安全文件檔案管理制度

安全文件檔案管理制度一、概述本文件旨在規(guī)范公司內(nèi)部安全文件和檔案的管理，確保其完整性、真實(shí)性和保密性的同時(shí)，保證其可查閱性和可追溯性。安全文件和檔案通常包括但不限于以下幾種類型：安全保密協(xié)議；安全合同；安全審計(jì)報(bào)告；安全策略和制度；安全技術(shù)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)；安全運(yùn)維文檔；安全測試報(bào)告；安全漏洞分析報(bào)告等。二、文件和檔案管理建立文件和檔案所有安全文件和檔案都應(yīng)當(dāng)在其產(chǎn)生時(shí)建立，以確保其完整和可追溯性。文件和檔案應(yīng)當(dāng)按照其重要性、密級(jí)、保存期限和使用頻度分類管理。文件處理文件應(yīng)當(dāng)遵循兩人制度，即一人制作文件、一人審核文件，并實(shí)現(xiàn)電子化審簽；文件應(yīng)當(dāng)使用“草稿”、“預(yù)覽”、“正式”三個(gè)階段逐步完成；正式文件必須進(jìn)行編號(hào)、歸檔；關(guān)鍵文件須經(jīng)過多人復(fù)核，特別是底稿類文件；文件必須進(jìn)行秘密等級(jí)的分類、編號(hào)和歸檔，檔案必須進(jìn)行編號(hào)和歸庫；保密文件、重要文件、關(guān)鍵文件應(yīng)分類存放在安全文件柜、全鋼柜等特殊設(shè)備內(nèi)。檔案處理檔案應(yīng)當(dāng)在文件完成后及時(shí)歸檔、編號(hào)和加裝封條；歸檔之前，需向各部門（人）進(jìn)行公示，保證文件的透明度和公開性；檔案存放管理應(yīng)覆蓋以下幾個(gè)方面：檔案室的物理環(huán)境、檔案防火措施、檔案（部分）數(shù)字化存儲(chǔ)、檔案存儲(chǔ)歷史記錄。三、安全文件及檔案保密安全文件及檔案分類公司的安全文件及檔案分為三類：一般文件或檔案，公開范圍較廣，無明顯危害性；保密文件或檔案，需實(shí)行密級(jí)保護(hù)；非公開文件或檔案，需實(shí)行文件送交制度，確定閱讀人員范圍。密級(jí)標(biāo)志絕密：紅底白字，標(biāo)明“絕密”字樣；機(jī)密：黃底白字，標(biāo)明“機(jī)密”字樣；秘密：藍(lán)底白字，標(biāo)明“秘密”字樣；內(nèi)部使用：綠底白字，標(biāo)明“內(nèi)部使用”字樣。安全保密措施任何人員都不得將文件及檔案帶出公司；涉密文件或檔案在傳遞過程中，必須采用加密等措施保證信息安全；任何人員都不得私自使用或泄露文件及檔案。四、安全文件及檔案使用安全文件及檔案使用范圍安全文件和檔案的使用范圍應(yīng)該明確；任何人員只有在獲得授權(quán)后才能查閱文件和檔案。安全文件及檔案訪問方式安全文件和檔案應(yīng)該制定訪問授權(quán)制度，并明確授權(quán)人員及訪問權(quán)限等；加強(qiáng)訪問的跟蹤和監(jiān)控，并實(shí)現(xiàn)可追溯性。五、文件及檔案歸檔期限生效時(shí)間本制度自發(fā)布之日起生效。更新周期本制度中規(guī)定的條款，如果存在更新必要，將會(huì)由安全管理部門進(jìn)行調(diào)整；若是新條款的加入或者原有條款的調(diào)整，必須提交管理層審批，以便入庫。生效期限本制度適用于公司的所有部門和人員；在保持本制度常規(guī)性的同時(shí)，安全管理部門有權(quán)進(jìn)行調(diào)整。六、文件及檔案歸檔期限文件及檔案保存期限一般文件及檔案的保存期限至少為3年；保密文件及檔案的保存期限按照其密級(jí)分為5年、10年和15年；內(nèi)部使用文件及檔案的保存期限為2年。七、文件及檔案處理安全文件及檔案的銷毀文件和檔案在歸檔期限到達(dá)、保密期限解除、使用完畢等情況下應(yīng)當(dāng)及時(shí)銷毀；銷毀應(yīng)當(dāng)經(jīng)過多人審核，并進(jìn)行登記和記錄，保證銷毀的真實(shí)性。八、文件及檔案備份文件備份必須對重要的安全文件進(jìn)行備份；備份文件應(yīng)當(dāng)存放在安全而獨(dú)立的地方，以保證其可用性。檔案備份對于公司的重要檔案，應(yīng)當(dāng)建立數(shù)字化備份，并定期進(jìn)行檢驗(yàn)和更新；備份檔案存放在安全而獨(dú)立的地方，以防止單