2023年項(xiàng)目檔案管理制度作用(篇)

2023年項(xiàng)目檔案管理制度作用(篇)

書目

房地產(chǎn)集團(tuán)公司項(xiàng)目檔案管理制度

房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司項(xiàng)目檔案管理制度

第一章總則

第一條為充分發(fā)揮*城房地產(chǎn)集團(tuán)有限公司(以下簡(jiǎn)稱公司)項(xiàng)目檔案在工程建設(shè)、管理、維護(hù)及綜合驗(yàn)收中的作用,確保項(xiàng)目檔案資料的完整、精確、平安和有效利用,依據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》等有關(guān)法律、法規(guī),結(jié)合本公司實(shí)際,特制定本制度。

其次條項(xiàng)目檔案是指公司開發(fā)房地產(chǎn)項(xiàng)目整個(gè)過程中形成的項(xiàng)目工程技術(shù)類檔案資料。主要由建設(shè)工程前期文件資料、施工技術(shù)文件資料、竣工圖、竣工測(cè)量文件資料、建設(shè)(施工)監(jiān)理資料、聲像資料等六個(gè)部分組成。

第三條綜合管理部為公司項(xiàng)目檔案管理的歸口管理部門,負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案管理及個(gè)分、子公司項(xiàng)目檔案管理的指導(dǎo)工作。綜合管理部、前期管理部負(fù)責(zé)工程前期文件的收集、整理、歸檔工作;項(xiàng)目工程部負(fù)責(zé)施工技術(shù)資料、竣工圖、竣工測(cè)量文件資料、建設(shè)(施工)監(jiān)理資料、聲像資料的收集、整理、審核、組卷等詳細(xì)實(shí)施工作。

第四條本制度適用于公司本部,控股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司遵照?qǐng)?zhí)行,參股項(xiàng)目公司、專業(yè)公司參照?qǐng)?zhí)行。

其次章檔案的分類

第五條建設(shè)工程前期文件資料

(一)可行性探討資料

1、項(xiàng)目建議書及批復(fù);

2、可行性探討報(bào)告及批復(fù);

3、項(xiàng)目評(píng)估看法;

4、環(huán)境影響報(bào)告書(表);

5、設(shè)計(jì)任務(wù)書、安排任務(wù)書;

6、選址看法書。

(二)基礎(chǔ)、設(shè)計(jì)、施工前打算資料

1、基礎(chǔ)資料

(1)工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、勘察設(shè)計(jì)、勘察報(bào)告、地質(zhì)圖、勘察記錄、化驗(yàn)、試驗(yàn)報(bào)告、重要土、巖樣及說(shuō)明;

(2)地形、地貌、限制點(diǎn)、建筑物、構(gòu)筑物、測(cè)量定位及視察記錄;

(3)水文、氣象、地震等其他設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料。

2、設(shè)計(jì)文件

(1)初步設(shè)計(jì)文件資料:總平面圖、平面圖、立面圖、剖面圖、設(shè)計(jì)說(shuō)明書、工程概算、工藝設(shè)備初步設(shè)計(jì);

(2)技術(shù)設(shè)計(jì):建筑、結(jié)構(gòu)、給排水、采暖、通風(fēng)設(shè)備等圖樣,說(shuō)明書、工程預(yù)算、計(jì)算書、材料表等;

(3)施工設(shè)計(jì):施工圖、施工說(shuō)明、設(shè)計(jì)計(jì)算書、施工預(yù)算;

(4)經(jīng)過批準(zhǔn)的施工圖審查報(bào)告、施工圖審查批準(zhǔn)書。

3、施工打算資料

(1)征用土地批準(zhǔn)文件及紅線圖;

(2)拆迂文件、補(bǔ)償安置協(xié)議書;

(3)環(huán)保、衛(wèi)生、防疫、消防、人防、抗震、文保、白蟻防治、城建檔案等部門審查看法書及認(rèn)可文件資料;

(4)水、暖、電、有線電視、煤氣供應(yīng)協(xié)議書;

(5)建設(shè)工程規(guī)劃(規(guī)劃用地)許可證(附圖、附件),施工許可證;

(6)工程項(xiàng)目參與單位(設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理單位)工程項(xiàng)目材料的選購(gòu) 招標(biāo)、投標(biāo)、中標(biāo)文件資料及合同、協(xié)議、工程質(zhì)量監(jiān)督托付書等。

第六條施工技術(shù)文件資料

(一)開工報(bào)告,停工、復(fù)工報(bào)告;

(二)施工組織設(shè)計(jì)、施工方案;

(三)圖紙會(huì)審紀(jì)要;

(四)工程技術(shù)、質(zhì)量、平安措施交底;

(五)工程定位放線、測(cè)量記錄、驗(yàn)線記錄;

(六)土壤試驗(yàn)記錄、試樁記錄、打樁記錄、樁位復(fù)核記錄、樁承載試驗(yàn)記錄、樁位竣工總平面圖;

(七)地基驗(yàn)槽記錄、地基處理記錄、地基釬探記錄;

(八)基礎(chǔ)、主體中間驗(yàn)收記錄,構(gòu)件吊裝記錄;

(九)混凝土施工日記;

(十)技術(shù)復(fù)核記錄;

(十一)隱藏工程驗(yàn)收記錄(包括安裝工程);

(十二)工程沉降觀測(cè)、變形視察記錄;

(十三)主要建筑安裝材料、設(shè)備出廠合格證、試驗(yàn)報(bào)告;

(十四)構(gòu)件合格證;

(十五)砂漿、混凝土試塊試驗(yàn)報(bào)告;

(十六)水、暖、電氣等設(shè)備工程檢查、試驗(yàn)、運(yùn)行調(diào)試記錄;

(十七)工程變更設(shè)計(jì)聯(lián)系單;

(十八)混凝土缺陷修補(bǔ)記錄、補(bǔ)強(qiáng)記錄;

(十九)工程質(zhì)量事故及處理材料;

(二十)其他特種記錄(沉井、沉箱等);

(二十一)單位工程竣工驗(yàn)收記錄;

(二十二)單位工程質(zhì)量綜合評(píng)定表;

(二十三)分項(xiàng)、分部工程質(zhì)量評(píng)定表;

(二十四)竣工報(bào)告;

(二十五)交工驗(yàn)收材料;

(二十六)設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理工程質(zhì)量合格鑒定資料;

(二十七)施工技術(shù)總結(jié),工程監(jiān)理總結(jié),工程試運(yùn)行記錄;

(二十八)工程竣工驗(yàn)收會(huì)議紀(jì)要、備案表;

(二十九)工程質(zhì)量監(jiān)督報(bào)告;

(三十)工程質(zhì)量保修書;

(三十一)工程決算、決算審計(jì)。

第七條竣工圖文件

(一)建筑安裝工程

l、各類建筑、結(jié)構(gòu)專業(yè)圖;

2、各類電氣專業(yè)圖;

3、電信專業(yè)圖;

4、煤氣專業(yè)圖;

5、各類給、排水工程專業(yè)圖;

6、供熱、冷專業(yè)圖;

7、有關(guān)消防、抗震、樓字智能、電梯、工藝等竣工圖。

(二)地下管線工程

1、總平面圖;

2、縱斷面圖、橫斷面圖、結(jié)點(diǎn)詳圖;

3、構(gòu)筑物結(jié)構(gòu)圖;

4、各種管線特征點(diǎn)圖;

5、管網(wǎng)綜合圖。

第八條竣工測(cè)量文件資料

(一)綜合性資料

1、竣工測(cè)量(地形、地下管線)技術(shù)資料;

2、竣工測(cè)量施測(cè)方案;

3、竣工測(cè)量技術(shù)總結(jié)及測(cè)量精度分析;,

4、竣工測(cè)量所用儀器的各種檢測(cè)資料。

(二)限制資料

1、管線限制,加密限制點(diǎn)的視察手簿

2、光電測(cè)距記錄;

3、水準(zhǔn)觀測(cè)手簿;

4、平面、立面求算值的計(jì)算書;

5、限制點(diǎn)分布略圖、成果表。

(三)地形測(cè)量資料

l、地形及各種地下管線繪原圖、印刷原圖

;

2、圖根點(diǎn)及碎部座標(biāo)的觀測(cè)手簿及成果計(jì)算書。

第九條建設(shè)(施工)監(jiān)理資料

(一)由施工單位供應(yīng)的施工組織設(shè)計(jì)(施工方案)報(bào)審表;

(二)監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則;

(三)監(jiān)理通知、不合格工程項(xiàng)目通知;

(四)工程延期、費(fèi)用索賠審批表;

(五)工程部分暫停報(bào)告;

(六)工程移交證書。

第十條聲像資料。主要記錄和反映工程開工、施工及竣工各階段中重大事務(wù)、主要環(huán)節(jié)的聲像資料。如反映工程全貌的改變、方案論證、領(lǐng)導(dǎo)視察、隱藏、基礎(chǔ)施工局部(全貌)、重大技術(shù)和工藝施工、安裝等有關(guān)照片、圖像、錄音材料及文字說(shuō)明。

第三章檔案的收集和歸檔

第十一條在項(xiàng)目建設(shè)過程中,綜合管理部、前期管理部、項(xiàng)目工程部應(yīng)在各自的職責(zé)范圍內(nèi)負(fù)責(zé)項(xiàng)目建設(shè)資料的形成、積累、整理和保管工作。剛好將辦理完畢或有關(guān)人員保存的文件資料收集齊全,加以整理,以確保資料的完整

第十二條有關(guān)人員在收集、整理檔案資料時(shí),應(yīng)按城建檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)。

第十三條檔案資料上所反映的圖形尺寸、材質(zhì)、規(guī)格等內(nèi)容須圖物相符,做到字跡清晰、圖面整齊、規(guī)格統(tǒng)一、反差良好、簽字手續(xù)完備。

第十四條凡由易褪色書寫材料(如復(fù)寫紙、熱敏紙等)形成的文件資料應(yīng)附復(fù)印件。

第十五條檔案文件資料不得用易褪色的書寫材料(紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、鉛筆)書寫、繪制。

第十六條照片(含底片)和聲像材料,要求圖像清楚,聲音清晰,解說(shuō)與畫面同步,照片與聲像材料的文字說(shuō)明精確精煉;電子檔案(軟盤、光盤等)應(yīng)符合國(guó)家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。

第十七條在整理檔案資料時(shí),遇下列狀況,應(yīng)要求責(zé)任部門進(jìn)行重新制作:

(一)一張圖紙上改動(dòng)部分超過圖面35%或改繪后致使圖面混亂、模糊、辨別不清的圖(表);

(二)運(yùn)用破損、受過光照?qǐng)D面不清、紙張有明顯油漬、水漬和有霉變的圖紙或資料;

(三)結(jié)構(gòu)、工藝、平面位置(或局部)變更,無(wú)法在原圖上通過修改來(lái)反映的;

(四)管線平面位置變動(dòng)(長(zhǎng)度超過總長(zhǎng)的五分之一,線位平移超過2m),構(gòu)造形式變更,斷面尺寸改變,豎向位置變動(dòng)等;

(五)未按施工圖位置施工的管線工程。

第十八條全部竣工圖應(yīng)有竣工圖章?？⒐D章尺寸為70ram×50ram,內(nèi)容有:編制單位名稱、編制人、技術(shù)負(fù)責(zé)人和編制日期。簽字要求填寫清晰、齊全,不得代簽。

第十九條有關(guān)人員收集的設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理等單位的檔案資料須兩套以上,原則以工程合同規(guī)定為準(zhǔn)。

第四章檔案的組卷和移交

其次十條組卷要遵循項(xiàng)目檔案文件資料的自然形成規(guī)律和成套性特點(diǎn),保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系,分類科學(xué)、組卷合理。

其次十一條項(xiàng)目技術(shù)文件資料要按單項(xiàng)工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷;項(xiàng)目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、消防、環(huán)保依次組卷;項(xiàng)目管理性文件按問題、時(shí)間或依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗(yàn)收文件組卷。

其次十二條施工技術(shù)文件資料要按管理、依據(jù)、施工安裝記錄、檢測(cè)試驗(yàn)、審定證明排列;竣工圖按專業(yè)、圖號(hào)排列;文字在前、圖樣在后。文字裝訂、圖紙不裝訂。

其次十三條案卷文字材料要用線繩三孔裝訂;圖紙統(tǒng)一折疊成四號(hào)圖紙規(guī)格:297mm×2lomm。

其次十四條案卷必需填寫卷內(nèi)書目、備考表和封面、脊背;編寫案卷頁(yè)號(hào),頁(yè)號(hào)位置是文件資料正面右下角,雙面書寫文件資料背面為左下角。

其次十五條項(xiàng)目檔案資料統(tǒng)一采納卷盒。外表尺寸為3lomm×220mm。厚度分別為20ram,30ram,40ram,50ram等四種。

其次十六條項(xiàng)目檔案數(shù)量一般為兩套。一套由公司留存;另一套報(bào)送城建檔案館。

其次十七條在項(xiàng)目完成綜合驗(yàn)收后6個(gè)月內(nèi),綜合管理部應(yīng)主動(dòng)與當(dāng)?shù)卣墙ú块T聯(lián)系,辦理項(xiàng)目檔案移交手續(xù)。并協(xié)作城建檔案館對(duì)移交檔案資料的清點(diǎn)、審核、整理、立卷,入庫(kù)等工作。

其次十八條移交項(xiàng)目檔案時(shí)應(yīng)照實(shí)填寫《移交書》,《移交書》等相關(guān)文件資料均應(yīng)歸入公司文書檔案。

第五章附則

其次十九條本制度由綜合管理部負(fù)責(zé)說(shuō)明和修訂。

投資項(xiàng)目檔案管理規(guī)定制度

投資項(xiàng)目檔案管理規(guī)定

為加強(qiáng)本公司系統(tǒng)各投資項(xiàng)目的檔案管理,特制訂本管理方法。

第一條“投資項(xiàng)目”是指:

(一)因本公司參加投資或合作而產(chǎn)生的盈利性建筑工程;

(二)因本公司參加投資或合作而設(shè)立的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)性企業(yè)。

其次條建筑工程的各種文件資料由房地產(chǎn)開發(fā)公司負(fù)責(zé)建檔和保管,生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)

性企業(yè)的文件資料由公司總部執(zhí)委會(huì)投資發(fā)展室負(fù)責(zé)建檔和保管。以下各條規(guī)定均指其次類

投資項(xiàng)目文件資料的管理。

第三條全部檔案按類、目劃分歸納,依據(jù)公司檔案現(xiàn)狀,設(shè)以下四類檔案,并將各項(xiàng)

目本身作為目:

(一)全資投資項(xiàng)目類;

(二)合資合作投資項(xiàng)目類;

(三)內(nèi)地投資項(xiàng)目類;

(四)境外投資項(xiàng)目類。

第四條全資投資項(xiàng)目檔案包括的必要文件是:

(一)新上項(xiàng)目預(yù)報(bào)表和可行性分析報(bào)告;

(二)給政府的懇求報(bào)告和政府批文;

(三)企業(yè)章程和董事會(huì)決議;

(四)總公司的法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照和工商局批復(fù);

(五)資信證明或資金來(lái)源證明;

(六)產(chǎn)權(quán)變更有關(guān)文件、材料;

(七)項(xiàng)目實(shí)際投資金額證明材料;

(八)歷年經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)。

第五條合資合作投資項(xiàng)目檔案包括的文件是:

(一)新上項(xiàng)目預(yù)報(bào)表和合資企業(yè)可行性分析報(bào)告;

(二)外商投資企業(yè)名稱運(yùn)用證和各方股東的政府批文;

(三)給政府的申請(qǐng)報(bào)告和政府批文;

(四)合資企業(yè)合同書;

(五)合資企業(yè)章程和董事會(huì)決議;

(六)合資各方企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照和各方法定代表人證明書;

(七)合資各方資信證明或資金來(lái)源證明;

(八)各方(中方)主管單位看法;

(九)合資各方委派的董事名單;

(十)進(jìn)口設(shè)備、辦公用品清單;

(十一)工商行政管理局批文和工商行政管理局營(yíng)業(yè)執(zhí)照;

(十二)產(chǎn)權(quán)、股權(quán)變更有關(guān)文件、材料;

(十三)項(xiàng)目實(shí)際投資金額證明材料;

(十四)歷年經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)。

第六條內(nèi)地投資項(xiàng)目包括的必要文件是:

(一)給政府經(jīng)濟(jì)協(xié)作辦公室的申請(qǐng)報(bào)告;

(二)企業(yè)去內(nèi)地興辦工商企業(yè)的章程;

(三)合資、合作的聯(lián)營(yíng)合同或合資意向書;

(四)企業(yè)成立或變更時(shí)的政府批文;

(五)企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本的復(fù)印件;

(六)派出負(fù)責(zé)人的法人授權(quán)托付證明書;

(七)會(huì)計(jì)師事務(wù)所的驗(yàn)資報(bào)告;

(八)當(dāng)年或上一年度的財(cái)務(wù)決算表復(fù)印件;

(九)銀行開具的資信證明;

(十)企業(yè)已經(jīng)在內(nèi)地投資的經(jīng)營(yíng)效益狀況;

(十一)政府主管部門批文;

(十二)工商局批文;

(十三)外出興辦企業(yè)當(dāng)?shù)卣呐?

(十四)外出興辦企業(yè)當(dāng)?shù)毓ど叹峙?

(十五)外出興辦企業(yè)工農(nóng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件;

(十六)項(xiàng)目實(shí)際投資金額證明材料;

(十七)歷年經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)。

第七條境外投資項(xiàng)目檔案包括的必要文件是:

(一)給外匯管理局及經(jīng)發(fā)局的申請(qǐng)報(bào)告;

(二)可行性探討報(bào)告;

(三)海外公司合同、章程;

(四)投資方的政府批文、營(yíng)業(yè)執(zhí)照及法定代表人證明書;

(五)投資方資信證明、創(chuàng)匯證明、資產(chǎn)負(fù)債表及歷年經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī);

(六)外派管理局關(guān)于項(xiàng)目投資風(fēng)險(xiǎn)及外匯來(lái)源的書面審查材料;

(七)政府主管部門征詢我駐外使領(lǐng)館看法的函;

(八)政府主管部門同意成立海外公司的批文;

(九)海外公司在投資國(guó)的注冊(cè)登記證明;

(十)項(xiàng)目實(shí)際投資金額證明材料;

第八條項(xiàng)目檔案的收集和保管

(一)投資發(fā)展部設(shè)建檔員負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的收集整理,總公司各下屬公司應(yīng)仔細(xì)協(xié)作其

工作

,主動(dòng)、剛好地將項(xiàng)目檔案整理上交投資發(fā)展部,投資發(fā)展部建檔后將檔案原件移交總經(jīng)理

辦公室,并保留二套完整復(fù)印件;

(二)各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將項(xiàng)目文件交給建檔員時(shí),建檔員應(yīng)剛好登記文件交付日期、名稱

、原件或復(fù)件、交付人,并由文件交付人簽字認(rèn)可;

(三)文件登記后由投資發(fā)展部經(jīng)理或執(zhí)委會(huì)主任簽字,按性質(zhì)進(jìn)行編號(hào)、歸檔;

(四)項(xiàng)目檔案保管期(原件和復(fù)印件)一般為永久保存。

第九條項(xiàng)目檔案的查閱

(一)總公司人員因工作須要查閱或借用項(xiàng)目檔案時(shí),在投資發(fā)展部辦理相應(yīng)的查閱或

借用手續(xù);

(二)集團(tuán)內(nèi)各單位因公須要查閱項(xiàng)目檔案時(shí),須出具本單位領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)證明。經(jīng)執(zhí)委

會(huì)主任或投資發(fā)展部經(jīng)理同意后,方能由建檔員接待查閱;

(三)外單位人員因公須要查閱項(xiàng)目檔案時(shí),應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)執(zhí)委會(huì)主任同意后

,方

能由建檔員接待查閱,并由建檔員具體登記查閱項(xiàng)目檔案人的工作單位、查閱檔案名稱及查

閱理由;

(四)項(xiàng)目檔案一般不得帶出檔案室外,如有特別狀況,需帶出室外或復(fù)制時(shí),必需經(jīng)

執(zhí)委主任批準(zhǔn),由建檔員具體登記,借用人簽名后才可外借,并限期歸還;

(五)查閱人違反借閱規(guī)定時(shí),建檔員有權(quán)對(duì)其提出指責(zé)以至停止其借閱。

第十條全部資料均應(yīng)放人有鎖的柜子里,鑰匙由建檔員專人保管,建檔員因工作失職

,使文件丟失或損毀,應(yīng)追究其責(zé)任。

第十一條由于建檔員的變動(dòng)或機(jī)構(gòu)的變更等,項(xiàng)目檔案須要移交時(shí),須辦理交接手續(xù)

,并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

投資項(xiàng)目檔案管理規(guī)定范本

投資項(xiàng)目檔案管理規(guī)定

為加強(qiáng)本公司系統(tǒng)各投資項(xiàng)目的檔案管理,特制訂本管理方法。

第一條“投資項(xiàng)目”是指:

(一)因本公司參加投資或合作而產(chǎn)生的盈利性建筑工程;

(二)因本公司參加投資或合作而設(shè)立的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)性企業(yè)。

其次條建筑工程的各種文件資料由房地產(chǎn)開發(fā)公司負(fù)責(zé)建檔和保管,生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)

性企業(yè)的文件資料由公司總部執(zhí)委會(huì)投資發(fā)展室負(fù)責(zé)建檔和保管。以下各條規(guī)定均指其次類

投資項(xiàng)目文件資料的管理。

第三條全部檔案按類、目劃分歸納,依據(jù)公司檔案現(xiàn)狀,設(shè)以下四類檔案,并將各項(xiàng)

目本身作為目:

(一)全資投資項(xiàng)目類;

(二)合資合作投資項(xiàng)目類;

(三)內(nèi)地投資項(xiàng)目類;

(四)境外投資項(xiàng)目類。

第四條全資投資項(xiàng)目檔案包括的必要文件是:

(一)新上項(xiàng)目預(yù)報(bào)表和可行性分析報(bào)告;

(二)給政府的懇求報(bào)告和政府批文;

(三)企業(yè)章程和董事會(huì)決議;

(四)總公司的法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照和工商局批復(fù);

(五)資信證明或資金來(lái)源證明;

(六)產(chǎn)權(quán)變更有關(guān)文件、材料;

(七)項(xiàng)目實(shí)際投資金額證明材料;

(八)歷年經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)。

第五條合資合作投資項(xiàng)目檔案包括的文件是:

(一)新上項(xiàng)目預(yù)報(bào)表和合資企業(yè)可行性分析報(bào)告;

(二)外商投資企業(yè)名稱運(yùn)用證和各方股東的政府批文;

(三)給政府的申請(qǐng)報(bào)告和政府批文;

(四)合資企業(yè)合同書;

(五)合資企業(yè)章程和董事會(huì)決議;

(六)合資各方企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照和各方法定代表人證明書;

(七)合資各方資信證明或資金來(lái)源證明;

(八)各方(中方)主管單位看法;

(九)合資各方委派的董事名單;

(十)進(jìn)口設(shè)備、辦公用品清單;

(十一)工商行政管理局批文和工商行政管理局營(yíng)業(yè)執(zhí)照;

(十二)產(chǎn)權(quán)、股權(quán)變更有關(guān)文件、材料;

(十三)項(xiàng)目實(shí)際投資金額證明材料;

(十四)歷年經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)。

第六條內(nèi)地投資項(xiàng)目包括的必要文件是:

(一)給政府經(jīng)濟(jì)協(xié)作辦公室的申請(qǐng)報(bào)告;

(二)企業(yè)去內(nèi)地興辦工商企業(yè)的章程;

(三)合資、合作的聯(lián)營(yíng)合同或合資意向書;

(四)企業(yè)成立或變更時(shí)的政府批文;

(五)企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本的復(fù)印件;

(六)派出負(fù)責(zé)人的法人授權(quán)托付證明書;

(七)會(huì)計(jì)師事務(wù)所的驗(yàn)資報(bào)告;

(八)當(dāng)年或上一年度的財(cái)務(wù)決算表復(fù)印件;

(九)銀行開具的資信證明;

(十)企業(yè)已經(jīng)在內(nèi)地投資的經(jīng)營(yíng)效益狀況;

(十一)政府主管部門批文;

(十二)工商局批文;

(十三)外出興辦企業(yè)當(dāng)?shù)卣呐?

(十四)外出興辦企業(yè)當(dāng)?shù)毓ど叹峙?

(十五)外出興辦企業(yè)工農(nóng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件;

(十六)項(xiàng)目實(shí)際投資金額證明材料;

(十七)歷年經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)。

第七條境外投資項(xiàng)目檔案包括的必要文件是:

(一)給外匯管理局及經(jīng)發(fā)局的申請(qǐng)報(bào)告;

(二)可行性探討報(bào)告;

(三)海外公司合同、章程;

(四)投資方的政府批文、營(yíng)業(yè)執(zhí)照及法定代表人證明書;

(五)投資方資信證明、創(chuàng)匯證明、資產(chǎn)負(fù)債表及歷年經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī);

(六)外派管理局關(guān)于項(xiàng)目投資風(fēng)險(xiǎn)及外匯來(lái)源的書面審查材料;

(七)政府主管部門征詢我駐外使領(lǐng)館看法的函;

(八)政府主管部門同意成立海外公司的批文;

(九)海外公司在投資國(guó)的注冊(cè)登記證明;

(十)項(xiàng)目實(shí)際投資金額證明材料;

第八條項(xiàng)目檔案的收集和保管

(一)投資發(fā)展部設(shè)建檔員負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的收集整理,總公司各下屬公司應(yīng)仔細(xì)協(xié)作其

工作

,主動(dòng)、剛好地將項(xiàng)目檔案整理上交投資發(fā)展部,投資發(fā)展部建檔后將檔案原件移交總經(jīng)理

辦公室,并保留二套完整復(fù)印件;

(二)各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將項(xiàng)目文件交給建檔員時(shí),建檔員應(yīng)剛好登記文件交付日期、名稱

、原件或復(fù)件、交付人,并由文件交付人簽字認(rèn)可;

(三)文件登記后由投資發(fā)展部經(jīng)理或執(zhí)委會(huì)主任簽字,按性質(zhì)進(jìn)行編號(hào)、歸檔;

(四)項(xiàng)目檔案保管期(原件和復(fù)印件)一般為永久保存。

第九條項(xiàng)目檔案的查閱

(一)總公司人員因工作須要查閱或借用項(xiàng)目檔案時(shí),在投資發(fā)展部辦理相應(yīng)的查閱或

借用手續(xù);

(二)集團(tuán)內(nèi)各單位因公須要查閱項(xiàng)目檔案時(shí),須出具本單位領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)證明。經(jīng)執(zhí)委

會(huì)主任或投資發(fā)展部經(jīng)理同意后,方能由建檔員接待查閱;

(三)外單位人員因公須要查閱項(xiàng)目檔案時(shí),應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)執(zhí)委會(huì)主任同意后

,方

能由建檔員接待查閱,并由建檔員具體登記查閱項(xiàng)目檔案人的工作單位、查閱檔案名稱及查

閱理由;

(四)項(xiàng)目檔案一般不得帶出檔案室外,如有特別狀況,需帶出室外或復(fù)制時(shí),必需經(jīng)

執(zhí)委主任批準(zhǔn),由建檔員具體登記,借用人簽名后才可外借,并限期歸還;

(五)查閱人違反借閱規(guī)定時(shí),建檔員有權(quán)對(duì)其提出指責(zé)以至停止其借閱。

第十條全部資料均應(yīng)放人有鎖的柜子里,鑰匙由建檔員專人保管,建檔員因工作失職

,使文件丟失或損毀,應(yīng)追究其責(zé)任。

第十一條由于建檔員的變動(dòng)或機(jī)構(gòu)的變更等,項(xiàng)目檔案須要移交時(shí),須辦理交接手續(xù)

,并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定方法

水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定

法規(guī)名稱:水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定水辦[2023]480號(hào)

法規(guī)類別:規(guī)范性文件

制定機(jī)關(guān):水利部

頒布日期:

實(shí)施日期:2023.12.10

修改日期:

法規(guī)內(nèi)容:

第一章總則

第一條為加強(qiáng)水利工程建設(shè)項(xiàng)目(以下簡(jiǎn)稱'水利工程')檔案管理工作,明確檔案管理職責(zé),規(guī)范檔案管理行為,充分發(fā)揮檔案在水利工程建設(shè)與管理中的作用,依據(jù)《中華人民共和國(guó)國(guó)檔案法》、《水利檔案工作規(guī)定》及有關(guān)業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范,結(jié)合水利工程的特點(diǎn),制定本規(guī)定。

其次條水利工程檔案是指水利工程在前期、實(shí)施、竣工驗(yàn)收等各建設(shè)階段過程中形成的,具有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。

第三條水利工程檔案工作是水利工程建設(shè)與管理工作的重要組成部分。有關(guān)單位應(yīng)加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo),將檔案工作納入水利工程建設(shè)與管理工作中,明確相關(guān)部門、人員的崗位職責(zé),健全制度,統(tǒng)籌支配檔案工作經(jīng)費(fèi),確保水利工程檔案工作的正常開展。

第四條本規(guī)定適用于大中型水利工程,其他水利工程可參照?qǐng)?zhí)行。

其次章檔案管理

第五條水利工程檔案工作應(yīng)貫穿于水利工程建設(shè)程序的各個(gè)階段。即從水利工程建設(shè)前期就應(yīng)進(jìn)行文件材料的收集和整理工作;在簽訂有關(guān)合同、協(xié)議時(shí),應(yīng)對(duì)水利工程檔案的收集、整理、移交提出明確要求;檢查水利工程進(jìn)度與施工質(zhì)量時(shí),要同時(shí)檢查水利工程檔案的收集、整理狀況;在進(jìn)行項(xiàng)目成果評(píng)審、鑒定和水利工程重要階段驗(yàn)收與竣工驗(yàn)收時(shí),要同時(shí)審查、驗(yàn)收工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量,并作出相應(yīng)的鑒定評(píng)語(yǔ)。

第六條各級(jí)建設(shè)管理部門應(yīng)主動(dòng)協(xié)作檔案業(yè)務(wù)主管部門,仔細(xì)履行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責(zé),共同抓好水利工程檔案工作。

第七條項(xiàng)目法人對(duì)水利工程檔案工作負(fù)總責(zé),須仔細(xì)做好自身產(chǎn)生檔案的收集、整理、保管工作,并應(yīng)加強(qiáng)對(duì)各參建單位歸檔工作的監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)。大中型水利工程的項(xiàng)目法人,應(yīng)設(shè)立檔案室,落實(shí)專職檔案人員;其他水利工程的項(xiàng)目法人也應(yīng)配備相應(yīng)人員負(fù)責(zé)工程檔案工作。項(xiàng)目法人的檔案人員對(duì)各職能處室歸檔工作具有監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)職責(zé)。

第八條勘察設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等參建單位,應(yīng)明確本單位相關(guān)部門和人員的歸檔責(zé)任,切實(shí)做好職責(zé)范圍內(nèi)水利工程檔案的收集、整理、歸檔和保管工作;屬于向項(xiàng)目法人等單位移交的應(yīng)歸檔文件材料,在完成收集、整理、審核工作后,應(yīng)剛好提交項(xiàng)目法人。項(xiàng)目法人應(yīng)仔細(xì)做好有關(guān)檔案的接收、歸檔和向流域機(jī)構(gòu)檔案館的移交工作。

第九條工程建設(shè)的專業(yè)技術(shù)人員和管理人員是歸檔工作的干脆責(zé)任人,須按要求將工作中形成的應(yīng)歸檔文件材料,進(jìn)行收集、整理、歸檔,如遇工作變動(dòng),須先交清原崗位應(yīng)歸檔的文件材料。

第十條水利工程檔案的質(zhì)量是衡量水利工程質(zhì)量的重要依據(jù),應(yīng)將其納入工程質(zhì)量管理程序。質(zhì)量管理部門應(yīng)仔細(xì)把好質(zhì)量監(jiān)督檢查關(guān),凡參建單位未按規(guī)定要求提交工程檔案的,不得通過驗(yàn)收或進(jìn)行質(zhì)量等級(jí)評(píng)定。工程檔案達(dá)不到規(guī)定要求的,項(xiàng)目法人不得返還其工程質(zhì)量保證金。

第十一條大中型水利工程均應(yīng)建設(shè)與工作任務(wù)相適應(yīng)的、符合規(guī)范要求的專用檔案庫(kù)房,配備必要的檔案裝具和設(shè)備;其他建設(shè)項(xiàng)目,也應(yīng)有滿意檔案工作須要的庫(kù)房、裝具和設(shè)備。所需費(fèi)用可分別列入工程總概算的管理房屋建設(shè)工程項(xiàng)目類和生產(chǎn)打算費(fèi)中。

第十二條項(xiàng)目法人應(yīng)根據(jù)國(guó)家信息化建設(shè)的有關(guān)要求,充分利用新技術(shù),開展水利工程檔案數(shù)字化工作,建立工程檔案數(shù)據(jù)庫(kù),大力開發(fā)檔案信息資源,提高檔案管理水平,為工程建設(shè)與管理服務(wù)。

第十三條項(xiàng)目法人應(yīng)按時(shí)向上級(jí)主管單位報(bào)送《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理狀況登記表》(附件1)。國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目,還應(yīng)同時(shí)向水利部報(bào)送《國(guó)家重點(diǎn)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理登記表》(附件2)。

第三章歸檔與移交要求

第十四條水利工程檔案的保管期限分為永久、長(zhǎng)期、短期三種。長(zhǎng)期檔案的實(shí)際保存期限,不得短于工程的實(shí)際壽命。

第十五條《水利工程建設(shè)項(xiàng)目文件材料歸檔范圍和保管期限表》(附件3)是對(duì)項(xiàng)目法人等相關(guān)單位應(yīng)保存檔案的原則規(guī)定。項(xiàng)目法人可結(jié)合實(shí)際,補(bǔ)充制定更加詳細(xì)的工程檔案歸檔范圍及符合工程建設(shè)實(shí)際的工程檔案分類方案。

第十六條水利工程檔案的歸檔工作,一般是由產(chǎn)生文件材料的單位或部門負(fù)責(zé)?？偘鼏挝粚?duì)各分包單位提交的歸檔材料負(fù)有匯總責(zé)任。各參建單位技術(shù)負(fù)責(zé)人應(yīng)對(duì)其供應(yīng)檔案的內(nèi)容及質(zhì)量負(fù)責(zé);監(jiān)理工程師對(duì)施工單位提交的歸檔材料應(yīng)履行審核簽字手續(xù),監(jiān)理單位應(yīng)向項(xiàng)目法人提交對(duì)工程檔案內(nèi)容與整編質(zhì)量狀況的專題審核報(bào)告。

第十七條水利工程文件材料的收集、整理應(yīng)符合《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(gb/t1182-2000)。歸檔文件材料的內(nèi)容與形式均應(yīng)滿意檔案整理規(guī)范要求。即內(nèi)容應(yīng)完整、精確、系統(tǒng);形式應(yīng)字跡清晰、圖樣清楚、圖表整齊、竣工圖及聲像材料須標(biāo)注的內(nèi)容清晰、簽字(章)手續(xù)完備,歸檔圖紙應(yīng)按《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》(gb/t10609.3-1989)要求統(tǒng)一折疊。

第十八條竣工圖是水利工程檔案的重要組成部分,必需做到完整、精確、清楚、系統(tǒng)、修改規(guī)范、簽字手續(xù)完備。項(xiàng)目法人應(yīng)負(fù)責(zé)編制項(xiàng)目總平面圖和綜合管線竣工圖。施工單位應(yīng)以單位工程或?qū)I(yè)為單位編制竣工圖。竣工圖須由編制單位在圖標(biāo)上方空白處逐張加蓋'竣工圖章'(附件4-1),有關(guān)單位和責(zé)任人應(yīng)嚴(yán)格履行簽字手續(xù)。每套竣工圖應(yīng)附編制說(shuō)明、鑒定看法及書目。施工單位應(yīng)按以下要求編制竣工圖:

(一)按施工圖施工沒有變動(dòng)的,須在施工圖上加蓋并簽署竣工圖章;

(二)一般性的圖紙變更及符合杠改或劃改要求的,可在原施工圖上更改,在說(shuō)明欄內(nèi)注明變更依據(jù),加蓋并簽署竣工圖章;

(三)凡涉及結(jié)構(gòu)形式、工藝、平面布置等重大變更,或圖面變更超過1/3的,應(yīng)重新繪制竣工圖(可不再加蓋竣工圖章)。重繪圖應(yīng)按原圖編號(hào),并在說(shuō)明欄內(nèi)注明變更依據(jù),在圖標(biāo)欄內(nèi)注明'竣工階段'和繪制竣工圖的時(shí)間、單位、責(zé)任人。監(jiān)理單位應(yīng)在圖標(biāo)上方加蓋并簽署'竣工圖確認(rèn)章'(見附件4-2)。

第十九條水利工程建設(shè)聲像檔案是紙制載體檔案的必要補(bǔ)充。參建單位應(yīng)指定專人,負(fù)責(zé)各自產(chǎn)生的照片、膠片、錄音、錄像等聲像材料的收集、整理、歸檔工作,歸檔的聲像材料均應(yīng)標(biāo)注事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)容。工程建設(shè)重要階段、重大事務(wù)、事故,必需要有完整的聲像材料歸檔。

其次十條電子文件的整理、歸檔,參照《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(gb/t18894-2023)執(zhí)行。

其次十一條項(xiàng)目法人可依據(jù)實(shí)際須要,確定不同文件材料的歸檔份數(shù),但應(yīng)滿意以下要求:

(一)項(xiàng)目法人與運(yùn)行管理單位應(yīng)各保存1套較完整的工程檔案材料(當(dāng)二者為一個(gè)單位時(shí),應(yīng)異地保存1套);

(二)工程涉及多家運(yùn)行管理單位時(shí),各運(yùn)行管理單位則只保存與其管理范圍有關(guān)的工程檔案材料;

(三)當(dāng)有關(guān)文件材料需由若干單位保存時(shí),原件應(yīng)由項(xiàng)目產(chǎn)權(quán)單位保存,其他單位保存復(fù)制件;

(四)流域限制性水利樞紐工程或大江、大河、大湖的重要堤防工程,項(xiàng)目法人應(yīng)負(fù)責(zé)向流域機(jī)構(gòu)檔案館移交1套完整的工程竣工圖及工程竣工驗(yàn)收等相關(guān)文件材料(詳細(xì)內(nèi)容參見附件3)。

其次十二條工程檔案的歸檔與移交必需編制檔案書目。檔案書目應(yīng)為案卷級(jí),并須填寫工程檔案交接單(見附件5)。交接雙方應(yīng)仔細(xì)核對(duì)書目與實(shí)物,并由經(jīng)手人簽字、加蓋單位公章確認(rèn)。

其次十三條工程檔案的歸檔時(shí)間,可由項(xiàng)目法人依據(jù)實(shí)際狀況確定。可分階段在單位工程或單項(xiàng)工程完工后向項(xiàng)目法人歸檔,也可在主體工程全部完工后向項(xiàng)目法人歸檔。整個(gè)項(xiàng)目的歸檔工作和項(xiàng)目法人向有關(guān)單位的檔案移交工作,應(yīng)在工程竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi)完成。

第四章檔案驗(yàn)收

其次十四條水利工程檔案驗(yàn)收是水利工程竣工驗(yàn)收的重要內(nèi)容,應(yīng)提前或與工程竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。凡檔案內(nèi)容與質(zhì)量達(dá)不到要求的水利工程,不得通過檔案驗(yàn)收;未通過檔案驗(yàn)收或檔案驗(yàn)收不合格的,不得進(jìn)行或通過工程的竣工驗(yàn)收。

其次十五條各級(jí)水行政主管部門組織的水利工程竣工驗(yàn)收,應(yīng)有檔案人員作為驗(yàn)收委員參與。水利部組織的工程驗(yàn)收,由水利部辦公廳檔案部門派員參與;流域機(jī)構(gòu)或省級(jí)水行政主管部門組織的工程驗(yàn)收,由相應(yīng)的檔案管理部門派員參與;其他單位組織的有關(guān)工程項(xiàng)目的驗(yàn)收,由組織工程驗(yàn)收單位的檔案人員參與。

其次十六條大中型水利工程在竣工驗(yàn)收前要進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收。其他工程的檔案驗(yàn)收應(yīng)與工程竣工驗(yàn)收同步進(jìn)行。檔案專項(xiàng)驗(yàn)收可分為初步驗(yàn)收和正式驗(yàn)收。初步驗(yàn)收可由工程竣工驗(yàn)收主持單位托付相關(guān)單位組織進(jìn)行;正式驗(yàn)收應(yīng)由工程竣工驗(yàn)收主持單位的檔案業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)。

其次十七條水利工程在進(jìn)行檔案專項(xiàng)驗(yàn)收前,項(xiàng)目法人應(yīng)組織工程參建單位對(duì)工程檔案的收集、整理、保管與歸檔狀況進(jìn)行自檢,確認(rèn)工程檔案的內(nèi)容與質(zhì)量已達(dá)要求后,可向有關(guān)單位報(bào)送檔案自檢報(bào)告,并提出檔案專項(xiàng)驗(yàn)收申請(qǐng)。

檔案自檢報(bào)告應(yīng)包括:工程概況,工程檔案管理狀況,文件材料的收集、整理、歸檔與保管狀況,竣工圖的編制與整編質(zhì)量,工程檔案完整、精確、系統(tǒng)、平安性的自我評(píng)價(jià)等內(nèi)容。

其次十八條檔案專項(xiàng)驗(yàn)收的主持單位在收到申請(qǐng)后,可托付有關(guān)單位對(duì)其工程檔案進(jìn)行驗(yàn)收前檢查評(píng)定,對(duì)具備驗(yàn)收條件的項(xiàng)目,應(yīng)成立檔案專項(xiàng)驗(yàn)收組進(jìn)行驗(yàn)收。檔案專項(xiàng)驗(yàn)收組由驗(yàn)收主持單位、國(guó)家或地方檔案行政管理部門、地方水行政管理部門及有關(guān)流域機(jī)構(gòu)等單位組成。必要時(shí),可聘請(qǐng)相關(guān)單位的檔案專家作為驗(yàn)收組成員參與驗(yàn)收。

其次十九條檔案專項(xiàng)驗(yàn)收工作的步驟、方法與內(nèi)容如下:

(一)聽取項(xiàng)目法人有關(guān)工程建設(shè)狀況和檔案收集、整理、歸檔、移交、管理與保管狀況的自檢報(bào)告;

(二)聽取監(jiān)理單位對(duì)項(xiàng)目檔案整理狀況的審核報(bào)告;

(三)對(duì)驗(yàn)收前已進(jìn)行檔案檢查評(píng)定的水利工程,還應(yīng)聽取被托付單位的檢查評(píng)定看法;

(四)查看現(xiàn)場(chǎng)(了解工程建設(shè)實(shí)際狀況);

(五)依據(jù)水利工程建設(shè)規(guī)模,抽查各單位檔案整理狀況。抽查比例一般不得少于項(xiàng)目法人應(yīng)保存檔案數(shù)量的8%,其中竣工圖不得少于一套竣工圖總張數(shù)的10%;抽查檔案總量應(yīng)在200卷以上;

(六)驗(yàn)收組成員進(jìn)行綜合評(píng)議;

(七)形成檔案專項(xiàng)驗(yàn)收看法,并向項(xiàng)目法人和全部會(huì)議代表反饋;

(八)驗(yàn)收主持單位以文件形式正式印發(fā)檔案專項(xiàng)驗(yàn)收看法。

第三十條檔案專項(xiàng)驗(yàn)收看法應(yīng)包括以下內(nèi)容:

(一)工程概況。

(二)工程檔案管理狀況:

1、工程檔案工作管理體制與管理狀況

2、文件材料的收集、整理、立卷質(zhì)量與數(shù)量

3、竣工圖的編制質(zhì)量與整編狀況

4、工程檔案的完整、精確、系統(tǒng)性評(píng)價(jià)

(三)存在問題及整改要求。

(四)驗(yàn)收結(jié)論。

(五)驗(yàn)收組成員簽字表。

第五章附則

第三十一條本規(guī)定由水利部負(fù)責(zé)說(shuō)明。

第三十二條本規(guī)定自2023年12月10日起施行,原水利部制定的《水利基本建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理規(guī)定》(水辦[1997]275號(hào)),同時(shí)廢止。

某項(xiàng)目檔案信息管理制度

1項(xiàng)目部配置檔案信息員,由工程管理部技術(shù)員兼任,負(fù)責(zé)工程檔案、信息的收集和整理工作。

2檔案信息員必需收集各部門須要?dú)w檔的資料,根據(jù)檔案管理相關(guān)文件要求審查收集的資料是否符合文件要求,對(duì)不符合者退回整改處理。

3檔案信息員對(duì)收集來(lái)的資料根據(jù)檔案管理相關(guān)文件要求進(jìn)行整理,收集整理工程竣工資料,在項(xiàng)目總工領(lǐng)導(dǎo)下完成竣工資料移交工作。

4檔案信息員負(fù)責(zé)做好對(duì)內(nèi)信息傳達(dá)工作,并將內(nèi)部反饋看法剛好上達(dá)。

5檔案信息員負(fù)責(zé)做好對(duì)外信息發(fā)布工作,對(duì)本單位剛好報(bào)送《工程簡(jiǎn)報(bào)》、《工程周報(bào)》、《質(zhì)量月報(bào)》、《平安月報(bào)》等報(bào)表,對(duì)業(yè)主項(xiàng)目部、監(jiān)理項(xiàng)目部剛好報(bào)送《工程月報(bào)》、《日?qǐng)?bào)》等報(bào)表。

6剛好聯(lián)系各物資供貨單位,按規(guī)定要求審查各單位供應(yīng)物資質(zhì)量保證文件,對(duì)不合格文件剛好退回,并要求供應(yīng)合格文件。

投資項(xiàng)目檔案管理規(guī)定范例

為加強(qiáng)本公司系統(tǒng)各投資項(xiàng)目的檔案管理,特制訂本管理方法。第一條“投資項(xiàng)目”是指:(一)因本公司參加投資或合作而產(chǎn)生的盈利性建筑工程;(二)因本公司參加投資或合作而設(shè)立的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)性企業(yè)。其次條建筑工程的各種文件資料由房地產(chǎn)開發(fā)公司負(fù)責(zé)建檔和保管,生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)性企業(yè)的文件資料由公司總部執(zhí)委會(huì)投資發(fā)展室負(fù)責(zé)建檔和保管。以下各條規(guī)定均指其次類投資項(xiàng)目文件資料的管理。第三條全部檔案按類、目劃分歸納,依據(jù)公司檔案現(xiàn)狀,設(shè)以下四類檔案,并將各項(xiàng)目本身作為目:(一)全資投資項(xiàng)目類;(二)合資合作投資項(xiàng)目類;(三)內(nèi)地投資項(xiàng)目類;(四)境外投資項(xiàng)目類。第四條全資投資項(xiàng)目檔案包括的必要文件是:(一)新上項(xiàng)目預(yù)報(bào)表和可行性分析報(bào)告;(二)給政府的懇求報(bào)告和政府批文;(三)企業(yè)章程和董事會(huì)決議;(四)總公司的法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照和工商局批復(fù);(五)資信證明或資金來(lái)源證明;(六)產(chǎn)權(quán)變更有關(guān)文件、材料;(七)項(xiàng)目實(shí)際投資金額證明材料;(八)歷年經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)。第五條合資合作投資項(xiàng)目檔案包括的文件是:(一)新上項(xiàng)目預(yù)報(bào)表和合資企業(yè)可行性分析報(bào)告;(二)外商投資企業(yè)名稱運(yùn)用證和各方股東的政府批文;(三)給政府的申請(qǐng)報(bào)告和政府批文;(四)合資企業(yè)合同書;(五)合資企業(yè)章程和董事會(huì)決議;(六)合資各方企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照和各方法定代表人證明書;(七)合資各方資信證明或資金來(lái)源證明;(八)各方(中方)主管單位看法;(九)合資各方委派的董事名單;(十)進(jìn)口設(shè)備、辦公用品清單;(十一)工商行政管理局批文和工商行政管理局營(yíng)業(yè)執(zhí)照;(十二)產(chǎn)權(quán)、股權(quán)變更有關(guān)文件、材料;(十三)項(xiàng)目實(shí)際投資金額證明材料;(十四)歷年經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)。第六條內(nèi)地投資項(xiàng)目包括的必要文件是:(一)給政府經(jīng)濟(jì)協(xié)作辦公室的申請(qǐng)報(bào)告;(二)企業(yè)去內(nèi)地興辦工商企業(yè)的章程;(三)合資、合作的聯(lián)營(yíng)合同或合資意向書;(四)企業(yè)成立或變更時(shí)的政府批文;(五)企業(yè)法人營(yíng)業(yè)執(zhí)照副本的復(fù)印件;(六)派出負(fù)責(zé)人的法人授權(quán)托付證明書;(七)會(huì)計(jì)師事務(wù)所的驗(yàn)資報(bào)告;(八)當(dāng)年或上一年度的財(cái)務(wù)決算表復(fù)印件;(九)銀行開具的資信證明;(十)企業(yè)已經(jīng)在內(nèi)地投資的經(jīng)營(yíng)效益狀況;(十一)政府主管部門批文;(十二)工商局批文;(十三)外出興辦企業(yè)當(dāng)?shù)卣呐?(十四)外出興辦企業(yè)當(dāng)?shù)毓ど叹峙?(十五)外出興辦企業(yè)工農(nóng)業(yè)執(zhí)照復(fù)印件;(十六)項(xiàng)目實(shí)際投資金額證明材料;(十七)歷年經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)。第七條境外投資項(xiàng)目檔案包括的必要文件是:(一)給外匯管理局及經(jīng)發(fā)局的申請(qǐng)報(bào)告;(二)可行性探討報(bào)告;(三)海外公司合同、章程;(四)投資方的政府批文、營(yíng)業(yè)執(zhí)照及法定代表人證明書;(五)投資方資信證明、創(chuàng)匯證明、資產(chǎn)負(fù)債表及歷年經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī);(六)外派管理局關(guān)于項(xiàng)目投資風(fēng)險(xiǎn)及外匯來(lái)源的書面審查材料;(七)政府主管部門征詢我駐外使領(lǐng)館看法的函;(八)政府主管部門同意成立海外公司的批文;(九)海外公司在投資國(guó)的注冊(cè)登記證明;(十)項(xiàng)目實(shí)際投資金額證明材料;第八條項(xiàng)目檔案的收集和保管(一)投資發(fā)展部設(shè)建檔員負(fù)責(zé)項(xiàng)目檔案的收集整理,總公司各下屬公司應(yīng)仔細(xì)協(xié)作其工作,主動(dòng)、剛好地將項(xiàng)目檔案整理上交投資發(fā)展部,投資發(fā)展部建檔后將檔案原件移交總經(jīng)理辦公室,并保留二套完整復(fù)印件;(二)各項(xiàng)目負(fù)責(zé)人將項(xiàng)目文件交給建檔員時(shí),建檔員應(yīng)剛好登記文件交付日期、名稱、原件或復(fù)件、交付人,并由文件交付人簽字認(rèn)可;(三)文件登記后由投資發(fā)展部經(jīng)理或執(zhí)委會(huì)主任簽字,按性質(zhì)進(jìn)行編號(hào)、歸檔;(四)項(xiàng)目檔案保管期(原件和復(fù)印件)一般為永久保存。第九條項(xiàng)目檔案的查閱(一)總公司人員因工作須要查閱或借用項(xiàng)目檔案時(shí),在投資發(fā)展部辦理相應(yīng)的查閱或借用手續(xù);(二)集團(tuán)內(nèi)各單位因公須要查閱項(xiàng)目檔案時(shí),須出具本單位領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)證明。經(jīng)執(zhí)委會(huì)主任或投資發(fā)展部經(jīng)理同意后,方能由建檔員接待查閱;(三)外單位人員因公須要查閱項(xiàng)目檔案時(shí),應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)執(zhí)委會(huì)主任同意后,方能由建檔員接待查閱,并由建檔員具體登記查閱項(xiàng)目檔案人的工作單位、查閱檔案名稱及查閱理由;(四)項(xiàng)目檔案一般不得帶出檔案室外,如有特別狀況,需帶出室外或復(fù)制時(shí),必需經(jīng)執(zhí)委主任批準(zhǔn),由建檔員具體登記,借用人簽名后才可外借,并限期歸還;(五)查閱人違反借閱規(guī)定時(shí),建檔員有權(quán)對(duì)其提出指責(zé)以至停止其借閱。第十條全部資料均應(yīng)放人有鎖的柜子里,鑰匙由建檔員專人保管,建檔員因工作失職,使文件丟失或損毀,應(yīng)追究其責(zé)任。第十一條由于建檔員的變動(dòng)或機(jī)構(gòu)的變更等,項(xiàng)目檔案須要移交時(shí),須辦理交接手續(xù),并由監(jiān)交人、移交人、接收人簽字或蓋章。

v項(xiàng)目檔案資料管理制度

以下是我為大家整理收集的一份關(guān)于項(xiàng)目檔案的制度,僅供大家參考和閱讀。

項(xiàng)目檔案資料管理制度

第一條:項(xiàng)目文件的形成和積累項(xiàng)目文件產(chǎn)生于項(xiàng)目建設(shè)全過程。其形成、積累和管理應(yīng)列入項(xiàng)目建設(shè)安排和有關(guān)部門及人員的職責(zé)范圍、工作標(biāo)準(zhǔn)或崗位責(zé)任制。并有相應(yīng)的檢查、限制及考核措施。

其次條、項(xiàng)目建設(shè)各階段文件的收集及其責(zé)任

1、項(xiàng)目打算階段

建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)收集、積累和整理項(xiàng)目前期文件以及設(shè)備,工藝和涉外文件:勘查、設(shè)計(jì)單位負(fù)責(zé)收集、積累勘查、設(shè)計(jì)文件,并按規(guī)定向建設(shè)單位檔案部門提交有關(guān)設(shè)計(jì)基礎(chǔ)資料和設(shè)計(jì)文件。

2、項(xiàng)目施工階段

項(xiàng)目實(shí)行總承包的。由各分包單位負(fù)責(zé)其分包項(xiàng)目全部文件的收集、積累、整理,并提交總承包單位匯總;由建設(shè)單位分別向幾個(gè)單位發(fā)包的。由各承保單位負(fù)責(zé)收集、積累其承包項(xiàng)目的全部文件;項(xiàng)目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)收集,積累項(xiàng)目監(jiān)理文件。建設(shè)單位托付的項(xiàng)目監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目建設(shè)中文件收集、積累和完整、精確、系統(tǒng)狀況、審核,簽認(rèn)竣工文件。并向建設(shè)單位提交有關(guān)專項(xiàng)報(bào)告、驗(yàn)證材料及其他監(jiān)理文件。

3、項(xiàng)目試運(yùn)行階段

試運(yùn)行單位負(fù)責(zé)收集、積累在生產(chǎn)技術(shù)打算試運(yùn)行中形成的文件:項(xiàng)目器材供應(yīng)、財(cái)務(wù)管理單位或部門應(yīng)負(fù)責(zé)收集、積累所擔(dān)當(dāng)項(xiàng)目的器材供應(yīng)和財(cái)務(wù)管理中形成的文件。

第三條、收集范圍

1、反映與項(xiàng)目有關(guān)的重要職能活動(dòng)、具有查考利用價(jià)值的各種載體的文件,應(yīng)收集齊全,規(guī)入建設(shè)項(xiàng)目檔案。

2、項(xiàng)目文件歸檔范圍和保管期限見附表1

第四條、收集時(shí)間

各類文件應(yīng)按文件形成的先后依次或項(xiàng)目完成狀況剛好收集:引進(jìn)技術(shù)、設(shè)備文件應(yīng)首先由建設(shè)單位或接受托付的承包單位登記、歸檔、再行譯校、復(fù)印和分發(fā)運(yùn)用。

第五條、項(xiàng)目文件質(zhì)量要求

1、字跡清晰,圖樣清楚。圖表整齊、簽字手續(xù)完備。

2、需永久、長(zhǎng)期保存的文件不應(yīng)用易褪色的書材料(紅色墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等)書寫、繪制。

3、復(fù)印、打印文件及照片的字跡、線條和影像的清楚及堅(jiān)固程度應(yīng)符合設(shè)計(jì)標(biāo)定質(zhì)量的要求。

4、錄音、錄像文件應(yīng)保證載體的有效性。

5、長(zhǎng)期存儲(chǔ)的電子文件應(yīng)運(yùn)用不行擦除型光盤。

項(xiàng)目文件的整理與歸檔標(biāo)準(zhǔn)

第一條、項(xiàng)目文件的整理

1、建設(shè)項(xiàng)目所形成的全部項(xiàng)目文件在歸檔前應(yīng)依據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定,并按檔案管理的要求,由文件形成單位進(jìn)行整理。

2、建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)形成或收到的有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目的前期文件、設(shè)備技術(shù)文件、竣工試運(yùn)行文件及驗(yàn)收文件,應(yīng)依據(jù)文件的性質(zhì)

、內(nèi)容分別按年度、項(xiàng)目的單項(xiàng)或單位工程整理

3、勘查、設(shè)計(jì)單位形成的基礎(chǔ)材料和項(xiàng)目設(shè)計(jì)文件,應(yīng)按項(xiàng)目或?qū)I(yè)整理。

4、施工技術(shù)文件應(yīng)按單項(xiàng)工程的專業(yè),階段整理;檢查驗(yàn)收記錄、質(zhì)量評(píng)定及監(jiān)理文件按單位工程整理。

5、設(shè)備、技術(shù)、工藝、專利及商檢索賠文件應(yīng)由承辦單位整理;現(xiàn)場(chǎng)運(yùn)用的譯文及安裝調(diào)試形成的非標(biāo)準(zhǔn)圖、竣工圖、設(shè)計(jì)變更、試運(yùn)行及維護(hù)中形成的文件,工程事故處理文件由施工單位整理。

其次條、項(xiàng)目文件的組卷

1、組卷要遵循項(xiàng)目文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn),保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系;分類科學(xué),組卷合理;法律性文件手續(xù)齊備,符合檔案管理要求。

2、項(xiàng)目施工文件按單項(xiàng)工程、單位工程或裝置、階段、結(jié)構(gòu)、專業(yè)組卷:項(xiàng)目竣工圖按建筑、結(jié)構(gòu)、水電、暖通、電梯、消防、環(huán)保等依次組卷;設(shè)備文件按專業(yè)、臺(tái)件等組卷;管理性文件按問題、時(shí)間或項(xiàng)目依據(jù)性、基礎(chǔ)性、竣工驗(yàn)收文件組卷;監(jiān)理文件按文種組卷;原材料試驗(yàn)按單項(xiàng)工程、單位工程組卷。

3、案卷及卷內(nèi)文件不重份;同一卷內(nèi)有不同保管期限的文件。該卷保管期限從長(zhǎng)。

第三條、案卷與卷內(nèi)文件的排列

1、管理性文件按問題、時(shí)間或重要程度排列。

2、施工文件按管理、依據(jù)、建筑、安裝、檢測(cè)試驗(yàn)記錄、評(píng)定、驗(yàn)收排列。

3、設(shè)備文件按依據(jù)性、開箱驗(yàn)收、隨機(jī)圖樣、安裝調(diào)試和運(yùn)行修理等依次排列。

4、竣工圖按專業(yè)、圖號(hào)排列。

5、卷內(nèi)文件一般文字在前,圖樣在后;譯文在前,原文在后;正件在前,附件在后;印件在前,定(草)稿在后。

第四條、卷內(nèi)編目,裝訂必需符合規(guī)定要求,詳見綜合科檔案管理制度

第五條、聲像材料整理

聲像材料整理時(shí)應(yīng)附文字說(shuō)明。對(duì)事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、作者等內(nèi)容進(jìn)行著錄。

第六條、項(xiàng)目文件的歸檔

1、建設(shè)單位各機(jī)構(gòu)、各施工承包單位、監(jiān)理單位應(yīng)在建設(shè)項(xiàng)目完成后,將經(jīng)整理,編目后所形成的項(xiàng)目文件按合同協(xié)議規(guī)定的要求,向建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)歸檔。

2、依據(jù)基本建設(shè)程序和項(xiàng)目特點(diǎn),歸檔可按階段分期進(jìn)行,也可在單項(xiàng)工程或單位工程完成并通過竣工驗(yàn)收后于竣工驗(yàn)收文件一并歸檔。

3、歸檔文件應(yīng)完整、成套、系統(tǒng)。應(yīng)記述和反應(yīng)建設(shè)項(xiàng)目的規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工及竣工驗(yàn)收的全過程;真實(shí)記錄和精確反應(yīng)項(xiàng)目建設(shè)過程和竣工的實(shí)際狀況,圖物相符,技術(shù)數(shù)據(jù)牢靠、簽字手續(xù)完備;文件質(zhì)量應(yīng)符合項(xiàng)目文件質(zhì)量要求的規(guī)定。

4、勘查、設(shè)計(jì)、施工及建立單位需向本礦歸檔的文件,應(yīng)按國(guó)家有關(guān)檔案管理的規(guī)定和附表1的要求單獨(dú)立卷歸檔。

5、外文資料應(yīng)將題名、卷內(nèi)章節(jié)書目譯成中文,經(jīng)翻譯人、審校人簽署的譯文稿與原文一起歸檔。

第七條、項(xiàng)目文件的歸檔審查施工單位在項(xiàng)目竣工文件收集,編制和整理后,應(yīng)依次由竣工文件的編制方、質(zhì)監(jiān)部門、監(jiān)理部門對(duì)文件的完整、精確狀況和案卷質(zhì)量進(jìn)行審查或三方會(huì)審,經(jīng)建設(shè)單位確認(rèn)并辦理交接手續(xù)后連同審查記錄全部交建設(shè)單位檔案管理機(jī)構(gòu)。

第八條、項(xiàng)目文件的歸檔時(shí)間

1、除受托付進(jìn)行項(xiàng)目檔案匯總整理外,各施工承包單位應(yīng)在項(xiàng)目實(shí)體完成后三個(gè)月內(nèi)將項(xiàng)目文件向建設(shè)單位歸檔;有尾工的應(yīng)在尾工完成后剛好歸檔。即:在其項(xiàng)目鑒定、竣工后或財(cái)務(wù)決算后三個(gè)月內(nèi)歸檔,周期長(zhǎng)的可分階段、單項(xiàng)歸檔。

2、外購(gòu)設(shè)備儀器或引進(jìn)項(xiàng)目的文件材料在開箱設(shè)備驗(yàn)收或接收后即時(shí)登記,安裝調(diào)試后歸檔(任務(wù)結(jié)束后一周內(nèi)向上級(jí)檔案室移交)。

3、電子文件的邏輯歸檔實(shí)時(shí)進(jìn)行,物理歸檔應(yīng)與紙質(zhì)文件歸檔時(shí)間一樣。

4、磁帶、照片及底片、膠片、實(shí)物等形式的文件材料應(yīng)在工作結(jié)束后剛好歸檔(一周內(nèi))。

5、下列文件材料應(yīng)隨時(shí)歸檔:

5.1、變更、修改、補(bǔ)充的文件材料;

5.2、礦內(nèi)部機(jī)構(gòu)變動(dòng)和職工調(diào)動(dòng)、離崗時(shí)留在部門或個(gè)人手中的文件材料;

5.3、礦產(chǎn)權(quán)變動(dòng)過程中形成的文件材料;

5.4、其他臨時(shí)活動(dòng)形成的文件材料。

項(xiàng)目檔案的整理與移交標(biāo)準(zhǔn)

第一條、項(xiàng)目檔案的整理

全部項(xiàng)目檔案的匯總整理應(yīng)由建設(shè)單位負(fù)責(zé)進(jìn)行或組織,其內(nèi)容包括:

1、依據(jù)專業(yè)主管部門的建設(shè)項(xiàng)目檔案分類編號(hào)規(guī)則以及項(xiàng)目的實(shí)際狀況,設(shè)計(jì)、制定統(tǒng)一的項(xiàng)目檔案分類編號(hào)體系。小型項(xiàng)目干脆按項(xiàng)目、結(jié)構(gòu)或?qū)I(yè)分類;大中型項(xiàng)目按工程或?qū)I(yè)分類,下設(shè)屬類。

2、依據(jù)項(xiàng)目檔案分類編號(hào)體系對(duì)全部項(xiàng)目檔案進(jìn)行統(tǒng)一的分類和編號(hào);生產(chǎn)運(yùn)用單位須要按企業(yè)檔案統(tǒng)一進(jìn)行分類和編號(hào)的,建設(shè)單位(并責(zé)成設(shè)計(jì)、施工及建立單位)可用鉛筆臨時(shí)填寫檔案號(hào)。

3、對(duì)全部項(xiàng)目檔案進(jìn)行清點(diǎn)、編目,并編制項(xiàng)目檔案案卷書目及檔案整理狀況說(shuō)明。

4、負(fù)責(zé)貫徹實(shí)行國(guó)家及本行業(yè)的技術(shù)規(guī)范及各種技術(shù)文件表格

其次條、項(xiàng)目檔案的移交

1、項(xiàng)目檔案驗(yàn)收合格后,建設(shè)單位應(yīng)按合同及規(guī)定的要求,在項(xiàng)目正式通過竣工驗(yàn)收后三個(gè)月內(nèi),向生產(chǎn)運(yùn)用單位及其它有關(guān)單位辦理檔案移交。凡是分期或分機(jī)組的項(xiàng)目,應(yīng)在每期或每機(jī)組正是通過竣工驗(yàn)收后辦理檔案移交。

2、建設(shè)單位與業(yè)主單位、生產(chǎn)運(yùn)用單位及其它有關(guān)單位應(yīng)辦理項(xiàng)目檔案移交手續(xù),明確檔案移交的內(nèi)容、案卷數(shù)、圖紙張數(shù)等,并有完備的清點(diǎn)、簽字等交按手續(xù):建設(shè)單位轉(zhuǎn)為生產(chǎn)單位的,按企業(yè)檔案管理要求辦理。

3、竣工驗(yàn)收以后,在大中型城市規(guī)劃區(qū)范圍內(nèi)的重要建設(shè)項(xiàng)目。建設(shè)單位應(yīng)在6個(gè)月內(nèi)向城市建設(shè)檔案接收單位報(bào)送與城市規(guī)劃、建設(shè)及其管理有關(guān)的項(xiàng)目檔案。

某寫字樓項(xiàng)目檔案管理規(guī)程

寫字樓項(xiàng)目檔案管理規(guī)程

一、目的:

為了進(jìn)一步加強(qiáng)部門檔案管理,促進(jìn)部門規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理體系建設(shè),特制訂本規(guī)定。

二、規(guī)程主要內(nèi)容:

(一)部門均應(yīng)明確檔案管理責(zé)任人,按專人管理,人人參加的原則,建立和實(shí)施檔案的收集、保管、運(yùn)用的規(guī)范流程(責(zé)任人變動(dòng)時(shí),必需進(jìn)行清點(diǎn)移交手續(xù))。

(二)明確檔案分一級(jí)、二級(jí)、三級(jí)的分類管理。

1、一級(jí)范圍:各類文件、制度、合同、協(xié)議、考核表格、賬單、帳表、憑證、工程圖紙、倉(cāng)儲(chǔ)賬目、資產(chǎn)帳表、選購(gòu) 安排等等重要文件資料。

2、二級(jí)范圍:公用書籍、辦公用品、用具;制服;工具等。

3、三級(jí)范圍:日常各項(xiàng)記錄本;點(diǎn)檢表;巡查表;一般函件、文字資料等。

(三)上述內(nèi)容均指部門共享的檔案,與個(gè)人辦公用的其它資料區(qū)分分開。

(四)檔案柜應(yīng)在柜面標(biāo)明部門科室、編號(hào)等分組別類。

(五)各柜內(nèi)應(yīng)附有檔案書目,文件夾(盒)等應(yīng)統(tǒng)一方法標(biāo)明文件內(nèi)容,與書目對(duì)應(yīng)。

(六)檔案管理責(zé)任人要根據(jù)檔案保管一覽表,每年進(jìn)行二次以上的全面清理、整理。

(七)檔案資料管理應(yīng)留意防潮、防霉、防蟲、反腐除銹等防護(hù)工作。

(八)檔案的借閱、復(fù)印等必需經(jīng)理(或科長(zhǎng))以上及批準(zhǔn)方可辦理。

三、本規(guī)程自二0一*年一月一日起實(shí)施。

商住項(xiàng)目檔案資料管理規(guī)范

商住項(xiàng)目檔案資料的管理

資料管理在物業(yè)管理中的重要性越來(lái)越被重視,法律、法規(guī)的健全,業(yè)主維權(quán)意識(shí)的日益覺醒,對(duì)物業(yè)資料的管理,特殊是原始資料的記錄、收集、整理、存檔更加重要。管理處的資料管理主要分為以下幾方面。

*發(fā)商移交的原始資料的管理

樓宇交接時(shí),開發(fā)商和物業(yè)公司須要交接樓宇的基本資料,資料是否齊全,將為物業(yè)公司做好今后管理服務(wù)奠定基礎(chǔ)。這主要包括以下資料:1、原始規(guī)劃資料;2、竣工驗(yàn)收資料;3、基建施工圖紙資料;4、設(shè)備安裝圖紙、說(shuō)明書、供應(yīng)商資料。

*業(yè)主入住的原始登記資料的管理

業(yè)主入住的原始資料是物業(yè)管理資料里重要部分,也是物業(yè)管理中基礎(chǔ)的資料之一。這類資料的收集主要在業(yè)主、用戶辦理入住手續(xù)時(shí),一次性收集完整。主要資料如下:1、房產(chǎn)證、購(gòu)房合同復(fù)印件;2、營(yíng)業(yè)執(zhí)照或身份證復(fù)印件;3、業(yè)主開戶原始登記表;4、業(yè)主與物業(yè)公司簽訂的前期管理協(xié)議、業(yè)主公約,消防平安責(zé)任書;5、租戶變更狀況登記表。

*業(yè)主、用戶裝修資料的管理

業(yè)主、用戶在辦理裝修時(shí),管理處對(duì)裝修資料的審批很重要,一方面為便利今后的修理,一方面為房屋的運(yùn)用平安。因此,管理處在審核裝修資料時(shí),肯定要細(xì)致、嚴(yán)格,為今后的日常管理工作奠定基礎(chǔ)。裝修資料的管理主要分為如下內(nèi)容:1、消防審批報(bào)告;2、裝修圖紙;3、消防驗(yàn)收?qǐng)?bào)告;4、裝修施工單位資質(zhì)、營(yíng)業(yè)執(zhí)照;5、施工中違章登記資料、整改記錄;6、施工人員登記表;7、管理處驗(yàn)收?qǐng)?bào)告;8、二次裝修申報(bào)手續(xù)、消防驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。

*管理處日常記錄文件的管理

日常記錄文件的管理是物業(yè)管理的基礎(chǔ)工作,也是物業(yè)管理工作中特別繁瑣的工作,更是督促物業(yè)公司提高服務(wù)質(zhì)量的必要手段。在管理處的日常管理中,日常巡查、檢查記錄包含了日常管理的全部?jī)?nèi)容,如:綠化、清潔、設(shè)備維護(hù)、公共設(shè)施維護(hù)、安防巡查等等。值班記錄包含各責(zé)任部門的值班狀況登記,如:機(jī)房值班、監(jiān)控值班、門衛(wèi)值班等記錄狀況登記等。對(duì)外包項(xiàng)目,盡管我們只是進(jìn)行月評(píng)價(jià),但為了監(jiān)督日常的服務(wù)質(zhì)量,也要求外包單位供應(yīng)日常巡查記錄。對(duì)業(yè)主投訴進(jìn)行分類,剛好處理并將處理結(jié)果整理存檔。日常記錄文件的管理有以下幾方面內(nèi)容:1、日常巡查記錄;2、值班記錄;3、外包項(xiàng)目的評(píng)價(jià)記錄;4、業(yè)主投訴狀況記錄;5、突發(fā)事務(wù)記錄及處理狀況。

*財(cái)務(wù)資料管理

物業(yè)公司的核心是供應(yīng)服務(wù)和贏得利潤(rùn),在做好服務(wù)的同時(shí),加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理,收取應(yīng)收費(fèi)用,降低管理成本也是相當(dāng)重要的。因此在財(cái)務(wù)資料管理上必需講究完整、連續(xù)性。財(cái)務(wù)管理主要有如下資料:1、業(yè)主、租戶物業(yè)管理費(fèi)的交繳資料;2、固定資產(chǎn)的登記管理資料;3、外包單位按合同付費(fèi)記錄資料;4、有償服務(wù)收費(fèi)記錄資料。

*業(yè)主、用戶往來(lái)函件的管理

業(yè)主、用戶往來(lái)函件資料是管理處與業(yè)主、用戶的進(jìn)行交往的原始記錄文件,對(duì)今后會(huì)引起法律糾紛的事務(wù)是一個(gè)很好的原始記錄,特殊是給業(yè)主、用戶的違章、整改通知,這類文件肯定要有業(yè)主、用戶的簽收記錄。1、給業(yè)主、用戶的通知;2、給業(yè)主、用戶的違章、整改函件;3、業(yè)主、用戶給管理處的函及管理處的復(fù)函。

*業(yè)主委員會(huì)資料管理

對(duì)已經(jīng)成立業(yè)主委員會(huì)的管理處,要將業(yè)主委員會(huì)的相關(guān)資料整理備案,做好每次業(yè)主委員會(huì)會(huì)議紀(jì)要,留案?jìng)洳椤?、歷屆業(yè)主委員會(huì)選舉資料;2、業(yè)主委員會(huì)會(huì)議資料;3、業(yè)主委員會(huì)委員個(gè)人登記資料;4、社區(qū)文化活動(dòng)記錄資料及圖片。

*上級(jí)主管部門、公司內(nèi)部請(qǐng)示、匯報(bào)文件的管理

給上級(jí)主管部門、公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門的請(qǐng)示、匯報(bào)文件,做好登記、記錄,對(duì)請(qǐng)示文件中領(lǐng)導(dǎo)的批示進(jìn)行登記,支配人員落實(shí),并做到剛好檢查落實(shí)狀況。1、給上級(jí)主管部門的請(qǐng)示;2、給公司領(lǐng)導(dǎo)的請(qǐng)示;3、給公司相關(guān)部門的報(bào)告;4、與公司相關(guān)部門的往來(lái)函件。

*管理處員工人事資料的管理

對(duì)員工人事資料的管理,可以為管理處日?？荚u(píng)、年終評(píng)比供應(yīng)依據(jù),同時(shí)也可以使管理處合理運(yùn)用人力資源,用人所長(zhǎng)。1、員工人事檔案資料登記;2、員工日常考評(píng)記錄;3、員工獎(jiǎng)懲記錄;4、員工專業(yè)資格證書的登記;5、員工日常培訓(xùn)的記錄。

*公司文件、管理制度的收集管理

為使管理處每一位員工能更好駕馭公司動(dòng)態(tài),貫徹公司的經(jīng)營(yíng)方針、目標(biāo),對(duì)公司下發(fā)的文件要求相關(guān)人員要傳閱、學(xué)習(xí),并進(jìn)行登記。1、公司編號(hào)公文分類存檔;2、公司管理制度匯總;3、各相關(guān)專業(yè)管理規(guī)定、制度匯總。

*業(yè)管理相關(guān)資料的收集管理

為剛好駕馭、了解物業(yè)管理行業(yè)最新動(dòng)態(tài)、法律法規(guī),留意收集相關(guān)資料,存檔備用。1、物業(yè)管理法律、法規(guī)、條例的資料收集;2、報(bào)紙、雜志相關(guān)案例的剪貼資料;3、與管理處、公司相關(guān)報(bào)道的剪貼資料;4、管理區(qū)域內(nèi)業(yè)主、租戶的相關(guān)報(bào)道資料。

辦公住宅項(xiàng)目檔案建立和管理規(guī)范

辦公+住宅項(xiàng)目檔案的建立和管理

一、檔案的建立

設(shè)立資料室、負(fù)責(zé)檔案建立和管理,配備特地的檔案專業(yè)管理人員,從接管起先,建立各類檔案,實(shí)行電腦化管理。

1、系統(tǒng)化、科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、電腦化管理,制訂一系列管理制度。

2、建檔流程:收集-整理-歸類-編號(hào)-登記-輸入電腦-入柜-利用-檢查。

3、各部門廣泛收集,資料室集中管理。

4、分類明確,針對(duì)不同的檔案性質(zhì),采納有不同的建檔和管檔方法,本公司將檔案分成五類由專職人員進(jìn)行管理,并將檔案管理列為我公司質(zhì)量體系的一個(gè)重要部分。

二、檔案管理

本公司檔案管理體系根據(jù)iso9000質(zhì)量認(rèn)證體系標(biāo)準(zhǔn),把它濃縮為:

(一)辦公室、人事檔案管理;

1、辦公室檔案由資料員進(jìn)行分類編號(hào)、整理、保管。

2、有關(guān)行政機(jī)關(guān),公司上層有關(guān)文件及會(huì)議紀(jì)要均屬辦公室檔案文件。

3、經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批示傳閱的重要文件入檔必需與領(lǐng)導(dǎo)批示和傳閱人員簽字表格一并歸檔。

4、全部人事檔案根據(jù)編號(hào)由資料員管理,并將個(gè)人全部資料輸入電腦保存軟盤,人離開企業(yè)其檔案銷毀。

(二)質(zhì)量體系文件檔案管理;

1、公司本部iso9000質(zhì)量體系文件的管理由管理處專人負(fù)責(zé)進(jìn)行管理。

2、全部質(zhì)量體系文件的編號(hào)、審批、發(fā)放、更改、作廢均應(yīng)有日期和負(fù)責(zé)人,批準(zhǔn)人及文件現(xiàn)狀態(tài)的記錄。

3、全部質(zhì)量體系文件均有規(guī)定的編號(hào)、易懂、易查、易察。

4、《文件清單》、《發(fā)放記錄》、《更改申請(qǐng)表》、《更改領(lǐng)取表》均應(yīng)填寫標(biāo)準(zhǔn)、明白。

(三)工程檔案管理;

1、從接管起先的全部工程技術(shù)、修理、改造資料和各種竣工圖及供電、發(fā)電、消防、排風(fēng)排水、煤氣管理、電梯、照明系統(tǒng)的有關(guān)資料均進(jìn)行編號(hào),檔案由專人儲(chǔ)存于專柜中保管。

2、全部工程類國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)勻稱進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào)并附上受控負(fù)責(zé)人由專人保管于專柜中。

3、全部工程資料均應(yīng)規(guī)定保存期限,并建立銷毀檔案制度。

(四)財(cái)務(wù)檔案管理;

1、每年形成的會(huì)計(jì)檔案,都由財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)根據(jù)歸檔的要求,負(fù)責(zé)整理立卷裝訂成冊(cè)。

2、保存的會(huì)計(jì)檔案向外單位供應(yīng)利用時(shí),須報(bào)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),但不得拆散原卷冊(cè),并應(yīng)限期歸還。

3、會(huì)計(jì)檔案的保管期限,依據(jù)特點(diǎn)分永久、定期二類。

4、會(huì)計(jì)檔案保管期滿需銷毀時(shí),應(yīng)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意,審查并編造會(huì)計(jì)檔案,銷毀設(shè)冊(cè)。

(五)住戶檔案管理;

1、全部業(yè)主資料如購(gòu)房合同(含產(chǎn)權(quán)證)復(fù)印件、租戶合同復(fù)印件、房屋驗(yàn)收清單及業(yè)主、業(yè)主有關(guān)資料(身份證、戶口所在地、工作單位地址、常住地址、聯(lián)系電話)均應(yīng)按單元由資料員編號(hào)妥當(dāng)保存并輸入電腦。

2、業(yè)主變更資料勻稱由資料員妥當(dāng)保存并輸入電腦。

3、業(yè)主資料依據(jù)肯定期限銷毀,保存軟盤。

(六)全部檔案必需進(jìn)行科學(xué)管理,做到妥當(dāng)保管、存放有序、查找便利、同時(shí)嚴(yán)格執(zhí)行平安和保安制度,不得隨意堆放、嚴(yán)防毀損、散失和泄露。

(七)全部可輸入電腦的檔案均應(yīng)輸入電腦,保存軟盤。

(八)全部檔案的借閱均應(yīng)通過資料保管員(有必要時(shí)應(yīng)有負(fù)責(zé)人許可同意)并進(jìn)行登記簽字。

(九)全部檔案保管環(huán)境要求干燥、通風(fēng)、如有遺失,應(yīng)通知有關(guān)人員負(fù)責(zé)。

物業(yè)公司項(xiàng)目檔案管理制度

物業(yè)公司及項(xiàng)目檔案管理制度

●檔案管理規(guī)定

1、檔案資料由經(jīng)理負(fù)責(zé)監(jiān)督保管,內(nèi)務(wù)管理員專職文件存檔、注記工作。

2、有關(guān)物業(yè)的驗(yàn)收檔案、圖紙、業(yè)主及住戶資料、管理制度、合約及附件、設(shè)施和設(shè)備檔案及保養(yǎng)制度、財(cái)務(wù)報(bào)告、員工人事資料等檔案要求集中存檔,文件柜上鎖,未經(jīng)經(jīng)理許可,任何人不得動(dòng)用。

3、物業(yè)檔案資料必需做到圖有袋、文有夾,報(bào)告類文件編書目索引,檔案類文件有存檔清單和編號(hào)書目。

4、公司檔案書目及存檔文件清單每季度清查一次。

5、物業(yè)檔案在歷任經(jīng)理離職或調(diào)職時(shí),應(yīng)向接任者辦理移交手續(xù),經(jīng)認(rèn)可后方可離開。

6、物業(yè)檔案日常需常常運(yùn)用部分應(yīng)復(fù)印備份,原件存放在檔案中不得隨意運(yùn)用。

7、因工作須要借閱、復(fù)印專管部分檔案資料的,需經(jīng)經(jīng)理書面認(rèn)可,如有違反的,作泄密處理。

8、公司將定期巡查上述規(guī)定所提及的要求落實(shí)狀況,對(duì)不符合要求的保管人將作適當(dāng)處分。

9、小區(qū)檔案資料因保管不當(dāng)而造成遺失、泄密的,對(duì)小區(qū)管理有重大影響及損害小區(qū)和公司利益的,公司將視情節(jié)追究當(dāng)事人責(zé)任,并保留追究其法律責(zé)任的權(quán)利。

●小區(qū)管理保密規(guī)定

1、公司、物業(yè)內(nèi)部資料,業(yè)主、住戶單元和公司員工個(gè)人資料及其所載有的通訊地址、聯(lián)系電話、購(gòu)/租合約及金額、小區(qū)及公司內(nèi)部狀況、業(yè)主/住戶個(gè)人狀況等均屬保密范圍。

2、業(yè)主/住戶及員工資料統(tǒng)一存放在辦公室文件柜內(nèi),由內(nèi)務(wù)管理員專人管理。

3、公司文件柜備用鑰匙由經(jīng)理保管,內(nèi)務(wù)管理員休假時(shí),由經(jīng)理指定者方可代為執(zhí)行以上事務(wù)。

4、因工作所需而放置在辦公室、監(jiān)控室的業(yè)主/住戶的聯(lián)系電話、地址等,必需隱藏放置,不得張貼于惹眼處,不得外泄。

5、公司制定的各類規(guī)章制度及工作指引,嚴(yán)禁任何形式的抄襲和復(fù)印,嚴(yán)禁外泄。

6、公司發(fā)布的各類通知通告,應(yīng)限定時(shí)效,過時(shí)收回。

7、員工應(yīng)具有維護(hù)他人隱私的法律意識(shí),主動(dòng)為公司和小區(qū)住戶保守隱私,對(duì)任何人的不正值打探行為,應(yīng)堅(jiān)決拒絕并向公司報(bào)告。

8、員工因執(zhí)行保密規(guī)定不當(dāng),致使公司、業(yè)主/住戶或公司其他員工利益受不良侵害的,公司將從重懲罰,并由當(dāng)事人個(gè)人擔(dān)當(dāng)導(dǎo)致的全部法律責(zé)任。

●小區(qū)檔案資料

1、小區(qū)驗(yàn)收檔案:

1)小區(qū)土建、設(shè)備安裝竣工資料(圖紙、設(shè)備資料)。

2)小區(qū)各類設(shè)備的質(zhì)檢、消防、勞動(dòng)局等部門驗(yàn)收合格文件。

3)小區(qū)機(jī)電設(shè)備保養(yǎng)合約。

4)小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備驗(yàn)收記錄。

5)小區(qū)公共區(qū)域設(shè)施設(shè)備移交記錄。

6)單元驗(yàn)收及移交記錄。

2、小區(qū)二次裝修檔案:

1)住戶二次裝修圖紙及審批手續(xù)。

2)二次裝修期間管理處監(jiān)督檢查資料。

3、住戶資料:

1)小區(qū)住戶入伙資料。

2)小區(qū)住戶狀況登記(包括姓名、房號(hào)、聯(lián)系人、建筑面積、交接單、入伙時(shí)間等)。

4、小區(qū)管理文本匯編:

1)管理合同、業(yè)主公約、用戶手冊(cè)。

2)小區(qū)各類管理規(guī)章制度及裝修管理規(guī)定。

3)小區(qū)各項(xiàng)管理分包合約。

5、小區(qū)設(shè)備修理保養(yǎng)資料:

1)各類設(shè)施設(shè)備特地的修理保養(yǎng)制度和應(yīng)急措施。

2)各類設(shè)施設(shè)備獨(dú)立的修理檔案及日常巡檢修理記錄。

3)主要部位如配變電間、監(jiān)控中心等應(yīng)有工作日記、交接班記錄、巡察記錄和人員進(jìn)出記錄。

4)住戶修理報(bào)修單及修理后的回訪記錄。

6、小區(qū)設(shè)施設(shè)備檢測(cè):

1)電梯有勞動(dòng)部門合格證書及年檢報(bào)告。

2)消防泵、管道等有定期試機(jī)及換水記錄。

3)小區(qū)避雷系統(tǒng)有定期檢測(cè)報(bào)告。

4)小區(qū)其他設(shè)施設(shè)備檢測(cè)記錄資料。

7、日常文檔:

1)日常通知、文件的存檔。

2)小區(qū)管理費(fèi)收繳狀況。

3)公司管理費(fèi)財(cái)務(wù)報(bào)告。

4)會(huì)議記錄。

5)值班記錄。

6)安保值班記錄。

7)其他管理記錄。

●檔案資料的管理要求

1、采納多種形式的文檔儲(chǔ)存方式,如電腦磁盤、錄象帶、錄音帶、相片、圖表等,并采納適當(dāng)?shù)谋９堋?chǔ)存方法。

2、盡可能地把其他形式的檔案資料轉(zhuǎn)化為電腦儲(chǔ)存,便于查找和利用。

3、電腦文件必需由專人根據(jù)規(guī)定設(shè)置子書目進(jìn)行分類管理,并定期清除過期無(wú)效文件。

4、原始文件根據(jù)文件的運(yùn)用性質(zhì)及重要性進(jìn)行分類,并編制相應(yīng)的文件書目,文件狀況有所變動(dòng)時(shí),應(yīng)剛好調(diào)整書目的有關(guān)數(shù)據(jù),以保證查閱者剛好找到有效的文件。

5、檔案的鑒定必需由經(jīng)理或其他指定人員負(fù)責(zé),對(duì)檔案是否有效、作廢、復(fù)印份數(shù)、保存期限、保存數(shù)量等作出確定,其他未經(jīng)授權(quán)者無(wú)權(quán)確定。

6、檔案按不同業(yè)務(wù)性質(zhì)分塊,以內(nèi)容分類,逐一編號(hào),登記造冊(cè),編輯書目,最好按不同業(yè)務(wù)部分分柜保存。

7、檔案保管有專人負(fù)責(zé),以達(dá)到文件管理要求,必需做到檔案標(biāo)識(shí)清楚、分類明確,易查找;檔案必需由具備資格人員經(jīng)過登記后方可借出,文件借閱者需妥當(dāng)保管所借文件,不得涂改、撕毀等,否則追究相關(guān)責(zé)任。檔案歸還必需經(jīng)過檢查,如有稍微破損應(yīng)馬上修補(bǔ),損壞嚴(yán)峻須追究借閱人員的責(zé)任。檔案管理人員需按時(shí)檢查檔案借閱狀況,以便剛好收回在外文件,防止因管理疏忽所導(dǎo)致的文件流失和泄密。

8、檔案保管環(huán)境要求達(dá)到防火、防潮、防變質(zhì)的要求,配置有效的滅火器材,潮濕天氣需放置生石灰等物質(zhì),檔案管理人員需剛好進(jìn)行檢查和清理,保證文檔保管條件符合公司文件管理的要求。

物業(yè)項(xiàng)目檔案管理制度（3）

物業(yè)項(xiàng)目檔案管理制度(三)

檔案管理作為物業(yè)管理的重要組成部分,應(yīng)嚴(yán)格重視。切勿丟失、泄密,以確保工作的有序正常進(jìn)行。

1.全部文檔實(shí)行統(tǒng)一管理,并指派專人負(fù)責(zé);

2.全部收、發(fā)文件由專人統(tǒng)一登記,文件傳閱后應(yīng)剛好歸檔,其他人員不得擅自處理;

3.對(duì)性質(zhì)不同的文件,實(shí)行分類立卷保管,以便日后查找;

4.對(duì)于客人檔案應(yīng)建立具體檔案,未經(jīng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)同意,不得擅自將客人資料告知他人;

5.全部文件作到不泄密、不失密,定期檢查全部文件;

6.對(duì)欲銷毀文件必需經(jīng)過部門經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行銷毀工作,嚴(yán)禁向廢品回收站出售。

項(xiàng)目檔案管理崗位工作職責(zé)范本

項(xiàng)目檔案管理崗位工作職責(zé)(本崗位可由物業(yè)服務(wù)值班室兼任)

干脆上級(jí):項(xiàng)目經(jīng)理

監(jiān)督上級(jí):項(xiàng)目副經(jīng)理

公司辦公室、綜合管理部

1、在項(xiàng)目經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下,負(fù)責(zé)項(xiàng)目部全部檔案分類、管理工作,負(fù)責(zé)對(duì)本項(xiàng)目工程備用檔案的定期檢查、核對(duì)工作。

2、負(fù)責(zé)對(duì)客戶服務(wù)部建立業(yè)主檔案的監(jiān)督檢查工作,負(fù)責(zé)協(xié)作保安部完成本項(xiàng)目安保檔案的建立及定期檢查管理工作。

3、負(fù)責(zé)對(duì)借閱檔案申請(qǐng)的審核、登記工作;負(fù)責(zé)對(duì)歸還檔案的清點(diǎn)、核對(duì)工作。

4、