單證種類與使用

外貿(mào)單證的繕制與單證事故處理單證是整個外貿(mào)工作的核心。新手通過學(xué)習(xí)單證，可以很清晰地將整個外貿(mào)環(huán)節(jié)串聯(lián)起來。一、外貿(mào)單證的種類與使用外貿(mào)實務(wù)中，單證的制作與出具人通常有出口商、出口國的商檢等機構(gòu)，貨運公司以及進口商，一般規(guī)定是英文或中英文對照。外貿(mào)常見的單證有：合同(CONTRACT)CONTRACT是統(tǒng)稱，買賣雙方均可出具。如系賣方制作，可稱為銷售確認書(SALESCONFIRMATION)，買方出具則可稱為采購確認(PURCHASEDCONFIRMATION)。除了與國內(nèi)銷售合同相同的要素如買賣雙方名址，簽訂時間、地點、交易貨物品名、付款方式、違約責(zé)任以外，還可以根據(jù)不同產(chǎn)品的特點附加條款。此外，正式的外貿(mào)合同，往往還有更詳細的約定，比如信用證條件下的信用證開證要求，對各種不可抗力的規(guī)定等細則。對于容易在裝卸和儲運過程中發(fā)生短缺的散貨如礦產(chǎn)、糧農(nóng)副產(chǎn)品等，合同中往往還會附加''溢短裝〃條款，即允許在合同總數(shù)量和金額的基礎(chǔ)上，有若干幅度的差異，最后按照實際交貨量來結(jié)算。比如“5%MOREORLESSALLOWED，即允許多交或少交5%。理論上，合同應(yīng)該'一式兩份，雙方各執(zhí)一份經(jīng)簽章的正本為憑〃，可在外貿(mào)實務(wù)中不大苛求照搬執(zhí)行，一般的傳真件也就行了，作為備忘錄。更多的還是依靠商業(yè)信用，以及預(yù)付款、信用證等實質(zhì)的把控手段。合同本身反倒顯得不重要了。也正因為如此，一些國家的客戶甚至制作固定合同，并留下''信用證開出后生效〃等條款，進一步淡化合同的約束力，到處散發(fā)作為詢價工具。碰到這樣的合同，不必當(dāng)真，預(yù)留時間，等到信用證收到再有所行動不遲。商業(yè)發(fā)票(INVOICE)商業(yè)發(fā)票(CommercialInvoice)。外貿(mào)的''發(fā)票〃概念和國內(nèi)的財務(wù)發(fā)票完全不同。外貿(mào)發(fā)票是出口商自己制作、出具的文件，用于說明此票貨物的品名、數(shù)量、單價、總值等，以及其他一些說明貨物情況的內(nèi)容。發(fā)票格式不拘，但必須包括上述要素，并全名落款。發(fā)票必須注明一個發(fā)票號碼(自己擬定)，出票時間?？梢园凑招枰皇綆追?，由若干正本和副本組成的，應(yīng)注明“ORIGINAL”、“COPY"字樣。發(fā)票的末端通常有巳&O.E.字樣，意為''有錯當(dāng)查”，即此份發(fā)票如有錯漏允許更改。發(fā)票的樣本見式樣2。形式發(fā)票(PROFORMAINVOICE)樣式近似商業(yè)發(fā)票，幾乎可以直接把商業(yè)發(fā)票過來，標(biāo)題改為“PROFORMAINVOICE"即可。形式發(fā)票的用處，一是類似于單方面合同，作為報價和確定交易的工具。一些國家的客戶喜歡''確認形式發(fā)票〃的形式作為合同。因此，除了和商業(yè)發(fā)票相同的內(nèi)容外，還可以根據(jù)需要在空白處以“REMARK"加注的形式增加條款，比如交貨期等等，以進一步落實交易。此外，對于那些需要進口許可或外匯使用額度的交易，客戶也需要形式發(fā)票來做前期申請。在采用國際快遞寄送貨物的時候，也需要附上形式發(fā)票，作為快遞公司統(tǒng)一報關(guān)計用。裝箱單(PACKINGLIST)與外貿(mào)發(fā)票對應(yīng)，性質(zhì)一樣，主要用于說明貨物的包裝情況，如品名、數(shù)量、包裝方式、毛重、體積。視產(chǎn)品類別的需要還可以加上其他詳細說明，如凈重等。樣式與發(fā)票相仿，只是不需要注明貨物價值。通常也需要若十正本和副本樣本見式樣3。提單(BILLOFLOADING)提單就是貨物交付貨運公司以后，由貨運公司出具的證明，用以代表物權(quán)，以及在目的地提貨。每個船公司都有自己式樣的提單，但內(nèi)容則大同小異。提單是最核心單證，某種意義上就是貨物的代表，貨款的價值。對于提單，后面我們會專門用一個章節(jié)來了解學(xué)習(xí)。根據(jù)運輸方式的不同，分為空運提單(AIRWAYBILL，簡稱AWB)和海運提單(OCEANBILLOFLOADING，簡稱B/L)及其他。但實務(wù)中以海運提單最為常見，空運提單次之。提單由貨運公司根據(jù)發(fā)貨人提供的發(fā)貨人和收貨人名址、目的地、貨物描述等相關(guān)數(shù)據(jù)來填制，經(jīng)發(fā)貨人確認無誤后簽章出具。一般三正三副，任何一份正本均可提貨。一經(jīng)提貨，其余兩份即告失效。為防止提單在傳遞過程中遺失，如果客戶沒有指明要求的話，可以只給客戶一份或兩份正本。除了提單上的固定欄目外，海運提單在簽發(fā)的時候還必須加注''上船時間〃(ONBOARDDATE)字樣，這是計算實際交貨期的標(biāo)準(zhǔn)。海運提單樣本見式樣4。裝船通^口(SHIPPINGADVICE)船開前或不遲于船開當(dāng)日，由發(fā)貨人出具給收貨人的裝船情況通知。格式不限，但應(yīng)包括下列內(nèi)容：收貨人(Consignee)、發(fā)貨人(Consigner)、貨物名(Goods)、提單號(B/LNumber)、集裝箱/鉛封號(Container/SealNumber)、船名(VesselName)、航次(Voy)、目的港(DestinationPort)、起航日(ETD,Estimated)和預(yù)計抵達日(ETA,EstimatedTimeofArriva)等項目內(nèi)。保險單(INSURANCEPOLICY)為防范國際貨物運輸中可能發(fā)生的毀損，對一些價值較高的貨物，貿(mào)易商通常會辦理保險。保險公司根據(jù)投保的險種開具保險單，作為貨物單據(jù)之一。海運貨物保險的險別，分為基本險別和附加險別兩類。(1)基本險別有平安險(FreefromParticularAverage-F.P.A)、水漬險(WithAverageorWithParticularAverage-W.AorW.P.A)和一切險(AllRisk-A.R.)三種。平安險的責(zé)任范圍有：被保貨物在運輸過程中，由于自然災(zāi)害造成整批貨物的全部損失或推定全損。由于運輸工具遭受意外事故下，貨物在此前后又在海上遭受自然災(zāi)害落海造成的全部或部分損失。在裝卸或轉(zhuǎn)運時，由于一件或數(shù)件貨物落海造成的全部或部分損失。被保人對遭受承保范圍內(nèi)的貨物采取搶救、防止或減少貨損的措施而支付的合理費用，但以不超過該批被救貨物的保險金額為限。運輸工具遭難后，在避難港由于卸貨所引起的損失以及在中途港、避難港由于卸貨、存?zhèn)}以及運送貨物所產(chǎn)生的特別費用。共同海員的犧牲、分?jǐn)偤途荣M用。運輸合同訂有''船舶互撞責(zé)任條款〃，根據(jù)該條款規(guī)定應(yīng)由貨方償還船方的損失。水漬險的責(zé)任范圍：除平安和水漬險的各項責(zé)任外，還負責(zé)被保貨物由于自然災(zāi)害造成的部分損失。一切險的責(zé)任范圍：除平安險和水漬險的各項責(zé)任的，還負責(zé)被保貨物在運輸途中由于一般外來原因所造成的全部或部分損失。(2)附加險別是基本險別責(zé)任的擴大和補充，它不能單獨投保，附加險別有一般附加險和特別加險。一般加險有11種，它包括：偷竊、提貨不著險(Theft,PilferageandNondelivery-T.P.N.D)，淡水雨淋險(FreshWaterand/orRainDamage)，短量險(RiskofShortageinWeight，滲漏險(RiskofLeakage)，混雜、沾污險(RiskofIntermixtureandContamination)，碰損、破碎險(RiskofIntermixtureandContamination)，串味險(RiskofOdour)，受潮受熱險(SweatingandHeating)，鉤損險(HookDamageRisk)，包裝破裂險(BreakageofPackingRisk)，銹損險(RiskofRust)。特殊附加險包括：交貨不到險(FailuretoDeliverRisk)，進口關(guān)稅險(ImportDutyRisk)，艙面險(OnDeckRisk)，拒收險(RejectionRisk)，黃曲霉素險(AflatoxinRisk)，賣方利益險(Seller’sContingentRisk)，出口貨物到港九或澳門存?zhèn)}火險責(zé)任擴展條款，罷工險(FireRiskExtentionClauseforStorageofCargoofDestinationHongkongIncludingKowloon,orMacao)，海運戰(zhàn)爭險(OceanMarineCargoWarRisk等。投保的時候，投保金額一般是CIF價格加上10%的加成。保險費的計算公式為：保險金額=CIF貨值x(1+加成率)不必先算保險費，可以直接根根據(jù)據(jù)已知的CNF價格換算CIF即是：CIF=CFR/[1-保險費率x(1+加成率)]實際操作中，如果貨值不大，比如在2000美金以下的，一般做簡易處理，統(tǒng)一收取100元人民幣左右作為保險費。8.商檢證、質(zhì)量證、重量證、衛(wèi)生證等(INSPECTIONCERTIFICATEOFQUANTITY，WEIGHT，HEALGH。。。)根據(jù)產(chǎn)品的不同，根據(jù)國家規(guī)定或按照客戶需求、行業(yè)習(xí)慣，部分商品出口必須經(jīng)過國家檢驗檢疫局強制并出具檢驗證書。根據(jù)檢驗項目的不同分為質(zhì)量證、重量證、衛(wèi)生證等。出口必須檢驗的商品，廠商須先經(jīng)過商檢局備案登記。出口前，填制商品檢驗申請單（在商檢局那里取得），將該商品的樣品送全商檢局檢驗。檢驗合格后，商檢機關(guān)出具商品檢驗放行單，憑放行單方可報關(guān)出口。除了國家商檢局以外，也常見有客戶委托第三方民間檢驗機構(gòu)檢驗的。比如最著名的SGS檢驗公司（SocieteGeneraledeSurveillanceS.A.通標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)服務(wù)有限公司，總部在日內(nèi)瓦），不少非洲和中南關(guān)注國家的貿(mào)易商因為本國進出口商品檢驗?zāi)芰τ邢薜雀鞣N原因而認可SGS檢驗。SGS在我國廣東、上海、青島等地都有分支機構(gòu)，可應(yīng)客戶要求辦理檢驗，同時SGS現(xiàn)已與我國政府官方機構(gòu) 國家商檢局合作，由國家商檢局指定中國進出口商品檢驗總公司（CCLS）代為辦理裝船前檢驗，遼寧、北京、天津、河北、山東、湖北、上海、廣東等地的CCLS有代理權(quán)簽發(fā)SGS的檢驗報告。商品檢驗申請書樣本見式樣5。實際上，很多商品的常規(guī)檢驗都包含了質(zhì)量、重量、衛(wèi)生、重金屬等等檢測項目，至于檢驗證書的名稱是什么，則可根據(jù)客戶的要求選擇。即證書內(nèi)容一樣，標(biāo)題不同罷了。原產(chǎn)地證原產(chǎn)地證包括一般原產(chǎn)地證（CERTIFICATIONOFORIGINA）和普惠制原產(chǎn)地證（GSPFORMA）。原產(chǎn)地證是證明出口貨物生產(chǎn)和制造地的證明文件，是出口產(chǎn)品進入國際貿(mào)易領(lǐng)域的''身份證〃。貨物進口國據(jù)此對進口貨物給予不同的關(guān)稅待遇和決定限制與否。中國的原產(chǎn)地證有固定印刷格式，一般由商檢局出具。出口企業(yè)申請辦理此證，首先要在當(dāng)?shù)剞k理企業(yè)注冊登記，然后才有資格申請簽證。普惠制是發(fā)達國家給予發(fā)展中國家出口制成品和半制成品普遍的、非歧視的、非互惠的一種關(guān)稅優(yōu)惠制度。普惠制產(chǎn)地證是依據(jù)給惠國要求而出具的能證明出口貨物原產(chǎn)自受惠國的證明文件，并能使貨物在給惠國享受普遍優(yōu)惠關(guān)稅待遇。同樣一般由商檢局出具，出口企業(yè)在商檢局辦理此證必須向當(dāng)?shù)厣虣z局提供必要的證明文件和依據(jù)，首先要辦理企業(yè)注冊登記，其次才能申請簽證。原產(chǎn)地證和普惠制證，也可以由各地的貿(mào)易促進會和商會（很多地方這兩個組織是兩塊招牌同一個班子）出具，格式一樣，只是蓋章不同。原產(chǎn)地證的樣本式樣6。普惠制產(chǎn)地證的樣本見式樣7。辦理普惠制證需要填制申請表見式樣8。受益人聲明（BENEFICIARYCERTIFICATION）受益人聲明只出現(xiàn)在信用證下（受益人本身就是信用證操作方式中的術(shù)語，一般指出口商）。如果不是信用證操作的話，一般叫做廠商聲明（SUPPLIERDECLARATION）或類似表述。受益人聲明主要用于不便或無法用官方文件證明的，客戶要求做到的事宜，或其他一些類似于保函（保證承擔(dān)某些責(zé)任或某些可能產(chǎn)生的責(zé)任的聲明）的內(nèi)容。書寫上無規(guī)定格式，只需要列標(biāo)題為BENEFICIARYCERTIFICATION,行文上有“WEHEREBYCERTIFICATETHAT…” 后面加上客戶所需聲明的內(nèi)容，再落款蓋章即可。范例如下：BENEFICIARYCERTIFICATIONDATE:08.OCT.2005WEHEREBYCERTIFICATETHATCOPYOFALLSHIPPINGDOCUMENTSHAVEBEENFAXEDDIRECTLYTOXXXXXWITHIN5DAYSAFTERFROMB/LDATE.FUDAIMP&EXPCO.,LTDNO.88XINHUARD,SHANGHAI,CHINA200020船公司/貨運人聲明(FORWARDERCERTIFICATION)性質(zhì)和格式類似于受益人聲明的文件，由船公司或貨運公司出具。多用于證明貨運公司在承運操作中符合客戶要求。常見的類型有聲明船齡符合要求(比如15年內(nèi))，聲明不懸掛以色列旗幟(常見于中東客戶要求)等。出口收匯核銷單出口收匯核銷單是由國家外匯管理局統(tǒng)一分配的外匯收入申報管理單據(jù)。在出口前，先向外管局領(lǐng)取，按格式填好后作為出口報關(guān)單據(jù)之一交給海關(guān)，海關(guān)清關(guān)后蓋章退回。在收到國外付款后，連同銀行收匯水單一并交到外匯管理局辦理核銷，然后才能辦理退稅。核銷單的樣本見式樣9出口貨物報關(guān)單出口報關(guān)時填制并提交海關(guān)。不過目前除大型外貿(mào)公司或出口企業(yè)外，眾多出口商一般委托貨運代理公司一并代理報關(guān)事宜。出口報關(guān)單一式六聯(lián)：海關(guān)作業(yè)聯(lián)、海關(guān)留存聯(lián)、企業(yè)留存聯(lián)、海關(guān)核銷聯(lián)、出口收匯聯(lián)、出口退稅聯(lián)。清關(guān)后，退回收匯聯(lián)和退稅聯(lián)。出口報關(guān)單見式樣10。信用證以信用證為結(jié)算式的，在信用證開出并抵達出口商(信用證受益人)的銀行后，銀行會做通知，并交信用證連同通知轉(zhuǎn)交出口商，信用證的具體操作，下一章將做專題論述。信用能知書范例見式樣11。此外，在實務(wù)中偶然還會有見到其他的單據(jù)，例如：海關(guān)發(fā)票(CustomsInvoice)海關(guān)發(fā)票是出口商應(yīng)進口商海關(guān)要求出具的一種單據(jù)，基本內(nèi)容同普通的商業(yè)發(fā)票類似，其格式一般由進口國海關(guān)統(tǒng)一制定并提代，主要是用于進口國海關(guān)統(tǒng)計、核實原產(chǎn)地、查核進口商品價格的構(gòu)成等。其格式可在各國海關(guān)的官方網(wǎng)站上下載。例如加拿大海關(guān)發(fā)票見式樣12。領(lǐng)事發(fā)票(ConsularInvoice)由進口國駐出口國的領(lǐng)事出具的一種特別印就的發(fā)票。這種發(fā)票證明出口貨物的詳細情況，為進口國用于防止外國商品的低價傾銷，同時可用作進口稅計算的依據(jù)，有助于貨物順利通過進口國海關(guān)。出具領(lǐng)事發(fā)票時，領(lǐng)事館一般要根據(jù)進口貨物價值收取一定費用。這種發(fā)票主要為拉美國家所采用。匯票（Draft）匯票是由出票人簽發(fā)并由付款人按約定的付款期限（即期或遠期）對指定的受款人我條件支付一定金額的指令。一般出現(xiàn)在信用證操作中，由銀行提供空白票據(jù)，出口商填寫，付款人簽字以確認付款。匯票范例見式樣13。合同、商業(yè)發(fā)票、形式發(fā)票、裝箱單、提單、裝箱通知、保險單、商檢證、原產(chǎn)地證、受益人聲明、船公司/貨運人聲明、出口收匯核銷單、出口貨物報關(guān)單、信用證了解這些單證知識以后，我們對外貿(mào)就有個清晰的流程概念了：外貿(mào)洽談前期，制作形式發(fā)票用于報價、交易參考或客戶申請進口許可等。交易確認以后，制作外貿(mào)合同。準(zhǔn)備交貨的時候，制作商業(yè)發(fā)票、裝箱單、核銷單、報關(guān)單，申請商檢放行單等報關(guān)出口。報關(guān)后海關(guān)退返核銷單、報關(guān)單的收匯聯(lián)與核銷聯(lián)等。交貨付運后，得到三證三副提單。制作、申辦、整理客戶所需的全套單據(jù)，如發(fā)票、裝箱單、商檢證、產(chǎn)地證、受益人證明等等以收取貨款。憑收匯銀行水單、核銷單、報關(guān)單核銷聯(lián)等辦理核銷與退稅。無論是否操作信用證，單據(jù)都比較重要。外貿(mào)單證通常是成套的，即根據(jù)客戶的要求，相關(guān)的單證作為一套，用于交付、轉(zhuǎn)賣和貨款收付。單證制作的基本原則，是''單證一致，單單一致〃，即單證制作符合信用證要求（在信用證操作時），同一套的單據(jù)間，在相同欄目的內(nèi)容一致。比如，貨物的數(shù)量，無論在發(fā)票、裝箱單還是其他單據(jù)的數(shù)量欄中，填寫都應(yīng)一致，包括計量單位；在提單中顯示了嘜頭（貨物外包裝箱上印刷的用于識別的標(biāo)志符號），發(fā)票中就不能顯示“N/M"（無嘜頭）。此外，每份單據(jù)都會標(biāo)明出具日期，而外貿(mào)操作中對各種單據(jù)的日期有相應(yīng)的規(guī)定，要求簽發(fā)日期應(yīng)符合邏輯性和國際慣例。一般地，作為收款用的全套單據(jù)，日期以提單上的ONBOARDDATE為基準(zhǔn)，來確定各單據(jù)的日期：發(fā)票（INVOICE）日期一般早于所有單證；裝箱單（PACKINGLIST）一般與發(fā)票同日，必須在提單日之前提單日(ONBOARDDATE)不能超過L/C規(guī)定的裝運期；保單(INSURANCEPOLICY)的簽發(fā)日應(yīng)早于或等于提單日期，不能早于發(fā)票；產(chǎn)地證(C/O、FORMA)不早于發(fā)票日期，不遲于提單日；商檢證(INSPECTIONCERTIFICATION)日期不晚于提單日期，但也不能過早于提單日；受益人證明(BENEFICIARYCERTIFICATION等于或晚于提單日；船公司證明(