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文檔簡介

淺析開發(fā)環(huán)??萍紮n案信息的一些對(duì)策

摘要:從目前環(huán)??萍紮n案的管理現(xiàn)狀、環(huán)??萍紮n案信息資源開發(fā)存在的問題、環(huán)保科技檔案信息資源開發(fā)的對(duì)策等三個(gè)方面論述了在新形勢(shì)下如何做好環(huán)??萍紮n案工作。

關(guān)鍵詞:環(huán)保檔案信息;開發(fā);對(duì)策

Abstract:TheexistingproblemsondevelopingdocumentaryinformationofenvironmentaldocumentsaredisclosedbasedonpresentmanagementsituationofdocumentalandThreeaspectsoncountermeasuresareputforwardtoimprovingtheleveloffilemanagementundernewsituation.

Keywords:environmentaldocumentaryinformation;developmen;tcountermeasure

1環(huán)??萍紮n案管理的現(xiàn)狀科技檔案本身是科技知識(shí)的載體,它蘊(yùn)藏著大量的科技成果、科技專利和高新技術(shù)等科技信息,是一種豐富的信息資源。環(huán)??萍紮n案是在環(huán)境科學(xué)研究和環(huán)保科技開發(fā)以及應(yīng)用推廣過程中形成的,是環(huán)??萍际聵I(yè)發(fā)展水平的具體體現(xiàn),是繼續(xù)為環(huán)??萍挤?wù)的可靠依據(jù)和必要條件。隨著環(huán)保科技的不斷發(fā)展,環(huán)??萍紮n案的存儲(chǔ)利用以及現(xiàn)代化管理越來越引起各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大科技人員的高度重視。近年來,作為云南省最大的綜合性環(huán)??蒲袡C(jī)構(gòu)—云南省環(huán)境科學(xué)研究院對(duì)本院科技檔案進(jìn)行了一次全面清理、整頓,將過去分散管理的科技檔案統(tǒng)一集中管理,整理并新建科技檔案1000多卷,完成了建院30a來科技檔案卷殼的更換。并著手進(jìn)行現(xiàn)代化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè),裝修了90多m2的檔案管理專用庫房,使辦公用房和庫房分開,投入10多萬元購置了自動(dòng)化程度較高的新型密集架以及計(jì)算機(jī),建立健全了科技檔案歸檔、接收、整理、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、保密、鑒定銷毀、庫房管理等規(guī)章制度。在部分業(yè)務(wù)內(nèi)容和環(huán)節(jié)上開始使用計(jì)算機(jī)管理,如標(biāo)題著錄、編目、編研、辦公事物管理等。據(jù)了解,云南省環(huán)境科學(xué)研究院科技檔案管理硬件設(shè)施以及現(xiàn)代化管理程度在云南省環(huán)保系統(tǒng)內(nèi)處于領(lǐng)先水平。

2環(huán)??萍紮n案信息資源開發(fā)存在的問題(1)思想觀念守舊,科技成果檔案在管理利用上存在著重保密、輕利用的現(xiàn)象。有不少領(lǐng)導(dǎo)干部認(rèn)為檔案工作很簡單,只要保管好檔案實(shí)體則行,無需開發(fā);還有不少科技檔案工作者觀念保守,安于現(xiàn)狀,認(rèn)為“科學(xué)技術(shù)是第一生產(chǎn)力”是生產(chǎn)部門的事情,沒有認(rèn)識(shí)到科技檔案信息也是“重要的戰(zhàn)略資源”,在現(xiàn)代化建設(shè)中有著不可替代的作用。

(2)開發(fā)手段落后,新型技術(shù)應(yīng)用不到位。

檔案室的服務(wù)方式?jīng)]有發(fā)生根本性的變化,傳統(tǒng)的你來我往的室內(nèi)閱覽服務(wù)仍是環(huán)保科技檔案信息資源的利用與開發(fā)的主要形式,雖然編制了開放目錄、專題目錄、專題卡片和其它檢索工具,但這些檢索工具一般都是內(nèi)部使用或者使用者上門使用,使用范圍較小,利用效率低。多數(shù)檔案室的編研工作沒有提高到突出地位,重保管而不重開發(fā),檔案部門提供的信息仍存在分散、零亂、缺乏系統(tǒng)性等問題,經(jīng)過系統(tǒng)加工的信息產(chǎn)品數(shù)量極其有限,其提供方式單一、透明度低,開發(fā)信息資源的手段不能滿足現(xiàn)代化的需要和檔案利用者的需求。

(3)環(huán)保科技檔案人員業(yè)務(wù)水平不高也制約著環(huán)??萍紮n案信息的開發(fā)。有些同志是半路出家轉(zhuǎn)行搞檔案工作,對(duì)科技檔案工作一知半解;有些檔案工作人員信息閉塞,對(duì)社會(huì)建設(shè)需求認(rèn)識(shí)不清;有些同志可能精通檔案工作,但對(duì)科技檔案工作不太熟悉;有些同志有豐富的科技檔案工作經(jīng)驗(yàn)卻缺乏相關(guān)理論知識(shí);更多同志則是缺乏科技檔案編研知識(shí)和編輯能力,難以及時(shí)推出適應(yīng)社會(huì)需要的科技檔案編研產(chǎn)品,造成環(huán)保科技檔案信息與社會(huì)需求銜接不好。

3環(huán)??萍紮n案信息資源開發(fā)的對(duì)策(1)提高環(huán)??萍紮n案工作者素質(zhì)。環(huán)??萍紮n案工作者要樹立信息意識(shí)。所謂信息意識(shí),是指對(duì)信息及信息需求的自覺認(rèn)識(shí)。科技檔案是一種寶貴的信息資源,檔案工作者不僅要有檔案的意識(shí),還要有信息意識(shí);不僅要重視維護(hù)檔案及載體的完整與安全,還要關(guān)注檔案的信息內(nèi)容及價(jià)值。

在做好基礎(chǔ)工作的同時(shí),把主要精力放在檔案信息的開發(fā)這一環(huán)節(jié)上來。環(huán)??萍紮n案工作者要樹立法律意識(shí),要加強(qiáng)對(duì)檔案人員的法制培訓(xùn)教育,使其增強(qiáng)法制觀念,處理好保密與利用的關(guān)系。環(huán)??萍紮n案工作者要樹立科技意識(shí)。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代,開發(fā)環(huán)??萍紮n案信息資源,提高開發(fā)水平,從根本上說就是要加強(qiáng)學(xué)習(xí)與實(shí)踐鍛煉,提高檔案人員的知識(shí)水平,提高從檔案中發(fā)現(xiàn)信息,將分散于環(huán)??萍紮n案中的信息進(jìn)行匯集的能力。隨著現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)的發(fā)展,科技檔案信息資源的管理與開發(fā)的現(xiàn)代化已成為時(shí)代的必然要求。因此,環(huán)??萍紮n案人員在掌握檔案專業(yè)知識(shí)理論的同時(shí),還要加強(qiáng)相關(guān)學(xué)科領(lǐng)域的知識(shí),掌握一定的科技知識(shí)、英語知識(shí)及現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)。

(2)加快環(huán)??萍紮n案的信息化建設(shè)。信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用和電子政務(wù)的推進(jìn),使環(huán)保檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)的重心向信息化建設(shè)轉(zhuǎn)移,單一的管理已無法滿足日益強(qiáng)大的信息需求,文件、檔案、圖書、資料、網(wǎng)絡(luò)等一體化管理將成為環(huán)保科技檔案工作發(fā)展的趨勢(shì)。只有實(shí)現(xiàn)一體化管理,才能使環(huán)保科技檔案信息發(fā)揮出應(yīng)有的效應(yīng),為社會(huì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。應(yīng)以檔案信息資源建設(shè)為核心,加快推進(jìn)檔案資源數(shù)字化、信息管理標(biāo)準(zhǔn)化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程,建立以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)的信息收集、加工、整理、分析、存儲(chǔ)、傳遞,并借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù),實(shí)現(xiàn)信息的交換和利用,來切實(shí)增強(qiáng)環(huán)??萍紮n案信息的利用價(jià)值。

(3)在利用和交流上下功夫,發(fā)揮好環(huán)??萍紮n案服務(wù)社會(huì)的作用。我國的科技檔案工作具有許多優(yōu)勢(shì),但是在交流方面是有欠缺的。環(huán)??萍紮n案具有成果性(信息性)和記錄性兩個(gè)方面,科技檔案納入“檔案”概念之下,強(qiáng)化了環(huán)??萍紮n案的記錄性一面,卻淡化了環(huán)??萍紮n案成果性和資料性一面。環(huán)保科技檔案的成果性和信息性是環(huán)??萍紮n案區(qū)別于文書檔案的主要特征。這就是說,文書檔案在現(xiàn)行階段保存在本單位的檔案室內(nèi),供本單位使用就夠了,然而作為環(huán)??萍紮n案是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,它在現(xiàn)行階段除提供本單位利用外,必須與相關(guān)單位、行業(yè)進(jìn)行交流或成果轉(zhuǎn)讓,發(fā)揮它的成果性和信息性作用。環(huán)??萍紮n案如果不進(jìn)行信息交流,它的現(xiàn)行價(jià)值就會(huì)白白地消失。

當(dāng)然,珍貴的環(huán)保科技檔案不同于一般的資料,它是一種創(chuàng)新性成果,不能隨意交流,還必須受保密制度的限制。環(huán)??萍紮n案不僅在本系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行正常的信息交流,也應(yīng)在其它系統(tǒng)和單位之間進(jìn)行交流,該解密的要解密,該降密的要降密,積極地進(jìn)行科技檔案密級(jí)審核和降密解密工作,大力發(fā)揮好環(huán)??萍紮n案在經(jīng)濟(jì)建設(shè)中的作用。

(4)重視教育培訓(xùn)。針對(duì)目前科技檔案管理人員素質(zhì)普遍不高的情況,中央和省、自治區(qū)的專業(yè)主管機(jī)關(guān)已在所屬的大專院校設(shè)立科技

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