華海機(jī)械股份有限公司檔案管理制度

華海機(jī)械股份有限公司檔案管理制度一、目的為了加強(qiáng)檔案的管理，確保各類檔案使用、保管的安全，特制定本規(guī)定。二、檔案分類公司檔案資料包括：綜合資料、文件文函、合同協(xié)議、人力資源資料、土地開發(fā)資料、開發(fā)項(xiàng)目資料、財(cái)務(wù)部門資料及往來單位資料等。三、檔案控制1、公司檔案除財(cái)務(wù)資料外其余均由公司綜合管理部專人負(fù)責(zé)管理，要求做到：管理科學(xué)、查找方便、快速，嚴(yán)格執(zhí)行公司的保密、安全制度，確保檔案和案卷機(jī)密安全。使用密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)。財(cái)務(wù)資料由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理。2、各部門（除財(cái)務(wù)部）在工作中編制的和取得有存檔價(jià)值的文件資料，須及時(shí)交檔案室存檔（如工作需要應(yīng)在每年元月底向公司綜合管理部移交上年度文書檔案并履行清交手續(xù)）。管理專人應(yīng)及時(shí)整理歸檔，并按要求登記簽名并注明歸檔日期。因工作需要須領(lǐng)用檔案原件，必須辦理領(lǐng)用手續(xù)。3、歸檔資料必須符合下列要求：①文件材料齊全完整；②根據(jù)檔案內(nèi)容合并整理、立卷；③根據(jù)檔案內(nèi)容的歷史關(guān)系，區(qū)別保存價(jià)值、分類、整理、立卷，案卷標(biāo)題簡明確切，便于保管和利用。4、檔案資料借閱需履行登記、簽字手續(xù)，重要資料借閱需先請示總經(jīng)理。檔案原件一般不借出檔案室。如工作需要借出，借用人必須進(jìn)行登記歸還日期，因特殊情況需要帶出公司，須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)，涉及公司利益的檔案未經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)任何人無權(quán)借用。5、愛護(hù)檔案。不準(zhǔn)在檔案上打點(diǎn)、劃線、折角或做其它記號，更不準(zhǔn)涂改和撕、拆檔案，檔案資料要防止丟失、損壞，收回時(shí)要嚴(yán)格檢查。6、閱檔案時(shí)嚴(yán)禁吸煙，閱檔桌上不準(zhǔn)擺放茶杯、墨水等可能污染檔案的物品。查閱人員應(yīng)確保檔案不受污損。7、無保存價(jià)值和保管期滿不需繼續(xù)保存的檔案須由檔案管理員寫出書面申請并由綜合管理部領(lǐng)導(dǎo)組織檔案責(zé)任人、業(yè)務(wù)部門組成檔案鑒定小組對檔案進(jìn)行鑒定，提交檔案報(bào)告，并根據(jù)有關(guān)規(guī)定的提出酌情處置意見。經(jīng)公司總經(jīng)理審核批準(zhǔn)可銷毀后，方可銷毀。在挑選這類檔案時(shí)，案鑒定小組應(yīng)直接審查檔案，不能只根據(jù)檔案保管期限和案卷封面標(biāo)注的保管期限就將檔案銷毀，未經(jīng)批準(zhǔn)任何員工均無權(quán)銷毀任何檔案。8、銷毀的檔案，必須編制“檔案銷毀清冊”（又稱“清單”）作為日后查考檔案銷毀情況的憑證，管理專人只有根據(jù)批準(zhǔn)的檔案銷毀清冊，才能銷毀檔案。9、要銷毀的檔案應(yīng)用碎紙機(jī)銷毀，為了保守機(jī)密，嚴(yán)禁將應(yīng)銷毀的檔案作其它用途，當(dāng)檔案確實(shí)已被銷毀后，監(jiān)銷人員應(yīng)在銷毀清冊上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期，并簽上經(jīng)辦人、監(jiān)銷人姓名。10、各類規(guī)章制度、辦法、人事、工資資料、會(huì)議記錄、會(huì)議紀(jì)要、簡報(bào)、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發(fā)文、工作計(jì)劃和工作總結(jié)以及添置設(shè)備、財(cái)產(chǎn)的產(chǎn)權(quán)資料由公司綜合管理部負(fù)責(zé)歸檔。11、加強(qiáng)檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。三、違規(guī)處理