公司駐外分公司(辦事處)管理制度

公司駐外分公司(辦事處)管理制度一、分公司/辦事處組織架構(gòu)總公司總公司辦事處分公司辦事處分公司助理（1人）營銷經(jīng)理（1人助理（1人）營銷經(jīng)理（1人）營銷經(jīng)理（1人）助理（1人）財會專員一人工程專員一人財會專員一人工程專員一人工程專員一人營銷代表若干營銷代表若干工程專員一人營銷代表若干營銷代表若干一、編制設(shè)置原則：分公司：營銷經(jīng)理、營銷助理、財務(wù)專員、工程專員、營銷代表，其中財務(wù)專員由總公司委派；營銷助理1人、技術(shù)專員1人、營銷代表若干人(由分公司根據(jù)實際情況確定，有關(guān)費用按總公司費用分解及目標(biāo)協(xié)議書約定執(zhí)行)；辦事處：營銷經(jīng)理、營銷助理、工程專員，可設(shè)營銷代表若干人。二、分公司／辦事處工作職能各分公司／辦事處是湖南崇友電梯銷售有限公司的駐外銷售機構(gòu)，是企業(yè)向市場延伸的重要窗口，其管理直屬于湖南崇友電梯銷售有限公司。分公司／辦事處代表公司的利益履行如下職能：1．分公司／辦事處根據(jù)公司的年度營銷方案，承擔(dān)公司下達(dá)的年度銷售任務(wù)，并組織銷售人員的二次任務(wù)分配。2．分公司／辦事處根據(jù)公司的任務(wù)指標(biāo)，可按要求報招聘計劃，經(jīng)審批后，由總公司負(fù)責(zé)組織、招聘、培訓(xùn)所需要的營銷代表。3．分公司／辦事處負(fù)責(zé)當(dāng)?shù)厥袌龅拈_拓、客戶資源開發(fā)和管理；4．分公司／辦事處代表公司負(fù)責(zé)與當(dāng)?shù)乜蛻舻穆?lián)系協(xié)調(diào)和銷售業(yè)務(wù)的往來。5．分公司／辦事處負(fù)責(zé)對所轄區(qū)域崇友電梯產(chǎn)品的售前、售中、售后服務(wù)，處理客戶關(guān)系和用戶的投訴情況。6．分公司／辦事處負(fù)責(zé)組織、策劃、執(zhí)行公司在當(dāng)?shù)厥袌龅漠a(chǎn)品宣傳、品牌宣傳、企業(yè)形象宣傳，提升品牌和企業(yè)在當(dāng)?shù)氐闹取?．分公司／辦事處負(fù)責(zé)對當(dāng)?shù)芈毮懿块T的聯(lián)系、協(xié)調(diào)，處理好公司在當(dāng)?shù)氐墓碴P(guān)系，確保銷售業(yè)務(wù)工作的順利進行。8．分公司／辦事處行使對公司在當(dāng)?shù)氐呢敭a(chǎn)的保護管理權(quán)，確保公司的財產(chǎn)、人員安全。9．負(fù)責(zé)收集、整理、反饋當(dāng)?shù)厥袌鲂畔⒓巴懈偁幤放频臓I銷動態(tài)。10．根據(jù)公司的有關(guān)規(guī)定，執(zhí)行和負(fù)責(zé)各項資金回籠、費用結(jié)算工作。三、分公司／辦事處崗位職責(zé)(一)分公司／辦事處經(jīng)理的職責(zé)：1．對本區(qū)域銷售工作的管理代表分公司／辦事處，接受公司分配給該區(qū)域的全年銷售任務(wù)，并確保如期完成。分公司／辦事處經(jīng)理在接受公司分配的任務(wù)后，要認(rèn)真分析研究市場，并對所負(fù)責(zé)區(qū)域進行合理細(xì)分。負(fù)責(zé)作出全年銷售工作計劃，并對本區(qū)域的銷售任務(wù)進行二次分配。將本區(qū)域的營銷代表分區(qū)域、定任務(wù)，以書面形式呈交營銷管理部作為全年工作考核依據(jù)。落實二次承包方案，作為年終獎金核算依據(jù)。各分公司／辦事處經(jīng)理負(fù)責(zé)公司有關(guān)政策精神的傳達(dá)和安排執(zhí)行，督促本區(qū)域營銷代表的工作，定期完成公司下達(dá)的各項工作指標(biāo)，同時指導(dǎo)、幫助營銷代表提高業(yè)務(wù)水平。各分公司／辦事處經(jīng)理行使對該分公司／辦事處的管理權(quán)，按有關(guān)規(guī)定統(tǒng)籌好分公司／辦事處的營銷代表的工作，負(fù)責(zé)分公司／辦事處人員的工作安排調(diào)動。對該區(qū)域的公關(guān)費用進行項目和階段合理計劃分配。管理、監(jiān)控、指導(dǎo)分公司／辦事處所有人員對公司規(guī)定的各項管理辦法流程的執(zhí)行，杜絕違反公司規(guī)定及損害公司利益的違法行為發(fā)生，如有違反公司管理規(guī)定造成公司利益蒙受損失的，經(jīng)理要承擔(dān)直接管理責(zé)任和經(jīng)濟處罰。負(fù)責(zé)對分公司／辦事處的各項費用的計劃、分配、監(jiān)控，合理、公開、公平地開支各項費用。負(fù)責(zé)對分公司／辦事處各項固定資產(chǎn)辦公用品管理和保護，保證公司財產(chǎn)不受損失。每季度根據(jù)分公司／辦事處人員的工作表現(xiàn)，進行工作成績和業(yè)務(wù)能力的考核，填寫“季度評分表”，配合公司對分公司／辦事處人員的年終獎金及定級考核工作。負(fù)責(zé)建立分公司／辦事處的銷售臺帳，對各經(jīng)銷單位的投款和提貨情況隨時檢查，嚴(yán)格執(zhí)行現(xiàn)款現(xiàn)貨的政策。每月必須組織駐外人員召開一次業(yè)務(wù)會議，并負(fù)責(zé)組織營銷代表按時完成“本月工作總結(jié)、下月工作計劃”，以及所有公司要求反饋的各項報表。負(fù)責(zé)對分公司／辦事處電梯詢價及合同修改等各項事務(wù)的銜接、溝通工作，做好每單項目策劃。負(fù)責(zé)對分公司／辦事處審核業(yè)務(wù)員的產(chǎn)品報價及項目預(yù)報跟蹤管理。對本部門的營銷業(yè)務(wù)人員提出的工作要求，必須在規(guī)定時間內(nèi)解決，如不能馬上答復(fù)的，應(yīng)及時向總公司報告，在一天內(nèi)答復(fù)。負(fù)責(zé)對分公司／辦事處代表總總公司同客戶修改和簽定產(chǎn)品銷售合同與安裝合同。負(fù)責(zé)對分公司／辦事處在接到邀標(biāo)書后，本部門必須在二日內(nèi)完成標(biāo)書制作，第三日務(wù)必將標(biāo)書送總經(jīng)理審查，遇特殊情況，只許提前，不許延后。每周六參加由總公司主持的會議或培訓(xùn)。執(zhí)行總公司交辦的其他事務(wù)。2．與各部門的協(xié)調(diào)管理分公司／辦事處經(jīng)理要與公司營銷管理、用戶售后服務(wù)等部門密切配合，確保銷售工作的順利開展。協(xié)同技術(shù)專員處理好與當(dāng)?shù)馗髀毮懿块T的關(guān)系。協(xié)同技術(shù)專員，組織營銷代表加強對本區(qū)域的安裝維修服務(wù)網(wǎng)點的建設(shè)和管理工作，處理好客戶的投訴以及與商業(yè)單位的關(guān)系。3．分公司／辦事處經(jīng)理的權(quán)限：行使分公司／辦事處的銷售任務(wù)的計劃分配權(quán)。行使分公司／辦事處人員的定崗分區(qū)，調(diào)動權(quán)。行使分公司／辦事處人員的考核和解聘、建議調(diào)離權(quán)。行使分公司／辦事處的各項費用計劃、開支、監(jiān)督使用權(quán)。行使分公司／辦事處人員的工資、分配建議權(quán)。行使售后、售前服務(wù)的處理和建，議處理權(quán)。行使分公司／辦事處財產(chǎn)的管理、控制保護權(quán)。、營銷助理的工作職責(zé)：協(xié)助分公司／辦事處經(jīng)理開展分公司／辦事處的各項管理工作，為搞好本區(qū)域的銷售工作，共同領(lǐng)導(dǎo)和組織分公司／辦事處人員開拓市場，服務(wù)市場、培育市場。在主管副總的領(lǐng)導(dǎo)下，對營銷部經(jīng)理負(fù)責(zé)，隨時向客戶宣傳湖南崇友的服務(wù)理念，并為用戶推選合適的產(chǎn)品。負(fù)責(zé)協(xié)助業(yè)務(wù)人員制作報價和投標(biāo)文件。負(fù)責(zé)電梯銷售合同的整理、管理、歸檔。主持的每項目合同協(xié)調(diào)會，建立電梯銷售臺帳，按合同要求安排申報電梯排產(chǎn)（預(yù)付、定金）款、提梯款。提梯前半個月由營銷助理通知公司檢查安裝電梯基建準(zhǔn)備工作，要求客戶以書面形式告知我公司，營銷內(nèi)部與本公司相關(guān)業(yè)務(wù)員溝通，我公司工程售后部人員配合協(xié)調(diào)。負(fù)責(zé)電梯運輸、安卸、裝飾事宜與相關(guān)人員的聯(lián)系和溝通。提前一星期通知公司和本公司業(yè)務(wù)員及工程售后部一起協(xié)調(diào)卸梯事項。制定電梯銷售計劃，掌握電梯銷售技巧，積極開拓市場，按時完成公司下達(dá)的銷售任務(wù)。負(fù)責(zé)制定電梯培訓(xùn)計劃。根據(jù)業(yè)務(wù)臺帳，提醒財務(wù)人員催收貨款，并要求業(yè)務(wù)人員配合。對商業(yè)單位的來款匯票，必須當(dāng)天傳真回公司財務(wù)科，在傳真件上簽名確認(rèn)收訖日期。并做好分類登記，詳細(xì)記錄，如：投款日期、匯票日期、匯票號碼、金額、承兌匯票到期時間及承兌期幾個月等執(zhí)行公司上級交辦的其他工作。、營銷代表的工作職責(zé)：營銷代表必須全力配合分公司／辦事處經(jīng)理、用戶服務(wù)中心主任開展銷售及售后服務(wù)工作，如期完成本區(qū)域分配的銷售任務(wù)。在接受公司分配的任務(wù)和區(qū)域內(nèi)二次分配任務(wù)后，必須擬定一份全年工作計劃，交分公司／辦事處經(jīng)理審核，并呈交總公司作為工作考核依據(jù)。在主管副總領(lǐng)導(dǎo)下，對部門經(jīng)理負(fù)責(zé)。隨時向客戶宣傳湖南崇友的服務(wù)理念，并為用戶推選合適的產(chǎn)品。從建立初級信息開始，以高度的責(zé)任感完成本職工作任務(wù)，認(rèn)真執(zhí)行《電梯營銷業(yè)務(wù)流程細(xì)則》。及時向部門經(jīng)理匯報項目預(yù)報跟蹤的信息。合同簽訂后，應(yīng)主動報告部門經(jīng)理要求安裝售后人員協(xié)調(diào)勘察本單電梯工地。負(fù)責(zé)產(chǎn)品詢價、報價，在接到邀標(biāo)書后二天內(nèi)完成標(biāo)書制作，交部門經(jīng)理審查，遇特殊情況只許提前，不許延后。接受領(lǐng)導(dǎo)書面指令負(fù)責(zé)同客戶修改合同或簽定營銷合同。主動協(xié)調(diào)行政辦公室和工程售后部安排接梯、卸梯事項。協(xié)助財務(wù)收取跟單項目的應(yīng)收帳款。負(fù)責(zé)協(xié)助工程售后部電梯安裝及售后服務(wù)的客戶溝通工作。嚴(yán)格遵守公司保密協(xié)議，客戶資料、項目狀況、部門會議內(nèi)容及其它銷售部資料不得外傳。服裝整齊、潔凈（著裝具體要求見公司規(guī)章制度），上班時間內(nèi)須保持精神飽滿的工作狀態(tài)。嚴(yán)格遵守公司上班作息時間，不遲到、早退。請假者必須填寫請假申請單，批準(zhǔn)后方可休假，未辦理請假手續(xù)者作曠工處理。任何請假以不影響部門工作為前提，請假手續(xù)按公司規(guī)定流程辦理。（詳見公司請假制度）努力學(xué)習(xí)、提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)知識，加強個人品德修養(yǎng)。要有工作責(zé)任心，爭取高效優(yōu)質(zhì)完成每項工作任務(wù)。工作中服從管理，加強協(xié)作，積極主動反映工作中出現(xiàn)的新情況、新問題、并提出合理化建議。執(zhí)行公司上級交辦的其他事務(wù)。(四)工程專員的職責(zé)為營銷部做售前工作，提供技術(shù)等方面支持。售前工作包括：1、配合營銷部確認(rèn)土建參數(shù)2、配合營銷部接受客戶考察二、電梯中標(biāo)或簽訂合同后，與各方關(guān)系的協(xié)調(diào)，目的是使安裝順利進行，讓客戶滿意。其中包括：1、井道土建的前期跟蹤與甲方的技術(shù)交底2、到貨前的準(zhǔn)備工作，如卸貨場地的安排、卸貨、進場施工地等3、安裝中協(xié)調(diào)與客戶、土建、監(jiān)理、公司、安裝隊、技術(shù)監(jiān)督局等各方面關(guān)系，參加甲方主持召開的會議，并解決安裝中存在的問題。三、協(xié)助營銷部簽訂安裝合同1、物色適合的安裝隊伍2、為安裝合同內(nèi)容及安裝費用把關(guān)四、為營銷部進行井道整改預(yù)算提供技術(shù)支持1、確認(rèn)井道整改內(nèi)容2、提供施工方案五、為營銷部進行井道整改談判提供技術(shù)支持六、電梯安裝完畢與各方工作的交接1、電梯移交至售后部2、資料移交至營銷部七、協(xié)助有問題的收款如果因為安裝問題影響收款，配合收款部門解決問題八、協(xié)助辦理補缺件提供補缺件數(shù)量、型號至營銷部十、電梯移交后的售后工作包括日常保養(yǎng)、維修及急修十一、協(xié)助營銷部辦理質(zhì)保期內(nèi)配件更換。提供補缺件數(shù)量、型號至營銷部十二、配合營銷部尾款及質(zhì)保金的回收(五)、分公司財務(wù)專員工作職責(zé)：1、組織與職責(zé)：1)、分公司財務(wù)人員由總公司直接委派，行政上接受所在分公司領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上接受總公司財務(wù)部領(lǐng)導(dǎo)；2)、貫徹執(zhí)行總公司財務(wù)管理制度和銷售管理政策；3)、根據(jù)總公司財務(wù)管理制度和銷售管理政策，協(xié)助經(jīng)理制定分公司各項管理制度；4)、主管分公司日常財務(wù)會計業(yè)務(wù)，協(xié)助分公司經(jīng)理搞好銷售財務(wù)管理，參與分公司的銷售管理；5)、對于總公司的調(diào)入的各類存貨建立進、出、存管理制度，完善手續(xù)，保證公司資產(chǎn)的安全、完整、增值；負(fù)責(zé)分公司客戶往來帳目的核對、清收。6)、協(xié)助分公司經(jīng)理，制定銷售回款回籠計劃，組織銷售貨款回籠總公司；7)、協(xié)助經(jīng)理制定費用管理制度，正確劃分費用種類，控制各項費用額度，嚴(yán)把費用開支關(guān)；8)、按時向總公司填報各類報表及提供其他信息；9)、負(fù)責(zé)分公司財務(wù)資料的審核，對分公司日常業(yè)務(wù)進行監(jiān)控；11)、配合總公司各項業(yè)務(wù)審12)、保管分公司各種財務(wù)資料；13)、完成總公司臨時交給其他任務(wù)。2、權(quán)限：1)、對分公司銷售管理實施財務(wù)監(jiān)督；2)、對總公司制定的財務(wù)管理制度和銷售管理政策享有實施權(quán)。3、工作要求：1)、正確設(shè)置和使用會計科目，組織安排分公司會計核算工作；3)、嚴(yán)格執(zhí)行分公司費用管理制度，履行費用報銷審核權(quán)，對違反公司財務(wù)管理規(guī)定的行為及時制止、糾正，對重大問題提出處理建議并上報總公司；4)、按各項目資金費用使用建立明細(xì)帳。5)、按客戶提貨型號、數(shù)量、金額及回款等明細(xì)內(nèi)容設(shè)置應(yīng)收帳款明細(xì)帳，并及時與各客戶核對。6)、建立并登記現(xiàn)金收支日記帳，掌握分公司費用基金的使用情況。8)、按公司規(guī)定，設(shè)置客戶待開發(fā)票登記臺帳，序時登記、跟蹤客戶開具增值稅發(fā)票之?dāng)?shù)據(jù)資料。9)、設(shè)置客戶銀行票據(jù)登記臺帳，序時登記、跟蹤客戶開具的銀行票據(jù)的傳遞情況。10)、按時向總公司報送各類報表。11)、嚴(yán)守公司秘密，維護公司利益。12)、定期與總公司核對各個會計科目，并將核對情況反饋總公司。13)、月底費用備用金流水帳復(fù)印件，寄回總公司審核、備案。14)、協(xié)助分公司經(jīng)理處理日常業(yè)務(wù)。第二章分公司／辦事處日常事務(wù)管理一、分公司／辦事處地點設(shè)立條件1．各分公司／辦事處應(yīng)在各省的省會城市或直轄市設(shè)立以及業(yè)務(wù)量大的地級市。2．為樹立崇友電梯良好的公眾形象，要求所有分公司／辦事處的選址和裝修必須符合下列條件：*分公司／辦事處應(yīng)選在市區(qū)交通便利，有停車地點的地方；*分公司的辦公室裝修必須符合公司的VI設(shè)計要求；*分公司人員生活區(qū)必須與辦公地點分離，住宿地點設(shè)在分公司附近。二、分公司／辦事處文明辦公規(guī)定1．上下班紀(jì)律：*分公司／辦事處全體人員必須嚴(yán)格按規(guī)定時間上下班(9：00—17：30)，不遲到、不早退，不得無故曠工(包括開會、學(xué)習(xí)培訓(xùn)等)。*各分公司人員每日上班必須按要求著裝和佩戴工作牌；*在辦公區(qū)域要精神飽滿，積極工作，不打瞌睡，坐立要端正，不準(zhǔn)有坐在桌面上、腳放在桌面上等不雅觀行為。*不準(zhǔn)在辦公場所進行娛樂活動，做與工作無關(guān)的事。*辦公場所要保持環(huán)境清潔，不隨地吐痰、亂丟廢棄物、辦公用品擺設(shè)整齊(包括門口一帶的環(huán)境清潔及門口通道不堵塞)。*必須遵守崗位操作規(guī)程，履行崗位職能，未經(jīng)分公司經(jīng)理同意不能代崗，確保工作質(zhì)量。2．禮儀：*接待客人時，服務(wù)要周到(包括就座、茶水等)，并且要注意個人形象及保證環(huán)境干凈舒適。*分公司／辦事處經(jīng)理、業(yè)務(wù)員會見客戶時要著裝得體、注意形象、禮貌待客、言行舉止大方得體等。*要按約定時間赴約，不遲到、不失約，如有特殊情況不能準(zhǔn)時到約定地點，則要向?qū)Ψ绞孪嚷暶鞑⒌狼浮?．電話用語規(guī)范*電話三聲鈴響要接聽，禮貌用語要牢記。接電話：“喟!您好，崇友電梯XXX辦事處，……”；打電話：“喟!您好，我是崇友電梯XXX辦事處的XXX，請問……”掛電話：“……好的，謝謝您!再見”等*語言要清晰，當(dāng)遇到