會計信息系統(tǒng)小題

PAGEPAGE2第一章信息時代的變遷與會計信息系統(tǒng)的產(chǎn)生與發(fā)展1、數(shù)據(jù)的定義：數(shù)據(jù)是反映客觀事物的性質(zhì)、形態(tài)、結(jié)構(gòu)和特征的符號，并能對客觀食物的屬性進行描述。2、信息的定義：信息是經(jīng)過加工的、具有一定含義的、對決策有價值的數(shù)據(jù)。3、信息的特征：共享性、可傳遞性、可編碼性、效益性、可增值性、可集成性、層次性4、知識定義：知識是以各種方式將一個或多個信息關(guān)聯(lián)在一起的信息結(jié)構(gòu)，是對客觀世界規(guī)律性的總結(jié)。5、數(shù)據(jù)、信息、知識之間的關(guān)系數(shù)據(jù)、信息和知識相互聯(lián)系、相互作用；數(shù)據(jù)是信息的原料，信息又是知識的原料；而信息是數(shù)據(jù)加工的產(chǎn)品，知識又是信息更高以及的抽象。注意：信息必然是數(shù)據(jù)，但數(shù)據(jù)未必是信息，信息是數(shù)據(jù)的一個子集。6、會計信息系統(tǒng)的基本構(gòu)成（1）硬件資源①輸入設備（鍵盤、光電掃描儀、條形碼掃描儀）；②數(shù)據(jù)處理設備（計算機主機）；③存儲設備（磁盤機、光盤機）④輸出設備（打印機、顯示器）；⑤各種網(wǎng)絡設備（網(wǎng)卡、集線器、中繼器、網(wǎng)橋、網(wǎng)關(guān)、路由器、服務器）（2）軟件資源①操作系統(tǒng)（如：windowsNT）②數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)（3）信息資源①基礎數(shù)據(jù)文件（如：會計科目、人員檔案、客戶檔案、組織結(jié)構(gòu)檔案）；②經(jīng)過會計信息系統(tǒng)加工后生成的文件（如：總賬文件、應收賬款文件）；③臨時文件（4）會計人員會計人員既是會計信息系統(tǒng)的組成要素，又是會計信息系統(tǒng)的管理者。7、會計信息系統(tǒng)的基本功能會計信息系統(tǒng)→（財務管理系統(tǒng)、購銷存系統(tǒng)、管理與決策系統(tǒng)）（1）財務系統(tǒng)：總賬子系統(tǒng)、工資子系統(tǒng)、固定資產(chǎn)子系統(tǒng)、應收子系統(tǒng)、應付子系統(tǒng)、成本子系統(tǒng)、報表子系統(tǒng)、資金管理子系統(tǒng)（2）購銷存系統(tǒng)：采購子系統(tǒng)、存貨核算系統(tǒng)、銷售子系統(tǒng)、商業(yè)進銷存系統(tǒng)（3）管理決策與系統(tǒng)：管理報告子系統(tǒng)、財務分析子系統(tǒng)、預算管理子系統(tǒng)、業(yè)績評價子系統(tǒng)第二章會計信息系統(tǒng)的規(guī)劃、分析與設計1、系統(tǒng)開發(fā)生命周期（1）系統(tǒng)規(guī)劃階段（起始階段）：寫出可行性項目建議書；（2）系統(tǒng)分析階段（又稱邏輯設計階段，是關(guān)鍵階段）：主要文檔是系統(tǒng)分析報告，是系統(tǒng)設計的依據(jù)，也是未來系統(tǒng)驗收的依據(jù)），回答“做什么”問題；（（3）系統(tǒng)設計階段：主要文檔是系統(tǒng)設計報告，回答“怎么做”問題，包括概念設計、評估、與選擇方案和詳細設計）（4）系統(tǒng)實施階段（付諸實施階段）：計算機設備的購置、安裝和調(diào)試，程序的編寫與調(diào)試，人員培訓，數(shù)據(jù)文件轉(zhuǎn)換，系統(tǒng)調(diào)試、轉(zhuǎn)換等。分階段完成，每個階段要寫出實施進度報告。測試之后寫出操作手冊、系統(tǒng)測試分析報告等）（5）系統(tǒng)運行與維護階段2、系統(tǒng)開發(fā)方法（1）結(jié)構(gòu)化系統(tǒng)開發(fā)方法（生命周期法）：采用自頂向下的方式，用戶至上的原則，適合于開發(fā)大型、復雜的系統(tǒng)，最成熟、應用最廣泛，系統(tǒng)開發(fā)人員需要充分掌握用戶需求、管理狀況以及未來可能發(fā)生的風險，開發(fā)工作量很大，開發(fā)周期長。（2）原型化方法；（看P41原型化的工作流程）；（3）面向?qū)ο蠓?；?）計算機輔助軟件工程3、會計信息系統(tǒng)分析線性系統(tǒng)的詳細調(diào)查（1）常用的調(diào)查方法：①召開調(diào)查會；②訪問；③填寫調(diào)查表；④參加業(yè)務實踐；（2）詳細調(diào)查的內(nèi)容：①企業(yè)組織結(jié)構(gòu)調(diào)查；②系統(tǒng)的業(yè)務處理流程和業(yè)務功能劃分（a.業(yè)務流程圖；b.跨功能業(yè)務流程圖；c.表格分配圖）；③數(shù)據(jù)流程和信息流程的調(diào)查；④數(shù)據(jù)分析和功能分析4、數(shù)據(jù)流程圖元素名稱圖形解釋外部實體描述該系統(tǒng)數(shù)據(jù)的外部來源或去向、流程的開始或結(jié)束數(shù)據(jù)處理描述輸入數(shù)據(jù)被轉(zhuǎn)換成輸出數(shù)據(jù)的邏輯處理功能數(shù)據(jù)流描述數(shù)據(jù)流動的方向數(shù)據(jù)存儲描述數(shù)據(jù)的存儲形式5、數(shù)據(jù)描述與數(shù)據(jù)字典數(shù)據(jù)流程圖描述了系統(tǒng)的分解，即描述了系統(tǒng)由哪幾部分組成，各部分之間的聯(lián)系，但沒有說明系統(tǒng)中各個成分的含義。只有當數(shù)據(jù)流程圖中的每一個成分都定義之后，才能完整、準確地描述一個系統(tǒng)。數(shù)據(jù)字典是結(jié)構(gòu)化分析方法中的另一個工具，主要用來描述數(shù)據(jù)流程圖中的數(shù)據(jù)流和數(shù)據(jù)存儲的詳細邏輯內(nèi)容、外部實體和處理邏輯的某些數(shù)據(jù)特征。數(shù)據(jù)字典是數(shù)據(jù)流程圖的輔助資料，對數(shù)據(jù)流程圖起著注解作用。6、會計信息系統(tǒng)的設計⑴概念設計（整體設計）主要任務是簡歷系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖，用系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖描述系統(tǒng)的層次、分塊結(jié)構(gòu)⑵評估與選擇①詳細的可行性研究；②成本效益分析（確認成本、確認效益、成本和收益比較）⑶詳細設計：①代碼設計A、順序碼：代碼以連續(xù)的數(shù)字按升序或降序排列，例如1,2,3，……101,102,103，等，擴展性差。B、組碼：用若干連續(xù)的數(shù)組，組成幾個系列編碼對象的代碼。用四位數(shù)表示以及會計科目編號，1000-1999代表資產(chǎn)了以及會計科目編號，2000-2999代表負責類……系列性、擴展性好，但空碼較多。C、群碼：以分類對象的從屬層次關(guān)系為排列順序的編碼，代碼分為若干層，代碼左端為高層次代碼，代碼右端為低層次代碼，例如：22210101，前4位代表一級科目應交稅金，第5和6位代表其二級科目應交增值稅，第7和8位代表其三級科目進項稅。應用最廣泛，代碼結(jié)構(gòu)簡單，易于擴展，便于分類匯總?！舸a設計原則：①單義性；②統(tǒng)一性；③擴展性；④穩(wěn)定性；⑤規(guī)范性；⑥簡單性；◆代碼設計的步驟：①確定代碼對象；②考察是否已有標準代碼；③根據(jù)代碼對象的性質(zhì)和處理要求，確定選用的代碼類型和編碼類型；④用選用的規(guī)則對被表示的對象逐個設計出其代碼，編制代碼表。②數(shù)據(jù)庫文件設計A、確定需要建立的文件；B、數(shù)據(jù)庫文件結(jié)構(gòu)設計；C、確定數(shù)據(jù)庫文件的組織形式；D、確定數(shù)據(jù)庫文件的屬性（保密性、讀寫性、共享性）③輸出設計A、確定輸出的內(nèi)容；B、選擇輸出的設備、介質(zhì)與輸出方式（輸出介質(zhì)：紙張、磁盤、光盤；多媒體介質(zhì)。輸出方式：打印輸出、屏幕查詢輸出、軟盤輸出、和網(wǎng)絡傳輸）C、確定輸出格式④輸入設計A、輸入設計應遵循的原則（最少量、簡單性、早檢驗、少轉(zhuǎn)換）B、輸出設計的內(nèi)容（確定輸入數(shù)據(jù)的內(nèi)容；確定數(shù)據(jù)的輸入方式和輸入設備）C、確定輸入數(shù)據(jù)的記錄格式D、輸入數(shù)據(jù)的正確性校驗⑤安全保密設計A、密碼權(quán)限控制；B、系統(tǒng)設立操作日志；C、系統(tǒng)數(shù)據(jù)的備份與恢復；D、系統(tǒng)運行狀態(tài)的自動記錄檢查⑥處理流程設計第三章賬務處理與總賬子系統(tǒng)1、IT環(huán)境下銀行對賬底層流程圖P852、科目編碼方法：（1）順序編碼；（2）位數(shù)編碼；（3）分組編碼3、科目編碼設計的基本原則（1）規(guī)定性原則；（2)層次性原則；（3）一致性原則；（4）簡短性原則；（5）擴展性原則4、會計科目編碼體系的設計（1)定長定位：對于明細科目編碼的結(jié)構(gòu)設計，大多數(shù)會計軟件采用定長定位方法，即科目編碼體系中各級科目編碼的長度是固定的。（2）不定長方式：不定長方式是指科目編碼體系在不超過總長度的前提下，除一級科目編碼長度，其他各級科目編碼的長度是不固定的，可由用戶隨意設計。（3）立體科目：是指將科目中大量重復的科目從科目體系中分離出來，按照項目進行存儲，并將項目和科目建立動態(tài)鏈接，在滿足優(yōu)化會計科目體系的同時，達到精細核算的目的。5、總賬子系統(tǒng)主要數(shù)據(jù)文件設計P95（1）科目文件①作用：用于反映企業(yè)的科目體系結(jié)構(gòu)和所有科目及其屬性，并為編制憑證、記賬、賬簿和報表查詢提供支持；②存放的內(nèi)容：③組織方式：一個科目為一條記錄，該文件中不允許有重復的科目，而且科目應該按照由小到大進行排序。當增加一個科目或刪除一個科目后，仍然保持由小到大的順序，因此，需要根據(jù)科目編碼建立索引文件，以“科目編碼”為索引關(guān)鍵字。當增加或減少科目時，計算機會自動按照科目編碼的大小重新排序。（2）匯總文件①作用：記賬時系統(tǒng)自動按科目進行匯總，并將匯總結(jié)果存入該文件；輸出賬簿時，系統(tǒng)自動從該文件和歷史憑證文件中提取數(shù)據(jù)，并進行加工，生成所需要的賬簿；進行編制報表、財務分析、領(lǐng)導查詢等工作時，仍然從該文件中提取數(shù)據(jù)，生成所需的結(jié)果。②存放的內(nèi)容：③組織方式：以“科目編碼”為索引關(guān)鍵字，建立索引文件。（3）臨時憑證文件設計：①作用：是臨時存儲未記賬的所有憑證，記錄在一定時間內(nèi)所發(fā)生的各項經(jīng)濟業(yè)務文件。臨時憑證文件應該反映賬務處理所需要的全部內(nèi)容，不僅包括記賬憑證本身要求的內(nèi)容，如日期、憑證號、摘要、會計科目、金額等，還要包括計算機在進行數(shù)據(jù)處理時所需要的各種標識，以及反映各種數(shù)據(jù)記錄內(nèi)部控制的內(nèi)容。一旦記賬，憑證就從臨時文件轉(zhuǎn)移到歷史憑證文件，所以任何一張憑證都不可能永遠在此文件中存儲。②存放的內(nèi)容：③組織方式：憑證是按照經(jīng)濟業(yè)務發(fā)生的時間順序產(chǎn)生的，因此，臨時憑證文件的組織方式為順序文件。6、總賬子系統(tǒng)的初始設置一般包括哪些內(nèi)容（1）設置賬套（帳套、編碼方案、啟用日期）（2）科目設置（“增加”、“刪除”、“修改”、“存盤”、“退出”模塊）（3）錄入余額（4）人員權(quán)限設置（5）結(jié)算方式設置7、憑證錄入與控制機制（1）憑證類型和憑證號（每月從1開始連續(xù)編號，不能有重號、漏號）（2）憑證日期（憑證日期為公歷日期，輸入日期不能為非結(jié)賬月份的日期）（3）附單據(jù)數(shù)（即本憑證的附件張數(shù)）（4）摘要（5）科目（存在性檢查；是不是明細記賬科目的檢查；與憑證類型是否相符的檢查）（6）金額（有借必有貸，借貸必相等，自動進行借貸平衡檢查）6、采購入庫單錄入的方式（1）直接錄入；（2）根據(jù)采購訂單生成采購入庫單；（3）根據(jù)采購發(fā)票生成采購入庫單7、采購入庫單入口原則如果采購入庫單在采購與付款子系統(tǒng)中的采購入庫模塊錄入，并將結(jié)果保存在入庫單文件文件中，那么在存貨子系統(tǒng)這里只允許修改和審核錄入單；如果采購入庫單在存貨子系統(tǒng)中錄入，那么就沒有必要錄入采購入庫單。8、采購發(fā)票編制（1）采購發(fā)票分類：①按發(fā)票類型分類：專用發(fā)票；普通發(fā)票（普通、農(nóng)收、廢收、其他收據(jù)）；運費發(fā)票②按業(yè)務性質(zhì)分類：藍字發(fā)票；紅字發(fā)票（2）采購發(fā)票格式一般來說，發(fā)票管理模塊提供一種發(fā)票格式，通過選擇發(fā)票類型，實現(xiàn)滿足各種發(fā)票處理的需求。由于企業(yè)所處行業(yè)不同和管理需求不同，所以很多管理軟件向用戶提供自定義發(fā)票格式的功能，以最大限度地滿足管理需求（3）在錄入發(fā)票時考慮的問題（直接錄入、根據(jù)入庫單產(chǎn)生發(fā)票）9、如何生成暫估明細表系統(tǒng)自動從入庫單文件選擇沒有采購結(jié)算標志（貨到票未到）并且滿足查詢條件的入庫單生成。該表可以提供貨到票未到的明細信息，利用該表可以查詢某倉庫暫估入庫情況，或者在該期間所有暫估入庫情況。10、如何生成在途明細表系統(tǒng)自動從發(fā)票文件中選擇沒有采購結(jié)算標志（票到貨未到）并且滿足查詢條件的發(fā)票來生成。在途明細表提供了票到貨未到的明細信息，利用該表可以查詢某供應商哪些貨物未到，某倉庫哪些貨物未到，或者在該期間所有票到貨未到的明細信息。第六章存貨核算與管理1、存貨核算與管理的特點：（1）數(shù)據(jù)存儲量大；（2）數(shù)據(jù)變化頻繁；（3）核算內(nèi)容廣泛；（4）核算方式復雜；（5）與其它子系統(tǒng)有較多的數(shù)據(jù)傳遞關(guān)系；（6）管理要求高2、存貨子系統(tǒng)數(shù)據(jù)文件設計（1）存貨檔案文件存貨檔案文件的作用：存貨檔案文件用來存放：存貨基本信息；存貨成本信息；存貨控制信息；存貨其它信息。存儲策略。存貨檔案文件一般一年為一個文件。組織方式。存貨檔案文件的組織方式應該按存貨編碼建立索引文件。（2）存貨結(jié)存文件存貨結(jié)存文件的作用：存貨結(jié)存文件用來存放所有存貨的收、發(fā)、結(jié)存數(shù)據(jù)，為存貨總賬、明細賬以及各種存貨分析提供信息。存貨結(jié)存文件的結(jié)構(gòu)。存貨結(jié)存文件時比較復雜的文件，它的設計要考慮到企業(yè)所采用的存貨成本核算方法。如果按照計劃成本核算，上述結(jié)構(gòu)中的本月期初單價、本月結(jié)存單價兩字段可以刪除，因為收發(fā)存貨的單價是計劃單價，既可以從存貨檔案文件中獲取，也可以通過金額除以數(shù)量計算得到。存貨結(jié)存文件存儲策略。如果按照實際成本核算，存貨成本計算方法又分為加權(quán)平均法、移動加權(quán)平均法、先進先出法、后進先出法和個別計價法。下面分別討論不同計算方法下，存貨結(jié)存文件的設計和存儲策略。（3）入庫單文件入庫單文件的作用：入庫單文件分為臨時入庫單文件和入庫單文件。臨時入庫單文件用于存放采購子系統(tǒng)傳入的采購入庫數(shù)據(jù)或通過入庫單錄入模塊輸入的入庫單。該文件中的入庫單經(jīng)過檢測后，正確無誤的入庫單轉(zhuǎn)儲到入庫單文件，錯誤的入庫單仍然存儲在臨時入庫單文件中等待修改。入庫單文件存放經(jīng)過檢測后正確無誤的入庫單，并為存貨總賬、明細賬、自動轉(zhuǎn)賬、存貨分析等提供信息。入庫單文件處理標志：用來表示該入庫單是否被轉(zhuǎn)存到入庫單文件中，如果已經(jīng)轉(zhuǎn)存，則該處理標志為“T”臨時入庫單處理標志：（4）出庫單文件出庫單文件的作用：出庫單輸入系統(tǒng)后先存于臨時出庫單文件中，經(jīng)過檢測后，正確無誤的出庫單轉(zhuǎn)儲于出庫單文件，錯誤的出庫單仍然存儲于臨時出庫單文件等待修改。出庫單文件為存貨總賬、明細賬、自動轉(zhuǎn)賬、存貨分析等提供信息。3、存貨子系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)（1）初始設置（2）單據(jù)處理（3）日常處理與期末處理（4）賬表輸出（5）管理分析（6）系統(tǒng)服務4、存貨檔案設置（1）基本信息：規(guī)格型號、計量單位、換算率、所屬分類碼、稅率、存貨屬性（銷售、外購、生產(chǎn)耗用、自制、勞務費用）（2）成本信息：計劃/售價，參考成本，最新成本，參考售價，最低售價，最高進價、主要供貨單位、5、倉庫、部門、收發(fā)類別等的設置（1）倉庫檔案設置（倉庫編碼、倉庫名稱、所屬部門、倉庫地址電話負責人、計算方法、是否貨位管理、資金定額）（2）收發(fā)類別設置（3）部門檔案設置6、期初余額設置（1）選擇存貨所在的倉庫；（2）輸入存貨期初數(shù)據(jù)；（3）進行期初記賬7、采購入庫單格式1）訂單號、采購類型、供貨單位、采購員；2)入庫單號；3）入庫日期；4）倉庫；5）入庫類別；6）部門；7）業(yè)務類型；8）存貨；9）失效日期；10）數(shù)量；11）單價、金額：①采用計劃價或售價核算的存貨，單價、金額可輸可不輸，系統(tǒng)自動從存貨檔案文件中提取計劃單價，計算金額，并將其顯示在屏幕上；②采用實際價核算的存貨，輸入單價或金額；③如果輸入的單價、金額為零，系統(tǒng)自動默認是零成本，主要用于贈品、配送件入庫等；④對于藍字入庫單，存貨的金額必須大于等于零；對于紅字入庫單，存貨的金額必須小于等于零；⑤個別計價法核算或批次管理的存貨，用戶不能輸入單價和金額，而必須參照藍字入庫單選擇輸入。8、出庫單錄入格式單價、金額：①計劃成本核算—系統(tǒng)自動從存貨檔案文件中提取單價；②先進先出法—計算機自動到本月存貨結(jié)存文件中從“前”向“后”檢查每一種結(jié)存單價存貨的結(jié)存數(shù)量；③移動加權(quán)平均法或個別計價法—計算機自動從存貨結(jié)存文件中查詢出該存貨的結(jié)存單價，將其填入單價欄目中，并自動計算出相應的金額。加權(quán)平均—單價、金額欄無須填寫；④輸入單價為零，系統(tǒng)自動默認為是零成本，而不核算其出庫成本，主要用于贈品、配件出庫等。⑤對于藍字出庫單,存貨的金額必須大于等于零，對于紅字出庫單，存貨的金額必須小于等于零，紅子出庫單如果有對應的原出庫單，用戶不能輸入單價和金額，系統(tǒng)自動根據(jù)原出庫單的單價，金額計算。9、單據(jù)的審核對臨時入庫單、出庫單文件按當中的單據(jù)進行審核，直到全部簽字確認。審核的方法：在線審核，即輸入單據(jù)時就審核，也就輸入一張單據(jù)審核一張單據(jù)。成批審核，即將全部單據(jù)輸入完成之后，集中對單據(jù)進行審核。10、單據(jù)記賬（1）根據(jù)臨時出庫單文件進行記帳的過程①如果審核標準為“T”，則處理該條記錄。②以該條記錄的存貨編碼為查找鍵，在存貨檔案文件中找到該存貨的計算方法，再按此查找鍵在相應月份的存貨結(jié)存文件中找到該存貨記錄。③根據(jù)不同的計算方法對存貨結(jié)存文件進行不同的處理。將臨時出庫單中該存貨記錄追加到出庫單文件中。將臨時出庫單中該存貨記錄的處理標志字段內(nèi)賦值“T”。臨時入庫單全部記錄處理完之后，將處理標志字段為“T”的記錄刪除。結(jié)束。（2）記賬方式：（并不是所有方式都用這兩種方法）按先進先出、后進先出、移動加權(quán)平均法進行成本計價存貨，應該采用在線記賬；對于按照加權(quán)平均、個別計價法進行成本法進行成本計價的存貨，既可以在線記賬，也可以批量記賬11、超儲短缺存貨分析將存貨結(jié)存文件的結(jié)存數(shù)量、結(jié)存金額與存貨檔案文件中的最高庫存、最低庫存進行對比、判斷后，輸出超儲或短缺存貨分析表。第七章其他業(yè)務核算與管理1、人事管理和工資處理正在被整合為一個人力資源系統(tǒng)（P264）2、基本不變數(shù)據(jù)是指固定不變的數(shù)據(jù)和在較長時間內(nèi)很少變動的數(shù)據(jù)（參加工作時間、職工代碼、姓名、基本工資等）變動數(shù)據(jù)是指每月都有可能發(fā)生變動的數(shù)據(jù)，這種變動值可以是數(shù)值大小的變動，也可以是有無的變動（病事假時間、某種不固定的津貼和扣款項等。3、人事部門所需的職工自然工資檔案只與基本不變數(shù)據(jù)有關(guān)，對此數(shù)據(jù)庫的創(chuàng)建、查詢、修改和維護可作為人事管理系統(tǒng)的子模塊，獨立于工資系統(tǒng)以外，以支持工資核算與管理的實現(xiàn)。（P265）注圖7—24、主要數(shù)據(jù)文件設計（1）工資計算文件作用與地位：工資計算文件也稱工資主文件，是工資系統(tǒng)的核心文件，其他（工資匯總文件、工資費用分配文件）都由此文件產(chǎn)生。（2）工資費用匯總文件作用與地位：用來存放按各級工資發(fā)放單位匯總的工資數(shù)據(jù)，一個部門（班組或小組、車間或科室）一條記錄。（3）工資費用分配文件作用與地位：每月月終要按工資費用的用途對工資費用進行分配，形成工資費用分配文件，由該文件生成機制轉(zhuǎn)賬憑證，據(jù)以計算產(chǎn)品成本和登記賬簿。（4）工資項目計算公式庫文件作用與地位：用于存放工資項目的計算公式。5、初始化模塊設計（需詳細看P272）（1）庫結(jié)構(gòu)設置；（2）部門設置；（3）工資費用分配項目設置；（4）基本不變數(shù)據(jù)輸入6、人事變動模塊設計（需詳細看P272）（1）人員變動；（2）基本工資變動；（3）固定津貼統(tǒng)一調(diào)整7、主要數(shù)據(jù)文件設計（1）固定資產(chǎn)卡片文件：作用：該文件用來存儲所有固定資產(chǎn)卡片數(shù)據(jù)，固定資產(chǎn)卡片文件數(shù)據(jù)，固定資產(chǎn)卡片文件數(shù)據(jù)反映了固定資產(chǎn)的實際狀況。該文件中一項固定資產(chǎn)一條記錄，記錄中的字段詳細反映固定資產(chǎn)的具體特征。（2）固定資產(chǎn)增加文件：作用：當企業(yè)通過某種方式獲得一項新的固定資產(chǎn)時，需要填制固定資產(chǎn)卡片，并將卡片數(shù)據(jù)輸入計算機系統(tǒng)，生成固定資產(chǎn)卡片增加文件。通過固定資產(chǎn)增加文件可以得知當期固定資產(chǎn)數(shù)量。該文件的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)與固定資產(chǎn)卡片文件基本相同。（3）固定資產(chǎn)減少文件作用：當企業(yè)發(fā)生固定資產(chǎn)清理時，需要填制固定資產(chǎn)減少通知單，并將減少的固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)輸入計算機系統(tǒng)，生產(chǎn)固定資產(chǎn)減少數(shù)據(jù)文件。通過固定資產(chǎn)減少文件數(shù)據(jù)可以看到固定資產(chǎn)減少的情況。（4）固定資產(chǎn)內(nèi)部調(diào)動文件作用：當企業(yè)發(fā)生固定資產(chǎn)