文件控制程序（餐飲業(yè)）

文件控制程序目的對(duì)與質(zhì)量、食品安全管理體系運(yùn)行有關(guān)的文件進(jìn)行控制，保證其適用性、系統(tǒng)性、協(xié)調(diào)性和完整性，確保工作現(xiàn)場(chǎng)所使用的相應(yīng)文件為有效版本，防止誤用失效或作廢的文件。適用范圍適用于組成公司質(zhì)量、食品安全管理體系的文件。職責(zé)3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)公司質(zhì)量、食品安全管理體系方針、目標(biāo)文件、質(zhì)量手冊(cè)、程序文件和外來文件的批準(zhǔn)。3.2管理者代表負(fù)責(zé)組織編寫和審核質(zhì)量手冊(cè)和程序文件,批準(zhǔn)工作文件3.3各職能部門負(fù)責(zé)本部門工作范圍內(nèi)與質(zhì)量、食品安全管理體系有關(guān)的文件的編寫、審核、存檔和管理。3.4行政部是文件的歸口管理門，負(fù)責(zé)文件的標(biāo)識(shí)、發(fā)放與回收，存檔與管理。定義受控文件：是指對(duì)文件的有效性進(jìn)行跟蹤管理的文件。所有質(zhì)量、食品安全管理活動(dòng)，應(yīng)以受控文件作為依據(jù)，任何員工使用非受控文件均應(yīng)考慮因此而可能承擔(dān)的責(zé)任。工作程序5.1文件分類、編號(hào)和版本標(biāo)識(shí)5.1.1質(zhì)量、食品安全管理體系由管理手冊(cè)(包含了質(zhì)量、食品安全管理體系方針、目標(biāo)的附錄)、程序文件、工作文件、外來文件、表格和記錄五部分組成，分別規(guī)定編號(hào)規(guī)則如下：管理手冊(cè)：公司代碼/MM/代號(hào)-發(fā)布年號(hào)如XXX/MM/Q-2022（XXX質(zhì)量、食品安全管理手冊(cè)，2022年發(fā)布）。程序文件：公司代碼/代號(hào)/順序號(hào)-發(fā)布年號(hào)程序文件的代號(hào)為XP，X可以是其他任何字母，QP代表質(zhì)量管理體系應(yīng)用或與其他體系共用的程序文件，SP代表食品安全管理體系要求的程序文件。如XXX/QP/01-2022（XXX01號(hào)程序文件，2022年發(fā)布）。工作文件：公司代碼-部門簡(jiǎn)稱/類別順序號(hào)-發(fā)布年號(hào)如XXX-TD/A01-2022（XXX運(yùn)營(yíng)部A類工作01號(hào)文件，2022年發(fā)布）。部門簡(jiǎn)稱規(guī)定：行政部AD、運(yùn)營(yíng)部OD、食品安全小組ST、財(cái)務(wù)部FD、采購(gòu)部BD、營(yíng)銷部MD、總經(jīng)理GM，管理者代表MR。外來文件：公司代碼/順序號(hào)-原編號(hào)如XXX/01-ISO9001:2015（XXX第01號(hào)外來文件，ISO9001:2015，如外來文件沒有文號(hào)，則只添加發(fā)布年份做后綴。）表格（記錄格式）：產(chǎn)生表格的文件編號(hào)（去除發(fā)布年份）-順序號(hào)版本號(hào)。如XXX/QP/01-02V1.0（XXX01號(hào)程序文件規(guī)定的第2份記錄格式，V1.0版）。當(dāng)多份文件都引用到相同的表格時(shí)，以最先引用該表格的文件為基礎(chǔ)，相同的表格只能有一個(gè)文件編號(hào)。f)記錄的編號(hào)即記錄標(biāo)識(shí)，執(zhí)行《記錄控制程序》的規(guī)定。5.1.2文件的版本與狀態(tài)：質(zhì)量、食品安全管理體系文件應(yīng)標(biāo)明版本和狀態(tài)。其格式為Va.b5.2文件受控狀態(tài)5.25.25.25.3文件編制、審核、批準(zhǔn)5.3.15.3.25.3.35.3.45.3.6文件編制、審核、批準(zhǔn)時(shí)，各責(zé)任人應(yīng)填寫《文件生命歷程表》。5.3.7管理體系文件一律用宋體，名稱用二號(hào)字體，一級(jí)標(biāo)題用四號(hào)字體，二級(jí)標(biāo)題用小四號(hào)字體，一倍半行距，加粗；三級(jí)標(biāo)題和正文用小四，行距固定為22。其他未詳細(xì)規(guī)定事項(xiàng)套用本文件格式。5.4文件的發(fā)放、保存和管理5.4.1質(zhì)量、食品安全管理體系文件經(jīng)批準(zhǔn)后，原版文件由行政部保存并不得外借。以電子媒體形式保存的文件和資料應(yīng)備份和加密保護(hù)，防止丟失或損壞。5.4.2文件發(fā)放對(duì)象由管理者代表根據(jù)文件使用需要批準(zhǔn)，保證在文件的使用處有相應(yīng)的文件。由公司文件管理員統(tǒng)一復(fù)制質(zhì)量、食品安全管理體系文件，并在文件封面或第一頁(yè)按發(fā)放的先后順序標(biāo)注受控分發(fā)號(hào)以作標(biāo)識(shí)，然后發(fā)放到各使用部門或相關(guān)外部人員，填寫“文件發(fā)放/回收登記表”，由文件使用負(fù)責(zé)人或其主管簽領(lǐng)。文件發(fā)放應(yīng)包括其引用的表格(記錄格式)。5.4.5.4.5.4.45.4.5行政部定期對(duì)各部門文件保管情況進(jìn)行檢查。在每次內(nèi)部質(zhì)量審核前應(yīng)全面檢查各類在用文件的有效性，核查各使用者手中的文件，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。5.5.5文件的更改5.5.1文件更改由文件更改申請(qǐng)部門填寫《文件更改申請(qǐng)表》，由原文件編制部門和審核人審核，經(jīng)原文件批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后執(zhí)行更改。5.5.2更改文件的標(biāo)識(shí)：文件更改范圍和程度比較小的，如僅更改幾行字且涉及面比較窄時(shí)，只更改狀態(tài)不變動(dòng)版本,如由V1.0變?yōu)閂1.1,修訂狀態(tài)標(biāo)識(shí)的跨度由修改人視修改的大小而定；對(duì)于多次更改或更改范圍比較大，則應(yīng)升級(jí)版本號(hào)，并將修訂狀態(tài)歸0，如由V1.8變?yōu)閂2.0。5.5.3只需要修訂的文件更改，按原文件發(fā)放范圍發(fā)放《文件更改申請(qǐng)表》，由各文件保管人負(fù)責(zé)按《文件更改申請(qǐng)表》要求對(duì)原文件標(biāo)注更改，并將《文件更改申請(qǐng)表》附錄。對(duì)需要換版的文件更改，執(zhí)行5.3和5.4的規(guī)定，發(fā)放換版后的文件時(shí)收回原文件，在原《文件中發(fā)放/回收登記》欄注明，執(zhí)行5.6的規(guī)定。5.6文件回收、作廢與銷毀當(dāng)文件不適用或文件持有人變動(dòng)時(shí)，行政部應(yīng)將相應(yīng)的文件回收，在原《文件中發(fā)放/回收登記》欄注明?；厥盏奈募枰鲝U的，由行政部填寫《文件銷毀登記表》，應(yīng)經(jīng)原批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后集中銷毀。若需要保留時(shí)，僅保存原件，同時(shí)標(biāo)明“作廢留用”，以防止其非預(yù)期的使用。5.7外來文件5.7.1國(guó)家法律、法規(guī)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及可能影響公司整體作業(yè)的外來文件，由公司行政部組織各職能部門識(shí)別、收集、獲取，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后，進(jìn)行編號(hào)和受控標(biāo)識(shí)，并按工作需要進(jìn)行分發(fā)，填寫《文件分發(fā)/回收登記表》。外來文件應(yīng)編入單獨(dú)列表《受控文件清單》，并在表頭注明“外來文件”。5.7.2公司員工因工作需要的外來文件，需識(shí)別其是否與質(zhì)量、食品安全管理體系有關(guān)，若有關(guān)，轉(zhuǎn)交公司行政部，執(zhí)行5.7.1。5.7.3 5.7.4公司內(nèi)部不對(duì)外來文件進(jìn)行修訂。若外來文件有不適用之處，應(yīng)在引用該外來文件的文件中予以說明或編制新的文件予以規(guī)范。5.8文件的使用和評(píng)審文件是活動(dòng)的依據(jù)，應(yīng)得到完全執(zhí)行。文件發(fā)布后（包括更改）應(yīng)有很必要的培訓(xùn)，以確保人員對(duì)文件的理解。文件管理和使用部門都可在工作中、內(nèi)部審核和管理評(píng)審會(huì)議上提出對(duì)現(xiàn)有質(zhì)量、食品安全管理體系文件進(jìn)行評(píng)審，必要時(shí)則予以修改。每次內(nèi)部審核，應(yīng)包括審核所有受控文件的有效性，必要時(shí)進(jìn)行修改。5.9