第六講：全宗及全宗內(nèi)檔案的分類

第六講：全宗

全宗：全宗是一個國家機構(gòu)、社會組織、個人形成的具有有機聯(lián)系的檔案整體，是檔案館檔案的第一層分類、管理單位。按照形成全宗的單位和全宗內(nèi)容的性質(zhì)可分為機關(guān)組織全宗和個人全宗；按照全宗的范圍和構(gòu)成方式，可分為獨立全宗、聯(lián)合全宗、全宗匯集和檔案匯集四種。

立檔單位：立檔單位是構(gòu)成檔案全宗的國家機構(gòu)、社會組織、個人或生產(chǎn)建設(shè)、科研項目的組織者，通常稱為“全宗構(gòu)成者”。

確認全宗要從組織或個人的社會獨立性入手。用以確定組織或個人社會獨立性的因素被稱為全宗（或其立檔單位）的構(gòu)成條件。組織全宗的構(gòu)成條件：（1）可以獨立行使職權(quán)，并能以自己的名義對外行文。（2）設(shè)有會計單位或獨立的核算單位，自己可以編造預(yù)算或財務(wù)計劃。（3）設(shè)有管理人事的機構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。個人全宗的構(gòu)成條件：（1）對社會有突出貢獻或重要影響（2）主要以個人名義從事社會活動（3）檔案完整系統(tǒng)地留存下來如何區(qū)分全宗一、政權(quán)更迭及跨政權(quán)立檔單位區(qū)分全宗1、不同政權(quán)中的同一政權(quán)機關(guān)，其檔案應(yīng)分為不同全宗；2、跨政權(quán)的非政權(quán)性質(zhì)的立檔單位，如企業(yè)、學(xué)校、文藝團體、政黨、社團、宗教組織等，其檔案一般構(gòu)成一個全宗，但在管理中可分為兩個不同的政權(quán)時期或部分；3、跨政權(quán)存在的政治色彩較強、對政權(quán)依附性較大的立檔單位，如警官學(xué)校、軍事院校等，其檔案應(yīng)分為不同全宗4、個人不管外界的任何變化，其檔案構(gòu)成一個全宗。二、立檔單位變化所導(dǎo)致的區(qū)分全宗1、新建：新成立的機關(guān)、企事業(yè)單位，其檔案均構(gòu)成一個全宗；2、分開：一個機關(guān)、單位分為兩個或兩個以上的單位，舊機關(guān)的檔案應(yīng)單獨構(gòu)成全宗，新成立的機關(guān)、單位應(yīng)分別構(gòu)成不同的全宗；3、合并：兩個或兩個以上的撤銷單位合并成一個新單位，其檔案應(yīng)分別構(gòu)成全宗；

4、獨立：從某一立檔單位分離出去成立一個新的單位而代替了原立檔單位的部分職能，從獨立之日起此新單位應(yīng)構(gòu)成新的全宗；5、從屬：原來是一個立檔單位，后改變?yōu)槟骋粰C關(guān)內(nèi)部的一個組織機構(gòu)，改變前的檔案為一個全宗，改變后是另一個全宗的一部分；6、合署：兩個單位合署辦公，而文件又是分別處理的，它們形成的檔案應(yīng)分別構(gòu)成全宗。三、臨時性機構(gòu)檔案的區(qū)分全宗各種臨時性機構(gòu)形成的檔案，一般不設(shè)立新全宗。個別臨時性機構(gòu)，獨立性較強，存在時間較長，其檔案也可以考慮成立新的全宗。四、判定檔案所屬全宗在整理過程中，如分辨不清文件的全宗歸屬，就要進行判定，一般主要應(yīng)從收文、發(fā)文和內(nèi)部文件三個方面著手：1、發(fā)文和內(nèi)部文件:發(fā)文和內(nèi)部文件，關(guān)鍵在于確定檔案的形成者——立檔單位，可以看發(fā)文字頭、機關(guān)印章，如沒有這兩方面，可以看起草人、簽批人、標(biāo)題、落款、內(nèi)容等。2、收文:收文只要查明文件的實際收受者（收文單位），也就確定了它所屬的全宗。收文章、閱辦單。注意實際辦理文件的機關(guān)才是收文機關(guān)。五、組織全宗與個人全宗檔案的區(qū)分如某些檔案文件既有個人屬性又有組織屬性，其處置原則是：不允許將組織全宗中具有雙重屬性的檔案文件抽出納入個人全宗；組織全宗中一般也不保存僅涉及個人性質(zhì)的文件（如個人登記表、履歷表、自傳等、審查性文件等）；凡以組織或組織成員名義制發(fā)的文件正本應(yīng)歸入組織全宗，個人全宗若認為必要時可保存副本。

個人全宗

“個人全宗”是社會知名人士（如社會活動家、科學(xué)家、藝術(shù)家、教育家、企業(yè)家、英雄模范等）在其一生活動中形成的檔案整體。歷史上一些著名的家庭、家族所形成的檔案，在我國也屬于個人全宗的類型。

個人全宗，包括個人的著作、手稿、日記、信件、遺囑以及記載個人或家庭、家族活動的全部有價值的材料，還包括別人撰寫和收集的與個人全宗構(gòu)成者個人、家庭或家族有關(guān)的材料，以及直系親屬的、能夠說明立檔單位情況的材料。

個人全宗不得收入全宗構(gòu)成者在其機關(guān)組織公務(wù)活動中處理的官方文件的原件。個人全宗無論何種情況都只能構(gòu)成一個全宗。全宗的補充形式一、聯(lián)合全宗聯(lián)合全宗指兩個或兩個以上立檔單位形成的、互有聯(lián)系而不易區(qū)分全宗的檔案構(gòu)成的全宗。作為聯(lián)合全宗的立檔單位主要有兩種情形：一是前后有密切繼承關(guān)系的立檔單位；一是兩個機關(guān)合署辦公，對內(nèi)一套編制，對外兩塊牌子，文件混在一起。二、全宗匯集全宗匯集是指若干個立檔單位形成的、可以區(qū)分全宗但數(shù)量很少的、具有某些相同特征和聯(lián)系的檔案構(gòu)成的全宗，稱為全宗匯集。

全宗匯集與聯(lián)合全宗的區(qū)別：全宗匯集中的單個全宗檔案數(shù)量少而且能夠分開，而聯(lián)合全宗的檔案之間聯(lián)系密切，檔案混在一起很難分開；聯(lián)合全宗具有長久性，一旦固定下來，基本保持不變，而全宗匯集具有不穩(wěn)定性，一旦發(fā)現(xiàn)新的檔案補充時，需要做出相應(yīng)的處理，重新進行整理和編目。三、光檔案證匯集用人按為方逆法將忙不知博其所斑屬、咱全宗菠殘缺摸不全畫的文暑件，似按照慣一定塔特點璃集中寇起來看的混喂合體叨，稱網(wǎng)為“逐檔案懼匯集卷”。檔案森匯集摧主要從是針劫對檔先案殘心缺不竄全、胸全宗桿界限遙十分廢模糊從的情辱況，躍在檔撥案管芬理中眼很少泛采用粱這種累方法戒。只奴有在匙很特緊殊的賠情況中下，厚確實宗找不謹(jǐn)出更烤好的泄處理眨辦法注時才貧采用傭檔案逆匯集疼這種舒應(yīng)急丹措施窩。全宗配群全宗有群：芳聯(lián)系中密切須的若相干全們宗的智群體宴，稱利為“甘全宗段群”陵。為了摸便于為保管駁和利立用，券應(yīng)該拍把互紋有聯(lián)葡系的涌全宗旗組織柜到一幫起，撿維護蔽一定六類型躬全宗拍的不研可分瞎散性鬧。因醫(yī)此，濫全宗鹿群分深類一脫般應(yīng)菜和檔周案的逼分庫筍保管棵相一冠致，灑一個業(yè)或幾粥個性或質(zhì)相罰近的康全宗吹群應(yīng)傾當(dāng)集恨中保秋存在目相同番的檔樹案庫團房內(nèi)雹。全宗駐群首愚先按仆照檔靠案形彎成的利不同梢時期霞分為幼幾大閱部分務(wù)，如魂新中改國成嘗立前安的檔鄭案和犁新中迅國成瘦立后銳現(xiàn)行熄機關(guān)吳的檔機案；技然后伯按立轟檔單凳位的害類型擺和特嶺點進獸行劃鼠分，廚如按縮慧照立脾檔單怨位的亞性質(zhì)批，可帖分為涂工業(yè)摧交通壁系統(tǒng)喊，農(nóng)妨林水顏利系矩統(tǒng)，技財政升、金朋融、忘商業(yè)糊貿(mào)易究系統(tǒng)是、科果學(xué)文爭化、許教育淘、衛(wèi)羨生系盛統(tǒng)等眾。全宗王的編半號與育排列全宗價的編演號是孕給每初一個授進館橡全宗稼編一量個固免定號所碼并踐以其車作為胃該全懲宗的告指稱型代號絲式。全輪宗的須排列主是在樣庫房慘中固微定各奸全宗鞭的空練間存樹放位撈置和消排放止順序亞。二世者之肝間的沿號序蟻和排耀序可謹(jǐn)以相鎖互一犁致，鴉也可叛以不墾一致凡，往頁往是琴不一渾致的故情況肌居多顛，因宣為二經(jīng)者所恢起的述作用鉛不同爆、目注的也丹不同暮。一、宮全宗銷編號旨的要打求（1）唯而一性攻或?qū)感噪y；（2）系涌統(tǒng)性日或連則續(xù)性糠；（3）方挖便實額用。二、撲全宗蒙編號屠的方第法：（1）大聲流水臉編號戲法：鐮又稱戒順序每流水綁編號擊法，裕即一虹個檔距案館抽對其展所有論全宗薯按進舌館順膝序用買自然乎整數(shù)堤由小要到大庭順序垃編號魯。如00歷01、00微12、01往23、12殿34（2）體勉系分支類編茶號法槍：即潔按某翻種邏符輯框攻架，寇將檔什案館蛾所收鐵藏的勇全部劇全宗翠構(gòu)成壟一個經(jīng)邏輯蝕類別挖體系輝。如1.（1-逼3）市孝委、1.（4-劈燕7）組喇織部感、1.（8-伴11）紀(jì)謀委、2.（1-舌4）市移政府收、2.（5-摸6）城纖建辦（3）分徹類流靠水編芽號法望：即懸將館答藏全豬宗劃穿分為蠻兩個吃或幾謊個大宿類，扯并以吉固定伏的代遺字或酷代碼孤作為頑標(biāo)志贊，然砍后在們各大其類中享按進祝館順勸序流暴水編我號。應(yīng)注意從所分挖類別撓不宜餐過多瘡。如X0默13、J0谷04、D0妖03、R1浪23、案革00房誠1三、衰全宗升排列抖的要崖求與帳方法全宗校排列邪應(yīng)體夏現(xiàn)簡沾便、幕實用趣、便撥于管乳理的敲原則原。排列縫方法照一般銀按全晚宗進勾館順萬序排沉列即介可。狼同時岸進館綠的若賺干全捉宗，修可按奸全宗紅的大凍小、矛相互餡關(guān)系挽和重息要程礎(chǔ)度順嚴(yán)序排戲列。全宗急內(nèi)檔愧案的遼分類一、萄全宗妨內(nèi)的圈檔案程進行傍分類某的意亡義1、檔穩(wěn)案的疾分類互是實赤行檔年案科塊學(xué)管子理的震重要或方法碗之一2、分硬類也創(chuàng)是檔兇案管撥理工杯作中律的重紋要環(huán)斷節(jié)之納一，剃它為戒一系碰列整備理工枝作創(chuàng)勺造條悔件3、檔獎案分湯類的委重要競意義桐在于養(yǎng)它為害檔案濃的管物理和城利用途提供棒了有類利條們件二、勺對全藍宗內(nèi)章的檔失案進談行分儉類的新要求1、要兼求分葉類具狂有客岸觀性汽：從全稱宗的預(yù)實際掉情況喚出發(fā)和進行族分類其，能援夠較腳為系潑統(tǒng)地獨反映今出立溪檔單太位活洋動的鵲面貌型。2、檔栽案分獄類體淚系應(yīng)漢該具返有邏絡(luò)輯性每次填分類廉必須稿按照蟻同一崇標(biāo)準(zhǔn)駕進行熟，不隙應(yīng)有喘交叉粒或互刻相包黑容的膝矛盾將現(xiàn)象敵。3、全蟻宗內(nèi)談檔案鍋的分豬類應(yīng)升該注估重實索用性檔案奪的分蛙類必顫須便核于保束管、鎖檢索閘和利祥用。三、哲組織萌全宗衫內(nèi)檔違案常敬用的舒分類逝方法方法特點適用范圍需注意問題年度分類法1.保持文件在時間方面的聯(lián)系2.與文書處理制度相吻合3.標(biāo)準(zhǔn)客觀，便于歸類大部分立檔單位準(zhǔn)確判定文件所屬年度組織機構(gòu)分類法1.保持文件在來源方面的聯(lián)系2.與文書處理制度相吻合3.標(biāo)準(zhǔn)客觀，便于歸類立檔單位內(nèi)部機構(gòu)比較健全，且分工明確1.按機構(gòu)設(shè)類并確定適當(dāng)分類層次2.對涉及若干機構(gòu)的文件規(guī)定統(tǒng)一分類方法問題分類法1.保持文件在內(nèi)容方面的聯(lián)系2.類目設(shè)置與文件歸類難以掌握1.立檔單位內(nèi)部機構(gòu)分工比較簡單，或職能有交叉2.各內(nèi)部機構(gòu)之間文件已混淆1.類目設(shè)置符合實際2.類目設(shè)置符合邏輯3.文件歸類準(zhǔn)確合理常用濃檔案勞分類盾法比寬較表1、年棒度分富類法采用篩年度企分類萄法，曉應(yīng)該水注意疊準(zhǔn)確蓋地判弦定檔菊案的熱所屬眠年度榮。日描常工朽作中窩可能簽會遇他到以場下幾酒種情績況：（1）文盜件上途面沒政有明欠確的瞧日期阿：分施析內(nèi)貓容、開研究手制成盟材料侍、文輝件的坊字體越、格兩式、骨編排昂和標(biāo)廢記等爽，同闊時可詞以與求有準(zhǔn)畫確日測期的批文件山相對皮照，游將這去些方停法結(jié)歪合起紅來判凳定文合件的但日期叨。（2）文抬件上扇有兩悼個以紫上日區(qū)期而檢又屬懇于不陸同年魂度文件種類日期一般收文收到日期法規(guī)性文件批準(zhǔn)、公布或生效日期指示指令性文件簽署與落款日期計劃、總結(jié)、預(yù)算、決算、統(tǒng)計表內(nèi)容針對時限（跨年度計劃放入開始年度，總結(jié)放入最后年度）一份幻玉文件恥上有姓多個拌時間旁特征舟的，冒如文算件的揭成文裂日期齒、簽沈發(fā)日類期、桂公布隆日期害，一遵般應(yīng)芳以文控件的卡簽發(fā)瞞日期驗確定度其所片屬年罷度。（3）跨岡年度麗文件處理緊案件厘等文僵件放蹦入辦扔結(jié)年幼度。如果襪一份告文件養(yǎng)既有鈴前一魯年的欣工作橫總結(jié)煌，又休有后真一年育的工界作計覺劃，陽內(nèi)容列針對攀兩個婆年度佳，該防如何具處理四？（4）幾綢件文以件作撿為一閱件時附，確蓮定件臟的日暑期，條應(yīng)以帥裝訂西時排濁在前恢面“典件”傻的日漠期為棒準(zhǔn)，原如印撥件與畝定稿陵為一粒件時躬，應(yīng)氣印件粉日期舞為準(zhǔn)州；來誓文與森復(fù)文幣為一險件時擁，以侮復(fù)文類日期村為準(zhǔn)夾。2、組具織機珍構(gòu)分正類法即按倒照機蘆關(guān)內(nèi)明部設(shè)狐置第住一層挑機構(gòu)月對（購處室絕）對胡歸檔橡文件墻進行民分類史，哪泰個機撇構(gòu)形撕成、蘆閱辦漸的文枯件就緊歸哪趣個處模室。需要劇注意紋的特努殊情務(wù)況：1、辦華公廳忌（辦殺公室盟）與資領(lǐng)導(dǎo)磚機構(gòu)舅檔案擔(dān)應(yīng)如截何設(shè)虧類？一般芹情況咸下，蠢領(lǐng)導(dǎo)曉機構(gòu)蘆形成豈的檔大案和饅辦公筍廳（呼室）預(yù)形成效的檔司案，摘統(tǒng)一電作為已一個璃類進卷行整屑理，抽名稱營一般否為辦龍公廳懶（室避）類物。2、辦旱公廳喪（室蒼）與舉各業(yè)塵務(wù)部映門的般檔案濁的歸衣類問風(fēng)題。辦公插廳（畜室）嫩收文蒙以后裂轉(zhuǎn)送案有關(guān)愛業(yè)務(wù)惑部門今處理且，一耗般情和況下這應(yīng)歸贏入業(yè)喉務(wù)部肺門類快；但如餓果業(yè)拉務(wù)部罪門閱愁過辦助公廳孕（室玩）轉(zhuǎn)樓來的柜收文弟后，棟擬寫送復(fù)文榮的草明稿，師后辦躁公廳每（室浴）根形據(jù)草體稿擬寬寫復(fù)暑文稿碧并送悅領(lǐng)導(dǎo)薪人簽獲發(fā)，凈以立盒檔單斗位名街義復(fù)扛文。掠這種坐情況環(huán)下，涂收文蟻和復(fù)戴文一烘般應(yīng)搭歸入忍辦公抓廳（親室）撞類，刮當(dāng)然我也可棋以歸題入業(yè)勿務(wù)部疫門類連，前挖提是騎同一頑全宗各內(nèi)類奮似情慌況的憐歸類護方法摘必須宴一致符。如果怖是兩或個以愿上部讀門合短辦的才文件輪，應(yīng)栗該歸洋入主咳辦部蕩門；稿如果綠分不番清主設(shè)次歸撒入最個后承本辦部殼門；圍如果甜是聯(lián)補名發(fā)享出的港文件咐，一羞般歸欄入主但要起鏡草的僻部門他類。3、問黃題分甘類法即按研照檔速案內(nèi)鋤容所窯說明幻玉的問懲題來撕分類掌。一般鍬是在歲不可辰能或滴不適盼于按亡組織羨機構(gòu)萍分類魄的情葵況下左采用呆問題異分類朝法，見遇到身下面急幾種涌情