貨代一般海運操作流程

貨代一般海運操作流程貨代一般海運操作流程

貨代一般海運操作流程

貨代一般海運操作流程

一、訂艙

1.客戶向貨代訂艙

（訂艙必需顯示：托運人/發(fā)貨人、船公司/船名/航次或船期、起運港、目的港/中轉(zhuǎn)港、貨名、柜型、柜量、運費條款、托運人的簽字、蓋章）2.客服人員收到訂艙單后，需確認(rèn)訂單到付貨FOB/EXW/FCA：跟國外確認(rèn)

預(yù)付貨：Sales（預(yù)付貨）跟客戶核對運價，在確認(rèn)后由Sales在訂艙單上簽字

確認(rèn)，然后再依據(jù)自編的S/O號向相應(yīng)船公司訂艙。

3.客服人員需跟船公司確認(rèn)艙位。訂艙完畢后，客服人員應(yīng)準(zhǔn)時將資料輸入公司內(nèi)部系統(tǒng)

4.制作對應(yīng)的操作通知單，注明與訂艙信息相符的信息，發(fā)送給客戶，以便客戶支配好貨物及單據(jù)的遞送。進(jìn)倉：進(jìn)倉通知單拖卡：拖卡裝箱通知單自拉自報：自拉自報協(xié)議書

*EXW/FCA：由客人供應(yīng)提貨通知書，貨代支配車隊去提貨送倉

二、進(jìn)倉、拖車、自拉自報→報關(guān)1.客戶行為

①進(jìn)倉：客戶收到進(jìn)倉通知單后，在確認(rèn)內(nèi)附信息無誤可以進(jìn)倉后，需根據(jù)進(jìn)倉

單上的時間地址準(zhǔn)時進(jìn)倉。報關(guān)資料需在規(guī)定時間內(nèi)寄送到貨代處，以便貨代支配報關(guān)。

②拖卡：客戶如需貨代支配拖卡報關(guān)，需在接收到貨代供應(yīng)的拖卡裝箱通知單后

進(jìn)行確認(rèn)，如確認(rèn)無誤后需將支配拖卡的相關(guān)信息（拖卡時間、地點、聯(lián)系人、裝箱數(shù)據(jù)）正確無誤地補充到通知單內(nèi)，回傳給貨代。同時，需將報關(guān)資料預(yù)備齊全在貨代規(guī)定的時間內(nèi)寄送到位。

③自拉自報：客戶如需自拉自報，請在確認(rèn)好貨代供應(yīng)的自拉自報協(xié)議書上的相

關(guān)訂艙及費用信息后，將自拉自報協(xié)議書簽名蓋公章先掃描回傳貨

代，再在收到貨代關(guān)于船公司已放艙的通知后，憑自拉自報協(xié)議書正本簽字蓋章原件到貨代處領(lǐng)取箱單后自行支配裝箱進(jìn)港，并在船公司規(guī)定的截單時間內(nèi)告知箱封號等信息給到貨代。另報關(guān)也由客戶自行支配其他貨代或報關(guān)行進(jìn)行辦理。

2.貨代行為

①進(jìn)倉：在客戶貨單均到的狀況下支配出運：整柜貨，通知倉庫提箱裝箱支配進(jìn)

港，接收倉庫供應(yīng)的箱封號進(jìn)行截單；拼箱貨，轉(zhuǎn)交客服進(jìn)行拼箱信息（挨次、箱型、是否支配裝箱等）確認(rèn)，通知倉庫進(jìn)行提箱裝箱進(jìn)港，接收倉庫供應(yīng)的箱封號進(jìn)行截單。

報關(guān)資料移送報關(guān)行進(jìn)行審單，告知預(yù)支配報關(guān)時間。*貨代確認(rèn)客戶到單到貨狀況須知：⑴貨物進(jìn)倉狀況：

已入倉：需確認(rèn)貨物與客人訂艙數(shù)據(jù)是否相符，跟倉庫確認(rèn)貨物是否有存

在破損變形油污等狀況。如有發(fā)生破損等狀況，需跟客戶確認(rèn)：確認(rèn)能出運的，需讓客戶供應(yīng)相應(yīng)的保函；不能出運的，請協(xié)作客戶進(jìn)行返工行為。（到付貨FOB原則上需跟國外進(jìn)行確認(rèn)是否能出運，預(yù)付貨需跟客戶進(jìn)行確認(rèn)）

未入倉：需立即跟客戶進(jìn)行確認(rèn)是否出運，如仍需出運，需告知客戶最晚截

止送單送貨時間。同時通知客服，由客服來確認(rèn)是否等該客戶的貨。

⑵報關(guān)資料接收狀況：

已接收：做好登記、整理、存檔工作，與客戶訂艙的信息進(jìn)行基本數(shù)據(jù)核

實，并查看資料是否齊全。提前移交至報關(guān)行進(jìn)行審單（尤其是需要進(jìn)行商檢的單子，需提早交到報關(guān)行進(jìn)行商檢換單）

未接收：需立即跟客戶進(jìn)行確認(rèn)單據(jù)寄送到位的時間，并確認(rèn)是否有商檢

等特別狀況。如無法在規(guī)定時間內(nèi)寄送到，應(yīng)由客戶供應(yīng)正確完整的掃描件到我司，正本在報關(guān)日當(dāng)天之前務(wù)必送到報關(guān)行。

②拖卡：在收到客戶回傳的拖卡裝箱通知書后，依據(jù)客戶供應(yīng)的信息以及所支配

船期的截單進(jìn)港時間通知合作車隊支配提箱、拖卡裝箱、進(jìn)港等操作。并在車隊進(jìn)行支配后告知客戶前往拖卡的車隊信息以便客戶進(jìn)行核對。在車隊提到箱子后，貨代依據(jù)車隊供應(yīng)的箱封號等信息進(jìn)行截單。報關(guān)資料移送報關(guān)行進(jìn)行審單，告知預(yù)支配報關(guān)時間。

③自拉自報：貨代只需依據(jù)客戶供應(yīng)的艙單信息進(jìn)行截單，在船公司規(guī)定的截單

時間內(nèi)將內(nèi)容填寫完整且正確的艙單發(fā)給船公司，并確保船公司已接收。

報關(guān)事項由客戶自行支配。

三、單證確認(rèn)→費用→簽單→歸檔1.單證確認(rèn)：

在客戶到單到貨并且已有初步出運信息后，貨代單證需依據(jù)客戶之前供應(yīng)的訂單進(jìn)行提單相關(guān)信息錄入工作，準(zhǔn)時發(fā)送至客戶進(jìn)行確認(rèn)，直到確認(rèn)完畢。注：簽單后客戶要求修改提單，貨代需視狀況加收費用。2.費用：

確認(rèn)出運后，貨代需制作費用，發(fā)送到客戶處由客戶進(jìn)行確認(rèn)開票事宜。在客戶確認(rèn)后，貨代開具發(fā)票寄送至客戶以便其付款買單。特別費用的需跟客服/Sales進(jìn)行確認(rèn)。3.簽單

①貨代提單：

貨代在跟船公司確認(rèn)好離港信息后，單證需將確認(rèn)完畢的提單簽出，在客服

確認(rèn)無誤并且簽字后上交財務(wù)保管。財務(wù)在確認(rèn)收到客戶付款后將提單蓋章后，將提單退到單證手中，由單證寄送給客人或幫客戶支配電放。注：客戶要求電放的提單需收到客戶供應(yīng)的電放保函正本、電放費和提單正

本后方能支配電放

②海運提單：

海運提單由船公司簽出，貨代在收到船公司的海運提單后：正本提單，需將

其中一正一副留底歸檔，剩下兩正兩副需正本寄出到國外代理；電放提單，需出具電放保函到船公司以便船公司支配電放給貨代；Seawaybill，只需將seawaybill跟貨代提單一起歸檔轉(zhuǎn)交客服進(jìn)行下一步操作即可。

4.歸檔

客服在收到船公司的海單文件后，整理好與這票單子相關(guān)的海運費用、貨代提

單信息進(jìn)行整合后掃描存檔，掃描件發(fā)送至國外。另需將該票單子進(jìn)行關(guān)閉歸檔。

四、其他

1.如由貨代支配拖車/進(jìn)貨代倉庫的并且由貨代支配報關(guān)的貨物，貨代操作應(yīng)在船公司的免費用箱期內(nèi)支配拖柜，并在免堆期內(nèi)支配進(jìn)港，避開產(chǎn)生額外費用。若有發(fā)生超堆費、改船費、超期柜租等額外費用，需馬上通知客戶，要求其書面確認(rèn)，并做好登記。

2.客戶因各種緣由取消訂艙的，需要求其書面確認(rèn)，在確認(rèn)全部發(fā)生費用已結(jié)清的狀況下方可在電腦中刪除資料。

3.提單繕制留意事項：

①提單的內(nèi)容應(yīng)完整、精確?????，必要的信息不行留空，包括：SHIPPER、

CONSIGNEE、NOTIFYPARTY、VSL’SNAME/VOY、POL、POD、PLACEOFDELIVERY、MARKS、CARGODESCRIPTION、CNTRNO./SEALNO.,DELIVERYAGNET等。

②提單表面應(yīng)清潔，避開過多涂改，一份提單最多不行超過3個更正章。一些

重要的項目，比如件毛體數(shù)據(jù)、品名、船名/航次、箱封號等不行更改。切記報關(guān)單、提單、艙單三單上的品名、件毛體數(shù)據(jù)等數(shù)據(jù)須保持全都。

③客戶要求出船證的。船證的內(nèi)容（比如船級社、船齡的要求）應(yīng)與相關(guān)船公

司核實確認(rèn)。

④原則上不能同意客戶倒簽提單的要求。

⑤海運提單原則上歸貨代全部，不能供應(yīng)給客戶海運提單，出給客戶的提單是

由貨代供應(yīng)（客戶要求出直單的狀況除外）。

擴展閱讀：貨代海運出口操作流程

操作流程

1.CSAV船公司操作流程：

接到托付依據(jù)各航線操作發(fā)的船期表給出船名提單號做一份托付發(fā)給船公司銷售讓他幫忙申請運費在億通網(wǎng)上訂艙與船公司

銷售確認(rèn)海運費是否批了，每票批下來的運費是多少，收多少付多少記在托付上

找所定航線MANAGER確認(rèn)艙位得到確認(rèn)后找該航線操作要調(diào)箱單（客人做三自的）將調(diào)箱單蓋章傳真給客人并告知詳細(xì)報箱號及截關(guān)時間（托付我們產(chǎn)裝報關(guān)的）將調(diào)箱單蓋章傳給車隊支配產(chǎn)裝向客人要報關(guān)單據(jù)，記錄清晰后寫清船名航次、提單號、箱號、箱量和估計開船日期寄給報關(guān)行（客人做三自的）準(zhǔn)時要求客戶供應(yīng)精確?????箱封號、件重尺、品名，給船公司發(fā)CLP信息,使船公司準(zhǔn)時上艙單。

（托付我們產(chǎn)裝報關(guān)的）管車隊要箱封號、與客戶核對精確?????件重尺、品名，給船公司發(fā)CLP信息,使船公司準(zhǔn)時上艙單。

做提單樣本給客戶確認(rèn)并把船公司發(fā)的集港動態(tài)準(zhǔn)時轉(zhuǎn)發(fā)給客戶知悉根據(jù)確認(rèn)好的樣本輸入，生成提單確認(rèn)，等待船公司格式單反回。關(guān)注船公司發(fā)的集港核對，貨物是否集港和產(chǎn)生的問題準(zhǔn)時反饋給客戶把船公司發(fā)的格式單轉(zhuǎn)給客戶確認(rèn)，并告知客戶認(rèn)真修改格式單只允許

免費修改一次。

提單確認(rèn)OK后，給該航線單證發(fā)郵件，請她簽出提單，寫清哪票正本

哪票電放。電放的請貨主出一份電放保函。

做各票的費用確認(rèn)，準(zhǔn)時讓貨主確認(rèn)。確認(rèn)后逐票登記在本上，將OK的

費用確認(rèn)件給王姐一份。見款買單的客戶讓王姐幫忙開發(fā)票后準(zhǔn)時將發(fā)票寄走。

做取單聯(lián)系函，如外運做船代，則將取單函蓋章掃描發(fā)給外運簽單同事；

外代做船代的，則蓋章，復(fù)印留底，將正本寄給外代簽單同事。船開后，將船公司的報號轉(zhuǎn)給貨主。使其知悉開船時間

核對船代發(fā)的船后艙單核對郵件，如有需要修改的要在郵件中規(guī)定的最

晚時間之前發(fā)給船代同事。船開后，聯(lián)系船公司該航線單證，與其確認(rèn)取單時間，再與船代簽單同事

聯(lián)系，確認(rèn)取單時間。叫快遞去天津取回提單將正本提單復(fù)印。一份自己留底一份給王姐。

通知客戶來取單。電放的將電放保函與提單正本蓋公章寄給該航線單證

要她幫忙做電放

向該航線單證要電放回執(zhí)郵件，轉(zhuǎn)給客人

2.指定貨及其他雜貨操作流程：

接到托付確認(rèn)費用，如有海運費的要確認(rèn)海運費，如需托付代理產(chǎn)裝報關(guān)的，確認(rèn)裝貨費按客戶托付信息做一個托付書發(fā)給訂艙代理提示客戶將報關(guān)單據(jù)寄給我找訂艙代理要調(diào)箱單并與代理確認(rèn)最晚報箱號時間和截關(guān)時間登記收到單據(jù)的信息，并將單據(jù)寫清船名航次、提單號、箱號、箱量和估計開船日期寄給報關(guān)行。

（車隊產(chǎn)裝的）在托付上寫清船名航次、提單號、箱型箱量、估計開船日、估計截關(guān)日、最晚報箱號時間、產(chǎn)裝時間地點聯(lián)系人及費用，將托付和調(diào)箱單一起發(fā)傳真給車隊，且與車隊師傅確認(rèn)產(chǎn)裝時間是否有問題（貨送倉庫裝箱的）1.以代理放的調(diào)箱單或送貨通知做一份公司格式的送貨通知，發(fā)給貨主。2.做一份集裝箱配裝明細(xì)表（或托付），寫清船名航次、提單號、箱型箱量、估計開船日、估計截關(guān)日、最晚報箱號時間、送貨時間、聯(lián)系人及費用，同調(diào)箱單或送貨通知一起發(fā)給倉庫，且與倉庫師傅確認(rèn)送貨及提箱時間。

（拼箱車隊提貨送指定倉庫的）填寫一份托付，寫清船名航次、提單號、箱型箱量、估計開船日、提貨的時間地點聯(lián)系人及送貨至倉庫的最晚時間、地點聯(lián)系人、費用，同調(diào)箱單或送貨通知一起發(fā)給車隊，且與車隊師傅確認(rèn)產(chǎn)裝及送貨時間是否有問題

跟貨主說明最晚供應(yīng)單據(jù)和件重尺的時間

向車隊或倉庫要箱封號，報給貨主，讓其與工廠確認(rèn)箱封號。再向貨主要貨物的件重尺、品名

將箱封號、件重尺、品名等信息在代理規(guī)定時間內(nèi)報給代理，同時報給報關(guān)行。

查詢運抵信息

將代理發(fā)送的提單確認(rèn)發(fā)給貨主確認(rèn)，確認(rèn)OK后，向代理回復(fù)向代理要此票費用確認(rèn)，并據(jù)此做一份費用確認(rèn)給客戶。待客戶費用確認(rèn)OK后再