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文檔簡介
物料供應(yīng)安全保障
內(nèi)部講師我發(fā)財(cái)2006.06.02第一頁,共四十五頁。
第一節(jié)采購員必備的能力要求
第二節(jié)采購員的職責(zé)范圍
2.1采購工作職責(zé)
2.2采購業(yè)務(wù)實(shí)施流程
第三節(jié)
采購員的工作細(xì)節(jié)
第四節(jié)供應(yīng)商的選擇輿管理
3.1供應(yīng)商管理步驟圖
3.2供應(yīng)商的考核
第五節(jié)采購品質(zhì)管理
第六節(jié)采購價(jià)格管理
6.1影響采購價(jià)格的因素
6.2詢價(jià)技巧
6.3議價(jià)步驟
6.4談判技巧
第七節(jié)交貨期管理(重要性&管理重點(diǎn))
第八節(jié)采購合同管理第二頁,共四十五頁。第一節(jié)采購人員必備能力要求在傳統(tǒng)思維里,采購就是拿錢買東西,其目的就是以最少的錢買到最好的商品。然而,事實(shí)并非如此,隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、技朮的進(jìn)步、競爭的日益激烈,采購已由單純的商品買賣發(fā)展成為一種職能,一門專業(yè),一種可為企業(yè)節(jié)省成本、增加利潤、獲取服務(wù)的資源。采購不是一件輕松的工作,需要較高的專業(yè)技能和談判技巧。作為一名優(yōu)秀的采購員應(yīng)具備以下五點(diǎn)要求:第三頁,共四十五頁。一、成本意識與價(jià)值分析能力采購支出是構(gòu)成銷貨成本的主要部分,因此采購人員必須具有成本意識,會精打細(xì)算,錙銖必較,不可大而化之﹔其次,必須具有“成本效益”的觀念,所謂“一分錢一分貨”,不可花冤枉錢,買了品質(zhì)不好或不堪使用的物品,并能隨時(shí)將投入(成本)與產(chǎn)出(使用狀況-----時(shí)效、損耗率、維修次等)加以比較。此外,對于報(bào)價(jià)單的內(nèi)容,應(yīng)有分析的技巧,不可以“總價(jià)”比較,必須在相同的基礎(chǔ)上,對原料、人工、工具、稅捐、利潤、交貨時(shí)間、付款條件等,逐項(xiàng)加以剖析評斷。第四頁,共四十五頁。二、預(yù)測能力在動態(tài)經(jīng)漳環(huán)境下,物品的采購價(jià)格與供應(yīng)數(shù)量經(jīng)常會調(diào)整變動,采購人員應(yīng)能依據(jù)各種產(chǎn)銷資料,研判貨源是否充裕,再與供應(yīng)商接角,并可從其“惜售”的態(tài)度,揣摩物品是否可能供應(yīng)日絀。從物品原料價(jià)格的漲跌,也能推斷采購成本將受影響的幅度有多少。總之,采購人員必須擴(kuò)充見聞,具備“察言觀色”的能力,才能對物品未來的供應(yīng)趨勢預(yù)謀對策。第五頁,共四十五頁。三、表達(dá)能力采購人員無論是用語言或文字與供應(yīng)商溝通這,必須能正確有、清晰表達(dá)所欲采購的各種條件上,例如規(guī)格、數(shù)量、價(jià)格、交貨期限、付款方式等,避免語意含混,滋生誤解,尤其是忙碌的采購工作,采購人員更必須具備“長話短說,言簡意賅”的表能力,以免浪費(fèi)時(shí)間,而以“說之以理,動之以情”來獲取優(yōu)惠的采購條件,更是采購人員必須鍛煉的表達(dá)技巧第六頁,共四十五頁。四、良好的人際溝通與協(xié)調(diào)力由于采購業(yè)務(wù)牽涉范圍廣,相關(guān)部門多,欲使采購業(yè)務(wù)能順利進(jìn)行,而獲得良好的工作績效,除了采購人員的努力外,沿需企業(yè)內(nèi)部各有關(guān)部門的密切配合。因此,采購人員必須具備良好人際關(guān)系與協(xié)調(diào)能力,以期獲得有關(guān)部門的合作,而圓滿完成任務(wù)。第七頁,共四十五頁。溝通與協(xié)調(diào)管理部門營銷部門品管部門生管部門倉儲部門技朮部門財(cái)務(wù)部門生產(chǎn)現(xiàn)場采購第八頁,共四十五頁。五、專業(yè)知識1.采購人員必須了解原料來源、組合過程、基本功能、品質(zhì)、用途、成本等,有了專業(yè)知識,采購人員就更能主動開發(fā)新來源或替代品,有助于降低采購成本2.采購人員需要了解購買的物品,了解產(chǎn)品的原理、性能要求,了解市場行情、價(jià)格走勢,了解供應(yīng)商的實(shí)力、供應(yīng)商報(bào)價(jià)的合理性,實(shí)地考查供應(yīng)保証能力需要極強(qiáng)的談判能力和計(jì)劃能力,有能力在保証供應(yīng)的同時(shí)保証價(jià)格和品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)。第九頁,共四十五頁。第二節(jié)
采購員職責(zé)范圍
采購的任務(wù)是確保企業(yè)生產(chǎn)所需的物料,在必要的時(shí)候?qū)⒈匾臄?shù)量,適當(dāng)?shù)钠焚|(zhì)、價(jià)格進(jìn)貨,維持正常的生產(chǎn)活動,要達(dá)成任務(wù),采購員必須明了自己的工作職責(zé)。當(dāng)然,采購員對采購流程進(jìn)行熟悉和了解是十分有必要的。本節(jié)主要講述采購員的職責(zé)和業(yè)務(wù)實(shí)施流程第十頁,共四十五頁。一.
采購工作職責(zé)優(yōu)秀的采購員需承擔(dān)的責(zé)任主要有以下幾個(gè)部分1.
采購計(jì)劃輿需求確認(rèn)2.
供應(yīng)商選擇輿管理3.
采購數(shù)量控制4.
采購品質(zhì)控制5.
采購價(jià)格控制6.
交貨期控制7.
采購成本控制8.
采購合同管理9.采購紀(jì)錄管理
第十一頁,共四十五頁。二.
采購業(yè)務(wù)實(shí)施流程
1.
搜集信息2.
詢價(jià)3.
比價(jià)議價(jià)4.
評估5.
索樣6.
決定7.
請購8.
定購9.
協(xié)調(diào)輿溝通10.
催交11.
進(jìn)貨驗(yàn)收12.整理付款第十二頁,共四十五頁。第三節(jié)采購員工作細(xì)節(jié)一、5R原則適時(shí)、適質(zhì)、適量、適價(jià)、適地二、輿供應(yīng)商來往應(yīng)公正輿誠實(shí)三、臨財(cái)不茍得四、具備敬業(yè)精神五、虛心輿耐心第十三頁,共四十五頁。第四節(jié)采購供應(yīng)商的選擇輿管理作為一名采購人員,在選擇或管理供應(yīng)商時(shí),應(yīng)對相應(yīng)的特質(zhì)有所熟悉,否則無法全面地了解供應(yīng)商的能力及品質(zhì),也無法達(dá)到適質(zhì)、適價(jià)、適時(shí)、適地的采購要求第十四頁,共四十五頁。供應(yīng)商管理步驟圖1.物料分類
將主生產(chǎn)物料和畏助生產(chǎn)物料等按采購金額比重分成ABC三類按材料成分或性能分類,如:塑膠類、五金類、電子類、化工類、包裝類等等
根據(jù)材料的分類,收集生產(chǎn)各類物料的廠家,每類產(chǎn)品在5-10家,填寫在“廠商資料卡“上2.收集廠商資料第十五頁,共四十五頁。供應(yīng)商管理步驟圖3.供應(yīng)商調(diào)查
根據(jù)“廠商資料卡”名單,采購部門將“供應(yīng)商調(diào)查表”傳真給供應(yīng)商填寫
由副總經(jīng)理任組長,采購、品管、技朮部門經(jīng)理、主管、工程師組成評估小組4.成立評估小組第十六頁,共四十五頁。供應(yīng)商管理步驟圖5.調(diào)查評估
根據(jù)反饋的調(diào)查表,按規(guī)模、生產(chǎn)能力等基本指標(biāo)進(jìn)行分類,按ABC物料采購金額的大小,由評估小組選派人員按“供應(yīng)商調(diào)查表“所列標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行實(shí)地調(diào)查所調(diào)查項(xiàng)目如實(shí)填報(bào)于調(diào)查表上,然后由評估小組進(jìn)行綜合評估,將合格廠商分類按順統(tǒng)計(jì)記錄6.送樣或小批量試驗(yàn)
調(diào)查合格的廠商可通知送樣或小批量采購,送樣檢驗(yàn)或驗(yàn)合格者即可正式列入<<合格供應(yīng)商名冊>>,未合格者可列入候補(bǔ)序列.之后采購只可從合格供應(yīng)商中采購,財(cái)務(wù)付款時(shí)也應(yīng)審核名單,非合格供應(yīng)商則應(yīng)呈報(bào)上級部門第十七頁,共四十五頁。供應(yīng)商管理步驟圖7.比價(jià)議價(jià)對送樣或小批量合格的材料評定品質(zhì)等級,并進(jìn)行比價(jià)和議價(jià),確定一個(gè)最優(yōu)的價(jià)格性能比列入<<合格供應(yīng)商名冊>>的供應(yīng)商,公司應(yīng)給予管理、技朮、品管上的輔導(dǎo)8.供應(yīng)商輔導(dǎo)第十八頁,共四十五頁。供應(yīng)商管理步驟圖9.追蹤考核
每月對供應(yīng)商的交期、交量、品質(zhì)、售后服務(wù)等項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)計(jì),并繪制成圖表每個(gè)季度或半年進(jìn)行綜合考核評分一次,按評分等級分成優(yōu)秀、良好、一般、較差幾個(gè)等級10.供應(yīng)商篩選對于較差的供應(yīng)商,應(yīng)予以淘汰將其列入候補(bǔ)名單,重新評估對于一般的供應(yīng)商,應(yīng)予以減少采購量,并重點(diǎn)加以輔導(dǎo)對于優(yōu)秀的供應(yīng)商,應(yīng)加大采購量第十九頁,共四十五頁。供應(yīng)商的考核通常從價(jià)格、交期、品質(zhì)、交量和配合度等幾個(gè)方面來考核.價(jià)格根據(jù)市場同類材料最低價(jià)、最高價(jià)、平均價(jià)、自行估價(jià),然后計(jì)算出一個(gè)較為標(biāo)準(zhǔn)、合理的價(jià)格第二十頁,共四十五頁。(1)批退率:判退次數(shù)批退率=*100%交貨交數(shù)批退率越高,表明其品質(zhì)越差,得分越低供應(yīng)商的考核---品質(zhì)第二十一頁,共四十五頁。(2)平均合格率:各次合格率之和平無合格率=*100%交貨交數(shù)合格率越高,表明品質(zhì)越好,得分越高。供應(yīng)商的考核---品質(zhì)第二十二頁,共四十五頁。(3)總合格率:總合格數(shù)批退率=*100%交貨總數(shù)合格率越高,表明品質(zhì)越好,得分越高。供應(yīng)商的考核---品質(zhì)第二十三頁,共四十五頁。供應(yīng)商的考核---交期交量送貨數(shù)量(1)交貨率=*100%訂購數(shù)量交貨率越高,得分就越多第二十四頁,共四十五頁。逾期批數(shù)(2)逾期率=*100%交貨期數(shù)逾期率越高,得分越少;逾期越長,扣分越多;逾期造成停工待料,則加重扣分供應(yīng)商的考核---交期交量第二十五頁,共四十五頁。配合度上,應(yīng)配備適當(dāng)?shù)姆謹(jǐn)?shù),服務(wù)越好,得分越多。將前三項(xiàng)的分?jǐn)?shù)相加得出總分,為最后考核評比分?jǐn)?shù),以此來考核供應(yīng)商供應(yīng)商的考核---配合度第二十六頁,共四十五頁。第五節(jié)采購品質(zhì)的管理眾所周知,供應(yīng)商的品質(zhì)對企業(yè)產(chǎn)品品質(zhì)有至關(guān)重要的影響,目前供應(yīng)商品質(zhì)管理方法主要有以下幾種:第二十七頁,共四十五頁。一.合約控制輿供應(yīng)商簽定質(zhì)量保証、驗(yàn)証方法、解決爭端方面的協(xié)議二、驗(yàn)收控制三、派駐檢驗(yàn)人員到供應(yīng)商處四、供應(yīng)商品質(zhì)體系審查五、定期評比六、供應(yīng)商扶植七、第三方權(quán)威機(jī)構(gòu)作品質(zhì)驗(yàn)証第二十八頁,共四十五頁。第六節(jié)采購價(jià)格管理采購價(jià)格的高低直接關(guān)系到企業(yè)最終產(chǎn)品或服務(wù)價(jià)格的高低,因此,在確保滿足其它條件的同時(shí)力爭最低的采購價(jià)格是采購人員最重要的工作。第二十九頁,共四十五頁。影響采購價(jià)格的因素有以下幾點(diǎn):1.供應(yīng)商成本的高低2.規(guī)格與品質(zhì)3.采購物料的供需關(guān)系4.生產(chǎn)季節(jié)與采購時(shí)機(jī)5.采購數(shù)量的多少6.交貨條件7.付款條件第三十頁,共四十五頁。詢、比、議價(jià)之詢價(jià)技巧詢價(jià)是采購作業(yè)流程上的一個(gè)必要階段。詢價(jià)有兩種方式:口頭詢價(jià)和書面詢價(jià)應(yīng)注意在詢價(jià)的過程中,為使供應(yīng)商不致發(fā)生報(bào)價(jià)上的錯(cuò)誤,通常采購人員應(yīng)提供輔助性的文件,例如工程發(fā)包的規(guī)范書、物料分期運(yùn)送的數(shù)量明細(xì)表﹔有時(shí)候買方對于形狀特殊,且無標(biāo)準(zhǔn)規(guī)格的零件或物品,也須提供樣品給供應(yīng)商參考。第三十一頁,共四十五頁。詢、比、議價(jià)之議價(jià)策略議價(jià)的成功在很大程度上取決于所做計(jì)劃的質(zhì)量和數(shù)量。制定議價(jià)策略,就是制定議價(jià)的整體計(jì)劃,從而在宏觀上把握議價(jià)的整體進(jìn)程。第三十二頁,共四十五頁。制定議價(jià)的基本步驟如下:(1)明確議價(jià)應(yīng)達(dá)成的目標(biāo),例如以最低的價(jià)格購進(jìn)一批原料,力爭采用分期付款方式等。(2)收集相關(guān)數(shù)據(jù),了解供應(yīng)商的詳細(xì)情況,特別是在價(jià)格方面的立場,并對所購物資的成本進(jìn)行分析。(3)確定實(shí)際情況,也就是找出認(rèn)為可信的數(shù)據(jù)。每一種實(shí)際情況都是所希望達(dá)成協(xié)議的一方面的信息。(4)找出分歧點(diǎn),也即是議價(jià)中重點(diǎn)討論的問題。(5)分析各自的優(yōu)勢和劣勢所在(6)確立自己在分歧中的地位,第三十三頁,共四十五頁。詢、比、議價(jià)之談判技巧(1)雙重退避。當(dāng)賣方銷售人員報(bào)價(jià)時(shí),買方采購人員應(yīng)表示驚訝得難以接受,同時(shí)他的上司也如此。這樣才能讓對方明白他們無法接受高報(bào)價(jià)的立場,否則下次賣方可能會食髓知味。(2)不要馬上談到正題。如此賣方會承受一股無形的壓力而變得焦慮,這樣對你的談判較有利。(3)聲東擊西。先要求對方給一些不是你真正想要的好處,然后再拿這些來交換你真正想要的。(4)不要輕易給賣方第一次相對的好處。當(dāng)你想提供好處給供應(yīng)商時(shí),最好預(yù)留余地以供討價(jià)還價(jià),同時(shí)要求對方有所回報(bào)。第三十四頁,共四十五頁。第七節(jié)交貨期管理確保交貨期的目的,是在生產(chǎn)生活中對必需的原材料,于必要時(shí)能確實(shí)地獲得,以維持正常的生產(chǎn)活動,不致停工待料。毫無疑問交貨延遲會增加成本,但是也必須注意提早交貨也會增加成本,一般人總以為提早交貨的不良影響不如延遲交貨,實(shí)際上兩者都會成為增加成本的原因:第三十五頁,共四十五頁。1.容許提早交貨則會發(fā)生交貨的延遲(供應(yīng)廠商,為資金調(diào)度的方便會優(yōu)先生產(chǎn)高價(jià)格的物料以提早交貨,所以假如容許其提早交貨,就會造成低價(jià)格物料的延遲交貨)﹔2.不急于要用的物料的交貨,必定增加存貨而導(dǎo)致資金運(yùn)用效率的惡化。
因而確保交段日期的有無計(jì)劃好,對經(jīng)營效果必有很大影響交貨期管理之交期的重要型第三十六頁,共四十五頁。采購員若期待按照日程進(jìn)貨,則訂了貨之后,有必要有計(jì)劃地追查進(jìn)行的情形。首先,不可讓下單方的因素成為延遲貨貨期的主要原因﹔其次,在進(jìn)行階段,應(yīng)及時(shí)正確的給予供應(yīng)商圖面、模、治具等方面的資料。在交貨后若出現(xiàn)異常未入庫現(xiàn)象,應(yīng)及時(shí)跟蹤處理。交貨期管理之貨期的管理重點(diǎn)第三十七頁,共四十五頁。第八節(jié)采購合同管理采購合同管理應(yīng)做好以下幾方面的工作:1.加強(qiáng)對采購合同簽訂的管理2.建立合同管理機(jī)構(gòu)和制度,以保証合同的履行3.處理好合同糾紛4.信守合同5.合同歸檔保管第三十八頁,共四十五頁。1*要對簽訂合同的準(zhǔn)備工作加強(qiáng)管理。在簽訂合同之前,應(yīng)當(dāng)認(rèn)真研究市場需要和貨源情況,庫存情況和合同對方單位的情況,依據(jù)本企業(yè)的購銷任務(wù),收集各方面的信息,為簽訂合同、確定合同條款提供信息依據(jù)。2*要對簽訂合同過程加強(qiáng)管理。在簽訂
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