代理商大會籌備流程及注意事項(xiàng)

2023/8/151代理商大會籌備流程及注意事項(xiàng)2023/8/152代理商大會涉及工作繁多、瑣碎，

如何才能有條不紊地開展組織工作？接到會議籌備任務(wù)，組織者首先要做：一、將所有工作分類羅列；二、詳細(xì)分工，責(zé)任到人；三、隨時(shí)控制各項(xiàng)工作進(jìn)程。代理商大會籌備流程及注意事項(xiàng)2023/8/153一、將所有工作分類羅列，盡量詳細(xì)！

方法——（一）、按時(shí)間順序，在腦海里預(yù)演整個(gè)會議的全過程，所有細(xì)節(jié)一點(diǎn)一滴過濾，并且要求不止一次；（二）、不能漏掉任何微小的事件，大膽設(shè)想你所能想到的意外。

因?yàn)?，每?xiàng)工作能否流暢進(jìn)行，取決于組織者的細(xì)節(jié)考慮是否到位。

代理商大會籌備流程及注意事項(xiàng)2023/8/154

1、住宿：接機(jī)/接車訂房；

2、會場：場地租賃所需會場服務(wù)；

3、用餐：場地確認(rèn)所需用餐服務(wù)。

4、由此三項(xiàng)工作派生出的其他所有工作細(xì)節(jié)……

主要工作塊——

住宿、會場、用餐

代理商大會籌備流程及注意事項(xiàng)2023/8/155

代理商大會籌備流程及注意事項(xiàng)住宿——（1）、為防止人數(shù)臨時(shí)變化，在預(yù)訂基數(shù)上適當(dāng)預(yù)留幾間（具體預(yù)留數(shù)量根據(jù)實(shí)際情況而定）。（2）、考慮個(gè)人要求；（3）、不是所有人都必須要?。唬?）、明確房間的單價(jià)里是否包含早餐及建設(shè)費(fèi)。細(xì)節(jié)：考慮季節(jié)性因素，先盡早初步預(yù)定房間，數(shù)量可以不完全準(zhǔn)確，待所有代理商到達(dá)人數(shù)確認(rèn)后，再次調(diào)整房間數(shù)量；如有鮮花、水果、卡片等物品需放入房間，提前通知酒店分配數(shù)量、要求及放置/更換時(shí)間；與酒店確認(rèn)房間電話是否開放長話，吧臺是否關(guān)閉。2023/8/156

代理商大會籌備流程及注意事項(xiàng)會場——（1）、會場的價(jià)格；（2）、使用要求：場地大小、桌椅數(shù)量及擺放要求、臺卡制作、音響設(shè)備、茶水服務(wù)、會場指示牌、橫幅等；細(xì)節(jié)：會場租賃洽談時(shí)同時(shí)，盡可能的將所需服務(wù)與酒店確認(rèn)是否可行，達(dá)成一致后書面簽字確認(rèn)；明確酒店服務(wù)的內(nèi)容，要求酒店在會場設(shè)專用服務(wù)員，避免出現(xiàn)臨時(shí)情況無人可尋。2023/8/157

代理商大會籌備流程及注意事項(xiàng)用餐——（1）、為防止人數(shù)臨時(shí)變化，在桌數(shù)預(yù)訂基數(shù)上適當(dāng)備1至2桌（具體數(shù)量根據(jù)實(shí)際情況而定）；（2）、最大限度的利用空間；（3）、確認(rèn)用餐類型（午餐/晚餐）、價(jià)格、菜單，確認(rèn)酒水品種及提供方式（盡量協(xié)商自行攜帶，可適當(dāng)收取開瓶費(fèi)）；（4）、用餐指示牌、座位總名單、各桌臺卡名單等的制作及擺放/更換時(shí)間；細(xì)節(jié)：如有餐間活動如抽獎(jiǎng)游戲等，需要提前準(zhǔn)備所需物品。2023/8/158以“菲林格爾06年全國代理商大會（2月20日-21日期間）”籌備工作為例：組織者的前期工作：一、將所有工作分類羅列，制成《2011年2月代理商大會籌備工作進(jìn)程檢索表》；二、所有工作分配給相關(guān)部門，并責(zé)任到人；三、定期召開責(zé)任人碰頭會，確認(rèn)各項(xiàng)工作的進(jìn)展情況。2023/8/159代理商大會籌備流程及注意事項(xiàng)一、工作羅列——2011年2月代理商大會籌備工作進(jìn)程檢索表

會議日期：2月18日-21日序號工作項(xiàng)目最終完成日期責(zé)任者協(xié)力者備注1確定參會名單1月17日前劉加臣銷售部經(jīng)理確定參會代理商名單；確定代理商姓名書寫、性別。確認(rèn)接送各代理商的渠道人員（與行政部聯(lián)系跟車人員）；確定會場與餐廳桌椅調(diào)整協(xié)助人員名單。*2初步預(yù)定房間、會議場所1月18日朱化奎于丹培訓(xùn)及代理商會議兩地3確定會議主題1月18日前陳總已完成*4會議內(nèi)容及文件確定1月18日前陳總劉加臣/銷售部經(jīng)理制訂《116年代理商大會日程表》（包括頒獎(jiǎng)人、禮儀人員）；確定會議形式（會場需根據(jù)形式來布置）；確認(rèn)是否存在需要復(fù)印分發(fā)的文件（日程表）。5通知代理商1月19日前曹瑜銷售部經(jīng)理曹瑜郵箱及短信通知代理商（包括會議日程安排表）；銷售部經(jīng)理負(fù)責(zé)電話通知代理商。6合影公司聯(lián)系1月23日前吳潔華資訊部/行政部負(fù)責(zé)聯(lián)絡(luò)現(xiàn)場合影的公司及照片制作；7現(xiàn)場攝像、攝影器械、意見箱準(zhǔn)備1月25日前吳潔華資訊部/行政部負(fù)責(zé)所有器械的準(zhǔn)備；負(fù)責(zé)會議現(xiàn)場器械正常工作的維持（會議現(xiàn)場至少留一人）。*8指示牌、就餐名單、菜單、臺卡、大堂歡迎牌2月8日前朱化奎于丹大堂指示牌（出席2011菲林格爾全國代理商大會的先生/女士請到簽到處）、就餐名單、臺卡名單等發(fā)給酒店進(jìn)行制作（確定會議中酒店指定協(xié)助人）；9用餐就座名單2月8日前曹瑜排好后發(fā)給酒店打?。ㄅ_卡座酒店提供，確定數(shù)目）*10獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌制作2月10日前譚云峰負(fù)責(zé)獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌的設(shè)計(jì)，并跟蹤采購部采購進(jìn)程（跟蹤未到位的）。*11會場宣傳品的設(shè)計(jì)、制作2月10日前譚云峰負(fù)責(zé)設(shè)計(jì)、制作背景墻、易拉寶。橫幅給酒店協(xié)助制作；確認(rèn)橫幅上的文字（熱烈慶祝2011菲林格爾全國代理商大會隆重開幕）。12大會片頭PPT2月13日譚云峰13獲獎(jiǎng)人員點(diǎn)評PPT2月13日銷售部經(jīng)理譚云峰2023/8/151014實(shí)際參會人數(shù)確認(rèn)2月15日前曹瑜銷售部經(jīng)理確認(rèn)代理商實(shí)際與會人數(shù)、性別、身份；確認(rèn)飛機(jī)航班（到達(dá)機(jī)場與時(shí)間）或火車車次（到達(dá)車站與時(shí)間）；對到會代理商的接站、食宿安排以此次確認(rèn)結(jié)果為準(zhǔn)。15預(yù)訂客房、餐位等調(diào)整2月16日前朱化奎于丹根據(jù)實(shí)際到會人數(shù)及性別調(diào)整預(yù)訂房間；確定會場及相關(guān)安排；根據(jù)實(shí)際到會人數(shù)調(diào)整預(yù)訂餐位。16會議資料準(zhǔn)備2月16日前劉靜客戶服務(wù)中心會議日程安排表及其他相關(guān)資料的復(fù)印及整理；17水果、點(diǎn)心、瓶裝純凈水、簽名本、簽名筆2月17日前朱化奎于丹18代理商大會獎(jiǎng)品購買2月13日前沈總品牌領(lǐng)帶19現(xiàn)場布置2月17日譚云峰吳潔華朱化奎周國斌沈紅霞賓館大堂歡迎橫幅、大堂接待處布置、易拉寶海報(bào)；會場與宴會場所會標(biāo)、路標(biāo)示意圖等張貼物；會場發(fā)言臺、音響系統(tǒng)、投影儀及屏幕；會議現(xiàn)場人員臺卡；會場花卉布置。房間內(nèi)水果、花卉、卡片等小物品布置（第一夜入住即提供）。20接客及食宿安排2月16-17日朱化奎丁娟英負(fù)責(zé)賓客接送車輛的安排；負(fù)責(zé)會議期間車輛的使用調(diào)度；負(fù)責(zé)賓館住宿及就餐的預(yù)訂及臨時(shí)調(diào)整。21現(xiàn)場簽到2月17-21日曹瑜負(fù)責(zé)簽到本及簽到筆的購買；17中午在賓館大堂簽到并分發(fā)資料；每天會前代理商、公司人員簽到及簽名本等資料保管（制作兩種簽到表）；18日會前簽到（同時(shí)分發(fā)未領(lǐng)的資料）。另：1、曹瑜將2011年合同文本準(zhǔn)備好，包括王海濤。

2、其他參會人員：（市場部）譚云峰、謝梅、何淞、汲殿軍、周國斌（培訓(xùn)與發(fā)展部）趙黎、王亮（銷售服務(wù)部）曹瑜（客戶服務(wù)中心）李蓉、曾芳、唐春艷。

3、中午全體參會人員用餐，晚上部門經(jīng)理及會務(wù)組人員用餐。

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細(xì)節(jié)

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代理商大會籌備流程及注意事項(xiàng)2月20日——

接機(jī)/接車：1、專人負(fù)責(zé)；2、確認(rèn)來賓的準(zhǔn)確時(shí)間、人數(shù)、性別，并要求傳真身份證復(fù)印件；細(xì)節(jié)：確認(rèn)時(shí)間、人數(shù)，以便安排車次，并可更準(zhǔn)確的預(yù)訂房間；確認(rèn)性別，便于房間安排；確認(rèn)姓名、身份證號碼，以便前臺進(jìn)行身份確認(rèn)及獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌、會場/用餐臺卡；固定接機(jī)/接車的地點(diǎn)，提高效率，節(jié)省出車；相關(guān)根據(jù)不同來賓隨車安排陪同人員，便于辨認(rèn)被接人員；將排車表交銷售部，由相關(guān)人員電話通知來賓接機(jī)/接車時(shí)間、地點(diǎn)、人員，讓對方安心；接待點(diǎn)放置公司宣傳品，或讓陪同人員手舉指示牌，便于被接人員辨認(rèn)。預(yù)留一輛車在公司待命，便于來賓在酒店及公司之間來往或其他緊急需要。所有物品回收。2023/8/15132月20日上午始，代理商逐漸到達(dá)公司——

1、大門口歡迎牌；2、門衛(wèi)處發(fā)放“來賓卡”；3、設(shè)置專用接待室。細(xì)節(jié)：有醒目的接待室標(biāo)志（接待室可以避免代理商無著落感，同時(shí)不會到處亂竄影響員工正常工作）；接機(jī)/接車的陪同人員全程陪同所接代理商（陪同人員必須起到引導(dǎo)的作用，將代理商領(lǐng)入專用接待室，及時(shí)接收/反饋代理商的其他要求并妥善處理，如返程票訂購），接待室里準(zhǔn)備鮮花、飲水機(jī)、足夠的一次性茶杯、禁止吸煙標(biāo)志等物品；做好其他衛(wèi)生工作，如白板擦洗干凈，地面清爽，桌椅整潔。2023/8/1514

代理商大會籌備流程及注意事項(xiàng)2月20日上午始，代理商逐漸到達(dá)酒店——

簽到：1、簽到由專人負(fù)責(zé)，一般在酒店大堂進(jìn)行；2、物品準(zhǔn)備：簽到桌、臺卡、鮮花、簽到本、筆、公司形象宣傳牌如易拉寶、會議日程表等會議資料；3、酒店外及大堂內(nèi)橫幅、大堂歡迎牌的制作與擺放要求、時(shí)間與地點(diǎn)；4、所有物品回收。細(xì)節(jié)：提前預(yù)約車輛，將所需物品及參加人員帶到酒店；簽到時(shí)可將來賓需要注意的重要事項(xiàng)及前期未及時(shí)通知的事項(xiàng)逐個(gè)補(bǔ)充說明。2023/8/1515

代理商大會籌備流程及注意事項(xiàng)2月20日18點(diǎn)左右——

晚餐：1、用餐指示牌、用餐總名單、臺卡名單的制作及擺放要求、時(shí)間與地點(diǎn)；2、確認(rèn)菜單，酒水的品種及提供方式。細(xì)節(jié)：用餐指示牌需由專人查看酒店現(xiàn)場，根據(jù)其實(shí)際結(jié)構(gòu)確定指示牌內(nèi)容、數(shù)量；就餐總名單及各桌臺卡名單需專人制定后傳真給酒店制作、擺放，通常每天的座位要進(jìn)行調(diào)換，特別是主桌。最后一天晚餐如有其他活動，如抽獎(jiǎng)、生日慶祝，需提前預(yù)訂蛋糕，與酒店確認(rèn)音響設(shè)備、手推車、燈光控制、相關(guān)服務(wù)員等。2023/8/1516

代理商大會籌備流程及注意事項(xiàng)2月21日上午08：00至08：：45——會前：1、規(guī)定酒店叫早電話時(shí)間，并告知早餐地點(diǎn)；2、會場指示牌的制作、擺放時(shí)間與地點(diǎn)及大堂歡迎牌的擺放時(shí)間與地點(diǎn)；3、背景墻布置、主席臺布置、桌椅擺放、臺卡制作與放置，鮮花、植物配置、

音響設(shè)備等調(diào)試；4、茶水、瓶裝水、毛巾、筆、紙擺放；5、電腦、投影儀、屏幕、攝像機(jī)、照相機(jī)等電子設(shè)備調(diào)試；6、會議室外簽到桌、筆、簽到表、鮮花、待發(fā)資料的準(zhǔn)備；7、確定擺放獎(jiǎng)品的地點(diǎn)，準(zhǔn)備托盤、紅布、音樂，通知頒獎(jiǎng)人員及禮儀人員；8、意見箱；9、會前PPT及音樂。細(xì)節(jié)：需在會議前一天跟酒店確認(rèn)布置會場時(shí)間，完成背景墻、桌椅擺放、臺卡放置（臺卡最好雙面打印）、音響設(shè)備的調(diào)試；鮮花需提前預(yù)定并在會議當(dāng)天送到；獎(jiǎng)杯、獎(jiǎng)牌提前制作；如有頒獎(jiǎng)，必須在會議開始前進(jìn)行彩排；會場指示牌要求酒店在規(guī)定時(shí)間擺放在規(guī)定位置；話筒準(zhǔn)備至少有線一個(gè)，無線兩個(gè)，電子設(shè)備包括酒店音響設(shè)備需指定專人監(jiān)控，以維護(hù)其正常工作；將會議日程表提供給酒店，規(guī)定服務(wù)員服務(wù)時(shí)間。要求酒店設(shè)置專用服務(wù)員，以免遇到臨時(shí)情況無人可尋。2023/8/1517

代理商大會籌備流程及注意事項(xiàng)2月20日上午09：00至12：30——會議中：1、準(zhǔn)備發(fā)言者飲用水；2、準(zhǔn)備茶歇；3、會間音樂。細(xì)節(jié)：將果盤的分配標(biāo)準(zhǔn)提前以書面形式通知酒店（一般一天更換兩次：上午、下午），如有咖啡，一定要準(zhǔn)備勺子或攪拌器，需有煙灰桶，并要求在每次會間休息后將使用過的杯、勺洗凈，桌面整理。會議中不允許服務(wù)員添加茶水等服務(wù)，以免影響會議秩序；會議快要結(jié)束時(shí)，確認(rèn)用餐指示牌、桌數(shù)、就座總名單、臺卡名單等是否更換正確（因?yàn)楹芏嗑频隂]有足夠的指示牌，用餐和會議指示牌內(nèi)容需臨時(shí)更換。上午會議結(jié)束，請服務(wù)員將會場整理干凈，更換茶水及礦泉水、毛巾，準(zhǔn)備下午會議。2023/8/1518

代理商大會籌備流程及注意事項(xiàng)2月20日下午13：30至14：15——

合影：1、提前預(yù)定攝影師，準(zhǔn)時(shí)到達(dá)；2、提前與酒店協(xié)商好合影的地點(diǎn)與時(shí)間；細(xì)節(jié)：合影通常需要占用酒店大堂或大門停車處，因此要提前與酒店協(xié)商是否可行，并必要時(shí)請服務(wù)員協(xié)助攔截車輛與行人；提前按攝影師要求擺放好椅子并確定重要人員的位置；提前預(yù)約其他合影人員；考慮天氣、光線等因素，根據(jù)實(shí)際情況制訂合理的合影順序。2023/8/15192月20日晚上21：00以后——會議結(jié)束：

代理商大會籌備流程及注意事項(xiàng)1、總結(jié)一天會議的得失，與組委會人員確認(rèn)第二天的工作及注意事項(xiàng)；2、與酒店確認(rèn)第二天工作的工作及注意事項(xiàng)；3、添加第二天所需的物品；4、所有不需要的物品回收。細(xì)節(jié)：會議前需提前預(yù)約好車輛，保證兩天的會議物品人員的隨時(shí)運(yùn)輸。2023/8/1520二、詳細(xì)分工，責(zé)任到人！

代理商大會籌備流程及注意事項(xiàng)1、建立籌備組委會；

2、對各人的工作內(nèi)容及達(dá)成要求作詳細(xì)描述；

3、明確個(gè)人的工作職責(zé)。細(xì)節(jié)：工作分配時(shí)，盡可能的將工作內(nèi)容詳細(xì)說明，包括達(dá)成要求及注

事項(xiàng)。徹底而放心的分工才能真正使工作得到分擔(dān)。2023/8/1521

代理商大會籌備流程及注意事項(xiàng)三、隨時(shí)跟蹤發(fā)展進(jìn)程——1、第一次：工作分配；2、第二次：與各工作責(zé)任人分別溝通，如參與過往屆籌備工作，可對以前的得失進(jìn)行總結(jié)，并在此基礎(chǔ)上討