會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)及其課程設(shè)計(jì)八

年5月29日會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)及其課程設(shè)計(jì)八文檔僅供參考<會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)及其課程設(shè)計(jì)>八第八章采購(gòu)與付款子系統(tǒng)本章目標(biāo)【本章目標(biāo)】1、手工采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)流程

2、采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的特點(diǎn)

3、采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的目標(biāo)

4、電算化環(huán)境下采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的主要流程

5、采購(gòu)與付款子系統(tǒng)主要數(shù)據(jù)文件和功能結(jié)構(gòu) 【學(xué)習(xí)內(nèi)容】8.1采購(gòu)與付款循環(huán)的核算與管理需求分析

8.2電算化環(huán)境下采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的流程分析

8.3采購(gòu)與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)第一節(jié)8.1采購(gòu)與付款循環(huán)的核算與管理需求分析采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)循環(huán)是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中一個(gè)非常重要的業(yè)務(wù)循環(huán)。一般來(lái)講,企業(yè)從采購(gòu)到付款經(jīng)歷的步驟如圖8-1所示:圖8-1:采購(gòu)到付款業(yè)務(wù)的主要步驟從圖中可知,當(dāng)企業(yè)物資不足時(shí),請(qǐng)購(gòu)部門發(fā)出請(qǐng)購(gòu)單進(jìn)行采購(gòu)申請(qǐng);采購(gòu)部門接受請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)后,確認(rèn)需求,選擇貨源和供應(yīng)商,編制和發(fā)出采購(gòu)訂單;當(dāng)貨物抵達(dá)企業(yè)時(shí),驗(yàn)收部門檢驗(yàn)貨物并進(jìn)行確認(rèn);當(dāng)采購(gòu)發(fā)票到達(dá)企業(yè)后,財(cái)務(wù)部門確認(rèn)發(fā)票,并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行付款。

一、采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)流程分析(重點(diǎn))1、采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)涉及的部門

一般來(lái)講,采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)涉及五個(gè)重要的部門:

①請(qǐng)購(gòu)部門;

②采購(gòu)部門;

③驗(yàn)收部門;

④財(cái)務(wù)部門;

⑤供應(yīng)商(外部部門)。

2、基本流程概述

行業(yè)不同,采購(gòu)與付款處理流程也不同,即使是同一行業(yè),有些企業(yè)采購(gòu)貨物品種多、流程復(fù)雜,有些企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)簡(jiǎn)單,流程也簡(jiǎn)單。一般說(shuō)來(lái),手工環(huán)境下,采購(gòu)與付款的基本流程如圖8-2所示:圖8-2:采購(gòu)的基本業(yè)務(wù)流程3．流程說(shuō)明

①請(qǐng)購(gòu)。當(dāng)企業(yè)需要采購(gòu)存貨時(shí),請(qǐng)購(gòu)部門提交購(gòu)買存貨的請(qǐng)購(gòu)單,并送到采購(gòu)部門。

②采購(gòu)審批。采購(gòu)部門收到請(qǐng)購(gòu)單,由專職人員負(fù)責(zé)確認(rèn)請(qǐng)購(gòu)需求,即確定請(qǐng)購(gòu)單的數(shù)量等是否在規(guī)定的限額之內(nèi),如果在限額之內(nèi),審批經(jīng)過(guò)。

③選擇供應(yīng)商。采購(gòu)部門要根據(jù)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、存貨的規(guī)格、送貨條件、存貨質(zhì)量、售后服務(wù)等要素選擇優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商。

④編制采購(gòu)訂單。反映所選擇供應(yīng)商、采購(gòu)數(shù)據(jù)、付款方式等信息。

⑤發(fā)出訂單。將訂單發(fā)給供應(yīng)商,同時(shí)將采購(gòu)訂單提供給財(cái)會(huì)部門、驗(yàn)收部門。

⑥驗(yàn)收。當(dāng)存貨送到驗(yàn)收部門(倉(cāng)庫(kù))時(shí),驗(yàn)收部門的承辦人首先在采購(gòu)訂單檔案中找出采購(gòu)訂單,進(jìn)行核對(duì)。如果驗(yàn)收合格,編制驗(yàn)收?qǐng)?bào)告,并將驗(yàn)收?qǐng)?bào)告送到財(cái)會(huì)部門,同時(shí)將相應(yīng)信息傳遞到存貨子系統(tǒng)。

⑦處理采購(gòu)發(fā)票。當(dāng)財(cái)會(huì)部門收到供應(yīng)商寄來(lái)的發(fā)票和其它單據(jù)時(shí),將其與驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、采購(gòu)訂單進(jìn)行核對(duì),計(jì)算存貨成本,編制記賬憑證并登記賬簿。

借:原材料或物資采購(gòu)等

應(yīng)交稅金——應(yīng)交增值稅(進(jìn)項(xiàng)稅額)

貸:應(yīng)付賬款

⑧付款。在付款到期時(shí),財(cái)會(huì)部門向供應(yīng)商簽發(fā)支票付款。同時(shí)編制記賬憑證,進(jìn)行賬務(wù)處理。

借:應(yīng)付賬款

貸:銀行存款

某些供應(yīng)商對(duì)于快速還款提供折扣。例如,折扣政策:2/10,n/30,表示購(gòu)買者在發(fā)票寄出10天內(nèi)付款能夠享受發(fā)票金額2％的折扣,如果不享受折扣則須在30天之內(nèi)支付全部款項(xiàng)。當(dāng)企業(yè)決定要享受這種折扣,則以特殊的賬戶記錄折扣的金額,并編制記賬憑證、登記賬簿,更新應(yīng)付賬款等賬戶。

借:應(yīng)付賬款

貸:銀行存款

財(cái)務(wù)費(fèi)用

二、采購(gòu)與付款核算和管理的特點(diǎn)經(jīng)過(guò)上述流程分析能夠看出,采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)核算與管理有以下特點(diǎn):

1．?dāng)?shù)據(jù)存儲(chǔ)量大

企業(yè)為了滿足生產(chǎn)需求,采購(gòu)大量的物資、材料,商業(yè)企業(yè)為了用于銷售也要采購(gòu)大量的商品,這些存貨品種規(guī)格繁多,有的多達(dá)幾萬(wàn)種,對(duì)每一項(xiàng)采購(gòu)業(yè)務(wù)都要進(jìn)行詳細(xì)全面的反映,另外,每一個(gè)供應(yīng)商信息、每一筆應(yīng)付款業(yè)務(wù)都需要完整的保存。因此,采購(gòu)與付款需要存儲(chǔ)和處理大量數(shù)據(jù)。

2．?dāng)?shù)據(jù)變化頻繁

要保證生產(chǎn)或銷售的順利進(jìn)行,必須經(jīng)常進(jìn)行存貨的采購(gòu)活動(dòng);要保障采購(gòu)質(zhì)量必須動(dòng)態(tài)了解供應(yīng)商的報(bào)價(jià)、存貨的品種和質(zhì)量等信息;當(dāng)確認(rèn)發(fā)票時(shí),需要?jiǎng)討B(tài)獲取訂單、發(fā)票、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告,并經(jīng)過(guò)審核后方可確認(rèn);無(wú)論在確認(rèn)發(fā)票時(shí),還是在付款后,都要進(jìn)行大量的會(huì)計(jì)核算和賬務(wù)處理,保證財(cái)務(wù)信息的正確反映。因此,采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)輸入頻率和處理頻率都相當(dāng)高,數(shù)據(jù)變化相當(dāng)頻繁。

3．管理要求高

采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)流程不但要正確地反映采購(gòu)訂貨、驗(yàn)收入庫(kù)、采購(gòu)發(fā)票以及付款等經(jīng)濟(jì)活動(dòng),而且還要嚴(yán)格進(jìn)行采購(gòu)管理。因?yàn)檫^(guò)多的庫(kù)存會(huì)給企業(yè)帶來(lái)一系列不良影響,如過(guò)多的庫(kù)存會(huì)產(chǎn)生額外的庫(kù)存管理費(fèi)用;造成資本的僵化,使周轉(zhuǎn)資金緊張;會(huì)因陳舊而變成廢料,或削價(jià)出售,導(dǎo)致收益的惡化。因此,采購(gòu)與付款流程必須提供豐富的管理信息,杜絕因管理不善所導(dǎo)致的生產(chǎn)缺料或物料過(guò)剩問(wèn)題。

4．與其它子系統(tǒng)聯(lián)系廣泛

采購(gòu)與付款流程要為存貨子系統(tǒng)提供貨到與檢驗(yàn)合格的信息,與存貨子系統(tǒng)聯(lián)合使用能夠追蹤存貨的出庫(kù)信息,把握存貨的暢滯信息,從而減少盲目采購(gòu),避免庫(kù)存積壓,而且能夠?qū)⒉少?gòu)結(jié)算成本自動(dòng)記錄到存貨成本(原材料、庫(kù)存商品)賬中,便于財(cái)務(wù)部門及時(shí)掌握存貨采購(gòu)成本;要為總賬子系統(tǒng)提供各種賬務(wù)處理信息,正確反映存貨的價(jià)值變化,流動(dòng)負(fù)債的增減變化,以及現(xiàn)金流出等信息。

三、手工環(huán)境下采購(gòu)與付款管理困惑的案例分析[案例]圖8-3為福特北美公司在手工環(huán)境下的采購(gòu)與付款流程。圖8-3:福特北美公司手工環(huán)境下的采購(gòu)與付款流程①采購(gòu)部門向供貨商發(fā)出訂單,并將訂單的復(fù)印件送往財(cái)務(wù)部門;

②供貨商發(fā)貨,福特的驗(yàn)收部門收檢,并將驗(yàn)收?qǐng)?bào)告送到財(cái)務(wù)部門;

③供貨商將產(chǎn)品發(fā)票送至財(cái)務(wù)部門;

④當(dāng)訂單、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告以及發(fā)票三者一致時(shí),財(cái)務(wù)部門才能付款。

在這種流程下,由于人工數(shù)據(jù)處理和數(shù)據(jù)傳遞的局限性,使得財(cái)務(wù)部門成為瓶頸:當(dāng)質(zhì)檢部門不及時(shí)提供驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、采購(gòu)部門不及時(shí)提供采購(gòu)訂單時(shí),財(cái)務(wù)部門就不得不因單據(jù)的傳遞效率低下,延誤采購(gòu)結(jié)算和付款;當(dāng)采購(gòu)訂單或者驗(yàn)收?qǐng)?bào)告因兩個(gè)部門分別編制而出現(xiàn)數(shù)據(jù)不一致時(shí),財(cái)務(wù)部門又要把大量的時(shí)間花費(fèi)在處理這三單是否吻合上,從而造成了人員、資金和時(shí)間的浪費(fèi)。當(dāng)時(shí)福特北美財(cái)務(wù)部門雇用員工500余人,冗員嚴(yán)重,效率低下。因此,該公司決心運(yùn)用信息技術(shù),改變現(xiàn)有流程,削減不必要的流程,在信息系統(tǒng)的支持下,提高了信息傳遞的速度、信息的準(zhǔn)確性和共享程度。在裁員20％以上的情況下,依然能夠?qū)崿F(xiàn)企業(yè)的管理目標(biāo)。第二節(jié)8.2電算化環(huán)境下采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的流程分析當(dāng)前很多企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)流程相差較大,采購(gòu)訂單或訂單管理差別較大,因此,加大了系統(tǒng)設(shè)計(jì)的難度。與此同時(shí),采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)在核算和管理上還有諸多的特點(diǎn)和要求,也為利用信息技術(shù)構(gòu)建采購(gòu)與付款系統(tǒng)提供了廣闊的應(yīng)用空間。下面,我們從系統(tǒng)目標(biāo)、流程方面進(jìn)行深入討論。

一、采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的目標(biāo)采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的目標(biāo)包括以下幾個(gè)方面:

1．靈活、正確地反映企業(yè)個(gè)性化特征

不同企業(yè)其采購(gòu)類型、結(jié)算方式、付款條件,乃至供應(yīng)商都不盡相同,即使同一企業(yè)在不同時(shí)期,上述特征也會(huì)變化。因此,采購(gòu)與付款子系統(tǒng)能夠靈活、正確地反映企業(yè)這些個(gè)性化特征,滿足不同時(shí)期企業(yè)的管理變革的需求。

2．正確反映采購(gòu)與付款日常業(yè)務(wù),并進(jìn)行實(shí)時(shí)控制

采購(gòu)與付款子系統(tǒng)能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地反映采購(gòu)訂單、采購(gòu)入庫(kù)、采購(gòu)發(fā)票等日常工作的運(yùn)作信息,并對(duì)關(guān)鍵環(huán)節(jié)進(jìn)行實(shí)時(shí)控制。

3．加強(qiáng)對(duì)資金的管理

在采購(gòu)與付款子系統(tǒng)中,能夠動(dòng)態(tài)體現(xiàn)從收到供應(yīng)商的發(fā)票到處理付款為止的數(shù)據(jù)處理過(guò)程,反映和監(jiān)督存貨采購(gòu)交易過(guò)程資金的支出和應(yīng)付情況,跟蹤應(yīng)付賬款的到期日,及時(shí)提供債務(wù)總額和現(xiàn)金需要量,加強(qiáng)對(duì)應(yīng)付賬款的核算和管理。

4．提供各種核算和管理信息

提供各種管理信息功能是指系統(tǒng)應(yīng)及時(shí)、準(zhǔn)確地為企業(yè)各部門和管理者提供采購(gòu)與付款賬款的各種核算和管理信息,并經(jīng)過(guò)網(wǎng)絡(luò)將各種信息傳遞到其它子系統(tǒng)。

5．充分應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)無(wú)紙采購(gòu)與付款系統(tǒng)

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展,特別是Internet、EDI電子數(shù)據(jù)交換的發(fā)展和應(yīng)用,采購(gòu)與付款子系統(tǒng)應(yīng)該充分利用先進(jìn)技術(shù),建立無(wú)紙采購(gòu)與付款系統(tǒng)。

二、電算化環(huán)境下采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)流程構(gòu)建的原則在電算化環(huán)境下,利用信息技術(shù)改變傳統(tǒng)流程,做到部門之間信息實(shí)時(shí)傳遞、信息共享,在保證信息正確性的同時(shí),提高采購(gòu)與付款流程的運(yùn)作效率。采購(gòu)與付款流程構(gòu)建的原則是:

①”數(shù)出一門,共同使用”。

②整個(gè)流程采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)。

③在關(guān)鍵環(huán)節(jié)設(shè)計(jì)控制點(diǎn),強(qiáng)化實(shí)時(shí)控制。

三、電算化采購(gòu)與付款流程的內(nèi)容(重點(diǎn))主要包括請(qǐng)購(gòu)與采購(gòu)流程、驗(yàn)收流程、發(fā)票管理流程以及應(yīng)付與付款流程。

1、請(qǐng)購(gòu)與采購(gòu)流程圖8-3:請(qǐng)購(gòu)與采購(gòu)流程流程說(shuō)明:

①請(qǐng)購(gòu)崗位處理請(qǐng)購(gòu)單。當(dāng)企業(yè)各部門需要采購(gòu)存貨時(shí)首先編制請(qǐng)購(gòu)單。處理請(qǐng)購(gòu)單的方法有多種:

Ⅰ錄入。請(qǐng)購(gòu)者編制購(gòu)買存貨的請(qǐng)購(gòu)單,經(jīng)過(guò)錄入模塊將采購(gòu)訂單送人計(jì)算機(jī),并保存在請(qǐng)購(gòu)單文件中。

Ⅱ存貨子系統(tǒng)自動(dòng)傳入。存貨子系統(tǒng)能夠自動(dòng)判斷每項(xiàng)存貨的再訂點(diǎn)(最低儲(chǔ)量),一旦存貨數(shù)量低于或等于再訂點(diǎn),存貨子系統(tǒng)就自動(dòng)產(chǎn)生一份要求訂貨的記錄存人請(qǐng)購(gòu)單文件。

Ⅲ物料需求計(jì)劃傳入。有些企業(yè)建立了物料需求計(jì)劃系統(tǒng),該系統(tǒng)經(jīng)過(guò)運(yùn)算后自動(dòng)生成了采購(gòu)計(jì)劃,并將其傳遞到請(qǐng)購(gòu)單文件。

②采購(gòu)訂單編制崗位進(jìn)行實(shí)時(shí)控制。采購(gòu)部門由專職人員從請(qǐng)購(gòu)單文件調(diào)出請(qǐng)購(gòu)單、從存貨子系統(tǒng)的存貨文件中獲取信息,并將請(qǐng)購(gòu)單與存貨文件中的最高庫(kù)存量和最低庫(kù)存量進(jìn)行比較。如果審核沒(méi)有經(jīng)過(guò),則將不合理信息反饋給請(qǐng)購(gòu)崗位有關(guān)人員;如果審核經(jīng)過(guò),則進(jìn)行下一個(gè)環(huán)節(jié)。

③選擇供應(yīng)商。采購(gòu)訂單編制人員根據(jù)請(qǐng)購(gòu)單的請(qǐng)求,從供應(yīng)商檔案文件和采購(gòu)價(jià)格文件中提取數(shù)據(jù),以及訂單交貨情況文件等獲取信息。系統(tǒng)自動(dòng)按照供應(yīng)商的選擇條件,供應(yīng)商的交貨記錄、服務(wù)、價(jià)格、質(zhì)量等給出供應(yīng)商的排名,并保存在供應(yīng)商排名文件中。

④編制采購(gòu)訂單。按照采購(gòu)合同的要求,編制采購(gòu)訂單。采購(gòu)訂單以請(qǐng)購(gòu)單信息為基礎(chǔ)信息,在確定采購(gòu)訂單供應(yīng)商時(shí),首先從供應(yīng)商排名文件獲取排名結(jié)果,然后按照企業(yè)采購(gòu)管理辦法,選擇排名前列的供應(yīng)商,并分配相應(yīng)的采購(gòu)數(shù)量。當(dāng)所有信息編制完成后,將其保存在采購(gòu)訂單文件中。該文件是整個(gè)采購(gòu)到付款循環(huán)的最重要的數(shù)據(jù)文件之一。

⑤采購(gòu)訂單審核崗位審核訂單。一般來(lái)講,為了有效地控制采購(gòu)活動(dòng),將采購(gòu)訂單編制人員和采購(gòu)訂單審核和發(fā)出人員進(jìn)行職責(zé)分離,降低采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)。

⑥如果審核經(jīng)過(guò),將訂單發(fā)送給供應(yīng)商。

2、存貨驗(yàn)收流程

存貨驗(yàn)收流程依然以采購(gòu)訂單文件為主線,進(jìn)行相應(yīng)的質(zhì)檢和驗(yàn)收業(yè)務(wù),如圖8-5所示。圖8-5:存貨驗(yàn)收流程說(shuō)明:當(dāng)供應(yīng)商將存貨送入企業(yè),由檢驗(yàn)崗位的人員對(duì)存貨進(jìn)行檢驗(yàn):檢驗(yàn)人眼從采購(gòu)訂單文件中獲取信息,并將存貨信息與實(shí)物進(jìn)行核對(duì),如果檢驗(yàn)合格,將檢驗(yàn)合格信息寫入采購(gòu)訂單文件,將自動(dòng)生成入庫(kù)單傳遞到存貨子系統(tǒng)的入庫(kù)單文件中。

3、發(fā)票管理流程

發(fā)票管理流程依然以采購(gòu)訂單文件為基礎(chǔ),經(jīng)過(guò)與發(fā)票文件中的關(guān)鍵要素——采購(gòu)金額進(jìn)行對(duì)比和實(shí)時(shí)控制后,生成記賬憑證傳遞到總賬系統(tǒng)的臨時(shí)憑證文件中。其流程如圖8-6所示。圖8-6:發(fā)票管理流程說(shuō)明:

①發(fā)票處理。當(dāng)采購(gòu)部門或財(cái)會(huì)部門收到供應(yīng)商的發(fā)票時(shí),從采購(gòu)發(fā)票文件中獲取數(shù)據(jù),自動(dòng)生成采購(gòu)發(fā)票的基本信息。

②發(fā)票管理崗位人員只將采購(gòu)發(fā)票上的金額錄入計(jì)算機(jī),并保存在臨時(shí)發(fā)票文件中。經(jīng)過(guò)發(fā)票與采購(gòu)訂單核對(duì)后的發(fā)票,才能保存在采購(gòu)發(fā)票文件中。

③實(shí)時(shí)控制。對(duì)采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行實(shí)時(shí)控制,計(jì)算機(jī)自動(dòng)從采購(gòu)訂單文件中獲取合同金額,從臨時(shí)采購(gòu)發(fā)票文件中獲取錄入發(fā)票金額。如果發(fā)票金額大于合同金額,此發(fā)票不能處理,即對(duì)采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行實(shí)時(shí)剛性控制;否則,生成采購(gòu)發(fā)票,并將結(jié)果保存在采購(gòu)發(fā)票文件中。這是一個(gè)非常重要的控制點(diǎn),為杜絕不合法的采購(gòu)事件發(fā)生起到重要的控制作用。在電算化環(huán)境下,發(fā)票管理崗位能夠設(shè)在財(cái)務(wù)部門,也能夠設(shè)在采購(gòu)部門,但該崗位的人員必須是財(cái)務(wù)人員,并受財(cái)務(wù)部門管理。

④采購(gòu)結(jié)算。根據(jù)采購(gòu)發(fā)票信息、入庫(kù)單信息確認(rèn)采購(gòu)成本,并根據(jù)財(cái)會(huì)人員預(yù)先設(shè)置的憑證模板,自動(dòng)生成記賬憑證,傳遞到總賬系統(tǒng)的臨時(shí)憑證文件中。

4、應(yīng)付與付款流程

應(yīng)付與付款流程依然以采購(gòu)訂單文件為基礎(chǔ)數(shù)據(jù),經(jīng)過(guò)應(yīng)付款管理、出納付款,將資金送給供應(yīng)商,完成整個(gè)采購(gòu)和付款流程。應(yīng)付與付款流程如圖8-7所示。圖8-7:應(yīng)付與付款流程說(shuō)明:

①財(cái)會(huì)人員從采購(gòu)訂單文件中獲取的滿足條件的采購(gòu)訂單有應(yīng)付期限已滿、質(zhì)檢合格、入庫(kù)的采購(gòu)訂單。

②財(cái)會(huì)人員從數(shù)據(jù)庫(kù)中獲取請(qǐng)購(gòu)單、入庫(kù)單、采購(gòu)發(fā)票,進(jìn)行復(fù)查,這是對(duì)采購(gòu)活動(dòng)必要的控制措施。

③如果復(fù)查經(jīng)過(guò),自動(dòng)生成付款準(zhǔn)備通知書,存入相應(yīng)的數(shù)據(jù)文件。

④出納從付款準(zhǔn)備通知書文件中獲取信息并付款。

⑤根據(jù)付款準(zhǔn)備通知書生成付款單,并經(jīng)過(guò)憑證模版自動(dòng)生成記賬憑證,傳遞到總賬系統(tǒng)的臨時(shí)憑證文件中。

綜上所述,我們討論了請(qǐng)購(gòu)與采購(gòu)管理、存貨驗(yàn)收、發(fā)票管理以及應(yīng)付與付款四個(gè)子流程,這些子流程連接起來(lái)就構(gòu)成了采購(gòu)與付款的完整流程。雖然不同企業(yè)采購(gòu)與付款流程千差萬(wàn)別,可是經(jīng)過(guò)上述討論,能夠了解電算化環(huán)境下采購(gòu)子系統(tǒng)的流程的構(gòu)建思路。

四、電算化環(huán)境與手工環(huán)境采購(gòu)與付款流程的區(qū)別1、電算化環(huán)境下能實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的高度共享和及時(shí)傳遞。

在手工環(huán)境下,采購(gòu)、倉(cāng)庫(kù)、財(cái)務(wù)等部門之間不能實(shí)現(xiàn)信息共享和傳遞,在電算化環(huán)境下,采購(gòu)、應(yīng)付、存貨、總賬子系統(tǒng)之間保持密切的聯(lián)系,子系統(tǒng)之間的數(shù)據(jù)能夠及時(shí)傳遞,采購(gòu)、財(cái)務(wù)、倉(cāng)庫(kù)等部門能夠共享信息。

2、電算化環(huán)境保證了數(shù)據(jù)一致性和工作高效性。

在手工環(huán)境下,由于采購(gòu)、倉(cāng)庫(kù)、財(cái)務(wù)等部門之間不能實(shí)現(xiàn)信息共享和傳遞,采購(gòu)部門常常因得不到準(zhǔn)確的存貨信息而盲目采購(gòu);財(cái)務(wù)、采購(gòu)部門都重復(fù)處理采購(gòu)發(fā)票,采購(gòu)、倉(cāng)庫(kù)都重復(fù)處理入庫(kù)單,因而造成數(shù)據(jù)不一致、效率低下。在電算化環(huán)境下,采購(gòu)、應(yīng)付、存貨、總賬子系統(tǒng)之間實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享和及時(shí)傳遞,采購(gòu)、財(cái)務(wù)、倉(cāng)庫(kù)等部門能夠共享信息,并實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)一次錄入、多處使用,保證了數(shù)據(jù)的一致性和高效性。

3、電算化環(huán)境加強(qiáng)了統(tǒng)計(jì)分析能力。

在手工環(huán)境下,由于數(shù)據(jù)不能共享、不能及時(shí)得到所需的數(shù)據(jù),各種統(tǒng)計(jì)分析工作受到極大的影響。在IT環(huán)境下,實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)共享,同時(shí)充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)的高速處理能力,使得統(tǒng)計(jì)分析能力大大加強(qiáng),用戶能夠隨時(shí)隨地得到各種分析信息,如采購(gòu)統(tǒng)計(jì)表、入庫(kù)統(tǒng)計(jì)表、暫估統(tǒng)計(jì)表、在途統(tǒng)計(jì)表、采購(gòu)資金分析表、采購(gòu)貨齡分析表、應(yīng)付賬款賬齡分析表等。

4、電算化環(huán)境使得無(wú)紙采購(gòu)、付款業(yè)務(wù)成為可能。

在西方發(fā)達(dá)國(guó)家,信息高速公路已經(jīng)四通八達(dá),采購(gòu)子系統(tǒng)的訂單經(jīng)過(guò)電子數(shù)據(jù)交換(electronicdatainterchange,EDl)系統(tǒng)”寄”給供應(yīng)商,甚至訂單上審批主管人員的簽字也可原原本本傳送。在中國(guó),隨著Internet和EDI的廣泛使用,無(wú)紙采購(gòu)系統(tǒng)將要或正在成為可能。與此同時(shí),隨著銀行電子結(jié)算系統(tǒng)(electroniccorporatetradepaymentssystem,ECTPS)的廣泛使用,應(yīng)付子系統(tǒng)與其相連接,每天計(jì)算機(jī)自動(dòng)檢查付款計(jì)劃,把到期應(yīng)付的款項(xiàng)經(jīng)過(guò)網(wǎng)絡(luò)通知銀行劃款同時(shí)修改企業(yè)付款信息,使無(wú)紙付款系統(tǒng)成為可能。第三節(jié)8.3采購(gòu)與付款子系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)采購(gòu)與付款子系統(tǒng)是用于支持各種材料物資采購(gòu)(原材料、外購(gòu)半成品、修理用備件、包裝物、燃料、低值易耗品)或商品的采購(gòu)、付款有關(guān)業(yè)務(wù)處理、計(jì)劃制定、會(huì)計(jì)核算、采購(gòu)與付款控制等業(yè)務(wù)活動(dòng)的子系統(tǒng)。

在現(xiàn)有的商品化軟件中,有些將采購(gòu)與付款子系統(tǒng)作為一個(gè)子系統(tǒng),有些將其劃分為兩個(gè)子系統(tǒng)獨(dú)立運(yùn)行,即采購(gòu)子系統(tǒng)和付款子系統(tǒng)允許獨(dú)立,采購(gòu)子系統(tǒng)、存貨子系統(tǒng)、銷售子系統(tǒng)共同構(gòu)成分銷系統(tǒng);應(yīng)付賬款子系統(tǒng)與總賬、應(yīng)收賬款等子系統(tǒng)構(gòu)成往來(lái)核算系統(tǒng)。無(wú)論系統(tǒng)如何劃分,采購(gòu)與付款之間都保持密切的聯(lián)系。

一、采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)編碼設(shè)計(jì)采購(gòu)與付款子系統(tǒng)涉及大量數(shù)據(jù)編碼設(shè)計(jì)的問(wèn)題。例如,存貨編碼、存貨類別編碼、倉(cāng)庫(kù)編碼、供應(yīng)商編碼等。因此,數(shù)據(jù)編碼設(shè)計(jì)的好與壞,直接影響到系統(tǒng)運(yùn)行的效率和數(shù)據(jù)的正確性。數(shù)據(jù)編碼設(shè)計(jì)是任何一家企業(yè)建立信息系統(tǒng)時(shí)必須要做的基礎(chǔ)工作,有些企業(yè)存貨品種多、倉(cāng)庫(kù)多、供應(yīng)商多,使得編碼工作需要持續(xù)幾個(gè)月的時(shí)間。因此,必須認(rèn)真研究編碼設(shè)計(jì)問(wèn)題。

有關(guān)存貨編碼、存貨類型編碼、倉(cāng)庫(kù)編碼等設(shè)計(jì)將在存貨子系統(tǒng)中詳細(xì)討論,下面只對(duì)供應(yīng)商編碼的設(shè)計(jì)進(jìn)行討論。

1、制定編碼原則

按照一致性原則、層次性原則、易用性原則等設(shè)計(jì)供應(yīng)商編碼。

①一致性原則。

②層次性原則。

③易用性原則。

2、選擇合理的編碼方法

常見的編碼有順序編碼、位數(shù)編碼和分組編碼。

對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行編碼時(shí)能夠采用位數(shù)編碼和分組編碼相結(jié)合的方法。因?yàn)楣?yīng)商來(lái)自全國(guó)各省、地區(qū),因此,能夠采用分組編碼的方法,將供應(yīng)商編碼分成兩組,例如如下的編碼方式:

××××—××××××××

第1位～第4位表示供應(yīng)商所在城市或地區(qū)的區(qū)號(hào),能夠采用國(guó)家統(tǒng)一規(guī)定的區(qū)號(hào),如北京010,石家莊0311,不足4位補(bǔ)空格。

第5位～第12位表示供應(yīng)商編號(hào),能夠用電話號(hào)碼作為編號(hào)。

二、數(shù)據(jù)文件設(shè)計(jì)采購(gòu)與付款子系統(tǒng)涉及的數(shù)據(jù)文件非常多,這些文件中有些是供各個(gè)處理模塊查詢參照用的”字典文件”(如供應(yīng)商檔案文件),有些是在處理過(guò)程中要頻繁使用的主數(shù)據(jù)文件(如采購(gòu)訂單文件、發(fā)票文件),有些則是用過(guò)后立即刪除其數(shù)據(jù)的暫存文件(如臨時(shí)入庫(kù)單文件)。

1、采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的主要數(shù)據(jù)文件:

☆請(qǐng)購(gòu)單文件

☆采購(gòu)發(fā)票文件

☆采購(gòu)訂單文件(采購(gòu)合同文件)

☆供應(yīng)商檔案文件

☆采購(gòu)價(jià)格文件(定期根據(jù)供應(yīng)商提供的信息進(jìn)行更新)

☆入庫(kù)單文件(與存貨子系統(tǒng)共享)

☆臨時(shí)憑證文件(與總賬子系統(tǒng)共享)

2、主要數(shù)據(jù)文件及其作用

①供應(yīng)商檔案文件

供應(yīng)商檔案文件用于存儲(chǔ)所有供應(yīng)商的固定信息,文件中每個(gè)記錄對(duì)應(yīng)一個(gè)供應(yīng)商,根據(jù)此文件能夠查閱供應(yīng)商的各種信息。該文件的建立主要是為企業(yè)的采購(gòu)核算和管理、存貨核算和管理、應(yīng)付賬款核算和管理服務(wù),并保證在填制采購(gòu)入庫(kù)單、采購(gòu)發(fā)票和進(jìn)行采購(gòu)結(jié)算、應(yīng)付款結(jié)算和有關(guān)供應(yīng)單位統(tǒng)計(jì)時(shí)提供一致的供應(yīng)商信息,提高數(shù)據(jù)處理速度,減少工作差錯(cuò)。供應(yīng)商文件必須為每個(gè)供應(yīng)商建立一個(gè)獨(dú)立的供應(yīng)商編碼,該編碼具有唯一性,是該數(shù)據(jù)文件的關(guān)鍵字,按供應(yīng)商編碼建立索引文件。供應(yīng)商檔案文件作為查詢用的目錄文件,因此能夠采用一年一個(gè)文件。供應(yīng)商檔案文件如表8-1所示:表8-1:供應(yīng)商文件序號(hào) 項(xiàng)目 說(shuō)明1 供應(yīng)商編碼 編碼必須惟一2 供應(yīng)商名稱 漢字或英文字母3 供應(yīng)商地址 漢字、數(shù)字或英文字母4 郵政編碼 供應(yīng)商通訊地址所在的郵政編碼5 供應(yīng)商電話 數(shù)字6 開戶銀行 供應(yīng)商所在開戶銀行名稱7 銀行賬號(hào) 供應(yīng)商在其開戶銀行中的賬號(hào)8 納稅編號(hào) 供應(yīng)商的工商登記稅號(hào)9 法人 供應(yīng)商企業(yè)法人代表的姓名10 E_mail 供應(yīng)商的電子郵件地址11 信用等級(jí) 供應(yīng)商的信用等級(jí)12 信用額度 供應(yīng)商提供的賒購(gòu)額度13 信用期限 作為結(jié)算供應(yīng)商超期應(yīng)付款項(xiàng)的計(jì)算依據(jù),其度量單位為”天”14 付款條件 用于采購(gòu)單據(jù)中付款條件的缺省值15 發(fā)展日期 與供應(yīng)商建立供貨關(guān)系的日期16 停用日期 供應(yīng)商停止供貨關(guān)系的具體日期17 交貨評(píng)價(jià) 對(duì)供應(yīng)商交貨是否及時(shí)的評(píng)價(jià)指標(biāo)值18 服務(wù)評(píng)價(jià) 對(duì)供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量的評(píng)價(jià)指標(biāo)值19 質(zhì)量評(píng)價(jià) 對(duì)供應(yīng)商提供貨物質(zhì)量的評(píng)價(jià)指標(biāo)值②采購(gòu)訂單文件

采購(gòu)訂單文件用來(lái)存儲(chǔ)企業(yè)確認(rèn)的各種采購(gòu)訂單的數(shù)據(jù)文件,該文件是整個(gè)流程的核心和基礎(chǔ)文件。采購(gòu)訂單文件的結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)如表8-2所示:表8-2:采購(gòu)訂單文件序號(hào) 項(xiàng)目 說(shuō)明1 日期 訂單日期2 訂單號(hào) 每張采購(gòu)訂單有惟一的編號(hào),該編號(hào)由計(jì)算機(jī)自動(dòng)產(chǎn)生3 供應(yīng)商編碼 與供應(yīng)商檔案一致4 付款條件 這是指企業(yè)為了鼓勵(lì)客戶償還貨款而允諾在一定期限內(nèi)給予的折扣優(yōu)待。這種折扣條件一般可表示為5／10,2／20,n／305 訂貨部門 與部門檔案文件中的部門一致6 運(yùn)費(fèi) 如運(yùn)輸費(fèi)等7 業(yè)務(wù)員 業(yè)務(wù)員姓名8 計(jì)劃周期 采購(gòu)計(jì)劃周期,如旬、月、季、年等9 運(yùn)貨方式 如鐵路、公路等10 送貨地址 企業(yè)指定的送貨地點(diǎn)11 存貨編碼 與存貨檔案文件一致12 訂貨數(shù)量 13 訂貨單價(jià) 14 稅率 15 已收數(shù)量 入庫(kù)數(shù)量16 存貨質(zhì)檢狀態(tài) 具體取值:合格,不合格17 發(fā)票處理狀態(tài) 具體取值:處理,未處理18 付款狀況 具體取值:已付,未付19 付款到期日 每一訂單的具體付款到期日20 制單人 制單人姓名21 審核人 審核人姓名22 狀態(tài) 用于記錄訂單的狀態(tài),如錄入、審核等采購(gòu)訂單文件中一張采購(gòu)訂單只能和一個(gè)供應(yīng)商簽訂采購(gòu)業(yè)務(wù),一張采購(gòu)訂單又能夠同時(shí)包含數(shù)筆不同內(nèi)容的采購(gòu)業(yè)務(wù)。因此,既可將采購(gòu)訂單文件設(shè)計(jì)為一個(gè)文件,也可將采購(gòu)訂單文件分成兩個(gè)相互聯(lián)系的文件:采購(gòu)訂單固定信息和采購(gòu)訂單變動(dòng)信息文件,兩個(gè)文件用一個(gè)關(guān)鍵字——訂單號(hào)連接。存儲(chǔ)方式能夠采用一年一個(gè)文件。

三、采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)根據(jù)前面對(duì)采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的流程分析,能夠得出采購(gòu)與付款功能結(jié)構(gòu),如圖8-8所示:圖8-8:采購(gòu)與付款子系統(tǒng)的功能結(jié)構(gòu)不同的企業(yè)核算與管理需求不同,有些企業(yè)將采購(gòu)與付款分開,付款屬于往來(lái)核算的內(nèi)容。

四、采購(gòu)發(fā)票實(shí)時(shí)控制方式的設(shè)計(jì)在手工環(huán)境下,采購(gòu)發(fā)票的控制受人為影響因素比較大,其結(jié)果是使無(wú)效的采購(gòu)發(fā)票進(jìn)入企業(yè),財(cái)會(huì)人員被動(dòng)地編制憑證、記賬,導(dǎo)致采購(gòu)過(guò)程失控,采購(gòu)成本居高不下。在電算化環(huán)境下,由于財(cái)會(huì)人員能夠?qū)崟r(shí)從數(shù)據(jù)庫(kù)中獲得采購(gòu)訂單、入庫(kù)單等控制依據(jù),因此,對(duì)采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行實(shí)時(shí)控制成為可能。在設(shè)計(jì)采購(gòu)與付款子系統(tǒng)時(shí),應(yīng)該改變觀念,將事后控制轉(zhuǎn)變?yōu)閷?shí)時(shí)控制,并用實(shí)時(shí)控制的方法控制采購(gòu)活動(dòng)。

1．用結(jié)構(gòu)化描述語(yǔ)言描述準(zhǔn)則

事實(shí)上,現(xiàn)代企業(yè)為了保證運(yùn)作有效,在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中采用了個(gè)各種各樣的控制規(guī)則,在采購(gòu)發(fā)票處理流程中也常常采用這樣的控制規(guī)則:如果采購(gòu)發(fā)票金額大于采購(gòu)訂單金額,則采購(gòu)發(fā)票不予處理。

在IT環(huán)境下只有將各種控制規(guī)則按照專門的描述語(yǔ)言進(jìn)行結(jié)構(gòu)化描述,將規(guī)則轉(zhuǎn)換成準(zhǔn)則后,才能嵌入系統(tǒng),為剛性控制提供支持。

采購(gòu)發(fā)票控制準(zhǔn)則的結(jié)構(gòu)化語(yǔ)言描述如下:

IF發(fā)票金額>采購(gòu)訂單金額

THEN不允許經(jīng)過(guò)

顯示”采購(gòu)發(fā)票金額:×××,采購(gòu)訂單金額:×××,超標(biāo)金額:×××”

ELSE

允許經(jīng)過(guò)

RNDIF

2．在系統(tǒng)中設(shè)置控制準(zhǔn)則

經(jīng)過(guò)設(shè)置控制準(zhǔn)則模塊將準(zhǔn)則保存在控制準(zhǔn)則文件中。當(dāng)采購(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí),系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)從控制準(zhǔn)則文件中提取相應(yīng)的準(zhǔn)則,并對(duì)采購(gòu)發(fā)票處理業(yè)務(wù)進(jìn)行實(shí)時(shí)控制。

3．實(shí)時(shí)控制原理

對(duì)采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行實(shí)時(shí)控制的基本原理是:系統(tǒng)自動(dòng)從采購(gòu)訂單文件中提取數(shù)據(jù),從控制方法文件中提取控制準(zhǔn)則,并與采購(gòu)發(fā)票進(jìn)行對(duì)比,將結(jié)果顯示在屏幕上。其控制基本原理如圖8-9所示。圖8-9:采購(gòu)發(fā)票實(shí)時(shí)控制原理圖

五、采購(gòu)、付款業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)的一體化策略總賬子系統(tǒng)是總括反映企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)全過(guò)程信息的子系統(tǒng),因此,采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)都必須轉(zhuǎn)化為會(huì)計(jì)信息——記賬憑證,傳遞到總賬子系統(tǒng)。為了實(shí)現(xiàn)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的一體化策略,首先應(yīng)該建立采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)聯(lián)系的紐帶——憑證模板,并將其保存在動(dòng)態(tài)會(huì)計(jì)平臺(tái)中;在日常采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí),系統(tǒng)經(jīng)過(guò)動(dòng)態(tài)會(huì)計(jì)平臺(tái)自動(dòng)將業(yè)務(wù)單據(jù)轉(zhuǎn)化為記賬憑證。

1、定義憑證模板采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)化成記賬憑證的模板主要有以下兩大類:

①采購(gòu)結(jié)算過(guò)程中根據(jù)采購(gòu)發(fā)票、入庫(kù)單等信息編制的憑證模板。

借:材料或材料采購(gòu)等

應(yīng)交稅金——應(yīng)交增值稅(進(jìn)項(xiàng)稅額)

貸:應(yīng)付賬款等

②付款過(guò)程中根據(jù)付款通知書編制的憑證模板。

借:應(yīng)付賬款一一XX供應(yīng)商

貸:銀行存款

實(shí)際上,不同企業(yè)能夠根據(jù)其核算和管理的需要,將兩大類模板不斷細(xì)化成若干小類,使得每一類經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都能夠明確地對(duì)應(yīng)一類憑證模板,并嵌入到動(dòng)態(tài)會(huì)計(jì)平臺(tái)中。

2、自動(dòng)轉(zhuǎn)賬過(guò)程當(dāng)采購(gòu)、結(jié)算、付款事件發(fā)生時(shí),系統(tǒng)根據(jù)采購(gòu)發(fā)票文件、入庫(kù)單文件、憑證模板自動(dòng)生成記賬憑證,傳遞到總賬子系統(tǒng)的臨時(shí)文件中,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化管理。其過(guò)程如圖8-10所示。圖8-10:自動(dòng)轉(zhuǎn)賬過(guò)程示意圖案例分析ERP系統(tǒng)環(huán)境下的采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)分析與內(nèi)部控制設(shè)計(jì)

——基于某企業(yè)集團(tuán)實(shí)施ERP案例的思考采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的目標(biāo)主要為:(1)規(guī)范企業(yè)的采購(gòu)流程,減少采購(gòu)中的貓膩,降低采購(gòu)成本。(2)提高采購(gòu)業(yè)務(wù)的時(shí)效性和準(zhǔn)確性。(3)確保購(gòu)進(jìn)資產(chǎn)的安全、完整。(4)確保采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)中會(huì)計(jì)信息真實(shí)、完整、一致。隨著企業(yè)信息化進(jìn)程的深入,為了防范采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn),提高采購(gòu)效率,減少采購(gòu)成本,很多企業(yè)集團(tuán)采用集中采購(gòu)和招投標(biāo)方法,而且運(yùn)用電子采購(gòu)平臺(tái)等現(xiàn)代化管理手段來(lái)規(guī)范企業(yè)的采購(gòu)流程。

本文以對(duì)某大型日用消費(fèi)品企業(yè)集團(tuán)實(shí)施ERP系統(tǒng)為例,介紹其采購(gòu)與付款流程控制上成功的經(jīng)驗(yàn),并對(duì)采購(gòu)與付款的內(nèi)部控制設(shè)計(jì)提出幾點(diǎn)建議。

一、企業(yè)集團(tuán)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)的流程分析

該集團(tuán)實(shí)行集中采購(gòu)模式,所有的物資需求由集團(tuán)總部的采購(gòu)中心統(tǒng)一采購(gòu)。采購(gòu)中心分為3個(gè)部門:開發(fā)部、業(yè)務(wù)部和綜合部。開發(fā)部確定新原料、新供應(yīng)商及供應(yīng)商的評(píng)估管理;業(yè)務(wù)部確定采購(gòu)訂單的分配(在采購(gòu)平臺(tái)上進(jìn)行競(jìng)價(jià)、招投標(biāo)來(lái)分配訂單)、訂單跟蹤到貨及采購(gòu)合同的簽訂;綜合部確定采購(gòu)訂單的制定、請(qǐng)購(gòu)單初審及請(qǐng)款付款。采購(gòu)部門主要利用電子采購(gòu)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)供應(yīng)商和采購(gòu)信息的管理,經(jīng)過(guò)招標(biāo)選定供應(yīng)商簽訂合同后,財(cái)務(wù)人員將合同信息錄入ERP系統(tǒng),在ERP系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商信譽(yù)管理、到貨質(zhì)量管理和采購(gòu)付款管理。具體的業(yè)務(wù)流程如下:匯集請(qǐng)購(gòu)單→選擇供應(yīng)商→簽訂訂購(gòu)合同→驗(yàn)貨入庫(kù)→發(fā)票校驗(yàn)→付款1.匯集請(qǐng)購(gòu)單。按照該公司的特點(diǎn),請(qǐng)購(gòu)單分為3類:一般物料請(qǐng)購(gòu)單、特殊物料請(qǐng)購(gòu)單和部門物資請(qǐng)購(gòu)單。一般物料請(qǐng)購(gòu)單是根據(jù)正常的銷售計(jì)劃結(jié)合庫(kù)存情況推導(dǎo)來(lái)的。特殊物料請(qǐng)購(gòu)單是由于市場(chǎng)上供應(yīng)商供應(yīng)能力和供應(yīng)價(jià)格變化,營(yíng)銷、科研活動(dòng)需要等產(chǎn)生的。部門物資請(qǐng)購(gòu)單是由辦公部門、固定資產(chǎn)部門根據(jù)實(shí)際需要提出的請(qǐng)購(gòu)單。所有的請(qǐng)購(gòu)單均由綜合部完成請(qǐng)購(gòu)單的初審,并按物料進(jìn)行分類、整理。

2.選擇供應(yīng)商。價(jià)格是供應(yīng)商選擇中比較重要的環(huán)節(jié),該公司采用電子平臺(tái)公開招標(biāo)的方式,詢比價(jià)、核價(jià)、競(jìng)價(jià)及招投標(biāo)工作由采購(gòu)中心業(yè)務(wù)部組織在電子采購(gòu)平臺(tái)上進(jìn)行。

3.簽訂訂購(gòu)合同。采購(gòu)中心業(yè)務(wù)部與供應(yīng)商簽訂訂購(gòu)單、合同,供應(yīng)商按合同規(guī)定的時(shí)間、價(jià)格供貨,各種運(yùn)費(fèi)等費(fèi)用都包含在采購(gòu)合同之中。財(cái)務(wù)人員將合同資料、訂購(gòu)單錄入ERP,訂購(gòu)單或合同是ERP中收貨、付款的原始依據(jù)。經(jīng)選定的供應(yīng)商信息、采購(gòu)信息、付款信息也同時(shí)由采購(gòu)平臺(tái)轉(zhuǎn)入ERP系統(tǒng)。

4.驗(yàn)貨入庫(kù)。倉(cāng)庫(kù)保管員先核對(duì)訂單即將送貨品種、數(shù)量等內(nèi)容與訂單所列內(nèi)容進(jìn)行核對(duì),然后開具手工入庫(kù)單、質(zhì)檢入庫(kù)通知單,質(zhì)檢人員驗(yàn)貨后,出具質(zhì)檢報(bào)告;合格物料,保管員將質(zhì)檢報(bào)告和質(zhì)檢入庫(kù)通知單一起傳遞給記賬員處。

集團(tuán)中新投資的產(chǎn)業(yè)暫時(shí)未上線,該公司的方案是由采購(gòu)中心綜合部在下訂單后的兩個(gè)工作日內(nèi)將訂單清單以電子郵件的方式發(fā)給相應(yīng)供應(yīng)中心工廠的收貨人員。產(chǎn)品供應(yīng)中心收貨人員嚴(yán)格按照發(fā)運(yùn)計(jì)劃進(jìn)行收貨,收貨后及時(shí)在訂單中對(duì)數(shù)量進(jìn)行記錄。

5.發(fā)票校驗(yàn)。該集團(tuán)采購(gòu)人員(月末)統(tǒng)計(jì)匯總需要開票的入庫(kù)單,向供應(yīng)商索要發(fā)票,然后將入庫(kù)單和發(fā)票提交給財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部,財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)部核對(duì)入庫(kù)單、發(fā)票單據(jù)是否匹配。

6.付款。發(fā)生支付業(yè)務(wù)時(shí),先由請(qǐng)款部門經(jīng)辦人填制請(qǐng)款單。財(cái)務(wù)人員查看部門預(yù)算費(fèi)用,然后審批。付款經(jīng)辦后,付款票據(jù)交由制證會(huì)計(jì)進(jìn)行記賬處理。期末由指定會(huì)計(jì)編制銀行調(diào)節(jié)表,落實(shí)、跟蹤未達(dá)賬項(xiàng)。

二、企業(yè)集團(tuán)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)分析

1.匯集請(qǐng)購(gòu)單。這是采購(gòu)的第一環(huán)節(jié),始發(fā)點(diǎn)。ERP是一個(gè)有效的物料需求管理系統(tǒng),它能夠?qū)崿F(xiàn)銷售計(jì)劃到生產(chǎn)計(jì)劃到物資需求計(jì)劃的分解,可是分解的準(zhǔn)確又依賴于物料主數(shù)據(jù)、生產(chǎn)排程和庫(kù)存數(shù)據(jù)等基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確。由于市場(chǎng)有不確定性,企業(yè)的采購(gòu)計(jì)劃也不能完全依賴于ERP系統(tǒng)的計(jì)劃,一些特殊的促銷用物資、科研用物資,金額大、彈性強(qiáng),且與企業(yè)的戰(zhàn)略緊密相關(guān)。

這些物資的采購(gòu)應(yīng)結(jié)合企業(yè)資金情況,科研情況和市場(chǎng)環(huán)境,一般還需要高層領(lǐng)導(dǎo)和財(cái)務(wù)人員的參與。因此由于基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確或領(lǐng)導(dǎo)信息不對(duì)稱造成請(qǐng)購(gòu)不合理是這一環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)。

2.選擇供應(yīng)商。這一環(huán)節(jié)是存在貓膩?zhàn)疃嗟沫h(huán)節(jié),電子采購(gòu)平臺(tái)是一個(gè)有效的采購(gòu)窗口。可是即使有電子平臺(tái),供應(yīng)商的評(píng)估、選擇、談判、合同的簽訂等各個(gè)過(guò)程還需要用制度加以規(guī)范。ERP內(nèi)供應(yīng)商的資信、到貨率、銀行賬號(hào)與供應(yīng)商的評(píng)估、付款直接相關(guān),供應(yīng)商資料也需要專人進(jìn)行維護(hù)。評(píng)估程序的不當(dāng)或資料的不準(zhǔn)確造成選擇供應(yīng)商的不恰當(dāng)是這一環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)。

3.簽訂合同。合同的簽訂與企業(yè)的用款計(jì)劃、資金狀況密切相關(guān),采購(gòu)人員合同簽訂是否合理往往需要財(cái)務(wù)人員的監(jiān)督。財(cái)務(wù)人員不參與合同的簽訂,若采購(gòu)部門的付款計(jì)劃與財(cái)務(wù)預(yù)算不符,企業(yè)可能會(huì)發(fā)生現(xiàn)金危機(jī)。同時(shí)電子采購(gòu)平臺(tái)和ERP分屬兩個(gè)不同的系統(tǒng),合同信息由采購(gòu)系統(tǒng)錄入ERP系統(tǒng)的過(guò)程中,也可能出現(xiàn)遺漏或信息不一致的情況。

4.驗(yàn)收入庫(kù)。驗(yàn)貨入庫(kù)后相關(guān)的采購(gòu)單在ERP內(nèi)部也會(huì)進(jìn)行自動(dòng)檢查,當(dāng)差異超過(guò)了預(yù)先設(shè)置的容許界限時(shí)(即有關(guān)的交貨日期和數(shù)量)將會(huì)被拒收。只要實(shí)現(xiàn)了收貨員、驗(yàn)貨員與記賬員的不相容職責(zé)分離,這一環(huán)節(jié)的風(fēng)險(xiǎn)是較小的。可是對(duì)于未上線不能實(shí)現(xiàn)信息共享的企業(yè),企業(yè)應(yīng)該注意信息的及時(shí)反饋。因?yàn)檫@些入庫(kù)信息得不到反饋,采購(gòu)中心無(wú)法在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行入庫(kù)單與請(qǐng)購(gòu)單的匹配,可能會(huì)影響下期的采購(gòu)計(jì)劃。

5.發(fā)票校驗(yàn)。發(fā)票是企業(yè)付款的依據(jù),ERP會(huì)自動(dòng)根據(jù)發(fā)票生成應(yīng)付記錄。該公司由財(cái)務(wù)人員保管入庫(kù)單、發(fā)票,并在系統(tǒng)外進(jìn)行入庫(kù)單與發(fā)票的匹配,然后輸入系統(tǒng)。這一步驟也能夠設(shè)置在系統(tǒng)內(nèi),在財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)過(guò)賬環(huán)節(jié)加以控制,即當(dāng)發(fā)票與訂單一致時(shí)才能過(guò)賬,每個(gè)企業(yè)能夠根據(jù)自身特點(diǎn)靈活設(shè)置。這一環(huán)節(jié)風(fēng)險(xiǎn)較小。

6.付款。請(qǐng)款部門經(jīng)辦人填制請(qǐng)款單,財(cái)務(wù)人員審批后,銀行出納經(jīng)過(guò)銀行票據(jù)系統(tǒng)開轉(zhuǎn)賬支票付款,因此付款前必須確保銀行票據(jù)系統(tǒng)與ERP系統(tǒng)的賬號(hào)數(shù)據(jù)同步更新并保持一致。審批手續(xù)的不齊全、賬戶信息的錯(cuò)誤將直接導(dǎo)致付款的不合理。

三、企業(yè)集團(tuán)采購(gòu)與付款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度設(shè)計(jì)

1.建立完善的授權(quán)審批體系和考核制度。對(duì)各類不同的物資請(qǐng)購(gòu),企業(yè)應(yīng)建立完善的責(zé)任授權(quán)體系。部門物資需求由部門資產(chǎn)主管人負(fù)責(zé);特殊請(qǐng)購(gòu)計(jì)劃的制定必須由公司計(jì)劃部、營(yíng)銷部等相關(guān)部門綜合討論決定,與戰(zhàn)略相關(guān)的大宗支出還必須取得高層領(lǐng)導(dǎo)的同意。同時(shí),為了保證權(quán)責(zé)對(duì)等,企業(yè)應(yīng)建立適當(dāng)?shù)目己梭w系,真正做到誰(shuí)擁有權(quán)利誰(shuí)承擔(dān)責(zé)任。

2.建立供應(yīng)商定期考核制度。為了得到真實(shí)準(zhǔn)確的供應(yīng)商信息,采購(gòu)中心應(yīng)定期對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核,以系統(tǒng)提供的各項(xiàng)指標(biāo)分析表和相關(guān)檢測(cè)部門提供的物料質(zhì)檢分析報(bào)告為主要依據(jù),并設(shè)定評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行評(píng)分,輸入系統(tǒng)生成<供應(yīng)商評(píng)估報(bào)表>,將<供應(yīng)商評(píng)估報(bào)表>作為供應(yīng)商選取時(shí)的一個(gè)重要標(biāo)準(zhǔn)。

3.建立不相容職責(zé)分離制度。公司經(jīng)過(guò)采購(gòu)部門、物資管理部門、內(nèi)審部門的組織設(shè)置基本能夠?qū)崿F(xiàn)請(qǐng)購(gòu)與采購(gòu)、采購(gòu)與驗(yàn)收、合同訂立與審計(jì)等崗位的職責(zé)分離。制度上需要關(guān)注部門內(nèi)的不相容職責(zé)分離,主要有供應(yīng)商的選擇與考核,收貨、驗(yàn)貨與記賬。供應(yīng)商的選擇人員同時(shí)負(fù)責(zé)供應(yīng)商的考核,難免會(huì)有失公正。因此在采購(gòu)部門內(nèi)部這兩項(xiàng)工作應(yīng)分派不同的人完成。收貨員、驗(yàn)貨員與記賬員應(yīng)分別設(shè)崗、各施其責(zé),即由倉(cāng)庫(kù)保管員將送貨品種、數(shù)量等內(nèi)容與訂單所列內(nèi)容進(jìn)行核對(duì),開具手工入庫(kù)單、質(zhì)檢入庫(kù)通知單。由質(zhì)檢人員對(duì)貨物質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn),出具質(zhì)檢報(bào)告。合格物料,由記賬員在物料模塊中記賬。經(jīng)過(guò)上述職務(wù)的分離,有效防止收貨環(huán)節(jié)的舞弊。

4.建立招標(biāo)過(guò)程的審計(jì)監(jiān)督制度。在選擇供應(yīng)商環(huán)節(jié),雖然有電子采購(gòu)平臺(tái),但電子采購(gòu)平臺(tái)還需要與一系列的制度加以配合。做到每一次遴選必須經(jīng)過(guò)平臺(tái)招標(biāo),不經(jīng)過(guò)平臺(tái)就無(wú)法實(shí)現(xiàn)。企業(yè)還應(yīng)成立獨(dú)立的審計(jì)部對(duì)日常詢比價(jià)、核價(jià)、競(jìng)價(jià)及招投標(biāo)實(shí)行管理和監(jiān)督,網(wǎng)上競(jìng)價(jià)或招投標(biāo)物料價(jià)格也應(yīng)交專人簽字確認(rèn)。

5.建立財(cái)務(wù)部的合同審核控制制度。在與供應(yīng)商簽訂合同時(shí),財(cái)務(wù)處采購(gòu)會(huì)計(jì)要對(duì)采購(gòu)文件中的各因素進(jìn)行最終審查,確認(rèn)其符合規(guī)定后方能支付預(yù)付款;如果是采購(gòu)結(jié)束后才支付款項(xiàng),采購(gòu)會(huì)計(jì)必須參與采購(gòu)計(jì)劃的審核和付款計(jì)劃的簽訂。采購(gòu)會(huì)計(jì)還應(yīng)將合同信息與采購(gòu)部門采購(gòu)信息核對(duì)一致后錄入ERP系統(tǒng),并負(fù)責(zé)原始合同資料的分類與保管。上述集團(tuán)由財(cái)務(wù)人員管理訂購(gòu)單,財(cái)務(wù)人員在合同簽訂中的付款審核與監(jiān)督作用發(fā)揮得似乎不很充分,這一環(huán)節(jié)該企業(yè)還需要進(jìn)一步完善。

6.建立未上線部門的定時(shí)信息傳遞制度。未上線的部門無(wú)法實(shí)現(xiàn)信息的集成,信息傳遞的及時(shí)、準(zhǔn)確是這一環(huán)節(jié)的控制重點(diǎn)。同時(shí)采購(gòu)部還應(yīng)派專人在系統(tǒng)中進(jìn)行入庫(kù)數(shù)據(jù)與訂單、請(qǐng)購(gòu)單的匹配,并以書面形式將未完成的采購(gòu)申請(qǐng)情況經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后傳遞計(jì)劃配送部,由計(jì)劃配送部結(jié)合工廠物料庫(kù)存、生產(chǎn)需求制定下期采購(gòu)計(jì)劃(采購(gòu)申請(qǐng))。

7.建立付款的請(qǐng)款控制和供應(yīng)商信息的定期維護(hù)制度。為了防止不合理的付款致使企業(yè)資產(chǎn)流失,企業(yè)在付款前,應(yīng)由請(qǐng)款人員填制請(qǐng)款申請(qǐng)書,由財(cái)務(wù)人員核對(duì)請(qǐng)款是否合理、是否在部門資金預(yù)算范圍之內(nèi)。若是銀行出納經(jīng)過(guò)銀行票據(jù)系統(tǒng)支付款項(xiàng),企業(yè)還應(yīng)派專人負(fù)責(zé)供應(yīng)商、客戶類的賬號(hào)信息的同步維護(hù),確保該系統(tǒng)中賬號(hào)信息與SAP系統(tǒng)的賬號(hào)數(shù)據(jù)同步更新并保持一致,且有關(guān)賬號(hào)的變更以該單位有效蓋章確認(rèn)函為依據(jù)。

8.建立信息的安全控制與維護(hù)制度。在ERP環(huán)境下傳統(tǒng)的許多會(huì)計(jì)控制點(diǎn)由機(jī)外移到了機(jī)內(nèi),程序控制取代了制度控制。如系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行入庫(kù)單與采購(gòu)訂單的一致性檢查。同時(shí),企業(yè)的管理和決策也更加依賴系統(tǒng)提供的信息。因此企業(yè)更應(yīng)該注意信息系統(tǒng)內(nèi)基礎(chǔ)信息的接觸控制,建立完善的信息系統(tǒng)使用與維護(hù)制度。閱讀材料供應(yīng)容易成鏈難——關(guān)于企業(yè)SCM應(yīng)用的對(duì)話作為近幾年企業(yè)信息化應(yīng)用的熱點(diǎn)之一,供應(yīng)鏈管理(SupplyChainManagement,簡(jiǎn)稱SCM)在ERP之后,受到了眾多企業(yè)的關(guān)注。特別是一些在整個(gè)產(chǎn)業(yè)鏈中占據(jù)主導(dǎo)地位的企業(yè),更是寄期望于應(yīng)用SCM系統(tǒng),將上下游企業(yè)緊密地集中在自己周圍,實(shí)現(xiàn)企業(yè)間的信息高度共享,加快供應(yīng)鏈反應(yīng)速度,提高企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力。但自從SCM概念引入中國(guó)之后,業(yè)界對(duì)其一直有許多不同的觀點(diǎn)。而SCM的成功案例,似乎也沒(méi)有最初想象的那樣層出不窮。企業(yè)應(yīng)用SCM首先要有什么前提?SCM系統(tǒng)的核心技術(shù)基礎(chǔ)是什么?應(yīng)用SCM系統(tǒng)的關(guān)鍵是什么?應(yīng)用SCM一定要從采購(gòu)環(huán)節(jié)入手嗎?如何評(píng)價(jià)SCM應(yīng)用的效果?當(dāng)前的企業(yè)管理水平與技術(shù)基礎(chǔ)是否適合應(yīng)用SCM?SCM應(yīng)用過(guò)程中最難解決的問(wèn)題是什么?帶著這些問(wèn)題,我們邀請(qǐng)到江鈴汽車股份有限公司信息部部長(zhǎng)秦長(zhǎng)坤、i2科技北京公司售前咨詢經(jīng)理曹偉和明基逐鹿系統(tǒng)集成(蘇州)有限公司GES事業(yè)部總監(jiān)汪中田一起進(jìn)行了探討。Ⅰ

主持人:

企業(yè)應(yīng)用SCM首先要有哪些前提?

用戶:

上下游企業(yè)都需要有自己的管理系統(tǒng)。

廠商1:

SCM不需要ERP先行,只要平常有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)積累就能夠。

廠商2:

企業(yè)要有ERP基礎(chǔ),上下游信息透明,有一個(gè)平臺(tái)協(xié)同運(yùn)作。秦長(zhǎng)坤:在供應(yīng)鏈中的上下游企業(yè)都需要有自己的管理系統(tǒng),使自己的管理流程暢通,并實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確,才是保證SCM系統(tǒng)有效應(yīng)用的前提條件。

曹偉:SCM的概念非常寬泛,對(duì)每個(gè)企業(yè)都可能意味著不同的重點(diǎn)。在不同應(yīng)用領(lǐng)域里所要具備的條件要求是不同的。具體來(lái)說(shuō)執(zhí)行層面上條件要求并不高,企業(yè)有一些基礎(chǔ)的能力就能夠;計(jì)劃層面對(duì)管理、運(yùn)作理念和數(shù)據(jù)基礎(chǔ)的要求稍高一點(diǎn)。但從整體來(lái)說(shuō),要有效地應(yīng)用SCM,最大的前提是企業(yè)要有以供應(yīng)鏈運(yùn)作為核心競(jìng)爭(zhēng)力的理念,然后企業(yè)對(duì)流程的有效建立、運(yùn)行有充分的保證能力,對(duì)基于數(shù)據(jù)管理的理念要有一個(gè)整體比較認(rèn)可的理念,這些都是比較重要的前提。我們?cè)趪?guó)際和國(guó)內(nèi)的經(jīng)驗(yàn)都證明SCM不需要ERP先行,只要平常有業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的積累就能夠。SCM回報(bào)來(lái)了之后,再投入到ERP中也能夠。

汪中田:我認(rèn)為首先企業(yè)要有一個(gè)ERP基礎(chǔ),是企業(yè)內(nèi)部的信息透明;第二要想辦法讓上下游企業(yè)的信息透明,就是我們一般講的供應(yīng)鏈的整合;然后還需要有一個(gè)平臺(tái),在信息透明之后,上下游企業(yè)能夠經(jīng)過(guò)一個(gè)平臺(tái)來(lái)協(xié)同運(yùn)作。在這些基礎(chǔ)都做好,整個(gè)供應(yīng)鏈速度變得很快之后,再進(jìn)行其它更復(fù)雜功能的應(yīng)用是比較可行的。Ⅱ

主持人:

SCM系統(tǒng)的核心技術(shù)基礎(chǔ)是什么嗎?

用戶:

最核心的戰(zhàn)略層是確立最佳實(shí)踐模型,APS只是戰(zhàn)術(shù)層。

廠商1:

APS是一個(gè)核心的應(yīng)用基礎(chǔ)。

廠商2:

企業(yè)間的協(xié)同才是核心,在此基礎(chǔ)上才能應(yīng)用APS。秦長(zhǎng)坤:我覺(jué)得技術(shù)層面已經(jīng)不成問(wèn)題,當(dāng)前國(guó)內(nèi)的信息和通信技術(shù)應(yīng)用已經(jīng)與國(guó)際基本同步了。當(dāng)然這也是應(yīng)用SCM的一個(gè)不可或缺的基礎(chǔ)。最佳模型或者說(shuō)商務(wù)模式的作用也非常重要,如果模型設(shè)計(jì)得不好,其它部分可能也失去了意義。APS(AdvancePlanningSystems高級(jí)計(jì)劃與排程)是一個(gè)操作層面,當(dāng)然也很重要,想把SCM有效地應(yīng)用,與APS的應(yīng)用有很大關(guān)系。這三個(gè)方面我覺(jué)得最重要的還是商務(wù)模式的確立,也就是最佳實(shí)踐模型這部分,我認(rèn)為這屬于戰(zhàn)略層的內(nèi)容,而APS的應(yīng)用是屬于戰(zhàn)術(shù)層。

曹偉:銷售管理、庫(kù)存管理、工商管理等內(nèi)容在執(zhí)行上有一個(gè)通用的計(jì)劃層,這個(gè)計(jì)劃層從最早手工的計(jì)劃模式,隨著技術(shù)的發(fā)展轉(zhuǎn)變成基于ERP的其它模式?；谛碌挠?jì)算機(jī)技術(shù)和運(yùn)籌學(xué)基礎(chǔ)產(chǎn)生的APS技術(shù),是從需求計(jì)劃上來(lái)增加整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)作的效率。只要把計(jì)劃做好,運(yùn)作才能做得更有效率,從這個(gè)角度來(lái)說(shuō),APS的確是比較重要的,因?yàn)樗軐⒏鱾€(gè)執(zhí)行的層面在這個(gè)計(jì)劃層面上實(shí)現(xiàn)最大程度優(yōu)化和資源整合,最大程度地使需求能達(dá)到平衡以及提供可視性,因此說(shuō)APS的確是一個(gè)核心的應(yīng)用基礎(chǔ)。

汪中田:我不太同意這一點(diǎn)。因?yàn)锳PS只是在做需求和供應(yīng)的優(yōu)化和平衡,雖然很重要,可是對(duì)一個(gè)企業(yè)來(lái)講,更實(shí)際的做法是先做好協(xié)同,實(shí)現(xiàn)快速反應(yīng)和信息透明。因?yàn)槲覀冋J(rèn)為,供應(yīng)鏈?zhǔn)紫纫龅降氖菂f(xié)同,然后讓大家能夠整合分享。在這個(gè)基礎(chǔ)上才能夠應(yīng)用到APS。如果協(xié)同沒(méi)有做好,那么系統(tǒng)反應(yīng)速度不可能很快,企業(yè)就無(wú)法將上下游的需求納入整個(gè)計(jì)劃里面,就無(wú)法做到準(zhǔn)確的計(jì)劃。即使能夠做到準(zhǔn)確的計(jì)劃,但與上下游企業(yè)協(xié)同的時(shí)間又不可能做到很快。因此我認(rèn)為,應(yīng)該重點(diǎn)解決供應(yīng)鏈兩端的協(xié)同及其整合,在此基礎(chǔ)上應(yīng)用APS才是比較可行的。Ⅲ

主持人:

企業(yè)應(yīng)用SCM系統(tǒng)的關(guān)鍵是什么?

用戶:

取決于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)的戰(zhàn)略目標(biāo)。

廠商1:

企業(yè)對(duì)流程優(yōu)化的認(rèn)知能力和執(zhí)行能力。

廠商2:

關(guān)鍵一點(diǎn)是企業(yè)要把上下游作為合作伙伴看待。秦長(zhǎng)坤:有了基礎(chǔ)之后,怎樣能真正做好SCM的應(yīng)用,很大程度上取決于企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)的戰(zhàn)略目標(biāo)。真正想提高競(jìng)爭(zhēng)力,提高供應(yīng)鏈的效率來(lái)降低成本,贏得時(shí)間優(yōu)勢(shì),發(fā)揮SCM的作用,與領(lǐng)導(dǎo)層追求的戰(zhàn)略目標(biāo)與努力方向有直接的關(guān)系。

曹偉:我認(rèn)為應(yīng)用SCM系統(tǒng)最關(guān)鍵還是在于企業(yè)對(duì)相關(guān)流程的優(yōu)化,包括對(duì)這項(xiàng)工作的認(rèn)知能力和執(zhí)行能力。

汪中田:關(guān)鍵的一點(diǎn)是企購(gòu)成本的降低,對(duì)于增加企業(yè)的利潤(rùn)來(lái)說(shuō)是一個(gè)有效的途徑。

曹偉:一般從采購(gòu)環(huán)節(jié)開始應(yīng)用SCM是比較容易,因?yàn)楹芏喙?yīng)鏈改造是從采購(gòu)環(huán)節(jié)開始?？墒遣皇亲钜娦в写倘?。從采購(gòu)環(huán)節(jié)入手有其局限性,就是企業(yè)無(wú)法對(duì)需求進(jìn)行整體的把握。當(dāng)企業(yè)的采購(gòu)環(huán)節(jié)受到前端環(huán)節(jié)需求的約束時(shí),怎么來(lái)平衡約束與需求履行之間的關(guān)系,不但僅對(duì)后端的流程施加壓力來(lái)執(zhí)行需求,而更多是用更高速度的整體供應(yīng)鏈反應(yīng)能力,更好地支持需求、影響需求,才能達(dá)到最終一個(gè)良好的狀態(tài)。也就是說(shuō)當(dāng)采購(gòu)端效率已經(jīng)達(dá)到一定水平時(shí),要業(yè)要把你的上下游作為合作伙伴來(lái)看待。例如說(shuō)上游,如果企業(yè)沒(méi)有一些長(zhǎng)期的合作伙伴,要想經(jīng)過(guò)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)行信息透明和協(xié)同是很難的。企業(yè)的核心供應(yīng)商應(yīng)該比較穩(wěn)定,否則從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)說(shuō),雖然仿佛企業(yè)的采購(gòu)成本降低,可是SCM系統(tǒng)的效率就會(huì)很差。另外企業(yè)如果不把上下游企業(yè)當(dāng)做合作伙伴看待的話,合作伙伴也不愿意使用企業(yè)的供應(yīng)鏈平臺(tái),也不愿意同企業(yè)分享信息。Ⅳ

主持人:

企業(yè)應(yīng)用SCM一定要從采購(gòu)環(huán)節(jié)入手嗎?

用戶:

從采購(gòu)環(huán)節(jié)入手是一個(gè)比較可行、比較現(xiàn)實(shí)的方法。

廠商1:

從采購(gòu)環(huán)節(jié)入手有其局限性,企業(yè)無(wú)法對(duì)需求進(jìn)行整體把握。

廠商2:

企業(yè)應(yīng)該從自己最關(guān)鍵的需求入手。秦長(zhǎng)坤:我認(rèn)為SCM的應(yīng)用從采購(gòu)環(huán)節(jié)入手的確是一個(gè)正確的方向,至少是一個(gè)比較可行、比較現(xiàn)實(shí)的方法,也是一個(gè)很重要的起點(diǎn)。畢竟在當(dāng)前競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈的市場(chǎng)環(huán)境下,采購(gòu)成本的降低,對(duì)于增加企業(yè)的利潤(rùn)來(lái)說(shuō)是一個(gè)有效的途徑。

曹偉:一般從采購(gòu)環(huán)節(jié)開始應(yīng)用SCM是比較容易,因?yàn)楹芏喙?yīng)鏈改造是從采購(gòu)環(huán)節(jié)開始?？墒遣皇亲钜娦в写倘?。從采購(gòu)環(huán)節(jié)入手有其局限性,就是企業(yè)無(wú)法對(duì)需求進(jìn)行整體的把握。當(dāng)企業(yè)的采購(gòu)環(huán)節(jié)受到前端環(huán)節(jié)需求的約束時(shí),怎么來(lái)平衡約束與需求履行之間的關(guān)系,不但僅對(duì)后端的流程施加壓力來(lái)執(zhí)行需求,而更多是用更高速度的整體供應(yīng)鏈反應(yīng)能力,更好地支持需求、影響需求,才能達(dá)到最終一個(gè)良好的狀態(tài)。也就是說(shuō)當(dāng)采購(gòu)端效率已經(jīng)達(dá)到一定水平時(shí),要增加對(duì)未來(lái)整體供需平衡的洞察能力,能夠具有前瞻性的對(duì)其進(jìn)行把握。

汪中田:我覺(jué)得這個(gè)問(wèn)題不能一概而論。從采購(gòu)環(huán)節(jié)入手仿佛比較容易,可是效益沒(méi)有那么大。企業(yè)應(yīng)用SCM應(yīng)該從自己最關(guān)鍵的需求入手。如果是有自我品牌的企業(yè),會(huì)首先關(guān)心銷售渠道的問(wèn)題,然后再考慮其它問(wèn)題,因此應(yīng)該從分銷環(huán)節(jié)入手進(jìn)行SCM應(yīng)用。如果是OEM制造型的企業(yè),主要是想辦法降低成本,然后讓供應(yīng)商反應(yīng)速度更快,因此她們一定會(huì)從采購(gòu)環(huán)節(jié)開始。因此我認(rèn)為要看企業(yè)最大的瓶頸是在什么地方,再?gòu)哪莾喝胧帧＂?/p>

主持人:

如何評(píng)價(jià)SCM應(yīng)用的效果?

用戶:

用一些具體的企業(yè)管理衡量指標(biāo)來(lái)評(píng)價(jià)。

廠商1:

以業(yè)內(nèi)領(lǐng)先企業(yè)作為標(biāo)桿的方式以及企業(yè)績(jī)效管理框架。

廠商2:

市場(chǎng)反應(yīng)速度是最主要的指標(biāo),是企業(yè)生存重要前提。秦長(zhǎng)坤:我覺(jué)得SCM的效果能夠經(jīng)過(guò)用一些具體的企業(yè)管理衡量指標(biāo)來(lái)評(píng)價(jià)。企業(yè)的缺貨次數(shù)是否減少、庫(kù)存量能否降低,成本是否下降等一些衡量企業(yè)內(nèi)部管理水平的指標(biāo),也能夠作為供應(yīng)鏈上下游之間的信息溝通程度、配合的有效性等SCM應(yīng)用效果的衡量標(biāo)準(zhǔn)。

曹偉:把業(yè)界比較領(lǐng)先的企業(yè)作為標(biāo)桿肯定是一個(gè)比較好的模式,能夠就一些主要供應(yīng)鏈指標(biāo)與領(lǐng)先企業(yè)進(jìn)行對(duì)比來(lái)衡量企業(yè)自己的SCM應(yīng)用效果。另外企業(yè)還需要一個(gè)比較強(qiáng)的整體企業(yè)績(jī)效管理框架。SCM應(yīng)用是一個(gè)比較容易數(shù)字化的流程,從供應(yīng)鏈管理角度出發(fā)建立以數(shù)字驅(qū)動(dòng)的績(jī)效管理模型然后有效觀察績(jī)效的增長(zhǎng),是有效衡量SCM應(yīng)用效果所必須做的。

汪中田:衡量指標(biāo)有幾點(diǎn),第一個(gè)就是市場(chǎng)反應(yīng)速度;第二個(gè)是企業(yè)對(duì)上下游信息的把握程度;第三就是成本費(fèi)用的降低。其中反應(yīng)速度是最主要的,這是保證企業(yè)能夠繼續(xù)生存的一個(gè)重要前提。Ⅵ

主持人:

當(dāng)前國(guó)內(nèi)的企業(yè)管理水平與技術(shù)基礎(chǔ)是否適合應(yīng)用SCM?

用戶:

大部分本土企業(yè)在商業(yè)模式方面有很大的問(wèn)題。

廠商1:

國(guó)內(nèi)企業(yè)對(duì)SCM應(yīng)用的理解程度和需求還不高。

廠商2:

已經(jīng)應(yīng)用ERP系統(tǒng)的企業(yè)都沒(méi)問(wèn)題。秦長(zhǎng)坤:當(dāng)前國(guó)內(nèi)一些大的企業(yè)已經(jīng)開始建立SCM系統(tǒng),但由于供應(yīng)鏈中各企業(yè)之間信息系統(tǒng)水平的差異,在一定程度上造成了SCM應(yīng)用的不完整。大家對(duì)SCM都已經(jīng)有所理解,但應(yīng)用起來(lái)卻有難度。除了管理水平和技術(shù)基礎(chǔ)落后之外,與一些外資企業(yè)本身就有很好流程和模式相比,大部分的本土企業(yè)首先從商業(yè)模式方面就有很大的問(wèn)題。

曹偉:SCM是一個(gè)比較寬泛的概念,因此許多企業(yè)都開始了SCM中某個(gè)環(huán)節(jié)的應(yīng)用?？墒遣捎脟?guó)際領(lǐng)先的理念從整體角度比較系統(tǒng)化的應(yīng)用SCM的企業(yè),在國(guó)內(nèi)例子還很少。一方面受企業(yè)規(guī)模所限,許多國(guó)內(nèi)企業(yè)對(duì)SCM應(yīng)用的理解程度還不高,這與企業(yè)的發(fā)展?fàn)顟B(tài)有很大關(guān)系。另一方面,當(dāng)企業(yè)的規(guī)模和復(fù)雜程度相對(duì)簡(jiǎn)單時(shí),所需要把握的對(duì)供應(yīng)鏈的洞察力和平衡能力并不需要太高的技術(shù)能力和太復(fù)雜的一些流程來(lái)保證。只有當(dāng)企業(yè)增長(zhǎng)到一定規(guī)模,這些能力要求無(wú)法依靠人工或者簡(jiǎn)單的一些經(jīng)營(yíng)模式來(lái)支撐時(shí),應(yīng)用SCM才水到渠成。因此,當(dāng)前的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境和企業(yè)所處的階段決定了一些企業(yè)剛剛開始在SCM的應(yīng)用上進(jìn)行一些探討。

汪中田:我認(rèn)為現(xiàn)在稍微理性一點(diǎn)的企業(yè),或者已經(jīng)應(yīng)用ERP系統(tǒng)的企業(yè),她們的管理水平、技術(shù)基礎(chǔ)等條件對(duì)于應(yīng)用SCM已經(jīng)沒(méi)什么問(wèn)題。ERP應(yīng)用到一定程度之后,企業(yè)的一些內(nèi)部流程已經(jīng)得到優(yōu)化,企業(yè)對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)和應(yīng)用水平都已經(jīng)達(dá)到一定層次。在軟件商的引導(dǎo)下,企業(yè)會(huì)發(fā)覺(jué)SCM能解決自己許多ERP系統(tǒng)無(wú)法解決的問(wèn)題,相應(yīng)的會(huì)增加許多應(yīng)用SCM的需求,因此說(shuō)應(yīng)該是大規(guī)模促使企業(yè)應(yīng)用SCM的時(shí)候了。Ⅶ

主持人:

在當(dāng)前的SCM應(yīng)用過(guò)程中,最難解決的問(wèn)題是什么?

用戶:

合資企業(yè)是自身的信息化水平問(wèn)題,本土企業(yè)是管理流程問(wèn)題。

廠商1:

缺乏一個(gè)指引企業(yè)應(yīng)用的理論環(huán)境。

廠商2:

供應(yīng)鏈管理流程改變的過(guò)程中會(huì)受到的阻力是最難解決的。秦長(zhǎng)坤:我認(rèn)為國(guó)內(nèi)企業(yè)有兩種,一種是合資企業(yè),一種是本土企業(yè)。這兩者原來(lái)的商務(wù)模式不一樣,應(yīng)用SCM的起點(diǎn)不一樣,因此存在的問(wèn)題也是不一樣的。對(duì)于合資企業(yè)來(lái)說(shuō),由于其供應(yīng)鏈中國(guó)外企業(yè)的信息化水平較高,就需要企業(yè)努力提高自己的信息化水平。而對(duì)于國(guó)內(nèi)的大部分在供應(yīng)鏈中占主導(dǎo)地位的企業(yè),它們的商務(wù)模式、系統(tǒng)架構(gòu)和SCM流程,我認(rèn)為都值得重新評(píng)估和改進(jìn)。供應(yīng)鏈中企業(yè)信息化水平的不均衡也是SCM應(yīng)用的一大障礙。

曹偉:我覺(jué)得有一個(gè)比較普遍的問(wèn)題。國(guó)外企業(yè)的SCM應(yīng)用,植根于一個(gè)非常強(qiáng)大的理論基礎(chǔ),包括企業(yè)運(yùn)籌管理以及一些相關(guān)理論的發(fā)展,企業(yè)的供應(yīng)鏈管理理念,是在這些理論的指導(dǎo)和基礎(chǔ)上建立的。而這正是中國(guó)企業(yè)現(xiàn)在比較欠缺的。在我們與企業(yè)接觸中發(fā)現(xiàn),企業(yè)實(shí)際業(yè)務(wù)做得很好,人的能動(dòng)性也非常高,可是這種基于數(shù)據(jù)、基于理論管理的追求和理念,整體上缺少類似國(guó)外的理論環(huán)境。如果企業(yè)的供應(yīng)鏈管理人員缺乏對(duì)最基本的一些統(tǒng)計(jì)的控制、供需平衡等理念的認(rèn)知,那很難要求企業(yè)來(lái)優(yōu)化這些控制和平衡。而對(duì)于信息化水平不均衡的問(wèn)題而言,中國(guó)大多數(shù)企業(yè)的問(wèn)題還不是企業(yè)之間的供應(yīng)鏈整合,而是在于企業(yè)內(nèi)部功能之間的整合。

汪中田:最難解決的問(wèn)題是在供應(yīng)鏈管理流程改變的過(guò)程中,會(huì)受到的阻力。應(yīng)用SCM系統(tǒng)的過(guò)程,就是企業(yè)供應(yīng)鏈作業(yè)模式變更的過(guò)程。和應(yīng)用其它管理軟件一樣,在應(yīng)用SCM過(guò)程中,會(huì)遭遇到包括來(lái)自終端用戶觀念改變等一系列的阻力,此時(shí)領(lǐng)導(dǎo)者的決心就顯得尤為重要。信息化水平不一致關(guān)系不大,供應(yīng)鏈中20%的合作伙伴占據(jù)著供應(yīng)鏈80%的價(jià)值。要試圖將所有的供應(yīng)鏈都納入到SCM系統(tǒng)中,是不太現(xiàn)實(shí)的事情。本章測(cè)試一、填空1、在一個(gè)基本的采購(gòu)流程中,當(dāng)企業(yè)物資不足時(shí),_________部門發(fā)出請(qǐng)購(gòu)單進(jìn)行采購(gòu)申請(qǐng);_________部門接受請(qǐng)購(gòu)申請(qǐng)后,確認(rèn)需求,選擇貨源和供應(yīng)商,編制和發(fā)出采購(gòu)訂單;當(dāng)貨物抵達(dá)企業(yè)時(shí),_________部門檢驗(yàn)貨物并進(jìn)行確認(rèn);當(dāng)采購(gòu)發(fā)票到達(dá)企業(yè)后,_________部門確認(rèn)發(fā)票,并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)進(jìn)行付款。

【請(qǐng)購(gòu);采購(gòu);驗(yàn)收;財(cái)務(wù)】

2、財(cái)會(huì)部門處理采購(gòu)發(fā)票時(shí),當(dāng)收到供應(yīng)商寄來(lái)的發(fā)票和其它單據(jù)時(shí),將其與驗(yàn)收?qǐng)?bào)告、采購(gòu)訂單進(jìn)行核對(duì),計(jì)算_________,編