企業(yè)合同管理內(nèi)部控制流程模版

合同管理內(nèi)部控制流程1.1控制目標(biāo)確保合同管理活動(dòng)符合法律法規(guī)及公司內(nèi)部規(guī)章要求；確保合同信息的完整性和保密性；合理保證合同的編制、簽署和履約得到有效的管理；確保合同履行情況得到適當(dāng)?shù)谋O(jiān)督和準(zhǔn)確的披露；確保不相容職責(zé)分離；合理保證合同編制、合同審核、合同保管等職位分離。1.2流程范圍1.2.1所涉及的業(yè)務(wù)流程范圍該流程主要描述了合同管理的相關(guān)業(yè)務(wù)流程,主要包括合同的編制與審批、合同的訂立與保管、合同的履行與驗(yàn)收等。1.2.2所涉及的部門范圍壓縮機(jī)公司/生產(chǎn)管理;審計(jì)部;采購(gòu)部/綜合管理;節(jié)能服務(wù)公司/財(cái)務(wù);辦公室/法律事務(wù)管理;監(jiān)事會(huì);財(cái)務(wù)管理部/制造;國(guó)內(nèi)營(yíng)銷事業(yè)部/工程管理;國(guó)內(nèi)營(yíng)銷事業(yè)部/區(qū)域營(yíng)銷;黨群工作部;國(guó)內(nèi)營(yíng)銷事業(yè)部/商業(yè)冷凍項(xiàng)目部;人力資源部;國(guó)內(nèi)營(yíng)銷事業(yè)部/儲(chǔ)運(yùn)管理;制造事業(yè)部;安全保衛(wèi)部/治安;節(jié)能服務(wù)公司;氣體壓縮設(shè)備分公司/銷售;氣體壓縮設(shè)備分公司;經(jīng)理層;國(guó)內(nèi)營(yíng)銷事業(yè)部/合同管理;海外事業(yè)部/財(cái)務(wù);氣體壓縮設(shè)備分公司/服務(wù)營(yíng)銷;壓縮機(jī)公司;壓力容器廠;國(guó)內(nèi)營(yíng)銷事業(yè)部/氟利昂項(xiàng)目部;國(guó)內(nèi)營(yíng)銷事業(yè)部/銷售管理;壓力容器廠/生產(chǎn)管理;國(guó)內(nèi)營(yíng)銷事業(yè)部/工業(yè)冷凍項(xiàng)目部;機(jī)組總裝廠/財(cái)務(wù)管理;海外事業(yè)部/市場(chǎng)發(fā)展;節(jié)能服務(wù)公司/配件;國(guó)內(nèi)營(yíng)銷事業(yè)部;機(jī)組總裝廠;機(jī)組總裝廠/生產(chǎn)管理;研發(fā)設(shè)計(jì)部/產(chǎn)品電氣室;國(guó)內(nèi)營(yíng)銷事業(yè)部/財(cái)務(wù)管理;采購(gòu)部/物資采購(gòu);自控設(shè)備廠;董事會(huì);辦公室/不動(dòng)產(chǎn)管理;投資部;品質(zhì)保證部/質(zhì)量監(jiān)督;總工程師辦公室;財(cái)務(wù)管理部/信貸資金;氣體壓縮設(shè)備分公司/財(cái)務(wù)。1.3流程主要風(fēng)險(xiǎn)未簽訂合同,未經(jīng)相關(guān)人員評(píng)審,未經(jīng)授權(quán)對(duì)外訂立合同,未對(duì)合同對(duì)方的主體資格進(jìn)行有效檢查,合同內(nèi)容存在重大疏漏和欺詐,可能導(dǎo)致因合同對(duì)方的經(jīng)營(yíng)失敗和信用喪失而使公司合法權(quán)益受到損害。合同協(xié)議信息安全措施不當(dāng),可能導(dǎo)致企業(yè)商業(yè)秘密和技術(shù)秘密泄露。合同協(xié)議及相關(guān)信息沒(méi)有被及時(shí)的、完整的、準(zhǔn)確的傳遞到財(cái)務(wù)部門作為賬務(wù)處理的依據(jù),可能導(dǎo)致相關(guān)的賬務(wù)處理不完整。合同協(xié)議條款未恰當(dāng)履行或監(jiān)控不當(dāng),可能導(dǎo)致企業(yè)承擔(dān)違約損失。合同協(xié)議糾紛處理不當(dāng),可能導(dǎo)致企業(yè)權(quán)益受損或承擔(dān)違約損失。合同協(xié)議的歸檔及保管不完整、不妥善,可能導(dǎo)致重要文檔丟失,交易真實(shí)性無(wú)依據(jù)。合同協(xié)議的擬定、審批及執(zhí)行的職責(zé)未經(jīng)適當(dāng)分離,可能因重大差錯(cuò)、舞弊、欺詐而導(dǎo)致?lián)p失。1.4業(yè)務(wù)流程描述1.4.1編制與審核1.4.1.1公司在進(jìn)行銷售、采購(gòu)、基建、研發(fā)、投資和籌資等業(yè)務(wù)時(shí),需要簽訂合同協(xié)議時(shí),一般由承辦部門（如,銷售合同的承辦部門為各營(yíng)銷單元,采購(gòu)招標(biāo)合同及與供應(yīng)商簽訂采購(gòu)框架協(xié)議的承辦部門為采購(gòu)部,生產(chǎn)物資采購(gòu)合同的承辦部門為制造事業(yè)部各生產(chǎn)廠）負(fù)責(zé)與合同對(duì)方進(jìn)行溝通洽談相關(guān)事項(xiàng)。對(duì)于影響重大、涉及較高專業(yè)技術(shù)或法律關(guān)系復(fù)雜的合同,承辦部門應(yīng)當(dāng)組織法律、技術(shù)、財(cái)務(wù)等相關(guān)業(yè)務(wù)部門專業(yè)人員參與談判,必要時(shí)可聘請(qǐng)外部專家參與相關(guān)工作,以確保談判結(jié)果符合公司的需求和利益。1.4.1.2對(duì)于公司常用的合同協(xié)議,由營(yíng)銷單元、采購(gòu)部擬訂格式合同,主要關(guān)注合同是否符合相關(guān)法律法規(guī),表述的是否明確、清晰且無(wú)任何的法律歧義等,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人、法律事務(wù)人員審核,限定合同格式和主要條款。承辦部門根據(jù)每次簽約的具體情況填寫格式合同或根據(jù)需要進(jìn)行合同條款的修改。對(duì)于重大合同協(xié)議或特殊合同協(xié)議,由承辦部門組織法律事務(wù)人員、財(cái)務(wù)、技術(shù)等專業(yè)人員起草,必要時(shí)公司聘請(qǐng)外部專家參與起草。由對(duì)方進(jìn)行合同協(xié)議草擬的,承辦部門應(yīng)檢查合同協(xié)議條款是否滿足公司的要求,是否符合公司的利益,并根據(jù)需要將合同協(xié)議草稿提交法律事務(wù)人員、財(cái)務(wù)、技術(shù)等專業(yè)人員進(jìn)行審核。1.4.1.3承辦部門視合同類型、合同協(xié)議內(nèi)容組織合同評(píng)審。1）銷售合同由營(yíng)銷單元內(nèi)部業(yè)務(wù)單元組織對(duì)合同進(jìn)行評(píng)審；2）生產(chǎn)物資采購(gòu)合同屬于公司已定價(jià)并在定點(diǎn)供方內(nèi)的由各責(zé)任采購(gòu)單元負(fù)責(zé)人審核，未定價(jià)或非定點(diǎn)供方的須提交采購(gòu)部審核；3）其他合同由承辦部門將合同協(xié)議及其評(píng)審資料提交給授權(quán)審批人進(jìn)行合同協(xié)議的審批。1.4.1.4審批人依據(jù)審批權(quán)限，按照各自的審核要點(diǎn)進(jìn)行審核，確保合同協(xié)議經(jīng)濟(jì)、可行、嚴(yán)密、合法，審批人簽署意見。1.4.1.5如需修改，由承辦部門經(jīng)辦人根據(jù)審核意見進(jìn)行合同協(xié)議的修改，并將修改完畢的合同協(xié)議提交給簽訂對(duì)方確認(rèn)，如有異議，則雙方進(jìn)行談判和協(xié)商。如果合同協(xié)議草稿由簽約對(duì)方提供，則由承辦部門與簽約對(duì)方溝通合同協(xié)議的修改意見直至雙方達(dá)成共識(shí)。1.4.1.6子公司的合同協(xié)議如果涉及以下幾種特殊情況，需要將其初審后的合同協(xié)議草稿提交股份公司歸口管理部門進(jìn)行復(fù)審：1）涉及限額以上固定資產(chǎn)購(gòu)置或處置，由采購(gòu)部和制造事業(yè)部進(jìn)行復(fù)審；2）對(duì)外投資方面的合同，由投資部進(jìn)行復(fù)審；3）其他股份公司業(yè)務(wù)部門要求提交復(fù)審的合同協(xié)議。復(fù)審后，業(yè)務(wù)歸口管理部門將審核意見以書面或電子郵件方式回復(fù)給子公司。審核意見作為修改合同協(xié)議以及評(píng)審合同協(xié)議的重要參考。1.4.1.7承辦部門經(jīng)辦人根據(jù)合同編制規(guī)則分類對(duì)合同協(xié)議進(jìn)行編號(hào),確保合同編號(hào)完整、準(zhǔn)確。1.4.2訂立與保管1.4.2.1公司對(duì)合同簽訂權(quán)進(jìn)行分級(jí)管理和授權(quán),各承辦部門負(fù)責(zé)上報(bào)被授權(quán)人姓名、授權(quán)的范圍、期間、條件、被授權(quán)人、是否允許轉(zhuǎn)委托等內(nèi)容,經(jīng)董事長(zhǎng)審批后,辦公室秘書負(fù)責(zé)在《授權(quán)委托書》上加蓋公章及法人私章。承辦部門編制《授權(quán)委托書發(fā)放登記表》,被授權(quán)人親自簽名領(lǐng)取證書。1.4.2.2合同評(píng)審?fù)ㄟ^(guò)后，雙方簽署合同。由承辦部門經(jīng)辦人將審批后的合同評(píng)審記錄及合同正本提交公司法定代表人或其授權(quán)人簽署。公司法定代表人或其授權(quán)人復(fù)核無(wú)誤后在合同正本上簽字，并加蓋公章或合同專用章。其中，公章由辦公室根據(jù)用章申請(qǐng)負(fù)責(zé)在合同正本上加蓋，合同專用章由承辦部門指定人員加蓋。1.4.2.3若合同內(nèi)容涉及公司的商業(yè)秘密和技術(shù)秘密,在合同協(xié)議條款中明確合同協(xié)議信息保密的條款,要求簽訂雙方對(duì)合同協(xié)議中涉及的機(jī)密信息履行保密義務(wù),或者另行簽訂《保密協(xié)議》。1.4.2.4雙方簽署后的《合同》原件和《保密協(xié)議》原件（如有）應(yīng)返回給合同管理人員,復(fù)核合同正本的編號(hào)是否與《合同編號(hào)表》中登記的編號(hào)一致,若出現(xiàn)錯(cuò)誤,將及時(shí)查找原因并修改編號(hào)表或合同正本的編號(hào)。1.4.2.5雙方簽署后的合同及《保密協(xié)議》（如有）,合同管理人員根據(jù)合同規(guī)定傳遞至相關(guān)業(yè)務(wù)部門。1.4.2.6承辦部門合同管理人員將雙方簽署后的合同錄入合同臺(tái)賬,檢查合同協(xié)議是否經(jīng)過(guò)審批、合同雙方是否簽字蓋章、合同編號(hào)是否準(zhǔn)確、完整、合同臺(tái)賬內(nèi)的合同編號(hào)是否連續(xù)。并按照合同協(xié)議進(jìn)度定期更新合同臺(tái)賬,做好合同的統(tǒng)計(jì)、收集、管理工作。1.4.2.7各業(yè)務(wù)部門合同管理人員，將本部門合同歸檔管理：1）銷售合同歸檔。合同管理專管員在清點(diǎn)無(wú)誤后在移交臺(tái)賬中簽字確認(rèn)，合同管理專管員對(duì)收到的文檔進(jìn)行登記或更新合同臺(tái)賬；2）生產(chǎn)物資采購(gòu)合同由采購(gòu)工程師負(fù)責(zé)歸檔保存；3）其它類型合同歸檔。由各業(yè)務(wù)部門合同管理人員登記或更新合同臺(tái)賬。檔案室占用獨(dú)立的房間，房間及檔案存放柜加鎖，鑰匙由檔案管理員持有和使用。1.4.2.8借閱合同時(shí),需填寫《合同借閱申請(qǐng)單》,經(jīng)借閱人、雙方部門負(fù)責(zé)人簽字認(rèn)可后方可借閱。1.4.3履行1.4.3.1財(cái)務(wù)管理部根據(jù)合同條款審核后辦理結(jié)算業(yè)務(wù)。未按合同條款履約的,或應(yīng)簽訂書面合同而未簽訂的,財(cái)務(wù)管理部有權(quán)拒絕付款,并及時(shí)向公司報(bào)告。1.4.3.2為確保合同協(xié)議的順利履行，承辦部門定期對(duì)合同協(xié)議的履行情況進(jìn)行跟蹤和監(jiān)控，并進(jìn)行記錄，定期提交部門負(fù)責(zé)人審閱。1.4.3.3合同履行中出現(xiàn)異常情況時(shí)，承辦部門經(jīng)辦人應(yīng)詳細(xì)記錄問(wèn)題產(chǎn)生的原因、性質(zhì)、后果及可行的解決方案等，若涉及法律、技術(shù)、財(cái)務(wù)等專業(yè)問(wèn)題，承辦部門不能自行解決的，還應(yīng)同時(shí)組織法律、技術(shù)、財(cái)務(wù)等專業(yè)人員就相關(guān)問(wèn)題提出處理方案，形成合同履行問(wèn)題書面報(bào)告。1.4.3.4合同履行問(wèn)題報(bào)告需提交承辦部門負(fù)責(zé)人審閱，簽署處理意見；涉及重大合同履行問(wèn)題，應(yīng)提交由管理層審閱，關(guān)注處理方案是否合理，并決策。1.4.3.5承辦部門根據(jù)合同履行問(wèn)題處理處理措施的批復(fù)意見組織相關(guān)業(yè)務(wù)部門跟進(jìn)處理，處理結(jié)束后，承辦部門應(yīng)記錄處理結(jié)果。1.4.3.6公司在處理問(wèn)題過(guò)程中需要與對(duì)方建立新的約定條款,或需要對(duì)已簽訂合同協(xié)議進(jìn)行變更時(shí),執(zhí)行與合同協(xié)議訂立相同的編制與評(píng)審程序。1.4.3.7合同糾紛涉及訴訟的由辦公室法務(wù)人員負(fù)責(zé)，合同簽訂部門協(xié)助。辦公室法務(wù)人員接手涉訴案件后，將在第一時(shí)間與相關(guān)業(yè)務(wù)單元聯(lián)系，收集全部與涉訴案件有關(guān)的資料，必要時(shí)與司法機(jī)關(guān)聯(lián)系閱卷。資料收集完畢，法務(wù)人員根據(jù)起訴資料及業(yè)務(wù)單元提供的資料，向管理層匯報(bào)案件情況，經(jīng)管理層批準(zhǔn)后執(zhí)行。辦公室法務(wù)人員負(fù)責(zé)整個(gè)訴訟案件的全過(guò)程，訴訟過(guò)程中出現(xiàn)放棄、變更訴訟請(qǐng)求、和解、反訴或上訴等情形時(shí)，需向管理層書面匯報(bào)并按批示執(zhí)行。公司財(cái)務(wù)管理部了解未決仲裁、訴訟形成的或有負(fù)債并據(jù)此進(jìn)行正確合理的會(huì)計(jì)處理。如果該等事項(xiàng)需要進(jìn)行披露，則按照“信息披露”流程的要求進(jìn)行操作。1.4.3.8合同協(xié)議履行完畢后,按照業(yè)務(wù)性質(zhì),如有需要,由承辦部門組織對(duì)合同協(xié)議履行結(jié)果進(jìn)行驗(yàn)收,驗(yàn)收完畢,形成書面的驗(yàn)收?qǐng)?bào)告。（如：基建、工程項(xiàng)目竣工后,由相關(guān)責(zé)任人組織進(jìn)行驗(yàn)收,形成《竣工驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》）1.4.4合同監(jiān)督1.4.4.1承辦部門合同管理人員定期檢查合同臺(tái)賬及合同原件的一致性，檢查合同臺(tái)賬中的合同協(xié)議編號(hào)是否連續(xù)、完整，合同協(xié)議文本是否完整保存，合同臺(tái)賬中記錄的合同信息是否與合同文本一致。1.4.4.2審計(jì)部對(duì)重大合同執(zhí)行情況進(jìn)行定期監(jiān)督與檢查,形成書面的檢查報(bào)告,將該項(xiàng)工作納入年度審計(jì)計(jì)劃,并將監(jiān)督結(jié)果上報(bào)管理層。1.5關(guān)鍵控制活動(dòng)及控制證據(jù)編號(hào)關(guān)鍵控制活動(dòng)控制證據(jù)P1.1.4審批合同協(xié)議合同評(píng)審表、項(xiàng)目投標(biāo)預(yù)審表P1.1.6評(píng)審特殊合同協(xié)議合同協(xié)議P1.2.1合同簽署權(quán)的分級(jí)管理與授權(quán)《授權(quán)委托書》、發(fā)放登記表P1.2.3合同信息保密合同,《保密協(xié)議》P1.2.7合同歸檔合同,交接臺(tái)賬P1.2.8借閱合同《合同借閱申請(qǐng)單》P1.3.1根據(jù)合同條款辦理結(jié)算業(yè)務(wù)付款憑證及對(duì)應(yīng)合同條款P1.3.2監(jiān)控合同協(xié)議履行《合同執(zhí)行