頭腦風暴方法及高效會議

高效會議(huìyì)

與GO-FAST應用交流(jiāoliú)人:徐明強深圳路創(chuàng)企業(yè)(qǐyè)管理咨詢有限公司浙江錢江摩托股份有限公司發(fā)動機事業(yè)部第一頁，共四十三頁。編輯課件為什么要開會(kāihuì)？——會議的目的：發(fā)布信息、收集信息作出決定、達成(dáchéng)共識解決實際問題以上三項的綜合第二頁，共四十三頁。編輯課件高效(ɡāoxiào)會議第三頁，共四十三頁。編輯課件太多的企業(yè)召開類似會議無果而終，無效的會議重復召開浪費企業(yè)的資源、時間，改善和機遇悄悄(qiāoqiāo)流逝；◎會議(huìyì)案例解析第四頁，共四十三頁。編輯課件我們(wǒmen)遇到的困難——精益生產(chǎn)項目運行過程中存在大量的信息溝通和業(yè)務協(xié)調(diào)，會議成為項目有序展開的“必殺技”，通過一定形式的會議能夠達成共識、獲取方法、快速執(zhí)行等作用。例行類會議解析：——日例會、周例會、月度例會、培訓宣貫類會議等形式是及時捕捉項目信息的平臺，能夠及時傳遞項目信息、獲取項目異常信息的通道，但是例會召開的比較臃長，效率和效果不佳！管理改善類會議解析：——項目運行過程中我們會發(fā)現(xiàn)大量的問題，而這些問題是需要集中團隊智慧和資源來改善的，會議提供一個集思廣益、共同討論、團隊協(xié)作的平臺來實現(xiàn)專題業(yè)務的提升，但是由于(yóuyú)現(xiàn)場的問題責任一般責任方不明確，會議過程經(jīng)常出現(xiàn)“踢皮球”、“無果而終”的局面！第五頁，共四十三頁。編輯課件高效(ɡāoxiào)會議第六頁，共四十三頁。編輯課件問題(wèntí)在哪里——需要弄清楚問題：有什么問題主要問題是什么哪些(nǎxiē)問題必須要解決問題解決的資源評估其他問題(wèntí)在那里？第七頁，共四十三頁。編輯課件精益生產(chǎn)(shēngchǎn)管理工作相關(guān)會議運行原則——如果不開會(kāihuì)也能解決的問題就取消精益生產(chǎn)會議！——如果局部溝通就能夠達成共識的就可以取消會議！第八頁，共四十三頁。編輯課件成功(chénggōng)會議的三要素是什么在推動著一次成功的會議？一、優(yōu)秀的主持人二、運行流程和方法三、引導(yǐndǎo)良好的參與第九頁，共四十三頁。編輯課件一、優(yōu)秀(yōuxiù)主持人的技巧會前決定會議是否(shìfǒu)有必要準備會議議程安排會議地點會中組織會議明確(míngquè)會議宗旨和會議目的鼓勵與會者的積極參與聽取并考慮所有觀點會議期間安排會議要點記錄掌握好會議的時間控制沖突和不同意見觀點明確、目標鮮明會后對已達成一致的意見要發(fā)放會議備忘錄行動方案確保行動方案得以實施第十頁，共四十三頁。編輯課件二、會議(huìyì)運行方法——PDCA第十一頁，共四十三頁。編輯課件會議(huìyì)運行步驟第十二頁，共四十三頁。編輯課件1、會議議程表主持人要弄清楚——為何要召開本次會議有何目的何人參加何時(héshí)舉行何處召開如何進行第十三頁，共四十三頁。編輯課件2、召開(zhàokāi)會議——開場白

讓與會者明白開會的目的及流程；讓與會者知道為何請他們來開會；預先(yùxiān)提示避免不相關(guān)的主題；取得與會者對會議進行方式的認可；第十四頁，共四十三頁。編輯課件3、召開(zhàokāi)會議組織會議以取得預期結(jié)果為目標按設定議程開會包括每一個議項、概述各項決定引導、鼓勵與會人員(rényuán)參與重要的備忘事項和決定需做記錄時間是寶貴的——要掌握時間控制爭議、要有最后決策第十五頁，共四十三頁。編輯課件4、召開會議(huìyì)——總結(jié)會議結(jié)束(jiéshù)后主持人傳達與會者已討論過的問題概述已達成的會議決議：何事、負責人、何時完成、需要與會者何種支持!對溝通的內(nèi)容達成共識并形成書面文件！第十六頁，共四十三頁。編輯課件5、會后措施(cuòshī)自上而下逐級向非與會者傳達信息制訂行動計劃以完成分配給您的任務(rènwu)確定計劃以跟蹤會議所作決議的工作進度根據(jù)需要制訂下次會議的議程第十七頁，共四十三頁。編輯課件三、與會人員良好(liánghǎo)的參與意識與會者的職責是：——有備而來、投入討論——清楚地和積極地提出觀點——切中主題——不要離題——鼓勵差異性的意見——集中(jízhōng)于會議主題——考慮別人的意見——提供折衷意見第十八頁，共四十三頁。編輯課件與會人員(rényuán)良好的參與意識與會者的職責是：——避免重復(chóngfù)和夸夸其談——認真傾聽他人的觀點！——協(xié)助主持人以取得會議的預期結(jié)果！——支持會議最終達成的意見！——積極向非與會者傳達信息！第十九頁，共四十三頁。編輯課件低效會議(huìyì)的表現(xiàn)要素第二十頁，共四十三頁。編輯課件成功會議的黃金(huánɡjīnjīn)規(guī)則第二十一頁，共四十三頁。編輯課件GO-FAST（頭腦(tóunǎo)風暴法）深圳路創(chuàng)企業(yè)管理(guǎnlǐ)咨詢有限公司第二十二頁，共四十三頁。編輯課件精益生產(chǎn)(shēngchǎn)項目當前的問題實際問題解決：——我們發(fā)現(xiàn)大量的問題，但是我們找不到方法！——我們找到方法但是方法不完美！——我們覺得有很多方法能夠解決問題但不能決策！——討論問題的時候領(lǐng)導的觀點占主導無法(wúfǎ)拓展！——沒有創(chuàng)造性的方法實現(xiàn)大的突破！——有效途徑：群策群力（GO-FAST）第二十三頁，共四十三頁。編輯課件GO-FAST簡介(jiǎnjiè)GO-FAST：GO-行動；FAST-快速(kuàisù)；

——集思廣益！快速決策！馬上行動！目的：

——為企業(yè)經(jīng)營過程中的問題解決提供標準流程，集中員工智慧、整合企業(yè)有限資源解決現(xiàn)場可以克服的具體問題。要點：集體智慧和諧研討現(xiàn)場決策快速行動第二十四頁，共四十三頁。編輯課件如果(rúguǒ)：1=52=253=1254=625

那么：5=？啟示：思維定勢(dìnɡshì)、思維激蕩頭腦(tóunǎo)風暴法(Go-Fast)第二十五頁，共四十三頁。編輯課件1、集思廣益(jísīguǎngyì)——如對現(xiàn)場問題無法決策，可召開智囊團會議商討具體(jùtǐ)方案，可采用集體智慧，尋求辦法解決實際問題。想法2想法8想法1想法3想法9想法4想法5想法…問題問題建議主題第二十六頁，共四十三頁。編輯課件快速決策快速決策公司常規(guī)發(fā)展路徑GoFast!確認分析計劃實施評估2、快速(kuàisù)決策陳述(chénshù)作出決策小組(xiǎozǔ)討論方案提出行動建議問題收集會議目的介紹第二十七頁，共四十三頁。編輯課件3、馬上(mǎshàng)行動“GoFast”會議輸出研討結(jié)果管理——制定明確實施計劃或會議紀要提供資源支持所有確定的決議及時總結(jié)階段(jiēduàn)成果并匯報評估已經(jīng)實施了的方案追蹤結(jié)果持續(xù)改進第二十八頁，共四十三頁。編輯課件“Go-Fast”運行(yùnxíng)的意義決策文化迅速做出決策，迅速實施將計劃付諸實施全員參與管理現(xiàn)場活動歡迎變化企業(yè)管理人員樂于變化廣泛聽取員工的意見將建議及時付諸實施激勵進步、引導改善迅速應變培養(yǎng)迅速應變能力有效應對變化要求領(lǐng)導首先具有“緊迫感”第二十九頁，共四十三頁。編輯課件GoFast！研討會主要(zhǔyào)課題安排

選擇合適的問題，堅持以關(guān)鍵業(yè)務為先導選定以改善為導向作為研討(yántǎo)會議的主旨！確定需要研討問題的范圍為所需業(yè)務選定若干名員工組成研討團隊為決策(juécè)小組選定主要領(lǐng)導人確定優(yōu)秀的人為會議主持人主持人與決策人研討如何根據(jù)在研討會上聽到的建議作出決策，迅速行動如何引導會議有序展開確定會議前期需要準備的資料并落實貫徹實施決策支持解決確定的決議評審實施情況跟蹤結(jié)果選定課題或研討主題并明確研討范圍選定研討會成員和決策小組GO-FAST前期準備

組織GO-FAST后續(xù)跟蹤貫徹實施研討會時間因課題及學員人數(shù)的多少而異多數(shù)研討會以輸出需要的結(jié)果為結(jié)束點或組織滾動研討第三十頁，共四十三頁。編輯課件GO-FAST會議議程案例(ànlì)第三十一頁，共四十三頁。編輯課件前期(qiánqī)的準備工作——集思廣益，提出有獨創(chuàng)性的觀點，如需要的話，可召開(zhàokāi)會議發(fā)表獨創(chuàng)性觀點，討論具體事宜和需優(yōu)先操作的事項.——與會人員：發(fā)起人、部門主管、主要負責人或課題專家（可選擇）、課題相關(guān)方人員——選定議題：幫助主持人選議題或?qū)嶋H急需改善的具體問題——選定主持人：幫助確定一名優(yōu)秀的主持人第三十二頁，共四十三頁。編輯課件召開GO-FAST研討會并發(fā)布研討會議通知！會議安排——確定會議日期(rìqī)

——確定會議地點——確定與會出席者——確定會議用品狀態(tài)確定研討會工作議程:為工作組確定確定的會議議程向主持人提供背景材料使之可以更好地了解“提高會議效率”事宜！前期(qiánqī)的準備工作第三十三頁，共四十三頁。編輯課件第一步：集思廣益(jísīguǎngyì)——某些問題如果是跨部門或責任(zérèn)不清的情況下，可召開“智囊團”會議商討具體方案，可采用集體智慧，也可以采用其他方法！第三十四頁，共四十三頁。編輯課件第二步：選定(xuǎndìnɡ)議題

好的議題應著眼于解決現(xiàn)場(xiànchǎng)存在的問題：跨部門又存有爭議且責任不清需要跨部門投入資源支持才能解決集中解決主要業(yè)務或客戶目標（也即有關(guān)生產(chǎn)能力、士氣、制造周期、制造質(zhì)量、生產(chǎn)成本）當前最迫切的、具體的、實際的問題在研討小組能控制的范圍內(nèi)第三十五頁，共四十三頁。編輯課件第三步：選定(xuǎndìnɡ)主持人——主持人應是這樣的人：是研討(yántǎo)問題的直接負責主管對問題的具體信息了如指掌被授予最終決策權(quán)對該問題充滿熱忱對該議題從選題到實施負全部責任第三十六頁，共四十三頁。編輯課件第四步：GO-FAST研討(yántǎo)目標(mùbiāo)：經(jīng)主持人審定問題具備GO-FAST條件將問題研討保持在可控制的范圍內(nèi)并能及時完成確定問題研討相關(guān)方成員和課題專家問題定義1問題定義2問題定義3活動掛圖各個小組發(fā)一個活動掛圖和一只筆。每個小組必須輸出一個方案.然后對所有人的方案加以匯總，比較性的找出問題解決方法的共同點，并展開研討輸出當前最佳的方案。第三十七頁，共四十三頁。編輯課件GO-FAST自由(zìyóu)研討◎研討法則：獨立思考發(fā)表個人意見—我們歡迎你暢所欲言個人的解決方案要具體、簡潔核實所有的觀點不能夠帶有傾向性的觀點集體(jítǐ)討論輸出答案并將意見分組歸納務必對某一事務發(fā)表意見（視主題而定也可對同類事務投票表決）選出最佳觀點◎鄭重提示：——與會人開放的心態(tài)是參與GO-FAST會議的基礎?！獎?chuàng)造性的思維是GO-FAST會議的動力之源?！行У慕M織是GO-FAST成功運行的唯一條件?！罱K決策并落實和執(zhí)行是GO-FAST的最大價值。第三十八頁，共四十三頁。編輯課件◎快速決策、馬上行動——挑戰(zhàn)(tiǎozhàn)決策組成員并能夠迅速作出決策、少做無用功激勵工作組人員用最佳的方案實施計劃確保行動計劃明晰、時間緊迫但卻切實可性落實明確的責任人并能夠執(zhí)行到位第五步：決策(juécè)和執(zhí)行第三十九頁，共四十三頁。編輯課件決策(juécè)和執(zhí)行第四十