心理咨詢室檔案管理制度

心理咨詢室檔案管理制度心理咨詢室檔案管理制度第一章總則為規(guī)范心理咨詢室檔案管理工作，確保檔案安全、完整、準(zhǔn)確，做到保密可靠、易于查找和使用，制定本制度。第二章檔案的建立、保管、查閱和使用2.1檔案的建立（1）按照《中華人民共和國檔案法》和有關(guān)規(guī)定，本室對(duì)接受心理咨詢的學(xué)生進(jìn)行檔案建立，建立單位為每位學(xué)生一個(gè)檔案；同時(shí)對(duì)于心理咨詢師的工作記錄及其他相關(guān)資料也建立檔案；（2）建立檔案時(shí)，需要搜集學(xué)生的個(gè)人信息（包括姓名、性別、出生日期、籍貫、身份證號(hào)等）、心理咨詢記錄、心理測(cè)試報(bào)告、心理咨詢師工作記錄、心理咨詢師評(píng)估和差錯(cuò)糾正記錄等資料，確保檔案內(nèi)容全面、準(zhǔn)確、有序；（3）對(duì)于心理咨詢師的檔案，需要搜集個(gè)人基本信息（包括姓名、性別、年齡、學(xué)歷、工作經(jīng)歷等）、在崗培訓(xùn)記錄、心理咨詢服務(wù)記錄、心理咨詢服務(wù)評(píng)估記錄、個(gè)人收入報(bào)告等資料，確保檔案內(nèi)容全面、準(zhǔn)確、有序。2.2檔案的保管（1）心理咨詢室必須對(duì)咨詢檔案進(jìn)行安全保管，實(shí)行信息化管理，確保數(shù)據(jù)內(nèi)容安全、備份完備、磁介質(zhì)儲(chǔ)存安全可靠；（2）建立檔案室，配備專人管理，每天對(duì)檔案室的安全情況進(jìn)行檢查并做好日常的衛(wèi)生與維護(hù)工作；（3）對(duì)于紙質(zhì)檔案，在電腦數(shù)據(jù)備份后置于檔案室內(nèi)，那些涉及到學(xué)生隱私、依法規(guī)定的公司機(jī)密信息的檔案尤其需要妥善保存；（4）日常工作中應(yīng)注意保管好咨詢檔案，嚴(yán)禁將檔案借出、移交或復(fù)制，對(duì)于丟失、損毀的檔案推動(dòng)責(zé)任人承擔(dān)賠償；（5）定期檢查檔案室內(nèi)的衛(wèi)生、環(huán)境及設(shè)備設(shè)施，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理。2.3檔案的查閱和使用（1）對(duì)于心理咨詢師，可以通過權(quán)限管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案查閱及修改；（2）要求所有工作人員必須遵守保密義務(wù)，保證檔案的機(jī)密性和完整性，并且在檔案中標(biāo)注查閱者的姓名及查閱時(shí)間，確保檔案使用的可追溯性；（3）對(duì)于檔案的自主查詢，學(xué)生必須在預(yù)約后在咨詢室內(nèi)完成查詢，查閱資料不得外傳，若有特殊原因需要復(fù)制，必須征得本室相關(guān)人員認(rèn)可。第三章檔案的歸檔和銷毀3.1檔案的歸檔（1）出具證明的檔案歸檔：學(xué)生已出具的心理咨詢證明存檔；（2）按照建立檔案時(shí)收錄的資料與證據(jù)進(jìn)行檔案整理挑選和歸檔，對(duì)于既有紙質(zhì)資料又有電子資料的檔案應(yīng)當(dāng)同時(shí)進(jìn)行分類管理、挑選和歸檔；（3）對(duì)于歸檔的檔案，應(yīng)標(biāo)注歸檔時(shí)間及歸檔人員姓名，放置在指定位置。3.2檔案的銷毀（1）按照檔案保管期限整理清理檔案，按規(guī)定時(shí)間銷毀；（2）對(duì)于已經(jīng)符合銷毀條件的檔案，應(yīng)有常務(wù)人員對(duì)其進(jìn)行歸檔，由負(fù)責(zé)人員進(jìn)行審核，杜絕錯(cuò)誤銷毀出現(xiàn)；（3）銷毀后應(yīng)有銷毀記錄，記錄銷毀人及銷毀方式。第四章安全保密4.1安全管理（1）心理咨詢室應(yīng)建立健全保密制度，專人管理，工作人員應(yīng)受到保密教育及監(jiān)督；（2）嚴(yán)格限制人員范圍，禁止向外放露收集到的任何心理測(cè)試報(bào)告等檔案內(nèi)容；（3）磁盤等電子設(shè)備必須進(jìn)行加密處理，未經(jīng)授權(quán)的任何人不得傳送或擅自復(fù)制；（4）對(duì)于心理咨詢師與學(xué)生之間的交流、會(huì)談等及時(shí)清理打印出的紙質(zhì)資料，刪除軟件過程中不得泄露機(jī)密信息。4.2保密管理（1）保密管理內(nèi)部要實(shí)現(xiàn)權(quán)限管理，對(duì)于需要有不同權(quán)限的人員進(jìn)行權(quán)限劃分，系統(tǒng)記錄所屬權(quán)限及訪問時(shí)間；（2）對(duì)于指定的保密數(shù)據(jù)，應(yīng)當(dāng)明確個(gè)人責(zé)任，實(shí)行審批制度，并開展保密知識(shí)培訓(xùn)；（3）對(duì)于機(jī)密性高、安全保障需要段的數(shù)據(jù)，必須對(duì)外部人員（如外來咨詢師等）保密數(shù)據(jù)展開教育培訓(xùn)，客觀保證咨詢機(jī)構(gòu)內(nèi)部信息安全性。第五章處罰條款對(duì)于違反本規(guī)定的行為，違規(guī)人員依據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行處罰或紀(jì)律處分，且因此產(chǎn)生的一切后果由違規(guī)人員自行承擔(dān)。第六章其他條款6.1本