辦公軟件常用技巧課件

辦公軟件的使用技巧

1精選課件CONTENTS01Excel使用規(guī)則、技巧及快捷鍵02ppt簡(jiǎn)單的使用技巧03word的基礎(chǔ)知識(shí)錄目2精選課件Excel表格的應(yīng)用013精選課件最初的數(shù)據(jù)最好為一維表同列為同類(lèi)信息，不要混合字段名稱(chēng)唯一，且不為空一維表的特點(diǎn)就是第一行為字段，每一列都是此字段下的同類(lèi)信息。例如：日期列都是日期，不要夾雜銷(xiāo)量，篩選、計(jì)算、計(jì)數(shù)等等都比較方便。字段是指第一行的名稱(chēng)，唯一同一個(gè)性質(zhì)的數(shù)據(jù)放在同列，例如所有的日期都放在日期列里，字段名稱(chēng)也為日期，如果再有一個(gè)日期列，可能你自己知道他們的區(qū)別，但是別人不知道，機(jī)器也不知道，機(jī)器運(yùn)算時(shí)就會(huì)出錯(cuò)。當(dāng)然，日期也可分訂單日期、發(fā)貨日期、回款日期等多列。制作excel表格的規(guī)則4精選課件信息格式正確每個(gè)單元格最好為單一的數(shù)據(jù)信息數(shù)據(jù)源中不要含有小計(jì)日期就用日期格式，數(shù)據(jù)就用數(shù)值格式，這個(gè)是非常好的習(xí)慣，也是規(guī)則。比如銷(xiāo)量列，就是單純的銷(xiāo)售數(shù)據(jù)，而不要帶有單位，為后期的統(tǒng)計(jì)增加不必要的麻煩。如果需要單位，可以另外備注，也可單獨(dú)列單位字段，或者直接在第一行標(biāo)注單位。數(shù)據(jù)源中最好不要任何的合計(jì)數(shù)據(jù)，如果需要，再次加工就好，這樣數(shù)據(jù)源可以做為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，多次使用，按需加工成不同類(lèi)型的匯總表。Addyourtext制作excel表格的規(guī)則5精選課件符號(hào)代表隱藏單元格內(nèi)容按條件設(shè)置顏色快速求和Excel表格的使用技巧為了更加的直觀，有的時(shí)候我們需要在excel中符號(hào)來(lái)表示，比如輸入1的時(shí)候，讓他顯示“√”，輸入2顯示“×”。要達(dá)到這個(gè)目的，我們可以這樣操作，選中表格要操作的區(qū)域，右擊選擇設(shè)置單元格格式選擇自定義代碼，在類(lèi)型下填寫(xiě)[=1]"√";[=2]"×"后，可以實(shí)現(xiàn)輸入1顯示"√"，輸入2顯示"×"選中表格要操作的區(qū)域，右擊選擇設(shè)置單元格格式選擇自定義代碼，在類(lèi)型下填寫(xiě)三個(gè)；；；右擊設(shè)置單元格格式，數(shù)字欄自定義格式中雙括號(hào)內(nèi)[]可以表示顏色,也可以表示條件.大于100的數(shù)字顯示字體顯示成紅色的自定義代碼為：[紅色][>100]0只需按住快捷鍵組合【Alt+=】即可實(shí)現(xiàn)快速求和6精選課件獲取網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)合并單元格求和同時(shí)調(diào)整多個(gè)行高已錄入調(diào)整一列位置Excel表格的使用技巧在Excel中獲取網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)，數(shù)據(jù)→導(dǎo)入外部數(shù)據(jù)→新建web查詢(xún)→輸入表格所在的網(wǎng)址→選擇（點(diǎn)綠圖標(biāo)邊的小框）→點(diǎn)擊導(dǎo)入即可例如合并單元格為D3到D5，我們?cè)诤喜^(qū)域輸入=sum（D3:D5）按下enter即可拖動(dòng)鼠標(biāo)選中多行，然后按住Shift鍵不放，在序號(hào)列鼠標(biāo)變成十字標(biāo)隨意調(diào)整其中一行高度完成即可只要選中要調(diào)整的數(shù)據(jù)區(qū)域，然后按住Shift鍵不放，光標(biāo)放到選擇列位置后，按下鼠標(biāo)左鍵不放拖動(dòng)即可7精選課件快捷鍵使用

移動(dòng)操作Home快速移至一行的開(kāi)始Ctrl+Home快速移到工作表的開(kāi)始單元格Ctrl+End快速移至工作表區(qū)域的結(jié)尾PageUp翻至前一頁(yè)P(yáng)ageDown翻至下一頁(yè)上、下、左、右方向鍵分別向上、向下、向左、向右移動(dòng)選擇單元格Tab鍵向右移動(dòng)ShiftTab鍵向左移動(dòng)Ctrl+左方向箭頭移至左邊區(qū)域Ctrl+右方向箭頭移至右邊區(qū)域Ctrl+上方向箭頭移至上方區(qū)域Ctrl+下方向箭頭移至下方區(qū)域Ctrl+Backspace鍵移至活動(dòng)單元格Alt+PageUp左移一屏Alt+PageDown右移一屏8精選課件選擇操作Ctrl+A全選單元格區(qū)域，若無(wú)單元格區(qū)域或在單元格區(qū)域外部按此快捷鍵，將選擇整個(gè)工作表中所有的單元格。再次按下該組合鍵將選擇工作表全部單元格。Ctrl+Shift+空格全選單元格區(qū)域，若無(wú)單元格區(qū)域或在單元格區(qū)域外部按此快捷鍵，將選擇整個(gè)工作表中所有的單元格。再次按下該組合鍵將選擇工作表全部單元格。F8擴(kuò)展所選區(qū)域。即若選取一個(gè)單元格后，按方向箭會(huì)進(jìn)行連續(xù)單元格選擇或者點(diǎn)擊某單元格后按F8鍵再點(diǎn)擊另一單元格可選擇兩單元格之間的區(qū)域。Shift+F8可連續(xù)選擇不相鄰的區(qū)域。Shift+Ctrl+O選擇工作表中有評(píng)論的單元格Shift+左方向鍵向左選擇區(qū)域Shift+右方向鍵向右選擇區(qū)域Shift+上方向鍵向上選擇區(qū)域Shift+下方向鍵向下選擇區(qū)域Shift+空格選擇單元格所在行9精選課件a、編輯操作F2在單元格中按F2鍵即可對(duì)該單元格進(jìn)行編輯Shift+F2在單元格中按Shift+F2鍵即可對(duì)該單元格進(jìn)行批注編輯F4重復(fù)上一操作，即若上一操作為給某單元格字體加粗則下步在另一單元格中按F4會(huì)直接將該單元格字體加粗Ctrl+Y重復(fù)上一操作，即若上一操作為給某單元格字體加粗則下步在另一單元格中按F4會(huì)直接將該單元格字體加粗Ctrl+Z撤銷(xiāo)操作Shift+F4在單元格區(qū)域中查找空單元格并在空單元格間移動(dòng)。若工作表為空，則會(huì)彈出“Excel找不到正在搜索的數(shù)據(jù)”消息框10精選課件b、編輯操作F7快速調(diào)出“拼寫(xiě)檢查”對(duì)話框并對(duì)所選單元格進(jìn)行拼寫(xiě)檢查Ctrl+B加粗單元格字體Ctrl+C復(fù)制單元格區(qū)域內(nèi)容Ctrl+Insert復(fù)制單元格區(qū)域內(nèi)容Ctrl+X剪切單元格區(qū)域內(nèi)容Ctrl+V粘貼單元格內(nèi)容Ctrl+D實(shí)現(xiàn)下拉填充功能。即在單元格中輸入數(shù)字后選擇包含此單元格的列區(qū)域后按Ctrl+D鍵，則該列區(qū)域均填充與第一個(gè)單元格相同的數(shù)值11精選課件d、編輯操作Ctrl+R實(shí)現(xiàn)向右填充功能。即在單元格中選定一行區(qū)域后按Ctrl+R鍵，則該行區(qū)域均填充與第一個(gè)單元格相同的數(shù)值Ctrl+I使單元格字體為斜體Ctrl+U給單元格文本加下劃線Ctrl+~(`)切換是否在單元格中顯示公式Ctrl+2(@)切換單元格區(qū)域是否加粗Ctrl+3(#)切換單元格區(qū)域是否為斜體Ctrl+4($)切換單元格區(qū)域是否加下劃線12精選課件e、編輯操作Ctrl+5(%)切換單元格區(qū)域是否加刪除線Ctrl+9(()隱藏單元格區(qū)域所在行Ctrl+Shift+9(()取消隱藏行Ctrl+0())隱藏單元格區(qū)域所在列Ctrl+Shift+0())取消隱藏列Ctrl+-刪除單元格所在部分，即彈出“刪除”對(duì)話框，若選擇了整行或整列，則直接刪除而不會(huì)彈出“刪除”對(duì)話框。若選擇了一整行后按此組合鍵，則刪除該行13精選課件f、編輯操作Ctrl+Shift+~(`)設(shè)置為通用格式Ctrl+Shift+1(!)設(shè)置為數(shù)值格式Ctrl+Shift+2(@)設(shè)置為時(shí)間格式Ctrl+Shift+3(#)設(shè)置為日期格式Ctrl+Shift+4($)設(shè)置為貨幣格式Ctrl+Shift+5(%)設(shè)置為百分?jǐn)?shù)格式Ctrl+Shift+6(^)設(shè)置為科學(xué)計(jì)數(shù)格式Ctrl+Shift+7(&)應(yīng)用邊框Ctrl+Shift+-取消邊框Ctrl+Shift+8(*)選擇已使用的區(qū)域Alt+=(+)自動(dòng)求和Ctrl+;插入當(dāng)前日期Ctrl+Shift+;插入當(dāng)前時(shí)間Ctrl+Shift+’復(fù)制上面單元格的值到本單元格中Insert插入模式Delete刪除14精選課件ppt使用技巧0215精選課件a、格式刷快速?gòu)?fù)制

選中復(fù)制元素——雙擊工具欄【格式刷】——雙擊被復(fù)制元素，就可以啦

16精選課件b、圖片文字圖標(biāo)快速對(duì)齊

選中需要對(duì)齊的圖文——點(diǎn)擊【格式】——【對(duì)齊】這樣就可以快速對(duì)齊圖文啦17精選課件C、快速更換圖片外觀

布局美觀--【圖片工具】——【格式】——【裁剪】——【裁剪為形狀】就可以更換多種樣式的圖片形狀啦

18精選課件

d、增加撤銷(xiāo)次數(shù)

最高次數(shù)20次，點(diǎn)擊【文件】——【選項(xiàng)】——【高級(jí)】——更改MAX值

19精選課件e、批量添加Logo

使用幻燈片母版直接點(diǎn)擊【視圖】——【幻燈片母版】——【插入】——【圖片】選擇需要的Logo插入PPT放置合適的位子——【關(guān)閉母版視圖】，再看PPT就會(huì)發(fā)現(xiàn)每一頁(yè)都添加了Logo

e、批量添加Logo

f、定時(shí)保存f、定時(shí)保存

擔(dān)心PPT做一半突然停電，或電腦卡機(jī)沒(méi)保存導(dǎo)致功虧一簣，其實(shí)不用擔(dān)心你可以，你可以點(diǎn)擊【文件】——【選項(xiàng)】——【保存】——設(shè)置保時(shí)間，這樣PPT就能自動(dòng)保存啦

20精選課件格式刷快速?gòu)?fù)制

選中復(fù)制元素——雙擊工具欄【格式刷】——雙擊被復(fù)制元素，就可以啦

21精選課件格式刷快速?gòu)?fù)制

選中復(fù)制元素——雙擊工具欄【格式刷】——雙擊被復(fù)制元素，就可以啦

22精選課件04跨頁(yè)表格的標(biāo)題02表格計(jì)算05選擇格式相同的文字03減少一頁(yè)01微軟雅黑字體行距Word文檔簡(jiǎn)單技巧l23精選課件loremispumdolorsitadipiscingelit,sedfisdiamloremispumdolorsitadipiscingelitloremispumdolorsitadipiscingelit,sedfisdiamloremispumdolorsitadipiscingelitloremispumdolorsitadipiscingelit,sedfisdiamloremispumdolorsitadipiscingelit1、微軟雅黑字體行距技巧：選擇需要調(diào)整的段落并右鍵鼠標(biāo)，打開(kāi)“段落”面板，在“縮進(jìn)與間距”欄目，找到“如果定義了文檔網(wǎng)格，則對(duì)齊到網(wǎng)格”，把前面的勾取消掉，然后確定即可解決。微軟雅黑字體，行間距過(guò)大怎么辦呢？24精選課件loremispumdolorsitadipiscingelit,sedfisdiamloremispumdolorsitadipiscingelitloremispumdolorsitadipiscingelit,sedfisdiamloremispumdolorsitadipiscingelitloremispumdolorsitadipiscingelit,sedfisdiamloremispumdolorsitadipiscingelit2、表格計(jì)算技巧：“表格工具”-“布局”-“數(shù)據(jù)”-“公式”，然后就可以看到一些基礎(chǔ)的常用運(yùn)算公式，雖然比不上Excel表格，但是應(yīng)付日常工作是沒(méi)問(wèn)題的。Word表格計(jì)算怎么辦呢25精選課件loremispumdolorsitadipiscingelit,sedfisdiamloremispumdolorsitadipiscingelitloremispumdolorsitadipiscingelit,sedfisdiamloremispumdolorsitadipiscingelitloremispumdolorsitadipiscingelit,sedfisdiamloremispumdolorsitadipiscingelit3、減少一頁(yè)技巧：右鍵功能區(qū)，選擇“自定義功能區(qū)”，將“從下列位置選擇命令”改為“所有命令”，然后選“減少一頁(yè)”，然后隨便在選項(xiàng)卡下點(diǎn)擊新建組，把“減少一頁(yè)”功能添加進(jìn)去，完成后，點(diǎn)擊減少一頁(yè)即可。一頁(yè)只有兩三行幾個(gè)字浪費(fèi)紙張?jiān)趺崔k呢？26精選課件loremispumdolorsitadipiscingelit,sedfisdiamloremispumdolorsitadipiscingelitloremispumdolorsitadipiscingelit,sedfisdiamloremispumdolorsitadipiscingelitloremispumdolorsitadipiscingelit,sedfisdiamloremispumdolorsitadipiscingelit4、跨頁(yè)表格的標(biāo)題技巧：選擇你的表格，然后在“表格工具”中找到“重復(fù)標(biāo)題行”，使用該功能后，如果表格出現(xiàn)跨行的或者刪減的情況，標(biāo)題行會(huì)自動(dòng)添加或刪除，不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)位的問(wèn)題。表格過(guò)長(zhǎng)跨頁(yè)加標(biāo)題怎么辦呢？27精選課件loremispumdolorsitadipiscingelit,sedfisdiamloremispumdolorsitadipiscingelitloremispumdolorsitadipiscingelit,sedfisdia