大學生時間管理

第四講大學生時間管理主要內(nèi)容時間的重要性：生命倒計時時間管理理論：杜拉克時間管理模式緊急/重要

20/80原則時間管理方法人生70古來?。媱澔頮___歲？）讓我們做一項殘酷的活動：

生命倒計時?。?！Weallhavethesametime...

時間面前人人平等一天1,440分鐘一周10,080分鐘一年525,600分鐘假設一個人壽命為72歲

現(xiàn)在是周一晚上，你要計劃未來5天的日程，這五天要做的事情有：1．你從昨天早晨開始牙疼，想去看醫(yī)生2．星期六是一個好朋友的生日--你還沒有買禮物和生日卡3．你有好幾個月沒有回家，也沒有寫信或打電話4．下個星期二，你要參加一次業(yè)務考試5．明晚8點有個1小時長的電視節(jié)目，與你的學習有密切關系6．明晚有一場演唱會7．你在圖書館借的書明天到期8．外地一個朋友邀請你周末去玩，你需要整理行李9．你要在星期五交活動策劃書之前把它復印一份10．明天下午2點到4點有一個例會11．你欠某人200元錢--他明天也將參加那個例會12．你明天早上從9點到11點要聽一場講座13．你的老師給你電話，要你盡快與他見面14．你沒有干凈的內(nèi)衣，一大堆臟衣服沒有洗15．你想好好洗個澡16．你負責的部門將在明天下午6點鐘開會，預計1小時17．你身上只有5塊錢，需要取錢18．大家明天晚上聚餐19．你錯過了星期一的例會，要在下星期一之前復印一份會議記錄20．這個星期有些材料沒有整理完，要在下星期一之前整理好，約需2小時21．你收到一個朋友的信1個月了，沒有回信，也沒有打電話給他22．周日早上要參加演講比賽，準備時間要15個小時，且只能用業(yè)余時間個人目標金字塔人生終極目標長期目標短期目標每日目標中期目標10年以上5至10年1至5年每天2至5個目標設立你的目標目標要符合自己的價值觀。了解你目前的狀況。設定具體的目標。

Specific: 具體的

Measurable: 可衡量的

Achievable: 可達到的

Realistic: 現(xiàn)實的

Time-bound: 有時間限制的

時間管理理論It’snotenoughtobebusy,thequestionis…Whatyouarebusydoing?光忙是不夠的，關鍵是你在忙著干什麼？Keepsatimelog做時間記錄杜拉克時間管理法現(xiàn)代管理之父杜拉克認為，有效的管理者不是從他們的任務開始，而是從他們時間開始。——記錄時間；——分析時間；——管理時間。

如何做？Completeitattheendofeachhour

每個小時結束時填寫表格Doit5days…thenstop!

連做5天不要停！Keepitprivate…andbehonestwithyourself.

不要給別人看，對自己要誠實

Ataskis…一項任務是IMPORTANTifdoingithasahighbenefitandvalueforachievingthegoalsofyourjob.重要---- 如果做它能為達到工作目標增加很大的 好處及價值URGENTiffailuretocompleteitnow,orassoonaspossible,willcancelorreducethebenefitofdoingit atall.緊急---- 如果現(xiàn)在完不成，或不能盡快完成，將 完全抵消或減少做這件事的好處做好時間管理緊迫的事不緊迫的事重要的事1st

急2nd重不重要的事3rd輕4th緩????ACBD時間分配原則：做好時間管理緊迫的事不緊迫的事重要的事復習考試限期完成的工作緊急狀況迫切的問題計劃好的會議做計劃，長遠規(guī)劃提升自己的能力問題之調查運動鍛煉人際關系的建立準備工作預防措施抓住新機會不重要的事干擾、某些電話有些不速之客到訪某些會議有些無謂的請托有些臨時的邀約某些信件、報告迫在眉睫的事符合別人期望的事有些交際應酬有些文件之處理自我干擾個人嗜好的沉迷閑聊天找東西等人忙碌瑣碎的事短期行為重點可能出現(xiàn)危機看不到長遠目標覺得是犧牲者，失控人際關系淡漠或崩潰遠景，長遠規(guī)劃生活工作平衡自律控制性強很少出現(xiàn)危機完全無責任心失去工作事事依賴別人事事需要指示壓力自我爆炸危機救火ABCD做好時間管理通常我們的時間分配：A.45%B5%D15%C.35%做好時間管理明智的時間分配：AB

重要的事情著重在計劃

計劃著重在做

做著重在檢查

檢查著重在調整行為給重要的工作留大塊兒的時間直截了當處理緊急事務控制花在不重要事務上的時間， 即使它們很緊急PlanYourWork,WorkYourPlan

計劃你的工作，工作你的計劃Failuretoplan，istheplanforfailure!計劃失敗了，就是計劃著失?。∽龊脮r間管理時間管理原則：80/20原則80%的價值來自20%的因子;其余20%的價值來自80%的因子。意大利經(jīng)濟學家兼社會學家維弗列度.巴萊多（又稱巴萊多定律）此原則決定事情的重要程度80/20舉例說明80%的結果來自投入的20%的時間80%的價值集中在20%的項目上80%的財富集中在20%人手中80%的工作失誤來自20%的管理不當80%的看報時間都花在20%的版面80%的病假來自20%的同學時間管理的原則：80/20原則將一天要做的事情全部列出上課做英語作業(yè)例會吃飯睡覺休閑娛樂運動準備社團工作總結閱讀專業(yè)資料處理應急事項接聽電話并處理老師召見聊天等溝通關系時間管理的原則：80/20原則事情價值分類價值80%的事情價值20%的事情上課例會準備工作總結并匯報接聽和打出不太重要的電話撰寫計劃，預算費用報告聊天處理重要及緊急事項玩游戲閱讀專業(yè)材料四處溜達……等時間管理的原則：80/20原則時間和精力分配價值80%的事情價值20%的事情上課例會如無必要可以取消18:00-20:00準備計劃和預算報告使用短信不用接聽20:00-22:00準備工作總結減少閑聊時間閱讀材料30分鐘休閑娛樂時間控制留1小時處理重要及緊急事項沒事別四處溜達等任何有效的時間管理系統(tǒng)都包含以下四個步驟：1確定你的目標2對你的目標按優(yōu)先級排序3明確你的任務4對任務按優(yōu)先級排序我們試試看：下周5天怎樣做？時間管理工具甘特圖工作計劃表“不處理”清單索引卡／即時貼法盤點法名片整理法亨利.甘特表明:強調:

20世紀提出的圖表系統(tǒng)法,后以他的名字來命名的管理圖表,它被認為是管理工作上的一次革命,社會歷史學家視為－－－－

20世紀最重要的社會發(fā)明工作計劃中各“事件”之間在時間上的相互關系時間和成本在計劃和控制中的重要性1、甘特圖甘特圖(Ganttchart)

是本世紀初由亨利?甘特開發(fā)的,內(nèi)在思想簡單,基本是一條線條圖,橫軸表示時間,縱軸表示活動(項目),線條表示在整個期間上計劃和實際的活動完成情況.它直觀地表明任務計劃在什么時候進行,及實際進展與計劃要求的對比.

管理者由此極為便利地弄清一項任務(項目)還剩下哪些工作要做,并可評估工作是提前還是滯后,亦或正常進行.是一種理想的控制工具.甘特圖簡介甘特的思想甘特的貢獻

把總的計劃目標看成

——人們能夠了解和執(zhí)行的,具有相互關系的一系列計劃或各項事件。

體現(xiàn)一個既簡單又基本的控制原理——從計劃中選取關鍵內(nèi)容并予以密切注視。ABCDE任務一月二月三月四月五月六月七月Ⅰ甘特圖ABCDE任務一月二月三月四月五月六月七月213457986Ⅱ.帶有分項目的甘特圖ABCDE任務261345798一月二月三月四月五月六月七月Ⅲ.帶有分項目和分項目網(wǎng)絡的甘特圖甘特圖NO任務名稱持續(xù)時間擔當人員1測量階段40天a進行培訓4天胡偉b完成測量系統(tǒng)分析3天張兵c收集數(shù)據(jù)30天李小兵等d分析過程現(xiàn)狀3天李小兵2分析階段9天李小兵等a圖示數(shù)據(jù)2天李小兵等102030102030102030九月十月十一月d制訂改進計劃3天a實驗設計1天項目組成員王剛等b進行試驗15天小組成員3改善階段16天4控制階段長期a操作程序標準化3天李林b統(tǒng)計過程控制長期生產(chǎn)線人員b分析數(shù)據(jù)2天李小兵等c確認關鍵的X’s2天項目組成員2、工作計劃表列出一張工作計劃表，應該包括以下各類：確立工作目標；注明工作目標的排序；描述完成目標的各種途徑；選定最佳人選；將最佳途徑轉化成月/周/日的工作事項；編排月/周/日的工作次序并加以執(zhí)行；目的：明確工作目標，清晰目標排序，時間期限壓力。3、“不處理”清單列出一張“不處理”清單，應該包括以下各類：低優(yōu)先度的項目。除非你已完成所有更高優(yōu)先度的事可以合理授權給其它人的任何事其它人所提的不適當或欠思慮的工作要求任何即使忽略也不會有什么不良后果的差事所有你替其他人做，但其實應該是他自己該做的事目的：計算可節(jié)省時間、減輕壓力，感覺被“釋放”4、索引卡／即時貼法方法將每一項工作寫在一張索引卡片上把卡片攤在平面上根據(jù)重要性或必要性排出順序好處直觀，易于調整5、盤點法檢討每天所做的事，獲得經(jīng)驗教訓，將其應用于未來。重點是評估每天活動的相對生產(chǎn)力。關注結果而非價值。運用回饋協(xié)助行為改變。6、名片整理法分成工作、公司等幾個項目來整理名片。整理名片時，不要把名片放在名片盒里，要放在名片簿中，這樣較容易翻閱找尋。立刻在收到的名片上寫“當事人”的資料。與公司主管會面時，在對方名片上書寫秘書小姐的芳名。名片上除“個人資料外”，另記錄其他資料以加深印象。５０／３０／２０方程式“被動”性的工作（５０％）是指沿用舊的方法去處理的工作﹕每天的例行任務?！爸鲃印毙缘墓ぷ鳎ǎ常埃ィ┦侵羔槍εf的工作﹑任務﹐使用改變了的做法﹐謀求更佳成績?！巴黄啤毙缘墓ぷ鳎ǎ玻埃ィ┌ㄈ魏螒T性工作之外的職業(yè)行為。我們應做這樣幾件事情1．計算我們的時間，像一個吝嗇的守財奴一樣，清點自己的財富；2．了解自己的模式，用流水帳記錄每一筆時間支出；3．保護我們的時間，找出生活中的時間小偷，把它們拒之門外；4．投資我們的時間，找出可以令時間增值的機會。注意：你需要不斷更新你的安排

鋸用久了會變鈍，鋸齒不再能鋸斷木頭。人也需要不斷從生理、心智、心靈、社交\情感四個方面提高自己并平衡發(fā)展，才能更好地加強所有習慣的有效性，以百倍的信心迎接工作和生活的挑戰(zhàn)。不斷更新的4方面生理(身體)更新:我們通過適當?shù)臓I養(yǎng)、運動、休息及壓力管理來強化身體，包括：掌握自己的健康現(xiàn)狀例行的運動持續(xù)適合自己的運動一以蔬菜、水果、谷類等飲食為主（健康食品）用正向方法來舒緩壓力得到好的睡眠和休息良好的生活習慣對健康有長期的貢獻不斷更新的4方面心靈(精神)更新心靈活動提升啟發(fā)我們，它幫助我們發(fā)現(xiàn)及了解我們的使命及目標。它強化我們對使命及價值觀的認同。包括：創(chuàng)造、檢視及改善你的使命宣言看、聽、觀察自然世界閱讀文學巨著（能獨特地解釋不變真理的作品就是巨著）讀自傳（這些偉人是心靈價值上的良好示范）欣賞音樂及藝術（偉大的音樂及藝術是心靈價值最純潔的表現(xiàn)）建立正直的人格培養(yǎng)豐富的個人生活不斷更新的4方面

心智