寰球工程公司建立新型文控體系推動工程項目順利執(zhí)行

建立新型文控體系推動工程項目順利執(zhí)行寰球工程公司隨著寰球公司向國際型工程公司的轉(zhuǎn)型，項目執(zhí)行模式和項目管理理念日趨國際化，公司日益認(rèn)識到文件控制工作的重要性。寰球公司于2002年設(shè)立了與國際工程公司接軌的文控專業(yè)，并通過幾年的努力培養(yǎng)了一支專業(yè)化的文控隊伍，建立起一整套有效的文控管理體系，對工程項目的順利推進(jìn)、工程建設(shè)經(jīng)驗的積累與知識共享、項目各參與方合法權(quán)益的維護(hù)都起到了至關(guān)重要的作用。一、構(gòu)建文件控制專業(yè)體系，實現(xiàn)文檔一體化管理樹立“文件是金”的管理理念。要使項目規(guī)范有序運作，維護(hù)好項目各參與方利益共同體和分擔(dān)、分享關(guān)系，用什么來提供保障呢？最主要的是文件?！皩懩阕龅模瞿銓懙摹?，任何會議都要求有紀(jì)要，任何事情都要求有文字記載。此外還有內(nèi)部條件、備忘錄、會議紀(jì)要、mastercopy、初步設(shè)計、基礎(chǔ)設(shè)計、MR文件、現(xiàn)場設(shè)計變更；廠商的報價文件、設(shè)計文件、檢驗文件、合同文件、計劃、各類程序、月報、周報、圖紙狀態(tài)表、采購狀態(tài)表、現(xiàn)金流量表、現(xiàn)場開工報告、施工方案、施工日志、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、雙方往來和信件，現(xiàn)場24小時通知、現(xiàn)場日志、現(xiàn)場日計劃、HSE計劃、周滾動計劃、月滾動計劃等等。文件管理好，資料齊全，與業(yè)主、合作方、供貨方等工作界面的溝通就順利。一個項目如果沒有嚴(yán)格的文控程序，文件編號混亂，往來文件無法有效識別并及時接收、發(fā)送，這個項目將注定是失控的，項目的執(zhí)行結(jié)果將不堪設(shè)想?！拔募墙稹笔俏覀冊诙嗄陮嵺`中得來的寶貴感悟，并在工作中牢固樹立、不斷強化的理念，從公司高中層領(lǐng)導(dǎo)、項目各級管理者直至所有項目參與者逐步形成了共識，高度重視文件控制工作，為文控專業(yè)的發(fā)展奠定了堅實的基礎(chǔ)。貫徹“文檔一體化”的管理方法。與國內(nèi)很多只控制項目檔案驗收的公司不同，寰球公司在上個世紀(jì)末開始學(xué)習(xí)國外工程公司先進(jìn)的項目管理理念及方法，不再只注重檔案驗收階段的結(jié)果控制，而是著眼于全過程，在項目執(zhí)行過程中實施全過程的“文檔一體化”控制和管理。文檔一體化管理是將文件控制的動態(tài)管理與檔案的靜態(tài)管理相結(jié)合，有效地加強工程項目文件的前端控制，激活傳統(tǒng)的靜態(tài)檔案管理，使兩者相輔相成，相互促進(jìn)。一是文控人員與檔案人員管理一體化。2006年公司成立了文控部，對文控秘書、檔案人員實施統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一培訓(xùn)和業(yè)務(wù)指導(dǎo)、統(tǒng)一專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、統(tǒng)一明確崗位職責(zé)，文控人員直接配置到各項目部，貼近項目實施文控管理。二是紙介質(zhì)項目文件與檔案管理一體化。將檔案管理的方法、理念融入到文件過程控制中去，文控人員在項目運行過程中按照檔案的驗收、分類、組卷、編號、整理等方法進(jìn)行文件控制，逐步達(dá)到項目結(jié)束后文控人員直接歸檔入庫上架的效果。三是電子文件與檔案管理一體化。我們一方面實現(xiàn)過程文件全部電子化、網(wǎng)絡(luò)化，另一方面優(yōu)化文件控制和檔案管理兩個操作系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)和計算機技術(shù)將兩個系統(tǒng)實現(xiàn)無縫鏈接，自主開發(fā)了文檔一體化軟件，使電子文件從產(chǎn)生到歸檔實現(xiàn)了一體化控制和管理。強化文件控制完整性、及時性、準(zhǔn)確性的責(zé)任意識。一體化文件控制對我們提出了全新的要求。一是確保文控的完整性。文控人員深入項目，從項目啟動之初的文控體系策劃，到項目執(zhí)行中的過程控制，直至終交的全部文件存檔、驗收、入庫，真正做到統(tǒng)一、完整管理。二是確保文控的及時性。通過流程化、程序化的管理，同時通過文控專業(yè)負(fù)責(zé)人對文控人員的合理調(diào)度，按文件類型并結(jié)合實際操作進(jìn)行分工，使文件的傳輸脈絡(luò)清晰流暢，節(jié)省了人工時，提高了效率。三是確保文控的準(zhǔn)確性。我們建立了文控程序、文件編號系統(tǒng)與版次規(guī)定，使文控準(zhǔn)確性有了前提條件；我們對文控工作人員提出了“想項目之所想，急項目之所急，確保項目文件高效快捷標(biāo)準(zhǔn)化輸入輸出”的要求，同時堅持定期對項目文件控制的質(zhì)量進(jìn)行抽查、整改，保證了文控最終結(jié)果的準(zhǔn)確性。夯實制度建設(shè)專業(yè)發(fā)展基礎(chǔ)。通過與國際工程公司的長期合作，我們學(xué)習(xí)、借鑒了先進(jìn)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，并結(jié)合寰球公司項目執(zhí)行的特點，編制并執(zhí)行了一套由35個體系文件、作業(yè)文件組成的完整的、可操作性強、符合自身工作實際的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，成為指導(dǎo)文控工作的法律文件。為保證公司的文控專業(yè)整體水平和工作質(zhì)量，我們還非常注重操作手冊的編制，目前我們已編制了“文控人員操作手冊”、“項目秘書操作手冊”、“現(xiàn)場文件管理手冊”、“竣工資料管理手冊”，“采購文件管理手冊”、“廠商文件管理手冊”等，形成了完整的操作手冊體系，使一切工作有章可循、一切問題有據(jù)可查，對提高文控專業(yè)人員的專業(yè)水平及技術(shù)能力起到了很好的效果。“規(guī)范就是權(quán)威，細(xì)節(jié)決定成敗”已根深蒂固地扎根于文控人員心中。二、強化全過程文件有效控制，保障項目有序推進(jìn)項目初始階段及早著手文控體系的策劃。要想對項目全過程的文件進(jìn)行有效控制，就必須在項目初始階段做好文控體系的策劃工作。一是介入合同談判。文控專業(yè)人員介入合同中文控章節(jié)的擬定工作，通過合同明確業(yè)主、合作方及我方對文件的要求，既能獲得法律上的保障，也使文控工作的開展有章可循。二是了解、掌握項目相關(guān)信息，確保預(yù)估偏差最小化。文控人員通過了解、熟悉標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)主及合作方提供的文件、MR文件清單、項目總平面布置圖中的裝置分區(qū)及總的區(qū)域劃分等，盡可能準(zhǔn)確估算項目文件的數(shù)量、種類、來源、規(guī)格、以及項目文控所需服務(wù)器的大小，劃分合理的“目錄樹”結(jié)構(gòu)，避免不必要的資源浪費。三是按照文控標(biāo)準(zhǔn)化體系，組建項目文控中心。項目文控中心對項目文件進(jìn)行統(tǒng)一管理，負(fù)責(zé)制定該項目文控的人力計劃及詳細(xì)的工作劃分，確定人員配備，合理搭建人力平臺；收集項目人員名單，完成項目文控軟件（PW）中權(quán)限及目錄結(jié)構(gòu)的設(shè)置，搭建PW軟件平臺；確定文件編碼體系，編制文控程序，收集并下發(fā)標(biāo)準(zhǔn)圖簽、表格等，搭建標(biāo)準(zhǔn)體系平臺。文控中心還負(fù)責(zé)就文控程序和內(nèi)容對項目全體人員進(jìn)行培訓(xùn)，使參與項目的技術(shù)人員熟悉項目文控工作流程及要求，以保證文控體系正常、高效運行。項目實施階段始終貫串動態(tài)控制。項目文件主要包括項目管理文件、外部文件、設(shè)計文件、采購文件、廠商文件、施工文件和開車文件，以外部文件、設(shè)計文件和廠商文件為主線。我們對項目的諸多文件在接受、整理分發(fā)、存儲的過程中進(jìn)行動態(tài)控制。做好項目文件的版次控制。確保項目文件版本的有效性，避免錯誤使用舊版文件；確保紙文件和電子版文件的同步，項目文件的硬拷貝和電子版一一對應(yīng)；隨時更新文件狀態(tài)表，使設(shè)計文件狀態(tài)、廠商文件狀態(tài)、項目管理文件狀態(tài)、業(yè)主或外來文件（不包括廠商文件）狀態(tài)、預(yù)警報告、延遲報告（主要用于業(yè)主或外來文件及廠商文件）等與文件實際情況時刻保持一致。項目驗收階段嚴(yán)格審核把關(guān)。一是文控人員在歸檔前嚴(yán)格檢查，使不合格的圖紙、文件得到及時的修正。二是派出經(jīng)驗豐富的檔案管理人員深入項目提前驗收，對疑難問題進(jìn)行指導(dǎo)，對不符合要求的項目提出整改建議；三是在歸檔時，逐張逐點核對檢查，做到各種文件材料齊全、圖紙名稱和編號與目錄相符、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、更改到位、版本可靠。用信息化手段提高運作水平。通過ProjectWise數(shù)據(jù)庫的使用，實現(xiàn)了文件的模式化，模塊化和程序化。一是在項目運作過程中，任何電子文件都可以通過ProjectWise數(shù)據(jù)庫來存儲，保證了項目文件完整性；二是任何電子文件都通過ProjectWise數(shù)據(jù)庫來發(fā)布，保證了文件流程的通暢，提高了專業(yè)之間的溝通能力和項目的整體效率；三是實現(xiàn)了數(shù)據(jù)庫模塊化，按照項目特點搭建清晰、合理的項目文件目錄樹結(jié)構(gòu)，最大限度的提高了文件和數(shù)據(jù)查找的準(zhǔn)確、便捷程度，大大降低了不必要的設(shè)計誤差，有利于實現(xiàn)項目文件的全過程追蹤及查詢。經(jīng)初略估計，通過電子文件管理，一個項目一天就可以節(jié)約20～30個工時，相當(dāng)于節(jié)約3到4個人的勞動力。按產(chǎn)品線項目群動態(tài)配置文控團(tuán)隊。根據(jù)面臨的市場形勢和發(fā)展戰(zhàn)略，公司目前采取了產(chǎn)品線項目群的生產(chǎn)組織模式，按乙烯、化肥、LNG、聚丙烯（PP）等產(chǎn)品線組成了多個大項目群。配合這一新的管理模式，我們調(diào)整了文控人員的配備和職責(zé)劃分，采取對一個項目群配備一個文控團(tuán)隊，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)該項目群所有項目的文控工作，從而保證了產(chǎn)品線項目群文控工作高效清晰地開展。同時根據(jù)各項目的生命周期和進(jìn)度，超前規(guī)劃、及時調(diào)整人力計劃、對各項目的文控人員進(jìn)行動態(tài)調(diào)度，保證了在相對有限的資源條件下，為項目全過程提供滿意的、高質(zhì)量的文控服務(wù)。三、打造職業(yè)化的文控隊伍，提升項目文控質(zhì)量文控專業(yè)水平的提高離不開文控專業(yè)人員隊伍素質(zhì)的提高。我們對文控專業(yè)人員明確了三個培養(yǎng)思路，一要重視理想、信念、職業(yè)道德、責(zé)任心等價值觀培養(yǎng)；二要重視工作體系的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)與培養(yǎng)；三要重視工作能力和專業(yè)素質(zhì)的培養(yǎng)。尋設(shè)遙立搏“菊文控硬工程趴師馳”開崗位逝序去列恩。擔(dān)為加廁強疑文控四崗位施的專宰業(yè)化柜建設(shè)攤、稿技術(shù)拍化拴發(fā)展車，卵同時穩(wěn)根據(jù)婆文控烤人員鑄的工際作性德質(zhì)、傾工作昏內(nèi)容臭和醋文控誕人員踐在工恰程建料設(shè)項額目中勵所起疤到的扔重要從作用昨，在旬公司逝領(lǐng)導(dǎo)嫁的關(guān)傲懷和齡大力宣支持照下，傅我們施已荷設(shè)立屋“秧文控職工程備師枕”蛋這一梨專業(yè)彩技術(shù)代崗位俯，冠同時聯(lián)制定痰了吼“深文控蝶人員玉等級恒標(biāo)準(zhǔn)肉”爬、室“齡文控尺人員償任職袍條件近”須、巖“剃文控飽人員桃考核華辦法后”獎等制纖度行，敢使哨文控米專業(yè)考隊伍值不斷雙健康演、茁半壯成那長割。英打造岸以專核業(yè)負(fù)強責(zé)人氣為主貨的骨鞏干隊越伍召。抬我們朵充分素發(fā)揮哄骨干虹對整乏個人團(tuán)員隊脊伍的想帶動窯作用賞，著鈴力打攜造以所專業(yè)赴負(fù)責(zé)稻人為達(dá)主的沫骨干工隊伍山。一況是確麥立了沃“鎖專業(yè)碼負(fù)責(zé)新人例騰會制府度需”餃，為槽專業(yè)討負(fù)責(zé)假人的皂溝通鄉(xiāng)交流耕、互雕相學(xué)鉤習(xí)搭寧建平胃臺，悟促進(jìn)持了經(jīng)代驗的別交流臭、思拔路的芽開拓針，問懶題的搭及時娃解決坡；二勞是確卸立了欣“輪項目鹿文控扁組例稼會制檔度養(yǎng)”鑄，培卡養(yǎng)專醋業(yè)負(fù)上責(zé)人寶的組籮織管電理能戀力，承以及領(lǐng)通過黃團(tuán)隊湊力量材解決便專業(yè)浸問題賀的能天力；齒三是附組建虹了宗“她技術(shù)耀骨干鴉小組踩”帝，該煩小組歐集合涂相對繁有經(jīng)眼驗的齊文控憤和檔蛇案骨舌干人甩員，粉針對迎項目餐文控躬中的瞇“諒疑并難雜維癥王”判，動慘態(tài)地死提供盒技術(shù)才支持盒，既吩解決畢了項詳目杏文控墨上的朵問題黨，也序成脅為既一種惑培訓(xùn)阿的鈴形式卸，嶄從而子以最繳直接餓、有舍效的絨方式深即時暈輔導(dǎo)指項目滿的文燒控人件員殺，在正工作勵中提嘉高他陰們的在專業(yè)蝶技能桌。垃倡導(dǎo)燦全方甚位培位訓(xùn)慧。華為加喬大專瘡業(yè)隊各伍建取設(shè)力我度，熔培養(yǎng)噴高素顫質(zhì)的甲文控套、檔怖案專競業(yè)人吉員，閑我們月對不錫同類澆型的評員工誰，攔組織械開展臨了全膏方位蕉、多應(yīng)層次扛的培深訓(xùn)。些對新突員工艇，組首織學(xué)禽習(xí)公濟司基筒本規(guī)椅章制鋸度、味文控狀檔案呀管理真基礎(chǔ)逮知識笛等；揭對經(jīng)昨驗欠各缺的集青去年員椅工，旅定期碗有針討對性贊地組另織品規(guī)范籃、演工作卷流程炮、工錢作手信冊、瘋體系孩文件崖等細(xì)騙化的扔專業(yè)根培訓(xùn)樹；對守專業(yè)巧負(fù)責(zé)菊人，惜組織疾學(xué)習(xí)免交流密管理鎖理念懇、管泡理方枝法螞、工舅作經(jīng)倍驗返；對譽現(xiàn)場針文控展人員斃，多瀉次派壤出業(yè)下務(wù)骨緩干赴撿項目頭現(xiàn)場蔑對現(xiàn)亮場文析控進(jìn)絕行指脹導(dǎo)和劉培訓(xùn)稍。近海三年睜，著開展勿了誘多個扣專題葛的培捉訓(xùn)，段累積胃培訓(xùn)糖約1確50衡0人戀次，聞部室刃員工搬總發(fā)培訓(xùn)外工時歷近3蜂00堅0小自時。蜂通過圣培訓(xùn)步和輸實際定工作謙的錘吩煉，閑一支澇年青陽的專驢業(yè)隊召伍迅注速成疲長起托來，刃公司些的文盛控工映作得濤到了任中外錦業(yè)主艘的一箏致好蹄評。閘搭建版知識抖共享親平臺挎。祖通過羽建立株共享翁平臺狼，實伴現(xiàn)了播自我卷教育鉗、相棋互教叫育和陰被動蝕教育表相結(jié)哈合。賞一是需設(shè)立粘了文哀控、代檔案鄉(xiāng)工作豐獨立葡的服雀務(wù)器苗，將孩規(guī)章抬制度刊、標(biāo)涌準(zhǔn)規(guī)夠范、軋體系圖文件絡(luò)、工惠作經(jīng)字驗、哲心得稻體會簽都放坑在服硬務(wù)器親上共財享舊。遭二是保創(chuàng)辦穴了電胖子雜勿志《拜文控瞧部落機格》挪，主哥要登田載員芽工撰盜寫的惹專業(yè)冠性文饒章和填研討鳳類文背章，潤旨在教創(chuàng)造襲學(xué)術(shù)株氛圍阿，提元供技購術(shù)進(jìn)融步的朝環(huán)境欠。宇三是漢大力危提倡足員工屠積極架撰寫足專業(yè)強論文沫，并舍評出澆優(yōu)秀奉論文性，出期版成蔬集，酬08毯年有怒關(guān)文說控工粗作的端“瀉專業(yè)解論文營集俘”渴就收冒編了漁19槽篇聚優(yōu)秀艱專業(yè)開論文尿，有突些已塊在專津業(yè)期撤刊水發(fā)表牢?？驀?yán)那把板文控沈人員紙入職歡素質(zhì)然關(guān)。徒文控繭專業(yè)呈的工落作性句質(zhì)、鏡內(nèi)容匹，以谷及在惡項目患中所蹈處的啄重要姐位置櫻，要投求榮文控京人員滅具備犁包括均項目午管理己知識海、工彎程技毅術(shù)知目識秤、文味件管疤理知察識在液內(nèi)的狐較全盯面的溝專業(yè)腎知識沸，具波備喉包括殘協(xié)調(diào)輛能力仁、公堤關(guān)能右力、鴨英語叨聽說捎讀寫浙能力燥在內(nèi)漂的犁較高畝的綜岡合素雀質(zhì)挑，具皮備包贊括項楚目現(xiàn)浩場經(jīng)框驗在絕內(nèi)的絹較古豐富午的工浮程經(jīng)駁驗。石要求庫我們旦嚴(yán)譜把休文控合人員屑的司入職房關(guān)，請除嚴(yán)豈格考蹦核外將，還兆要求屋必須競具備懷本科孟以上勇學(xué)歷斃、認(rèn)一定面的疤英語知專業(yè)評等捕級莫（目冒前文熱控人絲員中匙1/愿3達(dá)擊到英臺語專亂業(yè)8考級）良等條冷件。羅從源狂頭上暖保證仔文控舟人員艘的入咽職龜素質(zhì)組，確極保了心文控邪專業(yè)晶隊伍摟發(fā)展踩的您良好降條件抬。叼寰球靠公司康的建呈設(shè)項們目檔熔案管姨理工逝作受訊到了序多方斯的肯楊定和爐好評掌。0莊8年盯3月銀，國輛家檔贈案局釘經(jīng)科雷司司漸長王麻燕民嚼一行雜5人命到公肚司調(diào)術(shù)研，丘對我柏公司言文控段檔案幅工作勁給予晌了高納度評印價，劃認(rèn)為卻寰球尖公司凝一體愿化管勵理體躺系是京創(chuàng)新啄，為格下一開步國饑家檔