商務(wù)秘書第一章課件

商務(wù)秘書實務(wù)

主編張麗琍2023/7/41第一章商務(wù)秘書概述2023/7/42第一章商務(wù)秘書概述第一節(jié)商務(wù)秘書與商務(wù)秘書工作第二節(jié) 商務(wù)秘書的素質(zhì)要求與行為規(guī)范

第三節(jié)商務(wù)秘書工作入門2023/7/43一、商務(wù)秘書二、商務(wù)秘書工作主要內(nèi)容

2023/7/44秘書是上司的近身參謀和助手是主要從事文牘性、信息性、協(xié)調(diào)性和事務(wù)工作的人員是一種廣泛的社會職業(yè)是辦文、辦會和辦事的人員1、商務(wù)秘書的定義2023/7/45從組織的性質(zhì)分類政務(wù)秘書商務(wù)秘書司法秘書外事秘書教育秘書從能力特長分類參謀型秀才型辦事型公關(guān)型操作型翻譯型2、秘書的類型2023/7/46按其責任的大小和能力素質(zhì)的高低劃分首先是助理文書級也常被稱為“見習秘書”（reception）其主要工作內(nèi)容是負責打字、接待、電傳、管理辦公用品、處理電話、分送信函、預(yù)定約會等。其次應(yīng)是文書級。也常被稱為“正式秘書”（secretary）其主要工作內(nèi)容是負責起草打印文件，收發(fā)處理文書，完成上司臨時交辦的事項，筆錄口授文件，負責會議的記錄，為上司的報告文件收集組織材料，制定旅行計劃，管理檔案資料，輔助經(jīng)理處理小額現(xiàn)金，兼做一些會計出納計賬的工作，保管保密文件等。正式秘書無論是職位的性質(zhì)，技術(shù)的要求，涉及的方面，還是工作的責任都要遠遠高于見習秘書。2023/7/47按其責任的大小和能力素質(zhì)的高低劃分（2）再次是執(zhí)行級，它包括業(yè)務(wù)秘書、行政秘書等。其工作內(nèi)容主要是協(xié)助上司做辦公室和業(yè)務(wù)部的有關(guān)工作。如處理信函，聯(lián)系電話，接待來訪，安排會議，收集資料，管理檔案，收發(fā)傳真、電話，計劃管理上司的時間，安排差旅，對外代表上司聯(lián)絡(luò)、處理事務(wù)，監(jiān)督檢查上司下達的工作，做信息收集工作，協(xié)調(diào)橫向、縱向的各種關(guān)系，輔助決策。最后是行政級。它包括辦公室經(jīng)理、行政經(jīng)理、秘書科長、經(jīng)理私人助理等。其工作內(nèi)容主要包括參與決策，監(jiān)督檢查，輔助管理，幫助上司協(xié)調(diào)組織內(nèi)縱向橫向的關(guān)系和組織外部的各種關(guān)系，指導帶領(lǐng)秘書群體協(xié)同工作，知人善任，合理授權(quán)，合理分派工作。2023/7/48二、商務(wù)秘書工作1、商務(wù)活動的特點交易性利益性競爭性2023/7/492、商務(wù)秘書工作的主要內(nèi)容

（1）日常事務(wù)性工作

（3）主動創(chuàng)造性工作輔助決策工作、協(xié)調(diào)溝通工作、督促檢查工作、會議工作、差旅準備工作、操辦事務(wù)、應(yīng)對突發(fā)事件等。信息的開發(fā)與利用、有效溝通、公關(guān)工作、輔助決策的調(diào)查研究工作等。環(huán)境管理、辦公用品管理、時間管理、流程管理、電話工作、接待工作、文書信函工作、信息工作、保密工作、檔案工作、信訪工作等。

（2）上司指派性工作

2023/7/410輔助性綜合性中介性機要性潛隱性三、秘書工作的特點2023/7/411全球化的視角科技的飛速發(fā)展管理理念的變化人力資源的新要求企業(yè)文化的變遷秘書面臨的新挑戰(zhàn)2023/7/412智能化：專業(yè)技能、人際關(guān)系技能、理念分析技能專業(yè)化：術(shù)業(yè)有專攻、行業(yè)細分復合化：多種知識和技能的組合社會化：國際化、統(tǒng)一化女性化：女性在管理中整體地位的提升未來秘書的發(fā)展趨勢2023/7/413

商務(wù)秘書的職業(yè)道德商務(wù)秘書的知識結(jié)構(gòu)商務(wù)秘書的能力素質(zhì)第二節(jié)商務(wù)秘書的素質(zhì)要求與行為規(guī)范2023/7/414愛崗敬業(yè)，忠于職守，自覺履行自己的職責。誠實守信，恪盡職守，把握分寸。積極主動，當好參謀。遵守紀律，嚴守機密，守時守信，言必行，行必果。謙虛謹慎，踏實細致。團結(jié)協(xié)作，寬容大度。實事求是，客觀準確。勤奮好學，開拓創(chuàng)新。一、商務(wù)秘書的職業(yè)道德2023/7/415二、商務(wù)秘書的知識結(jié)構(gòu)

1、基礎(chǔ)知識

2、相關(guān)知識人文科學、自然科學、外語、計算機…3、專業(yè)知識

政治學、經(jīng)濟學、管理學、法律、心理學、社會學、市場學、人力資源管理、傳播學

…秘書學、秘書實務(wù)、秘書禮儀、行政管理學、公共關(guān)系學、會議學、文書學、檔案學、信息學、協(xié)調(diào)溝通學、信訪學、速記

…2023/7/416三、商務(wù)秘書的能力素質(zhì)

1、溝通表達能力

口頭表達、書面表達

2、辦事能力清楚授權(quán)范圍、知曉辦事渠道、了解辦事程序、熟悉相關(guān)業(yè)務(wù)、掌握相應(yīng)人際網(wǎng)絡(luò)、知道輕重緩急、懂得變通

3、協(xié)助管理能力調(diào)查研究、輔助決策督查落實

4、交際公關(guān)能力運用公關(guān)技巧、懂得禮儀常識、善于處理沖突、自我監(jiān)控力強

5、操作能力各種辦公設(shè)備

6、應(yīng)變能力適應(yīng)不同組織、文化和社會環(huán)境、應(yīng)變突發(fā)事件2023/7/417四、健康方面

1、身體健康

2、心理健康

3、交往健康

體力、精力、腦力

樂觀、開朗、穩(wěn)健、堅毅、執(zhí)著、自制、幽默

正常的心態(tài)和行為能力2023/7/418秘書的面試技巧（1）第一，要爭取通過面試這一關(guān)。面度之前要仔細了解該公司或企業(yè)的性質(zhì)、規(guī)模、經(jīng)營的范圍、特色等第二，要事先整理自己的思路，確定如何表達自己的學歷、資格、能力、特點和愛好，所陳述的內(nèi)容應(yīng)和簡歷上的完全一致第三節(jié)商務(wù)秘書工作入門2023/7/419秘書的面試技巧（2）第三，預(yù)先準備好對方可能提出問題的應(yīng)對答案，特別要想好如果對方問及“你對原來的上司如何評價？”“如果你未來的上司是一個脾氣比較急躁，喜歡苛求下屬的領(lǐng)導，你將怎么辦？”“你們原來的公司規(guī)模較大，而我們的公司規(guī)模較小，你會不會感到不適應(yīng)？”等許多棘手、敏感的問題時，要注意回答的技巧，因為這些問題是要考察你的人際關(guān)系技巧和心理素質(zhì)，所以要深思熟慮，不要簡單回答是否對錯，要辯證全面地陳述你對問題的認識。第四，事先要了解時下涉外秘書人才市場的薪水標準，因為涉外秘書的薪酬標準常常和人才市場的供需狀況和大的經(jīng)濟形勢密不可分。面試時當對方提及薪酬問題時，可以根據(jù)自己的實力，有的放矢地提出，但注意不要隨便說：“給多少都沒關(guān)系”或“我認為我原來的薪酬是某某千元，這次無論如何要高出原來某某千元。”之類的話，以免雇主認為你對自己的實力缺乏自信，或者你自以為是，盲目抬高身價等等。2023/7/420秘書的面試技巧（3）第五，準備好自己的學歷、工作經(jīng)歷等材料，尤其是申請的職位相關(guān)的材料事先要準備好。第六，準備好適宜的面試服裝，面試前，花一些時間和精力進行一下自我修飾，整理好儀表和服飾，女秘書一般一定要穿深灰淺棕系列的職業(yè)套裝，衣服款式要力求端莊大方，盡量去掉裝飾物，面部、頸部、手部都要注意衛(wèi)生，要化些淡妝，配飾如頸鏈、戒指、耳釘、耳環(huán)等要盡量少帶，鞋子的樣子要精致大方，以中跟為好，使人看上去得體、大方、莊重、沉穩(wěn)。2023/7/421秘書的見習與入門

新上任的秘書要做好以下準備（1）第一，全面了解企業(yè)的性質(zhì)和歷史，了解公司的結(jié)構(gòu)、產(chǎn)品、目標、成果、市場戰(zhàn)略、廣告戰(zhàn)略以及各種基本的經(jīng)濟數(shù)字。第二，多方了解未來上司的情況，可以向前任秘書和其他同事了解請教，以實現(xiàn)知已知彼，盡快地和上司達成工作上的默契。

2023/7/422新上任的秘書要做好以下準備（2）

第三，了解自己所擔任工作的范圍、性質(zhì)、特點、職素和技能，通過向同行同事請教，總結(jié)自己以往工作的經(jīng)驗教訓，做到心中有數(shù)，逐步地