企業(yè)辦公自動化實(shí)施方案

年6月23日企業(yè)辦公自動化實(shí)施方案資料內(nèi)容僅供參考，如有不當(dāng)或者侵權(quán)，請聯(lián)系本人改正或者刪除。企業(yè)辦公自動化實(shí)施方案網(wǎng)絡(luò)運(yùn)營中心目錄關(guān)于辦公自動化……………實(shí)施OA系統(tǒng)的必要性……………………OA系統(tǒng)實(shí)施計(jì)劃…………總結(jié)…………關(guān)于辦公自動化企業(yè)辦公自動化也稱為OA(OfficeAutomation),是一門綜合性的科學(xué)技術(shù)。使用簡單、投入相對較小,大多數(shù)企業(yè)往往選擇從OA系統(tǒng)著手實(shí)施企業(yè)的信息化管理。OA系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn):能夠?qū)崿F(xiàn)分布式協(xié)同辦公。能夠支持多分公司(工廠)、跨地域的辦公模式和移動辦公。企業(yè)員工在任何地方只需要用自己的帳號登錄OA系統(tǒng)就能夠查看和處理自己的工作流程、郵件和信息。能夠落實(shí)管理制度、工作流程自動化。工作流程是OA系統(tǒng)的核心思想,可實(shí)時(shí)監(jiān)控、跟蹤、解決多崗位、多部門、多分公司之間的協(xié)同工作問題,從而提高工作效率。各個(gè)企業(yè)都存在著大量流程化的工作,例如公文的處理、收發(fā)文、各種審批、請示、匯報(bào)等,都是一些流程化的工作,經(jīng)過實(shí)現(xiàn)工作流程的自動化,就能夠規(guī)范各項(xiàng)工作,提高企業(yè)協(xié)同工作的效率。信息發(fā)布平臺和內(nèi)部通訊平臺。如企業(yè)公告、新聞發(fā)布、電子刊物等,使內(nèi)部的規(guī)章制度、新聞簡報(bào)、技術(shù)交流、公告事項(xiàng)等能夠在企業(yè)內(nèi)部員工之間得到廣泛的傳播,使員工能夠即時(shí)的了解企業(yè)內(nèi)部的發(fā)展動態(tài)。能夠建立企業(yè)內(nèi)部郵件系統(tǒng),短信系統(tǒng),即時(shí)通訊系統(tǒng)等,使企業(yè)內(nèi)部的通訊和信息交流快捷通暢。文檔自動化管理。各類的文檔(包括各種文件、知識、信息)能夠按權(quán)限進(jìn)行保存、共享和使用,并有一個(gè)方便快捷的查找手段。OA系統(tǒng)的局限性:由于OA系統(tǒng)屬于企業(yè)信息化管理基礎(chǔ)應(yīng)用系統(tǒng),并不能實(shí)施企業(yè)產(chǎn)銷存,財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)等較為復(fù)雜的信息化應(yīng)用。實(shí)施OA系統(tǒng)的必要性當(dāng)前集團(tuán)公司在長沙,湘潭,寧鄉(xiāng)等地都設(shè)有分公司、工廠和辦公地點(diǎn),涉及不同的行業(yè)和業(yè)務(wù)范圍。隨著集團(tuán)規(guī)模的擴(kuò)展和員工的增加,在集團(tuán)內(nèi)部規(guī)章制度管理、分公司與各部門之間協(xié)調(diào)溝通、財(cái)務(wù)申報(bào)與審核、人力資源管理等方面將會遇到越來越多的問題,正如虞總所總結(jié)的”人在路上跑,事情辦不好,費(fèi)用降不下,效率難提高”。OA系統(tǒng)正好能解決異地辦公,分布式管理所遇到的問題,利用互聯(lián)網(wǎng)的快速便捷,能將工廠、分公司、各個(gè)部門和所有員工集中在一個(gè)平臺進(jìn)行管理和溝通,而且集團(tuán)公司相對于其它企業(yè)的優(yōu)勢在于新業(yè)務(wù)剛剛起步,不至于像老企業(yè)那樣積重難返。因此我認(rèn)為集團(tuán)當(dāng)前實(shí)施OA系統(tǒng)是必要的,即能夠規(guī)范企業(yè)管理,提高工作效率,減少辦公費(fèi)用,也能夠?yàn)閷韺?shí)施更加復(fù)雜的ERP、CRM等系統(tǒng)打下良好基礎(chǔ),實(shí)現(xiàn)集團(tuán)的現(xiàn)代化信息管理。OA結(jié)構(gòu)圖OA系統(tǒng)實(shí)施計(jì)劃系統(tǒng)實(shí)施需要做以下的工作:管理架構(gòu)的調(diào)研。因?yàn)镺A系統(tǒng)以工作流程為核心,因此必須明確集團(tuán)總部、工廠、分公司、各部門的管理關(guān)系。例如某公司業(yè)務(wù)副總經(jīng)理負(fù)責(zé)業(yè)務(wù)部門,總經(jīng)理親自管理行政部與財(cái)務(wù)部,這樣的管理架構(gòu)體現(xiàn)在OA系統(tǒng)里,行政部與財(cái)務(wù)部的工作流程無需經(jīng)過業(yè)務(wù)副總經(jīng)理的審核就可提交總經(jīng)理,而業(yè)務(wù)部門的工作流程則需副總經(jīng)理審核經(jīng)過后,才能提交給總經(jīng)理審核。如果管理關(guān)系不明確,OA系統(tǒng)的基礎(chǔ)不穩(wěn),將不可能成功實(shí)施。管理權(quán)限的調(diào)研。各個(gè)崗位的管理者、員工有什么樣的權(quán)限,權(quán)限有多大必須要明確。例如某部門的主管有1000元以下的業(yè)務(wù)招待費(fèi)審核權(quán),體現(xiàn)在OA系統(tǒng)里她的部門員工發(fā)生了1000元以下的招待費(fèi)時(shí),則只需員工申請后,部門主管審核經(jīng)過后提交財(cái)務(wù)部審核,無需經(jīng)過總經(jīng)理審核。如果管理權(quán)限不明確,會造成工作流程的混亂和拖延,不能體現(xiàn)OA系統(tǒng)的優(yōu)點(diǎn)。崗位員工的調(diào)研。需要納入OA系統(tǒng)管理的員工需要明確,在OA系統(tǒng)里可允許一員工兼多崗位和多員工同崗位,但設(shè)立了某個(gè)崗位卻沒對應(yīng)的員工的話,則會造成工作流程的中斷。提供商與選型。當(dāng)前國內(nèi)協(xié)同OA軟件廠商近400家,相對成熟穩(wěn)定、有一定規(guī)模效應(yīng)的有點(diǎn)擊、金和、用友、合強(qiáng)、協(xié)達(dá)、泛微、浪潮、思創(chuàng)、慧點(diǎn)、明基、通達(dá)等廠商,這類廠商軟件價(jià)格偏高,支持50-100用戶企業(yè)版售價(jià)在3萬至5萬元。免費(fèi)期滿后需交納～4000/年的服務(wù)費(fèi)。二線廠商如華天動力、思道、競凡、極限等,售價(jià)在8千至2萬元,價(jià)格的降低導(dǎo)致相關(guān)服務(wù)的減少,系統(tǒng)的安裝,部署與維護(hù)都需要公司專人負(fù)責(zé)。經(jīng)過與廠商的接觸和節(jié)省開支的考慮,我建議在華天動力,通達(dá)科技和極限三家廠商中選擇,將軟件成本控制在3萬元以內(nèi)。系統(tǒng)的部署與試用。OA系統(tǒng)在全公司推廣之前,需要在小范圍如分公司內(nèi)試用,測試系統(tǒng)平臺的安全性和穩(wěn)定性,同時(shí)測試設(shè)置的工作流程是否完善和通暢,并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行功能的修改和調(diào)整。如果測試經(jīng)過,則在集團(tuán)內(nèi)推行。系統(tǒng)的培訓(xùn)和維護(hù)。OA系統(tǒng)的實(shí)施觸及大家的工作習(xí)慣,甚至各個(gè)業(yè)務(wù)部門利益,在實(shí)施過程中,難免會遇到阻力,甚至抵觸情緒,因此在全面推行的同時(shí),需要對各個(gè)部門進(jìn)行培訓(xùn),加強(qiáng)員工對系統(tǒng)的認(rèn)同感和習(xí)慣性。同時(shí)系統(tǒng)平臺的日常維護(hù)也需要專人負(fù)責(zé),保證系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定和安全。系統(tǒng)實(shí)施的時(shí)間安排:前期調(diào)研工作。需要2周時(shí)間,更需要管理高層的積極配合。對集團(tuán)公司架構(gòu)的規(guī)劃和安排、人員的管理和分配將是OA系統(tǒng)實(shí)施的基本條件。提供商的選擇與產(chǎn)品選型。需要1周時(shí)間。需要對各個(gè)提供商的產(chǎn)品是否滿足和適合我們的要求進(jìn)行評估。有必要可派人實(shí)地考察提供商的實(shí)力與服務(wù)。系統(tǒng)的部署與試用。需要4周時(shí)間,需要分公司配合系統(tǒng)的測試與調(diào)試,盡量將問題解決在試用階段。系統(tǒng)的培訓(xùn)和維護(hù)。時(shí)間待定。需要組織分公司、工廠的各個(gè)部門進(jìn)行現(xiàn)場培訓(xùn),重要部門如財(cái)務(wù)部更需要單獨(dú)培訓(xùn)。系統(tǒng)的維護(hù)則將持續(xù)進(jìn)行系統(tǒng)的實(shí)施的費(fèi)用預(yù)算:購買系統(tǒng)軟件:30000元。(這筆費(fèi)用可省)廠商考察差旅:元。(1人3天北京出差)系統(tǒng)平臺搭建:0元。(與網(wǎng)站共用服務(wù)器)培訓(xùn)差旅:元。(湘潭、寧鄉(xiāng)兩地出差)系統(tǒng)維護(hù):元/月。(招聘1人負(fù)責(zé)維護(hù)網(wǎng)