所有合同文本交給印章管理部門，不得擅自進(jìn)行處理。（十八）合同相對(duì)人是法人或其他組織的，必須加蓋與合同相對(duì)人主體名稱完全一致的公章或合同專用章，不得以其他業(yè)務(wù)章或部門印章代替；合同相對(duì)人是自然人的，必須是本人親筆簽名并摁手印，不得他人代簽。（十九）合同審查應(yīng)認(rèn)真、準(zhǔn)確、及時(shí)、高效。具體要求如下：1、合同主辦單位（部門）、審查部門應(yīng)在1個(gè)工作日內(nèi)完成合同申報(bào)、審查工作；2、對(duì)于審核中遇到問題需要進(jìn)一步核查的，應(yīng)在2個(gè)工作日內(nèi)完成；3、因公出、崗位調(diào)整或其它原因不能及時(shí)完成合同申報(bào)、審查等工作時(shí)，應(yīng)及時(shí)做好工作轉(zhuǎn)委托、交接。八、合同的履行（一）合同在簽字、蓋章，且約定的生效條件成就前，不得實(shí)際履行。合同生效后，一切與合同有關(guān)的部門及人員應(yīng)全面、及時(shí)履行合同，確保信譽(yù)；（二）公司任何部門及人員發(fā)現(xiàn)合同相對(duì)人不按照合同約定履行的，應(yīng)當(dāng)立即通報(bào)合同主辦部門，合同主辦部門應(yīng)當(dāng)在法定或合同約定期限內(nèi)以法定或合同約定方式向?qū)Ψ酱叽俾男谢蛘咛岢鏊髻r。不按照合同約定履行，包括不能履行、不全面、不適當(dāng)?shù)穆男?。如需出具催促履行合同和索賠函件，應(yīng)由法務(wù)負(fù)責(zé)起草；（三）公司任何部門及人員收到合同相對(duì)人提出的催促履行合同和索賠的函件或告知，應(yīng)當(dāng)立即送交或告知合同主辦部門，由合同主辦部門商同辦法務(wù)負(fù)責(zé)人制定對(duì)策，經(jīng)合同主辦部門負(fù)責(zé)人簽注具體意見后執(zhí)行；（四）有關(guān)合同履行中的書面簽證、收發(fā)貨單據(jù)、結(jié)算文件、往來信函、文書、傳真等均為合同的組成部分，必須由雙方業(yè)務(wù)代表簽字或加蓋印章。各部門應(yīng)將相關(guān)資料保存?zhèn)浒?。合同?quán)利義務(wù)完全履行完畢后，合同文本及相關(guān)資料交由主辦單位存檔保管；（五）合同主辦單位（部門）或合同相對(duì)人將我方或雙方已蓋章的合同原件不慎損毀或遺失，需要補(bǔ)簽合同文本的，造成合同損毀或遺失的單位（部門）應(yīng)出具情況說明，經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，方可補(bǔ)簽。九、合同變更、解除和終（中）止與轉(zhuǎn)讓（一）合同簽訂后受法律約束，我方不得擅自變更、解除和終（中）止合同。若確需變更、解除和終（中）止合同，由合同主辦部門說明原因簽訂相應(yīng)協(xié)議上報(bào)審批。審批流程與合同簽訂審批流程相同；（二）因合同履行情況發(fā)生變化需變更合同條款的，主辦部門在征得合同相對(duì)人同意并經(jīng)公司審批后，以書面形式向合同相對(duì)人提出變更合同的要求；在未得到合同相對(duì)人書面答復(fù)前，除依法可以中止履行外，仍需按合同約定履行；合同主辦部門不得以對(duì)方的口頭（包括電話）答復(fù)作為合同變更的依據(jù)；（三）對(duì)方提出變更合同要求的，必須以書面形式提出。否則仍按原合同約定履行；（四）我方因不可抗力致使合同無法履行，需要解除合同的，須立即由合同主辦部門提出處理意見并完成審批，向合同相對(duì)人提出書面解除要求，并提供有關(guān)證明文件；（五）合同相對(duì)人因不可抗力致使合同無法履行，提出書面解除合同要求時(shí)，應(yīng)立即中止合同的履行，并要求合同相對(duì)人提供有關(guān)證明文件；（六）合同相對(duì)人未能在合同約定的期限內(nèi)履行義務(wù)，合同主辦部門在發(fā)出書面文函催促履約后仍未能履行合同，則應(yīng)解除該合同，并追究違約責(zé)任；（七）合同簽訂以后，經(jīng)協(xié)商一致，合同一方當(dāng)事人將其合同權(quán)利、義務(wù)全部或部分轉(zhuǎn)讓給第三人的，應(yīng)當(dāng)由轉(zhuǎn)讓合同權(quán)利義務(wù)的一方、合同另一方以及受讓合同權(quán)利義務(wù)的第三人簽訂轉(zhuǎn)讓協(xié)議；（八）主辦部門必須妥善處理合同變更、解除和終（中）止與轉(zhuǎn)讓的善后問題。相關(guān)書面資料和處理記錄保存?zhèn)浒福⒍ㄆ谶B同原合同一并送交秘書處存檔。十、合同糾紛的處理（一）合同發(fā)生糾紛時(shí)，合同主辦單位（部門）應(yīng)當(dāng)依據(jù)實(shí)際情況提出糾紛處理意見，及時(shí)安排人員與合同相對(duì)人協(xié)商解決。經(jīng)協(xié)商能夠達(dá)成一致的，應(yīng)當(dāng)按照合同簽訂程序簽訂和解協(xié)議。雙方不愿協(xié)商或協(xié)商不成的，我方?jīng)Q定提起訴訟或合同相對(duì)人提起訴訟時(shí)，合同主辦部門應(yīng)將該合同糾紛的所有材料送交法務(wù)，并與其他部門共同積極配合法務(wù)商討解決方案，經(jīng)審批流程完成后決定提起訴訟或應(yīng)訴；（二）合同糾紛的提出，加上與對(duì)方協(xié)商處理糾紛的時(shí)間，應(yīng)在法律規(guī)定的時(shí)效內(nèi)（一般為2年）進(jìn)行；（三）對(duì)雙方已經(jīng)簽署的解決合同糾紛的協(xié)議書和有關(guān)主管機(jī)關(guān)或仲裁機(jī)關(guān)的調(diào)解書、仲裁書，在正式生效后，主辦單位（部門）應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)該文書執(zhí)行的跟蹤和履行情況。對(duì)方逾期不履行已經(jīng)發(fā)生法律效力的調(diào)解書、仲裁決定書或判決書的，合同主辦部門應(yīng)及時(shí)上報(bào)。經(jīng)協(xié)商無效者，由法務(wù)向法院申請(qǐng)執(zhí)行；（四）合同糾紛處理或執(zhí)行完畢，法務(wù)負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)通知相關(guān)部門，并將有關(guān)資料整理歸檔。十一、合同檔案管理（一）合同主辦單位（部門）應(yīng)當(dāng)建立本部門合同臺(tái)賬及合同檔案資料管理工作。1、合同檔案是指合同談判、簽訂、變更、履行和爭議處理過程中形成的，具有查考利用價(jià)值的各種書面、電子資料等與合同有關(guān)的所有資料。包括但不限于：（1）調(diào)查資料；（2）合同正本及附件原件；（3）合同審核和審批資料；（4）合同談判、簽訂、變更和履行過程中的往來函件（信函、傳真、電子郵件）等；（5）合同談判、簽訂、變更和履行過程中簽訂的意向協(xié)議、補(bǔ)充協(xié)議、備忘錄、會(huì)議紀(jì)要等；（6）爭議處理過程中形成的和解協(xié)議書、仲裁調(diào)解書、仲裁裁決書、決定書、民事裁定書、民事判決書等；（7）合同履行過程中的有關(guān)文件資料；（8）其他應(yīng)當(dāng)存檔的相關(guān)資料（二）合同履行完畢或合同的權(quán)利義務(wù)終止后，合同主辦單位（部門）應(yīng)當(dāng)及時(shí)整理合同資料，確保資料齊全，按合同編號(hào)歸檔。定期將合同檔案移交給檔案管理處，具體要求以公司相關(guān)檔案管理制度執(zhí)行。（三）作為財(cái)務(wù)原始憑證裝訂或保管的，視作已保管存檔無需移交，確需存檔的可使用復(fù)印、影印件。（四）合同文本及有關(guān)資料的保管期限為合同終止后至少15年。涉及公司重大機(jī)密的，暫由主辦部門妥善保管存檔，公司依據(jù)實(shí)際情況確定檔案移交時(shí)間和部門。（五）各單位(部門)要做好合同管理安全和相關(guān)信息保密工作，確保公司商業(yè)秘密和合法權(quán)益不受侵害。十二、罰則（一）公司各部門及員工在簽訂合同時(shí)，對(duì)對(duì)方的主體資格、合同內(nèi)容等不盡勤勉義務(wù)，給公司造成重大經(jīng)濟(jì)損失、或不利的社會(huì)影響的，公司依據(jù)規(guī)章制度對(duì)直接責(zé)任人進(jìn)